Bekanntmachung: Vorbereitung und Durchführung

Bekanntmachung: Vorbereitung und Durchführung des Deutschen
Empfangs am 20. Mai 2017 während der Filmfestspiele in Cannes
1. Vergabestelle (Name und Anschrift des Auftragsgebers):
German Films Service + Marketing GmbH
Herzog-Wilhelm-Straße 16
80331 München
www.german-films.de
Ansprechpartner: Dennis Ruh, [email protected], Tel: +49 89 5997 87 16
2. Art der Vergabe:
Öffentliche Ausschreibung
3. Form, in der Angebote einzureichen sind:
Angebote inkl. aller Bestandteile (Angebotsformular nach Teil E – Angebotsformular
der Vergabeunterlagen nebst Anlagen sowie einer verbindlichen Kostenkalkulation
und einem Konzept, aus dem Aussagen über Qualität, Ausführungsart und
Zweckmäßigkeit hervorgehen) sind rechtsverbindlich unterschrieben bis zum Ablauf
der Angebotsfrist in fest verschlossenem Umschlag bei der unter 1. genannten
Vergabestelle schriftlich einzusenden oder dort abzugeben. Digitale Angebote sind
nicht zugelassen.
4. Art, Umfang und Ort der zu liefernden Leistung:
German Films veranstaltet zu Ehren der deutschen Filme bei den Filmfestspielen von
Cannes einen Empfang. Das Datum des Deutschen Empfangs 2017 wird der 20. Mai
2017 sein. Die Veranstaltung wird voraussichtlich von 22.00 bis ca. 01.30 Uhr des
Folgetages dauern. Veranstaltungs- und Ausführungsort ist Cannes, Frankreich.
Die zu liefernde Leistung beinhaltet die Vorbereitung und Durchführung des
Empfangs an dem vorgegebenen Veranstaltungsort, sowie alle anfallenden Kosten
für Catering, Möblierung, Zeltbau, Beschallung, Licht- und Musikgestaltung,
Dekoration, Versicherung etc. Art und genauer Umfang sind den detaillierten
Ausschreibungsunterlagen zu entnehmen. Kalkuliert wird mit einer Anzahl von 800
Teilnehmern.
5. Aufteilung in Lose:
Der Auftrag ist nicht in Lose aufgeteilt.
6. Nebenangebote:
Nebenangebote sind nicht zugelassen.
7. Ausführungsfrist:
Die Ausführungsfrist ist mit dem Veranstaltungsdatum vorgegeben (vgl. Ziffer
4).
German Films Service + Marketing GmbH Herzog-Wilhelm-Str. 16 • 80331 Munich/Germany • phone +49-89-59 97 87 0 • fax +49-89-59 97 87 30 •
[email protected] www.german-films.de • Managing Director: Mariette Rissenbeek • Supervisory Board: Peter Herrmann (chairman), Jana Cernik, Katharina
Cramer-Hadjidimos, Peter Dinges, Antonio Exacoustos, Petra Müller • Bayerische Landesbank • Bank Code: 700 500 00 • Account No.: 3289673 •
IBAN: DE38 7005 0000 0003 2896 73
BIC: BYLADEMMXXX • VAT Reg No.: DE 170540472 • Tax ID No.: 143/140/50232 • Commercial Register: Munich HRB 116660
8. Anschrift der Stelle, bei der die Vergabeunterlagen angefordert werden
können:
Die Bieter können per E-Mail unter der in Ziffer 1 genannten E-Mail-Adresse die
Vergabeunterlagen elektronisch sowie auf Wunsch auch schriftlich anfordern.
9. Höhe und Einzelheiten der Zahlung einer Gebühr für die Übersendung der
Vergabeunterlagen:
Gebührenfrei
10. Ablauf der Angebotsfrist:
16. Dezember 2016, 16.30 Uhr
11. Anschrift, an die die Angebote zu richten sind:
Adresse unter Ziffer 1
12. Zur Beurteilung der Eignung sind mit dem Angebot folgende Eigenerklärungen
oder Nachweise gemäß § 6 Abs. 3 VOL/A vorzulegen:
a) Mit dem Angebot ist eine nachprüfbare Kundenreferenzliste vorzulegen,
darunter mindestens drei kurz dargestellte und visualisierte Referenzen im
Bereich Veranstaltungsvorbereitung und -durchführung aus den letzten drei
Geschäftsjahren.
b) Bestätigung der Betriebshaftpflichtversicherung bzw. verbindliche Zusage
des Versicherungsunternehmens, dass im Falle der Auftragserteilung eine
Betriebshaftpflichtversicherung mit folgenden
Mindestversicherungssummen: 3.000.000,- € für Personenschäden,
500.000,- € für Sachschäden und 25.000,- € für Vermögensschäden besteht
bzw. abgeschlossen wird.
c) Förmliche Erklärung, dass keiner der in § 6 Abs. 5 VOL/A genannten
Ausschlussgründe vorliegt.
d) Erklärung zu Arbeitnehmern, die zur Durchführung des Auftrags zur
Verfügung stehen, mit Angaben zu ihrer Qualifikation und beruflichen
Erfahrung.
13. Bindefrist und Termin der Auftragsvergabe:
Die Bindefrist endet am 20. Januar 2017. Bis zu dieser Frist ist der Bieter an sein
Angebot gebunden. Der Auftragszuschlag wird spätestens bis zum Ablauf der
Bindefrist erteilt.
14. Wertungskriterien:
German Films wird den Zuschlag auf das wirtschaftlichste Angebot erteilen. Die
Wirtschaftlichkeit der Angebote beurteilt sich nach den folgenden Zuschlagskriterien
mit der entsprechenden Gewichtung:
a) Preis
50%
b) Konzept zur Qualität, Ästhetik, Ausführungsart
und Zweckmäßigkeit der Leistungen:
50%
German Films Service + Marketing GmbH Herzog-Wilhelm-Str. 16 • 80331 Munich/Germany • phone +49-89-59 97 87 0 • fax +49-89-59 97 87 30 •
[email protected] www.german-films.de • Managing Director: Mariette Rissenbeek • Supervisory Board: Peter Herrmann (chairman), Jana Cernik, Katharina
Cramer-Hadjidimos, Peter Dinges, Antonio Exacoustos, Petra Müller • Bayerische Landesbank • Bank Code: 700 500 00 • Account No.: 3289673 •
IBAN: DE38 7005 0000 0003 2896 73
BIC: BYLADEMMXXX • VAT Reg No.: DE 170540472 • Tax ID No.: 143/140/50232 • Commercial Register: Munich HRB 116660

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