Handbuch - carpe diem!

Benutzerhandbuch
Veranstaltungsplanung mit carpe diem!
Stand November 2016
Inhaltsverzeichnis
1 Allgemeines
1
1.1 Über carpe diem! . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
1
1.2 Übersicht der neuen Funktionen zum Update im Sommer 2016 . . . . . . . . . . . .
2
1.3 Einloggen bei carpe diem! . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
2
1.4 Ablauf der Veranstaltungsplanung . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
3
2 Die Rollen in carpe diem!
4
2.1 Welche Rolle habe ich? . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
4
2.2 Die Rollen und ihre Aufgaben . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
5
3 Veranstaltungen
3.1 Verfügbarkeitseingabe
7
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
7
3.2 Kurse und Metakurse . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
9
3.3 Planungsdateneingabe . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
11
4 Studiengänge verwalten
4.1 Verlaufspläne verwalten . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
5 Planungsergebnisse
17
17
19
5.1 Planungsergebnisse bearbeiten - Lehrstuhladministrator . . . . . . . . . . . . . . . .
20
5.2 Planungsergebnisse bearbeiten - Stundenplaner . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
21
5.3 Konfliktansicht . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
22
6 Glossar
24
1
Allgemeines
Die Benutzerrollen sind in carpe diem! als männliche Form vorgegeben. Der Verständlichkeit halber
wird dies im Handbuch beibehalten. Es ist jedoch immer die weibliche Form mitgemeint.
1.1 Über carpe diem!
Stetig steigende Studierendenzahlen und Anzahl an Lehrverflechtungen durch Interdisziplinarität
erfordern nicht unerhebliche Änderungen. Einzelne Studiengänge können kaum mehr losgelöst
vom Gesamtzusammenhang in der Ressourcenverteilung berücksichtigt werden. Der einzelne
Stundenplaner kommt an die Grenzen dessen, was ohne eine Planungsunterstützung möglich ist.
In dieser Situation hat die RWTH Aachen zusammen mit der TU Berlin das Kooperationsprojekt
carpe diem! gestartet. Mit der Entwicklung des Planungstools carpe diem! wurde im Frühsommer
2012 begonnen. Es basiert auf dem in Berlin für die Tutorien- und Klausurplanung seit Jahren im
Einsatz befindlichem System namens Moseskonto.
Die automatische Veranstaltungsplanung durch carpe diem! bietet viele Vorteile, unter anderem:
• nachweislich mathematisch optimale Planungsergebnisse,
• effiziente Einteilung von Ressourcen,
• Beachtung der individuellen Termin- und Raumwünsche der Dozierenden,
• Sicherstellen der überschneidungsfreien Studierbarkeit der Studiengänge, sowie
• Berechnung unterschiedlicher Szenarien, z.B. für zukünftige Bauplanungen.
Dieses Handbuch bietet Ihnen eine Übersicht der Funktionen von carpe diem! und wie Sie diese
innerhalb der automatisierten Stundenplanung anwenden. Für Fragen oder Anregungen jeglicher
Art oder Verbesserungsvorschläge wenden Sie sich bitte an den Support.
D EN carpe diem!-S UPPORT ERREICHEN S IE ÜBER
carpediem.rwth-aachen.de
[email protected]
1
1.2 Übersicht der neuen Funktionen zum Update im Sommer 2016
Mit dem Update von carpe diem! sind einige neue Funktionen dazugekommen, die hier kurz
vorgestellt werden.
In der Verfügbarkeitseingabe können Sie eine maximale Anzahl an SWS angeben, die Sie pro
Tag halten möchten. Sie können auch eine PDF-Übersicht der Verfügbarkeiten eines Dozierenden
erzeugen und herunterladen.
In der Planungsdateneingabe können Sie eine PDF über alle Eingaben erzeugen. Es wird
ab jetzt auch automatisch überprüft, ob die Dozierenden zur angegeben Wunschzeit laut ihrer
Verfügbarkeitseingabe verfügbar sind oder nicht. Bei der Eingabe der Planungsdaten können Sie
nun auch zwischen verschiedenen Raumausstattungsgruppierungen auswählen. Wenn Sie als
Beispiel eine Tafel brauchen, Ihnen aber egal ist ob es sich dabei um eine Kreidetafel oder ein
Whiteboard handelt, können Sie das Ausstattungsmerkmal Tafel“ auswählen und es werden alle
”
Räume angezeigt, die eine Kreidetafel oder ein Whiteboard haben.
In der Ansicht der Planungsergebnisse können Personen mit der Rolle Lehrstuhlverwalter nun
den kompletten Plan Ihres Lehrstuhls anzeigen lassen. Dieser ist im Anschluss auch als PDF
herunterladbar.
1.3
Einloggen bei carpe diem!
carpe diem! erreichen Sie über carpediem.rwth-aachen.de. Zur Anmeldung brauchen Sie Ihre
Benutzernamen, welcher sich in der Regel durch vorname.nachname zusammensetzt, sowie Ihr
carpe diem!-Passwort. Bitte beachten Sie, dass Sie sich leider noch nicht mit Ihrer TIM-Kennung bei
carpe diem! anmelden können.
Falls Sie Ihr Passwort vergessen haben können Sie unter dem Link Ich habe mein Passwort
”
vergessen“ auf der carpe diem!-Startseite ein neues anfordern.
Falls Sie Ihr Passwort oder andere personenbezogene Daten ändern möchten, klicken Sie im oberen
rechten Eck auf Ihren Namen und anschließend auf Stammdaten bearbeiten.
2
1.4
Ablauf der Veranstaltungsplanung
Eine Planungsphase in carpe diem! verläuft in der Regel in drei Schritten:
Zunächst werden die Planungsdaten der Veranstaltungen und die zeitlichen Verfügbarkeiten der
Dozenten eingetragen.
Zum Ende der Eingabenfrist, wenn alle notwendigen Daten in carpe diem! vorliegen, kann die
Planberechnung starten. Den optimierten Plan können Sie nach der Berechnung auch in carpe
diem! einsehen. Nach der Veröffentlichung des Plans können bis zum Stichtag die nun geplanten
Veranstaltungen bei Bedarf verschoben werden, bevor die Daten nach Campus zurückgeschrieben
werden.
3
2
Die Rollen in carpe diem!
Ihre Rolle können Sie in der persönlichen Übersicht sehen, wenn Sie sich bei carpe diem!
angemeldet haben. Es gibt sechs Hauptrollen. Es ist möglich, dass Sie mehr als eine Rolle in
carpe diem! besitzen.
2.1
Welche Rolle habe ich?
• Dozent: Sie haben nur die Möglichkeit, Ihre Verfügbarkeitseingabe zu bearbeiten.
• Kursadministrator:
Für
Sie
ist,
zusätzlich
zum
Dozenten,
der
Menüpunkt
Planungsdateneingabe sichtbar. Hier können Sie die Planungsdaten der Veranstaltungen
bearbeiten, denen Sie als Kursadministrator zugewiesen sind.
• Lehrstuhlverwalter: Sie verwalten alle planungsrelevanten Daten Ihres Lehrstuhls in
carpe diem! und sind dafür zuständig, dass diese innerhalb der Fristen eingetragen
werden. Somit haben Sie Zugriff auf alle Verfügbarkeits- und Veranstaltungsplanungen der
Dozenten, bzw. Kurse, die Ihrem Lehrstuhl zugewiesen sind. Diese Lehrstühle werden in der
persönlichen Übersicht angezeigt.
• Stundenplaner: Bei Ihnen taucht der Menüpunkt Kurse und Metakurse auf. Hier können Sie
alle in carpe diem! aufgeführten Kurse einsehen und bearbeiten. Sie können zusätzlich auch
auf die Prüfungsordnungen zugreifen und die Studiengänge verwalten. Deshalb taucht der
Menüpunkt Verlaufspläne verwalten“ unter Administration“ bei Ihnen auf. Zusätzlich haben
”
”
Sie auch Zugriff auf alle Veranstaltungen in der Planungsdateneingabe.
Wie bereits erwähnt, ist es möglich, dass mehrere Rollen mit dem gleichem Login verknüpft sind.
4
2.2
Die Rollen und ihre Aufgaben
Die verschiedenen Rollen, und wie Sie erkennen welche Rolle Sie haben, wurde in Abschnitt 2.1
erklärt. Mit diesen Rollen sind verschiedene Aufgaben verknüpft, die wichtig sind, damit die
Veranstaltungsplanung reibungsfrei abläuft.
2.2.1
Dozent
Sie werden mindestens eine Lehrveranstaltung im kommenden Semester abhalten.
Innerhalb der Bearbeitungsfrist müssen Sie Ihre Verfügbarkeitseingabe bearbeiten. Dabei müssen
Sie auch überprüfen, dass Sie in carpe diem! nur bei den Veranstaltungen eingetragen sind, in
denen Sie auch tatsächlich im Hörsaal anwesend sein werden. Diese Veranstaltungen finden Sie
unter der Verfügbarkeitseingabe aufgelistet.
Sollte hier eine Ihrer Veranstaltungen fehlen, oder ist hier eine Veranstaltung aufgeführt, die Sie
nicht selber abhalten werden, wenden Sie sich bitte zunächst an die Person, die an Ihrem Lehrstuhl
für die carpe diem!-Einträge verantwortlich ist, an Ihren zuständigen Stundenplaner oder an den
Support. Beispiele für solche Veranstaltungen wären (Kleingruppen-)Übungen oder Tutorien, die
von Assistierenden gehalten werden.
2.2.2
Kursadministrator
Sie sind für die Planungsdateneingabe einen oder mehrerer Kurse verantwortlich.
Innerhalb des vorgegebenen Eingabezeitraums können Sie die Planungsdaten einsehen und ggf.
bearbeiten. Falls die Veranstaltung, die Sie bearbeiten möchten, fehlen sollte, prüfen Sie bitte zuerst,
ob diese in Campus bestätigt ist und einem Veranstaltungstyp zugewiesen ist. Der Datenübertrag
nach carpe diem! findet nur zu jeder vollen Stunde statt. Falls diese drei Kriterien erfüllt sind, wenden
Sie sich bitte an Ihren zuständigen Stundenplaner oder an den Support. Falls Sie zusätzlich selber
eine Veranstaltung anbieten werden, lesen Sie bitte auch den Abschnitt 2.2.1 Dozent durch.
2.2.3
Lehrstuhlverwalter
Sie sind am Ihrem Lehrstuhl für die carpe diem!-Einträge verantwortlich.
Zusätzlich zu Ihren eigenen Verfügbarkeiten haben Sie auch Zugriff auf die Verfügbarkeitseingabe
Ihrer Kollegen und können diese einsehen und bearbeiten. Falls Ihnen Mitarbeitende in der Liste
der Lehrstuhldozierenden fehlen sollten, oder in der Zwischenzeit ein Dozent nicht mehr an Ihrem
Lehrstuhl arbeitet, wenden Sie sich bitte an den Support.
Sie können die Planungsdaten aller Veranstaltungen, die Ihrem Lehrstuhl zugewiesen sind,
innerhalb der Fristen bearbeiten. Bitte lesen Sie hierzu noch den Abschnitt 2.2.2 Kursadministrator
und, falls Sie zudem selber im Hörsaal anwesend sein werden, den Abschnitt 2.2.1 Dozent durch.
5
2.2.4
Stundenplaner
Sie sind in Ihrer Fachgruppe oder in Ihrem Fachbereich für die carpe diem!-Planung zuständig. Sie
sind auch für die Modellierung eines oder mehreren Studiengänge in carpe diem! verantwortlich.
Das Modellieren der Studiengänge in carpe diem! ist mitunter der wichtigste Teil der
Planungsvorbereitung. Diese Modellierung ist nicht so stark an die Eingabefristen gebunden, sollte
allerdings vor dem Berechnen des finalen Plans abgeschlossen sein.
Das Abbilden eines Kurses, was ungefähr einem Modul in Campus entspricht, ist eine
Voraussetzung der Planungsdateneingabe. Ein Kurs setzt sich meistens aus mehreren
Veranstaltungen zusammen wie Vorlesung, Übung und Tutorien. Ausgehend von dieser
Veranstaltung werden in jeder Planungsphase automatisch die Einzelveranstaltungen angelegt. Ihre
Aufgabe ist das Abbilden und die Kontrolle von Kursen, Veranstaltungen und Einzelveranstaltungen
in Ihrer Fachgruppe oder in Ihrem Fachbereich.
Da Sie auch in der Planungsdateneingabe tätig sein werden, kann der Abschnitt 2.2.2
Kursadministrator Ihnen die Grundvoraussetzungen erklären.
D EN carpe diem!-S UPPORT ERREICHEN S IE ÜBER
carpediem.rwth-aachen.de
[email protected]
6
3
Veranstaltungen
Die Dateneingabe in carpe diem! setzt sich aus zwei wichtigen Teilen zusammen: die
Verfügbarkeitseingabe der Dozierenden und die veranstaltungsspezifische Planungsdateneingabe.
Beide können über den Menüpunkt Veranstaltungen“ erreicht werden und werden in den folgenden
”
Abschnitten näher erläutert.
3.1
Unter
Verfügbarkeitseingabe
dem
Menüpunkt
Verfügbarkeiten“
”
Stundenplanraster angeben.
können
Sie
Ihre
zeitlichen
Präferenzen
im
Bei den zeitlichen Verfügbarkeiten können Sie einem Zeitslot eine von drei Optionen zuweisen:
Bei der Berechnung des Plans werden Zeitslots, die Sie als Bevorzugt“ angeben, höher priorisiert.
”
Ist dies im Zuge der Optimierung aufgrund von Rahmenbedingungen nicht möglich, werden
Ihre geplanten Veranstaltungen in die Slots gelegt, die Sie als Möglich“ gekennzeichnet haben.
”
Zeiträume, die Sie als Nicht möglich“ eingetragen haben, werden nicht von carpe diem! im Zuge
”
der automatischen Planung gebucht.
Ein kleiner Hinweis für Lehrstuhlverwalter: Bitte beachten Sie, dass Sie Verfügbarkeiten nur für
Dozenten eingeben können, welche auch mindestens einer Lehrveranstaltung zugewiesen sind.
7
Durch Klicks auf die jeweiligen Slots (1) können Sie Ihre Präferenz anpassen. Wenn Sie einen
ganzen Tag oder alle Slots eines bestimmten Zeitraums (z.B. 8-10 Uhr) auswählen möchten, können
Sie dies auch über die Pfeilknöpfe machen (2). Wenn Sie mit Ihrer Eingabe fertig sind, können
Sie über einen Klick auf Bestätigen“ (3) die Eingabe abschließen. Sollten sich Ihre zeitlichen
”
Verfügbarkeiten während der Planungsdateneingabephase ändern, können Sie die Bestätigung
aufheben und Änderungen vornehmen.
Laut Beschluss der Studiendekanrunde stehen Professoren und Professorinnen 36 Sperrstunden
(4) zur Verfügung, was 60 % der Woche entspricht; allen anderen Dozenten 60 Stunden. Im Sinne
einer sinnvollen Planung sollte von dieser Maximalanzahl jedoch nur im Ausnahmefall Gebrauch
gemacht werden. Berechtigter Mehrbedarf muss über Ihr Dekanat beantragt werden.
Eine der neuen Funktionen in carpe diem! ist, dass Sie angeben können, wie viele
Semesterwochenstunden (SWS) Sie an einem Tag abhalten möchten (5). Geben Sie eine niedrige
Anzahl an, können Sie somit Ihre Lehrveranstaltungen über mehrere Tage verteilen. Bevorzugen
Sie jedoch, Ihre Lehre an wenigen Tagen durchzuführen, geben Sie eine höhere SWS-Anzahl ein.
Unterhalb der Verfügbarkeitstabelle finden Sie alle Lehrveranstaltungen, bei denen Sie als
‘tatsächlich im Hörsaal stehend’ eingetragen sind (6). Falls hier eine Veranstaltung zu viel oder
zu wenig aufgeführt ist, wenden Sie sich bitte zunächst an die Person, die an Ihrem Lehrstuhl
für die carpe diem!-Einträge verantwortlich ist, an Ihren zuständigen Stundenplaner, oder an den
Support. Beispiele für solche Veranstaltungen wären (Kleingruppen-)Übungen oder Tutorien, die
von Assistierenden gehalten werden.
8
3.2
Kurse und Metakurse
Ein Kurs in carpe diem! entspricht ungefähr einem Modul und ist dreistufig aufgebaut: Ein Kurs
(Quantitative Methoden der Wirtschaftswissenschaften) besteht als Beispiel aus drei Metakursen
(Vorlesung, Übung, Kleingruppenübung(1)). Jedem dieser Metakurse sind semesterspezifische
Einzelveranstaltungen untergeordnet, jeweils mit dem Präfix 14ss-, 15ss-, 16ss- usw.
Kurs suchen
Über Kurse suchen“ können Sie den Kurs
”
auswählen, den Sie bearbeiten möchten.
Diese Suche (1) läuft sowohl über den
Namen des Kurse, sowie über die LVNummer der Metakurse. Sie können sich
auch alle Kurse einer Organisationseinheit
anzigen lassen.
Mit einem Klick auf (2) kommen Sie in die
Kursübersicht.
Übersicht eines Kurses
In der Kursübersicht können Sie zum
einem den Kurs bearbeiten (1) sowie die
Studiengangverknüpfungen der einzelnen
Metakurse ansehen oder bearbeiten (2).
Verknüpfung Metakurs ↔ Studiengang bearbeiten
In dieser Ansicht bekommen Sie alle
Studiengänge angezeigt, die mit dem
Ausgewähltem Metakurs verknüpft sind.
Diese Verknüpfungen können Sie bearbeiten
oder löschen (1). Eine neue Verknüpfung
können Sie über ein Klick auf (2) erstellen
und im Anschluss die zuordnungsrelevanten
Daten des Studiengangs eintragen (siehe
hierzu auch den Abschnitt 4 Studiengänge
verwalten).
9
Kurs bearbeiten
Anschließend können Sie mit einem Klick auf
Kurs bearbeiten“ Änderungen vornehmen.
”
Hier können Sie die Kursart, LV-Nummer,
Anzahl SWS und den Turnus anpassen
(1). Wenn Sie etwas geändert haben,
ist es wichtig, dass Sie Ihre Eingaben
speichern (2). Bei (3) können Sie einen
neuen Metakurs anlegen.
Hierbei sind zwei Sachen wichtig. Zum einem muss die LV-Nummer innerhalb eines Turnus
eindeutig sein. Als Beispiel heißt das, dass die LV-Nummer 06554 im Wintersemester nur einer
Veranstaltung zugewiesen sein kann. Im Sommersemester kann die gleiche LV-Nummer einer
anderen Veranstaltung gehören. Zusätzlich muss die Kursart innerhalb eines Kurses eindeutig
sein. Es darf nur eine Veranstaltung der Kursart Vorlesung“ pro Kurs geben. Sollten Sie mehrere
”
Vorlesungen in gleichem Kurs mit verschiedenen LV-Nummern anbieten, können Sie der zweiten
Vorlesung die Kursart Vorlesung (1)“ zuweisen. Falls Sie Fragen zu der Kursbearbeitung haben
”
wenden Sie sich bitte an den Support.
Kursart
Die Kursarten sind bei der Planung der Veranstaltung relevant, da mit einer bestimmten Kursart
auch eine bestimmte Überscheidungstoleranz verknüpft ist. Allerdings wird bei der Planung
auf Überscheidungsfreiheit auch geprüft, ob es sich um einen Kurs aus dem Pflicht- oder
Wahlpflichtbereich handelt.
• Vorlesungen, Übungen, Seminare und Praktika dürfen sich nicht überschneiden
• Parallelübungen dürfen sich innerhalb eines Kurses überschneiden und mit Parallelübungen
aus anderen Kursen
• Kleingruppenübungen dürfen sich mit allem überschneiden
D EN carpe diem!-S UPPORT ERREICHEN S IE ÜBER
carpediem.rwth-aachen.de
[email protected]
10
3.3
Planungsdateneingabe
Unter dem Menüpunkt
Planungsdateneingabe“ können Sie die Rahmenbedingungen und
”
Terminwünsche einzelner Veranstaltungen in carpe diem! eintragen und bearbeiten.
In der Regel werden Planungsdaten aus dem vorherigen Semestern kopiert. Ist noch keine Planung
vorhanden, müssen Sie eine neue Veranstaltungsplanung anlegen.
Falls die Veranstaltung, die Sie bearbeiten möchten, fehlen sollte, prüfen Sie bitte zuerst, ob diese
in Campus bestätigt ist und einem Veranstaltungstyp zugewiesen ist. Der Datenübertrag nach
carpe diem! findet nur zur jeder vollen Stunde statt. Falls diese drei Kriterien erfüllt sind, wenden
Sie sich bitte an Ihren zuständigen Stundenplaner oder an den Support.
Nachdem Sie aus der linken Dropdownliste
das richtige Semester ausgewählt haben,
können Sie in der rechten Dropdownliste den
zu planenden Kurs auswählen. Anschließend
wählen
Sie
die
Einzelveranstaltung
aus, die Sie bearbeiten möchten. Als
Beispiel in den folgenden Screenshots
werden Sie die Dateneingabe des Kurses
Quantitative Methoden“ sehen.
”
Falls die Veranstaltung im zu planenden Semester als Blockkurs oder nicht regelmäßig während
des Semesters abgehalten werden soll, können Sie auf Blockveranstaltung klicken, sodass die
Veranstaltung nicht in die wöchentlichen Planung einbezogen wird. Die Veranstaltung wird dann
nicht mithilfe von carpe diem! geplant. Eine Planung ist später lediglich über Campus möglich. Soll
die Veranstaltung hingegen an der wöchentlichen Veranstaltungsplanung teilnehmen, klicken Sie
auf das Feld Anlegen.
3.3.1
Planungsdaten
In carpe diem! wird zwischen Termingruppen und Terminen unterschieden. Termingruppen können
aus mehreren Terminen bestehen.
Termingruppen sind für alternative Varianten einer Veranstaltung gedacht, die, z.B., von
verschiedenen Studiengängen besucht werden. Halten Sie zum Beispiel eine besonders große
Veranstaltung, die in mehreren Hörsälen stattfinden muss und die von Studierenden verschiedener
Studiengänge gehört wird, können Sie die Termingruppen nach Studiengängen aufteilen.
11
In diesem Beispiel besteht die Einzelveranstaltung
Kleingruppenübung (1)“ des Kurses
”
Quantitative Methoden“ aus vier Termingruppen mit je einem Termin. In der zweiten Spalte können
”
Sie die jeweilige Termingruppe oder den jeweiligen Termin bearbeiten. In der dritten Spalte können
Sie einer Termingruppe einen neuen Termin hinzufügen oder die ganze Termingruppe, so wie sie
gerade vorliegt, kopieren.
Die Termine einer Termingruppe werden überschneidungsfrei geplant. Die Termine verschiedener
Termingruppen müssen nicht notwendigerweise überschneidungsfrei sein, weil sie von
verschiedenen Studiengängen besucht werden. Im Beispiel hieße das, dass die Termine der
Termingruppen Tutorium 1 und die des Tutorium 2 gleichzeitig liegen könnten.
Zusätzlich können Sie in dieser Ansicht einen Ansprechpartner eintragen, der bei eventuellen
Rückfragen kontaktiert werden soll. Falls Sie Sonderwünsche haben, welche (bisher) nicht über
die Oberfläche eingetragen werden konnten, können Sie diese im Freitextfeld Kommentare
einfügen. Bitte beachten Sie, dass die Kommentare nur kurz vor der Berechnung ausgelesen und
durchgegangen werden. Wenn Sie konkrete Fragen oder Anmerkungen haben, wenden Sie sich
besser direkt an den Support.
D EN carpe diem!-S UPPORT ERREICHEN S IE ÜBER
carpediem.rwth-aachen.de
[email protected]
12
3.3.2
Termingruppe
Studentenanzahl und Turnus
Anzahl Studierender: Hier tragen Sie die
Anzahl der erwarteten Studierenden ein.
Da sich die Raumauswahl unter anderem
nach der Anzahl der Studierenden richtet ist
es wichtig, dass Sie hier eine realistische
Schätzung eintragen.
Turnus: Hier können Sie eintragen,
in welchem Turnus Ihre Veranstaltung
angeboten werden soll. Als Standardwert ist
ein wöchentlicher Turnus eingestellt. Weitere
Turnusse können Sie über die Dropdownliste
auswählen.
Dozentenauswahl
Hier
können
Sie
Dozierende
der
Veranstaltung hinzufügen. Da carpe diem!
bei der Planung die Verfügbarkeiten der
Dozierenden, die mit der Veranstaltung
verknüpft sind, berücksichtigt, ist es hier
besonders wichtig, dass Sie nur Dozierende,
die auch tatsächlich im Hörsaal anwesend
sein werden, eintragen.
Campus
Hier können Sie alle Campus auswählen,
welche für die Veranstaltungsplanung in
Betracht gezogen werden sollen.
13
3.3.3
Termin
Dauer und Vor- und Nachlaufzeit
Hier können Sie die Dauer des Termins
anpassen. Zusätzlich hierzu können Sie Vorund Nachlaufzeiten eintragen, bei denen die
Studierenden nicht anwesend sind.
Raumeigenschaften
Hier können Sie über die Dropdownliste die
erforderlichen Raumaustattungen für Ihre
Veranstaltung eintragen. Eine neue Funktion
ist, dass Sie hier zwischen verschiedenen
Raumeigenschaftsgruppierungen
auswählen können. Eine solche Gruppierung
wäre Beamer“, welche aus den einzelnen
”
Eigenschaften Einzelbeamer, Doppelbeamer
und Dreifachbeamer besteht. Wenn Sie also
die Gruppierung auswählen, bekommen Sie
alle Räume angezeigt, die einen, zwei oder
drei Beamer anbieten.
Wunschtermine
Hier können Sie, zusätzlich zu den
Verfügbarkeiten
des
Dozierenden,
veranstaltungspezifische
Wunschtermine
vermerken. Den Wunschterminen können
Sie unterschiedliche Prioritäten zuordnen,
wobei 1 die höchste und 3 die niedrigste
Gewichtung bei der Berechnung des Plans
darstellen.
Eine neue Funktion in carpe diem! ist, dass
sofort angezeigt wird, ob alle Dozierenden
die Wunschzeit als nicht möglich vermerkt
haben. In diesem Falle würden Sie die
Meldung Dozent hat keine Zeit“ bekommen.
”
14
Wunschräume
Hier
können
Sie
Wunschräume
einer
Veranstaltung
eintragen.
Den
Wunschräumen können Sie unterschiedliche
Prioritäten zuordnen, wobei 1 die höchste
und 3 die niedrigste Gewichtung bei der
Berechnung des Plans darstellen.
Über einen Klick auf das ‘Plus’ kommen
Sie in die Raumauswahl, wo Sie nach
einen bestimmten Raum suchen können.
Wenn Sie keinen Raum über carpe diem!
benötigen, können Sie dies über einen
Klick auf ‘Kein Raum benötigt’ angeben.
In diesem Fall wird der Veranstaltung
überschneidungsfrei geplant, lediglich ein
Zeitslot automatisch zugewiesen, jedoch
kein Raum.
Die Platzanzahl in der Raumauswahl
wird in Grün angezeigt, falls diese für die
Veranstaltung ausreicht. Nach dem gleichen
Prinzip werden die Raumeigenschaften
und Campus bewertet. Es ist zu Ihrem
Vorteil, wenn Sie so viele Räume wie
möglich hier auswählen, da es dadurch
wahrscheinlicher ist, dass Sie Ihren
Wunschtermin bekommen.
3.3.4
Zeitliche Abfolgebedingungen
Falls Sie für einzelne Termine einer Einzelveranstaltung bestimmte Abfolgebedingungen brauchen,
können Sie diese in der Einzelveranstaltungsansicht eintragen. Dabei können Sie sowohl Termine
innerhalb eines Kurses miteinander in Beziehung setzen, sowie auch mit allen Kursen des zu
planenden Semesters. Es stehen dabei in carpe diem! folgende Abfolgebedingungen zur Auswahl,
die Sie beliebig kombinieren können:
• Termin A vor Termin B
• Termin A nach Termin B
• Termin A (nicht) gleichzeitig wie Termin B
• Termin A (nicht) am gleichen Tag wie Termin B
• Termin A mindestens einem Tag Abstand zu Termin B
• Termin A mit mindestens zwei Tage Abstand zu Termin B
• Termin A und Termin B direkt hintereinander
• Termin A und Termin B direkt hintereinander im selben Raum
15
3.3.5
Bestätigen der Planungsdaten
Wenn Sie alle notwendigen Eckdaten eingetragen haben, können Sie diese in der
Einzelveranstaltungsansicht bestätigen. Sie können an dieser Stelle auch eine PDF-Übersicht
herunterladen, die alle finalen Planungsdaten in geordneter Form enthält.
Damit Sie die Einzelveranstaltung bestätigen können, muss bei allen Termingruppen eine
Studierendenanzahl eingetragen sein. Diese Information ist notwendig, damit bei der
Planberechnung passende Räume gefunden werden können.
Sie werden auch ein Pop-Up mit einer Warnung bekommen, wenn Sie versuchen eine Termingruppe
ohne Dozierenden zu speichern. Falls dies in der Tat der Fall ist, z.B. wenn der Dozierende noch
nicht feststeht oder es sich um Tutorien handelt, die von Assistierenden gehalten werden, können
Sie trotzdem die Einzelveranstaltung bestätigen.
Falls Sie die eingegebenen Daten noch innerhalb der Bearbeitungsfrist ändern möchten, können
Sie ganz einfach die Einzelveranstaltung wieder entstätigen“. Bei Fragen können Sie sich gerne an
”
den Support wenden.
D EN carpe diem!-S UPPORT ERREICHEN S IE ÜBER
carpediem.rwth-aachen.de
[email protected]
16
4
Studiengänge verwalten
Bei der automatischen Planung berücksichtigt carpe diem! auch die Überschneidungsfreiheit der
Studiengänge, weshalb es sehr wichtig ist, dass die Verlaufspläne in carpe diem! immer aktuell und
gepflegt sind. Die Verwaltung der Studiengänge erreichen Sie über den Menüpunkt Administration“.
”
4.1
Verlaufspläne verwalten
Unter diesem Menüpunkt können Sie
Kurse einem Studiengang hinzufügen
oder löschen (1), und das Fachsemester
auswählen, in dem die Veranstaltung laut
Studienverlaufsplan besucht wird (2).
4.1.1
Kurszuordnungen
In diesem Bereich können Sie ganze Kurse oder nur einzelne Einzelveranstaltungen einem
Studiengang zuordnen.
Im Textfeld (1) können Sie einen Kurs oder eine Einzelveranstaltung aufsuchen. Bitte beachten
Sie, dass diese Suche nur über den Namen des Kurses läuft. Anschließend können Sie die
Einzelveranstaltung den Pflicht- oder Wahlpflichtbereich des Studiengangs zuordnen (2), oder den
kompletten Kurs den Pflicht- oder Wahlpflichtbereich des Studiengangs hinzufügen (3). In der
Kursliste können Sie auch Einzelveranstaltungen zwischen den Pflicht- oder Wahlpflichtbereich über
ein Klick auf (4) verschieben.
Abschließend müssen Sie der Einzelveranstaltung einem Fachsemester zuordnen, in der diese laut
Studienverlaufsplan besucht werden soll. Diesen Bereich erreichen Sie über (5).
17
4.1.2
Fachsemesterzuordnungen
In diesem Bereich können Sie die Fachsemester einer Veranstaltung zuordnen, in denen sie von den
Studierenden laut Studienverlaufsplan besucht werden soll. Zunächst können Sie das Startsemester
auswählen (1), welches Sie bearbeiten möchten. Bitte beachten Sie, dass beim Start im Winter die
Sommersemester immer geradzahlig (2, 4, 6) und beim Start im Sommer ungeradzahlig (1, 3, 5)
sind.
Mit einem Klick auf
Fachsemesterzuordnung bearbeiten“ können Sie die Fachsemester
”
eintragen (2). Diese können Sie kommasepariert (z.B. 1,2,3,4), als Bereiche (z.B. 1-4) oder als
Kombination daraus (z.B. 1,2-4) angeben. Ihre Angaben speichern Sie, indem Sie auf (3) klicken.
Wenn Sie zurück in die Kurszuordnung möchten, erreichen Sie diesen Bereich über den Button (4).
Weiterhin können Sie zu jedem Semester die erwarteten Studierendenzahlen angeben (5). Dies
erleichtert die automatische Planung und die veranstaltungsspezifische Planungsdateneingabe.
Pflicht- oder Wahlpflichtbereich
Unter Wahlpflicht versteht carpe diem!, dass eine Veranstaltung aus dem ganzen Wahlpflichtbereich
pro Semester von den Studierenden belegt werden muss. Bei der automatisierten Planung durch
carpe diem! werden somit keine Pflicht/Pflicht- oder Pflicht/Wahlpflichtkonflikte erzeugt.
Falls aus dem Wahlbereich des Studiengangs mehr als eine Veranstaltung pro Semester belegt
werden muss, ist es für die Planung besser, wenn Sie alle Wahlfächer als Pflicht in carpe diem!
modellieren. Falls Sie hierzu noch Fragen haben sollten, können Sie sich gerne an den Support
wenden.
D EN carpe diem!-S UPPORT ERREICHEN S IE ÜBER
carpediem.rwth-aachen.de
[email protected]
18
5
Planungsergebnisse
Nachdem carpe diem! den optimalen Plan berechnet hat und die Planungsergebnisse veröffentlicht
wurden, können Sie diese unter dem Menüpunkt Planungsereignisse“ einsehen.
”
Zur Übersicht wählen Sie bitte erst das Semester und das Szenario aus, welches Sie einsehen
möchten. Unter Mein Plan können Sie die Ergebnisse aller Veranstaltungen sehen, in denen Sie als
Dozent eingetragen sind.
Als Lehrstuhlverwalter oder als Stundenplaner können Sie sich, zusätzlich zu Ihrem eigenen Plan,
den Plan Ihres Lehrstuhls, eines einzelnen Raums oder eines Studiengangs anzeigen lassen.
19
5.1
Planungsergebnisse bearbeiten - Lehrstuhladministrator
Als Lehrstuhladministrator können Sie in der Ansicht Meine bearbeitbaren Veranstaltungen alle
Ergebnisse der Veranstaltungen Ihres Lehrstuhls einsehen.
Falls Sie mit dem zugewiesenem Termin zufrieden sind, können Sie diesen bestätigen (1). Diese
Bestätigung hat keine weitere Einwirkung auf die Planung, sondern dient nur zu Ihrer Übersicht.
Bei Bedarf können Sie den Veranstaltungsraum wechseln der Veranstaltung wechseln (2) oder,
falls Sie den Termin zeitlich verschieben möchten, die Konfliktansicht anzeigen lassen (3). In der
Konfliktansicht ist jeder Slot auf Grund seiner Raum-, Dozenten- und Studiengangverfügbarkeit
bewertet. Wenn Sie einen Alternativslot für Ihre Veranstaltung gefunden haben, geben Sie bitte
diesen in erster Linie an Ihren Stundenplaner weiter, der die Veranstaltung für Sie verlegt, oder an
den Support.
Bitte beachten Sie, dass sich in dieser Ansicht ein Termin über mehrere Zeitslots strecken kann. In
diesen Fällen sind die Einträge über Pfeile wie in (4) verbunden.
20
5.2
Planungsergebnisse bearbeiten - Stundenplaner
Als Stundenplaner haben Sie Zugriff auf alle Planungsergebnisse und können diese bei Bedarf
bearbeiten indem Sie eine Veranstaltung auswählen.
Zunächst sehen Sie in der Übersicht alle Planungsergebnisse des Kurses, den Sie ausgewählt
haben. Indem Sie den Button Optionen“ (1) eines Ergebnisses anklicken, können Sie dieses
”
bearbeiten. Falls für den Termin Konflikte vorliegen, können Sie sich diese in der Konfliktansicht
(2) anzeigen lassen. Bei Bedarf können Sie den geplanten Termin Verschieben (3) oder den
Veranstaltungsraum wechseln (4). Falls nicht alle Termine eines Kurses automatisch zugewiesen
werden können, können Sie diese fehlenden Termine über
Neues Ereignis“ (5) manuell
”
nachbuchen.
Bitte beachten Sie, dass sich in dieser Ansicht ein Termin über mehrere Zeitslots strecken kann. In
diesen Fällen sind die Einträge über Pfeile wie in (6) verbunden.
21
5.3
Konfliktansicht
In carpe diem! werden die Konflikte auf einer drei- bzw. vierstufigen Skala eingeordnet, die
durch ihre jeweilige Farbe gekennzeichnet sind. Zusätzlich hierzu können Raumkonflikte oder
Dozentenkonflikte beim Verschieben auftreten, die auch nach ähnlichen Schemata bewertet werden.
Veranstaltungskonflikte
• Grüner Haken: Keine Konflikte
• Gelbe Warnung: Wahlpflicht/Wahlpflichkonflikt
• Orange Warnung: Pflicht/Wahlpflichtkonflikt
• Rote Warnung: Pflicht/Pflichtkonflikt
Raumkonflikt
• Grüner Haken: Mindestens ein Raum mit passender Ausstattung und Raumkapazität ist frei
• Gelbe Warnung: Mindestens ein Raum mit passender Raumkapazität ist frei, jedoch sind ein
oder mehrere angegebene Ausstattungsmerkmale nicht vorhanden
• Rote Warnung: Kein Raum mit passender Raumkapazität und -ausstattung ist frei
Doziendenkonflikt
• Grüner Haken: Der Dozierende hat zu diesem Termin keine Veranstaltung und hat diesen Slot
als bevorzugt“ vermerkt
”
• Gelbe Warnung: Der Dozierende hat zu diesem Termin keine Veranstaltung und diesen Slot
als möglich“ vermerkt
”
• Orange Warnung: Der Dozierende hat zu diesem Termine keine Veranstaltung und diesen Slot
als nicht möglich“ vermerkt
”
• Rote Warnung: Der Dozierende hat zu diesem Termin bereits eine andere Veranstaltung
Falls mehrere Dozierende bei dem Termin eingetragen sind, wird immer der schwerste Konflikt
angezeigt.
22
5.3.1
Verschieben
Falls Sie die dringende Notwendigkeit sehen, einen durch carpe diem! zugewiesenen Termin zu
verschieben, haben Sie in der Versschiebungsansicht die Möglichkeit dazu.
In der Verschiebungsansicht bekommen Sie eine Übersicht über alle Slots und deren
Konfliktbewertung. Meistens empfiehlt es sich beim Verschieben die Slots, bei denen der
Raumkonflikt grün und der Doziendenkonflikt gelb oder besser bewertet wird, näher in Betracht
zu ziehen. Bei vielen Veranstaltungen können die Wahlpflichtverknüpfungen zu vielen Konflikten
führen, die jedoch eigentlich nicht so dramatisch sind. Wenn Sie sich nicht sicher sind, welche
Auswirkungen die Verschiebung haben wird, können Sie sich gerne an den Support wenden.
5.3.2
Veranstaltungsraum wechseln
Sie können in carpe diem! den automatisch zugewiesenen Raum wechseln. Bitte beachten Sie,
dass Sie hier über den Button Alle Räume anzeigen“ auch alle institutseigenen Räume angezeigt
”
bekommen, auf die normalerweise nur die jeweilige Lehrstühle Zugriff haben. Bitte informieren Sie
sich vorher über den entsprechenden Raum oder fragen Sie den Support.
D EN carpe diem!-S UPPORT ERREICHEN S IE ÜBER
carpediem.rwth-aachen.de
[email protected]
23
6
Glossar
Dozent: Unter Dozent versteht sich in carpe diem! eine Person, die während der Lehrveranstaltung
tatsächlich im Hörsaal anwesend sein wird.
Einzelveranstaltung: Eine Lehrveranstaltung, die innerhalb eines Semesters von einer bestimmten
Person angeboten wird, z.B. Vorlesung, Übung, Tutorium. Diese bekommt zusätzlich zu ihrer
semesterunabhängiger LV-Nummer ein semesterbezogenes Präfix vorangestellt. (z.B. 17ss-).
Kurs: Zusammenfassung namensgleicher Lehrveranstaltungen, die inhaltlich und thematisch
zusammengehören, allerdings von unterschiedlichen Personen gehalten werden können. Ein
Kurs besteht aus Einzelveranstaltungen. Als Beispiel, Der Kurs Quantitative Methoden der
”
Wirtschaftswissenschaften“ besteht aus einer Vorlesung und einer Übung mit je einem Termin
sowie zahlreiche Kleingruppenübungen. Ein Kurs entspricht somit mehr oder weniger einem
Modul.
LV-Nummer: Fünfstellige Lehrveranstaltungsnummer ohne den semesterbezogenem Präfix, die
beim Übertrag ins übernächste Semester erhalten bleibt.
Termin: Mit Termin ist eigentlich eine Serie von Terminen, die während des gesamten
Vorlesungszeit im Turnus der Veranstaltung zur selben Zeit im selben Raum stattfinden, gemeint.
Termingruppe: Termingruppen sind für alternative Varianten einer Veranstaltung gedacht, die zum
Beispiel von verschiedenen Studiengängen besucht werden. Die Termine einer Termingruppe
werden überschneidungsfrei geplant. Die Termine verschiedener Termingruppen müssen nicht
überschneidungsfrei sein, weil sie von verschiedenen Studierenden besucht werden. Eine
Termingruppe kann aus einem oder mehreren Terminen bestehen.
Wahlpflicht: Unter Wahlpflicht versteht sich in carpe diem!, das eine Veranstaltung aus
dem ganzen Wahlpflichtbereich pro Semester von den Studierenden belegt werden muss.
Bei der automatisierten Planung durch carpe diem! werden keine Pflicht/Pflicht- oder
Pflicht/Wahlpflichtkonflikte erzeugt. Falls aus dem Wahlbereich des Studiengangs mehr als eine
Veranstaltung pro Semester belegt werden muss, ist es für die Planung besser, wenn Sie alle
Wahlfächer als Pflicht in carpe diem! modellieren.
Zeitslot: Ein Zeitintervall in denen in Lehrraum für eine bestimmte Veranstaltung zur Verfügung
steht. In der Regel sind Timeslots zweistündig. Ein typischer Timeslot wäre Montags 10-12“,
”
wobei die Veranstaltung dann von 10:15 bis 11:45 dauert.
24