Wohnungswirtschaft: Effiziente Verwaltung von Freiflächen

Wohnungswirtschaft: Effiziente Verwaltung von Freiflächen
Freiflächen – also Grün- und Außenflächen mit Bäumen und Spielgeräten – sind für die
Wohnungswirtschaft mit erheblichem Pflegeaufwand verbunden. Um die Verwaltung dieser Flächen
so effizient wie möglich zu gestalten, empfiehlt sich der Einsatz einer Softwarelösung, die den
gesamten Prozess von der Flächenerfassung und -dokumentation über die Erstellung von
Jahrespflegeaufträgen bis hin zur Leistungsverrechnung in einem durchgängigen Workflow
unterstützt und sich problemlos mit vorhandenen Systemen verzahnen lässt.
Freiflächen spielen neben der Mieter- und Wohnungsverwaltung sowie dem technischen
Gebäudemanagement eine große Rolle für die Wohnungswirtschaft und beanspruchen einen nicht
unerheblichen Zeitbedarf. Dabei handelt es sich nicht nur um klassische Pflichtaufgaben, wie zum Beispiel
die Verkehrssicherheitskontrollen von Bäumen und Spielgeräten, sondern vor allem auch um das
Pflegemanagement der auf den Liegenschaften befindlichen Grünflächen. Da diese Tätigkeiten in der Regel
an externe Dienstleister vergeben werden, gilt es, jährliche Pflegeverträge und -aufträge zu managen sowie
deren Durchführungen zu überwachen und abzurechnen. Hinzu kommen das Tagesgeschäft sowie die
Praxis, dass zu manchen Zeiten Flächen zum Beispiel aufgrund von Baumaßnahmen oder Schulen in
Zeiten von Prüfungen nur eingeschränkt bearbeitet werden können.
Die GEO12 GmbH aus Wiesloch stellt für diese Anforderungen mit dem Freiflächenmanagement für pit - FM
eine Lösung zur Verfügung, die solche Verwaltungsprozesse unterstützt und den Sachbearbeitern wichtige
Kontroll- und Arbeitshilfen an die Hand gibt. Es handelt sich bei dieser Anwendung nicht um eine
Insellösung; die Prozesse können vielmehr eng mit bestehenden Verwaltungs- und Finanzsystemen (z.B.
SAP) verzahnt werden. So werden zum Beispiel Konten oder PSP-Elemente (Projektstrukturplan) als
Stammdaten synchronisiert, Bestellungen automatisch generiert und Statusmeldungen an das
Freiflächenmanagement zurückgemeldet.
Das Ziel ist, den gesamten Prozess von der Flächenerfassung und -dokumentation über die Erstellung von
Jahrespflegeaufträgen bis hin zur Leistungsverrechnung in einem durchgängigen Workflow zu unterstützen.
Je nach Aufgabenorganisation kommen dabei Weblösungen zum Einsatz, die Dienstleistern extern zur
Verfügung gestellt werden, oder mobile Lösungen für Smartphone oder Tablet-PC. Das
Freiflächenmanagement ist eingebunden in eine umfängliche Facility Management Lösung, die auch für den
technischen und kaufmännischen Bereich genutzt werden kann.
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Aufgaben und Prozesse im Freiflächenmanagement
Eine leistungsfähige grafische Flächendokumentation wird dabei idealerweise in Verbindung mit einem
Geographischen Informationssystem (GIS) genutzt. Flächen und Flächenänderungen werden direkt aus der
Grafik in das Verwaltungssystem übernommen und als Basis für Massen- und Mengenermittlungen
herangezogen. Auch das Thema Historisierung spielt eine nicht zu unterschätzende Rolle, d.h. Bearbeiter
können jederzeit reproduzieren, wie sich welche Fläche über die Zeit verändert hat oder was die Grundlage
für die Ausschreibung zum Zeitpunkt XY war.
Die grafische Komponente nimmt nicht nur bei der Flächendokumentation eine unterstützende Rolle ein,
sondern kommt auch im weiteren Verlauf der Leistungsdokumentation zum Tragen. Dienstleister arbeiten
dann besonders effektiv, wenn der Verwaltungsaufwand minimiert wird. Dies ist der Fall, wenn zum Beispiel
die bearbeiteten Flächen entweder vor Ort über eine mobile offlinefähige Lösung markiert und zur
Abrechnung weitergeben werden oder dies später im Büro online über eine Web-Applikation erledigt
werden kann. Neben der Dokumentation wird dadurch auch das Controlling wesentlich erleichtert. Der
Sachbearbeiter hat die Möglichkeit, auf einen Blick zu sehen, was erledigt wurde und auf welcher Fläche die
angegebenen Leistungen erbracht wurden.
Ein leistungsfähiges Freiflächenmanagement bietet der Wohnungswirtschaft ein flexibles Prozesswerkzeug,
das alle wesentlichen Aufgabenschritte in einem zentralen Werkzeug verbindet. Neben der
Prozessunterstützung erhalten die Nutzer ein qualifiziertes Controllingwerkzeug zur Generierung von
aktuellen Kostenübersichten in Tabellen oder Reports mit Vergleichswerten und Bilanzierungen.
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Abbildung eines Pflege- und
Arbeitsauftrages
Grafische Darstellung der Freiflächen mit Hilfe eines
Geographischen Informationssystems (GIS)
Mobile Anwendung für das Pflegemanagement von Grün- und Außenanlagen
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Über GEO12
GEO12 ist ein IT-Unternehmen mit Kernkompetenzen im Infrastruktur, Facility und Utility Management.
Im Mittelpunkt des Lösungsportfolios stehen die Anwendungsbereiche Prozess-, Instandhaltungs- und
Informationsmanagement mit CAFM, GIS, CAD und mobilen Lösungen, beispielsweise für die Bereiche
Gebäude, Immobilien und Liegenschaften, Leitungsnetze und Betriebsmittel, Grün- und Außenanlagen
sowie Straßen und Verkehrsanlagen.
Dank des modularen Ansatzes und der Skalierbarkeit kommen die Softwarelösungen in jeglicher
Organisationsgröße zum Einsatz: von Gemeinden, Städten und Kreisverwaltungen über Unternehmen und
Versorger bis hin zu Industriekonzernen.
Basis für die GEO12 Lösungen sind die pit und mapAccel Technologien.
Ansprechpartner:
Henrik Sperling
[email protected]
Tel.: +49 6222 97190-05
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