2014
E-Rechnung
Drei Impulsgeber verändern den Markt
Bruno Koch
Billentis
14. Oktober 2014
Studie E-Rechnung 2014
Der Autor hat sich bemüht, richtige und vollständige Informationen zur Verfügung zu stellen.
Alle Angaben wurden nach bestem Wissen und mit größtmöglicher Sorgfalt erstellt und überprüft. Aufgeführte Fakten, Schätzungen und Meinungen basieren auf Informationen und Quellen,
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Dokument Nr.: Billentis14102014
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2
Studie E-Rechnung 2014
Inhalt
0.
Kurzfassung ......................................................................................................................................... 8
1.
Einführung ......................................................................................................................................... 10
1.1
Ziel der Marktstudie .................................................................................................................. 10
1.2
Methode der Datenerfassung ..................................................................................................... 10
1.3
Begriffe und Definitionen.......................................................................................................... 10
2.
Der Markt........................................................................................................................................... 12
2.1
Marktvolumen ........................................................................................................................... 12
2.1.1
Schätzung für das globale Volumen .......................................................................... 12
2.1.2
Das europäische Rechnungsvolumen......................................................................... 13
2.1.3
Bedeutung des grenzüberschreitenden Rechnungsvolumens ..................................... 14
2.2
Treibende Kräfte für die Ablösung der Papierrechnung ........................................................... 14
2.3
Unterschiedliche Anwendungsmodelle ..................................................................................... 15
2.3.1
Übersicht .................................................................................................................... 15
2.3.2
Versender-Direktmodell............................................................................................. 16
2.3.3
Empfänger-Direktmodell ........................................................................................... 18
2.3.4
Direktmodell als externer Service .............................................................................. 19
2.3.5
E-Invoicing-Netzwerk................................................................................................ 20
2.3.6
Hybrid-Modell ........................................................................................................... 21
2.3.7
Komplett-Service ....................................................................................................... 21
2.4
Globale Rechnungslandschaft ................................................................................................... 23
2.4.1
Marktentwicklung und -reife ..................................................................................... 23
2.4.2
Gegenwärtiger Optimierungsfokus in verschiedenen Weltgegenden ........................ 25
2.4.3
Das Anbieter-Umfeld ................................................................................................. 27
2.4.4
Asien & Pazifikraum.................................................................................................. 28
2.4.5
Afrika ......................................................................................................................... 30
2.4.6
Nordamerika .............................................................................................................. 30
2.4.7
Lateinamerika ............................................................................................................ 31
2.5
Der europäische Markt .............................................................................................................. 34
2.5.1
Der Business-to-Business & Business-to-Government-Markt .................................. 34
2.5.2
Der Business-to-Consumer-Markt ............................................................................. 40
2.6
DACH-Länder ........................................................................................................................... 42
2.6.1
Größter Wirtschaftsraum Europas mit vielen Gemeinsamkeiten............................... 42
2.6.2
Deutschland................................................................................................................ 42
2.6.3
Österreich ................................................................................................................... 45
2.6.4
Schweiz ...................................................................................................................... 48
2.7
Markttrends ............................................................................................................................... 49
2.7.1
Steigender Kostendruck beschleunigt die Verbreitung der E-Rechnung ................... 49
2.7.2
Große Unternehmen erwarten Mehrwertdienste ........................................................ 50
2.7.3
Der öffentliche Sektor nutzt zunehmend die E-Rechnung ......................................... 50
2.7.4
Der Massenmarkt fordert neue Funktionen und Modelle .......................................... 51
2.7.5
Einfachere Anbindung der Handelspartner ................................................................ 51
2.7.6
Dienstleistungsangebote im Wandel .......................................................................... 52
2.8
Unterstützende Initiativen ......................................................................................................... 52
2.8.1
Standards .................................................................................................................... 52
2.8.2
Die E-Rechnung in der digitalen Agenda der Europäischen Union........................... 55
3.
Drei Impulsgeber verändern den Markt ......................................................................................... 56
3.1
Öffentlicher Sektor .................................................................................................................... 56
3.2
KMUs ........................................................................................................................................ 56
3.3
Lösungsanbieter......................................................................................................................... 56
4.
Kreditoren- & Debitoren-Rechnungsverarbeitung automatisieren.............................................. 57
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3
Studie E-Rechnung 2014
4.1
4.2
Finanzabteilungen vor neuen Herausforderungen ..................................................................... 57
Mit E-Rechnung das Potenzial in Kreditoren-/Debitorenabteilung voll ausschöpfen ............... 60
5.
Business Case für Rechnungssteller/-empfänger ............................................................................ 63
5.1
Einsparungspotenzial................................................................................................................. 63
5.2
Wie groß ist das eigene Rechnungsvolumen? ........................................................................... 64
5.3
Kenntnis der aktuellen und künftigen Kosten ........................................................................... 65
5.3.1
Aktuelle Kosten für Ausgangsrechnungen................................................................. 65
5.3.2
Aktuelle Kosten für Eingangsrechnungen ................................................................. 66
5.3.3
Künftige Kosten mit automatisierten Prozessen ........................................................ 66
5.4
Business Case ............................................................................................................................ 66
5.4.1
Kleinunternehmen ...................................................................................................... 66
5.4.2
Mittelständische und große Unternehmen ................................................................. 67
5.4.3
Finanzielles Potenzial für den öffentlichen Sektor .................................................... 68
6.
Barrieren überwinden & E-Rechnungsprojekt erfolgreich durchführen .................................... 71
6.1
Barrieren überwinden ................................................................................................................ 71
6.2
Erfolgsfaktoren .......................................................................................................................... 72
6.3
Der beste Fokus für Ihre Organisation ...................................................................................... 73
6.4
Kenntnis der eigenen Rechnungsumgebung.............................................................................. 75
6.5
Szenario für die interne Implementierung ................................................................................. 75
6.6
Kenntnis der Möglichkeiten und Grenzen der Handelspartner ................................................. 76
6.7
Passendes Anbindungs-Modell für Ihre Handelspartner ........................................................... 77
6.8
Lösungsszenarien ...................................................................................................................... 78
6.9
Projektplan................................................................................................................................. 79
6.10 Projektcheckliste ....................................................................................................................... 80
7.
E-Rechnungen als Chance in einem unbeständigen Marktumfeld ............................................... 82
7.1
Übersicht ................................................................................................................................... 82
7.2
Kostenreduktion ........................................................................................................................ 82
7.2.1
Steigern des elektronischen Anteils ........................................................................... 83
7.2.2
Erweitern des Prozess-Automatisierungsgrades ........................................................ 85
7.3
Steigern der Kostenelastizität .................................................................................................... 86
7.3.1
Inhouse-Entwicklung oder Lösung eines externen Anbieters? .................................. 86
7.3.2
Fixkosten in variable Kosten umwandeln .................................................................. 86
7.4
Optimieren des Working Capital ............................................................................................... 87
7.4.1
Heutige Herausforderungen und künftige Optionen .................................................. 87
7.4.2
Verbessern der organisationsinternen Abläufe .......................................................... 87
7.4.3
Handelsfinanzierung / Trade Finance / Supply Chain Finance (SCF) ....................... 88
7.4.4
Dynamic Discounting ................................................................................................ 89
7.5
Zusammenarbeitsmodell für Handelsfinanzierung und E-Invoicing Netzwerke ...................... 89
7.6
Das Potenzial der E-Rechnung .................................................................................................. 91
8.
Sponsoren dieser Studie .................................................................................................................... 92
8.1
Ariba, ein SAP Unternehmen .................................................................................................... 93
8.2
Basware ..................................................................................................................................... 95
8.3
B&L Management Consulting GmbH....................................................................................... 97
8.4
Billexco ..................................................................................................................................... 99
8.5
Bundesdruckerei GmbH .......................................................................................................... 101
8.6
Cape Vision / SmartPath ......................................................................................................... 103
8.7
Comarch AG............................................................................................................................ 105
8.8
Crossinx ................................................................................................................................... 107
8.9
Datamolino .............................................................................................................................. 109
8.10 EDICOM ................................................................................................................................. 111
8.11 Esker ........................................................................................................................................ 113
8.12 INPOSIA ................................................................................................................................. 115
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Studie E-Rechnung 2014
8.13
8.14
8.15
8.16
8.17
8.18
8.19
8.20
8.21
8.22
8.23
8.24
9.
MACH AG .............................................................................................................................. 117
Neopost Deutschland GmbH ................................................................................................... 119
Nintu Informatik ...................................................................................................................... 121
OnCommerce........................................................................................................................... 123
OpusCapita .............................................................................................................................. 125
PostFinance ............................................................................................................................. 127
QuoVadis ................................................................................................................................. 129
ReadSoft .................................................................................................................................. 131
SIX .......................................................................................................................................... 133
Swisscom/Conextrade ............................................................................................................. 135
Taulia ....................................................................................................................................... 137
Tungsten – ehemals OB10....................................................................................................... 139
Anhang A: Gesetzliche Rahmenbedingungen ............................................................................... 141
9.1
Rechtliche Akzeptanz der E-Rechnung ................................................................................... 141
9.2
Gesetzliche Anforderungen für elektronische Rechnungsverarbeitung .................................. 141
9.2.1
Typische Mindestanforderungen in den meisten Ländern ....................................... 141
9.2.2
Typische länderspezifische Anforderungen ............................................................. 141
9.3
Elektronische Rechnungs- und Archivierungsservices durch externe Dienstleister ............... 142
9.4
Verfahrensbeschreibung .......................................................................................................... 142
9.5
Europäische Union .................................................................................................................. 142
9.5.1
Hintergrund und Ziele .............................................................................................. 142
9.5.2
Welches ist die passendste Methode für Organisationen in der EU?....................... 143
10. Anhang B: Glossar, Quellen ........................................................................................................... 145
10.1 Glossar ..................................................................................................................................... 145
10.2 Quellen .................................................................................................................................... 146
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Studie E-Rechnung 2014
Übersicht der Tabellen und Grafiken
Abbildung 1: Schätzung für globales Rechnungsvolumen ........................................................... 12
Abbildung 2: Versandvolumen der Rechnungen nach Branchen ................................................. 13
Abbildung 3: Branchen mit hohem Rechnungseingang ................................................................ 14
Abbildung 4: Übersicht zu den wichtigsten Anwendungsmodellen ............................................. 16
Abbildung 5: Versender-Direktmodell.......................................................................................... 16
Abbildung 6: Vor- und Nachteile des Versender-Direktmodells .................................................. 17
Abbildung 7: Empfänger-Direktmodell ........................................................................................ 18
Abbildung 8: Vor- und Nachteile des Empfänger-Direktmodells ................................................ 19
Abbildung 9: Vor- und Nachteile des Direktmodells als externer Service ................................... 19
Abbildung 10: Netzwerk-Modell .................................................................................................. 20
Abbildung 11: Vor- und Nachteile des Netzwerk-Modells........................................................... 21
Abbildung 12: Komplett-Service .................................................................................................. 22
Abbildung 13: Vor- und Nachteile des Komplett-Service ............................................................ 23
Abbildung 14: Klassische Entwicklungsstufen in den meisten Ländern ...................................... 23
Abbildung 15: Marktreife für elektronische Rechnungen............................................................. 25
Abbildung 16: Optimierungsfokus einiger geografischer Regionen ............................................. 26
Abbildung 17: Nutzung von E-Invoicing-Lösungen in US-Unternehmen [5] .............................. 31
Abbildung 18: Europäische Marktdurchdringung im B2B/B2G/G2B-Segment .......................... 34
Abbildung 19: B2B/B2G/G2B: Geschätzte Marktdurchdringung 2014 nach Land ..................... 34
Abbildung 20: Anteil europäischer Benutzer in Abhängigkeit von der Unternehmensgröße ...... 35
Abbildung 21: Anteil elektronisch empfangener Rechnungen in europäischen Unternehmen .... 36
Abbildung 22: Multikanal-Rechnungsaustausch in deutschsprachigen Ländern ......................... 36
Abbildung 23: Anteil der verschiedenen elektronischen Rechnungsformate ............................... 37
Abbildung 24: Elektronische B2B-Rechnungen und ihr Austauschkanal .................................... 38
Abbildung 25: Entwicklungsschritte vom Regulator zum aktiven Nutzer ................................... 39
Abbildung 26: Europäische Marktdurchdringung im B2C-Segment ............................................ 40
Abbildung 27: B2C: Geschätzte Marktdurchdringung 2014 pro Land ......................................... 40
Abbildung 28: Elektronische B2C-Rechnungen und ihr Austauschkanal .................................... 41
Abbildung 29: Multikanal-Rechnungsaustausch in deutschsprachigen Ländern ......................... 42
Abbildung 30: Globale und branchenunabhängige Standards ...................................................... 53
Abbildung 31: Herausforderungen und Aktionen zur Optimierung in der Finanzabteilung ........ 57
Abbildung 32: Verarbeitung von Debitorenrechnungen optimieren ............................................. 59
Abbildung 33: Verarbeitung von Kreditorenrechnungen optimieren ........................................... 60
Abbildung 34: Allg. Herausforderungen bei Kreditoren-/Debitorenverarbeitung optimal lösen . 61
Abbildung 35: Herausforderungen in der Debitorenabteilung optimal lösen ............................... 61
Abbildung 36: Herausforderungen in der Kreditorenabteilung optimal lösen .............................. 61
Abbildung 37: Einsparungspotenzial für Rechnungssteller (reales Kundenbeispiel) ................... 63
Abbildung 38: Einsparungspotenzial für Rechnungsempfänger (reales Kundenbeispiel)............ 64
Abbildung 39: Kennzahlen für das Rechnungsvolumen in verschiedenen Branchen .................. 64
Abbildung 40: Komponenten für die Berechnung des Business Case .......................................... 67
Abbildung 41: Verteilung des Einsparpotenzials auf allen föderalen Ebenen .............................. 68
Abbildung 42: Einsparungspotenzial im öffentlichen Sektor einiger europäischer Länder ......... 69
Abbildung 43: Einsparpotenzial für Städte ................................................................................... 70
Abbildung 44: Typische Barrieren in vielen europäischen Ländern [19] ..................................... 71
Abbildung 45: Priorisierung der Rechnungsströme ...................................................................... 74
Abbildung 46: Optimierungsschritte und Nutzenpotenzial ........................................................... 75
Abbildung 47: Musterverteilung für Eingangsrechnungen ........................................................... 76
Abbildung 48: Anforderungen von Organisationen unterschiedlicher Größe .............................. 77
Abbildung 49: Verschiedene Anbindungsmodelle in der Praxis .................................................. 77
Abbildung 50: Erfolgsraten und elektronischer Rechnungsanteil 1 Jahr nach Rollout-Start........ 78
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Studie E-Rechnung 2014
Abbildung 51: Externe Transaktionsleistungen und –lösungen .................................................... 78
Abbildung 52: Indikation für den Projektplan und die Implementierungsdauer .......................... 79
Abbildung 53: Mit E-Rechnungen die Unternehmensfinanzen optimieren .................................. 82
Abbildung 54: Migrationspfad, um das volle Potenzial auszuschöpfen ....................................... 83
Abbildung 55: Erfolgsrate in Abhängigkeit von der eingesetzten Rollout-Methode.................... 83
Abbildung 56: Ausschöpfen des gesamten Optimierungspotenzials ............................................ 86
Abbildung 57: Komplementäres Zusammenarbeitsmodell ........................................................... 90
Abbildung 58: Methoden, um die Revisionssicherheit in der EU zu gewährleisten ................... 143
Abbildung 59: Glossar ................................................................................................................ 145
Abbildung 60: Referenzierte Quellen.......................................................................................... 146
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Studie E-Rechnung 2014
0.
Kurzfassung
Im Vergleich zu traditionellen Abläufen mit Papierdokumenten können elektronische und automatisierte Rechnungsverarbeitungsprozesse zu Einsparungen von 60 – 80 % führen. Die Kosten
von E-Rechnungsprojekten können für gewöhnlich innerhalb von 0,5 – 1,5 Jahren wieder eingespielt werden. Diese Studie soll dem Leser nützliche Informationen liefern, um dieses Ergebnis
auch zu erreichen.
Die Wachstumsraten für den elektronischen Austausch, die Verarbeitung und die Archivierung
von E-Rechnungen sind beträchtlich, wobei das vorhandene Potenzial jedoch bei Weitem noch
nicht ausgeschöpft ist.
Geschätztes jährliches
Rechnungsvolumen
Empfänger
Welt
Europa
Verbraucher
330 Milliarden
18 Milliarden
Unternehmen
& öffentlicher
Sektor
170 Milliarden
17 Milliarden
Geschätzter elektronischer Anteil am Gesamtvolumen 2014
Welt
Europa
Geschätztes jährliches
Wachstum der
E-Rechnungen
Welt
14 %
>8 %
Europa
15 %
20 %
24 %
22 %
Von den heute 500 Milliarden Rechnungen weltweit werden 2014 wohl rund 40 Milliarden papierfrei ausgetauscht und archiviert. 14 Milliarden E-Rechnungen werden schätzungsweise an
Verbraucher und 26 Milliarden an Firmen und öffentliche Verwaltungen verschickt. Lateinamerika verarbeitet mit 25 Milliarden das weltweit höchste Volumen elektronischer Rechnungen,
gefolgt von Nordamerika mit 7 und Europa mit 6 Milliarden.
Der öffentliche Sektor versendet/empfängt mindestens 10 % des gesamten Rechnungsvolumens
(Papier und elektronisch) und gehört damit zu den drei großen Sektoren. Gemessen an der Zahl
der Handelspartner ist er sogar mit großem Abstand der wichtigste Bereich: 45 – 65 % aller Unternehmen eines Landes sind Lieferanten und damit Rechnungssteller an den öffentlichen Sektor.
100 % aller Unternehmen und Privathaushalte erhalten Rechnungen vom öffentlichen Sektor.
E-Rechnungsinitiativen des öffentlichen Sektors spielen damit eine zentrale Rolle für die Marktentwicklung des ganzen Landes. Bedauerlicherweise gehört dieser Sektor trotz des riesigen Einsparpotenzials meist zu den Nachzüglern. Dies allerdings wird sich während der kommenden
Jahre von Grund auf ändern: In den meisten europäischen und einigen asiatischen Ländern wird
der öffentliche Sektor zunehmend zu einer wichtigen treibenden Kraft. Aufgrund seiner Bedeutung und geplanter Projekte sollte der öffentliche Sektor sogar zum bedeutendsten Impulsgeber werden.
Hauptsächlich aufgrund von E-Rechnungs-Projekten der großen Kunden und des öffentlichen
Sektors müssen sich auch die kleinen und mittleren Unternehmen (KMU) mit dem elektronischen Rechnungsformat befassen. Viele KMUs müssen Papierrechnungen bald durch
E-Rechnungen ersetzen, um den Wünschen ihrer größeren Handelspartner gerecht zu werden.
Millionen von KMUs stellen als Nutzer ein attraktives Marktpotenzial dar, verlangen aber auch
sehr einfach zu bedienende und kostengünstige Lösungen. Mit diesen speziellen Anforderungen
und ihrer großen Anzahl bilden die KMUs eine wichtige Interessengruppe.
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Studie E-Rechnung 2014
Lösungsanbieter haben den Markt während der letzten Jahre stark entwickelt und geprägt. Von
ihnen wird durch die Anforderungen des öffentlichen Sektors und der KMUs ein erneuter Innovationsschub verlangt. Der Wettbewerb ist inzwischen so groß, dass wohl nur die dynamischsten
und leistungsfähigsten Anbieter in der Lage sein werden, die passenden Angebote bereit zu stellen. Einige von ihnen zeigen bereits heute, dass sie Handelspartner in großen Massen an ihre
Plattformen binden und sich durch Mehrwertdienste von den Wettbewerbern differenzieren können. Lösungsanbieter werden voraussichtlich ebenso zu den bedeutendsten Impulsgebern der
nächsten Jahre gehören.
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Studie E-Rechnung 2014
1.
Einführung
1.1
Ziel der Marktstudie
Technologien für E-Rechnungen bzw. die elektronische Rechnungsverarbeitung und Archivierung expandieren rasch. Mehrere lateinamerikanische und europäische Länder sind schon weit
fortgeschritten, aber insgesamt hat die Mehrheit der Unternehmen und Organisationen des öffentlichen Sektors noch keine passenden Lösungen im Einsatz.
Eine große Zahl von Anbietern offeriert Lösungen und Dienstleistungen für E-Rechnungen.
Deshalb ist es wichtig, aktuelle Informationen und Kriterien für die Auswahl des richtigen Anbieters zur Verfügung zu haben.
Ein unabhängiger und international erfahrener Berater und Marktanalyst hat diesen Marktbericht
verfasst. Es ist sein Ziel, Rechnungssteller und –empfänger dabei zu unterstützen, teure und papiergebundene Abläufe durch optimale Lösungen zu ersetzen. Die Studie enthält viele Informationen, um E-Rechnungen erfolgreich einzuführen und zu praktizieren. Neben zahlreichen Fakten bietet die Studie auch qualitative Betrachtungen und Details zum heute typischen Marktangebot.
1.2
Methode der Datenerfassung
Der Autor ist seit 1997 auf dem Gebiet der E-Rechnungen tätig. Während der ersten beiden Jahre
etablierte er im Schweizer Markt eine der ersten Lösungen Europas. Seit 1999 arbeitet er als unabhängiger Berater. In dieser Rolle hat er Businesspläne und Pflichtenhefte erstellt und zusammen mit Kunden passende Lösungen evaluiert. Er hat mehrere Betriebs- und Marketingkonzepte
für große Rechnungssteller/-empfänger und Lösungsanbieter erstellt und in all diesen Jahren
stetig wichtige Daten über die wichtigsten Märkte gesammelt. Die Resultate werden regelmäßig
in Marktstudien, Präsentationen und Newslettern publiziert.
Die Studie basiert auf
• öffentlich zugänglichen Informationen (der Autor hat Informationen aus mehreren tausend
Quellen zusammengetragen),
• Marktumfragen durch Dritte (diese repräsentieren insgesamt über 15 000 Unternehmen und
10 000 Verbraucher),
• der Überprüfung von wichtigen Zahlen durch Gespräche mit vielen Kunden und Lösungsanbietern,
• eigenen Erfahrungen aus mehr als 160 Kundenprojekten in 50 Ländern sowie
• Interpretationen und Konsolidierungen der obigen Informationen.
1.3
Begriffe und Definitionen
Der Begriff „E-Rechnung” bezeichnet in diesem Dokument elektronische Rechnungen zwischen
Unternehmen (Business-to-Business, B2B), von und zum öffentlichen Sektor (Business-toGouvernement, B2G/G2B) und Verbraucherrechnungen (B2C). Rechnungsdaten, die zu Validierungszwecken elektronisch an die Steuerbehörden geschickt werden, werden vom Autor nicht als
E-Rechnungen betrachtet.
Gelegentlich werden auch zwei englische Begriffe verwendet. Dabei steht „E-Billing” für Rechnungen an Verbraucher und „E-Invoicing“ für Rechnungen zwischen Unternehmen untereinander und im Austausch mit dem öffentlichen Sektor.
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Studie E-Rechnung 2014
Der Autor verwendet in all seinen Statistiken eine sehr strikte Definition. Es wird nur das Volumen der komplett papierfrei und gesetzeskonform ausgetauschten, verarbeiteten und archivierten
Rechnungen berücksichtigt. Entsprechend finden Rechnungen, die zwar papierfrei abgewickelt
werden, aber nicht gesetzeskonform sind, keine Berücksichtigung. Auch „halb-elektronische”
Rechnungen (gedruckte und eingescannte Rechnungen, EDI-Dateien mit Papiersammelrechnungen) sind nicht Bestandteil der Statistiken.
Weitere Begriffserklärungen sind dem Glossar in Anhang B zu entnehmen.
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Studie E-Rechnung 2014
2.
Der Markt
2.1
Marktvolumen
2.1.1
Schätzung für das globale Volumen
2.1.1.1
Rechnungen
Für Europa ist das Gesamtvolumen (Papier- und elektronische Rechnungen) relativ genau bekannt. Die Zahlen für andere Kontinente können nur grob geschätzt werden. Es gibt klare Indizien dafür, dass die Zahl der Rechnungen pro Unternehmen/Haushalt in Teilen Asiens und Amerikas höher liegt als in Europa. Dies scheint insbesondere für turnusmäßige Rechnungen (Telefongesellschaften, Energieversorger und andere) zu gelten, weil diese Dienstleistungen offensichtlich weniger gebündelt angeboten werden.
Abbildung 1: Schätzung für globales Rechnungsvolumen
Segment
Geschätztes Volumen beträgt mindestens
B2C/G2C (Verbraucher)
330 Milliarden
B2B/B2G/G2B
170 Milliarden
Gesamt
500 Milliarden
Quelle: Billentis
In den meisten industrialisierten Ländern bilden die Rechnungen 16 – 30 % des (adressierten)
Briefvolumens und bis zu 50 % in weniger industrialisierten Ländern. Nationale Organisationen
haben zunehmend ihre eigenen Methoden entwickelt, um präzisere Schätzungen für das Rechnungsvolumen abzugeben. Die konjunkturellen Schwankungen scheinen keinen großen Einfluss
auf das Rechnungsvolumen zu haben. Dies haben mehrere bedeutende Dienstleister dem Autor
bestätigt.
Verschiedene Statistiken aus verwandten Gebieten deuten darauf hin, dass das Rechnungsvolumen jährlich um 2 – 3 % wächst. Dies ist aus verschiedenen Gründen nachvollziehbar:
• Die Weltbevölkerung wächst ständig, was wiederum einen Anstieg der Anzahl an Haushalten und Unternehmen zur Folge hat (die wiederum alle ihre Telefon-, Steuerrechnung etc. erhalten).
• Lieferanten optimieren zunehmend ihr Umlaufkapital und sind nicht mehr länger bereit, ihren Kunden über Monate „Kredit“ zu gewähren. Sie erhöhen die Frequenz der Rechnungsstellung (z. B. von zweimonatlich auf monatlich, nach jeder Einzelbestellung und nicht mehr
gesammelt für alle Lieferungen pro Monat).
• Gesetzliche Gründe: Einige Länder, vor allem in der Europäischen Union, verpflichten Lieferanten dazu, Rechnungen innerhalb von 15-30 Tagen nach Lieferung/Leistungserbringung zu
stellen.
• Elektronische Rechnungen sind billiger und es ist weniger kostspielig, Rechnungen häufiger,
dafür mit kleineren Beträgen zu verschicken.
2.1.1.2
Rechnungs-ähnliche Dokumente und Meldungen
Das zusätzliche Volumen von Rechnungs-ähnlichen Dokumenten ist enorm (je nach Land sollte
dies jeweils etwa das 5- bis 15-fache des Rechnungsvolumens betragen). Rechnungen sind jedoch von Quittungen bzw. Kassenbelegen zu unterscheiden. Bei beiden handelt es sich um Belege im Zusammenhang mit Einkäufen. Der Dateninhalt beider Belege kann ebenfalls sehr ähnlich
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Studie E-Rechnung 2014
sein (Auflistung der gekauften Produkte, deren Preis, Mehrwertsteuer- und Gesamtbetrag,
Mehrwertsteuernummer und Name des Verkäufers etc.). Der große Unterschied liegt aber darin,
dass die Rechnung eine Zahlungsaufforderung darstellt, während die Quittungen eine Zahlungsbestätigung sind. Aufgrund der inhaltlichen Ähnlichkeit dieser beiden Belege kommt es immer
wieder vor, dass in Pressemitteilungen, die aus anderen Sprachen übersetzt werden, für beides
der Begriff Rechnung verwendet wird und fälschlicherweise auch dessen Marktvolumen den
Rechnungen zugeordnet wird.
Der Autor berücksichtigt das Volumen der Zahlungsquittungen in seinen Statistiken nicht. Folgende weitere Dokumente und Meldungen mit Rechnungs-ähnlichem Charakter werden ebenfalls nicht in den Statistiken berücksichtigt:
• Selektive Rechnungsdaten, die in einigen Ländern zu Validierungszwecken an die Steuerbehörden geschickt werden (speziell in Lateinamerika).
• Digitale Ersatzlösungen für fiskalische Drucker (Lateinamerika, Asien, Griechenland etc.).
Elektronische Quittungen, die am Verkaufspunkt (Ladengeschäft, Restaurant, TicketSchalter) durch Kassensysteme als Zahlungsbelege generiert werden und wo ebenfalls elektronische Daten an die Steuerbehörde gesendet werden.
Sollten diese Belege in Mitteleuropa einmal rechtlich und verarbeitungstechnisch näher zusammen rücken, ist es allerdings interessant zu wissen, dass Dienstleister in Lateinamerika und
Kroatien, aufgrund der Ähnlichkeit von Quittungen und Rechnungen, jeweils beide Belege im
gleichen Netzwerk verarbeiten und weiterleiten.
2.1.2
Das europäische Rechnungsvolumen
Durch das jährliche Wachstum von 2 – 3 % sollte das europäische Rechnungsvolumen inzwischen bei über 34 Milliarden liegen und im Jahr 2015 etwa 35 Milliarden Rechnungen erreichen. Bei etwa der Hälfte davon handelt es sich um Verbraucherrechnungen (B2C) und bei der
anderen Hälfte um Rechnungen, die zwischen Unternehmen untereinander und mit dem öffentlichen Sektor ausgetauscht werden (B2B/B2G/G2B).
Abbildung 2: Versandvolumen der Rechnungen nach Branchen
Energie 2%
Andere 17%
Handel 6%
Telekom 1%
Kredit- und
Kundenkarten 1%
An Unternehmen
Logistik,
Transport 6%
Versicherungen
2%
Gesundheitswesen 7%
Medien 3%
Öffentliche
Verwaltung 2%
© B. Koch, Billentis
Öffentliche
Verwaltung 7%
Energie 2%
Medien 3%
Versicherungen
5%
Kredit- und
Kundenkarten 3%
An Konsumenten
Telekom 9%
Andere 24%
Quelle: Billentis
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Studie E-Rechnung 2014
Legende: 1 % aller Telekom-Rechnungen eines Landes wird an Unternehmen und 9 % an Verbraucher geschickt. Telekom-Rechnungen repräsentieren typischerweise 10 % des Gesamtmarktvolumens.
Während es auf der Versandseite doch zahlreiche Branchen mit relevantem Volumen gibt, empfangen nur einige wenige Segmente ein konzentriertes Rechnungsvolumen. Die Branchen mit
dem größten empfangenem Rechnungsvolumen sind:
Abbildung 3: Branchen mit hohem Rechnungseingang
Branchen mit hohem Rechnungseingang
% aller B2B-Rechnungen, Indikation
Gesundheitswesen
5 – 13 %, abhängig vom Land
Handel
10 %
Öffentlicher Sektor: Bundesverwaltung, Länder, Städte und Gemeinden
9 – 15 %
Einkaufsgenossenschaften, Zentralregulierer
5%
Quelle: Billentis
Mit Ausnahme des öffentlichen Sektors gehören alle obigen Branchen zu den Pionieren bei der
Anwendung von elektronischen (EDIFACT) Kanälen. Das restliche Volumen von rund 60 %
verteilt sich über alle Branchen und ist erst moderat durch elektronische Verfahren abgedeckt.
2.1.3
Bedeutung des grenzüberschreitenden Rechnungsvolumens
Nur ein relativ kleiner Anteil von typischerweise 1 – 5 % aller Rechnungen werden in andere
Länder geschickt. Kleinere europäische Länder haben mehr, große Länder verhältnismäßig weniger grenzüberschreitende Rechnungen. Für Deutschland sollte der Anteil sogar unter 0,3 %
liegen, währendem er für Luxemburg bei über 30 % liegt.
Aus dieser rein statistischen Sicht könnte man zu dem Schluss kommen, dass sich Projekte zur
Einführung der E-Rechnung vor allem auf das Inlandsvolumen konzentrieren könnten. Die Realität zeigt jedoch, dass diese isolierte Sicht ein Risiko darstellt. Praktisch jedes Unternehmen
tauscht in der heutigen globalisierten Welt zunehmend Rechnungen auch mit ausländischen
Handelspartnern aus. Unternehmen jeglicher Größenordnung sollten dies von Projektbeginn an
berücksichtigen, um sich bestimmte Optionen hinsichtlich der eingesetzten Lösung offen zu halten.
Die Globalisierung ist in vollem Gange und der grenzüberschreitende Rechnungsverkehr steigt
stetig an. Die Erfahrung des Autors aus mehreren Kundenprojekten: Bei der Einführung der
E-Rechnung im B2B-Bereich müssen meist von Beginn an internationale Anforderungen berücksichtigt werden.
2.2
Treibende Kräfte für die Ablösung der Papierrechnung
Organisationen beginnen Projekte aus verschiedenen Gründen:
• Externer Druck durch Handelspartner
• Interner Kostendruck
• Prozessinnovation und -automatisierung
• Qualitätsverbesserung
© B. Koch, Billentis
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Studie E-Rechnung 2014
•
Initiativen des öffentlichen Sektors (mit dem Ziel, die Steuerhinterziehung zu reduzieren und
die eigenen Abläufe zu optimieren)
Förderer solcher Projekte kommen aus den unterschiedlichsten Bereichen:
• Geschäftsleitung
• Finanzabteilung
• Informatik
• Verkauf
• Einkauf
• Arbeitsabläufe
• Archiv
2.3
Unterschiedliche Anwendungsmodelle
2.3.1
Übersicht
Viele größere Unternehmen neigen dazu, geschäftsrelevante Meldungen direkt mit ihren Handelspartnern auszutauschen. Soweit die Geschäftsbeziehung stabil, das Volumen groß genug und
die gesetzlichen Anforderungen für diese Dokumente nicht allzu hoch sind, passt das auch gut.
Innerhalb des elektronischen Austausches von verschiedenen Geschäftsmeldungen bildet die
elektronische Rechnung die Königsdisziplin. In den meisten Ländern ist sie aus steuerlicher
Sicht DAS Dokument schlechthin. Wenn papierbasierte Originale durch elektronische Rechnungen abgelöst werden, ist es von entscheidender Bedeutung, weiterhin steuerkonform zu bleiben.
Aus diesem Grund zieht in Europa eine Mehrheit der Unternehmen den Rechnungsaustausch via
professionellen E-Invoicing-Netzwerken einem Direktaustausch zwischen den Unternehmen vor.
Wir unterscheiden zwischen verschiedenen Rechnungs-Austauschmodellen:
• Versender-Direktmodell (Lösung wird inhouse betrieben)
• Empfänger-Direktmodell (Lösung wird inhouse betrieben)
• Direktmodell als externer Service: Software as a Service (SaaS)
• E-Invoicing-Netzwerk (auch bekannt als Konsolidator-Modell, externer Service)
• Hybrid-Modell
• Komplett-Service (Lösung inhouse betrieben oder an Externe ausgelagert)
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Studie E-Rechnung 2014
Abbildung 4: Übersicht zu den wichtigsten Anwendungsmodellen
Versender
Empfänger
Käufer
Versender Direkt
1 : Any
Lieferant
Käufer
Lieferant
Empfänger Direkt
Any : 1
Käufer
Lieferant
Lieferant
Netzwerk
Any : 1 : Any
2.3.2
Käufer
E-Invoicing
Netzwerk
Lieferant
Käufer
Versender-Direktmodell
Rechnungssteller implementieren eine Software zur Verteilung der Rechnungen über verschiedene elektronische Kanäle:
• Versand z. B. per E-Mail, FTP, SMS etc.
• Bereitstellen der E-Rechnung auf der eigenen Internetseite; Kunden können sich einloggen,
die Rechnung ansehen und herunterladen.
Dieses Modell ist bei Telekomunternehmen, Energieversorgern und Kartenunternehmen recht
beliebt. Sie alle haben ein hohes Rechnungsvolumen an Verbraucher und ein etwas geringeres an
Unternehmen.
Abbildung 5: Versender-Direktmodell
ERP, Debitorenbuchhaltung
Lieferant
Kundenportal Private
Erstellen eines
steuerkonformen
Datensatzes
Papier
Käufer 4
Internet
& PDF-Download
Käufer 1
E-Mail + PDF
(opt. EDI)
Käufer 2
PDF/XML Mailer
Kundenportal Firmen
Kundenarchiv (empfohlen)
Internet
PDF + EDI Download
Käufer 3
Quelle: Billentis
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Studie E-Rechnung 2014
Der klassische Markteinstieg erfolgt über ein eigenes Kundenportal für Verbraucher. Diese können sich einloggen, die Rechnungen elektronisch anzeigen, analysieren und herunterladen. Da
sich die Kunden aber auf jedem Portal ihres jeweiligen Lieferanten einloggen müssen, ist dieser
Kanal nicht immer sehr populär. Kunden sollten deshalb zumindest auch noch eine E-MailMitteilung erhalten mit der Ankündigung einer neuen Rechnung. Über einen Hyperlink soll der
Kunde die Möglichkeit haben, die Rechnung mit wenigen Handgriffen auf dem Portal anzuschauen. Eine viel größere Akzeptanz haben aber elektronische Rechnungen, die den Kunden
gleich per E-Mail-Anhang zugestellt werden.
Rechnungen an Unternehmen müssen revisionssicher sein. Aus diesem Grund bringen die Rechnungssteller in vielen Ländern den E-Rechnungen an Unternehmen eine digitale Signatur an. Um
die Marktakzeptanz auch bei Firmenkunden weiter zu erhöhen, sind folgende weiteren Maßnahmen empfehlenswert:
• Rechnungsdaten, die typischerweise von den Empfängern in ihren Buchhaltungslösungen
erfasst werden, sollten nebst dem PDF auch als strukturierte Daten mitgeliefert werden (eingebettet in PDF oder als separate Datei).
• Steuerkonformes Langzeitarchiv als Kundenservice; die meisten Kunden haben in der Regel
noch kein solches in ihrem eigenen Betrieb.
• Im Falle von digitalen Signaturen: Anbieten eines Signaturprüfdienstes und Erstellen eines
Ergebnisprotokolls (ebenfalls zum Archivieren).
Abbildung 6: Vor- und Nachteile des Versender-Direktmodells
Vorteile
Nachteile
+ Direkter Kundenkontakt mit Interaktionsmöglichkeit und Gelegenheit zum
Querverkauf weiterer Produkte.
+ Die Funktionalität der E-Rechnung kann
direkt durch den Versender mitbestimmt
werden; beispielsweise kann ein Telekombetreiber Analysemöglichkeiten für
den Einzelgesprächsnachweis sowie
Auswertungen anbieten und damit einen
zusätzlichen Kundennutzen generieren.
+ Gelegenheit zur sehr engen Lösungsintegration mit Backoffice-Programmen
und Erhöhen des Automatisierungsgrades
(Customer Self-Care).
− Der erste Schritt zur Lösungsentwicklung
und dem Unterhalt scheint jeweils nicht so
kompliziert und teuer. Erfahrungsgemäß
ändert sich dies aber dramatisch im Laufe
der Jahre (nötige Funktionserweiterung,
steigende Unterhalts- und Betriebskosten).
− Kleinere Kunden mögen es nicht, sich
ständig auf verschiedenen Portalen einloggen zu müssen, um ihre Rechnungen anzuschauen. Mittelgroße und große Firmenkunden lehnen es meist ab, digitale
Schnittstellen zu mehreren Lieferanten zu
entwickeln und zu betreiben.
− Kunden erhalten nur eine begrenzte Zahl
von Rechnungsformaten zum Download
und müssen die Datenkonversion in das
Zielformat ihrer Kreditorenbuchhaltung
selbst vornehmen.
− Kleine und mittelgroße Unternehmen
(KMUs) haben damit kein zentrales, effizientes und revisionssicheres Archiv für
die E-Rechnungen aller ihrer Lieferanten.
− Insgesamt ist die Kundenakzeptanz für
dieses Modell recht begrenzt.
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Studie E-Rechnung 2014
In den meisten Marktsegmenten ist die Kundenakzeptanz deutlich geringer als von den meisten
Rechnungsstellern erwartet. Dies kann allenfalls mit einer Opt-Out-Strategie inklusive Rechnungsversand via E-Mail verbessert werden.
Mehrere Nachteile können reduziert oder eliminiert werden, wenn die Lösung durch einen externen Anbieter betrieben und weitergepflegt (SaaS, Software as a Service) oder wenn der Verteilkanal um ein E-Invoicing-Netzwerk ergänzt wird  siehe Hybrid-Modell.
2.3.3
Empfänger-Direktmodell
Ein Kunde implementiert eine Lösung oder einen Komplett-Service innerhalb seines Unternehmens und kann E-Rechnungen über verschiedene Kanäle empfangen und weiter verarbeiten:
• Empfängt strukturierte Rechnungsdaten direkt von seinen Lieferanten und importiert diese in
seine Kreditorenbuchhaltung. Dieser Kanal wird bevorzugt durch große Lieferanten genutzt.
• Kleinere Lieferanten können ihre (wenigen Rechnungen) auf einem Lieferantenportal eingeben (webEDI) oder hochladen. Die Rechnungsdaten können durch den Empfänger automatisch importiert und weiter verarbeitet werden.
Abbildung 7: Empfänger-Direktmodell
OCR
Lieferant 1
EDI, XML,
CSV
E-Mail Box
Lieferantenportal
Lieferant 2
Lieferant 3
WebEDI
Printertreiber
KommunikationsServer
Inhaltliche Datenprüfung
Konvertierung
Situativ:
Signaturprüfung,
Ergebnisprotokoll
Workflow
Kreditorenbuchhaltung
Käufer
Papier
ERP
Lieferant 4
Lieferantenarchiv (empfohlen)
Quelle: Billentis
Dieses Modell wird gerne von größeren Unternehmen mit hohem Rechnungsvolumen und in
Branchen mit hohem Wettbewerb eingesetzt (z. B. Handel, Automobil, etc.).
Einige Lösungsanbieter offerieren Programme für die E-Rechnung bzw. Rechnungsbearbeitung
nur für Empfänger, während andere beide Seiten bedienen: Die Software für Lieferanten und
Kunden ist ergänzend aufeinander abgestimmt. Das ausgetauschte Rechnungsformat und die
Kommunikation passen in diesem Fall perfekt zusammen.
Um die Akzeptanz auch bei kleineren Lieferanten zu steigern, sollen diesen einfache und effiziente Lösungen angeboten werden. Dazu gehört auch ein revisionssicheres Langzeitarchiv für
E-Rechnungen und allenfalls Möglichkeiten zur digitalen Signatur.
Das Modell findet auch bei kleineren Lieferanten eine hohe Akzeptanz, wenn die Bestellungen
ausschließlich elektronisch aufgegeben werden (z. B. über ein Lieferantenportal). Mehrere Lösungen unterstützen auf diesen Portalen die Umwandlung einer Bestellung in eine E-Rechnung,
die umgehend an den Käufer geschickt wird.
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Studie E-Rechnung 2014
Abbildung 8: Vor- und Nachteile des Empfänger-Direktmodells
Vorteile
Nachteile
+ Direkter Lieferantenkontakt mit Interaktionsmöglichkeit.
+ Die Funktionalität der E-Rechnung kann
direkt durch den Empfänger mitbestimmt
werden.
+ Gelegenheit zur sehr engen Lösungsintegration mit Backoffice-Programmen
und Erhöhen des Automatisierungsgrades.
− Der erste Schritt zur Lösungsentwicklung
und dem Unterhalt scheint jeweils nicht so
kompliziert und teuer. Erfahrungsgemäß
ändert sich dies aber dramatisch im Laufe
der Jahre (nötige Funktionserweiterung,
steigende Unterhalts- und Betriebskosten).
Aufwändige rechtliche Abklärungen sind
notwendig, speziell wenn Rechnungen
grenzüberschreitend ausgetauscht werden.
− Kleine Lieferanten mögen es nicht, sich
ständig auf verschiedenen Portalen einloggen zu müssen, um ihre Rechnungen einzugeben oder hochzuladen. Mittelgroße
und große Lieferanten wehren sich meistens dagegen, digitale Schnittstellen zu
mehreren Kunden zu entwickeln und zu
betreiben.
− Kleine und mittelgroße Unternehmen
(KMUs) haben damit kein zentrales, effizientes und revisionssicheres Archiv für
die E-Rechnungen an alle ihre Kunden.
− Insgesamt ist die Lieferantenakzeptanz für
dieses Modell recht begrenzt.
2.3.4
Direktmodell als externer Service
Während den letzten Jahren haben Benutzer des Direktmodells erfahren müssen, dass die Akzeptanz durch die Handelspartner die eigenen Erwartungen bei Weitem nicht erfüllt. Zudem sind die
Weiterentwicklungs-, Unterhalts- und Betriebskosten ihrer Lösung viel stärker gestiegen als geplant, was nicht zum erhofften Business Case geführt hat. Deshalb ist insbesondere in England,
Finnland, Frankreich, Holland und einigen anderen Ländern die Nachfrage nach Miet-Modellen
gestiegen. Externe Dienstleister betreiben im Auftrag ihrer Kunden das Direktmodell (auch als
Software as a Service, SaaS bekannt) und entwickeln die Lösungen weiter. Die Kunden bezahlen
im Normalfall nur die Integrationskosten sowie eine Transaktionsgebühr pro Rechnung (eventuell noch eine Unterhalts- oder zeitgebundene Gebühr).
Abbildung 9: Vor- und Nachteile des Direktmodells als externer Service
Vorteile
Nachteile
+ Direkter Kontakt mit Handelspartner mit
Interaktionsmöglichkeit
+ Die Funktionalität der E-Rechnung kann
direkt durch den Versender und Empfänger mitbestimmt werden.
+ Gelegenheit zur sehr engen Lösungsintegration mit Backoffice-Programmen
und Erhöhen des Automatisierungsgrades.
− Die Handelspartner mögen es nicht, sich
auf verschiedenen Portalen einzuloggen
oder auf die individuellen Bedürfnisse jedes einzelnen Handelspartners einzugehen.
− Insgesamt ist die Akzeptanz durch die
Handelspartner begrenzt.
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Studie E-Rechnung 2014
+ Geringere Kosten als Inhouse-Lösung, da
die Kosten mit anderen Benutzern geteilt
werden können.
+ Keine negativen Überraschungen bei den
Kosten. Der externe Dienstleister bietet
üblicherweise fixe Implementierungskosten und volumenabhängige Transaktionspreise.
+ Aufgaben bezüglich gesetzeskonformer
Rechnungsverarbeitung (und wahlweise
Archivierung) können an den Dienstleister ausgelagert werden.
2.3.5
E-Invoicing-Netzwerk
Bei diesem Modell haben Versender und Empfänger eine einzige Schnittstelle zum Betreiber des
E-Invoicing-Netzwerks bzw. Konsolidator 1. Der Dienstleister unterstützt die revisionssichere
Verarbeitung, den Austausch zwischen den Handelspartnern und oft auch die Langzeitarchivierung. Versender können die Rechnungsdaten (in dem Format, das aus der Buchhaltungs-/ERPLösung exportiert werden kann) an den Dienstleister schicken. Dieser konvertiert sie in ein universelles Standardformat oder in das vom Empfänger geforderte Zielformat. Der Dienstleister
unterstützt (innerhalb seines Verantwortungsbereichs) auch die gesetzlichen Vorgaben zur Einhaltung der Revisionssicherheit.
Abbildung 10: Netzwerk-Modell
E-Invoicing
Dienstleister
Lieferant 1
EDI, XML,
CSV
Lieferant 2
WebEDI
Erstellen eines steuerkonformen Datensatzes
Lieferant 3
Printertreiber
Archiv
Verarbeiten
Daten formatieren
EDI, XML,
CSV
Käufer 1
EDI
+ PDF
Käufer 2
Web HTML
Präsentation
Käufer 3
Quelle: Billentis
Große Rechnungssteller und -empfänger integrieren die Schnittstelle und die dazugehörigen Abläufe komplett in ihre Debitoren- bzw. Kreditorenlösungen. KMUs bevorzugen zumindest in der
Anfangsphase einfache und schnelle Lösungen auf Basis von WebEDI oder Printertreibern. In
diesem Fall sind für sie keine Systemanpassungen nötig und die Parteien sind in der Lage, bereits nach einigen Stunden elektronische Rechnungen untereinander auszutauschen.
1
Je nach Land werden unterschiedliche Begriffe verwendet, häufig auch „Operator“, „Service Provider“, „Netzwerkbetreiber“, „B2B-Netzwerk“ oder auch „Lieferantennetzwerk“.
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Studie E-Rechnung 2014
Abbildung 11: Vor- und Nachteile des Netzwerk-Modells
Vorteile
Nachteile
+ Einfache und effiziente Integration mit
einer einzigen Schnittstelle (single point
of contact).
+ Geringere Kosten, da der Aufwand für
die Lösungsentwicklung und den Betrieb
mit tausenden von anderen Benutzern geteilt wird.
+ Keine negativen Überraschungen bei den
Kosten, da Integrations- sowie Betriebskosten im Voraus klar festgelegt werden.
+ Aufgaben bezüglich gesetzeskonformer
Rechnungsverarbeitung (und wahlweise
Archivierung) können an den Dienstleister ausgelagert werden.
+ Die Handelspartner schätzten es, sich nur
auf einem einzigen Portal einloggen bzw.
nur eine einzige Schnittstelle pflegen zu
müssen.
− Zwischen den Handelspartnern ist ein
Dienstleister aktiv. Eine über die normale
E-Rechnung hinausgehende Interaktion
mit den Handelspartnern ist zwar bis zu
einem gewissen Grad ebenfalls möglich,
aber im Vergleich mit dem Direkt- oder
SaaS-Modell doch begrenzt.
− Die Funktionalität ist durch den Dienstleister vorgegeben. Dieser sollte zwar auf die
allgemeinen Marktbedürfnisse eingehen,
kann aber individuelle Anforderungen
nicht immer befriedigen.
2.3.6
Hybrid-Modell
Der Austausch elektronischer Geschäftsmeldungen zwischen strategischen und größeren Handelspartnern erfolgt situativ mit dem Direktmodell, während für den Austausch mit mittelgroßen
und kleinen Unternehmen das Netzwerk-Modell bevorzugt wird.
Organisationen, die beides einsetzen, können die Vorteile beider Modelle nutzen. Unternehmen,
die bisher erst das Direktmodell nutzen, ergänzen diesen direkten Austauschkanal in einem zweiten Schritt fast immer mit einem Netzwerk-Modell.
2.3.7
Komplett-Service
Selbst wenn der elektronische Rechnungsanteil rasch auf ein hohes Niveau gebracht werden
kann, wird immer ein gewisser Anteil Papierrechnungen übrig bleiben. Im schlechtesten Fall
bedeutet dies zwei unterschiedliche betriebliche Abläufe für den Verarbeitungs- und Archivierungsprozess. Dies kann in den meisten Fällen vermieden werden durch innovative Lösungen,
die unterschiedliche Rechnungsformate unterstützen (inkl. Papier). Wenn das Direktmodell angewandt werden soll, können passende Lösungen von zahlreichen Anbietern beschafft und im
eigenen Betrieb integriert werden. Organisationen, die nicht bereits eine Scanning-Lösung einsetzen, nutzen vermehrt einen Komplett-Service eines externen Dienstleisters. Dadurch können
Handelspartner 100 % ihrer Rechnungen intern digital verarbeiten.
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Studie E-Rechnung 2014
Abbildung 12: Komplett-Service
Lieferant 4
Papier
E-Invoicing
Dienstleister
Papier
Käufer 4
EDI, XML,
CSV
Käufer 1
EDI
+ PDF
Käufer 2
Papier  Daten
Daten  Papier
Lieferant 1
EDI, XML,
CSV
Lieferant 2
WebEDI
Erstellen eines steuerkonformen Datensatzes
Lieferant 3
Printertreiber
Archiv
Verarbeiten
Daten formatieren
Web HTML
Präsentation
Käufer 3
Quelle: Billentis
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Studie E-Rechnung 2014
Abbildung 13: Vor- und Nachteile des Komplett-Service
Vorteile
Nachteile
+ 100 %-Lösung für sämtliche Rechnungen.
+ Harmonisierte Prozesse, unabhängig vom
Rechnungsmedium.
− Den Druck von Papierrechnungen rasch
durch rein elektronische Verfahren abzulösen bleibt begrenzt. Dadurch können Papierrechnungen weit länger überleben als
erwünscht.
2.4
Globale Rechnungslandschaft
2.4.1
Marktentwicklung und -reife
Abbildung 14: Klassische Entwicklungsstufen in den meisten Ländern
Evolutionsschritt
4. Verbreitung in Massenmarkt
3. B2B in Groβfirmen
2. B2C Dienstleister-Netzwerk
1. B2C Direkt-Billing
0
Jahr
10
Phase Beschreibung
1
Viele große Unternehmen (speziell Telekom, Energieversorger, Kartenherausgeber,
etc.) geben viel Geld aus für den Rechnungsdruck, den Versand und die Archivierung.
Dieselben Branchen weisen meist auch eine hohe Wettbewerbsintensität auf und der
Kostendruck ist entsprechend groß. Sie bieten deshalb ihre Rechnungen elektronisch
an, meist auf ihren eigenen Kundenportalen (Kunden-Login nötig). Die Kundenakzeptanz ist jedoch begrenzt. Die Akzeptanz steigt etwas, wenn Anreizsysteme für den
Papierverzicht angeboten werden oder wenn auf Papierrechnungen Gebühren erhoben
werden. Auch PDF-Rechnungen per E-Mail werden gegenüber Rechnungen per Kundenportal bevorzugt.
Diese Marktentwicklungsphase bildet in fast allen Ländern die erste Erfahrung mit
elektronischen Rechnungen.
2
Relativ rasch müssen die großen Rechnungssteller feststellen, dass die Kunden nicht
© B. Koch, Billentis
Seite 23
Studie E-Rechnung 2014
Phase Beschreibung
gewillt sind, sich auf mehreren Lieferanten-Portalen einzuloggen. Sie bevorzugen ein
zentrales Portal (durch externe Dienstleister betrieben) für die Rechnungen aller ihrer
Lieferanten. Die Akzeptanz von Rechnungsportalen (z. B. als Bestandteil von Internetbanking) kann spürbar höher sein als ein portalbasiertes Direktmodell. Die Vermarktungskosten zum Gewinnen vieler Kunden können zudem durch mehrere Rechnungssteller geteilt werden.
3
Elektronische Verbraucherrechnungen stellen am Anfang in fast jedem Land den
Schwerpunkt dar. Letztendlich ist aber das Einsparpotenzial mit E-Rechnungen zwischen den Unternehmen untereinander und vom/zum öffentlichen Sektor um ein Vielfaches höher. Dies kann umgesetzt werden, sobald das Gesetz die papierlose Rechnungsverarbeitung und Archivierung erlaubt. Das ist inzwischen in den meisten Ländern auch der Fall. Einige Ausnahmen sind noch in Afrika und Asien zu finden. Große Unternehmen sind auch im B2B/B2G/G2B-Umfeld die Innovatoren und treibenden
Kräfte für die elektronische und automatische Rechnungsverarbeitung. Zuerst treiben
sie den elektronischen Geschäftsverkehr mit ihren großen und strategischen Handelspartnern voran und sprechen später mittelgroße und kleine Lieferanten und Kunden
an. Messbare finanzielle Vorteile entstehen sowohl für Rechnungssteller sowie
-empfänger. Aus diesem Grund stößt die E-Rechnung im B2B/B2G/G2B-Segment
normalerweise auf höhere Akzeptanz und ist erfolgreicher als im B2C-Bereich. Trotzdem ist es nach wie vor eine Herausforderung, eine hohe Anzahl mittelgroßer und
kleinerer Handelspartner für die E-Rechnung zu gewinnen.
4
Der öffentliche Sektor ist in einer ausgezeichneten Position, um den Durchbruch für
die E-Rechnung im Massenmarkt auszulösen. In den meisten Ländern sind rund 2/3
aller Unternehmen Lieferant an den öffentlichen Sektor. Der öffentliche Sektor verfügt deshalb über die notwendige Marktmacht, diese vielen Unternehmen auch zur
E-Rechnung zu bewegen. Zudem hat er die Möglichkeit, Gesetze marktfreundlich zu
gestalten.
Aktivitäten des öffentlichen Sektors sind aus verschiedenen Gründen sinnvoll und
helfen der Marktentwicklung. Aber selbst in Ländern ohne solche Aktivitäten entwickelt sich der Markt für E-Rechnungen rasch. Zahlreiche gute Lösungsangebote helfen, den Massenmarkt bereits – zumindest teilweise – zu erreichen.
© B. Koch, Billentis
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Studie E-Rechnung 2014
Die Marktreife variiert stark zwischen den verschiedenen Kontinenten einerseits und zwischen
den einzelnen Ländern andererseits.
Abbildung 15: Marktreife für elektronische Rechnungen
Der Begriff „Zögerer“ im obigen Bild heißt nicht, dass dort keine E-Invoicing-Aktivitäten vorhanden sind. Vielmehr bedeutet es, dass sich diese Länder in der Entwicklungsphase 1 oder 2
befinden. „Entwickeln sich“ heißt, dass sich diese Länder in der Phase 3 befinden. Entweder
bereiten sie ihre Gesetze für die papierlose Rechnungsverarbeitung im B2B/B2G/G2B gerade
vor oder haben sie kürzlich eingeführt. Das elektronische Rechnungsvolumen ist jedoch in diesen Fällen noch gering.
Der Autor schätzt, dass 2014 das Volumen der elektronischen Rechnungen eindeutig die 40 Milliarden übersteigen sollte und weltweit um jährlich mindestens 20 % ansteigen wird.
2.4.2
Gegenwärtiger Optimierungsfokus in verschiedenen Weltgegenden
Es gibt viele Ähnlichkeiten betreffend der Nutzung von E-Rechnungen auf der ganzen Welt. Die
Herausforderung, möglichst viele Handelspartner rasch zu überzeugen ist ebenfalls ein weltweites Phänomen. Andererseits existieren auch größere Unterschiede betreffend Gesetzgebung,
Sprache, Kultur und dem Optimierungsschwerpunkt. Die nachfolgende Grafik ist zwar nicht für
alle Länder und Organisationen gültig, zeigt aber die Schwerpunkte der einzelnen geografischen
Regionen.
© B. Koch, Billentis
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Studie E-Rechnung 2014
Abbildung 16: Optimierungsfokus einiger geografischer Regionen
Steuerbehörden
1
Lieferant
2
3
2
Käufer
Fokus Beschreibung
1
Asien & Lateinamerika: Landesweite Projekte werden durch die Finanzministerien/Steuerbehörden gestartet und gesteuert. Das Hauptziel ist eine Senkung der Steuerhinterziehung. Rechnungssteller und -empfänger müssen elektronische Rechnungsdaten oder zumindest Berichte an das Finanzamt schicken. Diese Daten werden aus
steuerlicher Sicht unmittelbar validiert/revidiert. Das Verfahren ist für die Beteiligten
anspruchsvoll und kompliziert. Allerdings stehen Rechnungsstellern und -empfängern
als Ergebnis dieser Meldepflicht fast alle Rechnungen in elektronischem Format zur
Verfügung, wodurch Kosten gesenkt werden können. Unternehmen haben die
E-Rechnung häufig auf Verlangen der Regierung eingeführt, ihre internen Prozesse
wurden jedoch noch nicht zwangsläufig optimiert.
2
Nordamerika: Große und mittelgroße Unternehmen optimieren primär ihre internen
Abläufe. Die Automatisierung ihrer Debitoren- und Kreditorenprozesse steht im Vordergrund. Handelsfinanzierung / Trade Finance und die Optimierung ihres Working
Capital bilden ebenfalls einen wichtigen Fokus.
3
Europa: Rechnungssteller und -empfänger können in verschiedenen Ländern ansässig und unterschiedlichen Gesetzen ausgesetzt sein. In der Europäischen Union wurde
einiges unternommen, um gesetzliche Hürden zur Förderung der E-Rechnung abzubauen. Für Europäer stellt die Schaffung von elektronischen Rechnungsnetzwerken
ebenfalls einen Schwerpunkt dar. Diese sollen die unterschiedlichen Bedürfnisse von
Millionen von Unternehmen unterschiedlichster Größe abdecken. Hunderte von solchen E-Invoicing-Netzwerken bieten entsprechend ihre Services an. Viele von ihnen
sind auch mit den Netzwerken anderer Anbietern verbunden, damit E-Rechnungen
über die Plattformgrenze hinweg ausgetauscht werden können. Das Nutzen der
E-Rechnung geschieht üblicherweise auf freiwilliger Basis. Obwohl der Markt immer
noch recht fragmentiert ist, kann der europäische Ansatz als recht gesamtheitlich bezeichnet werden. Es sind große Bestrebungen im Gange, die Bedürfnisse sämtlicher
Parteien auf einen gemeinsamen Nenner zu bringen und trotz teilweise gegensätzlicher Interessen zusammenzuarbeiten.
© B. Koch, Billentis
Seite 26
Studie E-Rechnung 2014
Langfristig erwarten Rechnungssteller, -empfänger und die Steuerbehörden eigene Vorteile
durch den Einsatz elektronischer Verfahren. Dies erhöht die Chance, dass die einzelnen Kontinente mit höchst unterschiedlichen Ansätzen bereit sind, voneinander zu lernen und die jeweils
interessanten Komponenten von den anderen zu übernehmen.
2.4.3
Das Anbieter-Umfeld
E-Invoicing-Netzwerkbetreiber wurden häufig als Startup-Unternehmen gegründet oder kommen
aus folgenden Bereichen:
• Druckzentren (als externe Dienstleistung)
• Debitoren- und Forderungs-Management
• Post
• EDI-Datenaustausch
• Archiv-Services
• Scanning-Dienstleistungen
• Elektronische Marktplätze, Betreiber von Beschaffungsplattformen
• Banken oder deren Transaktionszentren
• Zahlungsverkehrsdienstleister
• ERP-Integratoren
• E-Business-Plattformbetreiber
• Softwareanbieter
• Beratungsunternehmen
• Anbieter von digitalen Signaturlösungen und/oder Services
Einige sehr große Netzwerkbetreiber haben ihre Wurzeln in Lateinamerika, speziell in Chile. Die
frühe Marktentwicklung kombiniert mit sehr hohen gesetzlichen Anforderungen hat offensichtlich dazu beigetragen, dass die Nachfrage nach E-Invoicing-Netzwerken dort besonders groß ist.
Diese Pioniere expandierten auch bald in die Nachbarländer und konnten ihre Marktposition
ausbauen. Unterstützend kommt hinzu, dass dort die gleiche Sprache gesprochen wird und auch
das genutzte Modell demjenigen in Chile sehr ähnelt.
In Nordamerika haben die Betreiber von E-Rechnungs-Netzwerken vor allem im Bereich der
Verbraucherrechnungen eine gute Marktposition aufbauen können. Oft handelt es sich dabei um
Zahlungsverkehrsnetzwerke mit Unterstützung der elektronischen Rechnungspräsentation auf
einem Internetbanking-Portal. Bedenkt man die Größe des nordamerikanischen B2B-Marktes,
gibt es verhältnismäßig sehr wenige gut etablierte Dienstleister. Der Autor rechnet allerdings mit
einem raschen Anstieg der E-Invoicing-Netzwerke in naher Zukunft.
2.4.3.1
Netzwerkbetreiber in Europa
Anfang 2014 waren mehr als 600 Netzwerkbetreiber in Europa aktiv. Kein Anbieter hat bis jetzt
eine dominante Marktposition erreicht. Der Großteil bietet eine breite Produktpalette für Benutzer jeglicher Größenordnung an. Andere wiederum sind eher auf Rechnungssteller oder
-empfänger spezialisiert, auf das Verbrauchersegment oder Firmenkundengeschäft. Etwa 80 der
Anbieter offerieren internationale Dienstleistungen (inkl. Revisionssicherheit der E-Rechnungen
in über 30 Ländern). Mehr und mehr Dienstleister erweitern ihre geografische Abdeckung durch
die Verbindung ihrer Netzwerke mit Partnerplattformen (Roaming von elektronischen Rechnungen). Nach wie vor sind viele Dienstleister mit reinen Services für die E-Rechnung gut aufgestellt, während andere bereits weitere elektronische Geschäftsdokumente unterstützen.
© B. Koch, Billentis
Seite 27
Studie E-Rechnung 2014
2.4.3.2
Interoperabilität zwischen verschiedenen Netzwerkbetreibern
In der Mobiltelefonie ist es üblich, dass verschiedene Netzwerkbetreiber für den nationalen Gesprächsverkehr miteinander verbunden sind und zusammenarbeiten. Auch für den internationalen Verkehr bieten die meisten eine ausreichende Abdeckung.
Bei den elektronischen Rechnungen sehen wir eine ähnliche Entwicklung. Sie verläuft aber noch
wesentlich langsamer und aus verschiedenen Gründen auch heterogener (unterschiedliche Gesetze, Rechnungsinhalte, Sprache, …). Gegenwärtig konnte sich noch kein Standard für den plattformübergreifenden Rechnungsaustausch namhaft etablieren.
Roaming von E-Rechnungen ist bereits in vielen Ländern recht populär für den nationalen Verkehr. Rund ein Viertel der Netzwerkbetreiber arbeitet zudem mit ausländischen Dienstleistern
zusammen und garantiert so eine befriedigende Reichweite.
Die Interoperabilität zwischen Netzwerkbetreibern wird nicht nur durch Initiativen der Europäischen Kommission vorangetrieben, sondern auch durch die Privatwirtschaft. Mehrere Netzwerkbetreiber haben bereits zahlreiche Verknüpfungen mit anderen Plattformen auf bilateraler und
proprietärer Basis hergestellt. Zunehmend organisieren sich die Betreiber in Verbänden, um die
Interoperabilität weiter voran zu treiben. Speziell erwähnt werden sollen hier folgende Initiativen:
• EESPA/European E-Invoicing Service Providers Association [1]
• VeR, Verband elektronische Rechnung e.V. [1]
• OpenPEPPOL [2]
• SimplerInvoicing [1]
EESPA und der VeR haben bereits je über 50 Mitglieder und OpenPEPPOL mehr als 100.
2.4.4
Asien & Pazifikraum
Bemerkung: Der Autor berücksichtigt Russland, die Türkei, Ukraine und Weißrussland im Kapitel Asien und nicht Europa.
Die meisten asiatischen Länder befinden sich in Phase 1 oder 2 (Abbildung 14): Große Rechnungssteller starten mit „Bill Presentment“ auf ihren Kundenportalen oder verteilen die elektronischen Rechnungen via Internetbanking oder E-Mail.
Papierlose Rechnungen sind im geschäftlichen Umfeld häufig noch nicht gesetzlich zugelassen
oder nur mit expliziter Erlaubnis der Steuerbehörden. Dies schließt nicht aus, dass bereits elektronische Rechnungsdaten als Kopie zu den Papieroriginalen ausgetauscht und verarbeitet werden. Prozessoptimierungen sind damit ebenfalls bereits möglich.
Einige asiatische Länder befinden sich allerdings schon in Phase 3: Führend dabei sind Singapur, Hong Kong, Taiwan und Südkorea. Trotz ihrer großen Bedeutung in der Weltwirtschaft
hinken Japan und Indien betreffend der Gesetzgebung sowie Nutzung der E-Rechnung hinterher.
Der öffentliche Sektor, die Schifffahrt (Fracht) und der Handel spielen eine entscheidende Rolle
im B2B/B2G-Segment.
Die Bundesverwaltung von Kasachstan gab bekannt, dass das Land die E-Rechnung stufenweise einführen will. Nationale Unternehmen sollten diesen Schritt am 1. Juli 2012 vollziehen, während andere Steuerzahler dies ab 1. Januar 2013 unterstützen sollten.
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Studie E-Rechnung 2014
Australien und Neuseeland befinden sich auf einer ähnlichen Entwicklungsstufe wie Asien.
Beide Länder haben primär die Phasen 1 & 2 durchlaufen (B2C). Zunehmend treten aber elektronische B2B- und B2G-Transaktionen in den Vordergrund. Gegenwärtig wird die Mehrheit der
elektronischen Rechnungen entweder per E-Mail ausgetauscht oder online auf Portalen zum
Download angeboten. Einige Anbieter in Australien sind ebenfalls davon überzeugt, dass elektronische Postfächer in der Zukunft auch eine bedeutende Rolle für E-Rechnungen spielen werden. Australiens Bundesverwaltung hat 2012 ein E-Invoicing-Pilotprojekt gestartet. Dezentrale
Verwaltungseinheiten des öffentlichen Sektors haben zudem Projekte für die elektronische Beschaffung und Rechnungsverarbeitung lanciert. Nicht zuletzt aufgrund dieser Initiativen steigt
das Interesse in Australiens Privatwirtschaft rasch an. Die australische Gesetzgebung ist sehr
marktfreundlich gestaltet. Die Behandlung von E-Rechnungen ist weitgehend vergleichbar mit
derjenigen von Papierrechnungen. Benutzer müssen im Firmenverzeichnis registriert sein [3].
Die Informationen in diesem Verzeichnis müssen geprüft werden, bevor elektronische Rechnungen verarbeitet und archiviert werden. Andernfalls können für Rechnungssteller wie -empfänger
Geldstrafen entstehen.
Aserbaidschan hat während den letzten Jahren seine Gesetzgebung modernisiert und erlaubt
inzwischen auch E-Invoicing.
Das Senken der Steuerhinterziehung ist eine ernsthafte Herausforderung nicht nur auf anderen
Kontinenten, sondern auch in Asien. China bildet dabei keine Ausnahme. Um dies zu verbessern, läuft in China ein großes fiskalisches Reformprojekt, das „Golden Tax Project“ (GTP).
Dieses verpflichtet die Marktteilnehmer, anerkannte Informationstechnologien zu nutzen. Elektronische Verfahren spielen dabei zwar eine wesentliche Rolle, allerdings ist das Ziel viel mehr
das Validieren von Rechnungsdaten. Um das System nutzen zu können, registrieren sich Steuerzahler auf der Online-Plattform der Steuerbehörden. Entweder geben sie die Rechnung dort online ein oder laden die Daten hoch. Als Ergebnis erzeugt die Online-Plattform die sogenannte
„fapiao“ (Rechnung). Die Daten der fapiao werden validiert. Obwohl dieses Verfahren teilweise
dem Thema E-Rechnung zugeordnet wird, sieht es der Autor ausschließlich als Prüfsystem zur
Steigerung der Steuerkonformität von Rechnungen. Im Gegensatz zu Papierrechnungen hat es
aber noch einen weiteren und entscheidenden Vorteil: Steuerzahler müssen nicht mehr länger ein
Steuerbüro aufsuchen, um dort ihre Papierrechnungen prüfen und abstempeln zu lassen. Methoden für elektronische Rechnungen an Verbraucher sind eher vergleichbar mit den Modellen in
der westlichen Welt: Die Behörden in Hong Kong haben in Zusammenarbeit mit Banken ein
System zur Electronic Bill Presentment & Payment (elektronische Rechnungsdarstellung und –
zahlung) eingeführt. 23 Banken, welche 99 % des lokalen Internetbanking-Marktes abdecken,
haben sich dazu verpflichtet, den Service zu unterstützen. 18 von ihnen sind mit dem neuen Service bereits seit Dezember 2013 online. Verbraucher können ihre Rechnungen im Internetbanking empfangen und elektronisch bezahlen.
Indien hat angekündigt, E-Invoicing zukünftig vermehrt zu akzeptieren. Trotzdem wird
E-Invoicing noch wenig genutzt, zumal die staatlichen Steuerbehörden für bestimmte Zwecke
immer noch explizit Papierrechnungen verlangen, während etwa die Hälfte aller Bundesstaaten
in ihren Gesetzen E-Invoicing zulässt.
Indonesien hat einen ersten Schritt gemacht, damit Steuerrechnungen via Electronic Bill
Presentment & Payment abgewickelt werden können [4].
Die Marktentwicklung in Russland kann als dynamisch bezeichnet werden, obwohl die Marktdurchdringung für elektronische Rechnungen gegenwärtig noch gering ist. Das Interesse der Unternehmen ist sehr groß, aber es fehlt noch die Praxiserfahrung und wirklich positive Fallbeispiele, um das reine Interesse hin zu einer echten Nutzung voran zu bringen. Ein Vertreter der Steuerbehörden hat bekannt gegeben, dass im Oktober 2013 rund 250.000 russische Unternehmen
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Studie E-Rechnung 2014
ihre Absicht bekannt gegeben haben, steuerrelevante Dokumente und Rechnungen künftig elektronisch austauschen zu wollen (verglichen mit 105.000 Interessenten im Mai 2013).
Laut dem türkischen Finanzministerium werden in der Türkei jährlich 2 Milliarden Rechnungen
ausgetauscht. Im Jahr 2013 machte die Türkei einen großen Schritt vorwärts, um dieses große
Papiervolumen sukzessiv durch elektronische Rechnungen abzulösen. Lange mussten
E-Rechnungen über den staatseigenen Dienstleister ausgetauscht werden. Inzwischen sind unter
bestimmten Voraussetzungen allerdings auch privatwirtschaftliche Netzwerkbetreiber für den
elektronischen Rechnungsaustausch zugelassen. Diese müssen einerseits zertifiziert sein und
andererseits die E-Rechnungen über die Meldungsaustauschplattform des Finanzministeriums
weiterleiten. Die türkischen Behörden haben elektronische Rechnungen in einigen Marktsegmenten für obligatorisch erklärt. Dies gilt für folgende Branchen (und deren Handelspartner,
wenn diese eine gewisse Umsatzhöhe mit ihnen übersteigt):
• Tabak und Tabakprodukte (Lieferanten und Kunden)
• Benzin, Öle und Schmierstoffe (Lieferanten und Kunden)
• Alkoholische Getränke (Lieferanten und Kunden)
Zehntausende von Firmen sind von dieser selektiven Verpflichtung betroffen.
In den kommenden Jahren beabsichtigt Vietnam ein E-Invoicing-System zu etablieren, das große Ähnlichkeit mit dem lateinamerikanischen Modell, speziell dem brasilianischen, aufweisen
soll. Dies beinhaltet das Senden von E-Rechnungen an die Steuerbehörden zwecks Validierung
und Rücksendung mit einem Barcode vor Auslieferung der Güter.
Unter den wenigen laufenden Verwaltungsprojekten in Asien ist die Tendenz erkennbar, dem
lateinamerikanischen Modell zu folgen: Die Online-Validierung und Meldung der Rechnungsdaten an die Steuerbehörden steht dabei viel stärker im Vordergrund als das Ziel, die Abläufe und
Kosten für die Rechnungssteller und -empfänger zu optimieren.
2.4.5
Afrika
Die meisten Länder befinden sich in Phase 1: Große Rechnungssteller starten mit „Bill Presentment“ auf ihren Kundenportalen oder verteilen die elektronischen Rechnungen per E-Mail.
Ägypten und Tunesien praktizieren bereits „Electronic Bill Presentment and Payment“ (Phase 2)
über Internetbanking-Portale.
Südafrika ist das einzige Land mit einem bereits stabilen und weiter fortgeschrittenen
E-Invoicing-Markt. Dies ist nicht zuletzt darauf zurückzuführen, dass Südafrika bereits seit längerer Zeit E-Rechnungen gesetzlich zulässt und zudem die rechtlichen Rahmenbedingungen im
Jahr 2012 modernisiert hat.
Neben Südafrika sind nur noch einige nordafrikanische Staaten mit der E-Rechnung etwas weiter
fortgeschritten als der afrikanische Kontinent insgesamt. Sowohl im öffentlichen Sektor als auch
der Privatwirtschaft besteht nach wie vor eine große Präferenz für Papierdokumente. PDFs als
E-Mail-Anhänge werden voraussichtlich auch in den nächsten Jahren weiterhin den Weg zur
papierlosen Kommunikation dominieren. Rechnungen an Verbraucher finden ebenfalls eine gewisse Akzeptanz über Mobilgeräte und etwas weniger ausgeprägt über Internetbanking.
2.4.6
Nordamerika
Für Rechnungen zwischen Unternehmen sowie vom/zum öffentlichen Sektor unterscheiden sich
die nordamerikanischen Zielsetzungen deutlich von denjenigen in Europa oder Lateinamerika.
Die Optimierung der ganzen Prozesskette „order-to-cash“ (auf Rechnungsstellerseite) und
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Studie E-Rechnung 2014
„purchase-to-pay“ (Empfängerseite) ist die wichtigste treibende Kraft für die Marktentwicklung
der E-Rechnung. Neuere Umfragen deuten darauf hin, dass der Markt die erste Entwicklungsphase rasch hinter sich gelassen hat und sich nun dynamisch entwickelt.
PayStream Advisors, Inc. führt regelmäßig Marktumfragen durch. Das Unternehmen schätzt den
Umsatz für E-Invoicing-Lösungen für 2013 auf $ 280 Millionen und prognostiziert für die
nächsten Jahre ein jährliches Umsatzwachstum von 13 %. Rund 60 % der befragten Unternehmen nutzen E-Invoicing bereits, führen gegenwärtig eine Lösung ein oder prüfen deren Einsatz.
Abbildung 17: Nutzung von E-Invoicing-Lösungen in US-Unternehmen [5]
Nutzung von E-Invoicing-Lösungen in US-Unternehmen
45%
40%
35%
30%
25%
20%
15%
10%
5%
0%
Wir nutzen bereits
eine Lösung
Wir gehen innert
den nächsten 6
Monaten produktiv
Wir prüfen den
Einsatz
Wir nutzen es nicht
und haben keine
Pläne dafür
Aufgrund der Marktgröße ist es recht erstaunlich, dass Anfang 2014 erst rund 150 Netzwerkbetreiber in diesem Markt aktiv waren. Allerdings beschleunigt sich die Marktentwicklung deutlich
und die Anzahl der Netzwerkbetreiber sollte signifikant ansteigen. Dieser Entwicklung förderlich
ist nicht zuletzt, dass viele Unternehmen ein sehr begrenztes Budget für E-Invoicing haben. Inhouse-Lösungen werden zunehmend durch Angebote externer Dienstleister abgelöst.
2.4.7
Lateinamerika
Chile gilt als Ursprung des lateinamerikanischen Modells und der dortigen Marktentwicklung.
Andere Länder wie Argentinien, Brasilien, Costa Rica, Guatemala und Mexiko gehören zu den
Pionieren im E-Invoicing. Mehrere haben dank strikten Pflichten zur Nutzung der E-Rechnung
inzwischen sogar ihren Lehrmeister Chile überholt [6]. Fast alle restlichen lateinamerikanischen
Länder entwickeln sich ebenfalls rasant.
In Argentinien sind 2014 beinahe 350.000 Unternehmen betroffen von einer Ausweitung der
Verpflichtung zur E-Rechnung auf neue Marktsegmente [7].
Brasilien hat im B2B- und B2G-Segment eine Marktdurchdringung von über 90 % erreicht. Inzwischen werden jeden Monat fast 1 Milliarde Rechnungen (NF-e) elektronisch ausgetauscht
[8]. Dieses Ergebnis wurde ermöglicht durch eine strikte Umsetzung der Verpflichtung für
E-Rechnungen. Brasilien hat bereits das nächste Großprojekt gestartet: „Nota Fiscal Eletrônica
para Consumidor Final - NFC-e“. Das Ziel des Projektes ist es, Kassenbelege von den Einkaufs-
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Studie E-Rechnung 2014
punkten elektronisch an die Steuerbehörden zu übermitteln und validieren zu lassen, bevor der
Verkaufsprozess abgeschlossen wird.
Bereits jetzt werden in Chile mehr als 50 % aller Rechnungen elektronisch ausgetauscht. Die
chilenischen Steuerbehörden haben bekannt gegeben, dass Rechnungen künftig zwingend elektronisch ausgetauscht werden müssen. Große Unternehmen müssen bis Oktober 2014 umstellen.
Kleine Firmen haben bis 2017 Zeit.
Die Steuerbehörden von Costa Rica hatten geplant, dass Rechnungen in bestimmten Marktsegmenten (100.000 bis 150.000 Vertreter der freien Berufe wie Doktoren, Zahnärzte, Anwälte,
etc.) bereits im Jahr 2014 elektronisch ausgetauscht werden sollten. Der im 2013 gestartete Pilotbetrieb war jedoch erfolglos und wurde nun abgebrochen. Das Modell und System wird neu
aufgesetzt und die Erfahrungen aus Brasilien, Chile, Ecuador, Mexiko und Peru sollen stärker
darin einfließen. Vorgesehen ist, die E-Rechnung in gewissen Marktsegmenten für obligatorisch
zu erklären, während andere Bereiche durch steuerliche Anreizsysteme auf freiwilliger Basis zu
einem Wechsel zu elektronischen Verfahren bewegt werden sollen. Das entsprechende Gesetz
wird voraussichtlich noch 2014 verabschiedet.
2012 haben die Steuerbehörden von Ecuador zusammen mit 20 Unternehmen ein Pilotprojekt
gestartet. Ziel war es, damit die Grundlage für eine spätere Verpflichtung zur E-Rechnung zu
schaffen. Die Resolution für ein Obligatorium wurde am 17. Mai 2013 veröffentlicht. Die Resolution enthält einen Fahrplan für eine gestaffelte Einführung des Obligatoriums. Die Resolution
umfasst nebst Rechnungen auch Transportdokumente, Belastungs- und Gutschriftanzeigen. Die
ersten Unternehmen mussten die entsprechenden Dokumente bereits per Juni 2014 auf elektronische Formate umstellen.
In Guatemala ist bereits ein Obligatorium für E-Rechnungen in Kraft. Die stufenweise Umsetzung folgte dem Rechnungsvolumen Top-Down. Seit März 2013 sind alle Unternehmen von
diesem Obligatorium betroffen [9].
Gemessen am absoluten und relativen E-Rechnungsvolumen gehört Mexiko zusammen mit Brasilien zu den weltweit führenden Ländern. Der letzte Teil der Umsetzung für das Obligatorium
läuft 2014. Davon sind 500.000 Unternehmen betroffen. Als Folge davon werden 2014 voraussichtlich mehr als 5 Milliarden E-Rechnungen jährlich verschickt [10]. Im ersten Halbjahr 2014
wurden bereits über 2,4 Milliarden Rechnungen elektronisch ausgetauscht [11].
Kolumbien beschleunigt die Marktdurchdringung ebenfalls sehr aktiv. Im Gegensatz zu den
meisten anderen lateinamerikanischen Staaten hat Kolumbien jedoch flexiblere und marktfreundlichere Rahmenbedingungen festgelegt. Das Gesetz erlaubt Technologieneutralität und Formatflexibilität (XML, PDF, TXT, etc.). Im Dezember 2013 hat CONPES [12] ein neues Konzept
publiziert mit dem Ziel, den Massenmarkt zu fördern. Noch in 2014 soll eine neue Resolution
publiziert werden, welche rund 25.000 Unternehmen dazu verpflichtet, auf die E-Rechnung umzustellen.
Im Januar 2013 hat Peru ein Pilotprojekt gestartet mit dem Ziel, die E-Rechnung für Rechnungen an die öffentliche Verwaltung für obligatorisch zu erklären. Der Ansatz berücksichtigt internationale Standards (UBL 2.0 als inhaltlicher Standard). Die Lösung soll eine einfache Anbindung von Handelspartnern in Europa und den APEC-Staaten (Asia-Pacific Economic Cooperation) ermöglichen. Im Dezember 2013 wurde regulatorisch festgelegt, dass die 240 größten Unternehmen verpflichtet sind, ab Oktober 2014 alle Rechnungen und Kassenbelege nur noch elektronisch zu verschicken. Zusätzlich wurden die ersten Lieferantensegmente dazu verpflichtet, ihre
Rechnungen an die Bundesverwaltung nur noch elektronisch zu versenden.
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Studie E-Rechnung 2014
Die Steuerbehörden (DGI) in Uruguay entwickelten 2011 eine E-Invoicing-Plattform und starteten ein Pilotprojekt. Am Pilotprojekt waren Unternehmen beteiligt, welche 8 % des peruanischen
Rechnungsvolumens ausmachen. Seit 2013 ist E-Invoicing für größere Unternehmen obligatorisch. Dieses Projekt hat auch dazu geführt, dass seither digitale Signaturen massenhaft eingesetzt werden. DGI erwartet [13], dass die Marktdurchdringung von 24 % im Jahr 2014 auf 40 %
in 2015 ansteigen wird. Wird dieses Ziel erreicht, katapultiert diese Entwicklung Uruguay in die
Liga der 10 weltweit führenden Länder.
Im Gegensatz zum Rest der Welt konzentrieren sich lateinamerikanische Länder nicht lange auf
die Entwicklungsphasen 1 und 2 (Verbraucherrechnungen). Stattdessen steuern sie direkt Phase
3 (Chile) respektive 4 (Brasilien und Mexiko) an. Initiator für die landesweite Einführung der
E-Rechnung ist meist das Finanzamt. Deren Ziel ist es, die Steuerhinterziehung durch EchtzeitKontrollinstrumente zu senken. Dies wird erreicht, indem zwischen Lieferanten, dem Finanzamt
und den Käufern ausschließlich elektronische Rechnungen ausgetauscht werden.
Einige lateinamerikanische Länder sind im Hinblick auf E-Rechnungen sogar weltweit führend.
Dies konnten sie trotz strengster gesetzlicher Auflagen erreichen. Die Marktdurchdringung beträgt beim Spitzenreiter Brasilien beträchtliche 90 %. Das lateinamerikanische Modell inspiriert
ebenfalls asiatische und wohl auch bald südeuropäische Länder.
Typische Eigenheiten des E-Invoicing-Modells in Lateinamerika:
• Fortlaufende Rechnungsnummern werden durch das Finanzamt vergeben.
• Digitale Signatur auf E-Rechnungen
• Landesweiter XML-Standard für Rechnungsdaten
• Laufende Meldung an das Finanzamt: Eine Liste der ausgetauschten E-Rechnungen muss
zumindest monatlich an das Finanzamt gemeldet werden oder jede E-Rechnung geht gleich
in Echtzeit an das Finanzamt, noch bevor die Güter verschickt werden (Brasilien).
• Nach Überprüfung der Daten ergänzt das Finanzamt die E-Rechnung mit einem (sichtbaren)
elektronischen Stempel. Dabei handelt es sich um einen länderspezifischen, alphanumerischen Code (Mexiko) oder einen Barcode (auf Basis des Standards CODE-128C in Brasilien
und PDF417 in Chile).
• Das Finanzamt validiert die Rechnungsdaten entweder in Echtzeit oder sammelt sie für eine
spätere Prüfung.
Dienstleister spielen hier eine Schlüsselrolle. Viele von ihnen sind auch gleich in mehreren lateinamerikanischen Ländern als Anbieter aktiv und verarbeiten ein bemerkenswertes Rechnungsvolumen. Sie betreiben die weltweit größten E-Invoicing-Netzwerke und sind nun im Begriff, ihre Dienste auch in Nordamerika und Europa anzubieten.
Einige tiefhängende Früchte wurden inzwischen geerntet und das Finanzamt konnte die Steuerhinterziehung spürbar senken. Rechnungssteller und -empfänger haben ebenfalls einige Vorteile
durch die E-Rechnung wie sie heute eingesetzt wird. Allerdings wurde sie unter Druck des Finanzamts und großem Zeitdruck in den Betrieben eingeführt. Viele Unternehmen hatten dadurch
nicht genügend Zeit, ihre internen Prozesse im Rahmen eines geordneten Projektes zu optimieren. Zwar werden die Rechnungen in elektronischem Format zwischen Lieferant, Finanzamt und
Kunde ausgetauscht, aber bei den Unternehmen wird das Optimierungspotenzial noch bei Weitem nicht ausgeschöpft. Die wesentlich einfacheren Modelle in Europa und den USA könnten
hier womöglich als Inspiration dienen.
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Studie E-Rechnung 2014
2.5
Der europäische Markt
2.5.1
Der Business-to-Business & Business-to-Government-Markt
2.5.1.1
Marktdurchdringung
Die papierlose Rechnungsverarbeitung und Archivierung im B2B-Segment ist in nordeuropäischen Ländern und der Schweiz gesetzlich seit etwa der Jahrtausendwende erlaubt. EUMitgliedsländer mussten dies spätestens ab 2004 zulassen. Interessierte Unternehmen in der EU
brauchten einige Monate, um die neuen Gesetze zu interpretieren, aber viele starteten danach
zügig ihre Projekte. Es handelte sich damals vor allem um größere Unternehmen und entsprechend dauerte es einige Zeit, bis dies im Markt sichtbar wurde.
Abbildung 18: Europäische Marktdurchdringung im B2B/B2G/G2B-Segment
B2B/B2G/G2B
Elektronischer Anteil
2009
8%
2010
10 %
2011
13 %
2012
15 %
2013 (S)
20 %
2014 (S)
24 %
Der gegenwärtige Status und die Marktentwicklung variieren stark von Land zu Land.
Abbildung 19: B2B/B2G/G2B: Geschätzte Marktdurchdringung 2014 nach Land
2.5.1.2
Übergang zum Massenmarkt
Seit beinahe einem Jahrzehnt haben Lösungsanbieter und große Rechnungssteller/-empfänger
den Markt geprägt. Inzwischen setzen fast alle größeren Unternehmen die E-Rechnung zumindest selektiv ein.
Die Marktentwicklung folgt der Größe der Rechnungsströme:
1. Aufgrund des großen Kostensenkungspotenzials und den geringen gesetzlichen Anforderungen für Verbraucherrechnungen gehörten Organisationen mit hohem Rechnungsausgangsvolumen zu den ersten Anwendern. Sie stellten die elektronischen Rechnungen auf ihren Kundenportalen bereit. Diese Entwicklung begann bereits in den Neunzigerjahren. Etwa 2001
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Studie E-Rechnung 2014
wurde dieser Kanal für „Electronic Bill Presentment“ um PDF-Rechnungen ergänzt, welche
als E-Mail-Anhang verschickt wurden. Dies führte zu einem signifikanten Volumenanstieg.
Im B2B-Segment wurde die E-Rechnung anfangs durch große Einkaufsorganisationen voran
getrieben. Sie drängten ihre großen Lieferanten dazu, ihnen die Rechnungen auf elektronischem Weg zuzuschicken.
2. Aufgrund der fragmentierten Rechnungslandschaft haben damit selbst große Organisationen
selten einen genügend hohen Anteil an elektronischen Rechnungen erreicht. Deshalb befinden wir uns jetzt in der nächsten Marktentwicklungsphase: Mittelgroße und kleine Unternehmen sollen die E-Rechnung ebenfalls unterstützen. Bis jetzt ist die Anzahl der Nutzer in
diesem Segment zwar noch begrenzt, steigt aber rapide an. Häufig starten KMUs ihre Projekte für die E-Rechnung erst, wenn sie von ihren Handelspartnern dazu gedrängt werden.
3. Den nächsten Entwicklungsschritt stellt die elektronische Rechnungsverarbeitung im Massenmarkt dar. Die gegenwärtigen Marktkräfte, ergänzt um verschiedene Initiativen des öffentlichen Sektors und der Europäischen Kommission, sollten auch zum Durchbruch im
KMU-Segment führen.
2.5.1.3
Akzeptanz und Unterschiede in verschiedenen Marktsegmenten
Abbildung 20: Anteil europäischer Benutzer in Abhängigkeit von der Unternehmensgröße
% aller Firmen
Nutzer der E-Rechnung (versenden und/oder empfangen)
100%
80%
60%
40%
20%
0%
1-9
10-49
Anzahl Angestellte
>250
Quelle: Mehrere Länderumfragen & Billentis
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Studie E-Rechnung 2014
Abbildung 21: Anteil elektronisch empfangener Rechnungen in europäischen Unternehmen
% der Firmen, die
E-Rechnungen empfangen
Anteil elektronisch empfangener Rechnungen
70
60
50
40
30
20
10
0
1-10%
10-29%
30-50%
50-100%
% der elektronisch empfangenen Rechnungen
Quelle: Mehrere Länderumfragen & Billentis
2.5.1.4
Austauschmethoden
Die benutzten Formate und Austauschkanäle variieren in Abhängigkeit von der Unternehmensgröße und der Landeskultur sehr stark. Nur in ganz seltenen Fällen kann ein Unternehmen all
seine Rechnungen elektronisch austauschen. Leider gibt es keine aktuelle Studie, die internationale Vergleiche zulässt. Aus diesem Grund publiziert der Autor nachfolgend die Resultate einer
Studie im deutschsprachigen Raum.
Abbildung 22: Multikanal-Rechnungsaustausch in deutschsprachigen Ländern
Rechnungs-Austauschmethoden 2011 (Fokus Deutschland)
Versand
Empfang
91%
98%
91%
Papier
E-Mail
Via Webseite
20%
23%
48%
6%
1%
6%
100%
99%
99%
Papier
47%
74%
83%
E-Mail
Download von Webseite
14%
25%
39%
Fax
11%
11%
7%
Fax
28%
25%
9%
EDI
26%
10%
1%
EDI
28%
7%
0%
Andere
6%
1%
1%
Groβfirmen
Mittelgroβe Firmen
Kleinfirmen
Andere
9%
1%
0%
Quelle: ibi research [14]
Mehrfachantworten waren möglich. Die Mehrheit der Interviewpartner kam aus Deutschland.
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Studie E-Rechnung 2014
Schlussfolgerungen für diesen Markt:
• Der parallele Rechnungsaustauch über mehrere Kanäle überwiegt.
• Einige wenige Rechnungssteller bieten ausschließlich Rechnungen in elektronischem Format
an (z. B. Onlineshops).
• Der Austausch per E-Mail wird gegenüber EDI bevorzugt.
• E-Mails werden von KMUs bevorzugt, finden allerdings auch bei größeren Unternehmen
eine recht hohe Akzeptanz.
Langfristig möchten die meisten Marktteilnehmer ihre Rechnungen mit strukturierten Daten austauschen, automatisch verarbeiten und archivieren. Die hochvolumigen Industrien (z. B. Handel,
Gesundheitswesen, Automobil, Transport & Logistik) konnten solche Verfahren auch in der ersten Phase der Marktentwicklung etablieren. EDIFACT, und in späteren Jahren XML, dominierten die E-Invoicing-Landschaft. Bei den Benutzern handelte es sich im Normalfall um größere
Unternehmen. Je mehr mittelgroße und kleine Unternehmen die E-Rechnung nutzten, desto höher stieg der Anteil der PDF-Rechnungen an. Natürlich sind die Optimierungsmöglichkeiten mit
bildhaften PDFs begrenzt und eine automatische Verarbeitung ist bei den Empfängern kaum
möglich.
Während den letzten Jahren gewann die Kombination von PDF-Rechnungen mit ergänzenden
XML-Daten an Popularität. Dies kann mit zwei separaten Dateien umgesetzt werden oder die
XML-Daten werden in die PDF-Datei eingebettet. Dies entwickelt sich immer mehr zu einer
akzeptierten Methode, um die Bedürfnisse von großen, mittelgroßen und kleinen Unternehmen
auf einen gemeinsamen Nenner zu bringen. Dadurch könnte ebenfalls der Weg geebnet werden,
um die bisher meist ausschließlich bildhaften PDFs durch angereicherte PDF-Portfolios zu ersetzen.
Abbildung 23: Anteil der verschiedenen elektronischen Rechnungsformate
Der öffentliche Sektor wäre zweifellos in der besten Position, um die obige Verteilung komplett
zugunsten elektronisch strukturierter Rechnungsdaten zu verbessern. Zumindest in einigen Ländern findet dies auch tatsächlich statt. Bundesverwaltungen, welche ihre Lieferanten dazu ver-
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Studie E-Rechnung 2014
pflichten die Rechnungen elektronisch zu schicken, verlangen dies für gewöhnlich im XMLFormat und akzeptieren keine PDFs.
2.5.1.5
Austauschkanäle
Gegenwärtig überwiegt das Versender-Direktmodell in Ländern wie Deutschland, Österreich
und Großbritannien. Kleinere Pionierländer bevorzugen im Gegensatz dazu eindeutig
E-Invoicing-Netzwerke: Belgien, nordeuropäische Länder, Slowenien und die Schweiz.
Abbildung 24: Elektronische B2B-Rechnungen und ihr Austauschkanal
Der außerordentliche Anstieg beim Direktaustausch ist hauptsächlich auf einen statistischen Effekt zurück zu führen. Durch die neue EU-Gesetzgebung wurde ein Teil der bisher nicht steuerkonformen PDF-Rechnungen legalisiert. Dieses Volumen wurde in der bisherigen Statistik nicht
berücksichtigt, kann nun aber ebenfalls zu den E-Rechnungen gezählt werden.
Das Wachstum für Netzwerkbetreiber scheint vorübergehend nur noch linear zuzunehmen. Einige große Netzwerkbetreiber konzentrieren sich auf langsamer wachsende Branchen (Handel,
Gesundheitswesen). Ein weiterer Grund ist, dass einige nordische Länder bereits sehr hohe Penetrationswerte erreicht haben. Durch diesen Basiseffekt wird es schwieriger, exponentielle
Wachstumsraten zu erreichen. Dennoch können diese weiterhin erzielt werden. Dies sollte dann
der Fall sein, wenn mittelgroße und große Länder E-Invoicing-Projekte im öffentlichen Sektor
starten und papierlose Prozesse für Bestellungen und Rechnungen fördern. Durch die neuen EURichtlinien wird dies bis 2018 auch explizit erforderlich sein.
2.5.1.6
Marktreife im öffentlichen Sektor
Das Optimierungspotenzial im öffentlichen Sektor ist außerordentlich hoch. Dazu kommt ein
positiver volkswirtschaftlicher Effekt, wenn der öffentliche Sektor die E-Rechnung einsetzt und
fördert. Leider gehört der öffentliche Sektor in den meisten europäischen Ländern aber auch zu
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Studie E-Rechnung 2014
den Zögerern hinsichtlich dieser elektronischen Verfahren. Vor einigen Jahren legten zahlreiche
Regierungen durch gesetzliche Anpassungen den Grundstein für die papierlose Rechnungsverarbeitung (Stufe 1 in der nachfolgenden Grafik). Die Entwicklung hin zu Stufe 6 scheint nun jedoch viele Jahre zu beanspruchen. Die öffentlichen Verwaltungen durchlaufen gegenwärtig die
verschiedenen Entwicklungsstufen hin zu aktiven Benutzern der E-Rechnung und in ganz wenigen Fällen bis zu komplett automatisierten und elektronischen Abläufen inklusive Beschaffung.
Abbildung 25: Entwicklungsschritte vom Regulator zum aktiven Nutzer
Lieferanten der dänischen Verwaltung sind seit 2005 dazu verpflichtet, ihre Rechnungen elektronisch an diese zu schicken. Inzwischen hat die dänische Verwaltung diesen papierlosen Dialog
mit ihren Lieferanten ausgeweitet und unterstützt außerdem elektronischen Bestellungen. Dänemark ist bisher das einzige Land, welches die Stufe 6 in der obigen Grafik erreicht hat.
Finnland und Norwegen sind ebenfalls bereits weit fortgeschritten, haben aber Stufe 6 noch nicht
in allen Verwaltungseinheiten erreicht.
Aktivitäten des öffentlichen Sektors auf Stufe 5 und 6 haben einen signifikanten Einfluss auf die
Entwicklung der gesamten Volkswirtschaft, da 45 bis 65 % aller Unternehmen eines Landes Lieferant für den öffentlichen Sektor sind (Bundesverwaltung, Länder, Städte und Gemeinden).
Die Europäische Kommission und die Bundesverwaltungen von Belgien, Frankreich, Holland,
und der Schweiz haben Stufe 4 und Österreich inzwischen Stufe 5 erreicht.
2.5.1.7
Marktreife im KMU-Sektor
Gemäß Eurostat gehören 99,8 % der europäischen Unternehmen der Kategorie KMU an. Sie
repräsentieren 2/3 aller Beschäftigten im Privatsektor. Zwar sind Großunternehmen oft die Initiatoren für die E-Rechnung, jedoch spielen KMUs als Handelspartner der Großunternehmen eine
entscheidende Rolle.
Inzwischen kann das KMU-Segment in den meisten Ländern als reif für die E-Rechnung bezeichnet werde. Eine größere Anzahl guter und kostengünstiger Lösungen steht auf dem Markt
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Studie E-Rechnung 2014
zur Verfügung. Ungeachtet dessen steht noch viel Arbeit an, um dieses Marktsegment im großen
Stil zur elektronischen Rechnung zu bewegen.
2.5.2
2.5.2.1
Der Business-to-Consumer-Markt
Marktdurchdringung
Im Gegensatz zu den USA hat sich der Bezahlvorgang in Europa nie zu einer treibenden Kraft
für die E-Rechnung entwickelt. Es gibt zudem Anzeichen dafür, dass die Anzahl der Rechnungen pro Haushalt relativ betrachtet geringer ist als auf anderen Kontinenten. Dies mögen Gründe
dafür sein, dass elektronische Verbraucherrechnungen in Europa nicht den gleichen Stellenwert
genießen wie B2B-Rechnungen.
Abbildung 26: Europäische Marktdurchdringung im B2C-Segment
B2C
Elektronischer Anteil
2009
5%
2010
7%
2011
9%
2012
11 %
2013 (S)
13 %
2014 (S)
14 %
Der Status und die Marktentwicklung variieren stark von Land zu Land.
Abbildung 27: B2C: Geschätzte Marktdurchdringung 2014 pro Land
2.5.2.2
Übergang zum Massenmarkt
Die meisten großen Rechnungssteller konnten inzwischen 30 – 90 % ihrer Kunden für die
E-Rechnung gewinnen (die Mehrheit bewegt sich im Bereich von 35 – 50 %). Die wenigen verfügbaren Marktstudien über Verbraucherrechnungen bestätigen, dass immer noch mehrheitlich
jüngere Verbraucher von dieser papierlosen Option Gebrauch machen. Offensichtlich ist ein Paradigmenwechsel mit völlig neuen Lösungsansätzen nötig, um in einigen Jahren den Massenmarkt auch wirklich erfolgreich ansprechen zu können.
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2.5.2.3
Austauschkanäle
Die meisten Verbraucher möchten ihre E-Rechnung als E-Mail-Anhang erhalten. So wächst dieser Kanal nach wie vor und sollte mittelfristig das bevorzugte Verfahren von rund 2/3 der europäischen Verbrauchern darstellen. „Bill Presentment“ auf den Internetportalen der Lieferanten
oder im Internetbanking genießt in den meisten europäischen Ländern nicht dieselbe Popularität.
Abbildung 28: Elektronische B2C-Rechnungen und ihr Austauschkanal
Ein holländischer sowie ein großer deutscher Telefonbetreiber konnten ihre bisher hohen Wachstumsraten nicht weiter halten, weshalb sich das Wachstum etwas verringert. Wegen der Größe
(über 15 Millionen Abonnenten der E-Rechnung) hat dies sogar einen Einfluss auf die europäischen Zahlen. Zudem wechselte 2012 ein großer Rechnungssteller von einem E-BillingNetzwerk zu einem Direktaustausch, was sich ebenfalls in der Grafik zeigt.
Die E-Billing-Netzwerke werden in den meisten Fällen von Banken betrieben. Dies gilt speziell
für nordeuropäische Länder, die Benelux-Staaten und die Schweiz. Banken spielen in Spanien
und einigen anderen Ländern ebenfalls eine gewisse Rolle. In den größeren Ländern wie z. B.
Deutschland spielt dieser Kanal jedoch keine wesentliche Rolle. ibi research [14] führte 2011
eine Marktumfrage durch, welche diese Aussage bestätigt.
© B. Koch, Billentis
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Studie E-Rechnung 2014
Abbildung 29: Multikanal-Rechnungsaustausch in deutschsprachigen Ländern
Wie Firmen ihre Rechnungen an Konsumenten
verschicken (2011, Fokus Deutschland)
93%
94%
87%
Papier
43%
E-Mail
25%
50%
Via Webseite
Fax
Andere
14%
3%
8%
0%
1%
5%
0%
1%
0%
Groβfirmen
Mittelgroβe Firmen
Kleinfirmen
Quelle: ibi research [14]
Mehrfachantworten waren möglich.
2.6
DACH-Länder
2.6.1
Größter Wirtschaftsraum Europas mit vielen Gemeinsamkeiten
Deutschland (D), Österreich (A) und die Schweiz (CH) vereinen gemeinsam fast 100 Millionen
deutschsprachige Bewohner. Kultur, Gesetzgebung, Verhalten und Werte sind ähnlich.
Laut verschiedener Quellen [15] werden in diesen drei Ländern (ohne Werbung) jährlich 16 - 23
Milliarden Briefsendungen verschickt. Das gesamte Rechnungsvolumen beträgt gemäß detaillierten Recherchen des Autors rund 8,5 Milliarden Rechnungen. Damit gehört der deutschsprachige Raum zu den attraktivsten Märkten für Lösungsanbieter von E-Rechnungen.
2.6.2
Deutschland
Am 20. August 2014 verabschiedete das deutsche Bundeskabinett ihre Digitale Agenda 20142017 [16]. Im Hinblick auf elektronische Beschaffung und Rechnungsverarbeitung sind darin
folgende Punkte von unmittelbarer Bedeutung:
• „Beschaffungsprozesse müssen rascher und effizienter abgewickelt werden. Wir standardisieren und digitalisieren daher verstärkt die Prozesse bei Beschaffungen des Bundes. Die
E-Beschaffung und E-Rechnung bauen wir weiter aus.
• Wir richten die öffentliche Beschaffung stärker innovationsorientiert aus. Dadurch werden
innovative Unternehmen unterstützt und der Wettbewerb in der IT-Branche gestärkt.
© B. Koch, Billentis
Seite 42
Studie E-Rechnung 2014
•
•
Wir stärken einheitliche Standards und setzen uns für eine größere Interoperabilität ein. Dafür entwickeln wir ein Regelwerk für IKT-Standardisierung in der Bundesverwaltung und
setzen dieses um.
Bei Beschaffungen der Bundesverwaltung bauen wir praktische Hemmnisse für Open Source
Software (OSS) mit dem Ziel der Chancengleichheit weiter ab."
Die Förderung der E-Rechnung bei KMUs erfolgt zudem im Rahmen der Aktivitäten für den
Bürokratieabbau.
Marktgröße
Der Ausschuss für Bildung, Forschung und Technikfolgenabschätzung (18. Ausschuss)
gemäß § 56a der Geschäftsordnung hat im Februar 2014 gegenüber des Deutschen Bundestages
ein Dokument veröffentlicht [17]. Darin wurden unter anderem auch das Briefpostvolumen und
dessen Substituierbarkeit durch moderne Informations- und Kommunikationstechnologien untersucht. Der Ausschuss kommt nach Abzug aller Teilmengen auf eine (durch elektronische Kanäle) substitutionsfähige Briefmenge in der Höhe von 4,67 Milliarden.
In der Analyse des obigen Ausschusses sind Rechnungen nicht berücksichtigt, welche bereits
heute elektronisch (z.B. von Online Einkaufs-Portalen, Flugtickets, digitale Produkte etc.) oder
anderweitig außerhalb des oben erfassten Briefvolumens ausgetauscht werden (z. B. Fax, grenzüberschreitender Versand etc.).
Der Autor dieser Studie schätzt, basierend auf mehreren Erfassungsmodellen 2 und internationalen Kennzahlen, das gesamte Rechnungsvolumen Deutschlands (Papier und elektronisch) auf 6
bis 7 Milliarden. Diese Zahl liegt im obersten Bereich im Vergleich zu Ländern, wo Rechnungen bereits zwingend elektronisch über staatliche Rechner abgewickelt werden müssen und daher volumenmässig exakt bekannt sind.
Marktdurchdringung
Eurostat ist das statistische Amt der Europäischen Union und erfasst regelmäßig auch Zahlen
betreffend der Nutzung von elektronischen Rechnungen. Gemäß Eurostat [18] wird die
E-Rechnung auf Basis strukturierter Daten in Deutschland ziemlich genau im Rahmen des europäischen Durchschnitts genutzt. In 2013 haben demzufolge 27 % der deutschen Unternehmen
mit mindestens 10 Mitarbeitern E-Rechnungen in einem Standardformat verschickt oder erhalten, welches eine automatische Weiterverarbeitung erlaubt.
Einerseits nutzen natürlich auch Unternehmen mit weniger als 10 Mitarbeitern die E-Rechnung.
Andererseits werden diese teilweise auch in unstrukturierter Form korrekt ausgetauscht. Diese
zusätzlichen Nutzer werden z.B. in der Studie von ibi research [14] mit erfasst. Gemäß dieser
Studie versandten bereits viele Unternehmen ihre Rechnungen elektronisch. Dabei war der Versand per E-Mail (z. B. als PDF-Dokument im Anhang) mit ca. 40 % die beliebteste Übermittlungsart von elektronischen Rechnungen. Während des Befragungszeitraums erhielten bereits
etwa 80 % der befragten Unternehmen Rechnungen in elektronischer Form, wenn auch teils in
geringem Umfang.
Der Verfasser der vorliegenden Studie legt seinen Fokus weniger auf die Nutzeranteile, sondern
auf das durch elektronische Formate substituierte Rechnungsvolumen.
2
S. dazu Kapitel „1.2 Methode der Datenerfassung“
© B. Koch, Billentis
Seite 43
Studie E-Rechnung 2014
2014 werden in Deutschland voraussichtlich mehr als 1 Milliarde Rechnungen elektronisch ausgetauscht. Knapp 400 Millionen E-Rechnungen werden dabei insbesondere durch Telekomunternehmen, Kredit- und Kundenkartenherausgeber sowie Energieverteiler an Konsumenten verschickt. Unternehmen und Verwaltungen empfangen über 700 Millionen elektronische Rechnungen. E-Rechnungen im Handelsumfeld, aber auch zwischen großen Versendern und Empfängern generieren dabei das größte Volumen.
Rolle der Netzwerkbetreiber
Die überwiegende Mehrheit der E-Rechnungen in Deutschland wurde bisher direkt zwischen den
Handelspartnern ausgetauscht. Dies ist einerseits damit begründet, dass es zahlreiche größere
Unternehmen mit hohen Rechnungsvolumina gibt, welche E-Rechnungen direkt untereinander
austauschen. Kleinunternehmen zeigen im internationalen Vergleich eine große Vorliebe für
PDF-Rechnungen, welche sie als E-Mail-Anhang ebenfalls direkt mit ihren Handelspartnern
austauschen. Zusätzlich haben große Rechnungssteller wie Telekomunternehmen, Kredit- und
Kundenkartenherausgeber sowie Energieverteiler früh begonnen, ihre Rechnungen direkt mit
ihren Kunden auszutauschen.
Zunehmend zeigen sich aber Herausforderungen, welche das Hinzuziehen von Netzwerkbetreibern begünstigen:
• Der Markt entwickelt sich gegenwärtig hin zum Massenmarkt
• Selbst große Unternehmen sind kaum in der Lage, die zahlreichen mittelgroßen und kleinen
Handelspartner mit dem Direktmodell zufriedenstellend und effizient zu bedienen. Einerseits
ist es sehr anspruchsvoll, genügend Handelspartner von der E-Rechnung zu überzeugen und
anzubinden. Andererseits sind sie meist überfordert, wenn Rechnungen in den unterschiedlichsten Formaten und zum Teil auch grenzüberschreitend mit anderen Rechtsräumen ausgetauscht werden sollen.
• Rechnungsempfänger erhalten heute einen hohen Anteil bildhafter PDF-Rechnungen, welche
sie nicht automatisch weiter verarbeiten können. Eine zunehmende Zahl von Netzwerkbetreibern sammelt solche PDF-Rechnungen und bereitet sie für die Empfänger auf (Datenextraktion für eine automatische Weiterverarbeitung)
Aufgrund der interessanten Marktgröße sind rund 130 Netzwerkbetreiber in Deutschland tätig,
wobei allerdings nur eine relativ kleine Gruppe dies wirklich sehr aktiv ausübt. Die Rolle von
E-Invoicing-Netzwerken wird auch in Deutschland immer mehr erkannt und in Zukunft sicher an
Bedeutung gewinnen.
Standards
EDIFACT und das EDI-Verfahren haben in Deutschland traditionell schon früh für verschiedene
elektronische Geschäftsmeldungen und Rechnungen einen bedeutenden Status erlangt. Allerdings hat sich der Einsatz auf wenige volumenintensive Branchen beschränkt. Zudem ist
EDIFACT nicht der einzige verbreitete Standard. Das Forum elektronische Rechnung Deutschland (FeRD) hat in einer kurzen Analyse festgestellt, dass in Deutschland insgesamt mindestens
38 Datenstandards für E-Rechnungen eingesetzt werden. Dazu kommen beliebig viele proprietäre Formate.
Das Forum FeRD wird gebildet von mehr als 30 Wirtschaftsverbänden und Institutionen des
öffentlichen Sektors und hat dadurch landesweit eine sehr breite Unterstützung. FeRD hat während der letzten Jahre die Entwicklung des Datenstandards ZUGFeRD 3 initiiert und fördert nun
aktiv dessen Marktverbreitung (s. Abbildung 30, PDF/A-3). Eine auf ZUGFeRD basierende
Rechnung enthält neben dem sofort visualisierbaren Bildteil (PDF) auch eingebettete Strukturda-
3
ZUGFeRD: Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland
© B. Koch, Billentis
Seite 44
Studie E-Rechnung 2014
ten (XML) für eine automatische Weiterverarbeitung. Ziel von ZUGFeRD ist es, die Bedürfnisse
möglichst vieler Marktteilnehmer mit einem einzigen Inhaltsstandard abzudecken.
Rechtliches
Deutschland hat die Richtlinie 2010/45/EU bereits im 2011 in nationales Recht umgesetzt. Allfällig entstandenen Auslegungszweifeln bei der Anwendung des neuen Rechts wurde im Rundschreiben des Bundesministeriums der Finanzen vom 2. Juli 2012 (IV D 2 – S 7287-a/09/10004
:003, Link) Rechnung getragen. Deutschland hat für E-Rechnungen gesetzliche Regelungen,
welche im internationalen Vergleich anwenderfreundlich sind und damit jeder Organisation erlauben, Rechnungen elektronisch zu verarbeiten. Weitere Informationen zu den gesetzlichen
Vorgaben sind im Anhang A zu finden.
Foren, Diskussionsgruppen, Info-Websites, Dokus, Leitfäden, Checklisten
Interessenten und Benutzern der E-Rechnung werden inzwischen zahlreiche und gute Informationen angeboten. Hier ein Auszug davon:
Allgemeine Übersicht und Informationsportale
http://www.rechnungsaustausch.org/
http://www.ferd-net.de/front_content.php
http://www.verband-e-rechnung.org/de/
Wikipedia
Lösungsanbieter und Netzwerkbetreiber
Oben aufgelistete Informationsportale
Kapitel „Sponsoren“ in dieser Studie
Diskussionsgruppen
LinkedIn:
E-Rechnung – elektronische Rechnungsverarbeitung
XING:
E-Billing
Financial Supply Chain Management
Studien
Billentis, http://www.billentis.com/Publikationen.htm
E-Docs, Link
ibi research, http://www.ibi.de/e-rechnung.html
Elektronische Beschaffung
e-Vergabe
2.6.3
Österreich
Die Privatwirtschaft nutzt die E-Rechnung schon seit vielen Jahren. Österreich wird gegenwärtig
aber in der internationalen Presse aus einem anderen Grund häufig genannt: Es gehört zu den
ersten europäischen Ländern, welches die E-Rechnung an den Bund bereits zwingend verlangt.
Marktgröße und Charakteristik
Mit geschätzten rund 800 Millionen Rechnungen [19], davon 50 % im B2C, Rest
B2B/B2G/G2B-Bereich, gehört Österreich zu den kleineren Märkten in Europa. Für die Verbreitung von elektronischen Verfahren, Standards etc. ist dies durchaus von Vorteil.
Gemäß Eurostat beschäftigen 87,5 % der österreichischen Unternehmen 1-9 Mitarbeiter. Die
überwiegende Anzahl von Kleinstunternehmen und über 230.000 Ein-Personen-Unternehmen
stellt für die Verbreitung der E-Rechnung dennoch eine große Herausforderung dar.
© B. Koch, Billentis
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Studie E-Rechnung 2014
Marktdurchdringung
Gemäß Eurostat [18] wird die E-Rechnung auf Basis strukturierter Daten in Österreich im Vergleich zu anderen Ländern überdurchschnittlich genutzt. In 2013 haben demzufolge 35 % der
österreichischen Unternehmen mit mindestens 10 Mitarbeitern E-Rechnungen in einem Standardformat verschickt oder erhalten, welches eine automatische Weiterverarbeitung erlaubt.
Die Wirtschaftskammer Österreich (WKÖ) lässt alle 1-2 Jahre eine Marktbefragung zur Nutzung
der E-Rechnung und verwandter Themen durchführen. Im Gegensatz zu Eurostat werden im
Rahmen dieser Marktanalyse auch Kleinunternehmen mit 1-10 Mitarbeitern befragt. Der resultierende E-Business-Monitor liefert wertvolle Hinweise zur Marktentwicklung [20]. Die letzte
Erhebung wurde im Februar 2014 durchgeführt. Von den Unternehmen, welche ihre Buchhaltung intern führen („Kernzielgruppe“, rund 2/3 der Befragten), gaben 77,9 % an, dass sie bereits
heute elektronische Rechnungen empfangen. Der Anteil der Unternehmen, welche PDFRechnungen empfangen, liegt zwar weiterhin bei fast 90 %, aber die Anzahl der Unternehmen,
welche E-Rechnungen in strukturiertem Format empfangen, konnte innerhalb weniger Jahre
markant gesteigert werden. 16,4 % der Befragten der Kernzielgruppe gaben an 4, E-Rechnungen
im EDI/EDIFACT-Format zu empfangen. 13,5 % empfangen sie im Format XML / ebInterface.
Neben guter Marktkommunikation und der Bereitstellung von geeigneten Tools führt der Autor
dies insbesondere auch auf das Obligatorium der Bundesverwaltung zurück. Diese akzeptiert
E-Rechnungen ausschließlich in strukturiertem Format.
In 2014 werden in Österreich voraussichtlich mehr als 1/5 aller Rechnungen elektronisch ausgetauscht. Auch wenn die PDF-Rechnungen noch dominieren, verändert sich der Markt dynamisch
und der Anteil der strukturierten E-Rechnungen wächst überdurchschnittlich schnell.
Rolle der Netzwerkbetreiber
Im Handelsumfeld bevorzugen die Marktteilnehmer die Benutzung eines E-InvoicingNetzwerkes. Außerhalb dieser Branche ist jedoch der Direktaustausch sehr beliebt. Kleinunternehmen zeigen im internationalen Vergleich eine große Vorliebe für PDF-Rechnungen, welche
sie als E-Mail-Anhang ebenfalls direkt mit ihren Handelspartnern austauschen. Gemäß der aktuellen Marktumfrage [20] werden selbst die meisten Rechnungen an den Bund im Direktmodus
ausgetauscht. Dies ist einigermaßen erstaunlich, zumal der Bund seit 2014 nur noch strukturierte
Daten akzeptiert und damit die Hürde für die zahlreichen Lieferanten doch recht hoch ist. Rund
3/4 der Rechnungssteller 5 an den Bund hat im Befragungszeitraum den Direktkanal über das
Unternehmensserviceportal des Bundes genutzt.
Seit der Ankündigung für das Obligatorium der E-Rechnung an den Bund hat die Anzahl der
Netzwerkbetreiber zwar zugenommen, liegt aber im internationalen Vergleich immer noch sehr
niedrig. Eine Auflistung der Dienstleister für die E-Rechnung an den Bund findet sich auf der
Webseite der Wirtschafskammer Österreich (WKÖ) unter http://wko.at/erechnung
Im Gegensatz zu vielen anderen Ländern sollte in Österreich auch die E-Zustellung im Umfeld
der elektronischen Rechnung eine gewisse Rolle spielen. Ein wesentliches Element der elektronischen Zustellung ist die verpflichtende inhaltliche Klassifizierung des übermittelten Dokuments. Hinsichtlich der elektronischen Übermittlung von Rechnungen hat der Sender anzugeben,
dass das Dokument inhaltlich eine Rechnung darstellt. Der Empfänger wiederum kann die inhaltlichen Arten von Dokumenten, die er bereit ist zu empfangen, einschränken. Mit dieser Funktionalität kann auch gleichzeitig jedem E-Zustellungs-Teilnehmer bekannt gegeben werden, dass
4
Mehrfachantworten waren möglich
5
Lieferanten, welche E-Rechnungen bis zum Befragungszeitraum an den Bund stellten.
© B. Koch, Billentis
Seite 46
Studie E-Rechnung 2014
man bereit ist, Rechnungen auf diesem Weg elektronisch zu empfangen. Ein solcher „Verzeichnisdienst“ fehlt in vielen anderen Ländern noch.
Standards
EDIFACT und das EDI-Verfahren haben im österreichischen Handel für verschiedene elektronische Geschäftsmeldungen und Rechnungen einen bedeutenden Status erlangt.
Außerhalb des Handelsbereiches ist das im Umfeld der WKÖ entwickelte ebInterface-Format
seit 2009 der österreichische XML-Rechnungsstandard. Der Standard wird gefördert vom Bundesministerium für Wissenschaft, Forschung und Wirtschaft und eingesetzt vom BM für Finanzen für die E-Rechnung an den Bund. Der Standard wird von zahlreichen Lösungsanbietern unterstützt. Zudem bietet die Wirtschafskammer Österreich für kleinere Rechnungssteller auch kostenlos ein Word Plugin für die Erstellung standardkonformer XML-Rechnungen an.
Rechtliches
Österreich hat für E-Rechnungen gesetzliche Regelungen, welche im internationalen Vergleich
anwenderfreundlich sind und damit jeder Organisation erlauben, Rechnungen elektronisch zu
verarbeiten. Als Beispiel sei genannt, dass elektronisch erhaltene Rechnungen auch auf Papier
archiviert werden dürfen, wenn der Empfänger dies wünscht. Weitere Informationen und anwenderfreundliche Anleitungen sind insbesondere auf der Internetseite der Wirtschaftskammer Österreich zu finden: Elektronische Rechnung und Vorsteuerabzug. Ausführliche Informationen zu
den rechtlichen Grundlagen sind zu finden auf dieser Webseite bzw. im „Handbuch E-Rechnung
und E-Procurement“, ISBN: 9783707306170, Linde Verlag.
Foren, Diskussionsgruppen, Info-Websites, Dokus, Leitfäden, Checklisten
Interessenten und Benutzern der E-Rechnung werden inzwischen zahlreiche und gute Informationen angeboten. Hier ein Auszug davon:
Allgemeine Übersicht und Informationsportal
WKÖ
Wikipedia
Lösungsanbieter und Netzwerkbetreiber
ebInterface Partner
Kapitel „Sponsoren“ in dieser Studie
Diskussionsgruppen
LinkedIn:
E-Rechnung – elektronische Rechnungsverarbeitung
XING:
E-Billing
WordPress:
E-Rechnung in Österreich
Studien
E-Business Monitor „WKO: E-Business 201x“, regelmässig im Auftrag der WKÖ durchgeführt; die wichtigsten Ergebnisse werden jeweils über die Medien publiziert.
Billentis, http://www.billentis.com/Publikationen.htm
E-Rechnung an den Bund
WKÖ
Bundesministerium für Finanzen
Elektronische Beschaffung
https://www.e-beschaffung.at/
© B. Koch, Billentis
Seite 47
Studie E-Rechnung 2014
2.6.4
Schweiz
Marktgröße und Charakteristik
1998 hat Prof. Dr. Klaus Spremann im Auftrag der Bankenkommission eine Studie erstellt, in
welcher das Rechnungsvolumen der Schweiz und deren Verteilung auf B2C und B2B recht genau 6 aufgezeigt werden konnte. Seither ist die Bevölkerung, die Anzahl der Unternehmen und
damit Rechnungsempfänger deutlich gestiegen. Allein im Gesundheitswesen ist das Volumen
der kontrollierten Rechnungen aufgrund von Spezialeffekten von 63 Mio. in 2003 auf 102 Mio.
in 2011 angestiegen [21]. Das gegenwärtige jährliche Wachstum von 4,5 % führt in diesem Bereich des Gesundheitswesens voraussichtlich zu mehr als 110 Mio. Rechnungen in 2014.
Der Autor schätzt, dass das gesamtschweizerische und alle Branchen umfassende Volumen
demnächst 800 Millionen Rechnungen übersteigen wird.
Die Schweiz gehörte Mitte der neunziger Jahre zu den ersten europäischen Ländern, welche Aktivitäten für die E-Rechnung starteten. Zwar waren vorerst aus gesetzlicher Sicht nur elektronische Rechnungen an Privatpersonen erlaubt. Im Jahr 2000 waren dann aber auch die gesetzlichen
Voraussetzungen geschaffen, um elektronische Rechnungen zwischen Unternehmen einerseits
und mit dem öffentlichen Sektor andererseits auszutauschen.
Banken und größere Rechnungssteller waren in der Frühphase die wichtigsten Treiber für die
Marktentwicklung. Ab 2003 waren die Gesundheitsbranche und der Handelsbereich die größten
und wichtigsten Förderer für die E-Rechnung. Gegenwärtig erhöhen einige öffentliche Verwaltungen und große Unternehmen den Druck auf ihre Handelspartner, damit diese Rechnungen nur
noch elektronisch austauschen. Die Verwaltungseinheiten der Bundesverwaltung sind bereits in
der Lage, E-Rechnungen zu verschicken und zu empfangen.
Im Oktober 2014 hat der Bundesrat ein Teil-Obligatorium für E-Rechnungen beschlossen. Ab
Januar 2016 müssen alle Lieferanten mit einem Vertragsvolumen von über CHF 5000 ihre Rechnungen an die Bundesverwaltung elektronisch stellen [33].
Marktdurchdringung
Es stehen keine neueren und repräsentativen Umfrageergebnisse zur Verfügung. Das elektronische Volumen für die große Gesundheitsbranche (> 50 Mio. E-Rechnungen in 2014) ist allerdings recht gut abschätzbar. Zudem sind dem Autor die Volumina einiger sehr großer Rechnungssteller und -empfänger aus der Privatwirtschaft sowie jene der bedeutendsten Netzwerkbetreiber bekannt.
In 2014 werden in der Schweiz voraussichtlich knapp 1/5 aller Rechnungen elektronisch ausgetauscht.
Rolle der Netzwerkbetreiber
Der Schweizer Markt wurde während mehr als einem Jahrzehnt primär durch die Netzwerkbetreiber entwickelt. Deshalb nehmen diese eine recht dominante Rolle ein. Schätzungsweise 80 %
der elektronischen Rechnungen werden in der Schweiz über einen Dienstleister verschickt.
Standards
swissDIGIN ist der landesspezifische Inhaltsstandard für elektronische Rechnung im B2B- und
B2G-Bereich.
6
Die Bezahlung von Rechnungen konnte als Erfassungsbasis verwendet werden
© B. Koch, Billentis
Seite 48
Studie E-Rechnung 2014
Das Gesundheitswesen stellt hinsichtlich des Rechnungsvolumens die größte Branche dar. Für
die elektronische Leistungsabrechnung wird ein branchenspezifischer XML-Standard eingesetzt.
EDIFACT ist in einigen Marktsegmenten ebenfalls gut verbreitet.
Rechtliches
Das Schweizer Gesetz erlaubt für elektronische Rechnungen sowohl die EDI- als auch die Signaturmethode. Im Gegensatz zu den EU-Ländern wird jedoch das dritte Verfahren (basierend auf
dem innerbetrieblichen Kontrollverfahren) gesetzlich nicht unterstützt.
Die Verordnung des EFD über elektronische Daten und Informationen (ElDI-V) wurde bereits
kurz nach der Jahrtausendwende in Kraft gesetzt. In den folgenden Jahren wurden regelmäßig
bedeutende Erläuterungen zu den relevanten Gesetzestexten veröffentlicht, welche in wichtigen
Teilbereichen marktfreundliche Interpretationen erlauben. Dies gilt ganz speziell für KMUs, aber
auch für grenzüberschreitende Rechnungen.
Foren, Diskussionsgruppen, Info-Websites, Dokus, Leitfäden, Checklisten
Interessenten und Benutzern der E-Rechnung werden inzwischen zahlreiche und gute Informationen angeboten. Hier ein Auszug davon:
Allgemeine Übersicht und Informationsportal
swissDIGIN: www.swissdigin.ch
Lösungsanbieter und Netzwerkbetreiber
swissDIGIN, Dienstleister: www.swissdigin.ch/provider
Kapitel „Sponsoren“ in dieser Studie
E-Invoicing-Teilnehmerverzeichnis http://www.edirectory.ch/de/
Diskussionsgruppen
LinkedIn:
E-Rechnung – elektronische Rechnungsverarbeitung
XING:
E-Billing
Studien
Billentis, http://www.billentis.com/Publikationen.htm
E-Rechnung an den Bund
http://www.e-rechnung.admin.ch/
2.7
Markttrends
2.7.1
Steigender Kostendruck beschleunigt die Verbreitung der E-Rechnung
Der starke Wettbewerb in den meisten Branchen führt zu einem immer höheren Kostendruck.
Investitionen werden andererseits sehr selektiv vorgenommen. Es wird meist nur dort investiert,
wo folgende Kriterien zutreffen:
• Vielversprechender Business Case mit gutem ROI
• Reduzieren der Fixkosten und ersetzen durch variable (volumenbasierte) Kosten
• Steigern der Transparenz betreffend der sich im Unternehmen im Umlauf befindenden Rechnungen; Verkürzen der Umlaufzeit
• Steigern der Kundenbindung
• Innovative Technologie
• Kauf statt Eigenentwicklung von Lösungen und Dienstleistungen
© B. Koch, Billentis
Seite 49
Studie E-Rechnung 2014
Das sind genau die Komponenten für die E-Rechnung und Automatisierung der gesamten Prozesskette.
2.7.2
Große Unternehmen erwarten Mehrwertdienste
In den vergangenen Jahren haben große Unternehmen in der Marktentwicklung der E-Rechnung
eine führende Rolle eingenommen. Sie wiederum sind die Wegbereiter für die nächste Phase der
Marktentwicklung und sind gegenüber den Lösungsanbietern recht fordernd:
• Ein Angebot „nur für E-Rechnungen“ reicht nicht länger aus. Die führenden Unternehmen
wollen die ganze Prozesskette auf der Debitoren- (Order-to-Cash) wie der Kreditorenseite
(Purchase-to-Pay) optimieren.
• Elektronische und automatisierte Rechnungsprozesse erhöhen die Transparenz im Unternehmen. Dies ermöglicht eine Optimierung des Cashflows und Working Capitals. Datenanalysen und Meldefunktionen stellen eine ausgezeichnete Entscheidungsbasis für die Finanzplanung dar und ermöglichen die maximale Ausschöpfung von Skonti und Rabatten.
• Große Unternehmen verfügen meist über das Wissen und die nötigen Mittel, um Geschäftsdokumente direkt mit ihren größten Handelspartnern auszutauschen. Allerdings können auch
sie kaum die hohe Zahl von mittelgroßen und kleinen Handelspartnern effizient mit elektronischen Dokumenten bedienen. Um diese ebenfalls zu adressieren benutzen sie deshalb auch
elektronische B2B-Netzwerke von externen Anbietern. Bei etwas spezifischeren Bedürfnissen werden Dienstleistungen von Dritten oft auch auf Basis von SaaS (Software as a Service)
genutzt.
2.7.3
Der öffentliche Sektor nutzt zunehmend die E-Rechnung
Schon beinahe in jedem Quartal können wir in der Presse lesen, dass ein weiteres Land die
Marktteilnehmer zur E-Rechnung verpflichtet. Solche „Verpflichtungen“ bedeuten aber nicht in
allen Fällen dasselbe. Leider gibt es auch oft einen Unterschied zwischen Absicht und Realität,
denn ein landesweites Projekt ist recht anspruchsvoll. Selbst innerhalb einer Bundesverwaltung
können die Zielsetzungen betreffend der E-Rechnung bereits variieren. Dazu kommen die wahrscheinlich unterschiedlichen Vorstellungen der Bundesländer/Kantone, Städte und Gemeinden.
Kündigt ein weiteres Land einen solchen Schritt an, ist ihnen wenigstens eines gemeinsam: Alle
Bereiche einer Bundesverwaltung sollen hinsichtlich der Systeme und Abläufe auf die
E-Rechnung vorbereitet werden. Autonome lokale Verwaltungseinheiten werden in einer frühen
Phase zumindest als Beobachter oder aktive Mitglieder in die Projekte eingeladen. Sind die verwaltungsinternen Systeme einmal vorbereitet, findet der Rechnungsaustausch mit Handelspartnern meist noch auf freiwilliger Basis statt. Beispiele dafür sind gegenwärtig Frankreich und die
Schweiz.
In einem zweiten Schritt werden Lieferanten (zumindest die größeren) dazu verpflichtet, die
Rechnungen nur noch elektronisch an die Verwaltung zu schicken. Dänemark ist Pionier mit
dem Obligatorium für Lieferanten sämtlicher Größenordnung (seit 2005). Finnland, Norwegen,
Österreich und Spanien gehören zu den frühen Ländern mit einem Obligatorium und bereits folgen Länder wie die USA und Kasachstan. In Italien müssen derzeit rund 11.000 Verwaltungseinheiten und 2 bis 2,5 Millionen Unternehmen auf die E-Rechnung umstellen. Dies ist auf ein
B2G-Obligatorium zurückzuführen, welches seit Juni 2014 Schritt für Schritt umgesetzt wird
(Quelle: Politechnico di Milano).
Einige Länder in Lateinamerika, Asien und Europa verpflichten Unternehmen dazu, Rechnungsdaten elektronisch an die Steuerbehörden zu schicken, wo die Daten validiert werden.
© B. Koch, Billentis
Seite 50
Studie E-Rechnung 2014
Die öffentlichen Verwaltungen sämtlicher EU-Länder müssen während der nächsten Jahren ihre
Prozesse und Systeme so anpassen, dass sie elektronische Rechnungen empfangen und verarbeiten können. Die EU hat die entsprechende Richtlinie Mitte 2014 bekanntgegeben [22]. Die
Richtlinie fordert die Entwicklung eines europäischen Standards für die E-Rechnung. Wenn
künftig E-Rechnungen im Zusammenhang mit öffentlichen Beschaffungen im Standardformat an
öffentliche Verwaltungen geschickt werden, müssen diese sie akzeptieren.
2.7.4
Der Massenmarkt fordert neue Funktionen und Modelle
In mehreren Ländern haben wir die Schwelle zum Massenmarkt erreicht. Deshalb gewinnen
massenmarkttaugliche Lösungen an Bedeutung. Diese steigende Nachfrage aus dem KMUSegment hat einen bedeutenden Einfluss auf die Anbieterlandschaft.
Erfolgsfaktoren, um die zahlreichen kleinen Benutzer mit geringem Rechnungsvolumen anzusprechen:
• Keine oder geringe Gebühr bis zu einem gewissen Rechnungsvolumen
• Portalbasierte Lösung zumindest als Einstiegslösung bis eine Integration in die ERP- oder
Buchhaltungslösung erfolgt
• Da KMUs meist nur über begrenzte Informatikkenntnisse verfügen, müssen die Lösungen
sehr einfach zu bedienen sein. Außerdem sind KMUs in der Regel nicht bereit, ihre traditionellen Prozesse zu verändern. Lösungen sollten deshalb innerhalb weniger Minuten nutzbar
sein. Anleitungen in schriftlicher Form oder noch besser als Video-Clip sollen neue Benutzer
dabei unterstützen, die Lösung in Betrieb zu nehmen und bis zum erfolgreichen Austausch
der ersten Rechnung zu begleiten. „Intelligente“ PDF-Rechnungen respektive im Format
PDF/A-3 (Bild + eingebettete Strukturdaten der Rechnung) werden von den KMUs meist eher akzeptiert als E-Rechnungen, die nur auf Strukturdaten basieren. Inzwischen existiert eine rasch anwachsende Liste von Lösungen, welche die Verarbeitung solcher Rechnungsformate unterstützt.
• KMUs wünschen als Teil der E-Rechnungs-Lösung oft auch eine begrenzte WorkflowFunktion.
• Komplettangebote inklusive Hybrid- (Papier & elektronisch) und Multiformat-Verarbeitung
• Eine Handelsfinanzierung im Zusammenhang mit E-Rechnungen steigert die Akzeptanz bei
KMUs.
2.7.5
Einfachere Anbindung der Handelspartner
Üblicherweise werden Handelspartner dazu eingeladen, die Rechnungen künftig elektronisch zu
schicken bzw. zu empfangen. Dieser freundliche (Opt-In) Ansatz war für rund ein Jahrzehnt typisch und entspricht auch der Zusammenarbeitskultur in vielen Ländern. Die Ergebnisse im Hinblick auf die Unterstützung der E-Rechnung lagen allerdings entsprechend unter den Erwartungen.
Innovative (und aggressivere) Rechnungssteller und Netzwerkbetreiber änderten ihre Strategie,
sofern ihnen eine elektronische Adresse ihrer Kunden zur Verfügung stand:
• In stabilen Geschäftsnetzwerken nutzen die Handelspartner schon häufig elektronische Kanäle, z. B. E-Mail oder ein Extranet (Onlineshops, ASP-Portale, Zahlungsverkehrsnetzwerke,
Verfahren für elektronische Bestellungen, Bestellbestätigungen, Zahlungsavisen, etc.); in
diesen Fällen wird die „Opt-Out“ Methode angewandt: Handelspartner sollen ihre Rechnungen für gewöhnlich elektronisch schicken/empfangen; nur wer sich aktiv dagegen wehrt,
kann draußen bleiben (Opt-Out) und weiterhin den Papierkanal nutzen.
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Seite 51
Studie E-Rechnung 2014
•
Internetbanking und Zahlungsverkehrsanbieter nutzen ebenfalls interessante Möglichkeiten.
Sobald Kunden ihre Zahlungsdaten eingeben, öffnet sich ein Popup-Fenster mit der Mitteilung, dass die Rechnung von diesem Lieferanten künftig auch elektronisch empfangen werden kann und dies nur durch einen Mausklick bestätigt werden muss.
Innovative Anbieter stellen gut entwickelte und praxiserprobte Lösungen zur Verfügung, um
eine hohe Anzahl von Handelspartnern zur elektronischen Rechnung zu bewegen und kurzfristig
anzubinden.
2.7.6
Dienstleistungsangebote im Wandel
Große Einkaufsorganisationen und Rechnungssteller prägten über mehr als einem Jahrzehnt die
angebotene Funktionalität der E-Invoicing-Netzwerke. Das Angebot war vorwiegend auf die
erste Million größerer Nutzerorganisationen abgestimmt. Zunehmend sind mittelgroße und kleinere Unternehmen von den E-Rechnung-Initiativen ihrer großen Handelspartner betroffen.
Flexible und offene Lösungsarchitektur
Mehrere Arbeitsgruppen haben international geeignete Standards bezüglich der Rechnungsinhalte festgelegt. Sie definierten außerdem die Rahmenbedingungen für die Zusammenarbeit zwischen den Handelspartnern und zwischen den E-Invoicing-Netzwerkbetreibern (Interoperabilität). Eine intensive Interoperabilität wird von den meisten beteiligten Parteien denn auch als
Durchbruch gesehen, um den Massenmarkt adressieren zu können.
Die erste Generation der E-Invoicing-Netzwerke wurde vor ungefähr 20 Jahren entwickelt. Diese
sind häufig unflexibel, proprietär und machen eine Interoperabilität mit anderen Netzwerken
schwierig und teuer. Die Erstgeneration-Anbieter sind immer mehr dazu gezwungen, ihre Lösungen zu re-designen und neu zu entwickeln oder sie riskieren vom Markt zu verschwinden.
Die neuste Plattform-Generation wurde ohne Altlasten praktisch „auf der grünen Wiese“ entwickelt. Deren Architektur unterstützt internationale Standards und über offene Schnittstellen können Angebote von Drittanbietern einfach angebunden werden (u.a. auch Apps). Unterstützung
der Cloud sowie mobiler Geräte ist dabei selbstverständlich.
Differenzierung und Ausbau des Lösungsangebotes
Lange Zeit genügte es, eine leistungsfähige Verkaufsmannschaft zu haben und möglichst früh
bei potenziellen Kunden vorstellig zu werden. Inzwischen ist jedoch die Anzahl der Anbieter
hoch und das Marktangebot transparenter. Ein Interessent findet in kurzer Zeit zehn oder mehr
Lösungsanbieter und kann diese mit seinem Anforderungskatalog kontaktieren. Es wird immer
wichtiger, sich bereits auf den ersten Blick von den Mitbewerbern abzuheben. Differenzierungsmöglichkeiten liefern beispielsweise Mehrwertdienste (z.B. Handelsfinanzierung), eine
Vertikalisierung des Angebotes entlang der gesamten Rechnungs- und Finanzprozesse oder z.B.
die Profilierung in einem bestimmten Marktsegment (Branche, Größe der Benutzerorganisation,
etc.).
2.8
Unterstützende Initiativen
2.8.1
Standards
Standardisierungsinitiativen sind in der Vergangenheit oft daran gescheitert, dass möglichst viele
Marktteilnehmer dazu motiviert werden sollten, diese Standards auch aktiv zu nutzen. Mangel-
© B. Koch, Billentis
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Studie E-Rechnung 2014
hafte Marktkommunikation, kombiniert mit dem Stolz einiger introvertierter Standardisierungsorganisationen, haben dazu beigetragen, dass sich mehrere Dutzend Nischenstandards teilautonom entwickelt haben (branchen- oder landesspezifisch). Langfristig können diese wohl nur
überleben, wenn sie sich als Teilmenge neben den global aussichtsreichsten Standards (Oasis
UBL, UN/CEFACT) positionieren können bzw. auf dem gleichen Standard-Modell aufbauen.
Schätzungsweise sollten in Europa über 10 000 unterschiedliche ERP- und Buchhaltungslösungen im Einsatz sein. Die Anbieter zeigen kaum Interesse daran, mehrere unterschiedliche
E-Rechnungsstandards zu integrieren. Gerade deshalb bieten viele E-InvoicingNetzwerkbetreiber Dienstleistungen zur Datenkonversion von beliebigen Eingangs- und Ausgangsformaten an. Dadurch verlieren die Standards für die Endbenutzer etwas an Bedeutung.
Einige globale und branchenunabhängige Standards für Rechnungen und verwandte Geschäftsmeldungen sind:
Abbildung 30: Globale und branchenunabhängige Standards
Standard
Beschreibung
ebXML
ebXML (Electronic Business using eXtensible Mark-up Language)
Kompletter Satz von XML-basierten Standards, die zusammen die
Spezifikation für eine technische Infrastruktur für elektronische Geschäftsbeziehungen zwischen Businesspartnern darstellen.
ebXML setzt dezidiert auf vorhandene IT- (XML, SOAP, etc.) und
eBusiness-Standards (UBL, RosettaNet PIP, etc.) im Sinne einer Erweiterung oder ggf. Alternative. ebXML ist ohne direkten Branchenbezug konzipiert. Weltweit wird dieser Standard in unterschiedlichen
Branchen eingesetzt.
OASIS UBL 2.x
UBL (Universal Business Language) wird von dem gleichnamigen
Technical Committee beim Standardisierungsgremium OASIS entwickelt. UBL definiert ein generisches, XML-basiertes Austauschformat für Geschäftsdokumente (inkl. Bestellungen, Rechnungen), das
erweitert werden kann, um den Anforderungen spezieller Branchen
gerecht zu werden. UBL wurde unter anderem mit dem Ziel entwickelt, den Datenaustausch zwischen Unternehmen zu erleichtern, die
unterschiedlichen Branchen angehören und daher keinen gemeinsamen, branchenspezifischen Standard einsetzen können. Zu diesem
Zweck wurde bei der Entwicklung von UBL auch der Input von vertikalen Standards berücksichtigt. UBL definiert ein XML-basiertes
Austauschformat, das erweitert werden kann, um den Anforderungen
spezieller Branchen gerecht zu werden.
Bei den E-Rechnungen in Europa hat UBL einen breiten Support in
vielen Ländern erreicht und bildet oft die Basis für landesspezifische
Subsets. UBL wird auch mit dem Standard UN/CEFACT harmonisiert.
UBL Northern European Subset (NES)
Subset des UBL-Standards in den Ländern: Dänemark, Schweden,
Norwegen, Finnland, Island und England.
UN/CEFACT
UN/CEFACT steht für United Nations Centre for Trade Facilitation
and Electronic Business, d. h. Zentrum der Vereinten Nationen für
Handelserleichterungen und elektronische Geschäftsprozesse. Die
Organisation hat eine globale Reichweite und arbeitet eng mit öffentlichen Verwaltungen und der Privatindustrie zusammen.
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Zu den jüngsten Entwicklungen gehört auch die UN/CEFACT CII
(Cross Industry Invoice).
PDF/A-3
ISO 19005-3
PDF/A ist eine ISO-standardisierte Version des Portable Document
Formats (PDF) und speziell ausgerichtet auf die digitale Aufbewahrung von Dokumenten. PDF/A unterscheidet sich vom PDF durch die
Eigenschaften für die Langzeitarchivierung. Dies ist eine rechtliche
Anforderung für gesetzlich relevante Geschäftsdokumente. Im Gegensatz zum Vorgänger PDF/A-2 bietet die neue Version PDF/A-3
die Möglichkeit, andere Dateien darin standardisiert einzubetten (beliebige Dateiformate wie z.B. XML). Da PDF/A-3 erst im November
2012 vorgestellt wurde, ist es noch zu früh, die Marktakzeptanz und
Verbreitung zu beurteilen. Eine rasch steigende Zahl von Lösungen
unterstützt diesen Standard.
Eine intensive Zusammenarbeit des „Forum elektronische Rechnung
Deutschland“ (FeRD) und der PDF Association trägt erste Früchte.
Auf dieser Basis wurde der deutsche Rechnungsdatenstandard ZUGFeRD (Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung
Deutschland) entwickelt. Die darin eingebetteten strukturierten Rechnungsdaten sind abgestimmt auf den globalen Standard UN/CEFACT
CII und CEN MUG. Eine elektronische Rechnung ist sowohl
visualisierbar als auch maschinenlesbar und entspricht damit gleichermaßen vielen Bedürfnissen von kleinen wie großen Organisationen.
Das ZUGFeRD-Format richtet sich insbesondere an die IT- und
Software-Branche und ist seit dem 25. Juni 2014 als Version 1.0 einschließlich einer umfangreichen Spezifikation kostenfrei verfügbar.
Einige branchenspezifische Standards sind
• ETIS: Telefonrechnungen
• GS1: EANCOM-Standard mit guter Unterstützung in spezifischen Branchen
• ISO 20022: Finanzindustrie
• LITIG: Anwaltskanzleien
• PIDX: Öl- und Gasindustrie
• Rosetta Net: Fahrzeughersteller
Einige länderspezifische Standards sind
• Belgien: BMF
• Dänemark: OIOXML (basiert auf UBL)
• Finnland: Finvoice
• Italien: Proprietäres XML-Format (nur für B2G geeignet)
• Österreich: ebInterface
• Spanien: facturae
• Schweden: Svefaktura, SFTI
• Schweiz: swissDIGIN
• Tschechien: ISDOC (basiert auf UBL)
• Türkei: UBLTR (basiert auf UBL)
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2.8.2
Die E-Rechnung in der digitalen Agenda der Europäischen Union
Bei diesem Begriff handelt es sich um eine Strategie und einen Maßnahmenkatalog, um die europäische Wirtschaft bis 2020 massiv mit elektronischen Abläufen zu fördern [23].
Die Europäische Kommission konzentriert sich darauf, mögliche Hindernisse auf diesem Weg
abzubauen und elektronische Verfahren massentauglich zu fördern. Die vier Hauptziele sind:
• Sicherstellen einer rechtlich konsistenten Grundlage für die E-Rechnung in den Mitgliedsländern
• Den Massenmarkt inkl. der vielen Kleinunternehmen in die Lage versetzen, elektronische
Verfahren nutzen zu können.
• Anreize schaffen für eine Umgebung, die eine maximale Erreichbarkeit der Handelspartner
für die E-Rechnung garantiert.
• Fördern eines gemeinsamen E-Rechnungsstandards
Für jedes dieser Ziele hat die Kommission eine Reihe von Aktionen definiert/initialisiert, z. B.:
• Die Direktive für die elektronische Signatur wird revidiert, um die Verfahren auch grenzüberschreitend einfacher nutzen zu können.
• Das „European Committee for Standardization“ (CEN) [24], ein wichtiger Anbieter für europäische Standards und zugehörige Spezifikationen, entwickelte einen Code of Practice inkl.
konsistenter Begriffen, klar definierter Rollen und Verantwortlichkeiten zwischen den verschiedenen Akteuren für die E-Rechnung.
• 2011 gründete die Kommission außerdem das „European Multi Stakeholder Forum on
Electronic Invoicing“ [23]. Ziel ist es, die wichtigsten Akteure aus dem öffentlichen und privaten Sektor der Europäischen Union zusammen zu bringen. Es handelt sich dabei um eine
einzigartige Plattform zum Erfahrungsaustausch, die dazu dient, den Weg für einen massenhaften Markteinsatz der E-Rechnung national und international zu ebnen.
Damit die Umsetzung der Aktionen in den einzelnen Ländern auch tatsächlich stattfindet, motiviert die Kommission die Mitgliedsländer, dem Beispiel zu folgen. Nationale Foren wurden formell in den meisten europäischen Ländern gegründet.
Ein bedeutender Schub für die E-Invoicing-Marktentwicklung sollte ausgelöst werden durch die
Umsetzung der neusten EU-Richtlinien für E-Invoicing (2014/55/EU) und die öffentliche Beschaffung (2014/24/EU).
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3.
Drei Impulsgeber verändern den Markt
3.1
Öffentlicher Sektor
Mit mindestens 10 % des gesamten Rechnungsvolumens gehört der öffentliche Sektor zu den
drei größten Branchen eines Landes. Gemessen an der Zahl der Handelspartner bildet er mit großem Abstand das wichtigste Marktsegment: 45 - 65 % aller Unternehmen eines Landes sind Lieferant für den öffentlichen Sektor (alle föderalen Stufen) und stellen diesem Rechnungen. 100 %
aller Firmen und Haushalte empfangen Rechnungen des öffentlichen Sektors. Deshalb haben
E-Rechnungsinitiativen des öffentlichen Sektors einen enormen Einfluss auf die Entwicklung
des ganzen Landes.
In Teilen von Lateinamerika, Europa und Asien und selbst in den USA sind Unternehmen verpflichtet, Rechnungen an den öffentlichen Sektor ausschließlich elektronisch zu stellen. Millionen von Firmen sind von einem solchen Obligatorium betroffen. Diese Verpflichtung ebnet
gleichzeitig den Weg hin zu massentauglichen Lösungen.
Meist erklärt der öffentliche Sektor nicht nur E-Invoicing als zwingend erforderlich, sondern
definiert dazu auch Regeln, wie dies umzusetzen ist. Viele Bundesverwaltungen akzeptieren
E-Rechnungen nur in strukturiertem Format. Diese Anforderung stellt eine wichtige Komponente dar, um den Anteil an automatisiert bearbeitbaren Rechnungen massiv zu erhöhen.
Die EU fördert die elektronische Rechnungsverarbeitung in hohem Maße und fordert zunehmend, dass dies in einem international einheitlichen Standard geschehen soll. Zudem soll die
Interoperabilität zwischen den verschiedenen Netzwerkbetreibern stark verbessert werden.
Da alle Unternehmen und Lösungsanbieter eines Landes von den regulatorischen Vorgaben und
den Projekten im öffentlichen Sektor betroffen sind, kann dieser Sektor als Impulsgeber Nr. 1
bezeichnet werden.
3.2
KMUs
Millionen von KMUs werden durch ihre Kunden (speziell vom öffentlichen Sektor) gedrängt,
Rechnungen nur noch elektronisch zu schicken. KMUs bevorzugen einfache und effiziente Lösungen. Sie erwarten Out-of-the-Box-Lösungen, welche innerhalb von Minuten zur Verfügung
stehen.
KMUs erwarten einerseits sehr intelligente und innovative Lösungen, andererseits sind sie aber
kaum bereit, viel dafür zu bezahlen. Dafür sind sie zusammen in der Lage, durch ihre hohe Anzahl eine große Nachfrage zu erzeugen und damit zu einem interessanten Kundensegment zu
werden. Sie stellen während der nächsten Jahre die wohl lukrativste Interessengruppe dar.
3.3
Lösungsanbieter
Lösungsanbieter und E-Invoicing-Netzwerkbetreiber werden durch die Erwartungen der obigen
beiden Gruppen enorm gefordert. Dazu kommt der starke Wettbewerb und Preisdruck. Umso
wichtiger wird es künftig sein, zu den Besten zu gehören, was die Anbindung einer hohen Anzahl von Handelspartnern betrifft, und sich mit Mehrwertdiensten von den Konkurrenten abzuheben. Die schnelle Erweiterung und Verbesserung des Angebotes bringen zusätzlichen
Schwung in den Markt.
Lösungsanbieter haben den Markt während den letzten Jahren bedeutend mitentwickelt. Sie werden auch in den nächsten Jahren zu den wichtigsten Impulsgebern gehören.
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4.
Kreditoren- & Debitoren-Rechnungsverarbeitung automatisieren
4.1
Finanzabteilungen vor neuen Herausforderungen
Eine schwankende Marktnachfrage, die Globalisierung des Handelsnetzwerkes, neue regulatorische Vorgaben, eine zunehmende Komplexität der Geschäftsprozesse und ein stetiger Wandel
führen dazu, dass Finanzabteilungen ihre Rolle neu definieren müssen.
Finanzabteilungen sehen sich gegenwärtig mit einem komplizierten und herausfordernden Geschäftsumfeld konfrontiert. Kluge Entscheidungen sind gefordert. Innovation ist in diesem Umfeld ein essentieller Treiber für Erfolg. Finanzabteilungen bilden da keine Ausnahme. Aber in
welcher Form kann eine Finanzabteilung innovativ sein?
Abbildung 31: Herausforderungen und Aktionen zur Optimierung in der Finanzabteilung
Gemeinsame Herausforderungen zur automatisierten Verarbeitung der
Debitoren- und Kreditorenrechnungen
Beschreibung und mögliche Aktionen
Rechtliche Anforderungen Zugriffsrechte, Erstellung und Änderung der Stammdaten sind
bei vielen Organisationen oft ungenügend geregelt. Ein eindeuund Steuerkonformität
tiger Identifikator der Handelspartner basierend auf aktuellen
Stammdaten wird mehr und mehr zu einer gesetzlichen Anforderung.
Ein Multikanal- und Multiformat-Ansatz für die Rechnungsverarbeitung ist zunehmend erforderlich. Dies kann jedoch auch zu
Datenredundanzen führen. Rechnungsoriginale und -kopien
können oft nur mit großem Aufwand auseinander gehalten werden.
Folglich wird es immer schwieriger, die Steuerkonformität sicher zu stellen. Dies steht natürlich im krassen Gegensatz zu
den immer höheren Anforderungen in genau diesem Punkt.
Das Ersetzen von möglichst vielen Papierrechnungen durch
E-Rechnungen und dem konsequenten Digitalisieren der übrigen Rechnungen hilft, die Steuerkonformität auf einheitlicher
(digitaler) Basis sicher zu stellen.
Verbessern der Qualität
und Aktualität der
Stammdaten von Handelspartnern
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Handelspartner sind oft mehrfach in den Stammdaten erfasst
und unterscheiden sich nur geringfügig auf Zeichenebene. Papierrechnungen und Scanning/OCR führen tendenziell zu einer
Erhöhung dieser Redundanzen.
Unternehmerisches Ziel und oft auch gesetzliche Anforderung
ist, jeden Handelspartner einmalig in den Stammdaten zu erfassen. Wird die elektronische Zusammenarbeit gesteigert, bildet
dies eine wichtige Grundlage zur Erreichung dieses Ziels. Insbesondere, wenn der elektronische Kreislauf für Bestellungen
und Rechnungen geschlossen wird, bietet dies eine gute Grundlage für einen Self-Care-Prozess; Handelspartner können ihre
Stammdaten bei Bedarf elektronisch aktualisieren.
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Gemeinsame Herausforderungen zur automatisierten Verarbeitung der
Debitoren- und Kreditorenrechnungen
Beschreibung und mögliche Aktionen
Verbessern der betrieblichen Effizienz und der
Unternehmensfinanzen
Siehe Vorschläge in Kapitel 7
Umweltverbesserung
Eliminieren der Papierdokumente mittels Ablösung durch komplett digitale Finanzprozesse.
Validierung der Rechnungsdaten
Kreditorenrechnung: Je später im Prozess die Rechnungsdaten
auf Vollständigkeit und Richtigkeit überprüft werden, desto
teurer werden allfällige Ausnahmebehandlungen.
Debitorenrechnung: Kunden bezahlen oft deshalb spät, weil sie
Fehler in den Rechnungen spät entdecken.
Je früher Rechnungsdaten validiert werden, desto früher können
auch korrigierte Rechnungen nachgeschickt werden. Die
E-Rechnung ebnet den Weg für eine Datenvalidierung in Echtzeit.
Steigern der Rechnungen
mit Bestellbezug; Ausschöpfen des gesamten
Potenzials
Anwenden des Opt-Out-Ansatzes (wie beschrieben in Abbildung 49) für Bestellungen und Rechnungen: Bestellungen
könnten nur elektronisch über ein Portal oder via Datentransfer
angeboten werden. Den Lieferanten sollte auf der Lösungsplattform eine Funktion angeboten werden, mit der sie die Bestelldaten per Knopfdruck in Rechnungen umwandeln können. Der
elektronische Kreislauf zwischen Bestellungen und Rechnungen
kann damit geschlossen werden, was zu enormen Vorteilen für
Lieferanten wie Käufern führt.
Senken der Verwaltungskosten für Stammdaten;
Steigern der elektronischen Interaktion
Unternehmen sind häufig konfrontiert mit späten Zahlungen
und anspruchsvoller Finanzplanung. Insbesondere wenn die
Handelspartner kleinere Firmen sind, kann es für diese eine
Herausforderung sein, Zugang zu Finanzierungsinstrumenten
(Handelsfinanzierung, Dynamic Discounting, zeitnahe Zahlungen) zu fairen Bedingungen zu erhalten. Dies könnte auch ein
Grund für eine hohe Fluktuationsrate der Handelspartner sein,
was zu hohen Verwaltungskosten führt.
Die E-Rechnung bildet eine ausgezeichnete Grundlage, um Zusatzangebote für eine Finanzierung anzubieten und dadurch die
Fluktuationsrate bei Handelspartnern zu senken.
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Abbildung 32: Verarbeitung von Debitorenrechnungen optimieren
Debitorenspezifische Herausforderungen
Beschreibung und mögliche Aktionen
Fehlende Transparenz,
um Potenzial voll auszuschöpfen
Viele Organisationen verarbeiten Rechnungen immer noch dezentral. Zudem ist der überwiegende Teil immer noch papiergebunden. Die Finanzabteilung hat deshalb keine Übersicht über
die Rechnungen, die sich in Bearbeitung befinden und den genauen Verarbeitungsstatus. Deshalb kann sie keine optimale
Finanzplanung erstellen.
Um die Transparenz zu steigern, sollte die Rechnungsverarbeitung möglichst zentral und automatisiert erfolgen. Mit diesen
Voraussetzungen lassen sich die Finanzen besser planen und
optimieren.
Elektronische Rechnungen unterstützen häufig auch einen automatischen Zahlungsabgleich und schließen den elektronischen
Kreislauf zwischen Rechnungen, Zahlungen und Zahlungsabgleich.
Senkung der hohen Anzahl an Rechnungsrückfragen und
-reklamationen
Große Rechnungssteller sind oft mit folgender Situation konfrontiert: 50 % aller Anrufe im Callcenter erfolgen durch Kunden, welche eine Rechnungskopie oder genauere Informationen
zum Rechnungsinhalt wünschen. Rechnungsneudruck und
-versand sowie Informationsanfragen können weitgehend vermieden werden. Elektronische Rechnungen bieten den Kunden
ein passendes Instrument, womit diese sich diese Informationen
online selbst beschaffen können. Die Außenstandsdauer (Days
of Sales Outstanding) kann dadurch durchschnittlich um mehrere Tage verkürzt werden.
Senkung der hohen Anzahl an Unstimmigkeiten
und Ausnahmebehandlungen
Für gewöhnlich ist für 20 - 30 % aller Rechnungen eine Ausnahmebehandlung erforderlich, was zu hohen Kosten führt. Die
Gründe dafür sind vielfältig. Oft sind Rechnungen formell nicht
korrekt. Sie enthalten z.B. eine nicht ganz steuerkonforme Adresse oder es fehlen zwingend erforderliche oder wichtige Inhalte (gesetzlich vorgeschriebene Informationen, Referenz- bzw.
Bestellnummer, etc.).
Wenn Rechnungen nur noch elektronisch ausgetauscht werden,
prüft der Kunde (bzw. seine Informatiklösung) früher und automatisch. Je früher Unstimmigkeiten entdeckt werden, desto
eher können Rechnungen zurückgewiesen und eine neue Rechnung verschickt werden. E-Rechnungen ebnen den Weg für eine
Echtzeitdatenprüfung.
Allerdings können E-Rechnungen ebenfalls keine Streitfälle
vermeiden, wenn die Unstimmigkeiten auf Zeilenebene entstehen. Einige E-Invoicing-Netzwerke bieten jedoch Funktionen
an, um solche Unstimmigkeiten elektronisch strukturiert oder
teilstrukturiert zu beseitigen. Der integrierte Online-Dialog ermöglicht eine effiziente Zusammenarbeit der Handelspartner
und bietet oftmals Echtzeit-Updates der bereinigten Rechnungsdaten und Statusinformation betreffend der Behandlung
von Streitfällen.
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Abbildung 33: Verarbeitung von Kreditorenrechnungen optimieren
Kreditorenspezifische
Herausforderungen
Beschreibung und mögliche Aktionen
Fehlende Transparenz,
um Potenzial voll auszuschöpfen
Viele Organisationen verarbeiten Rechnungen immer noch dezentral. Zudem ist der überwiegende Teil immer noch papiergebunden. Die Finanzabteilung hat deshalb keine Übersicht über
die Rechnungen, die sich in Bearbeitung befinden und den genauen Verarbeitungsstatus. Deshalb kann sie keine optimale
Finanzplanung erstellen.
Um die Transparenz zu erhöhen, sollte die Rechnungsverarbeitung möglichst zentral und automatisiert erfolgen. Mit diesen
Voraussetzungen lassen sich die Finanzen besser planen und
optimieren.
Elektronische Rechnungen führen zu einer besseren Übersicht
was die Rechnungen im Freigabeprozess betrifft. Die Finanzplanung kann dadurch optimiert werden.
Viele kleine Lieferanten
mit geringem Rechnungsvolumen
E-Invoicing-Lösungen enthalten zunehmend gute Möglichkeiten und Funktionen für diese Benutzergruppe. Die Lösungen
bilden zudem ein wichtiges Instrument für eine teilweise oder
vollständige Standardisierung der Rechnungsverarbeitungsprozesse. Scanning/OCR kann diesen Vorteil nicht bieten.
Senkung der hohen Anzahl an Unstimmigkeiten
und Ausnahmebehandlungen
Ausnahmebehandlungen bilden einen bedeutenden Kostenblock
bei der Rechnungsverarbeitung. Papierrechnungen führen zu
einem signifikanten Anteil solcher Ausnahmebehandlungen.
Scanning/OCR kann diesen Anteil ebenfalls nicht reduzieren,
E-Invoicing dagegen schon.
Eine Datenvalidierung und mögliche Rechnungsrückweisung in
einer möglichst frühen Phase senkt die Folgekosten.
Reklamationen werden oft durch Unterschiede zwischen Bestellung, Lieferung und Rechnung verursacht. Wird der Anteil von
E-Rechnungen mit Bestellbezug erhöht, können Reklamationen
reduziert werden.
Ausschöpfen des Optimierungspotenzials durch
Nutzung aller Preisnachlässe (Skonti und Rabatte)
In einem nicht automatisierten Umfeld sind i.d.R. 23 - 27 Tage
nötig, um Rechnungen zu prüfen und für die Bezahlung frei zu
geben. Preisnachlässe können nicht genutzt werden.
Die automatisierte Verarbeitung von elektronischen Kreditorenrechnungen beschleunigt die Durchlaufzeiten signifikant und
bildet die Voraussetzung, um offerierte Preisnachlässe auch
nutzen zu können.
Ineffiziente Abgleichprozesse
Elektronische Bestellungen und E-Rechnungen bieten die besten Voraussetzungen, diese miteinander automatisch abzugleichen
4.2
Mit E-Rechnung das Potenzial in Kreditoren-/Debitorenabteilung voll ausschöpfen
Speziell größere Organisationen mit hohem Rechnungsvolumen streben danach, ihre Kreditoren/Debitorenprozesse durch Teilautomatisierung zu optimieren. Die elektronische Zusammenarbeit
mit den Handelspartnern wird in diesen Optimierungsprojekten häufig ungenügend berücksichtigt, obwohl diese das größte Potenzial bietet.
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Abbildung 34: Allg. Herausforderungen bei Kreditoren-/Debitorenverarbeitung optimal lösen
Erfüllungsgrad, um Herausforderungen zu
lösen mit
Gemeinsame Herausforderungen bei der
Kreditoren-/Debitorenverarbeitung
Teilautomatisierung
papierbasierter
Prozesse
Automatisierung
mit E-Rechnung
Einhaltung von gesetzlichen Anforderungen
und Erreichen der Steuerkonformität
Verbessern der Qualität und Aktualität der
Stammdaten von Handelspartnern
Verbessern der betrieblichen Abläufe und
Unternehmensfinanzen
Umweltverbesserung
Validierung der Rechnungsdaten
Steigern der Rechnungen mit Bestellbezug;
Ausschöpfen des gesamten Potenzials
Senken der Verwaltungskosten für Stammdaten; Steigern der elektronischen Interaktion
Legende: Hohe Eignung
und geringe Eignung
um Herausforderungen zu lösen
Abbildung 35: Herausforderungen in der Debitorenabteilung optimal lösen
Erfüllungsgrad, um Herausforderungen zu
lösen mit
Debitorenspezifische Herausforderungen
Teilautomatisierung
papierbasierter
Prozesse
Automatisierung
mit E-Rechnung
Fehlende Transparenz, um Potenzial voll auszuschöpfen
Senkung der hohen Anzahl an Rechnungsrückfragen und -reklamationen
Senkung der hohen Anzahl an Unstimmigkeiten und Ausnahmebehandlungen
Abbildung 36: Herausforderungen in der Kreditorenabteilung optimal lösen
Erfüllungsgrad, um Herausforderungen zu
lösen mit
Kreditorenspezifische Herausforderungen
Teilautomatisierung
papierbasierter
Prozesse
Automatisierung
mit E-Rechnung
Fehlende Transparenz, um Potenzial voll auszuschöpfen
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Studie E-Rechnung 2014
Erfüllungsgrad, um Herausforderungen zu
lösen mit
Kreditorenspezifische Herausforderungen
Teilautomatisierung
papierbasierter
Prozesse
Automatisierung
mit E-Rechnung
Viele kleine Lieferanten mit geringem Rechnungsvolumen
Senkung der hohen Anzahl an Unstimmigkeiten und Ausnahmebehandlungen
Ausschöpfen des Optimierungspotenzials
durch Nutzung aller Preisnachlässe (Skonti
und Rabatte)
Ineffiziente Abgleichprozesse
Viele US-Firmen konzentrieren sich in Phase 1 auf die Teilautomatisierung in der Debitorenund Kreditorenabteilung und die Optimierung der innerbetrieblichen Abläufe.
Europäische und lateinamerikanische Unternehmen starten ihre Automatisierungsprojekte oft mit
E-Rechnungen und der elektronischen Interaktion mit ihren Handelspartnern. Die Anpassung
und Automatisierung der innerbetrieblichen Systeme und Abläufe ist dann eine logische Folge
dieser Projekte. Bestandteil davon ist dann häufig auch ein Scanning/OCR-Projekt für die nicht
bereits elektronisch eingeschickten Rechnungen.
Solange Organisationen intern Papier- und E-Rechnungen parallel verarbeiten, kann das maximale Potenzial nicht ausgeschöpft werden. Nur ein vereinheitlichter Rechnungsverarbeitungsprozess unabhängig vom ursprünglichen Rechnungsformat führt zu einem maximalen Nutzen.
Die Kombination von E-Rechnung und Scanning/OCR ist die richtige Antwort darauf.
In den meisten Teilen der Welt könnte die E-Rechnung der Katalysator für eine optimale Automatisierung der Kreditoren- und Debitoren-Rechnungsverarbeitung sein.
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5.
Business Case für Rechnungssteller/-empfänger
5.1
Einsparungspotenzial
Das finnische Finanzministerium und einige lokale Unternehmen haben geschätzt, dass die Vollkosten für Eingangsrechnungen 30 – 50 Euro betragen. Mit elektronischen Rechnungen können
diese Kosten auf 10 Euro bei teilweise automatisierten und auf 1 Euro bei voll automatisierten
Verarbeitungsprozessen reduziert werden [25]. Eine andere Studie des Politecnico di Milano
kommt auf Einsparungen von 4 – 12 Euro pro Verarbeitungszyklus für eine steuerkonforme
Rechnung beziehungsweise auf bis zu 65 Euro für den gesamten Geschäftsvorfall (inkl. direkt
verwandter Beschaffungs- und Finanzprozesse) [26]. Untersuchungen in Deutschland [27] führten zu geschätzten Einsparungen von 15 – 20 Euro.
Bei einer elektronischen und automatisierten Rechnungsverarbeitung sind Einsparungen von 1 –
2 % des Umsatzes eine realistische Zielsetzung.
Im Rahmen von Beratungsmandaten hat der Autor die Vollkosten für papierbasierte Rechnungen
mehrfach analysiert und mit den Kosten für den Einsatz von elektronischen und automatisierten
Abläufen verglichen. Das nachfolgende Beispiel zeigt die Situation in einem Industriebetrieb mit
5 000 Mitarbeitern basierend auf einem Kostensatz von 60 €/Stunde (Vollkosten inkl. sämtlicher
Gemeinkosten, Arbeitsplatz etc.).
Abbildung 37: Einsparungspotenzial für Rechnungssteller (reales Kundenbeispiel)
Die Rechnungen in dem obigen Beispiel waren relativ einfach und durchschnittlich 1,5 Seiten
lang. In den meisten Unternehmen sind die Rechnungen eher komplexer, womit das Einsparungspotenzial dort entsprechend größer ausfällt.
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Abbildung 38: Einsparungspotenzial für Rechnungsempfänger (reales Kundenbeispiel)
5.2
Wie groß ist das eigene Rechnungsvolumen?
Es kommt durchaus häufig vor, dass speziell größere Organisationen ihr Rechnungsvolumen gar
nicht genau kennen und dadurch auch das Einsparungspotenzial nicht erkennen. Der Grund hierfür liegt meist in einer dezentralen Organisation und dem Einsatz mehrerer Systeme in der Debitoren- und Kreditorenbuchhaltung.
In den letzten 15 Jahren hat der Autor ein Kennzahlensystem entwickelt, mit dessen Hilfe bei
Projektbeginn und unbekanntem Rechnungsvolumen eine erste Schätzung vorgenommen werden
kann. Die Kennzahlen basieren auf der Zahl der Mitarbeiter. Dies ist zwar nicht in allen Fällen
ideal, führt aber insgesamt doch zu einer recht genauen Einschätzung des tatsächlichen Rechnungsvolumens in der jeweiligen Branche.
Abbildung 39: Kennzahlen für das Rechnungsvolumen in verschiedenen Branchen
Indikation für die Zahl der
Rechnungen pro Mitarbeiter
Ausgangsrechnungen
pro Mitarbeiter
Eingangsrechnungen pro
Mitarbeiter
Kredit- und Kundenkarten
40 000
n/a
Versandhaus
8 000
n/a
Medien
2 000
20
MRO (Bedarfsgüterindustrie)
1 400
450
Energieversorger
1 200
20
Versicherung (allgemein)
700
30
Elektronik & IT
400
26
Pharmabranche
200
30
Branchenunabhängiger Durchschnitt
200
80
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Indikation für die Zahl der
Rechnungen pro Mitarbeiter
Ausgangsrechnungen
pro Mitarbeiter
Eingangsrechnungen pro
Mitarbeiter
Automobilzulieferer
200
50
Lebensmittellieferant
200
20
Transport und Logistik
100
77
Airlines
35
11
Dienstleistungen und Beratung
20
15
Bank
n/a
11
Telekom
n/a
39
Industriegüter
n/a
60
Catering
n/a
100
Handel
n/a
250
Zentralregulierer
n/a
300
Versicherung im Gesundheitswesen
n/a
3 100 7
In Organisationen mit Dienstleistungszentren und/oder Tochterunternehmen können bis zu 10 %
für innerbetriebliche Rechnungen hinzugezählt werden (Intercompany Billing).
Berechnungsbeispiel: Energieversorger mit Dienstleistungszentrum und 5 000 Mitarbeitern
Ausgangsvolumen
Eingangsvolumen
Intercompany Billing
5.3
5 000 x 1 200
= 6 000 000
5 000 x 20
= 100 000
10 % vom Eingang
= 10 000
Kenntnis der aktuellen und künftigen Kosten
Erfahrungsgemäß kennen Unternehmen nur die direkten Kosten für die Rechnungsverarbeitung,
während die Vollkosten kaum bekannt sind. Dabei stellen die direkten Kosten nur einen Bruchteil aller Verarbeitungskosten insgesamt dar.
Für einen realistischen Vergleich sollten dagegen alle folgenden Kosten berücksichtigt werden:
• direkte Kosten
• indirekte Kosten
• versteckte Kosten
5.3.1
Aktuelle Kosten für Ausgangsrechnungen
Die offensichtlichsten direkten Kosten sind Druck-, Verpackungs- und Portokosten. In einem
bekannten Telekommunikationsunternehmen im deutschsprachigen Raum machen diese jedoch
gerade einmal 9 % der aller Rechnungskosten aus. Der Großteil der Kosten bleibt unerkannt oder
wird aus anderen Gründen gerne übersehen. Indirekte und versteckte Kosten, die dank elektronischer Rechnungsverarbeitung ebenfalls deutlich reduziert werden können, sind:
• Sales Back Office (Abklärungen und Reklamationsbearbeitung)
• Kontierung und Abgleich
• Zinskosten für gebundenes Kapital
7
In Ländern mit einem Abrechnungssystem wie die Niederlande, die Schweiz usw.
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•
•
•
•
•
•
•
IT-Entwicklung und –Betrieb
Zahlungsverkehrsgebühren (reduzierte oder keine Gebühren bei elektronischen und vollautomatisierten Abläufen)
Kundenanfragen wegen verlorenen Rechnungen
Archivierung und Zeit für die Suche von abgelegten Rechnungen
Abwicklungs- und Verbuchungszeit
Ausschöpfen von Skontoabzügen, Optimierung des Cash-Managements
Einfachere und schnellere Revision
5.3.2
Aktuelle Kosten für Eingangsrechnungen
Noch schlechter als auf der Versandseite ist die Wahrnehmung der tatsächlichen Kosten für die
Rechnungseingangsverarbeitung. Typischerweise kann ein Mitarbeiter in der Kreditorenbuchhaltung nur 5 000 – 15 000 Rechnungen pro Jahr verarbeiten. Allein die Personalkosten für diesen
Teil betragen also schon 5 – 15 Euro pro Rechnung. Zusätzliche Kosten entstehen im papierbasierten Workflow und bei der Archivierung. Analysen in einigen Organisationen haben gezeigt,
dass durchschnittlich 6 Kopien von jeder Rechnung erstellt und dezentral archiviert werden
(Sekretariat, Kostenstellenleiter etc.).
5.3.3
Künftige Kosten mit automatisierten Prozessen
Kleinere Unternehmen nutzen für ihr begrenztes Volumen die Dienstleistung „E-Rechnung” oft
über eine Website. Auf diese Weise fallen keine Implementierungs- und nur geringe Betriebskosten an.
Sobald das Volumen der elektronischen Rechnungen größer ist, lohnt sich eine engere Einbindung in die Buchhaltungs-/ERP-Systeme. Neben den Integrationskosten sollten speziell große
Organisationen auch ein entsprechendes Budget für das Einführungsprojekt einplanen.
Viele E-Invoicing-Dienstleister betreiben ein Netzwerk für den Austausch von elektronischen
Rechnungen und anderen Dokumenten. Inzwischen gibt es für sämtliche Unternehmensgrößen
und für fast alle Bedürfnisse ein passendes Angebot zu fairen Konditionen. Die Preise sind leistungsabhängig und variieren noch stark. Der Autor empfiehlt, für die Transaktionskosten des
Netzwerkbetreibers 0,30 – 0,90 Euro pro Rechnung einzuplanen.
Zwar sinken die Verarbeitungskosten mit elektronischen Rechnungen nicht auf null, aber die
künftigen Kosten dürften in den meisten Fällen doch 40 – 50 % unter den bisherigen Kosten liegen (siehe auch das Beispiel in Kapitel „5.1 Einsparungspotenzial”).
Weltklasseunternehmen verarbeiten teilweise über 125 000 elektronische Eingangsrechnungen
pro Jahr und Kreditorenmitarbeiter. Dies ist 10 Mal mehr als das Verarbeitungsvolumen bei Papierrechnungen.
5.4
Business Case
5.4.1
Kleinunternehmen
Ihre großen Handelspartner legen zunehmend Wert auf elektronische Rechnungen. Sie ergänzen
ihre allgemeinen Geschäftsbedingungen mit entsprechenden Klauseln und schaffen damit die
Grundlage dafür, dieses Prinzip beim nächsten Geschäftsfall auch anzuwenden. Der Business
Case ist deshalb nicht notwendigerweise der Hauptgrund für Kleinunternehmen, E-Rechnungen
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Studie E-Rechnung 2014
zu unterstützen. Vielmehr steht eine gute Geschäftsbeziehung zu den wichtigsten Geschäftspartnern im Vordergrund.
Dieser Migrationsprozess wird inzwischen auch dadurch erleichtert, dass es für die meisten Unternehmen unabhängig von ihrem Rechnungsvolumen ein reichhaltiges Lösungsangebot zu fairen Konditionen gibt. Für Einsteiger mit geringem Rechnungsvolumen und kurzen Fristen für die
Einführung steht oft ein Rechnungsportal im Vordergrund. Die Rechnungen können hoch- und
heruntergeladen und meist auch auf dem Portal archiviert werden. Diese Light-Variante erfordert
zur Benutzung kaum einen Initialaufwand. Lieferanten mögen es aber langfristig nicht, Rechnungen auf den verschiedenen Portalen ihrer Kunden einzutippen. Gerade deshalb versuchen
viele von ihnen so lange Papierrechnungen wie nur möglich zu verschicken. Eine etwas höhere
Akzeptanz kann erreicht werden, wenn die Rechnungen auf einem Portal eines unabhängigen
E-Invoicing-Netzwerkbetreibers eingetippt werden sollen und mehrere Kunden über dieselbe
Plattform erreicht werden können. Der absolute Favorit bei Kleinunternehmen ist aber das Versenden von PDF-Rechnungen (sofern der Kunde dies akzeptiert bzw. der Netzwerkbetreiber diese akzeptiert). Diese Methode wird durch diverse Tools unterstützt, ist schnell und für die Versender effizient.
5.4.2
Mittelständische und große Unternehmen
Viele Lösungsanbieter publizieren auf ihren Internetseiten auch Berechnungsmöglichkeiten für
den Business Case. Ähnliche Tools wurden auch von einigen Universitäten entwickelt oder werden in großer Zahl auf mehreren Themenportalen angeboten. Einige Hyperlinks sind im Quellenverzeichnis von Anhang B zu finden [28].
Da vermutlich nicht alle Leser diese Tools in verschiedenen Sprachen verstehen, sind in der folgenden Tabelle die wichtigsten Kostenkomponenten für den Business Case zusammengestellt.
Abbildung 40: Komponenten für die Berechnung des Business Case
Komponenten für die Berechnung des Business Case
Versender
Empfänger
Mengengerüst und Basisdaten
- Zahl der Handelspartner, die E-Rechnungen unterstützen
- elektronischer Anteil am gesamten Rechnungsvolumen
- Zinssatz
- Vollkosten für eine Arbeitsstunde
x
x
Abwanderungsquote von Kunden mit/ohne E-Rechnungen
x
Kosten und Einsparungen in der Debitorenbuchhaltung und
bei der Archivierung
x
Kosten und Einsparungen in der Kreditorenbuchhaltung und
bei der Archivierung
x
Cash Management, Zahlungsfrist, Skonti
x
x
Initialkosten (Projekt, Implementierung, Hardware, Software)
x
x
Betriebskosten (intern und extern)
x
x
© B. Koch, Billentis
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Studie E-Rechnung 2014
5.4.3
Finanzielles Potenzial für den öffentlichen Sektor
Der öffentliche Sektor versendet/empfängt mindestens 10 % des gesamten Rechnungsvolumens
und gehört damit zu den drei großen Sektoren. Gemessen an der Zahl der Handelspartner ist er
sogar mit großem Abstand der wichtigste Bereich: 45 – 65 % aller Unternehmen in einem Land
sind Lieferanten und verschicken damit Rechnungen an den öffentlichen Sektor. 100 % aller
Unternehmen und Privathaushalte erhalten Rechnungen von dem öffentlichen Sektor. Daher
kommt E-Rechnungsinitiativen des öffentlichen Sektors eine absolute Schlüsselrolle für die
Marktentwicklung des gesamten Landes zu. Bedauerlicherweise gehört dieser Sektor trotz eines
riesigen Einsparungspotenzials aber meist zu den Nachzüglern.
Würde ein substanzieller Teil der Papierrechnungen durch E-Rechnungen ersetzt, könnte der
öffentliche Sektor in Europa jährlich mindestens 40 Milliarden Euro einsparen (Ausgangsund Eingangsrechnungen). Bislang werden nicht einmal 10 % dieses Potenzials ausgeschöpft.
Dieses riesige Einsparungspotenzial wurde inzwischen in mehreren Ländern erkannt, aber das
Ausschöpfen desselben innerhalb eines vertretbaren Zeitraums ist eine andere Geschichte. Bundesverwaltungen sind privilegiert, eine Führungsrolle zu übernehmen und ein landesweites Projekt voran zu treiben. Da der öffentliche Sektor sehr fragmentiert ist, müssen zum guten Gelingen eines Projektes relativ viele Personen und Organisationen überzeugt und beim Projekt beteiligt werden.
Die volumenmäßige Aufteilung und das Einsparpotenzial über alle föderalen Stufen hinweg sind
in Dänemark und der Schweiz grob bekannt. Der Mix aus diesen beiden Ländern wird in der
nächsten Grafik gezeigt.
Abbildung 41: Verteilung des Einsparpotenzials auf allen föderalen Ebenen
Wieweit diese Verteilung auch für andere Länder gilt, hängt im Wesentlichen davon ab, wie
zentral oder föderalistisch und dezentral die Aufgaben in einem Land verteilt sind.
Für den öffentlichen Sektor in Deutschland haben die Bonpago GmbH und die GoetheUniversität Frankfurt [27] Befragungen betreffend dem Rechnungsvolumen durchgeführt. Die
Ergebnisse deuten darauf hin, dass in Deutschland das relative Einsparungspotenzial in den
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Studie E-Rechnung 2014
Kommunen und beim Bund etwas geringer, dafür in den Ländern etwas höher liegen dürfte als in
Dänemark und der Schweiz.
Abbildung 42: Einsparungspotenzial im öffentlichen Sektor einiger europäischer Länder
Land
Mindesteinsparungspotenzial Land
im öffentlichen Sektor für
Ausgangs- und Eingangsrechnungen
(Millionen Euro)
Österreich
Belgien
Frankreich
Deutschland
600 [19]
Mindesteinsparungspotenzial
im öffentlichen Sektor für
Ausgangs- und Eingangsrechnungen
(Millionen Euro)
Italien
3.000
Spanien
1.800
4.200
Holland
1.200
8
Schweiz
700
900
6.500
Obige Zahlen basieren auf der Annahme, dass 40 % der E-Rechnungen in unstrukturiertem Format (PDF, teilautomatisiert) und 60 % als strukturierte XML-Rechnungsdaten (vollautomatisierte Prozesse) ausgetauscht, verarbeitet und archiviert werden. Mehrere Staaten beharren auf ausschließlich strukturierten Rechnungsdaten. Dadurch kann das oben berechnete Potenzial deutlich
übertroffen werden.
Elektronische Rechnungen bieten für den öffentlichen Sektor sehr attraktive Optionen. Allerdings stellt eine flächendeckende Einführung von E-Rechnungen auf allen Verwaltungsstufen
auch eine größere Herausforderung dar. Dieses Marktsegment ist alles andere als homogen. Die
staatliche Administration bildet einen Teil davon. Die Unterstützung durch Bundesländer, Kantone, Städte und Gemeinden ist genauso wichtig. Gerade in den föderalen Strukturen der
deutschsprachigen Länder haben diese Kommunen eine relativ große Autonomie und können frei
entscheiden, wieweit und wann sie solche Initiativen unterstützen. Brasilien und Mexico haben
aber auch bewiesen, dass selbst mit ähnlichen Strukturen E-Rechnungen landesweit erfolgreich
eingeführt werden können.
Die Bundesverwaltung hat am meisten Einfluss auf die Gesetzgebung und die Kommunen. Sie
ist deshalb privilegiert, landesweite Projekte zu initiieren und zu steuern. Was das Einsparungspotenzial betrifft, verhält es sich aber genau umgekehrt: Die Landes- und Kommunalverwaltungen haben ein weitaus größeres Rechnungsvolumen und können die größten Einsparungen erzielen.
Städte sind in einer ausgezeichneten Ausgangslage, elektronische Rechnungen kurzfristig einzuführen und viel Steuergeld einzusparen. Der Autor hat auch für Städte über mehrere Jahre hinweg ein Kennzahlensystem entwickelt und kann damit das Einsparungspotenzial relativ gut abschätzen. Durchschnittlich erhält eine typische Stadt jährlich eine Rechnung pro Einwohner. Alle
Bereiche einer Stadtverwaltung (inkl. Steuern, Energieversorgung, Abfallentsorgung, Kommunikation etc.) verschicken typischerweise 2 – 6 Rechnungen pro Jahr und Einwohner.
Nachfolgende Zahlen basieren auf der Annahme, dass 40 % der E-Rechnungen in einem unstrukturierten Format (PDF, teilautomatisiert) und 60 % als strukturierte XML-Rechnungsdaten
8
Der Autor der vorliegenden Studie berücksichtigt sowohl die Einsparungen beim elektronischen Rechnungsversand wie -empfang. Dadurch lässt sich der höhere Wert gegenüber [27] weitgehend erklären.
© B. Koch, Billentis
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Studie E-Rechnung 2014
(vollautomatisierte Prozesse) ausgetauscht, verarbeitet und archiviert werden. Rechnungen
an/von Unternehmen werden ebenso berücksichtigt wie Verbraucherrechnungen.
Abbildung 43: Einsparpotenzial für Städte
Einwohner
(Millionen)
Beispiele für Städte/Metropolen in dieser Größenordnung
Basierend auf der Einwohnerzahl gemäß Wikipedia
Mindesteinsparungspotenzial
(Millionen Euro)
0,1
Bergisch Gladbach, Bern, Bottrop, Bremerhaven, Darmstadt, Erlangen, Fürth, Göttingen, Heilbronn, Ingolstadt,
Innsbruck, Jena, Klagenfurt, Koblenz, Lausanne, Moers,
Offenbach am Main, Paderborn, Pforzheim, Recklinghausen, Regensburg, Remscheid, Reutlingen, Salzburg, Trier,
Ulm, Winterthur, Wolfsburg, Würzburg
3
0,2
Aachen, Augsburg, Basel, Bielefeld, Bonn, Braunschweig,
Chemnitz, Erfurt, Freiburg im Breisgau, Gelsenkirchen,
Genf, Graz, Hagen, Halle, Hamm, Heidelberg, Herne,
Karlsruhe, Kassel, Kiel, Krefeld, Leverkusen, Linz,
Lübeck, Ludwigshafen am Rhein, Magdeburg, Mainz,
Mannheim, Mönchengladbach, Mülheim an der Ruhr,
Münster, Neuss, Oberhausen, Oldenburg, Osnabrück,
Potsdam, Rostock, Saarbrücken, Solingen, Wiesbaden,
Wuppertal
6
0,5
Bochum, Bremen, Dortmund, Dresden, Düsseldorf, Duisburg, Essen, Frankfurt, Hannover, Leipzig, Nürnberg,
Stuttgart, Zürich
15
1
Köln, München
30
2
Hamburg, Wien
55
3
Berlin
80
Die Reduzierung der eigenen Kosten ist ein Teil des Business Case im öffentlichen Sektor. Die
Erhöhung der Steuereinnahmen ist der andere wichtige Teil.
© B. Koch, Billentis
Seite 70
Studie E-Rechnung 2014
6.
Barrieren überwinden & E-Rechnungsprojekt erfolgreich durchführen
6.1
Barrieren überwinden
Mögliche Hindernisse für die Nutzung der E-Rechnung hängen stark vom Einsatzland und der
Unternehmensgröße ab.
Abbildung 44: Typische Barrieren in vielen europäischen Ländern [19]
Barrieren aus Sicht des europäischen Massenmarktes
Mögliche Schritte, um diese zu überwinden
Rechtliche Anforderungen sind
nicht bekannt bzw. irritierend
E-Rechnungs-Foren und Bundesverwaltungen sind privilegiert, die relevanten Informationen in geeigneter Weise
und aktiv zu den Benutzern zu kommunizieren.
Einige von ihnen organisieren Informationsveranstaltungen. Andere haben „Missionare“ beauftragt, die Informationen in den Markt hinaus zu tragen und die Organisationen dabei zu unterstützen, rechtliche Fehler zu vermeiden.
Immer mehr Länder betreiben auch Informationsportale,
wo man alle relevanten Informationen finden kann.
Fehlende Markttransparenz über
das Lösungsangebot und die Interoperabilität zwischen den einzelnen E-Invoicing-Netzwerken
E-Rechnungs-Foren und Bundesverwaltungen sind privilegiert, die relevanten Informationen in geeigneter Weise
und aktiv zu den Benutzern zu kommunizieren.
Immer mehr Länder betreiben Informationsportale, wo
man alle relevanten Informationen finden kann. Die besten von ihnen offerieren segment-spezifische Informationen an, geführt durch einen Online-Assistenten. Ein
Kleinunternehmen klickt sich durch: Kleinunternehmen
 Rechnungsversender oder –empfänger  dann erhält
passende und übersichtliche Informationen ohne unnötigen Ballast.
Anpassung der innerbetrieblichen
Abläufe
Kleinbetriebe sind davon wenig betroffen. 40 % der größeren Organisationen bekunden damit aber Mühe.
Größere Organisationen mit Workflows haben hier sicherlich die größten Herausforderungen zu lösen. Sie profitieren andererseits auch am Meisten von elektronischen und
automatisierten Abläufen.
Nebst den systemtechnischen und prozessmäßigen Anpassungen ist es oft auch eine Herausforderung, die betroffenen Mitarbeiter für einen raschen Wechsel zu bewegen.
Alte Gewohnheiten halten sich hartnäckig.
Projektunterstützung durch den Vorstand und eine gute
innerbetriebliche Kommunikation hilft für die Anpassung.
Unterschiedliche Anforderungen
der Handelspartner betreffend
Formaten, Methode und Prozessen
Die Lösungs- und Formatvielfalt bei den Handelspartnern
ist genauso groß wie deren Wünsche bezüglich Angaben
auf der Rechnung (z.B. Bestell-Nummer) und den Prozessabläufen. Da dies speziell beim direkten Austausch
von E-Rechnungen zwischen den Handelspartnern herausfordert, hilft z.B. die Verwendung eines passenden Rechnungsstandards. E-Invoicing-Netzwerkbetreiber können
© B. Koch, Billentis
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Studie E-Rechnung 2014
Barrieren aus Sicht des europäischen Massenmarktes
Mögliche Schritte, um diese zu überwinden
für die Benutzer die Komplexität signifikant reduzieren.
Nutzenpotenzial nicht erkannt
Eine bessere Marktkommunikation ist nötig, speziell
durch Aufzeigen der individuellen Einsparungen für Aufgangs- und Eingangsrechnungen in Abhängigkeit vom
Rechnungsvolumen. Berechnungs-Tools können kostenlos genutzt werden [28].
Handelspartner unterstützt
E-Rechnung nicht
Statistisch gesehen ist die Wahrscheinlich hoch, dass Ihr
Handelspartner die E-Rechnung bereits unterstützt. Eher
liegen keine Informationen darüber vor, dass er sie unterstützen würde.
Einige Bundesverwaltungen bzw. E-Rechnungs-Foren
bieten bereits öffentliche Teilnehmerverzeichnisse an. Das
wohl beste Beispiel wird in Finnland betrieben:
http://www.tieke.fi. Auch im Schweizer Verzeichnis
www.edirectory.ch haben sich inzwischen mehrere tausend Benutzer eintragen lassen.
Falls ein Handelspartner doch noch keine E-Rechnungen
unterstützt, braucht er oft nur einen Anstoß, dies rasch zu
unterstützen. Auch ein Hinweis, wie er dies anpacken
kann (z.B. Informationswebseite) hilft, dies zu beschleunigen.
Aufgabenteilung mit Dritten
Je nach Land nutzen bis zu 50 % der primär kleineren
Unternehmen externe Dienstleistungen im direkten Umfeld der Rechnungsverarbeitung. Diese Dienstleister haben oft Bedenken, dass ihnen durch neue und papierlose
Verfahren Umsätze verlustig gehen.
Steuerberater und gewerbliche Buchhalter, welche die
Buchführung und Rechnungsverarbeitung für KMUs
durchführen, werden auch in einer elektronischen und
automatisierten Welt viele Geschäftsmöglichkeiten entdecken. Die Innovativen unter ihnen dürften zu den größten
Nutznießern dieses technologischen Wandels sein.
E-Rechnungs-Foren und Themenportale könnten durch
vermehrte Aufklärungsarbeit die versteckten Wiederstände abbauen.
6.2
Erfolgsfaktoren
Viele innovative Menschen auf der Welt passen sich flexibel und rasch an neue Situation an. Die
Mehrheit verändert ihr Verhalten aber nur unter einem gewissen Druck. Dies gilt auch im geschäftlichen Umfeld. Eine freundliche Aufforderung an die Handelspartner, Rechnungen künftig
doch nur noch elektronisch zu schicken oder zu empfangen, führt kaum zu einem raschen und
großen Erfolg.
Das teilweise schwache Wirtschaftswachstum und ein immer größerer Kostendruck dürften dazu
beitragen, die Welt sowie das geschäftliche und private Verhalten rascher den neuen Gegebenheiten anzupassen. Bezüglich des Einsatzes von E-Rechnungen ist es empfehlenswert, den Druck
der Handelspartner gar nicht erst abzuwarten. Vielmehr ist es ratsam, ein Projekt für die elektro© B. Koch, Billentis
Seite 72
Studie E-Rechnung 2014
nische Rechnungsverarbeitung proaktiv zu starten. Nur so ist es möglich, alles ohne großen Zeitdruck zu klären und den Migrationsprozess vom Papier hin zu elektronischen Rechnungen kontrolliert durchzuführen.
Die wichtigsten Gründe dafür, dass E-Rechnungsprojekte nicht immer auf Anhieb den gewünschten Erfolg bringen, sind:
• Unterschätzen der Bedeutung eines solchen Projektes und der vielen betroffenen Abläufe und
Abteilungen im Unternehmen
• schwache Projektleitung
• zu großer technischer Fokus (die größten Herausforderungen liegen in der Automatisierung
der Prozesse und der rechtzeitigen Unterstützung durch die Handelspartner)
Erfolgsfaktoren für E-Rechnungsprojekte sind:
• Erkenntnis der Geschäftsleitung über das Potenzial elektronischer Rechnungen in einem größeren Zusammenhang (es geht um weit mehr als das Ersetzen der Druck-/Versandkosten oder der Rechnungserfassung in das ERP-System).
• Managementunterstützung, da viele Abteilungen in die Rechnungs- und Archivierungsabläufe involviert sind.
• Ein sehr engagierter interner Auftraggeber.
• Definition einer 3-Jahresstrategie gefolgt von einer stufenweisen Einführung. Ein kurzfristiger Erfolg in einem Teilbereich sollte ebenfalls Bestandteil davon sein (z. B. nur ein Rechnungsstrom in einer Abteilung oder einem Tochterunternehmen).
• Interne und externe Kommunikation an betroffene Schlüsselpersonen.
• Exzellente Rollout-Strategie, um schnell eine große Zahl von Handelspartnern für den elektronischen Rechnungsaustausch zu gewinnen (idealerweise wird der elektronische Kanal zum
Standard erklärt und die E-Rechnung aktiv vermarktet).
• Realistische Einschätzung der mittel- und langfristigen technischen Möglichkeiten innerhalb
Ihrer Organisation inkl. Workflow und Archivierung  richtige Entscheidung für Make/Buy
und Rechnungsaustausch direkt oder via Dienstleister.
• Vermeiden Sie eine teure Neuerfindung von Lösungen, die schon hundertfach verfügbar sind
und im praktischen Einsatz erprobt wurden.
• Seien sie realistisch bezüglich der technischen Möglichkeiten Ihrer Handelspartner, elektronische Rechnungen zu versenden, zu empfangen und zu archivieren (dies ist nämlich meist
deutlich tiefer, als Sie erwarten); einfache und wirtschaftliche Schnittstellen und wahrscheinlich externe Dienstleister sind wesentlich.
Die vielversprechendsten Modelle werden in Kapitel 2.3. beschrieben.
6.3
Der beste Fokus für Ihre Organisation
Viele Organisationen tauschen bereits einige elektronische Meldungen entlang der Handelsprozesse miteinander aus. Für diese Unternehmen sind elektronische Rechnungen lediglich eine
Erweiterung und ein Schritt hin zur Automatisierung der kompletten Handelsprozesse.
Für die Mehrheit stellen E-Rechnungen den ersten Schritt auf dem Weg zu elektronischen und
automatisierten Handelsprozessen dar. Unternehmen beginnen oftmals mit der „Königin aller
Meldungen“, den Rechnungen. In den meisten Fällen ist es in der Tat ein guter Ansatz, „nur“ mit
Rechnungen zu beginnen und aktiv einen hohen elektronischen Anteil anzustreben.
E-Rechnungen alleine ergeben bereits einen sehr interessanten Business Case!
© B. Koch, Billentis
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Studie E-Rechnung 2014
Mittelfristig sollten weitere Optimierungsschritte eingeplant werden. Dies kann entweder in
Richtung der vorgelagerten oder der nachgelagerten Prozesse erfolgen. Zusätzliche Einsparungen lassen sich durch die papierlose Automatisierung aller Handelsprozesse erzielen.
Einige Rechnungsströme dominieren stärker als andere und bieten ein höheres Optimierungspotenzial. Der Autor empfiehlt eine Priorisierung der Rechnungsströme und die Umsetzung entlang
dem vielversprechendsten Potenzial.
Abbildung 45: Priorisierung der Rechnungsströme
Firmeninterne
Rechnungen
Eingangsrechnungen
Konzern / Firma
Bereich 1
Ausgangsrechnungen
B2C
Bereich 2
B2B
Bereich n
Quelle: Billentis
Eingangsrechnungen
Organisationen in einer starken Position als Einkäufer dürften dazu neigen, Eingangsrechnungen
zuerst auf elektronische Kanäle umzustellen. Sie haben die nötigen Druckmittel, um ihre Lieferanten rasch zur elektronischen Rechnungsstellung zu bewegen.
Unternehmensinterne Rechnungen
Dieses Volumen und das entsprechende Optimierungspotenzial werden oft unterschätzt. Interne
Rechnungen sind aber die einzigen, die voll unter der Kontrolle der jeweiligen Organisation sind.
Soweit diese Rechnungen innerhalb der gleichen steuerlichen Organschaft ausgetauscht werden,
können sie einfach elektronisch verarbeitet oder sogar via Kontoübertrag transferiert werden.
Gehören die Austauschparteien zu verschiedenen Organschaften, kann es Sinn machen, diese ERechnungen hinsichtlich gesetzlicher Anforderungen wie externe Rechnungen zu behandeln.
Ausgangsrechnungen
Große Rechnungssteller bieten Verbraucherrechnungen schon lange in elektronischer Form an.
Vorzugsweise schicken/bieten sie ihre Rechnungen nach dem Direktmodell an (ohne zwischengeschaltete Dienstleister). In den meisten Fällen können damit aber maximal 40 % der Kunden
motiviert werden, auf Papierrechnungen zu verzichten.
Um den elektronischen Anteil zu erhöhen, können E-Rechnungen zum Standard erklärt werden.
Die zusätzliche Rechnungsverteilung über ein Rechnungsnetzwerk (E-Rechnungen via Internetbanking oder andere Lieblingsportale der Verbraucher) dürfte die Akzeptanz weiter steigern. Die
größte Popularität genießt aber in vielen Ländern die Rechnungszustellung als PDF-Anhang per
E-Mail. Dasselbe gilt auch für Rechnungen im geschäftlichen Umfeld (B2B). In diesem Fall sind
aber die gesetzlichen Ansprüche etwas höher (Gewährleistung der Authentizität, Integrität, langfristige Lesbarkeit, Archivierung).
© B. Koch, Billentis
Seite 74
Studie E-Rechnung 2014
6.4
Kenntnis der eigenen Rechnungsumgebung
Bei Projekten in größeren Organisationen war es für den Autor immer wieder interessant, festzustellen, wie heterogen die Umgebung in den Unternehmen ist, z. B.:
• Einsatz vieler unterschiedlicher ERP- und Buchhaltungssysteme
• dezentrale Umgebung für Rechnungsversand und –eingang
• fehlende Kontrolle über die im Umlauf befindlichen Papierrechnungen
• fehlende Transparenz bezüglich aller Rechnungsströme, des Volumens und der verschiedenen Methoden der Verarbeitung
• verschiedene dezentrale Langzeitarchive
• Unklarheit betreffend Rechnungsoriginal und Kopien
• parallele und isolierte Projekte in verschiedenen Unternehmensbereichen für Scannen, Workflow und Archivierung
Sollte der Leser dieser Studie in einer größeren Organisation arbeiten, ist es nützlich, obige
Punkte zu klären und mittelfristig eine homogene Lösung anzustreben.
6.5
Szenario für die interne Implementierung
In einer fragmentierten größeren Organisation lässt sich der größte Nutzen erreichen, wenn die
folgenden Migrationsschritte durchlaufen werden.
Beitrag zu Einsparungspotenzial
Abbildung 46: Optimierungsschritte und Nutzenpotenzial
Automatisieren
der relevanten
Prozesse
Dematerialisieren
Zentralisieren
Typische Optimierungsschritte in größeren Organisationen
Möglicherweise nimmt dieser Migrationspfad zu viel Zeit in Anspruch (z. B. 2 Jahre), weshalb
zuerst einige dezentrale Unternehmensteile auf elektronische Rechnungen umstellen sollten. Idealerweise sind die Rahmenbedingungen für eine künftige Zentralisierung bereits bekannt und
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Studie E-Rechnung 2014
können bei der Planung und Implementierung der neuen Prozesse und System bereits berücksichtigt werden.
Die Umstellung auf elektronische und automatisierte Prozesse ist generell ein guter Schritt. Es ist
aber auch immer ratsam, historisch gewachsene Prozesse generell kritisch zu hinterfragen. Nicht
selten können 50 % der Altlasten ohne jegliche Verluste eliminiert werden.
6.6
Kenntnis der Möglichkeiten und Grenzen der Handelspartner
Wenngleich die 80-20-Regel auf viele Bereiche unseres Lebens zutrifft, kann sie für Rechnungsströme meist nicht angewandt werden. Die nachfolgend dargestellte Verteilung für Eingangsrechnungen ist in den meisten Organisationen viel wahrscheinlicher.
Abbildung 47: Musterverteilung für Eingangsrechnungen
Jährliche Rechnungen pro Lieferant
1.000
100
10
Quelle: Billentis
20
Anzahl Lieferanten
250
~10.000
Die Zahl der Lieferanten mit mehr als 100 Rechnungen pro Jahr liegt oft bei nur 20 – 50. Weitere 1 000 schicken typischerweise 10 – 100 und die große Mehrheit weniger als 10 Rechnungen
jährlich. Große Unternehmen haben oft rund 10 000 Lieferanten und (abhängig vom Produkt und
Vertriebskanal) mehrere zehntausend Kunden. Die Mehrheit der Lieferanten und Kunden sind
Kleinunternehmen. Sie setzen nicht nur unterschiedlichste EDV-Systeme ein, sondern haben
auch meist begrenzte Möglichkeiten für den Export/Import von elektronischen Rechnungsdaten
in einem strukturierten Format. Zudem können die Handelspartner in verschiedenen Ländern
ansässig sein, anderen gesetzlichen Anforderungen an elektronische Rechnungen unterliegen,
eine andere Sprache sprechen und eine andere Kultur pflegen.
Elektronische Rechnungsprojekte können nur erfolgreich sein, wenn diese Rahmenbedingungen
im Projekt angemessen berücksichtigt werden. Das beinhaltet unter anderem Anreizsysteme, um
die Handelspartner mit einfachen und gesetzeskonformen Lösungen anzubinden.
Während große Rechnungssteller und –empfänger die Abläufe für elektronische Rechnungen
voll in ihre Systeme integrieren, haben mittelgroße und kleine Unternehmen oft andere Anforderungen.
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Studie E-Rechnung 2014
Abbildung 48: Anforderungen von Organisationen unterschiedlicher Größe
Größe
Anforderungen von Versendern
Anforderungen von Empfängern
Groß
•
•
vollständige ERP-Integration
Zwei-Wege-Kommunikation (z. B.
Bestellung in die eine und Rechnung in die andere Richtung)
externes Archiv (wird manchmal
sofort oder in einem 2. Schritt intern
aufgebaut)
•
•
•
•
vollständige ERP-Integration
Zwei-Wege-Kommunikation (z. B.
Bestellung in die eine und Rechnung in die andere Richtung)
externes Archiv (wird manchmal
sofort oder in einem 2. Schritt intern
aufgebaut)
Mittel
•
•
•
vollständige ERP-Integration
Export-Tools (CSV, ...)
externes Archiv
•
•
•
vollständige ERP-Integration
Import-Tools (CSV, ...)
externes Archiv
Klein
•
•
Printer-Treiber
Rechnungseingabe über Internetportal (WebEDI)
elektronische Formulare
PDF
externes Archiv oder CD-Archiv
•
Internetportal für Rechnungspräsentation bzw. den Download (z. B. Internetbanking)
PDF
externes Archiv oder CD-Archiv
•
•
•
6.7
•
•
Passendes Anbindungs-Modell für Ihre Handelspartner
Die Technik bildet nur einen vergleichsweise kleinen Teil eines E-Invoicing-Projektes. Viel
wichtiger für den Erfolg ist das rasche Erreichen eines hohen elektronischen Anteils bzw. die
Rollout-Strategie (Lieferanten-/Kundenanbindung).
Abbildung 49: Verschiedene Anbindungsmodelle in der Praxis
Opt-In
Ein Rechnungssteller oder –empfänger bereitet seine EDV-Systeme und –Abläufe
für E-Rechnungen vor. Er informiert seine Handelspartner über die neue Möglichkeit und fordert sie auf, Rechnungen künftig elektronisch auszutauschen. Jeder
Handelspartner muss hiervon überzeugt werden, z. B. mit guten Argumenten, Anreizen oder leichtem Druck. Diese traditionell freundliche Methode wurde in der
Vergangenheit normalerweise angewandt, wird aber nach Möglichkeit zunehmend
durch die Opt-Out-Methode ersetzt.
Opt-Out
Ein Rechnungssteller oder –empfänger bereitet seine EDV-Systeme und –Abläufe
für E-Rechnungen vor. Er informiert seine Handelspartner über die neue Möglichkeit und erklärt, dass Rechnungen ab einem festgelegten Termin nur noch elektronisch ausgetauscht werden sollen. Sollte jemand die Zustimmung verweigern, kann
er sich durch eine aktive Mitteilung ausklinken (Opt-Out). Zwar kann dieser Handelspartner Rechnungen weiterhin auf Papierbasis austauschen, wird dafür aber
eventuell finanziell für die höheren Kosten bestraft (Penalty). Dieses Opt-OutModell führt zu schnellen Resultaten und einem hohen elektronischen Rechnungsanteil. Es kann von vielen größeren Organisationen praktiziert werden. Es steht
primär im Vordergrund, wenn eine stabile Basis von Handelspartnern regelmäßig
miteinander kommuniziert. Ideale Beispiele dafür sind Leasingunternehmen,
Transport- & Logistikunternehmen, Telekommunikationsunternehmen, Energieversorger, Kredit- und Kundenkarten, Lieferanten für Büromaterial und Industriebedarfsgüter, Onlinedienste und alle, die via Extranet oder Standard Client
Software untereinander kommunizieren.
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Studie E-Rechnung 2014
Rechnungssteller, die dieses Modell heute anwenden, benutzen dafür häufig signierte PDF-Rechnungen. Diese sind oft mit XML-Daten angereichert, was für die
Empfänger die Voraussetzung dafür schafft, diese strukturierten Daten in ihre Kreditorensysteme zu importieren.
Abbildung 50: Erfolgsraten und elektronischer Rechnungsanteil 1 Jahr nach Rollout-Start
Modell
Elektronischer Anteil von sämtlichen Rechnungen
versendergetrieben
„Opt-In“
1–5%
wechselnde Handelspartner
5 – 50 % längerfristig stabiles Netzwerk von Handelspartnern
versendergetrieben
„Opt-Out“
85 – 90 %
empfängergetrieben
„Opt-In“
1 – 5 % für Organisationen mit geringer Einkaufsmacht
50 – 70 % für Organisationen mit starker Einkaufsmacht
empfängergetrieben
„Opt-Out“
bis zu 90 % für Organisationen mit starker Einkaufsmacht und Versand elektronischer Bestellungen
Die Mehrheit der europäischen Unternehmen hat nicht unbedingt ein günstiges Umfeld für die
Opt-Out-Methode. Trotzdem sollte dieses Modell in Betracht gezogen und allenfalls situativ
etwas im Hinblick auf die Praktizierbarkeit angepasst werden. Mit ziemlicher Sicherheit wird es
von einigen Ihrer Geschäftspartner angewandt, was natürlich auch einen direkten Einfluss auf Ihr
Unternehmen hat.
6.8
Lösungsszenarien
Komplette Eigenentwicklungen sind heute keine realistische Option mehr:
• Aufgrund der Projekt-, Entwicklungs- und Betriebskosten gibt es kaum einen Business Case
dafür.
• Bis es läuft, dauert es ganz einfach zu lange.
• Es gibt keinen Grund, Bestehendes neu zu erfinden. Es werden bereits hunderte von Lösungen und Dienstleistungen angeboten, die praxiserprobt sind.
Im Vordergrund steht der Kauf von Lösungen oder Leistungen externer Anbieter.
Abbildung 51: Externe Transaktionsleistungen und –lösungen
Transaktionsleistungen
Programme
•
•
•
•
•
•
•
SaaS (Software as a Service)
Signaturdienstleistungen
E-Invoicing-Netzwerkleistungen
Rechnungseingangsbearbeitung (inklusive
Digitalisierung und Datenextraktion für
papierbasiertes Restvolumen)
elektronische Beschaffung, elektronische
Marktplätze
Archivleistungen
© B. Koch, Billentis
•
•
Lösungen für den teil- oder vollautomatischen Versand/Empfang elektronischer
Rechnungen inklusive Unterstützung der
unterschiedlichsten Datenformate
Signatursoftware oder Geräte, Public Key
Infrastructure (PKI); SignaturVerifizierungs-Tools und Internetportale
Rechnungs-Cockpit (Überwachung aller
Ausgangs-/Eingangsrechnungen und der
im Unternehmen zirkulierenden Rechnungen)
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Studie E-Rechnung 2014
Transaktionsleistungen
Programme
•
•
•
•
•
Invoice Management
Workflow
elektronische Beschaffung
Schnittstellensoftware
o Datenkonversion und Mapping
Tools
o Printer-Treiber mit Funktionalität
für elektronische Rechnungserstellung, digitaler Signatur und sicherem Versand
Archiv
Welches der obigen Szenarien gewählt wird, hängt von mehreren Faktoren ab:
• Make-or-Buy-Strategie der Organisation
• eigene Umgebung und Anpassungsfähigkeit in Bezug auf IT-Systeme und –Prozesse
• Rechnungsvolumen
• Business Case
• interne Lösungsanforderungen
• Möglichkeiten und Anforderungen der Handelspartner
Größere Organisationen prüfen häufig 2 – 3 Szenarien, vergleichen sie und entscheiden sich für
eines davon. Dieser Analyse folgt ein Pflichtenheft, welches an 2 – 4 Anbieter verschickt wird.
6.9
Projektplan
Kleinunternehmen können technisch gesehen innerhalb weniger Stunden oder Tage elektronische Rechnungen verschicken/empfangen. Mehr Zeit nimmt es dann in Anspruch, viele Handelspartner dazu zu motivieren, die Rechnungen künftig elektronisch auszutauschen.
In größeren Organisationen variiert der Projektplan stark in Abhängigkeit von der vorhandenen
Umgebung und dem gewünschten Integrations- und Automatisierungsgrad.
Abbildung 52: Indikation für den Projektplan und die Implementierungsdauer
Szenario
Zentralisierte,
homogene
Umgebung
Dezentrale,
heterogene
Umgebung
Eingabe/Hochladen von Rechnungen über ein externes
Rechnungsportal oder Nutzung eines speziellen Printertreibers
Anzeigen/Herunterladen der Rechnungen über ein externes
Rechnungsportal
Elektronisches Archiv beim Portalbetreiber
0,1 – 1 Tage
1 Monat
Rechnungsexport/-import über Debitoren-/Kreditorenbuchhaltung
Elektronisches Archiv bei externem Dienstleister
0,5 – 2 Wochen
3 Monate
Obiges Szenario mit detaillierter Analyse, Prozess-Redesign, Workflow-System, Archiv-Integration
6 Monate
1 – 1,5 Jahre
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Obiges Szenario mit Integration von weiteren rechnungsrelevanten Meldungen (elektronische Bestellungen, Lieferscheine, Empfangsbestätigung, Zahlung etc.)
6.10
bis 1 Jahr
bis 2 Jahre
Projektcheckliste
Analyse
• Intern
•
•
o Rechnungsrelevante Prozesse, Systeme und Abteilungen/Tochterunternehmen/Filialen
o Rechnungsströme
o Mögliche Hemmnisse und Maßnahmen zur Lösung
o Struktur, Potenzial und rechtliche Rahmenbedingungen (speziell in multinationalen Unternehmen)
Handelspartner
o Rechnungsvolumen
o Technische Möglichkeiten
o Bereitschaft zur Unterstützung
o Rechtliche Rahmenbedingungen (speziell für ausländische Partner)
Strategischer Fokus und Prioritäten
Konzept
• Lösungsszenario
• Entscheid für Software-Kauf und Inhouse-Betrieb oder Nutzung eines externen E-InvoicingNetzwerkes
• Etappenweiser Ansatz (ein Unternehmensbereich nach dem Anderen) oder „Big Bang” (organisationsweite Umstellung auf einmal)
• Implementierungsszenario
• Zu planende Initial- und Betriebskosten
• Rollout-Strategie für die Anbindung der Handelspartner
Pflichtenheft
• Die wichtigsten 20 (Muss-)Anforderungen
• Weitere gewünschte Anforderungen (2. E-Mail)
Falls externe Services oder Programme gekauft werden sollen
• Anbieterauswahl
• Benchmark
• Vertrag
• Test
Implementierung
• Interne Einführung
• Test
• Anpassung der Systeme bei Handelspartner
• In Ländern wo gesetzlich gefordert (Deutschland, Schweiz etc.): Erstellen der Verfahrensdokumentation
Rollout, Anbindung Handelspartner
• Konzept mit Lösungsszenarien für jede Kategorie von Handelspartner
• Frühzeitiger und persönlicher Dialog mit strategischen Lieferanten/Kunden
• Massen-Rollout
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Studie E-Rechnung 2014
Regel während dem Projekt in größeren Organisationen: Kommunizieren Sie mindestens zweimal so viel wie Sie glauben wäre nötig – Sie können nicht zu viel kommunizieren!
© B. Koch, Billentis
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Studie E-Rechnung 2014
7.
E-Rechnungen als Chance in einem unbeständigen Marktumfeld
7.1
Übersicht
Natürlich gibt es mehrere Gründe für die Einführung der elektronischen Rechnungsverarbeitung.
Ein Faktor allerdings treibt die Entwicklung ganz besonders voran: Selbst während starken wirtschaftlichen Wachstumsphasen bestätigen verschiedene Organisationen, dass die Prozessoptimierung und Optimierung der Unternehmensfinanzen die wichtigste treibende Kraft für die ERechnung darstellen. Dies gewinnt ganz besonders an Bedeutung, wenn sich das Marktumfeld
rasant verändert.
Der Autor sieht eine Reihe von Parametern, wie die E-Rechnung die Unternehmensfinanzen positiv beeinflussen kann.
Abbildung 53: Mit E-Rechnungen die Unternehmensfinanzen optimieren
Kostenreduktion
Mit elektronischen Rechnungen
die Unternehmensfinanzen optimieren
Verbessern des
Working Capital
7.2
Steigern der
Kostenelastizität
Kostenreduktion
In Kapitel 3 ist detailliert beschrieben, wie der Business Case aussehen könnte – und das ist sehr
vielversprechend. Der Autor versuchte, die realen Gegebenheiten aus der Praxis wiederzugeben:
Organisationen ersetzen nur einen Teil ihrer Papierrechnungen durch elektronische und sie optimieren ihre Prozesse auch nur teilweise.
Das nachfolgende Kapitel beschreibt die klassische Entwicklung in den meisten Organisationen.
Heute werden meist erst die tiefhängenden Früchte geerntet. Nur wenige Unternehmen überprüfen dabei kritisch ihre historisch gewachsenen Prozesse und optimieren diese. Es wird wohl noch
einige Jahre dauern, bis dieser nächste Schritt folgt und die Prozesse schlanker werden. Das maximale Potenzial wird meist stufenweise ausgeschöpft, wobei der Weg zum Ziel mit recht unterschiedlichen Strategien erfolgen kann.
© B. Koch, Billentis
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Studie E-Rechnung 2014
Abbildung 54: Migrationspfad, um das volle Potenzial auszuschöpfen
7.2.1
Steigern des elektronischen Anteils
Es ist interessant festzustellen, dass der elektronische Rechnungsanteil in den verschiedenen Organisationen außerordentlich stark variiert.
% E-Rechnungen
Abbildung 55: Erfolgsrate in Abhängigkeit von der eingesetzten Rollout-Methode
100
90
80
70
60
50
40
30
20
10
0
Loop E-Order +
E-Invoice
Powerplay
Pressing
0
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
Klassischer
Ansatz
Jahr nach Betriebsaufnahme der E-Rechnung
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Studie E-Rechnung 2014
Phase
Beschreibung
Klassischer Bis jetzt treiben hauptsächlich die großen Unternehmen die Marktentwicklung
Ansatz
voran. Sie drängen ihre größeren Handelspartner dazu, die E-Rechnung ebenfalls
zu unterstützen. Bei diesem Modell (Überzeugen eines Handelspartners nach
dem anderen) wird die Opt-In-Anbindungsmethode (s. Abbildung 16) eingesetzt.
Bei den meisten Organisationen liegt der elektronische Rechnungsanteil nach
mehreren Jahren bei gerade einmal 25 – 30 %.
In einem nächsten Schritt versuchen diese Großunternehmen, ihre mittelgroßen
und kleinen Handelspartner für die E-Rechnung zu gewinnen. Selbst mit erhöhten Marketingaktivitäten haben aber diese Großfirmen nicht genügend Kraft, um
den Markt alleine zu entwickeln. Sie sind darauf angewiesen, dass der Massenmarkt mit der Zeit eine allgemeine Reife erreicht. Bis dahin bleiben die jährlichen Wachstumsraten und das eigene elektronische Volumen begrenzt.
Dieses evolutionäre Vorgehen war während dem letzten Jahrzehnt typisch und
wird nach wie vor angewandt. Es führte aber bis heute nirgends zu einem breiten
Marktdurchbruch.
Pressing
Großunternehmen können mit einer besseren Methode nach drei Jahren durchaus
einen elektronischen Rechnungsanteil von über 60 % erreichen. Leider passiert
dies nicht von alleine oder indem man die Handelspartner freundlich bittet.
Stattdessen ist ein erhöhter Druck in Kombination mit geeigneten Marketingaktivitäten nötig. Zusätzlich müssen in den meisten Fällen die allgemeinen Geschäftsbedingungen angepasst/ergänzt werden. Damit wird auch die vertragliche
Grundlage geschaffen, um die Handelspartner künftig mit größerem Nachdruck
zur E-Rechnung zu bewegen.
Obwohl die Anbindung von Handelspartnern mit größerem Druck stattfindet, ist
es immer noch eine faire Methode, solange für die Betroffenen unabhängig von
ihrer Größe auch passende Lösungen zu fairen Preisen angeboten werden. Die
Hürden für neue Benutzer sollen so tief wie möglich sein. Ein erster Schritt kann
beispielsweise über den Internet-Browser erfolgen. Idealerweise ist für die betroffenen Handelspartner bereits ein Benutzerkonto vorbereitet und sie können
dieses mit einem einfachen Mausklick aktivieren. In einem weiteren Schritt können sie ihre Login- und Stammdaten bei Bedarf noch anpassen und gleich mit
dem elektronischen Rechnungsaustausch starten.
Eine steigende Zahl großer Unternehmen wendet diese Methode bereits an.
Powerplay
Für die meisten großen Unternehmen ist es auch möglich, nach etwa 3 Jahren
einen elektronischen Rechnungsanteil von über 80 % zu erreichen. Die oben
beschriebene Methode mit viel „Pressing“ wird ergänzt um Geldstrafen bzw.
Verarbeitungsgebühren für Papierrechnungen:
• Rechnungssteller berechnet EUR 1 – 3,50 an Verbraucher und EUR 5 – 25
an Unternehmen
• Empfänger zieht EUR 15 – 25 vom Rechnungsbetrag ab und zahlt nur den
reduzierten Betrag
Loop
E-Order &
E-Invoice
In mehreren größeren Organisationen geht für mehr als 40 % der Rechnungen
eine formelle Bestellung mit Bestellnummer voraus (gemäß Paystream Advisors
[29] liegt dieser Wert in den USA allerdings nur bei 15 %). Der Anteil von
Rechnungen mit Bestellbezug steigt allerdings überall rapide an. Unternehmen
haben die einzigartige Chance, bereits nach einigen Monaten sämtliche Rechnungen mit Bestellbezug elektronisch zu erhalten.
© B. Koch, Billentis
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Studie E-Rechnung 2014
Phase
Beschreibung
Lieferanten erhalten naturgemäß gerne Bestellungen. Werden diese Bestellungen
künftig nur noch elektronisch angeboten, akzeptieren sie die neuen und elektronischen Kanäle rasch. Dank dieser elektronischen Bestelldaten können recht einfach E-Rechnungen erzeugt und an den Besteller zurückgeschickt werden. Dieses Modell führt zu einer schnellen Win-Win-Situation sowohl für die Lieferanten als auch die Käufer.
Die in obiger Tabelle beschriebenen Methoden sind grundsätzlich nicht neu. Es ist doch einigermaßen überraschend, dass nicht zahlreichere Unternehmen das Maximum aus der elektronischen Rechnungsverarbeitung herausholen und eine vielversprechendere Methode wählen.
7.2.2
Erweitern des Prozess-Automatisierungsgrades
Viele „E-Rechnungen“ haben heute lediglich den Charakter von bildhaften, elektronischen
Rechnungskopien. Dies überrascht auch nicht, denn die Leute sind mit PDF-Dateien vertraut und
die Hürden, damit zu starten, sind gering. Dennoch darf nicht vergessen werden, dass der finanzielle Nutzen damit in erster Linie beim Rechnungssteller entsteht. Empfänger möchten lieber
einen Schritt weiter gehen und ebenfalls von elektronischen Rechnungen profitieren. Dazu brauchen sie aber strukturierte Rechnungsdaten.
Im Markt sind einige Verbesserungen und Entwicklungsschritte bemerkbar:
• PDF-Rechnungsbild  Intelligente PDFs inkl. Rechnungsbild und zusätzlich strukturierten
Rechnungsdaten, interaktiven Komponenten, digitalen Signaturen, Protokolldateien, Workflow-Funktionalität; Intelligente PDF-Rechnungen können sowohl durch Menschen direkt
wie auch Informatiklösungen interpretiert werden.
• PDF-Rechnungsbild  strukturierte XML-Rechnungen
• Scanning mit reinem Bildergebnis  Scanning + Datenextraktion/OCR + Workflow
Obige Entwicklungen helfen, den Automatisierungsgrad auch auf der Empfängerseite zu erhöhen.
Die in einigen Ländern schwache Wirtschaftsentwicklung und der ständig steigende Wettbewerbsdruck sollten dafür sorgen, dass sich mittelfristig die Qualität der E-Rechnungen (inkl.
strukturierter Daten) verbessert.
Weiter fortgeschrittene Unternehmen sollten bereits höhere Ziele anstreben als nur die automatische Rechnungsverarbeitung. Dies lohnt sich in der Tat: Die Automatisierung der Rechnungsverarbeitung bedeutet meist erst ein Drittel des Weges und das maximale Optimierungspotential
für die gesamte Prozesskette kann nur anteilig ausgeschöpft werden. Weitere Automatisierungsschritte für vor- und nachgelagerte Geschäftsprozesse werden in den kommenden Jahren voraussichtlich in den Vordergrund rücken.
© B. Koch, Billentis
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Studie E-Rechnung 2014
Abbildung 56: Ausschöpfen des gesamten Optimierungspotenzials
Lieferant
Offertanfrage
Ausschreibung
Rechnung
Empfangsbestätigung
Rechnungsverarbeitung
Zahlung
Archiv
Archiv
7.3
Steigern der Kostenelastizität
7.3.1
Inhouse-Entwicklung oder Lösung eines externen Anbieters?
Einsparungspotenzial
Lieferschein
Bestellung
Vertrag
1/3
Bestellbestätigung
E-Invoicing Netzwerk
Offerte
Katalog
2/3
Käufer
Unternehmen in kleineren Ländern bevorzugen meist marktgeprüfte Lösungen von externen Anbietern. Solche Lösungen sind in der Tat zahlreich (hunderte) verfügbar und von guter Qualität.
Aus dieser Sicht mag es erstaunen, dass hauptsächlich Unternehmen in größeren Ländern immer
noch danach streben, das Rad neu zu erfinden und häufig Eigenentwicklungen anstreben. Dies
gilt in diesen Ländern nicht nur für größere Unternehmen, sondern auch für Unternehmen mit
weniger als 20 000 Mitarbeitern. Eigenentwicklungen entstehen am häufigsten in Organisationen, wo Projekte für die E-Rechnung durch die Informatikabteilung initialisiert und vorangetrieben werden. Rechtliche Abklärungen, auch der Anforderungen von den Handelspartnern (typischerweise in Dutzenden von verschiedenen Ländern), sind sehr anspruchsvoll beziehungsweise
für die meisten ein unlösbares Problem. Meistens scheitern solche Projekte und diese Unternehmen wechseln nach den schmerzlichen Erfahrungen zu markterprobten Lösungen von externen
Anbietern.
7.3.2
Fixkosten in variable Kosten umwandeln
Produktnachfrage und Umsatz werden immer schwankungsanfälliger. Selbst gut etablierte Unternehmen müssen in diesem wirtschaftlichen Umfeld durchaus einen recht kurzfristigen Rück-
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Studie E-Rechnung 2014
gang von 30 und mehr Prozent finanziell verkraften können. Aus diesem Grund versuchen Unternehmen, ihre Fixkosten in variable Kosten umzuwandeln.
E-Invoicing-Anbieter haben früh auf diese Situation reagiert und offerieren passende OnDemand-Services oder Mietmodelle für Software. Teure Inhouse-Investitionen können dadurch
vermieden werden.
In wirtschaftlich unsicheren Zeiten haben viele Unternehmen ihr Investitionsbudget eingefroren.
Der Autor geht davon aus, dass weiterhin viele Unternehmen ihre Eigenentwicklungen ersetzen
durch externe Dienstleistungen auf Basis variabler Kosten. Diese externen Lösungen sind skalierbar und der Benutzer bezahlt nur für Leistungen, die er auch wirklich bezieht.
7.4
Optimieren des Working Capital
7.4.1
Heutige Herausforderungen und künftige Optionen
Die globale Finanzkrise, die Kreditklemme und die großen wirtschaftlichen Schwankungen bereiten vielen Finanzchefs Sorgen. Wie können sie das gebundene Kapital und die Liquidität verbessern? Die Automatisierung der Rechnungsverarbeitung stellt dafür eine Schlüsselkomponente
dar!
Die Nachfrage nach einer finanzoptimierten Prozesskette steigt. Der Markt sucht zunehmend
nach Lösungen, welche die teils divergierenden Interessen von Lieferanten und Käufern gleichermaßen berücksichtigen.
Überdurchschnittlich häufig tauchen die folgenden Themen in den Medien und Internetforen auf:
• Optimieren des Cash Flow und des Working Capital
• Verkürzen der Forderungslaufzeit (DSO, Days Sales Outstanding)
• Verarbeitungs- und Workflow-Prozesse beschleunigen, um von den angebotenen Skonti
(Discounts) profitieren zu können.
• Zahlungsgarantien; Risikominimierung
• Handelsfinanzierung / Trade Finance; Supply Chain Finance
• Zugang zu Liquidität; Kapitalaufwand reduzieren
• Selektive Handelsfinanzierung (nicht für Gesamtumsatz, sondern für Einzelrechnungen oder
einzelne Handelspartner)
• Die Lieferanten dabei unterstützen, beim Wachstumstempo der Hauptkunden mitzuhalten.
Diese häufig genannten Themen reflektieren recht gut die gegenwärtige Marktnachfrage und
auch was die Lösungsanbieter offerieren. Die große Herausforderung für die Anbieter ist aber
nach wie vor ein ausgewogenes Angebot sowohl für Lieferanten wie Käufer, aber auch Kunden
jeglicher Größenordnung und unabhängig vom Wohnsitzland.
7.4.2
7.4.2.1
Verbessern der organisationsinternen Abläufe
Steigern der Transparenz für Eingangsrechnungen
Für gewöhnlich empfangen und verarbeiten 30 – 35 % der größeren Unternehmen ihre Rechnungen nach wie vor dezentral. Fast alle von ihnen setzen mehrere ERP- bzw. Buchhaltungslösungen ein. Eine solche Umgebung erzeugt für die Finanzverantwortlichen einige Probleme: Sie
kennen weder die Zahl der im Umlauf befindlichen Rechnungen, die offene Rechnungssumme,
noch den Status betreffend der Rechnungskontrolle und Freigabe.
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Studie E-Rechnung 2014
Nach Einführung der E-Rechnung verfügen die Unternehmen im Normalfall über einen zentralen
Server für den Rechnungsausgang und -eingang. Dadurch wird die Übersicht für die Finanzverantwortlichen deutlich gesteigert und bildet die Grundlage für die Optimierung des Working Capital.
7.4.2.2
Beschleunigen der internen Abläufe für Eingangsrechnungen
Lieferanten leiden derzeit stark unter der Kreditklemme. Dies gilt ganz speziell für KMUs. Sie
bieten deshalb vermehrt Skonti (Discounts) für die frühzeitige Bezahlung der Rechnungen an.
Die Wirkung dieser Discounts ist generell jedoch begrenzt und die Zahlungsfrist (z. B. 15 Tage,
um von den Discounts profitieren zu können) konnte bis jetzt nicht wesentlich verbessert werden.
Der Hauptgrund für das ungenutzte Verstreichen der Discount-Fristen liegt hauptsächlich im
Unvermögen größerer Organisationen, ihre (Papier-)Eingangsrechnungen in weniger als 23 – 25
Tagen zu verarbeiten.
Ein kürzlicher Beratungskunde des Autors hat bestätigt, dass er wegen der langen Durchlaufzeit
durchschnittlich Discounts von EUR 1,50 pro Papierrechnung verschenkt. Alleine die Discountvorteile haben die ganzen Projektkosten und Investitionen für das E-Invoicing-Projekt mehr als
kompensiert!
Eine effiziente Workflow- und Archivlösung wird häufig als Resultat eines E-InvoicingProjektes in den Unternehmen eingeführt. Dadurch entsteht eine maximale Transparenz für den
Finanzmanager in Echtzeit und bildet eine wichtig Grundlage für die Optimierung des Working
Capital.
7.4.3
Handelsfinanzierung / Trade Finance / Supply Chain Finance (SCF)
Der Begriff „Supply Chain Finance“ steht für eine Reihe von Lösungen für die Finanzierung von
Lieferungen vom Ursprung bis zum Zielort. Ziel ist es, das Working Capital für die Handelspartner entlang der ganzen Lieferkette zu optimieren. Dies gewinnt in einer wirtschaftlich wechselhaften Zeit ganz besonders an Bedeutung.
Die Marktmöglichkeiten für SCF-Lösungen sind sehr bedeutend. Der weltweite Markt für das
Forderungsmanagement wird auf USD 1,3 Billionen geschätzt. Discounts und das Asset-basierte
Kreditgeschäfte steuern ein zusätzliches Potenzial von USD 100 Milliarden respektive USD 340
Milliarden bei. Erst ein kleiner Prozentsatz der Unternehmen nutzt gegenwärtig SCFTechnologien. Immerhin die Hälfte von ihnen plant aber, solche Lösungen einzuführen [Wikipedia]. 43 % der deutschen und 61 % der britischen Unternehmen streben an, ihre Liquidität entlang der Lieferkette mit entsprechenden Lösungen zu optimieren [30].
Einige Lösungen, welche unter dem Begriff SCF und mit Bezug zur E-Rechnung angeboten
werden:
• Asset-basierte Kreditgeschäfte, z. B. Hypotheken, Factoring und Reverse Factoring
• Forderungsmanagement-Services – Auslagern des Forderungsmanagements und Inkassoverfahrens an Dritte. Dies kann auch die Finanzierung und Zahlungsgarantien einschließen
• Dynamic Discounting
Lieferanten sind in erster Linie interessiert an einer Finanzierung, an Garantien und raschen Zahlungen. Der Fokus der Käufer liegt eher beim Working Capital, Nutzen der angebotenen Discounts usw. Anbieter sollten beide Seiten bedienen und Lösungen bereitstellen, die für Unter-
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Studie E-Rechnung 2014
nehmen jeglicher Größenordnung passend sind. Wichtig scheint die Möglichkeit zu sein, solche
Services von Fall zu Fall selektiv nutzen zu können.
Eine Komponente von SCF sticht im Moment speziell hervor und kann optimal mit der
E-Rechnung kombiniert werden. Sie wird deshalb separat in nachfolgendem Kapitel beschrieben.
7.4.4
Dynamic Discounting
Dynamic Discounting ist ein Skontoverfahren, welches es Lieferanten und Käufern erlaubt, Zahlungskonditionen wie „30 Tage Netto“ dynamisch anzupassen und dadurch Zahlungen zu beschleunigen.
Der Kunde reserviert einen Teil seiner liquiden Mittel und definiert einen Zinssatz für frühe Zahlungen. Sobald Rechnungen kontrolliert und akzeptiert sind, werden die Lieferanten automatisch
über neue Frühzahlungsmöglichkeiten informiert. Über ein Portal sind Lieferanten in der Lage,
ihre akzeptierten Rechnungen und angebotenen Frühzahlungskonditionen vor Ablauf der offiziellen Zahlungsfrist anzuschauen und dynamisch Skonti zu gewähren.
Die Dynamic Discounting Funktionalität kann direkt als Plug-In in die ERP- oder Buchhaltungslösung der Handelspartner integriert werden. Ein weiterer eleganter Weg ist ein „Pay me early
button“ (Schaltfläche für frühe Zahlungen) auf dem Rechnungsportal des Käufers (falls das Direktmodell angewandt wird) oder auf dem Portal des E-Invoicing-Netzwerkbetreibers.
7.5
Zusammenarbeitsmodell für Handelsfinanzierung und E-Invoicing Netzwerke
Zweifellos wird Trade Finance / SCF in diesem wechselhaften wirtschaftlichen Umfeld an Bedeutung gewinnen. Gemäß einer Studie von Demica [30] erwarten führende Banken in Europa
für 2015 jährliche Wachstumsraten zwischen 20 % und 30 %. Dieses Wachstum könnte sich
gegen Ende der Dekade verringern und wird für 2020 auf immerhin noch 10 % geschätzt.
Die elektronische Rechnung hat das Potenzial, als Katalysator für ein starkes Wachstum der SCF
zu wirken. Der erfolgreichste Weg für die rasche Verbreitung von SCF könnte sein, diese Lösungen völlig in die E-Invoicing-Plattform zu integrieren. Diese kann dann alle relevanten Informationen verwalten und zwischen den Handelspartnern und jeweils involvierten Geldgebern
elektronisch austauschen. Zahlungsverkehrsanbieter (Banken oder andere) können mit Technologieanbietern als Betreiber von E-Invoicing-Netzwerken komplementär zusammenarbeiten.
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Studie E-Rechnung 2014
Abbildung 57: Komplementäres Zusammenarbeitsmodell
Geldgeber
Geldgeber
Zahlungs-Service
Betreiber 1
E-Invoicing Netzwerk
Betreiber 1
Zahlungs-Service
Betreiber 2
E-Invoicing Netzwerk
Betreiber 2
Zahlungs-Service
Betreiber n
E-Invoicing Netzwerk
Betreiber n
Lieferant
Offenes Netzwerk für
Rechnungsaustausch
Geldgeber
Offenes Netzwerk für
Handelsfinanzierung
Geldgeber
Lieferant
Käufer
Käufer
Rolle
Beschreibung und Kommentare
Geldgeber
Der Geldgeber kann ein Finanzinstitut, ein Investmentfonds, ein
Private-Equity-Unternehmen oder der Käufer selbst sein.
Ein Geldgeber entscheidet, bei welchen Ratingkriterien er Geld
zur Verfügung stellen will. Der Geldgeber verpflichtet sich gegenüber dem Pool. Je nach Risikobereitschaft kann er an einem
oder mehreren Pools teilnehmen. Gefragt sind flexible und auktionsähnliche Modelle mit internationaler Abdeckung für alle
Handelspartner.
Offenes Netzwerk für
Handelsfinanzierung
Ein solches offenes Netzwerk sollte in diesem Sinne heute noch
nicht existieren. Banken betreiben häufig ihre eigenen Plattformen. Kunden mögen dies aber in der Regel nicht. Sie fühlen sich
in dieser bankspezifischen Umgebung gefangen und haben keine
Garantie für dauerhaft marktgerechte Finanzierungskonditionen.
Einige Plattformen, die von bankunabhängigen Zahlungsverkehrsdienstleistern betrieben werden, sind diesbezüglich etwas
offener gestaltet.
Idealerweise entsteht in naher Zukunft eine anbieterneutrale und
offene Plattform, wo durch mehrere Geldgeber eine wettbewerbsintensive Preisgestaltung erfolgen kann.
Zahlungsservice
Dies kann eine Bank sein oder ein anderer Anbieter. Der Zahlungsverkehrsdienstleister bietet verschiedene Finanzierungsprodukte an und stellt die Datenkommunikation zwischen dem
SCF-Netzwerk und einem oder mehreren E-InvoicingNetzwerkbetreibern sicher.
E-InvoicingNetzwerkbetreiber
Millionen von Organisationen nutzen bereits E-InvoicingNetzwerke. Diese sind vertraut mit den unterschiedlichsten Kundenanforderungen betreffend Buchhaltungssystemen und Rechnungsabläufen. Diese Kompetenz der Technologieanbieter ist
elementar, solange die elektronische Rechnungsverarbeitung
noch kein Standardgeschäft darstellt.
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Studie E-Rechnung 2014
Rolle
Beschreibung und Kommentare
Banken können ebenfalls E-Invoicing-Netzwerkbetreiber sein,
sind aber primär in reiferen Märkten erfolgreich, wo ERechnungen inzwischen als (zumindest teilweise) standardisiertes Produkt eine hohe Akzeptanz finden. In den meisten Ländern
ist dies jedoch (noch) nicht der Fall. Ein Vorteil der Finanzdienstleister ist aber definitiv die Möglichkeit, SCF-Produkte in
einem stark wachsenden Markt anzubieten. Solange jedoch Banken selbst E-Invoicing-Netzwerke betreiben, haben sie wohl nur
die Möglichkeit, bis zu 35 % ihres eigenen Kundenstamms zu
adressieren. Alternativ können sie ihre Strategie ändern. Sie können sich auf die SCF-Services konzentrieren und sich komplementär zu den Netzwerkbetreibern aus dem Technologieumfeld
aufstellen. Die Netzwerkbetreiber agieren als Reseller für die
SCF-Produkte der Banken, welche dadurch praktisch 100 % der
E-Invoicing-Benutzer erreichen können.
Offenes Netzwerk für
Rechnungsaustausch
7.6
Eine rasch steigende Zahl von Netzwerkbetreibern verbindet ihre
Plattformen mit Mitbewerbern, um elektronische Rechnungen
und andere Geschäftsmeldungen plattformübergreifend auszutauschen.
Das Potenzial der E-Rechnung
Die E-Rechnung und die damit verbundene Prozessautomatisierung könnte DIE Antwort sein auf
die heutigen Herausforderungen im stetig wechselnden Marktumfeld. Sie ist die Schlüsselkomponente, um Kosten deutlich zu senken, das Working Capital zu verbessern und die Kosten elastischer zu gestalten.
Die Zeit ist reif, um den nächsten Schritt jetzt zu
machen!
© B. Koch, Billentis
Seite 91
Studie E-Rechnung 2014
8.
Sponsoren dieser Studie
Ariba, ein SAP Unternehmen
Basware
B&L Management Consulting
Billexco
Bundesdruckerei
Cape Vision / SmartPath
Comarch
crossinx
Datamolino
EDICOM
Esker
INPOSIA
MACH
Neopost Deutschland
Nintu Informatik
OnCommerce
OpusCapita
PostFinance
QuoVadis Trustlink Schweiz
Readsoft
SIX Payment Service
Swisscom/Conextrade
Taulia
Tungsten – ehemals OB10
Bemerkungen zum nächsten Kapitel
Die folgenden Seiten mit dem Vermerk “Sponsor” in der Kopfzeile sind ausschließlich von
Sponsoren beigesteuerte Inhalte.
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Studie E-Rechnung 2014
8.1
Sponsor
Ariba, ein SAP Unternehmen
Hauptsitz in Deutschland:
Ariba, ein SAP Unternehmen
Am Prime Parc 13
65479 Raunheim
Deutschland
Länder mit dem höchsten E-InvoicingUmsatz
USA, UK, Deutschland, Frankreich
Rechtskonforme Verarbeitung von
E-Rechnungen unterstützt in
Der Euro-Zone, den USA, Teilen von Südamerika und
Asien sowie Neuseeland und Australien.
Anzahl Mitarbeiter, die mehrheitlich für 500
E-Rechnung arbeiten
Anzahl aktiver Nutzer auf eigenem
E-Invoicing Netzwerk
Lieferanten:
Buyer/Käufer:
1,5 Millionen
35.000
Art des Angebots
Cloud-Lösungen für den Einkauf und das Finanzwesen
Unterstützte Prozesse in der SupplyChain
Ariba unterstützt den kompletten Prozess vom Einkauf
bis zur Bezahlung Ihrer Waren und Dienstleistungen.
Dies beinhaltet das Sourcing, die Ausgabenanalyse,
das Vertragsmanagement, Katalogmanagement, den
Austausch von Bestellungen und Rechnungen über das
Ariba Network und weitere Angebote für ein verbessertes Working Capital Management anhand von
dynamic discounting.
Mehrwert-Dienstleistungen
Unbegrenztes Lieferanten Enablement, Working Capital Management, Beratung, globaler Support
Hauptsegmente im Zielmarkt
Industrieübergreifend
Unterstützte Sprachen
Fast alle europäischen Sprachen sowie Chinesisch und
Japanisch
Alleinstellungsmerkmal
Mit den Cloud Lösungen von Ariba automatisieren Sie
Ihre gesamte Kreditorenbuchhaltung. Papierrechnungen entfallen, die Durchlaufzeiten und Kosten für die
Bearbeitung sinken deutlich. Über das Ariba Network
laufen die derzeit größten e-Invoicing Transaktionsvolumen überhaupt. Viele Ihrer Lieferanten sind also
wahrscheinlich längst bei uns angemeldet. Alle anderen lassen sich in kürzester Zeit für vereinfachte Rechnungsstellungsprozesse einbinden. Besondere technische Voraussetzungen sind dafür nicht erforderlich.
Seite 93
Studie E-Rechnung 2014
Sponsor
Ariba, ein SAP Unternehmen
Cashmanagement: Ganz sicher
Vorteile
Über das Ariba Network tauschen Sie alle
wichtigen Dokumente digital aus: Vom Angebot über die Bestellung und Rechnung bis hin
zu Zahlungsinformationen. So lassen sich alle
Prozesse beschleunigen und viele automatisieren. Sie nutzen konsequent Skonti, verkürzen
Forderungslaufzeiten und halten systemgestützt
alle internationalen Compliance-Vorgaben sicher ein.
•
Ziele
•
•
•
•
•
Effektivere Einkaufs- und Finanzprozesse durch eine verbesserte Zusammenarbeit entlang der gesamten Wertschöpfungskette
Vertragskonditionen aushandeln und
einhalten
Bislang undenkbare Transaktionen über
das Ariba Network abwickeln
Kosten sparen und Liquidität steigern
•
•
•
Ressourcen durch elektronische Bestell- und Rechnungsprozesse schonen
Alle Geschäftsbeziehungen zentral
überblicken, verwalten und optimieren
Transaktionen durchgängig, schnell
und präzise steuern
Transparenz über sämtliche Ausgaben
gewinnen
Compliance über den gesamten Rechnungsprozess hinweg sicherstellen
Neue Handelspartner finden, die perfekt zu Ihrem Geschäft passen
Lösung
•
•
•
Das Ariba Network fügt sich nahtlos in
Ihre SAP-Umgebung ein.
Rechnungen und andere Dokumentewerden automatisch in passende Formte
umgewandelt.
Das Ariba Network unterstützt alle Anforderungen im B2B-Handel, einschließlich E-Procurement, E-Invoicing
und Working Capital Management.
Zusammenfassung
Das Ariba Network ist das größte offene
Handelsnetzwerk der Welt. Rund 1,5 Millionen Unternehmen führen dort täglich ihre
Transaktionen aus, alle zwei Minuten kommt
ein neues hinzu. Arbeiten auch Sie in der
Cloud mit Ihren Kunden, Lieferanten und
Partnern zusammen – einfach, direkt und
ganz gleich, welche IT-Lösungen diese einsetzen. Alle Beschaffungs-, Verkaufs- und
Zahlungsvorgänge lassen sich über eine einzige, zentrale Oberfläche steuern.
Kontakt: Jakob Goik
Marketing Manager
E-Mail: [email protected]
Telefon: +49 6142 189 1151
Website: de.ariba.com
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Studie E-Rechnung 2014
8.2
Sponsor
Basware
Basware GmbH
Willy-Brandt-Allee 2
81829 München
Deutschland
Länder mit dem höchsten E-InvoicingUmsatz
Europa
Rechtskonforme Verarbeitung von
E-Rechnungen unterstützt in
Argentinien, Australien, Belgien, Brasilien, Bulgarien, Chile, Costa Rica, Dänemark, Deutschland, Ecuador, Estland, Finnland, Frankreich, Griechenland,
Hong Kong, Island, Irland, Isle of Man, Israel, Italien,
Kanada, Kolumbien, Lettland, Liechtenstein, Litauen,
Luxemburg, Malta, Marokko, Mexiko, Monaco, Niederlande, Neuseeland, Norwegen, Österreich, Peru,
Polen, Portugal, Rumänien, Schweden, Schweiz, Singapur, Slowakei, Slowenien, Spanien, Südafrika,
Tschechische Republik, Ungarn, Uruguay, UK, USA,
Zypern
Anzahl Mitarbeiter, die mehrheitlich für 1500+
E-Rechnung arbeiten
Anzahl aktiver Nutzer auf eigenem
E-Invoicing Netzwerk
1 Mio. Unternehmen im Basware Commerce Network mit 80.000 aktiven Käufern
Art des Angebots
Dienstleistungen für den Versand und den Empfang
von E-Rechnungen und den Austausch beschaffungsrelevanter Dokumente und Kataloge, Lösungen für
die Rechnungseingangsbearbeitung und das Procurement.
Unterstützte Prozesse in der SupplyChain
Purchase-to-Pay und Order-to-Cash, Transaktionslösungen und -dienstleistungen
Mehrwert-Dienstleistungen
Paymentlösungen, dynamic discounting, Archivierung, Analytics
Hauptsegmente im Zielmarkt
Käufer und Lieferanten jeder Größe und aller Branchen
Unterstützte Sprachen (mit Kundensup- Basware Transactions Service unterstützt alle Spraport und Onlinehilfen)
chen. Kundenservice ist erhältlich in Deutsch, Englisch, Französisch, Niederländisch, Finnisch, Schwedisch, Norwegisch und Dänisch.
Alleinstellungsmerkmal
Größtes offenes Handelsnetzwerk der Welt, das eine
Million Unternehmen und über 170 e-InvoicingAnbieter verbindet.
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Studie E-Rechnung 2014
Sponsor
Die Basware Lösungen und Dienstleistungen
Die Basware Purchase-to-Pay (P2P)-Lösungen
wurden für mehr Kontrolle und Transparenz im
gesamten Transaktionszyklus von der Beschaffung bis zur Bezahlung entwickelt – von der
Bestellung von Waren und Leistungen bis zur
Bearbeitung und der abschließenden Rechnung
– mit vollständigem Überblick über den Cashflow und finanzielle Verpflichtungen.
Die Basware P2P-Lösungen stehen als Software as a Service (SaaS) oder als interne Lizenzversion zur Verfügung. Dank unserer Erfahrung bei der Integration von über 250 ERPSystemen ist der Einstieg in die BaswareLösungen einfach und ohne Änderungen an der
bestehenden Infrastruktur möglich.
Basware Purchase-to-Pay beinhaltet vier wesentliche Lösungsbereiche: Basware Procurement, Basware Rechnungsbearbeitung, das
Basware Commerce Network und die Basware
Payment-Lösungen.
1. Basware Procurement
Die Basware Procurement-Lösungen wurden
zur Verwaltung aller eProcurement-Aktivitäten
im gesamten Purchase-to-Pay entwickelt. Sie
stellen allen Anwendern eine einfache, leicht zu
bedienende Benutzeroberfläche für alle Beschaffungsbereiche zur Verfügung und ermöglichen die Zustellung von Kataloginhalten genehmigter Lieferanten, unterstützen die Entwicklung eines Best Practice Purchase-to-PayProzesses für alle indirekten Ausgaben sowie
eine einfache Vernetzung mit den Lieferanten
über das weltweit größte offene Handelsnetzwerk.
Kontroll- und Genehmigungsworkflows bis
zum Transfer genehmigter Rechnungen zum
ERP-System oder zu anderen Systemen zur
Ausführung der abschließenden Zahlung.
3. Das Basware Commerce Network
& Basware Transactions Service
Das Basware Commerce Network ist ein offenens System für alle Unternehmen – Käufer, Lieferanten und Partner – mit Fokus auf
eine Zusammenarbeit bei globalen Handelstransaktionen. Für unsere Kunden bedeutet
das, dass es nur einen Zugangspunkt für alle
Vertriebs- und Einkaufsrechnungen und Mitteilungen gibt, die elektronisch und regelkonform zwischen Geschäftsparteien ausgetauscht werden und zwar unabhängig davon,
wo auf der Welt sie sich befinden.
Seit mehr als einem Jahrzehnt hat Basware
systematisch ein Netzwerk aufgebaut, um so
viele internationale e-Invoicing-Netzwerke
wie möglich in ein System einzubinden. Heute ist das Basware Commerce Network mit
über 170 internationalen e-InvoicingNetzwerken verbunden und bringt über eine
Million Unternehmen zusammen. Damit ist es
das größte offene Netzwerk der Welt. Und es
wächst beständig weiter. Basware-Kunden
sind in über 100 Ländern tätig und tauschen
im Netzwerk mehr als 80 Millionen Transaktionen jährlich aus.
4. Basware Payment-Lösungen
2. Basware Rechnungsbearbeitung
In Zusammenarbeit mit unserem Partner MasterCard bieten wir Käufern die Möglichkeit,
Zahlungsfristen zu verlängern. Gleichzeitig
profitieren die Lieferanten von schnellen garantierten Zahlungseingängen und ausführlichen Überweisungsdaten.
Als eine zentrale Komponente des Purchase-toPay-Portfolios automatisieren die Basware
Rechnungsbearbeitungslösungen den gesamten
Rechnungsbearbeitungsprozess, von der Datenerfassung der Papierrechnung, einer vollständigen e-Invoice-Integration, automatisiertem Abgleich mit Bestellungen oder Rechnungsplänen,
Weitere Informationen:
Basware GmbH
Willy-Brandt-Allee 2
D-81829 München
Tel: +49 (0)89 427 437 50
E-Mail: [email protected]
www.basware.de
Seite 96
Studie E-Rechnung 2014
8.3
Sponsor
B&L Management Consulting GmbH
Hauptsitz:
B&L Management Consulting GmbH
Schumannstr. 41
60325 Frankfurt
Deutschland
Art des Angebots
Gestaltung optimaler Prozesse für die Debitoren- und
Kreditorenabläufe durch IT-Einsatz
Unterstützte Prozesse in der SupplyChain
Beschaffungsprozesse, Rechnungs- und Finanzprozesse, Dokumentenmanagement und Archivierung für
traditionelle und elektronische Verfahren
Mehrwert-Dienstleistungen
Neutrale Beratung von der Potenzialanalyse über Anbieterauswahl bis zu Einführungsunterstützung
Hauptsegmente im Zielmarkt
Rechnungsversender und Rechnungsempfänger in
allen Branchen
Unterstützte Sprachen
Deutsch / Englisch
Alleinstellungsmerkmal
Anbieter- und produktneutrale Beratung im alleinigen
Interesse des Kunden und für das anvisierte Ziel. Über
20 Jahre Erfahrung in den kaufmännischen Prozessen.
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Studie E-Rechnung 2014
Sponsor
B&L, Architekten für Information Management
Rechnungsprozesse optimal gestalten
Beratungspakete
Die Optimierung der Rechnungsprozesse steht
bei vielen Unternehmen ganz oben auf der
Agenda. Die neue gesetzliche Lage verstärkt
diesen Effekt noch. Dennoch gibt es bei der
organisatorischen und technischen Integration
in das Unternehmen Einiges zu beachten, um
die Potenziale zu nutzen und rechtlich sicher
sein zu können.
Info eInvoicing:
Wenn es zunächst nur darum geht die Begriffe, die prinzipiellen Möglichkeiten und die
Nutzenpotenziale des eInvoicing kennenzulernen ist diese Informationsveranstaltung der
richtige Einstieg.
Wir optimieren Prozesse sowohl für Ausgangsrechnungen als auch für Eingangsrechnungen,
unabhängig von Produktinteressen ganz nach
Ihren individuellen Anforderungen.
Durch unsere Beratung erhalten Sie Antwort
auf Ihre Fragen:
•
Welcher Nutzen kann über automatisierte Rechnungseingangsbearbeitung erreicht werden?
•
Welche Rechnungsarten (Papier, Fax,
eMail mit PDF, EDI) lassen sich einbinden?
•
Welches Rechnungsvolumen ist für
kurzfristigen ROI erforderlich?
•
Was ist für die Anerkennung des Vorsteuerabzuges zu beachten?
•
Wo liegen die Herausforderungen für
Rechnungssteller und Rechnungsempfänger?
Wir konzipieren Lösungen bzgl. Organisation
und Technik, legen mit Ihnen die optimale
Sourcing-Strategie fest und wählen geeignete
Produkte und Dienstleister aus.
Quickstart eInvoicing:
Für eine weiter gehende Orientierung und die
Klärung grundsätzlicher Fragen bietet sich
unser Startpaket an. Wir besprechen mit
Ihnen alle wesentlichen Facetten, bezogen auf
Ihre ganz individuelle Situation und Sie erhalten eine Entscheidungsgrundlage, ob sich
eine elektronische Rechnungsbearbeitung
rechnet und was alles zu beachten ist.
Einführungspaket eInvoicing:
Die Erarbeitung eines detaillierten Fachkonzepts, inkl. der SOLL-Prozesse sowie die
Klärung der Sourcing-Strategie, die Erstellung einer Ausschreibungsunterlage und die
Durchführung der Produktauswahl bzw. Ausschreibung sind Bestandteile dieses Pakets.
Performance-Check eInvoicing:
Wenn Sie bereits eine elektronische Rechnungseingangsbearbeitung einsetzen, interessiert es Sie sicher, ob Sie alle Potenziale
wirklich schon ausgeschöpft haben.
Compliance eInvoicing:
Mit Inkrafttreten der GoBD wird es umso
wichtiger, die Nachvollziehbarkeit der Prozesse, die Vollständigkeit der Dokumentablage und die Integrität der Daten nachweisen zu
können.
Wir unterstützen bei der Erstellung der Verfahrensbeschreibung und dem Aufbau der
internen Kontrollmechanismen. Die von uns
angebotene Methodik spart Zeit, sorgt für
geringen Aufwand bei der Pflege und garantiert die notwendige Aktualität.
Website: www.bul-consulting.de
Kontakt: Christian Brestrich, 069 133093-0, [email protected]
Seite 98
Studie E-Rechnung 2014
8.4
Sponsor
Billexco
Hauptsitz:
Billexco AG
c/o RA Hans Hagmann
Baarerstrasse 78
6300 Zug / Schweiz
Länder mit dem höchsten E-InvoicingUmsatz
Zentraleuropäische Länder
Rechtskonforme Verarbeitung von
E-Rechnungen unterstützt in
Billexco nutzt die Signaturservices von TrustWeaver
und erfüllt die MWST-rechtlichen Anforderungen von
50+ Ländern.
Anzahl Mitarbeiter, die mehrheitlich für Netzwerk von verschiedenen Firmen
E-Rechnung arbeiten
Anzahl aktiver Nutzer auf eigenem
E-Invoicing Netzwerk
Rechnungsversender mehr als 8‘000
Firmenempfänger
mehr als 8‘000
Private Empfänger
keine, reine B2B Plattform
Art des Angebots
Einfacher und gesetzlich anerkannter Austausch von
PDF Rechnungen.
Unterstützte Prozesse in der SupplyChain
Rechnungsstellung und Rechnungsempfang
Mehrwert-Dienstleistungen
OCR Erkennung und Langzeitarchivierung
Hauptsegmente im Zielmarkt
Für alle Branchen geeignet, Schwerpunkte in der
Reisebranche und im Handel
Unterstützte Sprachen
DE, EN, FR, ES, IT
Alleinstellungsmerkmal
Registrierung innert weniger Minuten möglich und ist
sofort zur Teilnahme bereit. Kein Setup und keine
Monatsgebühren. Die ideale Ergänzung zu rein
strukturierten Rechnungen garantiert raschen Rollout.
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Studie E-Rechnung 2014
Sponsor
PDF RECHNUNGSVERSAND IN DER ONLINE-COMMUNITY
„Billexco - The billing exchange community“
ist eine globale Online-Community für
Firmen zum einfachen und sicheren
Austausch von Rechnungen im PDF Format,
wobei die Einhaltung der gesetzlichen
Vorschriften für den Vorsteuerabzug gewährleistet ist. Zur Teilnahme reicht die übliche
PC-Infrastruktur: Computer mit Internetanschluss. Jede Firma kann sich innert
weniger Minuten online anmelden und ist
sofort zur Teilnahme bereit. Der Rechnungsversand wird über Geschäftsbeziehungen
zwischen den Teilnehmern gesteuert. Diese
werden aktiv, wenn beide Parteien
zustimmen.
Rechnungen hochladen ist entweder manuell
über die Billexco-Website www.billexco.com,
per E-Mail oder SFTP (für grössere Rechnungsmengen) möglich. Die PDF-Dateien
werden dann von Billexco digital signiert und
somit rechtsgültig. Der Rechnungsempfang
geschieht
entweder
durch
manuelles
Herunterladen, via E-Mail oder SFTP.
Billexco bietet verschiedene Abonnemente an,
um unterschiedliche Bedürfnisse bzgl. Service
und Rechnungsmenge optimal abzudecken.
Das Netzwerk Billexco ist seit 2010 in Betrieb
und seither rasant gewachsen. Derzeit sind
über 8000 Mitglieder registriert, darunter 200
grosse Unternehmen, wie Alpiq InTec,
Charles Vögele, Mobiliar, Planzer, PwC und
Swiss, um nur einige zu nennen. Nach einer
Anfangsphase entfaltet nun das Konzept der
Community seine volle Wirkung und es
entsteht
ein
echtes
Netzwerk
von
Beziehungen. Jedes neue Mitglied hat gute
Chancen, unter den bereits bestehenden
Mitgliedern Geschäftspartner zu finden, die
sofort zum Rechnungsaustausch bereit sind.
Vermehrt erweitern Mitglieder auch ihre
Rollen: bisherige Rechnungsempfänger beginnen, ihre Rechnungen via Billexco zu
versenden, und umgekehrt.
Schweizer Bundesverwaltung auf Billexco
Die Schweizer Bundesverwaltung ist seit
Anfang Juni 2014 Mitglied der Billexco-Community. Damit können alle Verwaltungseinheiten ihre Rechnungen neu
auch als PDF-Datei empfangen. Ziel der
Bundesverwaltung ist es, möglichst viele
elektronische Rechnungen zu erhalten,
um so Effizienzvorteile zu realisieren.
Neben einer EDI-Schnittstelle bietet die
Bundesverwaltung dank Billexco eine
äusserst einfache, günstige und problemlos nutzbare Schnittstelle für alle ihre
Rechnungssteller an. Damit ist sichergestellt, dass wirklich jede Firma, die mit
der Bundesverwaltung Geschäftsbeziehungen unterhält, von den Vorteilen des
digitalen Rechnungsaustauschs vollumfänglich profitieren kann.
Das User-Interface
Als globale Community steht das einfach
zu bedienende Web-Frontend in fünf
Sprachen zur Verfügung: Deutsch,
Englisch, Französisch, Italienisch und
Spanisch. Die Gestaltung ist so optimiert,
dass eine komfortable Benutzung auch
auf Tablet-Computern möglich ist.
Website: www.billexco.com
Kontakt: Walter Hagmann, +41 (0)41 727 7567, [email protected]
Seite 100
Studie E-Rechnung 2014
8.5
Sponsor
Bundesdruckerei GmbH
Hauptsitz:
Bundesdruckerei GmbH
Oranienstraße 91
10969 Berlin
Deutschland
Länder, in denen wir den höchsten Umsatz mit E-Invoicing erzielen
Deutschland, Österreich
Anzahl Mitarbeiter, die mehrheitlich für 40
E-Rechnung arbeiten
Anzahl aktiver Nutzer auf eigenem
E-Invoicing Netzwerk
Rechnungsversender > 100.000
Firmenempfänger
Keine Angaben
Art des Angebots
•
•
Unterstützte Prozesse in der SupplyChain
Elektronischer Versand und Empfang von Geschäftsprozessdokumenten jeder Art
Hauptsegmente im Zielmarkt
Die Lösung eignet sich für KMU, Großunternehmen
und öffentliche Einrichtungen
Spezielle Angebote für Konsolidatoren
Unterstützte Sprachen
Englisch, Deutsch, Französisch, Italienisch und Niederländisch
Alleinstellungsmerkmal
Erfüllung höchster Sicherheits- und Datenschutzanforderungen
D-TRUST-Hochsicherheitsprodukte
D-TRUST Business Portal
o Elektronischer Dokumenten- und Datenaustausch über alle relevanten Kanäle und
in diversen Formaten
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Studie E-Rechnung 2014
Sponsor
E-Invoicing-Netzwerk für E-Government und E-Business
Bundesdruckerei GmbH
Die Bundesdruckerei GmbH mit Sitz in Berlin
bietet Full ID | Management mit Systemlösungen und Dienstleistungen für die sichere Identifizierung sowohl in der analogen als auch der
digitalen Welt und ist eines der weltweit führenden Unternehmen auf diesem Gebiet. Das
Portfolio des Unternehmens reicht von der Datenerfassung, -verwaltung und -verschlüsselung
bis hin zur Herstellung von Dokumenten und
Prüfgeräten sowie elektronischen Grenzkontrollsystemen, Software für Hochsicherheitsinfrastrukturen sowie kompletten Reisepass- und
ID-Kartensystemen. D-TRUST, das akkreditierte Trustcenter der Bundesdruckerei, stellt als
einer von wenigen Anbietern in Deutschland
branchenübergreifend Lösungen für qualifizierte Zertifikate, Zeitstempel, Berechtigungszertifikate und eID-Services für den deutschen Personalausweis zur Verfügung.
Neue Lösungen zur Optimierung von Prozessen
Die Bundesdruckerei unterstützt zudem Unternehmen bei der Realisierung erheblicher Einsparungen an Kosten der Kommunikation mit
Kunden und Lieferanten. Mit den diesbezüglichen Dienstleistungen lassen sich Einsparungen
von bis zu 70 % erreichen. Um rasch und problemlos in den Genuss der Vorteile des Business
Portals der Bundesdruckerei zu gelangen, sind
lediglich ein einfacher Internetanschluss und
zehn Minuten zur Installation des Viper
Connector als Standarddruckertreiber erforderlich. Die Integration des Systems erfolgt ohne
jeden Eingriff in vorhandene Systeme, Strukturen oder Prozesse.
Austausch von Daten und Dokumenten in
allen Formaten und Übermittlungsformen
Der größte Vorteil des E-InvoicingNetzwerks der Bundesdruckerei ist die Unterstützung sämtlicher Prozesse für den Austausch von Kommunikationsformaten (elektronisch und auf Papier). Hierfür werden grafische Präsentationsformate (Papier, PDF,
TIFF) mit allen gängigen Verfahren zum
Austausch von Daten zwischen IT-Systemen
(CSV, XML, i-Doc, Edifact) kombiniert.
Hierdurch können Dokumente in einer Vielzahl von Formaten über diverse Kanäle (beispielsweise Post, E-Mail, Portal, FTP, X400)
gesendet und empfangen werden. Der Nutzer
braucht lediglich die Eingangs- und Ausgangsformate für die einzelnen Dokumentarten zu definieren. Die Konvertierung und Zustellung der gewählten Formate erfolgen
durch die Bundesdruckerei.
Für weitere Informationen wenden Sie sich
bitte an:
Bundesdruckerei GmbH
Oranienstraße 91
10969 Berlin
Deutschland
Tel.: +49 (0) 30 – 2598 0
Fax: +49 (0) 30 – 25 98 22 05
E-Mail: [email protected]
Seite 102
Studie E-Rechnung 2014
8.6
Sponsor
Cape Vision / SmartPath
Hauptsitz:
CapeVision GmbH
Mauerstr. 79
D – 10117 Berlin
Deutschland
Länder mit dem höchsten E-InvoicingUmsatz
Deutschland
Rechtskonforme Verarbeitung von
E-Rechnungen unterstützt in
Deutschland und Deutschsprachige Länder
Die Prozesse der SmartPath-Plattform sind juristisch
und von Wirtschaftsprüfern erfolgreich auf die Einhaltung der Grundsätze ordnungsgemäßer Buchführungssysteme (GoBS) geprüft worden.
Anzahl Mitarbeiter, welche mehrheitlich 10
für E-Rechnung arbeiten
Anzahl aktive Nutzer auf eigenem
E-Invoicing Netzwerk
Rechnungsversender 25, mit durchschnittlich mehr
als 10.000 Belegen p.a.
Firmenempfänger
15, mit durchschnittlich mehr
als 10.000 Belegen p.a.
Art des Angebots
Konsolidierungsplattform für die Verarbeitung elektronischer Daten und Dokumente
Unterstützte Prozesse in der SupplyChain
Bestellabwicklung, Rechnungsdatenaustausch inkl.
Begleitdokumente, Verbrauchsinformationen
Mehrwert-Dienstleistungen
Archivierung, Datenformatumwandlung und –prüfung,
Aufbringen bzw. Verifizieren einer digitalen Signatur,
Datenextraktion,qualifizierte Zustellbestätigung, Beratung
Hauptsegmente im Zielmarkt
Zielgruppe ist der Datenaustausch im B2B-Segment,
also zwischen Unternehmen, die eine gewisse Menge
an Belegen mit jeweils einem Partner austauschen.
Der Branchenschwerpunkt liegt derzeit auf betriebskostenrelevanten Rechnungen an die Immobilienwirtschaft von Lieferanten aus den Bereichen Energieversorger, Entsorger, Messdienstleister, Facility Management etc.
Unterstützte Sprachen
Deutsch, Englisch
Alleinstellungsmerkmal
Offene und systemunabhängige Konsolidierungsplattform.
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Studie E-Rechnung 2014
Sponsor
Die SmartPath®-Plattform
Der Rechnungsaustausch ist einer der elementaren Prozesse im Geschäftsalltag eines
Unternehmens. Seine Effizienz steht im Fokus
aller geschäftlichen Aktivitäten. Die Basis dafür
bildet eine kostengünstige, unkomplizierte und
fehlerfreie Umsetzung.
Der elektronische Rechnungsaustausch des
SmartPath® Invoice-Service stellt dies sicher,
ist effizient und bietet viele weitere Vorteile.
Die Services der internetbasierten Plattform
SmartPath® ermöglichen das Auslagern von
Geschäftsprozessen durch die externe Verarbeitung von elektronischen Dokumenten und
Daten sowie deren automatisierten Versand und
Empfang. Dazu stellt SmartPath® die notwendigen Schnittstellen und Dienste zum Empfangen, Verarbeiten und Zustellen von elektronischen Dokumenten und Datenströmen bereit.
Individuell, unabhängig und produktoffen
Als Sammlung verschiedener Services stellt
SmartPath® das gesamte Spektrum der Verarbeitung elektronischer Dokumente bereit, von
der einfachen Übertragung und Validierung der
Daten bis hin zur Signierung, Verifikation,
Transformation und Archivierung.
Ausgerichtet auf individuelle Kundenerfordernisse ist der Datenaustausch über SmartPath®
systemunabhängig und ermöglicht somit eine
Kompatibilität mit verschiedensten ERPSystemen. Dabei werden die gängigsten Datenformate wie beispielsweise XML, EDIFACT
oder CSV und Übertragungswege wie SOAP,
einfache E-Mail, X.400 oder (S)FTP unterstützt, ebenso standardisierte Austauschformate
wie ZUGFeRD, openTRANS oder BMECat.
Die individuelle Kombination einzelner Funktionsbausteine und Optionen ermöglicht eine
optimale und schnelle Integration in die vorhandene IT-Landschaft. Zudem sind die Services modular aufgebaut, wodurch die Möglichkeit besteht, nur die Services zu abonnieren,
die wirklich benötigt werden.
Als unabhängige und offene Konsolidierungsplattform stellt die SmartPath®-Plattform den
Zugang zu ihren verschiedenen Diensten der
Datenverarbeitung bereit.
Eine Plattform – viele Möglichkeiten
Im Mittelpunkt der Lösung steht der InvoiceService zum sicheren Versand und Empfang digital aufbereiteter Rechnungen. Über
SmartPath® lässt sich dieser Dienst logisch
erweitern um transparent eingebundene Zusatzfunktionen:
Mit der Option SmartSign können elektronische Dokumente und Dateien wie PDF,
Word, Excel oder XML qualifiziert digital
signiert werden.
Die Option SmartVerify bietet die Verifikation digitaler Signaturen und stellt damit Authentizität und Integrität von Absender und
Dokumenten sicher.
Mit der Option SmartGateway werden Nutzer der SmartPath®-Plattform in die Lage
versetzt, Daten und Dokumente mit Teilnehmern anderer Plattformen auszutauschen,
ohne diese direkt anbinden zu müssen (so
genanntes Roaming).
Mit Hilfe des ConsumptionService können
zudem Verbrauchsdaten und –mengen übermittelt werden. Dies kann als Bestandteil des
InvoiceService, also mit der Übertragung von
Rechnungen erfolgen oder als separat geführter Prozess.
Die Option SmartArchive bietet schließlich
die revisionssichere Archivierung aller Dokumente für die Dauer der gesetzlich vorgeschriebenen Aufbewahrungsfrist. Der Zugriff
erfolgt über eine Web-Schnittstelle.
Für eine individuelle Betreuung steht die
SD&C als Schwester-Unternehmen der CapeVision® bereit. Die SD&C verfügt über ausgeprägte Branchenkompetenz bei Ver- und
Entsorgern sowie in der Wohnungswirtschaft,
mit Themenschwerpunkt „Verarbeitung elektronischer Rechnungen“.
Website: www.capevision.de
Kontakt: Dr. Mario Schumann, +49 (30) 44323250; [email protected]
Seite 104
Studie E-Rechnung 2014
8.7
Sponsor
Comarch AG
Hauptsitz:
Comarch AG
Chemnitzer Straße 59b
01187 Dresden
Deutschland
Länder mit dem höchsten E-InvoicingUmsatz
Deutschland, Russland, Polen, Türkei
Rechtskonforme Verarbeitung von
E-Rechnungen unterstützt in
Für fast alle Länder in der EU, aber auch für weitere
Länder wie Russland, Schweiz, Ukraine und Türkei
Anzahl Mitarbeiter, die mehrheitlich für 100
E-Rechnung arbeiten
Anzahl aktiver Nutzer auf eigenem
E-Invoicing Netzwerk
Rechnungsversender Ca. 7.000
Firmenempfänger
Ca. 22.000
Private Empfänger
Ca. 1.000
Art des Angebots
Die Comarch e-Invoicing Plattform befähigt alle beteiligten Partner Ein-und Ausgangsrechnungen mittels
EDI (mit und ohne elektronische Signatur) auszutauschen und zu archivieren. Weiterhin bietet Comarch
auch eine portalbasierte WebEDI Lösung für kleine
und mittlere Unternehmen an.
Unterstützte Prozesse in der SupplyChain
Seitens Comarch werden alle Purchase -to-Pay sowie
Order-to-Cash Prozesse in der Wertschöpfungskette
unterstützt
Mehrwert-Dienstleistungen
Die Lösung unterstützt Supply-Chain- Financing,
Masterdatenmanagement, E-Commerce, Validierung
von Inhalten, Prüfung auf Rechtskonformität, OnBoarding und die Integration in ECM Systeme.
Hauptsegmente im Zielmarkt
Die Lösung ist für alle Marktsegmente geeignet und
branchenunabhängig.
Unterstützte Sprachen
Bulgarisch, Kroatisch, Englisch, Französisch, Deutsch,
Ungarisch, Polnisch, Rumänisch, Russisch, Türkisch
und Ukrainisch
Alleinstellungsmerkmal
Cloud-basierte Plattform, um alle Partner technologieunabhängig und weltweit zu verbinden.
Seite 105
Studie E-Rechnung 2014
Sponsor
Comarch und Lösungen für E-Rechnungen
Comarch ist ein Komplettanbieter für die Geschäftspartnerkommunikation. Es gibt vielfältige Lösungen, um den elektronischen Rechnungsversand sicherzustellen und jederzeit vorsteuerabzugsfähig zu sein.
Comarch als ganzheitlicher IT-Anbieter und
Integrator bietet im Rahmen der elektronischen
Rechnungsstellung eine ganze Reihe von Lösungsansätzen, damit Rechnungen elektronisch
versandt, empfangen, be- und verarbeitet sowie
rechtskonform archiviert werden können. Comarch bietet den Kunden Beratungsdienste sowie schlüsselfertige Lösungen zum Thema
elektronische Rechnung oder Verarbeitung von
Papierrechnungen inklusive deren Archivierung
an. Dabei spielt es für den Kunden keine Rolle,
ob die Lösung als Dienstleistung oder als Inhouse-Lösung beim Kunden eingesetzt werden
soll.
Die etablierte Best-Practice-Lösung Comarch
EDI für den elektronischen Rechnungsaustausch versetzt unsere Kunden in die Lage
Rechnungen sicher und gesetzeskonform abzuwickeln. Der zugrundeliegende Ablauf beinhaltet das Versenden einer Rechnung, die Verarbeitung durch Comarch und die Übersendung
an den Rechnungsempfänger. In diesem Zusammenhang ist es möglich die Rechnungen
per EDI, EDI mit qualifizierter Signatur, per
PDF, E-Mail, Papier oder Fax über die Comarch EDI-Lösung zu versenden. Dem Kunden
wird es zudem ermöglicht, die Rechnungen –
egal ob signiert oder unsigniert – im revisionssicheren Comarch EDI Archive in Kombination
mit der Signatur sowie dem Prüfprotokoll
rechtskonform abzulegen.
Der Zugriff auf das Archiv und die darin enthaltenen Rechnungen ist jederzeit (24/7) problemlos per Webzugriff möglich, wobei sowohl
die Rechnung im Originalformat als auch die
ins Zielformat umgewandelte Rechnung einsehbar sind.
Somit muss keine zusätzliche Software bzw.
Hardware seitens der Kunden vorgehalten
werden, um für eventuelle interne oder externe Prüfzugriffe gewappnet zu sein. Vor der
Zustellung der Rechnung an den Empfänger
findet die Verarbeitung bzw. Konvertierung
inklusive Gültigkeits- und Validierungsprüfungen der Rechnungen im Comarch EDI
Clearing Center statt. Dabei werden die
Rechnungen in das gewünschte Zielformat
des Empfängers umgewandelt und danach
über den jeweiligen Kommunikationskanal
übertragen. Qualifiziert signierte Rechnungen
können jederzeit über ein Trust Center verifiziert werden, sowohl auf Sender- als auch auf
Empfängerseite. Der Kunde hat beispielsweise beim Rechnungsempfang via PDF die
Wahl, ob diese per E-Mail zugestellt werden
soll oder er sich diese aus einem Portal laden
möchte.
Diese Lösung findet nicht nur Anwendung im
B2B-, sondern auch im B2C-Umfeld. Somit
bietet Comarch EDI eine allumfassende, den
gesetzlichen Anforderungen entsprechende
Lösung, welche den Unternehmen ermöglicht, keine Energien für die regulatorischen
Anforderungen bezüglich der Rechnungsabwicklung bzw. -aufbewahrung zu verschwenden, sondern sich auf die eigenen Kernprozesse zu konzentrieren.
Website: www.comarch.de/edi
Kontakt: Michael Ulbricht, 0351-3201 3224, [email protected]
Seite 106
Studie E-Rechnung 2014
8.8
Sponsor
Crossinx
Hauptsitz:
crossinx GmbH
Hanauer Landstrasse 291a
60314 Frankfurt
Deutschland
Länder mit dem höchsten E-InvoicingUmsatz
Deutschland, Schweiz, Österreich
Rechtskonforme Verarbeitung von
E-Rechnungen unterstützt in
Über 50 Länder weltweit, inklusive aller Europäischen
Länder, Türkei und Lateinamerika
Anzahl Mitarbeiter, die mehrheitlich für 50
E-Rechnung arbeiten
Anzahl aktiver Nutzer auf eigenem
E-Invoicing Netzwerk
Rechnungsversender 4.000
Firmenempfänger
4.500
Private Empfänger
0
Art des Angebots
crossinx ist der führende deutsche Anbieter für
e-Invoicing und cloud-basierte Financial Supply Chain
Services.
Unterstützte Prozesse in der SupplyChain
z.B. Rechnungs- und Finanzprozesse, Beschaffungsprozesse inkl. Katalogmanagement. Abwicklung aller
Dokumententypen (Rechnungen, Bestellungen, Lieferavise etc.)
Mehrwert-Dienstleistungen
Druck, Scanning/OCR, Supply Chain Financing
(American Express), EDI, Workflow, Mobile Banking
Hauptsegmente im Zielmarkt
Große Rechnungsversender und –empfänger in allen
Branchen, inkl. Öffentliche Verwaltung. Spezielle
Angebote für den Mittelstand.
Unterstützte Sprachen
Deutsch, Englisch, Spanisch, Französisch, Russisch,
Rumänisch, Persisch, Pashtun.
Alleinstellungsmerkmal
Der führende deutsche Anbieter mit dem größten Portfolio an Lösungen rund um die elektronische Rechnung, insbesondere für den Mittelstand.
Seite 107
Studie E-Rechnung 2014
Sponsor
Crossinx – e-Invoicing und Financial Supply Chain Services
Crossinx ist der führende deutsche Anbieter
von Cloud-basierten Services für die Financial
Supply Chain. Flexible und skalierbare Services
für e-Invoicing, EDI, Supply Chain Finance,
Scanning/OCR, Druck und Mobile Banking
bilden ein flächendeckendes Portfolio für den
weltweiten elektronischen Austausch von
Rechnungs-, Bestell- und Lieferdokumenten
sowie die gesamte Abwicklung aller dokumentenbasierten Finanz- und Geschäftsprozesse
zwischen Unternehmen, ihren Kunden und Lieferanten.
In einem umfassenden Serviceangebot deckt
crossinx alle Aspekte für einen kurzfristigen
und erfolgreichen Einstieg in den Cloudbasierten Dokumentenaustausch ab: Neben
dem Onboarding der Geschäftspartner bietet
crossinx automatisierte Datenübertragung
über eine zentrale Schnittstelle, die Konvertierung aller Datenformate, eine inhaltliche
und steuerrechtliche Prüfung der Daten sowie
verschiedene Optionen zur Archivierung. Die
integrierte Lösung erfüllt zudem alle steuerrechtlichen Anforderungen beim Einsatz mit
Geschäftspartnern weltweit.
Gemeinsam mit Partnern wie DATEV, der
Sparkassen Finanzgruppe, American Express und TrustWeaver kann crossinx zuverlässig und nachhaltig das komplette Leistungsspektrum für dokumentenbasierte Geschäftsprozesse bedienen.
Engagiert im Markt und in der Verbandsarbeit in Deutschland und Europa
Das komplette Leistungsspektrum für die
Cloud-basierte Financial Supply Chain
crossinx arbeitet mit fortschrittlichster Technik,
die sowohl die Anforderungen multinationaler
Großkonzerne als auch kleiner und mittelständischer Unternehmen erfüllen kann. Die
Plattform fügt sich nahtlos in die bestehende IT
Infrastruktur der beteiligten Geschäftspartner
ein und kann den individuellen Ansprüchen der
einzelnen Unternehmen entsprechend angepasst
werden.
Nicht zuletzt durch weitgreifende Verbandsarbeit auf nationaler und europäischer Ebene
gehört crossinx heute zu einem der Vorreiter
im Markt für Cloud-basiertes Financial Supply Chain Management in Deutschland und
Europa. Als Mitglied des Verbandes elektronische Rechnung e.V. (VeR) und des europäischen Verbandes EESPA (European EInvoicing Service Providers Association) bestehen zahlreiche Roaming Verbindungen zu
Anbietern weltweit.
Im Rahmen des
Pilotprojektes des
Bundesministerium
des Innern (BMI) hat crossinx als eines der ersten Unternehmen den neuen ZugFeRD Standard für die Digitalisierung des Rechnungseingangs des Technischen Hilfswerks (THW) umgesetzt. Inzwischen wird die Lösung von zahlreichen Kommunen und Gemeinden eingesetzt.
Private Cloud im Herzen des Rhein MainGebiets
crossinx hat seinen Firmensitz in Frankfurt
am Main und unterhält weitere Standorte in
Spanien, der Schweiz und Moldawien. Die
zwei Rechenzentren des Unternehmens stehen im Herzen des Rhein Main-Gebiets. Die
beiden Rechenzentren bieten optimale Ausfallsicherheit durch Back-up der Daten.
Website: www.crossinx.de
Kontakt: Wolfgang Stier, Tel. 069 4800651-0, email [email protected]
Seite 108
Studie E-Rechnung 2014
8.9
Sponsor
Datamolino
Hauptsitz:
Datamolino s. r. o.
Zochova 6 – 8
81103 Bratislava
Slowakei
Länder mit dem höchsten E-InvoicingUmsatz
Tschechische Republik, Slowakei. Bis Ende 2014:
USA, UK, Australien, Deutschland, Österreich.
Anzahl der Mitarbeiter, die mehrheitlich
für E-Rechnung arbeiten
25
Art des Angebots
SaaS (Software as a Service)
Rechnungsarchiv mit automatisierter Datenerfassung
und Export in ERP oder Buchhaltungssysteme.
Unterstützte Prozesse in der SupplyChain
Rechnungen und Quittungen werden automatisch erfasst und in elektronische Standardformate umgewandelt. Dies ermöglicht einen angenehmen Import in
ERP oder Buchhaltungssysteme. Kunden und ihre
Buchhalter erreichen mehr Transparenz und bessere
Kontrolle mit dem online Rechnungsarchiv.
Mehrwert-Dienstleistungen
Automatisierte Erfassung von Rechnungen und Quittungen beliebigen Formats – Papier oder elektronisch.
Einbettung der XML-Rechnungsdatei in eine PDFDatei- nach ZUGFeRD-konformer PDF/A-3-Datei.
Extraktion der XML-Rechnungsdaten aus einer ZUGFeRD-konformen PDF/A-3-Datei.
Hauptsegmente im Zielmarkt
Webapplikation für das Mittelstandsegment. Enterprise-Lösung für die Integration in jede verfügbare
Buchhaltung oder ERP-Lösung über API.
Unterstützte Sprachen
Englisch, Deutsch, Tschechisch, Slowakisch und andere Sprachen auf Anfrage.
Alleinstellungsmerkmal
Automatisierte Rechnungserfassung ohne Einrichtungskosten.
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Studie E-Rechnung 2014
Sponsor
DATAMOLINO - Rechnungen unter Kontrolle
Auch mittelständische Unternehmen können
jetzt ihre Rechnung- und Quittungserfassung
automatisieren. Mühsame manuelle Dateneingabe wird mit Datamolino einfach eliminiert.
Die Nutzer können jederzeit sofort von ihren
Computern aus auf alle Dokumente in Datamolino zugreifen. Ohne Einrichtungskosten kann
jetzt jedes Unternehmen die Datamolino SaaS
Webapplikation nutzen.
Marktübliche elektronische XML- und CSVFormate für Datenimport werden von Datamolino unterstützt. Auch eine API für eine
engere Integration in Kundensysteme steht
zur Verfügung. Datamolino wird auch in populäre online Lösungen wie Sage One,
Quickbooks und Xero integriert. Auf Anfrage
kann Datamolino auch MS Dynamics, SAP
und andere ERP Systeme unterstützen.
Einfaches E-invoicing
Unternehmer können mit Datamolino jederzeit
online unter www.datamolino.com starten. Einfache Registration genügt. Kunden und ihre
Lieferanten können ihre Rechnungen per Email
als elektronische PDF oder Papierscan an die
Datamolino Inbox versenden. Die Daten werden automatisch erfasst und für Finanzmanagementsysteme (ERP) und Buchhaltungssysteme zur Verfügung gestellt. Dies ermöglicht
eine bessere Kontrolle und hohe Flexibilität bei
Rechnungsverarbeitung.
Zusammenarbeit
Auf Rechnungen, die in Datamolino gespeichert sind, können die berechtigten Nutzer in
ihrer Firma jederzeit einfach zugreifen. So
kann die Rechnungsprüfung optimiert und
beschleunigt werden. Mit Datamolino können
Sie also auf den Rechnungen mit ihrem
Buchhalter oder mit ihren Kollegen bequem
zusammenarbeiten.
Elektronische PDF oder Papier
Datamolino kann Rechnungen und Quittungen
beliebigen Formats verarbeiten – Papier sowie
elektronisch. Bei Papierrechnungen genügt einfacher Scan ins PDF Format. Wenn mehrere
Rechnungen in einem PDF eingescannt sind, ist
das für Datamolino kein Problem.
Datenerfassung
Daten werden durch unsere proprietäre Capture
Technology erfasst und in der sicheren Datamolino Webapplikation für den Kunden gespeichert. Wir bieten auch Datenvalidierung durch
geschulte Mitarbeiter, um den Kunden weiteren
Komfort und Datengenauigkeit anbieten zu
können.
Sie sparen Geld
Sie brauchen keine IT-Spezialisten. Sie müssen auch nicht in teure Software investieren.
Mit Datamolino bezahlt Ihre Firma nur für
Leistungen, die Sie wirklich nutzen.
Für Großfirmen und Mittelstand
Mittels einer API kann Datamolino auch große Unternehmen mit seiner Dienstleistungen
unterstützen. Mit der Webapplikation wird
aber auch der mittelständische Unternehmer
erstklassig versorgt. Datamolino kann so als
idealer Eingangspunkt für Dokumentmanagementsysteme oder Finanzmanagementsysteme dienen.
Integration
Die erfassten Rechnungsdaten können einfach
ins ERP oder Buchhaltungssysteme importiert
werden.
Website: www.datamolino.com
Kontakt: Jan Korecky, Direktor, Produktmanagement, +421 917 490 871, [email protected]
Seite 110
Studie E-Rechnung 2014
8.10
Sponsor
EDICOM
Hauptsitz:
EDICOM
Parque Tecnológico de Paterna
C. Charles Robert Darwin 8
46980 Paterna (Valencia)
Spanien
T: 902 119 228 | +34 961 366 565
F: +34 961 367 117
[email protected]
Länder mit dem höchsten E-InvoicingUmsatz
Mexiko, Spanien, Frankreich, Italien, Portugal.
Rechtskonforme Verarbeitung von
E-Rechnungen unterstützt in
Europäische Union, Mexiko, USA, Guatemala, Costa
Rica, Kolumbien, Ecuador, Peru, Brasilien, Uruguay,
Argentinien, Chile, Türkei, Russland, usw.
Anzahl Mitarbeiter, die mehrheitlich für 150
E-Rechnung arbeiten
Anzahl aktiver Nutzer auf eigenem
E-Invoicing Netzwerk
Rechnungsversender 13500
Firmenempfänger
400
Art des Angebots
E-Invoicing Netzwerk Service, elektronischer Marktplatz, SaaS, Projektmanagement, erweiterte Leistungen wie z.B. Onboarding Management, managed Services oder Integrales Partner Management (IPM),
Customer Support Center, Mapping Management,
internationales Support Center
Unterstützte Prozesse in der SupplyChain
Sämtliche Meldungen werden uneingeschränkt unterstützt.
Mehrwert-Dienstleistungen
Zertifizierungsstelle (CA), VANs, elektronische Rechnungsstellung und –empfang (E-Invoicing), EDI,
CRP/VMI, Stammdatenkatalog, usw.
Hauptsegmente im Zielmarkt
Lieferanten sämtlicher Branchen
Unterstützte Sprachen
Englisch, Spanisch, Deutsch, Französisch, Niederländisch, Portugiesisch, Italienisch
Alleinstellungsmerkmal
internationale Verfügbarkeit und lokaler Support
zertifizierter und anerkannter Trust Service
Seite 111
Studie E-Rechnung 2014
Sponsor
EDICOM - INTERNATIONALE REFERENZ IM B2B E-COMMERCE
EDICOM, eine internationale Referenz für EDI
und
ELEKTRONISCHE
RECHNUNGSÜBERTRAGUNG, entwirft Modelle für die
Datenübertragung und –integration zwischen
Unternehmen unter Berücksichtigung von Kriterien wie Professionalität, Transparenz und
Effizienz.
Unsere eigenentwickelten technischen Lösungen passen sich über die Grenzen hinaus perfekt an die jeweiligen Rechtsvorschriften und
technischen Komplexitäten eines jeden einzelnen Kunden an. Dies wird durch eine leistungsstarke Infrastruktur und der nötigen technischen
und personellen Ressourcen ermöglicht. Täglich werden über 13.000 Kunden betreut und
die B2B-Kommunikationsplattform so verwaltet, dass ein solider Austausch von verschiedensten elektronischen Transaktionen zwischen Lieferanten, Kunden und Logistikanbietern, usw. ermöglicht werden kann.
Die Kombination dieser Erfahrungen und
Kenntnisse positioniert uns als besten technologischen Anbieter. Wir übernehmen für unsere
Kunden bei jedem einzelnen Projekt alle Funktionen im Verwaltungs- und Nutzungsbereich
aller Serviceleistungen.
Um dieses Ziel zu erfüllen, vereinen wir drei
Kernkompetenzen: modernste Technologie, die
ständig aktualisiert wird, ein Team an Fachleuten, die unter strengsten Qualitätskriterien ausgesucht werden sowie konsequente Transparenz
und Rentabilität für all unsere Kunden.
Unsere Selbstverpflichtung
EDICOM, mit Niederlassungen in Spanien,
Italien, Frankreich, USA, Mexiko, Brasilien,
Argentinien und Kolumbien positioniert sich
als Firma mit starker internationaler Ausrichtung. Deshalb gehen wir noch viel weiter in der
Entwicklung von global operativen ASP-SaaSLösungen
sowie mehrsprachigen Diensten, die helfen wo auch immer nötig - eine Kommunikation
aufzubauen.
Wir bieten Lösungen, die funktionieren
Die Lösungen von EDICOM funktionieren,
da wir den höchsten Qualitätsstandard sowohl
bei
der Entwicklung als auch bei der Umsetzung
fordern, um den aktuellen und zukünftigen
Bedürfnissen unserer Kunden gerecht zu
werden und die anfänglichen Erwartungen
sogar noch zu übertreffen. Unser Service
funktioniert weit über Software, Kommunikationssysteme und Hardware-Ressourcen hinaus. Er reflektiert unsere Unternehmenskultur
und Arbeitsweise. Ein Service, der wichtiger
als alles andere ist und den Kompromiss mit
unseren Kunden offenlegt, um ihren Erwartungen und Verpflichtungen hinsichtlich Fristen, Sicherheit, Rentabilität und Zufriedenheit
gerecht zu werden.
Zertifizierungsstelle (CA) ACEDICOM
Die Zertifizierungsstelle von EDICOM
(ACEDICOM) stellt natürlichen und juristischen Personen Mechanismen zur sicheren
elektronischen Identifizierung zur Verfügung.
So kann die Abwicklung von Geschäften, bei
denen handschriftliche Unterschriften durch
elektronische ersetzt werden, mit allen Garantien durchgeführt werden.
Unsere Zertifizierungsstelle ist in die Infrastruktur der von EDICOM gebotenen Leistungen integriert und ermöglicht den sicheren,
umfassenden und vertraulichen Austausch
von elektronischen Nachrichten.
Website: http://www.edicomgroup.com/en_ES/home.html
Kontakt: http://www.edicomgroup.com/es_ES/edicom-connecting-business/offices.html
Seite 112
Studie E-Rechnung 2014
8.11
Sponsor
Esker
Hauptsitz:
Esker
10 rue des Emeraudes
69006 Lyon
Frankreich
Länder mit dem höchsten E-InvoicingUmsatz
Frankreich, Spanien, USA
Rechtskonforme Verarbeitung von
E-Rechnungen unterstützt in
Mehr als 43 Länder in Europa, Amerika, Afrika und
Asien- Pazifik
Anzahl Mitarbeiter, die mehrheitlich für 300
E-Rechnung arbeiten
Anzahl aktiver Nutzer auf eigenem
E-Invoicing Netzwerk
Rechnungsversender 550
Firmenempfänger
40.000
Private Empfänger
27.000
Art des Angebots
Automatisierung von Dokumentenprozessen
SaaS (Software as a Service)
Unterstützte Prozesse in der SupplyChain
Automatisierter Rechnungseingang
Automatisierter Rechnungsausgang (Papier und
elektronische Rechnungsstellung)
Automatisierte Auftragsverarbeitung
Bestellwesen
Mehrwert-Dienstleistungen
Versenden und archivieren von papierbasierten und
elektronischen Rechnungen; Druck- und Versandservices; Nachverfolgung von Rechnungen in Echtzeit
Hauptsegmente im Zielmarkt
Konzerne, Großunternehmen und KMU in allen
Branchen
Unterstützte Sprachen
Englisch, Französisch, Deutsch, Italienisch, Spanisch
Alleinstellungsmerkmal
Eine zentrale on-demand Plattform zur automatisierten
Verarbeitung von elektronischen Rechnungen, sowie
des kompletten Order-to-Cash und Procure-to-Pay
Zyklus.
Seite 113
Studie E-Rechnung 2014
Sponsor
Eskers Accounts Receivable Lösung
Versand von Ausgangsrechnungen auslagern und 100% automatisieren
Esker ist einer der führenden Anbieter von Automatisierungslösungen für Dokumentenprozesse und unterstützt Unternehmen weltweit bei
der Verarbeitung und dem Austausch von Geschäftsinformationen durch die zentrale Automatisierung auf einer Plattform.
Die zentrale Esker Plattform erfasst und verarbeitet sämtliche eingehende Dokumente (Aufträge, Bestellbestätigungen, Kreditorenrechnungen), ausgehende Dokumente (Debitorenrechnungen, Aufträge, Empfangsbestätigungen)
und lässt sich in jede ERP Anwendung integrieren. Esker ist einer der ersten Softwareanbieter,
der eine 100% cloud-basierte Automatisierungslösung, auf Basis der eigenen on-Demand
Technologie, für seine Kunden bereitstellt.
Die Esker Lösung automatisiert das Senden und
Archivieren von Rechnungen ganz nach Ihren
Kundenwünschen, unabhängig vom Medientyp
- Post, Fax, elektronische Rechnung oder per
Web Portal. Unternehmen jeder Größe können
ab sofort auf elektronische Rechnungsstellung
umstellen, während Ihre Kunden selbst bestimmen, wie schnell der Übergang erfolgt.
Elektronische Rechnungsstellung
Die elektronischen Rechnungen werden unter
Einhaltung der gesetzlichen Vorschriften verarbeitet (z.B. elektronische Signaturen, EDI, Abgleich mit Bestellungen, Nachverfolgung, Reporting, Buchungsprotokolle, elektronische
Archivierung usw.)
Esker verwendet geeignete Signaturen, Zeitstempel und Prüfungen, um die Vorschriften
der einzelnen Länder (Ursprungsland und Empfängerland) einzuhalten. In Kooperation mit
TrustWeaver stellt Esker die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften in mehr als 43 Ländern sicher.
Postalische Rechnungszustellung
Mit dem Druck- und Versandservice, der Teil
…
der Esker Accounts Receivable-Lösung ist,
werden Ihre Papierrechnungen sicher an das
weltweite Netz von Esker Produktions-Center
übermittelt, wo sie gedruckt, gefalzt, kuvertiert und am selben Tag an den Postdienst
übergeben werden. Dank der Rechnungsabwicklung in Echtzeit wird die Forderungsumschlagsdauer deutlich reduziert und zusätzlich
profitieren Sie von niedrigen Portokosten
durch die Wahl des nächstgelegenen Druckund Versandcenters.
E-Invoicing Erfolgsgeschichte
Nach der Implementierung der Accounts Receivable Lösung von Esker zur Automatisierung der elektronischen Rechnungsstellung,
konnte Arkadin die Verarbeitungszeit auf ein
Drittel senken (von sechs auf zwei Tage) und
die Produktivität und Forderungsumschlagszeit deutlich verbessern. Weitere Vorteile der
Lösung sind die Nachverfolgung der Rechnungen, die garantierte Zustellung und die
Einhaltung der gesetzlichen Vorschriften in
über 40 Ländern. Heute nutzen 27 Niederlassungen von Arkadin (in Europa, Nordamerika, Asien-Pazifik und Afrika) die Esker Lösung um monatlich mehr als 23.000 Rechnungen mit mehr als 113.000 Seiten zu verschicken.
Automatisierte Verarbeitung von Kreditorenrechnungen
Esker bietet ebenfalls eine Accounts Payable
Lösung für die automatisierte Rechnungsverarbeitung an. Die Lösung erkennt und erfasst
alle relevanten Daten der Lieferantenrechnung aus dem eingehenden elektronischen
oder papierbasierten Dokument und stellt
diese dem ERP-System zur Verfügung. Die
zugesandten Originalrechnungen können
zentral im ERP-System abgelegt werden,
während die elektronische Kopie allen autorisierten Abteilungen rund um die Uhr zugänglich ist.
Weiter Informationen finden Sie unter www.esker.de oder kontaktieren Sie uns persönlich:
Tel.: +49 (0)89 700 887 0, E-Mail: [email protected]
Seite 114
Studie E-Rechnung 2014
8.12
Sponsor
INPOSIA
Hauptsitz:
INPOSIA Solutions GmbH
Ottostraße 18
76227 Karlsruhe
Deutschland
Länder, mit dem höchsten mit
E-Invoicing Umsatz
Europa (Schwerpunkte DACH und Türkei)
Rechtskonforme Verarbeitung von
E-Rechnungen unterstützt in
Mehr als 50 Länder in Europa, Amerika, AsienPazifik, Afrika.
Anzahl Mitarbeiter, die mehrheitlich für 21
E-Rechnung arbeiten
Art des Angebots
Business Integration Service für die gesamte Supply
Chain Geschäftsprozesskette, E-Invoicing / eLedger,
Order2Cash und Purchase2Pay Lösungen, EDI / EAI /
B2Bi Service, ZUGFeRD
Unterstützte Prozesse in der SupplyChain
Beschaffungsprozesse, Lager- und Lieferprozesse,
Rechnungs- und Finanzprozesse
Mehrwert-Dienstleistungen
Dynamic Payment Services, Archivierung, Papierdigitalisierung, Business Partner Enablement, prof. Beratungsservices.
Hauptsegmente im Zielmarkt
Branchenübergreifend, Unternehmensgröße nicht relevant
Unterstützte Sprachen
Deutsch, Englisch, Spanisch, Russisch, Türkisch
Alleinstellungsmerkmal
International fokussierte E-Invoicing Abdeckung, spezifisch lizensierte Servicelösungen, ganzheitlicher
B2Bi-Ansatz, Mehrwertorientiertes Lösungsportfolio,
Plattformübergreifende Beratung, Mitglied des VeR
Seite 115
Studie E-Rechnung 2014
Sponsor
INPOSIA – Business Integration
Mehrwertorientierter B2Bi Komplettservice
Datensicherheit
Der Compliance konforme Betrieb, die spezifische High-Skill Beratung, der international aufgestellte Service & Support - INPOSIA vereint
stets die geforderte Business Integration Kompetenz mit einem ebenso innovativen und wegweisenden Lösungsportfolio.
Im Hinblick auf das enorm wichtige Thema
der Datensicherheit betreibt die INPOSIA
GmbH ihre Services in hochgesicherten, zertifizierten Rechenzentren.
Die jeweiligen internationalen Standorte der
Rechenzentren werden nach Sitz oder Vorgabe des Kunden bzw. nach Bedarf gewählt. So
betreiben wir unsere deutschen Kunden
selbstverständlich in unseren deutschen Rechenzentren, unsere bspw. türkischen Kunden
sind von Gesetzes Willen dazu verpflichtet,
elektr. Finanztransaktionen über türkische
Rechenzentren zu verarbeiten.
•
•
•
•
•
•
E-Invoicing
EDI, EAI, B2Bi
Scanning/OCR
Formularbasiertes Messaging
Archivierung
Dynamic Payment
Business Enablement - Unlimited
Die INPOSIA Services werden branchen- und
prozessübergreifend eingesetzt. Komplexe Justin-Time Lieferprozesse werden ebenso wie
geschäftskritische Finance-Transaktionen souverän und nachhaltig entlang der Supply-Chain
unserer Kunden integriert.
Über das INPOSIA Portfolio werden alle Business- und Handelspartner integriert, Großkunden, Speditionen, internationale Vertriebsstrukturen ebenso wie gesamte Lieferantenstrukturen.
Vorteile
•
•
•
•
•
•
•
•
Internationale Compliance-Sicherstellung
über alle E-Invoicing Prozesse hinweg
Deutliche Qualitätsverbesserung / Fehlerminimierung in der Belegverbuchung /
Signifikante Aufwandsminimierung durch
elektronische Bestell- und Rechnungsprozesse
Deutlich Höhere Skonto-Erreichungsrate
Nahtlose Integration in Warenwirtschaftssysteme
Volle Transaktionstransparenz
Schonung eigener Ressourcen
Vermeidung eigener Investitions- und
Betriebsaufwände bzgl. Software- /
Hardware- / Ressourcen
Kontaktinformationen
Stabile Stärke
INPOSIA blickt auf wirtschaftlich nachhaltige
und gesunde Geschäftsbeziehungen, die maßgeblich für das unternehmerische Wachstum
stehen. INPOSIA wächst national wie auch
international: Stabilität und Dynamik stehen
nicht im Gegensatz.
INPOSIA Solutions GmbH
Ottostraße 18
76227 Karlsruhe
Tel: +49 721 - 50955 802
E-Mail: [email protected]
http://www.inposia.com
Seite 116
Studie E-Rechnung 2014
8.13
Sponsor
MACH AG
Hauptsitz:
MACH AG
Wielandstraße 14
23558 Lübeck
Deutschland
Software, Beratung und Betrieb für
E-Rechnung in
Deutschland, Österreich
Rechtskonforme Verarbeitung von
E-Rechnungen für
Öffentliche Verwaltungen in Deutschland, Österreich
Anzahl Mitarbeiter, welche mehrheitlich für E-Rechnung arbeiten
20
Entwicklungspartner
Bundesverwaltungsamt (BVA)
Art des Angebots
Beratung (Analyse und Prozessmanagement) sowie eigene
Software für:
•
•
•
•
•
Beschaffung
E-Rechnung
Workflow
Finanzbuchhaltung
E-Akte
Unterstützte Prozesse in der SupplyChain
Ganzheitlicher Beschaffungs- und Rechnungsprozess:
Hauptsegmente im Zielmarkt
Bundesverwaltungen, Länder, Kommunen, Universitäten und
Hochschulen, Kirchen, NROs
Unterstützte Sprachen
Deutsch
Alleinstellungsmerkmal
Ganzheitlicher Ansatz: Beschaffungs- und Rechnungsprozess
mit der E-Rechnung als komplettierendem Baustein
•
•
•
•
Beschaffungsworkflow
Rechnungsworkflow
Zahlung
Veraktung
Starterpaket „E-Rechnung“ zum einfachen Einstieg in das
Thema für öffentliche Einrichtungen
Seite 117
Studie E-Rechnung 2014
Sponsor
Kostensenker E-Rechnung – Hinweise zum Effizienzgewinn für Behörden
Die Einführung der elektronischen Rechnung
(E-Rechnung) ist für die öffentliche
Verwaltung verpflichtend: Das Europäische
Parlament hat im Frühjahr 2014 die Richtlinie
über die elektronische Rechnungsstellung bei
öffentlichen Aufträgen beschlossen. Sie verpflichtet öffentliche Auftraggeber und Vergabestellen zur Annahme und Verarbeitung elektronischer Rechnungen.
Ab 2019 ist die E-Rechnung in der EU Pflicht
Dazu wird eine neue europäische Norm für die
elektronische Rechnungsstellung in Europa
eingeführt: 36 Monate nach Inkrafttreten der
Richtlinie soll ein semantisches Datenmodell
für die elektronische Rechnungsstellung vorliegen, das die verschiedenen nationalen Standards in Einklang bringt. Nach weiteren 18
Monaten wird die Umsetzung zwingend vorgeschrieben. Ziel ist, nicht nur die Erstellung,
Versendung, Übermittlung und Entgegennahme, sondern auch die Verarbeitung einer Rechnung vollständig zu automatisieren. Das heißt,
dass die Empfänger die Rechnungen automatisch und digital verarbeiten müssen und zwar
auf Basis von strukturierten Daten – eine bloße
Bilddatei reicht hierfür nicht aus.
Vorsicht ist geboten
Nicht überall, wo E-Rechnung draufsteht, ist
auch ein ganzheitlicher und nachhaltiger Effizienzgewinn für die Einrichtung drin!
Deshalb haben öffentliche Verwaltung und
Wirtschaft gemeinsam im Forum elektronische Rechnung Deutschland (FeRD) das einheitliche Format ZUGFeRD (Zentraler User
Guide des FeRD) entwickelt, um die Verarbeitung elektronischer Rechnungen zu vereinfachen. Dieses Format basiert auf E-Mails mit
PDF-Anhang und eingebetteten XMLInformationen. ZUGFeRD erlaubt es, Rechnungsdaten in strukturierter Weise in einem
PDF zu übermitteln und diese ohne weitere
Schritte auszulesen und zu verarbeiten.
Hoher Nutzen bei ganzheitlichem Ansatz
Die wahre Aufgabe – und der wahre Gewinn
– besteht in der Optimierung der Arbeitsprozesse auf Basis der elektronischen Rechnung.
Eine vollständig prozessorientierte Verarbeitung von Rechnungen vom automatischen
Auslesen bis hin zur Verbuchung und Archivierung kann die Verarbeitungsdauer einer
Rechnung auf ein Zehntel der Zeit reduzieren.
So können sich Rechnungssachbearbeiter
stärker auf die Prüfung und Zahlbarmachung
konzentrieren und müssen weniger Daten
erfassen. Damit die E-Rechnung auch tatsächlich zu kürzeren Laufzeiten führt, sollte
ein IT-gestützter Rechnungsworkflow eingeführt werden. Mit der Konzeption der dafür
benötigten Lösung kann und sollte bereits
heute begonnen werden – ZUGFeRD, EGovernment-Gesetz und EU-Richtlinie geben
hier zusätzliche Sicherheit.
Website: www.mach.de / www.mach.de/erechnung
Kontakt: Patrick Spahn, Tel.: +49 451 / 706470
E-Mail: [email protected]
Seite 118
Studie E-Rechnung 2014
8.14
Sponsor
Neopost Deutschland GmbH
Hauptsitz:
Neopost GmbH & Co. KG
Landsberger Straße 154
80339 München
Deutschland
Länder, in denen wir den höchsten Umsatz mit E-Invoicing erzielen
Deutschland und Österreich
Rechtskonforme Verarbeitung von
E-Rechnungen unterstützt in
allen 28 Mitgliedsstaaten der Europäischen Union
und darüber hinaus (Signaturdienste, Validierung vor
dem Versand und vor dem Empfang)
Anzahl Mitarbeiter, die mehrheitlich für
E-Rechnung arbeiten
> 20
Anzahl aktiver Nutzer auf eigenem
E-Invoicing Netzwerk
Rechnungsversender und Firmenempfänger:
mehrere 10.000
Art des Angebots
• Formate wie Papier, PDF, TIFF, CSV, XML, iDoc,
Edifact, ebInterface …
• Zustellkanäle wie Post, E-Mail, Portal-Download,
FTP, X400, AS2… – frei wählbar pro Dokumententyp, z.B. Rechnung, Gutschrift, Mahnungen
• Wahlweise mit qualifizierter elektronischer Signatur
• Empfängerspezifische Formate und Kanäle
• Briefpost für alle, die noch keine elektronischen
Dokumente und Datensätze verschicken wollen.
Unterstützte Prozesse in der SupplyChain
Posteingang und Postausgang von Transaktionsdokumenten, elektronisch oder postalisch, papierlose
Prüf- und Freigabeprozesse
Mehrwert-Dienstleistungen
Mail-2-Inbox, Scan-2-Inbox, individuelle Regeln und
Benachrichtigungen, Zugriffsebene für Benutzer und
Benutzergruppen, Anbindung von Zentralregulierern,
automatisierte Prüfprotokolle und Anbindung von
Archivlösungen etc.
Hauptsegmente im Zielmarkt
Unternehmen aller Größen und Branchen ab 500
Transaktionen pro Woche
Unterstützte Sprachen
Deutsch, Englisch, Italienisch, Französisch,
Niederländisch, weitere Sprachen möglich
Alleinstellungsmerkmal
Sicherheit, da Server ausschließlich in Deutschland,
minimale Eintrittsbarrieren und aktive Vernetzung
der Kunden und Lieferanten durch Rolloutmöglichkeiten, keine Investition in Hard- und Software
Seite 119
Studie E-Rechnung 2014
Sponsor
Neopost E-Invoicing – ganz einfach und kostensparend auf Nummer sicher gehen
Neopost E-Invoicing ist eine Portallösung zum
elektronischen Senden und Empfangen von
B2B-Rechnungen und anderen Transaktionsdokumenten. Einfache Handhabung, hohe Rentabilität und maximale Sicherheit machen den
Webservice für Unternehmen jeder Branche und
Größe zur Lösung der Wahl.
Leicht einzuführen und zu bedienen
Schon nach wenigen Tagen können Sie Rechnungen elektronisch abwickeln – ohne Systeme,
Abläufe und Strukturen umzustellen. Sie registrieren sich in unserem Webportal, wir richten
das System für Sie ein, und es kann losgehen.
Zum Senden nutzen Sie unseren virtuellen Druckertreiber Viper™ Connector, der in Minuten
installiert ist. Auf Knopfdruck schickt er Ihre
Rechnungsdaten ans Portal: zum Prüfen, Aufbereiten, Signieren, Drucken, Scannen, Verschicken und Archivieren. So können Sie die Rechnungsbearbeitung völlig papierlos abwickeln –
übrigens auch als E-Rechnungsempfänger.
Unterm Strich heißt das: Sie sparen sich viele
manuelle Schritte, Abläufe werden schneller
und Fehlerquellen nehmen ab. Gleichzeitig erhöht sich die Transparenz. Denn dank intuitiver
Weboberfläche haben Sie Transaktionen und
Dokumente immer und überall im Blick.
Rundum rentabel von Anfang an
Mit Neopost E-Invoicing sparen Sie Porto und
Verbrauchsmaterial und können Ihre Prozesskosten um bis zu 80% senken – ganz ohne
Hard- und Softwareinvestition. Denn Druckertreiber und Portalanmeldung sind kostenfrei,
ebenso die allgemeinen Basisleistungen. Moderate Gebühren fallen lediglich für kundenspezifische Services an wie Systemeinrichtung, Archivierung oder individuelle Schnittstellenprogrammierung. Alles andere läuft transaktionsbasiert. Das rechnet sich schon bei wenigen Sendungen pro Monat, auch bei bloßem Outsourcing von Rechnungsdruck und Briefversand
(Hybridmail).
Absolut sicher in jeder Hinsicht
Deutsche Server, gesicherte Leitungen und
verschlüsselte Übertragung bieten größtmöglichen Datenschutz. Die penible Einhaltung
von Vorschriften garantiert rechtskonforme
Rechnungen und rechtssichere Archivierung.
Die fristgerechte Umsetzung offizieller Standards gehört zu unseren Versprechen. Unser
jüngstes Beispiel ist die „e-Rechnung an den
Bund“, in Österreich seit 2014 Pflicht und
bereits von vielen Lieferanten in Österreich
erfolgreich über Neopost abgewickelt. Auch
für den neuen EU-Rechnungsstandard erfüllen
wir alle Voraussetzungen. Nicht zuletzt, weil
wir dank flexibler Technik nahezu jede Anforderung umsetzen können.
Das zeigen auch die vielen bereits verfügbaren Dokumenten- und Datenformate wie z.B.
PDF, PDF/A, TIFF, CSV, iDoc und XML.
Oder auch Edifact, das im Baustoff- und Lebensmittelgroßhandel sowie in Hotellerie und
Tourismus auf dem Vormarsch ist. Zudem
bedienen wir nahezu alle Zustellwege: ob papierbasiert wie Brief und Fax oder digital wie
z.B. AS/2, De-Mail, E-Mail, FTP, SFTP,
Webservice, X.400 und Portaldownload.
Neopost – immer eine gute Entscheidung
Wir nehmen das Thema E-Rechnung sehr
ernst. So engagiert sich z.B. Neopost Deutschland im Verband elektronische Rechnung
(VeR). Und unser E-Invoicing-Portal ist Teil
eines starken B2B-Netzwerks mit so renommierten Mitgliedern wie der DATEV.
Kurzum: Sie können bei Neopost
E-Invoicing auf eine solide, nachhaltige Erfolgslösung zählen – wie bei all unseren Produkten, ob Hard- oder Software. Nicht umsonst ist Neopost ein weltweit führender Anbieter maßgeschneiderter Business-Lösungen
für die Postbearbeitung.
Website: www.neopost.de/e-invoicing
Kontakt: Nicole Karas, Tel. 030 76292220,
[email protected]
Seite 120
Studie E-Rechnung 2014
8.15
Sponsor
Nintu Informatik
Hauptsitz:
Nintu Informatik AG
Förrlibuckstrasse 180
CH-8005 Zürich
Schweiz
Länder mit dem höchsten E-Invoicing- Nintu Lösungen sind operativ in der Schweiz, LuxemUmsatz
burg und der Tschechischen Republik.
Rechtskonforme Verarbeitung von
E-Rechnungen unterstützt in
Softwarelösungen sind an alle landesspezifischen Anforderungen adaptierbar.
Anzahl Mitarbeiter, welche mehrheitlich für E-Rechnung arbeiten
7 Software-Ingenieure
Anzahl aktive Nutzer auf eigenem
E-Invoicing Netzwerk
Kein eigenes Netzwerk. Nintu Kunden betreiben Netzwerke mit über 1 Million Nutzern.
Art des Angebots
Software für Betreiber von E-Invoicing Netzwerken:
 Plattform
für
B2Bund
B2CDokumentenaustausch (DXP).
 Lösungen für elektronische Signaturen und Prüfung von elektronischen Signaturen.
Software für Netzwerkteilnehmer:
 DXP Anbindungslösungen für ERP Systeme
insbesondere auch für SAP SD, MM, FI.
 IATA SIS Anbindungslösungen für SAP SD,
MM, FI.
Beratung und kundenspezifische Softwareentwicklung.
Unterstützte Prozesse in der SupplyChain
Die Nintu Plattform unterstützt den Austausch aller
strukturierten Geschäftsmeldungen zwischen Geschäftspartnern in den verschiedensten Formaten
(XML, EDIFACT, IDOC etc.).
Mehrwert-Dienstleistungen
Integration von ERP Systemen, Betriebsunterstützung,
Support und Maintenance.
Hauptsegmente im Zielmarkt
Service Provider, Netzwerk Betreiber, Konzerne mit
eigenem internen Netz zur Systemintegration.
Unterstützte Sprachen
Deutsch, Englisch, Französisch, Italienisch, Spanisch,
Tschechisch (Unicode System, alle Sprachen möglich).
Alleinstellungsmerkmal
Leistungsfähige und ausgereifte Software für Netzwerkbetreiber und Konzerne. In der Schweiz sind aktuell über 1 Mio. Nutzer und über 90 Banken an die Lösung angeschlossen, die seit 2001 einen sicheren Betrieb erlaubt.
Seite 121
Studie E-Rechnung 2014
Sponsor
Nintu – Softwarelösungen für B2B- und B2C-Netzwerke
Die Firma Nintu Informatik AG wurde durch
einen Spin-Off aus einer grossen Softwarefirma
gegründet. Der Mitarbeiterstab besteht aus
Software-Ingenieuren mit vielen Jahren Erfahrung und Expertise in den Bereichen B2B- und
B2C-Netzwerke, e-Invoicing, e-Billing, Business Document Exchange, elektronische Signaturen und Signaturprüfung, MwSt.-konforme
Archivierung und der Anbindung von ERP Systemen, insbesondere auch der Anbindung von
SAP ERP Systemen.
Document Exchange Platform (DXP)
Die Nintu DXP Lösung für Service Provider
bietet eine Vielfalt von Schnittstellen und Möglichkeiten zur Konversion und Anreicherung
von Daten. Diese Optionen sichern und vereinfachen den Austausch von strukturierten Meldungen zwischen Geschäftspartnern (Rechnungsempfängern, Lieferanten etc.) zur automatischen Verarbeitung. Endkunden und kleinere Firmen können über e-Banking Lösungen
erreicht werden (B2C), Geschäftspartner in
fremden Netzwerken mittels Interconnect bzw.
Roaming.
B2B Netzwerk
Die Geschäftspartner können ihre Dokumente
im Format ihres ERP Systems (EDIFACT,
XML, IDOC etc.) optional mit Anhängen an
das DXP System einliefern. Die Eingangsmeldungen werden validiert, in das Format des
Empfängers konvertiert und bei Bedarf mit
Stammdaten ergänzt. Abhängig von den Wünschen des Empfängers kann die Meldung mit
einer elektronischen Signatur versehen werden. Für e-Invoices werden dabei die länderspezifischen rechtlichen Rahmenbedingungen
eingehalten. Auf Wunsch des Empfängers
kann eine Signaturprüfung durchgeführt werden. Im B2B-Fall erhält der Empfänger eine
strukturierte Meldung zur direkten Verarbeitung in seinem ERP System, zusammen mit
Anhängen und, optional, mit einem Signaturprüfprotokoll.
Die angeschlossenen Geschäftspartner können zusätzlich Archivierungsdienstleistungen
nutzen.
E-Banking Integration (B2C)
Banken können sich zur Auslieferung von
Rechnungen und Avisierungen an ihre Kunden an die DXP Lösung anschliessen. Der
Endkunde kann dann über sein e-Banking die
Rechnungen einsehen und einfach bezahlen:
Die Eingabe von Empfängerdaten, Konten,
Rechnungsreferenzen, Beträgen und des Ausführungsdatums entfällt.
Elektronische Signaturen
Beim Nintu e-Signature & e-SignatureVerification System handelt es sich um eine
eigenständige Lösung zur Einzel- oder Massensignatur von Dokumenten.
Dabei werden Dokumente nach verschiedenen rechtlichen Anforderungen und internationalen Standards signiert. Unterstützte Formate sind EDIFACT H/T, XML-DSig,
PKCS#7, PDF. Zur Unterstützung länderspezifischer rechtlicher Anforderungen werden
die erforderlichen kryptographischen Module
(HSM, Smart Cards) über eine PKCS#11
Schnittstelle oder über herstellerspezifische
Schnittstellen angeschlossen.
Anbindung von ERP Systemen
ERP Systeme werden über den Nintu Transfer Client oder über einen speziell für SAP
ERP Systeme entwickelten Konnektor angeschlossen.
Website: www.nintu.ch
Kontakt: Beat U. Meier, +41 79 248 20 81, [email protected]
Seite 122
Studie E-Rechnung 2014
8.16
Sponsor
OnCommerce
Hauptsitz:
OnCommerce GmbH
Otto-Schott-Str. 13
07745 Jena
Deutschland
Länder mit dem höchsten E-InvoicingUmsatz
Deutschland, Frankreich, USA
Rechtskonforme Verarbeitung von
E-Rechnungen unterstützt in
allen Mitgliedsstaaten der Europäischen Union und
darüber hinaus Signaturdienste, Validierung vor dem
Versand und vor dem Empfang
Anzahl Mitarbeiter, die mehrheitlich für 10
E-Rechnung arbeiten
Anzahl Nutzer der Force.com Plattform
über 100.000
Art des Angebots
SaaS für die elektronische Rechnungsstellung
Unterstützte Prozesse in der SupplyChain
Vertragsmanagement, Rechnungserstellung, Debitorenmanagement
Mehrwert-Dienstleistungen
Einbettung von Rechnungsinformationen per XML in
PDF-Dateien, ZUGFeRD
SEPA Lastschriftdateien
Hauptsegmente im Zielmarkt
Unternehmen mit B2B Rechnungen
SaaS-Abrechnung (Internet-Marktplätze und -Services
per Abo, Telco-Services u.a.)
Vertragsabrechnung im Energiesektor
Rechnungsstellung direkt aus dem CRM-System
Unterstützte Sprachen
Deutsch, Englisch, Französisch u.a.
Alleinstellungsmerkmal
Preiseffiziente Cloud-Lösung für das Vertragsmanagement und die Rechnungsstellung mit und ohne
Verbrauchsdaten, die sich sehr gut in bestehende
CRM-Prozesse integriert
Seite 123
Studie E-Rechnung 2014
Sponsor
bill.ON - E-Invoicing Made Easy
Elektronische Rechnungsstellung
bill.ON ist eine SaaS-Lösung für die elektronische Rechnungsstellung. Anwender reduzieren
die Prozesskosten rund um das Management
der Ausgangsrechnungen erheblich.
Erfolge
Kunden schätzen den Vorteil, dass sich
bill.ON nahtlos in die eigenen CRM-Prozesse
integriert und ggf. ein vorhandenes Vertragsmanagement genutzt werden kann.
bill.ON ist sehr einfach einzuführen und innerhalb von Stunden einsatzbereit. In der Bedienung einfach, integriert sich das System
nahtlos in bestehende CRM-Prozesse. Die
Rechnungsverarbeitung wird dabei nicht zu
einem externen Plattform-Anbieter ausgelagert, sondern verbleibt in den IT-Systemen
und der Hoheit des Unternehmens.
ADTECH als einer der führenden Anbieter
von Ad-Management-Lösungen im Internet
konnte mit bill.ON die Prozesskette von der
Zuordnung der Verbrauchsdaten zum Vertrag
bis zum Versenden der Rechnung von 10 Tagen auf ca. 2 Tage verkürzen. Die Forderungsumschlagsdauer und der Aufwand in der Debitorenbuchhaltung wurden drastisch reduziert.
Module für das effiziente elektronische Vertragsmanagement
mit
einem
TarifKonfigurator und für das Management von
Zahlungseingängen inklusive eines Mahnwesens sowie ein Self-Service-Portal komplettieren die Billing Lösung für wiederkehrende und
verbrauchsabhängige Abrechnungen.
OnCommerce
OnCommerce ist Anbieter einer B2B-Software
für die automatisierte, elektronische Rechnungsstellung. Das in Jena ansässige Unternehmen wurde 2010 gegründet und beschäftigt
derzeit 10 Mitarbeiter.
Mit bill.ON können mehrere tausend Rechnungen pro Tag direkt aus dem CRM-System
heraus erzeugt werden. Dadurch kann die
Ausgabenanalyse direkt im Zusammenhang
mit den Kunden- und Vertriebsdaten betrachtet werden.
Force.com
Force.com ist die Cloud Plattform auf der das
weltweit führende CRM-System Salesforce
CRM entwickelt wurde, und auf der mehr als
2.000 Apps bereitgestellt werden.
bill.ON nutzt Force.com als sichere, stabile
und skalierbare Umgebung, um die Rechnungsprozesse seiner Kunden zu automatisieren. Mehr als 100.000 Kunden nutzen die
Plattform und vertrauen dem Anbieter sowie
seinen Partnern.
Mit dem Anspruch einfach zu bedienende
Software zu entwickeln, bietet OnCommerce
mit bill.ON eine SaaS-Lösung, die es ermöglicht, vertragsbasiert Rechnungen zu erstellen
und elektronisch abzuwickeln. bill.ON wird
auf der weltweit führenden Cloud Computing
Plattform Force.com bereitgestellt.
Weltweit wird bereits heute ein Umsatz von
mehr als 1 Mrd. Euro mit bill.ON fakturiert.
Zu den Kunden von OnCommerce zählen vor
allem Kunden der digitalen Wirtschaft wie
z.B. ADTECH, eine Tochter der AOL Networks oder Delivery Hero, führender Anbieter
von Food-Delivery-Services. OnCommerce ist
offizieller Entwicklungspartner von salesforce.com.
Website: www.oncommerce.de
Kontakt: Marko Fliege, +49 3641 55985 80, [email protected]
Seite 124
Studie E-Rechnung 2014
8.17
Sponsor
OpusCapita
Hauptsitz:
OpusCapita Group Oy
Keilaranta 13 A
Espoo
Finland
Länder mit dem höchsten E-InvoicingUmsatz
Finnland, Schweden, Norwegen, Estland, Polen,
Deutschland
Rechtskonforme Verarbeitung von
E-Rechnungen unterstützt in
Finnland, Schweden, Dänemark, Norwegen, Deutschland, Estland, Litauen, Lettland, Polen, Slowakei,
Tschechien, Österreich, Ungarn, Niederlande, Belgien,
Frankreich, Italien, Griechenland, Spanien, Portugal
und weitere
Anzahl Mitarbeiter, die mehrheitlich für 2.100
E-Rechnung arbeiten
Anzahl aktiver Nutzer auf eigenem
E-Invoicing Netzwerk
Rechnungsversender 150.000
Firmenempfänger
130.000
Private Empfänger
2.500.000
Art des Angebots
Ein- und Ausgangrechnungsverarbeitung, BPaaS,
SaaS Workflow, eArchive, OCR, EDI, eInvoice Netzwerk
Unterstützte Prozesse in der SupplyChain
Purchase-to-Pay Prozess, Lieferanten Onboarding,
Rechnungseingang, Digitalisierung, eArchivierung,
Kreditoren Buchhaltung
Mehrwert-Dienstleistungen
Order-to-Cash, Cash Management, BPO
Hauptsegmente im Zielmarkt
Großunternehmen und Mittelständische Unternehmen
Unterstützte Sprachen
Die wichtigsten europäischen Sprachen
Alleinstellungsmerkmal
Abdeckung der kompletten Purchase-to-PayProzesskette – als SaaS, BPaaS oder BPO
Seite 125
Studie E-Rechnung 2014
Sponsor
E-RECHNUNGEN – OPTIMIERTES KONTROLLSYSTEM, SCHNELLE
RECHNUNGSVERARBEITUNG, GERINGERE KOSTEN
Bis zu 7 Milliarden Euro könnten durch Automatisierung und Integration eingespart
werden
Über die Anzahl der zwischen Unternehmen in
Deutschland gestellten Rechnungen gibt es unterschiedliche Aussagen. Rund zwei Milliarden
ist eine Zahl, die man häufiger in diesem Zusammenhang hört oder lesen kann. Nehmen wir
an, das käme der Realität nahe. Und gehen wir
weiter davon aus, dass rund 70 Prozent dieser
Rechnungen derzeit noch in herkömmlicher
Papierform verarbeitet werden. Das wären stattliche 1,4 Milliarden. Jede dieser Rechnungen
verursacht aufgrund praktischer Erfahrungswerte für die Bearbeitung vom Eingang bis zum
Zahlungsausgang Kosten in Höhe von 10 Euro
– mal mehr, mal weniger. Summa Summarum
macht das 1,4 Milliarden mal 10 Euro gleich 14
Milliarden Euro. Würden davon 30 bis 50 Prozent eingespart – und das sind nach Einschätzung von Experten der OpusCapita GmbH realitätsnahe Annahmen – könnten deutsche Unternehmen zwischen 4,2 und 7,0 Milliarden
Euro mehr in ihren Kassen behalten.
Zu diesem Zweck bietet OpusCapita in Kombination mit fundierter Beratung eigenständig
entwickelte Software, Digitalisierungsservices und Automatisierungslösungen für Kreditoren- und Debitorenprozesse sowie Zahlungsverkehr an. Die Leistungen reichen bis
zum kompletten Business Process Outsourcing. Insbesondere mittlere und große Unternehmen profitieren von OpusCapitas Best
Practice-Services. Häufig werden dabei
Kosteneinsparungen von 30 bis 50 Prozent
erreicht.
Der deutsche Hauptsitz OpusCapitas und die
Accounting Unit befinden sich in Hannover.
Die Document Service Unit ist in Halle/Saale
angesiedelt. OpusCapita beschäftigt in
Deutschland rund 100 Spezialisten.
Für ein mittelständisches Unternehmen mit
einem monatlichen Rechnungsaufkommen von
rund 5.000 Rechnungen würde dies ein jährliches Sparpotential von bis zu 300.000 Euro
bedeuten.
OpusCapita ist Teil der finnischen OpusCapita Gruppe, einem führenden Anbieter von
Lösungen zur Automatisierung von Finanzprozessen per Outsourcing oder als Service –
für mehr als 10.000 Kunden in über 50 Ländern. Die Unternehmensgruppe hat Niederlassungen in neun europäischen Ländern und
beschäftigt 2.100 Spezialisten. 2013 erzielte
sie einen Nettoumsatz von 263 Millionen
EUR. Der Hauptsitz liegt in Espoo, Finnland.
Die OpusCapita Gruppe ist Teil des Itella
Konzerns, der zu 100 Prozent im Besitz des
finnischen Staates ist.
30 Jahre Erfahrung
E-Invoicing in Finnland
OpusCapita ist Spezialist in der Automatisierung von Finanz-Transaktionsprozessen mit
über 30 Jahren Erfahrung in diesem Bereich.
Die Dienstleistungen und Lösungen des Unternehmens decken das gesamte Spektrum der
Finanzprozesse ab. Ziel ist es, die Kunden bei
der Optimierung ihrer internationalen Geschäftsprozesse zu unterstützen.
OpusCapita hat von Beginn an den elektronischen Austausch von Rechnungen als Dienstleister vieler staatlicher Organisationen forciert. Die Transition von papierbasierten zu
elektronischen Rechnungsprozessen hat in
Finnland schon Ende der 90er Jahre angefangen und seit 2010 akzeptieren finnische
staatliche Organisationen ausschließlich
elektronische Rechnungen.
Website:
Kontakt:
www.opuscapita.de
OpusCapita GmbH, Christian Scherf, Geschäftsführer
0511/33630-0, [email protected]
Seite 126
Studie E-Rechnung 2014
8.18
Sponsor
PostFinance
Hauptsitz:
PostFinance AG
Mingerstrasse 20
3030 Bern
Schweiz
Länder mit dem höchsten E-InvoicingUmsatz
Schweiz
Rechtskonforme Verarbeitung von
E-Rechnungen unterstützt in
Schweiz
Anzahl Mitarbeiter, die mehrheitlich für 21
E-Rechnung arbeiten
Anzahl aktiver Nutzer auf eigenem
E-Invoicing Netzwerk
Rechnungsversender Nicht publiziert
Firmenempfänger
Nicht publiziert
Private Empfänger
Über 1.1 Millionen Nutzer
(inkl. Nutzer auf Partnerplattform)
Art des Angebots
Konsolidator-Netzwerk und
Signatur-Service
Unterstützte Prozesse in der SupplyChain
Bestellung, Rechnung/Gutschrift, Bezahlung, Archivierung
Hauptsegmente im Zielmarkt
Rechnungssteller und -empfänger aller
Branchen, unabhängig von ihrer Grösse
Unterstützte Sprachen
Englisch, Deutsch, Französisch, Italienisch
Alleinstellungsmerkmal
Über 1.5 Millionen Kunden auf der eigenen
E-Banking Lösung können adressiert werden.
Seite 127
Studie E-Rechnung 2014
Sponsor
PostFinance – die richtige Anbieterin für E-Rechnungen
Nicht nur für Grossunternehmen, auch
für KMU ist PostFinance der richtige
Provider für E-Rechnungen. Der elektronische Rechnungsaustausch reduziert
den administrativen Aufwand, senkt die
Kosten und bietet sowohl Rechnungsstellern als auch -empfängern nur Vorteile.
Mit 2,96 Millionen Kundinnen und Kunden ist
PostFinance das viertgrösste Finanzinstitut in
der Schweiz. Als Pionierin im Bereich ERechnungen kann PostFinance auf über zehn
Jahre Erfahrung zurückblicken und bietet ihren
Geschäftskunden eine Reihe von Lösungen für
das Debitoren-/Kreditorenmanagement.
PostFinance ist E-Rechnungs-Provider der
Schweizerischen Eidgenossenschaft. Grossunternehmen wie die SBB oder die Post wie auch
Kleinbetriebe können dank der intensiven Zusammenarbeit von PostFinance mit Softwareanbietern sowie weiteren Lösungen die vielen
Vorteile der E-Rechnung nutzen.
Kombinierbare Lösungen
Die E-Rechnungslösung von PostFinance ist
eine branchenunabhängige, umfassende Plattform, die in sämtlichen Unternehmen, ob
gross oder klein, eingesetzt werden kann. Als
Rechnungsempfänger können Privatpersonen
oder kleine Unternehmen das System als Teil
des Online Bankings nutzen. Für grössere
Unternehmen werden vollintegrierte Lösungen angeboten.
Kernleistungen der E-Rechnungsstellung
von PostFinance:
• Konvertierung der Daten in das vom
Empfänger gewünschte Format
• Gesetzeskonforme Datenverarbeitung
• Erstellung, Prüfung und Protokollierung
der digitalen Signatur
• Datentransfer
Preisinformationen, Kundenlisten und technische Schnittstellendokumentationen exklusiv
auf www.postfinance.ch/e-rechnung.
Erstes EBPP-Produkt im Jahr 2001
Die ursprüngliche B2C-Lösung wurde nach
einem Pilotversuch Ende 2001 eingeführt. 2005
erweiterte PostFinance die Dienstleistung, damit deren Mehrwertsteuer-Konformität sichergestellt werden konnte. Der Weg für B2BProzesse war geebnet.
Vorteile der E-Rechnung für B2B
Für Rechnungssteller
Für Rechnungsempfänger
Verkürzte Zahlungsfristen und schnellerer
Zahlungseingang
Hohe Datenqualität (keine ESRNachforschungen)
Keine manuelle Erfassung der Rechnungsinhalte
Erfüllung eines wachsenden Kundenbedürfnisses und somit Erhöhung der Kundenbindung
Reduktion von Papierarchiven
Einfache Rückverfolgbarkeit der Aktionen
Reduktion der Print-, Porto- und Prozesskosten
Automatisierung der Rechnungsverarbeitung
Alle Rechnungen sind jederzeit verfügbar
Zahlungsverkehr über bestehende Prozesse
Einfache Rückverfolgbarkeit der Aktionen
Kosteneinsparung von bis zu 12 Euro pro Rechnung
E-Mail: [email protected] | www.postfinance.ch/e-rechnung
Kontaktieren Sie uns unverbindlich unter +41 848 848 848
Seite 128
Studie E-Rechnung 2014
8.19
Sponsor
QuoVadis
EU-Hauptsitz:
QuoVadis Trustlink Schweiz AG
Poststrasse 17
9000 St. Gallen
Schweiz
www.quovadis.ch
Länder mit dem höchsten E-InvoicingUmsatz
Schweiz, Niederlande, England
Rechtskonforme Verarbeitung von
E-Rechnungen unterstützt in
Schweiz und in EU-Ländern
Anzahl Mitarbeiter, die mehrheitlich für 15
E-Rechnung arbeiten
Anzahl aktive Nutzer
über 300 Kunden setzen in der Schweiz QuoVadis
Zertifikate für eRechnungen ein
Art des Angebots
Gesetzeskonforme digitale Zertifikate
Signierungs- und Validierungs-Service im QuoVadis
Trustcenter (SaaS)
Massensignierungsanwendungen und Appliances
für das Erstellen von elektronischen Signaturen
Unterstützte Prozesse in der SupplyChain
alle Art von Prozessen, die Dank dem Einsatz von
elektronischen Signaturen vereinfacht werden
Mehrwert-Dienstleistungen
Rechtliche Beratung, Konzeption und Realisierung
von Anwendungen rund um die elektronische Signatur
Hauptsegmente im Zielmarkt
anforderungs- und kundengerechte Lösungen für Firmen jeglicher Grösse
Unterstützte Sprachen
d/e
Alleinstellungsmerkmal
Als anerkannter Zertifikatsanbieter sorgt QuoVadis für
rechts- und verfahrenstechnische korrekte Anwendungen und bietet nebst der Beratung auch umfassende
Anwendungen und Services an.
Seite 129
Studie E-Rechnung 2014
Sponsor
QuoVadis – der Partner für kunden- und anforderungsgerechte Lösungen
Digitale Zertifikate eignen sich selbstverständlich sehr gut zur Sicherstellung der Datenintegrität von eRechnungen.und damit auch zur Erfüllung von länderspezifischen rechtlichen Anforderungen. Mit der Implementierung einer
elektronischen „Firmen“-Signatur werden die
Authentizität und Integrität eines Dokumentes
gegenüber dem Empfänger, Gesetzgeber wie
auch Compliance Abteilung gewährleistet. Geschäftsprozesse werden mit QuoVadis Signierungsanwendungen wesentlich optimiert und
können kostensenkend beschleunigt werden.
Die Echtheit und Datensicherheit der Dokumente ist nachweislich garantiert.
Signierungs- und Validierungsservice
Als beliebte Alternative zu einer Inhouse Signierungsanwendung bietet QuoVadis ihren
Kunden einen Signierungs- und Validierungsservice im sicheren QuoVadis Trustcenter an.
Der Webservice unterstützt Firmen und Dienstleister beim rechtswirksamen elektronischen
Signieren und Validieren jeglicher Dateiarten –
von Adobe PDF, UN/EDIFACT INVOIC bis
XML, egal ob sich eine oder mehrere Rechnungen in einer Datei befinden. Zudem besteht die
Wahl ob eine Signatur in das XML File eingebettet oder ob diese einen Datensatz umschliessen soll.
Originaldokumente verlassen die Systemumgebung nie
Bei Einsatz des QuoVadis Signierungs- und
Validierungsservices werden beim eigentlichen
Signierungsprozess nur unlesbare Datenkomprimate (HASH-Werte) zur Signierung oder
Validierung an den externen Dienst übergeben.
Lesbare Original-Dokumente verlassen die Systemumgebung niemals. Zusätzlich wird der
Zeitpunkt der Signatur mittels einem qualifiziertem Zeitstempel bestätigt. Über Sperrlisten
können Signaturen auch ohne Internetanschluss
überprüft werden.
Prüfung und Validierung – automatischer
Prozessschritt
Die Validierung oder Zertifikatsprüfung zeigt
schnell und einfach auf, ob Signaturen und die
verwendeten Signaturzertifikate zum Zeitpunkt
www.quovadis.ch
der Signierung gültig waren. Die Validierung
informiert zusätzlich im Detail, ob ein qualifizierter Zeitstempel in der Signatur eingebettet ist. Die Prüfung und Validierung kann
auch automatisiert ablaufen. Signaturprüfberichte belegen die Signaturprüfung gegenüber
externen Prüfern oder Compliance Abteilungen. Dabei stehen verschiedene Formate und
Sprachen zur Auswahl. Einem Bericht können weitere individuelle Merkmale hinzugefügt werden oder geprüfte Dokumente werden
mit dem Signaturprüfbericht in einem Portfolio PDF verbunden. Zudem bestehen Möglichkeiten, einem Prüfbericht das signierte
Dokument und weitere Informationen als Annotation anzuhängen.
Einfachste Integration möglich
Der Signierungs- und Validierungsservice
lässt sich problemlos und auf unterschiedliche
Arten in eine bestehende Umgebung integrieren. Dem File Manager kann bekannt gegeben
werden, wo die zu signierenden Dateien und
die Anhänge im Filesystem gespeichert sind.
Den Rest erledigt der Service im Hintergrund.
Alternativ kann der QuoVadis Signierungsund Validierungsservice über eine Webservice- oder SOAP-Schnittstelle angeschlossen
werden. Dadurch ist es unkompliziert möglich den Service direkt mit einem individuellen ERP, CRM, DMS oder einem anderen
System zu verbinden und danach Daten und
Dokumente daraus direkt zu signieren oder zu
validieren.
Voraussetzungen – praktisch keine
Je nach gewähltem Implementierungs- und
Betriebskonzept, unterstützt der QuoVadis
Signierungs- und Validierungsservice verschiedenste Plattformen und Betriebssysteme.
Die Ansprache des Webservice erfolgt über
einen gesicherten Internet-Zugang. Der
QuoVadis Signierungs- und Validierungsdienst kann auf jeder Plattform betrieben
werden, welche die Java-Betriebsumgebung
unterstützt.
[email protected]
Phone: +41 71 272 60 60
Seite 130
Studie E-Rechnung 2014
8.20
Sponsor
ReadSoft
Hauptsitz:
ReadSoft AG
Falkstraße 5
60487 Frankfurt / Main
Deutschland
Niederlassungen in den Ländern
Australien, Benelux, Brasilien, Chile, Dänemark,
Deutschland, Frankreich, Finnland, Großbritannien,
Malaysia, Norwegen, Polen, Spanien, Südafrika,
Schweden, Schweiz, USA
Rechtskonforme Verarbeitung von
E-Rechnungen unterstützt in
Deutschland, Österreich, Benelux, Frankreich, Niederlande, Schweden, Finnland, Norwegen, Dänemark
Anzahl Mitarbeiter, die mehrheitlich für 600+
E-Rechnung arbeiten
Anzahl Kunden weltweit
12.000
Art des Angebots
Automatisierte Rechnungseingangs-Verarbeitung für
SAP, Oracle, Microsoft Dynamics u.v.m. Elektronische Rechnungsverarbeitung (inkl. ZUGFeRD), Data
Capture Lösung, Workflow-Komponente, ERPMatching
Unterstützte Prozesse in der SupplyChain
Rechnungs- und Finanzprozesse
Beschaffungs- und Wareneingangsprozesse, Auftragseingangsprozess, Reporting-Tool
Mehrwert-Dienstleistungen
Hybrid-Lösungen (Server-basiert und/oder Softwareas-a-Service (SaaS)), Lieferanten-OnboardingProgramm, mobile Apps, Service-Portal für Lieferanten, Reporting-Tool, Kataloganbindung
Hauptsegmente im Zielmarkt
B2B
Unterstützte Sprachen
Deutsch, Englisch, Französisch, Spanisch, Schwedisch, Dänisch, Norwegisch, Finnisch
Alleinstellungsmerkmal
End-to-End Prozessautomatisierung aus einer Hand,
Out-of-the-Box-Angebot, das individuell angepasst
werden kann.
Seite 131
Studie E-Rechnung 2014
Sponsor
ReadSoft
Empfang elektronischer Rechnungen
Mit der ReadSoft-Lösung empfangen Sie sämtliche elektronischen Rechnungen Ihrer Lieferanten in dem von Ihnen definierten Format.
ReadSoft kann verschiedene Formate entgegen
nehmen und entsprechend Ihrer Vorgaben konvertieren. Somit können Ihre Lieferanten die
Rechnungen in dem von ihnen bevorzugten
Format versenden. Neben der Konvertierung
erfolgt eine Prüfung auf Vollständigkeit hinsichtlich §14 UStG und ggf. eine Rückmeldung
an den Lieferanten, wenn wichtige Angaben
fehlen. Die Rechnungen werden wie alle anderen zentral archiviert.
Versandmöglichkeiten für Ihre Lieferanten
• Standard Integration und Formate: Diese Option wird für Lieferanten mit einem ERP-System empfohlen, das elektronische Formate wie z.B. EDI oder
ZUGFeRD ausgeben kann. Diese Version bietet den höchsten Automatisierungsgrad.
• Virtueller Drucker: Diese Option wird
empfohlen, wenn das ERP-System des
Lieferanten keine elektronischen Formate ausgeben kann. Auf Basis von
Microsoft Windows wird eine Art Drucker-Treiber installiert, der EDIFormate erzeugt und übermittelt.
• Versand via Web-Oberfläche: Mit dieser Option können Lieferanten über das
ReadSoft-Portal Rechnungen manuell
erfassen.
Kontinuierliche Erweiterung der Interoperabilität
ReadSoft arbeitet kontinuierlich an der Erweiterung der Interoperabilität des Netzwerks. Wir
arbeiten sowohl mit lokalen wie internationalen
Initiativen zusammen wie z.B. EESPA (European E-Invoicing Service Provider Association), EMSF (European Stakeholder Forum) und
PEPPOL (Pan-European Public Procurement
Online).
Intuitives Lieferanten On-Boarding-Tool
Mit dem benutzerfreundlichen On-BoardingTool können Sie Ihre Lieferanten in wenigen
Schritten an das Netzwerk anbinden. Vorlagen für Einladungs- und ErinnerungsSchreiben sind hinterlegt. Ebenso bietet es
eine Monitoring-Funktion, um den Fortschritt
des On-Boarding Prozesses zu verfolgen.
Dieses Tool ist Bestandteil der Lösung.
Maßgeschneiderte On-Boarding
Programme
Je nach Zielsetzung Ihres On-BoardingProzesses gibt es verschiedene Vorgehensweisen: Sie können ihn komplett eigenständig
mit dem On-Boarding-Tool durchführen. Wir
können ihre On-Boarding-Maßnahmen unterstützen oder Sie überlassen uns den kompletten Prozess und brauchen dafür keine eigenen
Ressourcen bereit zu stellen. Gemeinsam mit
Ihnen setzen wir den Prozess auf, der für Sie
am effizientesten ist.
Website: www.readsoft.de Email: [email protected] Blog: http://de.readsoft.com/blog
Kontakt: Gisela Krüsch, [email protected], T: +49 69 1539402-0
Seite 132
Studie E-Rechnung 2014
8.21
Sponsor
SIX
Hauptsitz:
SIX Payment Services AG
Hardturmstrasse 201
8005 Zürich
Schweiz
Länder mit dem höchsten E-InvoicingUmsatz
Schweiz
Rechtskonforme Verarbeitung von
E-Rechnungen unterstützt in
Australia, Austria, Belgium, Bulgaria, Canada, Cyprus, Czech Republic, Denmark, Estonia, Finland,
France, Germany, Greece, Hong Kong, Hungary, Iceland, Ireland, Isle of Man, Israel, Italy, Latvia, Liechtenstein, Lithuania, Luxembourg, Morocco, Netherlands, New Zealand, Norway, Poland, Portugal, Romania, Singapore, Slovakia, Slovenia, South Africa,
Spain, Sweden, Switzerland, United Kingdom, United
States of America
Anzahl Mitarbeiter, die mehrheitlich für 30
E-Rechnung arbeiten
Anzahl aktiver Nutzer auf eigenem
E-Invoicing Netzwerk
Rechnungsversender Nicht publiziert
Firmenempfänger
Nicht publiziert
Private Empfänger
Über 1.1 Millionen E-Banking
Kunden (inkl. Kunden auf Partnerplattform)
Art des Angebots
Consolidator Services im B2B und B2C
(Signatur, Verifikation, Archivierung, Interconnect
etc.)
Unterstützte Prozesse in der SupplyChain
Bestellung-Rechnung-Zahlung
Hauptsegmente im Zielmarkt
Angebot für Sender und Empfänger in allen Branchen,
Grossunternehmen und KMU
Unterstützte Sprachen
Deutsch, Französisch, Italienisch, Englisch
Alleinstellungsmerkmal
Über SIX sind mehr als vier Millionen E-Banking
Kunden bei über 90 angeschlossenen Schweizer Banken per E-Rechnung erreichbar.
Seite 133
Studie E-Rechnung 2014
Sponsor
SIX Payment Services – Ihr Partner für die E-Rechnung in der Schweiz
SIX Payment Services betreibt mit Paynet das
grösste Schweizer Netzwerk für die Abwicklung MWST-konformer elektronischer Rechnungen für Privat- und Geschäftskunden.
Als einer der Schweizer Pioniere fördert SIX
Payment Services seit 2003 die Ausbreitung,
Akzeptanz und Abwicklung von elektronischen
Rechnungen in der Schweiz. SIX Payment Services bietet Lösungen für Rechnungssteller,
Rechnungsempfänger sowie für Banken und
arbeitet eng mit Software- und Netzwerkpartnern zusammen, die standardisierte Schnittstellen zum Paynet Netzwerk betreiben.
E-Rechnungen im E-Banking
Über 90 Schweizer Banken sind an das Paynet
Netzwerk angeschlossen. Die Banken ermöglichen ihren E-Banking Kunden – Privatpersonen
und Firmen – E-Rechnungen im E-Banking zu
empfangen, zu prüfen und per Mausklick zu
bezahlen.
Per Ende September 2014 sind über 850‘000
E-Banking Kunden bei SIX Payment Services
für die E-Rechnung angemeldet. Die meisten
Grossunternehmen und immer mehr KMU sowie öffentliche Verwaltungen bieten ihren
Kunden die E-Rechnung via E-Banking an.
Über
600
Rechnungssteller
versenden
E-Rechnungen an E-Banking Kunden via SIX
Payment Services.
Zwei praktische Lösungen für KMU
Das «E-Rechnung Business Paket» ermöglicht Firmenkunden, E-Rechnungen im
E-Banking zu empfangen und zu bezahlen.
Die signierten E-Rechnungen werden für die
Firmenkunden bei SIX Payment Services im
Online-Archiv gespeichert.
Das «E-Rechnung Startpaket mit Paynet Upload» richtet sich an KMU, die
E-Rechnungen an ihre Kunden versenden
wollen. Per Klick werden die Rechnungen ins
Portal von SIX Payment Services hochgeladen, signiert und an die Empfänger übermittelt.
Beide Lösungen wurden von SIX Payment
Services speziell für KMU entwickelt. Sie
sind einfach in der Handhabung, kostengünstig und setzen keine speziellen Softwarekenntnisse voraus.
Über SIX
SIX Payment Services ist ein Unternehmen
von SIX. SIX betreibt die schweizerische
Finanzplatzinfrastruktur und bietet weltweit
umfassende Dienstleistungen in den Bereichen Wertschriftenhandel und -abwicklung
sowie Finanzinformationen und Zahlungsverkehr an. Das Unternehmen befindet sich im
Besitz von rund 140 Banken verschiedenster
Ausrichtung und Grösse.
E-Rechnungen im ERP-/Workflow-System
Im Geschäftskundenbereich hat SIX Payment
Services ein grosses, branchenübergreifendes
Teilnehmernetzwerk aufgebaut. Rechnungssteller übermitteln ihre Rechnungsdaten elektronisch an das Paynet Netzwerk, in welchem die
Daten MWST-konform signiert und dem Empfänger zur Weiterverarbeitung im ERP- oder
Workflow-System zur Verfügung gestellt werden.
SIX Payment Services bietet InterconnectVerbindungen zu anderen E-RechnungsAnbietern sowie die grenzüberschreitende Abwicklung von elektronischen Rechnungen an.
Kontaktieren Sie uns, um mehr über die Vorteile der E-Rechnung zu erfahren:
+41 58 399 9511, [email protected], www.six-paynet.com
Seite 134
Studie E-Rechnung 2014
8.22
Sponsor
Swisscom/Conextrade
Hauptsitz:
Swisscom Enterprise Customer
Handelsplatz Conextrade
CH-3050 Bern
Länder mit dem höchsten E-InvoicingUmsatz
CH, DE, IT, FR, AT, UK, SE
Rechtskonforme Verarbeitung von
E-Rechnungen unterstützt in
49+: AE, AT, AU, BE, BG, BR, CA, CH, CY, CZ,
DE, DK, EE, ES, FI, FR, GB, GR, HK, HR, HU, IE,
IL, IM, IS, IT, JP, LI, LT, LU, LV, MA, MC, MT,
MX, NL, NO, NZ, PL, PT, QA, RO, SA, SE, SG, SI,
SK, US, ZA
Anzahl Mitarbeiter, die mehrheitlich für 20+
E-Rechnung arbeiten
Anzahl aktiver Nutzer auf eigenem
E-Invoicing Netzwerk
Rechnungsversender > 500
Firmenempfänger
> 150
Private Empfänger
>10‘000
Art des Angebots
E-Invoicing CH & International, E-Invoicing PDF,
E-Invoicing E-Mail, Scanning2E-Invoicing, Archivierung CH & International, EDI (Electronic Data
Interchange), E-Procurement, Kreditoren-Workflow,
Conextrade-Portal mit Online-Registrierung
Unterstützte Prozesse in der SupplyChain
Procure2Pay-, Order2Cash- sowie weitere Prozesse
wie z.B. Rechnung, Bestellung, Bestellbestätigung,
Lieferscheine, Sales-Report, Inventory-Report, Remittance Advice usw.
Mehrwert-Dienstleistungen
Komplett-Services (elektronische und papierbasierte
Verarbeitung), Signatur-Services, Rechtssicherheit
Hauptsegmente im Zielmarkt
Rechnungs-Empfänger und -Versender mit grossen
Volumen in allen Branchen
Unterstützte Sprachen
Deutsch, Englisch, Französisch, Italienisch (weitere
Sprachen auf Anfrage)
Alleinstellungsmerkmal
Rechtssicherheit (Compliance- und Verfahrensdokumentation), Procurement-Gesamtprozesse sowie Vielzahl Protokolle und Dokumentenformate
Seite 135
Studie E-Rechnung 2014
Sponsor
E-Invoicing International bei der Geberit-Gruppe:
Installiertes Know-how für elektronische Rechnungslegung
Die Geberit-Gruppe ist mit Produktionsstätten
und Vertriebsorganisationen in rund vierzig
Ländern weltweit vertreten. Die gruppenintern
erbrachten Leistungen werden mittels Intercompany-Rechnungen zwischen den Ländergesellschaften in Rechnung gestellt.
Für die Verarbeitung dieser IntercompanyRechnungen setzt Geberit seit Frühjahr 2009
auf die komplett elektronische Lösung E-Invoicing International von Swisscom – was bedeutet, dass seither sämtliche Prozesse der Rechnungsstellung und -verarbeitung ausschliesslich
auf elektronischem Weg erfolgen.
«Die Entscheidung, den vertrauten Prozess der
Papierrechnung durch einen elektronischen
Prozess abzulösen, fiel nach intensiven Vorüberlegungen und Analysen», berichtet Roland
Iff, Finanzchef von Geberit. Dahinter stand die
Erwartung, dass Medienbrüche vermieden und
die Korrektheit der Rechnungslegung generell
steigen würde.
Herausforderung Compliance
Durch die konsequent digitale Rechnungsverarbeitung – angefangen vom Austausch bis hin
zur Rechnungsstellung – steigt die Prozesseffizienz und die Kosten sinken. Zwingende Voraussetzung für eine solche Veränderung war
jedoch, dass alle Regularien eingehalten
werden. Philippe Purtschert, Head Finance, BI
& HCM Applications bei Geberit bringt es auf
den Punkt: «In Sachen Rechts- und Prozesssicherheit wollen und können wir keinerlei
Kompromisse eingehen.»
E-Invoicing International
E-Invoicing International von Swisscom garantiert die rechtliche Sicherheit und Zuverlässigkeit der Prozesse. Dies ist Unabdingbar für jedes Unternehmen, das gesetzliche Vorschriften
und Rahmenbedingungen in unterschiedlichen
Ländern betreffend Verfahren und Technologien erfüllen muss.
E-Invoicing International bei Geberit fokussiert
sich auf Intercompany-Rechnungen.
Die Lösung deckt 130 Länderverbindungen
des Kunden ab und jährlich werden mehr als
zwei Millionen Rechnungen verarbeitet.
Damit die Services korrekt erbracht werden
können, sind Gruppenstruktur und Prozesse
vorgängig zu definieren und im SAP (Backend-System der Geberit) wie auch auf den
Handelsplatz gespiegelt abzubilden.
Zum Funktionsumfang der Installation gehören Signaturservices für Kreditoren und Debitorenrechnungen, die Prüfung auf MwSt.- und
Schema-Konformität, die Überwachung der
Transaktionen, Monitoring und Prüftools für
die Validierung im Hinblick auf die Rechnungsrevision und die Dokumentation der
Compliance. Die rechtsgültige Archivierung
der Rechnungsurbelege erfolgt im Geberiteigenen Archiv.
Compliance-konform und ausbaufähig
Die Erwartungen des Kunden Geberit an
E-Invoicing International wurden vollumfänglich erfüllt. Zur Sicherheit der Compliance garantiert Swisscom die Konformität
von E-Invoicing International mit den lokalen
gesetzlichen Anforderungen. Weiter wurden
die technischen Abläufe auditiert und somit
das Ziel der Prozesssicherheit erreicht.
Der konsequent papierlose Austausch von
Rechnungen im Intercompany-Bereich lässt
sich zudem auf die Prozesse mit Kunden und
Lieferanten anwenden und entsprechend optimieren.
«Die Ausweitung dieser Lösung wird konsequent vorangetrieben», bestätigt Ueli Vogt,
IT-Manager SAP Logistics.
«E-Invoicing International von Swisscom
erfüllt unsere Ansprüche vollumfänglich.»
Philippe Purtschert, Head Finance,
BI & HCM Applications bei Geberit
Website: www.swisscom.com/conextrade, https://handelsplatz.conextrade.com
Kontakt: Handelsplatz Conextrade, +41 (0)848 860 200, [email protected]
Seite 136
Studie E-Rechnung 2014
8.23
Sponsor
Taulia
Hauptsitz in Europa:
Taulia Ltd.
131 Great Titchfield Street
London W1W 5BB
United Kingdom
Länder mit höchsten E-Rechnungsraten
USA, Großbritannien, Deutschland
Rechtskonforme Verarbeitung von
E-Rechnungen unterstützt in
Australien, Belgien, Brasilien, Bulgarien, Schweiz,
Deutschland, Dänemark, Estland., Italien, Finnland,
Frankreich, Griechenland, Hong Kong, Island, Irland,
Israel, Japan, Kanada, Katar, Lettland, Litauen, Luxemburg, Marokko, Mexico, Neuseeland, Niederlande, Norwegen, Österreich, Polen, Portugal, Rumänien,
Saudi Arabien, Singapur, Slowakei, Slowenien, Spanien, Schweden, Südafrika, Tschechien, Großbritannien,
USA, VAE, Zypern
Mitarbeiter im Bereich E-Rechnung
130
Anzahl aktiver Nutzer auf eigenem
E-Invoicing Netzwerk
Lieferanten
Einkäufer
Art des Angebots
SaaS (Software as a Service) Plattform für
E-Rechnungen, Lieferantenkommunikation und
-finanzierung
Unterstützte Prozesse in der SupplyChain
Order-2-Pay, einschließlich elektronischer Meldung an
Behörden, wo gefordert
Mehrwert-Dienstleistungen
Voll automatisiertes Dynamic Discounting (dynamischer Skonto) und Lieferantenfinanzierung mit Eigenoder Drittmitteln
Hauptsegmente im Zielmarkt
Große Unternehmen:
Order-2-Pay, Lieferantenfinanzierung
Finanzdienstleister:
Plattform für Lieferantenfinanzierung
Rechnungsteller jeder Unternehmensgröße:
100% kostenfreie Self-Service Plattform zur
E-Rechnungsstellung und Finanzierung mit mögl. Backend-Integration
Unterstützte Sprachen
Chinesisch, Deutsch, Englisch (UK, USA), Französisch (Frankreich, Kanada), Niederländisch, Italienisch, Norwegisch, Polnisch, Portugiesisch, Schwedisch, Spanisch
Alleinstellungsmerkmal
Jede Option zur E-Rechnungsstellung für jede Art und
Größe von Lieferanten, Self-Services, alternative und
innovative Finanzierung – 100% kostenlos
mehr als 200.000
60
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Studie E-Rechnung 2014
Sponsor
Taulia
Die „Taulia Business Exchange“-Plattform ist
die schnellst wachsende SaaS-Lösung für elektr.
Rechnungsstellung,
Kommunikation
und
Finanzierung von Lieferanten jeder Art und
Größe. Die Bündelung führt zu spürbaren
Kostensenkungen, erhöhter Transparenz und
stärkt die Kunden-/Lieferantenbeziehungen. Die
Prozessbeschleunigung durch E-Rechnungen
erzeugt mit unseren alternativen, innovativen
Finanzierungsmodellen direkte Einsparungen,
wirksam ab dem ersten Cent.
Taulias innovative Finanzierung ist weit flexibler und skalierbarer als traditionelles Supply
Chain Finance. Alle Lieferanten können unabhängig vom Umsatz teilnehmen. Eigen- und
Fremdkapital sind flexibel einsetzbar. Zusätzliche Skontoerträge und die Reduzierung des
gebundenen Umlaufvermögens schließen sich
nicht mehr aus. Zusätzlich bietet die Plattform
zahlreiche Optimierungspotentiale. Aufgaben
werden automatisiert oder entfallen. Darum nutzen globale Unternehmen wie Pfizer, Hallmark
oder Pacific Gas & Electric Taulia, um Einsparungen im Millionenbereich zu erzielen und zugleich ihre Lieferantenbeziehungen auf eine
neue Ebene zu heben.
Die Taulia Lieferantenfinanzierung lässt
unsere Kunden profitabler arbeiten, indem
ohne zusätzlichen Preisdruck sehr viel höhere
Skontoerträge in der gesamten Lieferkette
voll automatisch realisiert werden können.
Unser Angebot hilft beiden Seiten: Alle Lieferanten erhalten schnell, günstig und unkompliziert Zugang zu Barmitteln und können herkömmliche Finanzierungen ersetzen, Kunden
können neben Skontoerträgen auch das gebundene Umlaufvermögen optimieren. Die Partnerschaft mit allen Lieferanten wird gestärkt,
und die Akzeptanz von E-Rechnungen erhöht
sich dramatisch. Unsere Kunden haben die
freie Wahl, ob sie für die Finanzierung selbst
oder mit Fremdkapital oder einer Kombination aus beidem arbeiten wollen.
Das Taulia Lieferantenportal erleichtert mit
zahlreichen Funktionen zur Auskunft, zur Benachrichtigungen oder Kommunikation die
Zusammenarbeit mit Lieferanten. Unsere
Plattform gibt unseren Kunden die Wahl, welche Informationen und Funktionen für ihre
Lieferanten zugänglich sein sollen, und ersetzt
herkömmliche Nachfragen per Telefon, Fax
Inbox by Taulia™, der voll integrierte elektr. oder E-Mail durch Self-Services und ein dediRechnungseingang, um arbeitsintensive papier- ziertes transaktionsbezogenes Meldungs- und
basierte Prozesse durch leicht verständliche E- Kommunikationssystem.
Rechnungen – passend für jede Art und Größe Taulias Lieferanten Infomanagement hilft,
von Lieferanten – zu ersetzen. Rechnungssteller Stammdaten gemeinsam zu pflegen. Aktuelle
können komplett kostenlos alle Übertragungs- und korrekte Daten nutzen beiden Seiten.
methoden und -formate nutzen.
Taulia Now, unsere Lieferantenanbindung
Zu den zahlreichen Features gehören u.a. die stellt sicher, dass es mühelos möglich wird,
direkte Eingabe mit oder ohne Nutzung aktueller
alle Lieferanten an Bord zu holen und gemeinBestelldaten („PO Flipping“), Übertragung per
sam in die Zukunft zu gehen. Die Verifikation
E-Mail, sicherer Dateitransfer und nahtlose Inaller Beteiligten beschleunigt, vereinfacht und
tegration mit dem Rechnungsstellungssystem.
automatisiert die Lieferantenanbindung. Für
Alle Dateiformate werden ohne Kosten oder eine erfolgreiche Umsetzung übernimmt das
Gebühren für den Rechnungssteller unterstützt, Taulia Value Enablement Team die Einladung,
rechtskonform in mehr als 50 Ländern und Re- und Aktivierung, gibt Hilfe und Support.
gionen. Vorgeschriebene Rechnungsinformationen werden automatisch geprüft, bei Bedarf Taulia hat seinen Hauptsitz in San Francisco,
digital signiert und verifiziert. Jede Rechnung die Europa-Zentrale ist in London. Weitere
wird für den jeweils gesetzlich vorgeschriebenen Büros finden Sie in Düsseldorf, New York,
Austin (Texas), und Park City (Utah).
Zeitraum archiviert und verfügbar gehalten.
http://www.taulia.com, Matthew Stammers, Marketing Director Europe, +44 203 700 3532,
[email protected]
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Studie E-Rechnung 2014
8.24
Sponsor
Tungsten – ehemals OB10
Hauptsitz:
Tungsten Network GmbH
Postfach 1114
D-21262 Jesteburg
Deutschland
Länder mit dem höchsten E-InvoicingUmsatz
Australien, Belgien, Kanada, Dänemark, Frankreich,
Deutschland, Irland, Italien, Malaysia, Niederlande, Polen, Spanien, Schweden, Schweiz, UK, USA, Singapur
Rechtskonforme Verarbeitung von
E-Rechnungen unterstützt in
Australien, Österreich, Belgien, Brasilien, Bulgarien,
Kanada, Kroatien, Tschechien, Dänemark, Estland, Finnland, Frankreich, Deutschland, Griechenland, Hong
Kong, Ungarn, Irland, Italien, Lettland, Liechtenstein,
Litauen, Luxembourg, Malaysia, Malta, Mexico, Niederlande, Neu-Seeland, Norwegen, Philippinen, Polen, Portugal, Puerto Rico, Rumänien, Saudi-Arabien, Singapur,
Slowakei, Slowenien, Süd Afrika, Spanien, Schweden,
Schweiz, Türkei, UAE, UK, USA, Zypern
Anzahl Mitarbeiter, die mehrheitlich für >300
E-Rechnung arbeiten
Anzahl aktiver Nutzer auf eigenem
E-Invoicing Netzwerk
Rechnungsversender 171,000
Firmenempfänger
127
Private Empfänger
N/A
Art des Angebots
B2B E-Invoicing Network Service, SAS, Lieferantenanbindung, rechtskonforme Erstellung und Archivierung von E-Invoicing, Bestellnummer-Service/POService, Rechnungsverfolgung
Unterstützte Prozesse in der SupplyChain
P2P, Kreditorenbuchhaltung, Debitorenbuchhaltung
Mehrwert-Dienstleistungen
Lieferkettenfinanzierung, Echtzeit Ausgabeanalysen
Hauptsegmente im Zielmarkt
Große Käufer und Lieferanten alle Größe
Unterstützte Sprachen
Englisch, Französisch, Spanisch, Deutsch, Niederländisch, Portugiesisch, Italienisch, Polnisch, Bulgarisch,
Mandarin, Kantonesisch und Hindi für Lieferantenanbindung und Support
Alleinstellungsmerkmal
Tungsten Network baut auf einem sicheren Netzwerk
auf. Durch unsere rechtskonforme elektronische Rechnungen, und sicheren, cleveren, schnellen Service,
helfen wir unsere Kunden mehr Wert aus ihrer Shared
Services Centres, AP-und AR-Abteilung zu liefern.
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Studie E-Rechnung 2014
Sponsor
Tungsten Network
Tungsten Corporation und OB10 haben sich im
Oktober 2013 zusammengeschlossen, um eine
neue Ära für den weltweiten Handel einzuläuten. Tungsten hilft Kunden dabei, ihre Rechnungsverarbeitung zu optimieren, ihr CashflowManagement effizienter zu gestalten und anhand granular aufgeschlüsselter Ausgabendaten
bessere Kaufentscheidungen zu treffen.
Im Vergleich zur traditionellen, papierbasierten
Rechnungsstellung können elektronische und
automatisierte Prozesse Einsparungen in Höhe
von 60–80 % (Billentis e-Invoicing/e-Billing
Bericht 2014) erzielen. Kleine und mittlere Unternehmen profitieren dank e-Invoicing und der
damit verbundenen Diskontierung sowie professionellen Export- und Importfinanzierung
(ACCA) von einem vereinfachten Zugriff auf
vorfristige Zahlungen und alternative Finanzierungsquellen.
Des Weiteren nutzen immer mehr Regierungen
die Vorteile des e-Invoicing, wie die Anordnungen in Mexiko, Brasilien, der Türkei und
Italien sowie die EU-Richtlinie für die elektronische Rechnungsstellung im öffentlichen Beschaffungswesen gezeigt haben.
E-Invoicing wird also bleiben.
Die auf dem e-Invoicing von OB10 aufbauenden Services von Tungsten sind entlang der
Wertschöpfungskette ausgerichtet – von der
Kosteneinsparung zur durchgehenden Datenverarbeitung bis hin zur detaillierten Ausgabenanalyse und einer robusteren Lieferkette.
Tungsten Network: Elektronische Rechnungsstellung für systemisch verbundene
Lieferketten
Das e-Invoicing-Netzwerk ist das Herzstück
unseres Unternehmens und unseres Angebots.
Mitglieder des Netzwerks profitieren von einer
stabilen und sicheren Plattform, einer stetig
steigenden Anzahl an kooperierenden
Ländern, einem garantierten Lieferantenanbindung und der Möglichkeit, Rechnungen
in jedem beliebigen Format zu erstellen.
An das globale e-Invoicing-Netzwerk angeschlossene Unternehmen auf der ganzen Welt
können den Aufwand zur Übermittlung,
Genehmigung und Verarbeitung von Rechnungen drastisch reduzieren und gleichzeitig
die
Lieferantenbeziehungen
verbessern.
Durch die durchgehende Rechnungsverarbeitung können die Kunden die Rolle der Kreditoren- und Debitorenbuchhaltung weiter ausbauen und unterm Strich größere Gewinne
verzeichnen.
Tungsten Network Analytics: EchtzeitInformationen für bessere Kaufentscheidungen
Durch die Echtzeit-Analyse der Rechnungsdaten auf Positionsebene lassen sich mithilfe
von Tungsten Network Analytics Preisabweichungen für dasselbe, beim selben Lieferanten gekaufte Produkt feststellen und dadurch
enorme Einsparungen erzielen.
Mithilfe unserer hochentwickelten Anwendung von künstlicher Intelligenz zur Analyse
der Rechnungsdaten von Kunden können Unternehmen mit Einsparungen zwischen 0,5–
4,2 % ihrer Ausgaben rechnen.
Tungsten Finance: Rechnungsfinanzierung
für mehr Unternehmenswachstum
Durch die Einbindung von Services zur vorfristigen Zahlung im Tungsten Network ermöglicht es die Tungsten Bank Lieferanten,
ihr Geld zu jedem beliebigen Zeitpunkt anzufordern. Auf Grundlage der genehmigten
Rechnungen der Lieferanten und unseres Zugriffs auf Spezialfonds geben wir Unternehmen eine flexible, zuverlässige und regulierte
alternative Finanzierungsquelle an die Hand.
www.tungsten-network.com/de
Markus Hornburg, Geschäftsführer Tungsten Network GmbH
+49 (0) 4183 7767997 / [email protected]
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Studie E-Rechnung 2014
9.
Anhang A: Gesetzliche Rahmenbedingungen
9.1
Rechtliche Akzeptanz der E-Rechnung
Abgesehen von einigen Regionen in Afrika und Asien akzeptieren inzwischen fast alle Länder
auf der Welt elektronische Rechnungen als steuergültige Originale. Dies gilt, solange sie korrekt
verarbeitet und archiviert werden. Vom rechtlichen Standpunkt aus gibt es also keine Gründe
mehr, mit der E-Rechnung noch länger zu warten.
Nur wenn Rechnungssteller und –empfänger für die E-Rechnung eigene Lösungen entwickeln,
müssen sie viel Zeit und auch Geld in rechtliche Abklärungen investieren. Setzen sie hingegen
im internationalen Umfeld erprobte Lösungen oder Dienstleistungen von Drittanbietern ein, sind
die rechtlichen Abklärungen minimal. Erfahrene Lösungsanbieter sind durchwegs in der Lage,
Interessenten über die rechtlichen Anforderungen zu beraten. Deren Lösungen bieten auch bereits wichtige Grundlagen, um die Revisionssicherheit zu gewährleisten. Die folgenden Kapitel
geben deshalb nur einen generellen Überblick zu den rechtlichen Anforderungen.
Lesern, die auch an Details interessiert sind, empfiehlt der Autor die Lektüre gemäß aufgeführten
Quellen in Anhang B [31] oder ein Gespräch mit kompetenten Lösungsanbietern.
9.2
Gesetzliche Anforderungen für elektronische Rechnungsverarbeitung
9.2.1
Typische Mindestanforderungen in den meisten Ländern
Jedes Land auf der Welt hat andere Anforderungen, weshalb hier nur auszugsweise ein Überblick gegeben werden kann.
Die gesetzlichen Rahmenbedingungen in den meisten Ländern umfassen folgende Grundanforderungen, die bei der Nutzung der E-Rechnung sichergestellt werden müssen:
• Echtheit der Herkunft (Authentizität)
• Unversehrtheit des Inhalts (Integrität)
• Lesbarkeit der Rechnung (bis zum Ende des erforderlichen Archivierungszeitraums)
Diese Hauptanforderungen können erfüllt werden durch eine der folgenden Methoden:
• Digitale Signaturen (je nach Land fortgeschrittene oder qualifizierte Signaturen)
• Einsatz von standardisierten EDI-Verfahren: Sichere Plattformen (z. B. VAN) und Prozesse
zwischen Rechnungssteller und –empfänger.
• Innerbetriebliche Kontrollverfahren, die einen verlässlichen Prüfpfad zwischen Rechnung
und Leistung herstellen.
Viele Länder geben Regeln vor betreffend Lesbarkeit der E-Rechnungen durch Mensch und Maschine, zwingenden inhaltlichen Rechnungsangaben (In EU-Ländern sind 12-15 obligatorische
Datenfelder typisch), Format, Archivierung und Revision. Weitere Regeln können vorgegeben
sein, wenn externe Dienstleister im Namen von Rechnungssteller und –empfänger gewisse Aufgaben ausführen. Soweit bestimmte Punkte nicht bereits im Originaltext des Gesetzes erwähnt
sind, werden diese in ergänzenden Schreiben und Erläuterungen dokumentiert.
9.2.2
Typische länderspezifische Anforderungen
Situativ können in einzelnen Ländern folgende weiteren Anforderungen gestellt werden:
• Benutzer von elektronischen Rechnungen müssen vor der Inbetriebnahme beim Finanzamt
eine Genehmigung dafür einholen (Türkei) oder diese zumindest darüber benachrichtigen.
C B. Koch, Billentis
○
Seite 141
Studie E-Rechnung 2014
•
•
•
•
•
•
Nur Organisationen, welche in einem bestimmten öffentlichen Unternehmensverzeichnis
gelistet sind, dürfen E-Rechnungen austauschen (Australien).
Benutzer müssen regelmäßig, z.B. monatlich, eine Zusammenstellung über ausgetauschte
elektronische Rechnungen an das Finanzamt schicken (Chile).
E-Rechnungen müssen in einem bestimmten Format ausgetauscht werden
E-Rechnungen dürfen nur über zertifizierte Lösungen (Portugal) bzw. Dienstleister (Mexico,
Türkei) ausgetauscht werden.
E-Rechnungen müssen vor dem Versand von Rechnung und Waren durch das Finanzamt
validiert werden (Brasilien).
Inhaltliche Anforderungen, z.B. sequenzielle Rechnungsnummer, Mehrwertsteuer immer
auch in lokaler Währung und evtl. Sprache (Osteuropa); diese Anforderungen sind zum Teil
bereits auch für Papierrechnungen gültig.
9.3
Elektronische Rechnungs- und Archivierungsservices durch externe Dienstleister
Die EU Direktive (und Gesetze in anderen Ländern wie der Schweiz) erlauben das Auslagern
von steuerrelevanten Aufgaben an externe Dienstleister. Das gibt Endbenutzern die Möglichkeit,
die technische und rechtliche Komplexität zu einem großen Teil an erfahrene und spezialisierte
Anbieter abzutreten. Diese können im Namen und Auftrag ihrer Kunden viele Aufgaben übernehmen. Dies kann zum Beispiel die Konversion des Datenformats vom Versender in dasjenige
des Empfängers umfassen, das digitale Signieren der Rechnung, die Signaturprüfung, Archivierung, etc.
Das Auslagern von steuerrelevanten Aufgaben ändert allerdings nichts an der Tatsache, dass
jeweils die Rechnungssteller und –empfänger gesetzlich weiterhin die Verantwortung tragen.
In einigen Ländern gibt es Restriktionen betreffend Ort der Rechnungsarchivierung. Dies ist im
Zeitalter von Cloud Computing natürlich von speziellem Interesse. Cloud Computing ist eine
junge Technologie und wird unter anderem auch für die Archivierung von Dokumenten eingesetzt. Sie entwickelt sich sehr dynamisch, währendem sich Gesetze eher träge entwickeln. Sicherlich ist es nicht die Absicht des Gesetzgebers, die Nutzung von modernen Technologien wie
Cloud Computing zu verbieten, dennoch führt das Auseinanderklaffen von gelebter Praxis in der
Cloud und dem Gesetz zu gewissen Unsicherheiten. Unternehmen in EU-Mitgliedsstaaten sollten
sicherstellen, dass Cloud-basierte Archiv-Services sich örtlich auf die EU-Mitgliedsstaaten begrenzen [32]. Es dürfte wohl noch mehrere Jahre beanspruchen, bis alle Gesetze eine Rechnungsarchivierung in einer öffentlichen und weltweiten Cloud zulassen.
9.4
Verfahrensbeschreibung
Die meisten Länder verlangen für elektronische Geschäftsprozesse im Allgemeinen und der
E-Rechnung im Speziellen eine Dokumentation. Diese soll die Verarbeitungsumgebung von
End-to-End beschreiben inkl. Rechnungstransport, Datenkonvertierungen, Prozessen und der
Archivierung.
Darin soll auch aufgezeigt werden, wie die Anforderungen (z.B. Authentizität der Handelspartner und Integrität der Rechnungen) sichergestellt werden.
9.5
Europäische Union
9.5.1
Hintergrund und Ziele
Die Gesetze für die elektronische Rechnungsverarbeitung und Archivierung sind relativ jung und
wurden in der Anfangsphase strikt definiert. Neue Technologien ermöglichen immer innovativere Verfahren für die elektronische Verarbeitung. Wegen der laufenden Globalisierung steigt zuC B. Koch, Billentis
○
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Studie E-Rechnung 2014
dem der Dokumentenaustausch zwischen unterschiedlichen Rechtsräumen rasch an. Die europäische Kommission und die nationalen Behörden versuchen, rechtliche Hürden zu reduzieren oder
abzubauen und teilweise zu harmonisieren. Aus diesem Grund ist die Gesetzgebung betreffend
die elektronische Rechnung laufend in Bewegung.
Die Mehrwertsteuer-Richtlinie 2006/112/EC wurde ergänzt Richtlinie 2010/45/EU mit dem Ziel,
die Anforderungen für die E-Rechnungen zu vereinfachen. Seit 2014 sind in den
EU-Mitgliedsstaaten beleghafte und elektronische Rechnungen gleichgestellt. Eine digitale Signatur ist nicht mehr zwingend erforderlich. Unternehmen müssen lediglich mit innerbetrieblichen
Steuerungsverfahren einen verlässlichen Prüfpfad zwischen einer elektronischen Rechnung und
Lieferung bzw. Dienstleistung schaffen. Dies kann auf dieselbe Weise geschehen, wie dies heute
bei Papierrechnungen üblich ist. Nebst diesem neuen Verfahren ist es Unternehmen aber nach
wie vor freigestellt, weiterhin die Signaturmethode oder das EDI-Verfahren anzuwenden. Durch
die Wahlfreiheit legt nun jeder Unternehmer selbst fest, wie er die Echtheit der Herkunft, die
Unversehrtheit des Inhalts und die Lesbarkeit der elektronischen Rechnung gewährleistet.
9.5.2
Welches ist die passendste Methode für Organisationen in der EU?
Ab 1. Januar 2013 können Benutzer der E-Rechnung zwischen drei rechtlich akzeptierten Methoden wählen. Während dem Verfassen dieser Studie wurde die Methode basierend auf innerbetrieblichen Kontrollverfahren erst in wenigen EU-Ländern rechtlich unterstützt. Statistische Nutzerzahlen in Abhängigkeit von der jeweiligen Methode sind also noch nicht vorhanden und machen es schwierig, die verschiedenen Methoden zu bewerten (was ohnehin nicht das Ziel des
Autors ist). Viele Organisationen stehen vor einem Entscheid. Sie fühlen sich aber auch etwas
verloren bei der riesigen Menge an teils widersprüchlichen Meinungen wichtiger Marktakteure
und die Anzahl Anfragen an den Autor sind in jüngster Zeit stark angestiegen. Die Ausgangslage
in jedem Unternehmen ist unterschiedlich und eine nüchterne Betrachtung ist gefragt. Eine gesamtheitliche Betrachtung sollte nicht nur die eigene Firmenumgebung während den kommenden 3 Jahren berücksichtigen, sondern auch die Anforderungen der vielen Handelspartner umfassen.
Abbildung 58: Methoden, um die Revisionssicherheit in der EU zu gewährleisten
Methode
Umstände für die Wahl
•
•
•
Digital
Signatur
•
9
Organisation wendet diese Methode bereits an.
Die wichtigsten Handelspartner verlangen diese Methode (wahrscheinlich im
Falle von größeren Kunden außerhalb der nordeuropäischen Märkte).
Wenn die digitale Signatur sowieso aus anderweitigen Gründen im Unternehmen eingesetzt werden soll, beispielsweise
o Teilnahme an öffentlichen Ausschreibungen, die eine elektronische
Signatur voraussetzen um das Angebot gültig zu unterschreiben, einzureichen und evtl. den elektronischen Vertrag zu signieren.
o Die E-Rechnung bildet Basis für eine Bankgarantie 9 oder Handelsfinanzierung.
o Unternehmen muss den amerikanischen Sarbanne Oxley Act befolgen
(z. B. bei amerikanischen Tochter- oder Mutterfirmen) und will diese
Anforderungen mit digitalen Signaturen erfüllen.
Organisation nutzt hauptsächlich ein E-Invoicing Netzwerk, welches mit gro-
Die kreditgebende Bank dürfte nur eine isolierte Sicht auf die Rechnungsmeldung und nicht auf die begleitenden
Dokumente haben. Deshalb könnte sie eine steuerkonforme Originalrechnung verlangen.
C B. Koch, Billentis
○
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Studie E-Rechnung 2014
Methode
Umstände für die Wahl
ßer Wahrscheinlichkeit sowieso standardmäßig alle E-Rechnungen digital
signiert.
EDI
Innerbetriebliches
Kontrollsystem
•
•
Organisation wendet diese Methode bereits an.
Die wichtigsten Handelspartner verlangen diese Methode (größere Wahrscheinlichkeit in Branchen wie Handel, Automobil, Transport etc.).
•
•
Die Umstände der obigen beiden Szenarien treffen in Ihrem Fall nicht zu.
Ihr Unternehmen tauscht schon elektronische Rechnungsdaten mit Handelspartnern aus, welche aber nicht den heutigen gesetzlichen Auflagen genügen.
Austausch von PDF-Rechnungen mit kleineren Handelspartnern und Buchhaltungslösungen ohne Rechnungsexport-/Importmöglichkeiten.
Wenn Sie zum Schluss kommen, dass diese Methode günstiger ist als andere.
•
•
C B. Koch, Billentis
○
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Studie E-Rechnung 2014
10.
Anhang B: Glossar, Quellen
10.1
Glossar
Abbildung 59: Glossar
B2B
Business-to-Business; Rechnungen zwischen Unternehmen
B2C
Business-to-Consumer; Rechnungen an Verbraucher
B2G
Business-to-Gouvernement; Rechnungen an die Verwaltung
E-Billing
EBPP
EIPP
“E-Billing” bezeichnet in dieser Studie elektronische Verbraucherrechnungen (B2C).
Electronic Bill Presentment and Payment; Fokus im B2C-Segement; Diese
Abkürzung wird meist in Amerika verwendet.
Electronic Invoice Presentment and Payment; Fokus im B2B-Segement;
Diese Abkürzung wird meist in Amerika verwendet.
Englische Bezeichnung für das Austauschen, Verarbeiten und Archivieren
elektronischer Rechnungen. Der Autor verwendet den Begriff im engeren
E-Invoicing
Sinne und nur, wenn diese E-Rechnungen völlig papierfrei und steuerkonform sind. Unter diese Definition fallen allerdings auch korrekt verarbeitete
und archivierte PDF-Rechnungen.
G2B
Gouvernement-to-Business; Rechnungen der Verwaltung an Unternehmen
G2C
Gouvernement-to-Consumer; Rechnungen der Verwaltung an Verbraucher
KMU
Order-to-Cash
Klein- und Mittelgroße Unternehmen; gemäß den meisten europäischen
Definitionen sind dies Unternehmen mit weniger als 250 Mitarbeitern.
Englischer Begriff für die ganze Prozesskette Bestellung-LieferungRechnung-Bezahlung auf der Rechnungsstellerseite.
Austauschen, Verarbeiten und Archivieren elektronischer Rechnungen.
Der Autor verwendet den Begriff im engeren Sinne und nur, wenn diese
E-Rechnung
E-Rechnungen völlig papierfrei und steuerkonform sind. Unter diese Definition fallen allerdings auch korrekt verarbeitete und archivierte PDFRechnungen.
Purchase-to-
Englischer Begriff für die ganze Prozesskette Bestellung-Lieferung-
Pay
Rechnung-Bezahlung auf der Empfängerseite.
C B. Koch, Billentis
○
Seite 145
Studie E-Rechnung 2014
10.2
Quellen
Abbildung 60: Referenzierte Quellen
Ref
Dokument und/oder Hyperlink
Datum, Version
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http://www.eespa.eu/
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http://www.verband-e-rechnung.org/de/
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Electronic Invoice Adoption Benchmark Report
Invoice and Workflow Automation Benchmark Report
Electronic Invoice Management
2014 eInvoicing Benchmark Report
Q1 2013
Q1 2013
Q3 2013
Q1 2014
Q3 2014
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Newton Oller de Mello, E-Invoice in Brazil – 90 % Market Pene-
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Invoice for Retail
SAT, Modificaciones al Régimen d Factura Electrónica, Acuerdo
de directorio número 08-2011
EDICOM respectively forecast of AMEXIPAC, Ten years of
e-Invoicing in Mexico
Servicio de Administración Tributaria, Cesar Luis Perales Tellez
CONPES (Consejo Nacional de Política Económica y Social del
Departamento Nacional de Planeación) 3786
Dirección General Impositiva, Daniel E. Laffitte
C B. Koch, Billentis
○
Dezember 2013
März 2014
August 2011
März 2014
April 2014
Dezember 2013
März 2014
Seite 146
Studie E-Rechnung 2014
Ref
Dokument und/oder Hyperlink
Datum, Version
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effizient, sicher – Teil III: Fakten aus der Unternehmenspraxis
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18.02.2014
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Billentis, Nutzenpotenziale der E-Rechnung
http://wko.at/e-rechnung bzw. Direkter Link
WKO: E-Business 2014
BAG und santésusisse in der Brochure „Die Schweizer Krankenversicherer“
13.08.2014
Oktober 2011
Februar 2014
März 2014
RICHTLINIE 2014/55/EU DES EUROPÄISCHEN PARLA[22]
MENTS UND DES RATES vom 16. April 2014 über die elektro-
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Finland and in the European Union”
2008, B-95
Politecnico di Milano, Alessandro Perego, Presentation “Process
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Optimization and Saving Potential with e-Invoicing” at the EXPP
Oktober 2010
Summit in Munich/Germany
Leitfaden Elektronische Rechnung in der öffentlichen Verwaltung,
[27]
erstellt durch verschiedene Autoren, Herausgegeben durch
C. Rogall-Grothe, Staatssekretärin im Bundesministerium des
2014
Innern und Beauftragte der Bundesregierung für Informations-
C B. Koch, Billentis
○
Seite 147
Studie E-Rechnung 2014
Ref
Dokument und/oder Hyperlink
Datum, Version
technik
Tools und Potenzialrechner:
a. Themenportale mit zahlreichen Tools in verschiedenen Sprachen
http://www.einvoicingtoolbox.com/
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b. Fachhochschule Nordwestschweiz (in Deutsch)
März 2014
http://www.swissdigin.ch/apps/swissdigin.nsf/de/ressourcen_recommend
c. Politecnico di Milano (in Italienisch)
http://www.osservatori.net/fatturazione_elettronica_e_dematerializzazione/qrat
d. Paystream Advisors (US)
http://www.paystreamadvisors.com/advisory_services/cost_per_invoice_calculator.cfm
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EXPP Summit: PayStream Advisors, 2011 North American eInvoice Outlook – The Billion Dollar Opportunity
September 2011
Demica, A Rising Role, “A study in the growth of Supply Chain
Finance, as evidenced by SCF-dedicated job titles at top European
banks”
April 2014
TrustWeaver, Tax-compliant global electronic invoice lifecycle
März 2013
management
April 2014
T. Brand / I. Geis / S. Gross / B. Lindgens / B. Zöller, “Steuersicher archivieren”, ISBN 978-3-8349-2237-3
Schweizerische Bundeskanzlei, Bundesrat verlangt von seinen
Lieferanten ab 2016 E-Rechnungen
C B. Koch, Billentis
○
2011
8. Oktober 2014
Seite 148

- E-Rechnungs

Einführung lohnt sich E-Rechnung als Imagefaktor

ab 2016 will der bund elektronische rechnungen

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