Erlass-Registratur des Stadtschulrates für Wien > Erlässe

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BearbeiterIn
HRn Mag. Eva-Maria Sand
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TEL 525 25
DW 77411
FAX 9977411
Datum
05.10.2004
Aufbewahrungsfristen von in Schulen zu führenden
Aufzeichnungen und Amtsschriften
ER I:
101
ER II: 300 und 604
ER IIIB: 610
Hinsichtlich der Aufbewahrung und Ausscheidung der in Schulen zu führenden Amtsschriften
und Unterlagen ist Folgendes zu beachten:
1.
Laut Verordnung des BMUKS vom 11. August. 1978 BGBl. Nr. 449, über die
Aufbewahrungsfristen von in den Schulen zu führenden Aufzeichnungen, dem Erlass des
Stadtschulrates vom 16. 10. 1991, Zl. zu 000 012/3/1987, und dem Erlass des
Stadtschulrates für Wien vom 19. 05. 1999, Zl. 000 100/6/99, sind aufzubewahren:
a)
Schülerstammblätter - 90 Jahre
b)
Klassenbücher
c)
Prüfungsprotokolle über Einstufungsprüfungen (§ 3 Abs. 6 SchUG),
Aufnahms- und Eignungsprüfungen (§ 6 bis 8 SchUG),
Feststellungs- und Nachtragsprüfungen (§ 20 Abs. 2 bis 4 SchUG),
Wiederholungsprüfungen (§ 23 SchUG),
Einstufungsprüfungen bei Überspringen von Schulstufen (§ 26 Abs. 3 SchUG),
Aufnahmsprüfungen bei Übertritt (§ 29 Abs. 5 SCHUG) sowie
kommissionellen Prüfungen (§ 71 Abs. 5 SchUG) - 3 Jahre nach abgelegter
Prüfung;
d)
Prüfungsprotokolle über Reifeprüfungen einschließlich Zusatzprüfungen zu
Reifeprüfungen,
Befähigungsprüfungen und Abschlussprüfungen (§§ 34 bis 41 SchUG), (z. B.
Reifeprüfungsprotokoll: Hauptbogen und Einlagebogen) - 60 Jahre nach
Abschluss der Prüfung;
Beilagen zu diesen Prüfungsprotokollen jedoch nur 3 Jahre nach Abschluss der
Prüfung, sofern diese nicht alleine die Prüfungsgebiete sowie Teil- und
Gesamtbeurteilungen belegen (z. B. Beiblätter 1- 4 zum Reifeprüfungsprotokoll
sowie Klausurarbeiten);
3 Jahre
nach der letzten Eintragung;
nach Ende des betreffenden Schuljahres;
A-1010 Wien, Wipplingerstraße 28; DVR 0064 131; www.ssr-wien.gv.at
e)
Prüfungsprotokolle über Externistenprüfungen,
aa) über den Nachweis der Beherrschung des Lehrstoffes aller Unterrichtsgegenstände
einer Schulstufe oder einer Schulart (Form bzw. Fachrichtung einer Schulart) 60 Jahre nach Abschluss der Prüfung,
bb) die einer Reife-, Befähigungs- oder Abschlussprüfung entsprechen - 60 Jahre nach
Abschluss der Prüfung,
cc) über den Nachweis der Beherrschung des Lehrstoffes eines bestimmten
Unterrichtsgegenstandes in einer bestimmten Schulstufe - 30 Jahre nach
abgelegter Prüfung,
dd) über die nicht erfolgreiche Prüfung jedoch
3 Jahre
nach Abschluss der Prüfung.
Beilagen zu den in sublit. aa) bis cc) genannten Prüfungen jedoch nur 3 Jahre nach Abschluss
der Prüfung, sofern diese nicht allein die Prüfungsgebiete sowie die Beurteilungen in den
Prüfungsgebieten sowie allfällige Gesamtbeurteilungen belegen.
Soweit eine Aufzeichnung den Inhalt mehrerer genannter Aufzeichnungen enthält, ist die jeweils
längste Aufbewahrungsfrist anzuwenden.
2.
Gemäß Verordnung des Stadtschulrates für Wien vom 27. 1. 1989 über die
Aufbewahrungsfristen von an Schulen zu führenden Aufzeichnungen, (Z1. 000 012/3/1987) sind aufzubewahren:
Gesundheitsblätter und sonstige schulärztliche Unterlagen (Protokolle des Schularztes etc.)
- 7 Jahre nach der letzten Eintragung,
Protokolle von Lehrerkonferenzen und Lehrfächerverteilungen - 7 Jahre nach der
Erstellung,
Stundenpläne
3 Jahre,
Schülergruppenbücher (für leistungsdifferenzierten Unterricht) sowie Klassenbuch und
Katalog für Polytechnische Schulen - Sammelklassen - 3 Jahre,
Tests und Aufzeichnungen der Lehrer über die Mitarbeit der Schüler - 1 Jahr nach der
Erstellung.
3.
Hinsichtlich der übrigen an Schulen zu führenden Amtsschriften wird Folgendes festgelegt:
Nachstehende Amtsschriften und Unterlagen sind wie folgt aufzubewahren:
3.1 Zweitschriften von:
Entscheidungen des Schulleiters, betreffend Aufnahme als außerordentlicher Schüler (§ 4
SchUG) sowie über den
Aufschub von Aufnahmsprüfungen anlässlich eines Übertrittes (§ 29 Abs. 5 SchUG),
Entscheidungen der Klassenkonferenz, sowie allfällige
Berufungsentscheidungen betreffend die (Nicht)Berechtigung zum Aufsteigen bzw. den
(nicht) erfolgreichen Abschluss der letzten Schulstufe,
Entscheidungen betreffend die Nichtzulassung zur Reifeprüfung,
Entscheidungen betreffend die Einstufung und Umstufung von Schülern von Hauptschulen
und Polytechnischen Schulen in Leistungsgruppen,
schriftliche Entscheidungen betreffend die Anwendung von Erziehungsmitteln sind
(ausgenommen an allgemein bildenden Pflichtschulen) im Schülerstammblatt abzulegen
und wie dieses aufzubewahren - 90 Jahre.
3.2 Benachrichtigung von einer Verhinderung am Schulbesuch,
Abmeldung vom Religionsunterricht
- 1 Jahr.
3.3 Alle Eingaben und Erledigungen nach dem Schulunterrichtsgesetz, für die keine andere
Aufbewahrungsfrist festgelegt ist - 7 Jahre (dazu zählen insbesondere auch
Anmeldungen und Abmeldungen vom Schulbesuch),
alle Anträge und Ansuchen gemäß § 68 SchUG (mit Ausnahme von Benachrichtigungen
von einer Verhinderung am Schulbesuch - siehe 3.2) und
Ansuchen um Ausstellung von Zeugnisduplikaten.
3.4 Andere Eingaben von Schülern, Erziehungsberechtigten und sonstigen Personen und deren
Erledigungen bzw. schriftliche Mitteilungen der Schule,
Schriftverkehr mit Schulbehörden und sonstigen Stellen,
statistische Aufzeichnungen der Schule über Schularbeiten u.ä.,
Supplierbücher,
Unterlagen über Mehrdienstleistungen - 7 Jahre
4.
Schularbeiten sind gemäß § 7 Abs. 10 der Leistungsbeurteilungsverordnung, BGBl. Nr.
371/1974, i. d. F. BGBl. II Nr. 35/1997, nach dem Ende des Schuljahres 1 Jahr lang
aufzubewahren.
5.
Schulpartnerschaft:
5.1 Die Wahlakten über die Durchführung der Wahl der Schülervertreter (Wahlkundmachung,
Wahlvorschläge, Stimmzettel, Niederschrift) sind gemäß § 12 Abs. 9 der Verordnung des
Bundesministers für Unterricht und Kunst, BGBl. Nr. 388/1993 i. d. F. der Verordnung des
Bundesministers für Unterricht und Kunst, BGBl. II Nr. 142/1997, über die Wahl der
Schülervertreter vom Klassenvorstand in einem Umschlag unter Verschluss bis zur
nächsten Wahl aufzubewahren.
5.2 Die Wahlakten über die Wahl der Klassenelternvertreter (Wahlkundmachung,
Wahlvorschläge, Stimmzettel, Niederschrift) sind gemäß § 10 der Verordnung des
Bundesministers für Unterricht, Kunst und Sport, BGBl. Nr. 285/88, vom Klassenlehrer
oder Klassenvorstand in einem Umschlag unter Verschluss bis zur nächsten Wahl
aufzubewahren.
5.3 Die Wahlakten über die Wahl des Schulgemeinschaftsausschusses sind gemäß § 5 Abs. 5
bzw. § 11 Abs. 2 der Verordnung des Bundesministers für Unterricht, Kunst und Sport über
die Wahl des Schulgemeinschaftsausschusses, BGBl. Nr. 389/1993, in einem Umschlag
unter Verschluss bis zur nächsten Wahl aufzubewahren.
6.
Verfahrensvorschriften für die Verrechnung des Bundes (VV):
6.1 Für Besoldungsunterlagen und Besoldungsaufschreibungen gemäß Punkt 2.81 der
Verfahrensvorschrift für die automatisierte Bundesbesoldung (VAB) beträgt die
Aufbewahrungsfrist, soweit durch ein Bundesgesetz bzw. im Folgenden nichts anderes
bestimmt wird
- 7 Jahre.
Die Frist beginnt mit Ablauf des Jahres, in dem die Wirksamkeit bzw. die Gültigkeit der
Besoldungsunterlagen bzw. -aufschreibungen endet.
Die Aufbewahrungsfrist wird unterbrochen, wenn gegen einen Bediensteten ein
Disziplinar- bzw. Strafverfahren eingeleitet wurde.
Nachweisungen der anspruchsbegründenden Nebengebühren sind
drei Jahre
aufzubewahren.
Folgende Besoldungsaufschreibungen sind ein Jahr aufzubewahren:
Besoldetenstandliste,
Hebeliste - Verbotsüberweisung,
Schuldnerliste,
Nachweisung der Bundesforderungen und Erläge,
die sonstigen Nachweisungen gemäß TZ 6.14, ausgenommen das FS-Tagebuch.
6.2 Für Bundesschulen gilt:
Verrechnungsunterlagen und Verrechnungsaufschreibungen sind gemäß der Allgemeinen
Kassenvorschrift (AKV) bzw. der Allgemeinen Verrechnungs- und Zahlungsvorschrift
(AVZ) durch 7 Jahre aufzubewahren, soweit ein Bundesgesetz nicht anderes bestimmt.
Die Aufbewahrungsfrist beginnt mit Schluss des Finanzjahres, auf das sich die Unterlage
oder Aufschreibung bezieht.
Die Aufbewahrungsfrist gilt nicht, wenn die Unterlagen die Begründung, Aufhebung oder
Abänderung von dinglichen oder obligatorischen Rechten oder Belastungen darstellen. Dies
gilt auch dann, wenn gegen Bedienstete oder gegen sonstige Personen (z. B.
Empfangsberechtigter) eine Untersuchung anhängig ist und die damit in Zusammenhang
stehende Belege und Aufschreibungen bis zur Erledigung des Verfahrens benötigt werden
(Für Pflichtschulen siehe Punkt 9).
6.3 Inventar- und Materialaufschreibungen sowie die Belege und sonstigen Unterlagen zu
diesen Aufschreibungen sind gemäß § 33 der Richtlinien für die Sachenverwaltung des
Bundes (RSB=RIM, RVB, RUB) durch 7 Jahre aufzubewahren.
Die Frist von 7 Jahren beginnt mit Schluss des Kalenderjahres, in dem der
Verwendungszweck der Aufschreibungen, Belege und sonstigen Unterlagen weggefallen
ist.
7.
Schulchroniken, die an den Schulen geführt werden, bzw. Jahresberichte der höheren
Schulen, sind 20 Jahre aufzubewahren und anschließend an das Wiener Stadt- und
Landesarchiv, Rathaus, weiterzuleiten
8.
Aufzeichnungen und Amtschriften betreffend einzelne Bedienstete an den Schulen sind
nach dem Ausscheiden des Betreffenden aus dem Dienst an der jeweiligen Schule an den
Stadtschulrat für Wien zu schicken.
9.
Erlässe des Stadtschulrates für Wien, die Angelegenheiten von dauernder Bedeutung
betreffen (im Bereich der allgemein bildenden Pflichtschulen insbesondere solche, die mit
Erlassregistraturnummern versehen sind) sind so lange aufzubewahren, bis mit einem
späteren Erlass das Ausscheiden ausdrücklich angeordnet wird. Alle übrigen Erlässe
können nach Verstreichen des aktuellen Anlasses, auf den sie sich beziehen, ausgeschieden
werden.
10.
Hinsichtlich der Unterlagen, die im Pflichtschulbereich Zahlungsvorgänge mit der
Magistratsabteilung 56 bzw. das Inventar betreffen, wird auf die diesbezüglichen
besonderen Vorschriften der Magistratsabteilung 56 hingewiesen.
11.
Impflisten sind (getrennt von allen übrigen schulärztlichen Unterlagen) an der Schule
30 Jahre aufzubewahren.
Nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist (ausgenommen 7. und 8.) sind die Unterlagen in einer
Form zu vernichten, welche sicherstellt, dass sie nicht unbefugten Personen zur Kenntnis
gelangen, erforderlichenfalls ist Kontakt mit dem Stadtschulrat für Wien (Wirtschaftsstelle)
herzustellen.
Erlässe, die die Aufbewahrung von Amtsschriften der MA 56 betreffen, werden durch diese
Regelungen nicht berührt.
Dieser Erlass ersetzt die Erlässe des Stadtschulrates für Wien
vom 28. 01. 1989, Zl. 000 012/3 – 1987, ER I/101,
vom 16. 10. 1991, Zl. zu 000 012/3/1987, ER I/101, ER II/300 u. 604,
vom 19. 05. 1999, Zl. 000 100/6/99, ERI/ 101, ER II/300 u. 604, ER IIIB/610
Für die Amtsführende Präsidentin:
Dr. Wolfgang Reiter e.h.
Senatsrat
Anlage: Übersicht
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