Anhang E zum Reglement der Pensionskasse Swiss Re Reglement Wahlen Verfasser Pensionskasse Swiss Re Genehmigt durch den Stiftungsrat am 9. Dezember 2015 Gültig ab 1. Januar 2016 R Inhaltsverzeichnis ALLGEMEINES ...................................................................................................................................... 3 1. Grundlagen 3 2. Zusammensetzung des Stiftungsrat 3 3. Anzahl Vertreter pro angeschlossenes Unternehmen 3 4. Integrität und Loyalität 3 ARBEITGEBER-VERTRETER ................................................................................................................. 4 5. Wahl der Arbeitgeber-Vertretung 4 ARBEITNEHMER-VERTRETER ............................................................................................................. 4 6. Wahl der Arbeitnehmer-Vertretung und der Ersatzmitglieder 4 DURCHFÜHRUNG DER WAHLEN ....................................................................................................... 4 7. Wahlberechtigung 4 8. Organisation, Wahlausschreibung 4 9. Durchführung der Wahlen 5 10. Wahlergebnisse 5 SCHLUSSBESTIMMUNGEN ................................................................................................................ 5 11. Übergangsregelung 5 12. Änderung dieses Reglements 5 2 ALLGEMEINES 1. Grundlagen Das vorliegende Wahlreglement basiert auf Art. 51 BVG und Art. 1310, Ziff. 2 des Reglements 2. Zusammensetzung des Stiftungsrat Der Stiftungsrat besteht aus 8 Mitgliedern. Er ist paritätisch zusammengesetzt. 4 Mitglieder werden durch die angeschlossenen Unternehmen bestimmt und 4 Mitglieder durch die Versicherten gewählt. Zudem werden 3 Ersatzmitglieder seitens der Versicherten gewählt. Sie gehören nicht dem Stiftungsrat an. Sie werden über die laufenden Geschäfte des Stiftungsrats informiert und können an externen oder internen Aus- und Weiterbildungen teilnehmen. Die Amtsdauer beträgt 3 Jahre; Wiederwahl ist zulässig. Verlässt ein von den Versicherten gewähltes Mitglied des Stiftungsrats das angeschlossene Unternehmen, so scheidet es aus dem Stiftungsrat aus. Das als Ersatz gewählte Mitglied tritt in die Amtsdauer seines Vorgängers ein. 3. Anzahl Vertreter pro angeschlossenes Unternehmen Jedes angeschlossene Unternehmen hat Anrecht auf 1 Arbeitnehmer- und 1 Arbeitgeber-Vertreter, maximal jedoch je 2 Vertreter unter der Voraussetzung, dass das angeschlossene Unternehmen mindestens 250 Mitarbeiter zählt. Dies ergibt folgende Anrechte: Schweizerische Rückversicherungs-Gesellschaft AG, Zürich Swiss Re Corporate Solutions AG, Zürich Swiss Re Management AG, Adliswil Swiss Re Life Capital AG, Zürich Stiftung Pensionskasse Swiss Re, Zürich je 1 Vertreter und 1 Ersatzmitglied je 1 Vertreter und 1 Ersatzmitglied je 2 Vertreter und 1 Ersatzmitglied keine Vertreter keine Vertreter Im Sinne grösstmöglicher Kontinuität und Konstanz soll der Stiftungsrat während einer laufenden Amtsperiode weitgehend unverändert bleiben, auch wenn bei einem angeschlossenen Unternehmen das Anrecht auf eine Vertretung im Stiftungsrat ändert. 4. Integrität und Loyalität Alle gewählten Stiftungsräte müssen die in Ziffer 2.1.8 des Organisations- und Geschäftsreglements und in Art. 10 des Anlagereglements festgehaltenen Integritäts- und Loyalitätsbestimmungen jederzeit einhalten. Zusätzlich muss jeder Kandidat mit der Kandidatur folgende Unterlagen einreichen: - Auszug aus dem Straf- und Betreibungsregister; - Schriftliche Bestätigung, dass kein Gerichts- oder Verwaltungsverfahren gegen ihn hängig ist; - Angaben zur Beteiligung an Gesellschaften und Bestätigung, dass keine Interessenkonflikte mit der angestrebten Tätigkeit als Mitglied im Stiftungsrat bestehen. Die Unterlagen werden vor den Wahlen durch den Präsidenten des Stiftungsrats und den Geschäftsführer geprüft. 3 ARBEITGEBER-VERTRETER 5. Wahl der Arbeitgeber-Vertretung Wählbar sind die Vertreter der angeschlossenen Unternehmen, wenn sie die Vorgaben gemäss Punkt 4 erfüllen. Die Vertreter der angeschlossenen Unternehmen müssen Destinatäre der Pensionskasse sein und den Verhandlungen in deutscher Sprache folgen können. Die Arbeitgeber-Vertreter der angeschlossenen Unternehmen werden durch den Verwaltungsrat des angeschlossenen Unternehmens gemäss Punkt 3 gewählt. ARBEITNEHMER-VERTRETER 6. Wahl der Arbeitnehmer-Vertretung und der Ersatzmitglieder Wählbar sind alle aktiven Versicherten, sofern sie - die Vorgaben gemäss Punkt 4 erfüllen - in ungekündigter Festanstellung sind - mindestens seit 2 Jahren bei einem angeschlossenen Unternehmen tätig sind - den Verhandlungen in deutscher Sprache folgen können. Nicht als Arbeitnehmer-Vertreter wählbar sind Versicherte in einer B- oder A-Band-Position. DURCHFÜHRUNG DER WAHLEN 7. Wahlberechtigung Wahlberechtigt sind alle aktiven Versicherten der angeschlossenen Unternehmen. Sie können nur für diejenigen Kandidaten des angeschlossenen Unternehmens, bei dem sie selber tätig sind, stimmen. Versicherte in einem angeschlossenen Unternehmen ohne Anrecht auf eine Vertretung im Stiftungsrat gemäss Punkt 3 sind in ihrer Stimmabgabe frei. 8. Organisation, Wahlausschreibung Die Wahlen müssen mindestens1 Monat vor der neuen Amtsdauer erfolgt sein. Die Durchführung der Wahlen wird durch den Geschäftsführer der Pensionskasse organisiert. Für die Wahlen der Arbeitgeber-Vertretung gemäss Punkt 5 wird dafür Kontakt mit den entsprechenden Verwaltungsrats-Sekretären aufgenommen, damit sie dies für die Verwaltungsrats-Sitzungen der angeschlossenen Unternehmen gemäss Punkt 3 in die Wege leiten können. Die Wahlausschreibung für die Wahlen der Arbeitnehmer-Vertreter erfolgt grundsätzlich elektronisch, über E-Mail an die Versicherten pro angeschlossene Unternehmung. Für die Anmeldung einer Kandidatur und Einreichung der Unterlagen gemäss Punkt 4 wird eine Frist von 3 Wochen gewährt. 4 9. Durchführung der Wahlen 3 bis 6 Wochen nach Ablauf der Frist für die Anmeldung der Kandidatur sind die Wahlen durchzuführen. Dazu wird grundsätzlich ein elektronisches Tool zur Verfügung gestellt, bei welchem sichergestellt ist, dass ein Versicherter nur eine Stimme pro Kandidat abgeben kann und nur einmal während der Wahlfrist wählen kann. Für die elektronische Stimmabgabe wird eine Frist von 2 Wochen gewährt. Die Kandidaten werden grundsätzlich in alphabetischer Reihenfolge aufgestellt. Bisher amtierende Stiftungsräte und Ersatzmitglieder die sich zur Wiederwahl stellen, werden an erster Stelle aufgestellt. Melden sich keine oder weniger Kandidaten als gemäss Punkt 3 Anrecht pro angeschlossene Unternehmung besteht, so gilt das bisher amtierende Stiftungsratsmitglied, sofern es sich zur Wiederwahl aufgestellt hat, als stillschweigend gewählt. Stellt sich anstatt des bisher amtierenden Stiftungsratsmitgliedes das Ersatzmitglied zur Wahl, gilt Letzteres als stillschweigend gewählt. 10. Wahlergebnisse Die Wahlergebnisse werden spätestens 1 Woche nach Ablauf der Wahlfrist, zusammen mit den Namen der gewählten Arbeitgeber-Vertreter, elektronisch, über E-Mail an alle Versicherten aller angeschlossenen Unternehmen kommuniziert. Gewählt als Arbeitnehmer-Vertreter in den Stiftungsrat pro angeschlossene Unternehmung sind diejenigen Kandidaten die die höchste Stimmenzahl erreichen (relatives Mehr). Bei Stimmengleichheit gilt das Los. Sind die so bestimmten Stiftungsräte pro angeschlossenes Unternehmen bekannt, gilt der Kandidat mit der nächst tieferen Stimmenzahl als gewähltes Ersatzmitglied. Das Resultat der übrigen Kandidaten pro angeschlossenes Unternehmen wird in der Reihenfolge der erhaltenen Stimmenzahl ebenfalls publiziert. Entfällt ein Ersatzmitglied durch Eintritt in die Amtszeit eines austretenden Stiftungsrats oder durch eigenes austreten aus dem angeschlossenen Unternehmen, tritt grundsätzlich der Kandidat mit der nächst tieferen Stimmenzahl an seine Stelle, es sei denn Wahlen für eine neue Amtsperiode stehen unmittelbar bevor. SCHLUSSBESTIMMUNGEN 11. Übergangsregelung Die bei Inkrafttreten dieses Reglements amtierenden Stiftungsräte und Ersatzmitglieder bleiben bis zum Ende der laufenden Amtsperiode im Amt. Für die darauf folgende Amtsperiode erfolgen die Wahlen nach diesem Reglement. 12. Änderung dieses Reglements Der Stiftungsrat kann dieses Reglement bei Bedarf jederzeit ändern. Eine Änderung muss erfolgen, wenn sich eine Veränderung bei den angeschlossenen Unternehmen ergibt, die das Anrecht auf eine Vertretung im Stiftungsrat nach sich zieht. 5
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