Office Manager (w/m)

Zur Verstärkung unseres Teams suchen wir ab sofort nach einem
Office Manager (w/m)
in Teilzeit (20 bis 25 Stunden/Woche)
zunächst als Elternzeitvertretung für 1,5 Jahre, bei Eignung auch länger
INTERVAL ist ein Forschungsunternehmen mit Sitz in Berlin Mitte, das für Entscheidungsträger
in Politik und Verwaltung sowie Wirtschaft und Verbänden arbeitet. Für unser Team suchen
wir ab sofort nach einer motivierten Person, die Lust hat sich in ein kleines und dynamisches
Team einzubringen und uns mit Organisationstalent und Elan unterstützt.
Als
Office
Manager/in
stehen
Sie
dem
Research-Team
neben
den
klassischen
Verwaltungsaufgaben auch bei der Akquise neuer Projekte administrativ zur Seite.
Ihre Aufgaben
• Sie behalten den Überblick im Office-Bereich (Sie übernehmen: Postein- und -ausgang,
Korrespondenz, Betreuung des Telefons, Scannen von Unterlagen, Zusammenstellen
von
pdf-Dateien,
Adressbuchpflege,
Bestellwesen,
Organisation
interner
Veranstaltungen/Workshops, Verwaltung der Handkasse und vorbereitende
Finanzbuchhaltung).
• Sie sorgen für eine reibungslose Personalsachbearbeitung (Verwaltung von
Urlaubszeiten, Krankschreibungen, Kommunikation mit Krankenkassen und
Steuerbüro).
• Sie unterstützen uns administrativ im Bereich der Projektakquise. Dazu gehören:
Zusammenstellung und Strukturierung von Unterlagen, Vorbereitung von
Firmenreferenzen, Formblättern und Erklärungen sowie Aufsetzen von Anschreiben;
Führung und Pflege von Dokumentenvorlagen, Datenbanken und Listen;
Korrespondenz mit unseren Kooperationspartnern; Unterstützung bei der
anforderungsgerechten und rechtzeitigen Einreichung von Angeboten.
• Sie übernehmen das Korrekturlesen sowie die Layout-Endredaktion von
unterschiedlichen Textformaten (u. a. wissenschaftlichen Berichten).
Ihr Profil
• Sie verfügen über eine kaufmännische Ausbildung oder einen Bachelor-Abschluss.
• Idealerweise können Sie Erfahrung in dem beschriebenen oder einem vergleichbaren
Aufgabengebiet nachweisen.
• Sie bringen ausgezeichnete Kenntnisse im Umgang mit Word (u. a. Arbeiten mit
Abschnittsumbrüchen, Formatvorlagen und Verzeichnissen in längeren Texten,
selbstständige Erstellung von Serienbriefen und Tabellen) und Grundwissen zum
Umgang mit Excel (insb. Formatierung von Tabellen) mit. Zudem verfügen Sie über ein
Grundwissen mit der Software Adobe Acrobat (Erstellen und Zusammenfügen von pdfDokumenten, Erstellung von Verzeichnissen).
• Sie arbeiten selbstständig, strukturiert und mit sehr hohem Qualitätsanspruch. Dabei
erfassen Sie das Wesentliche und arbeiten Aufgaben pragmatisch nach vereinbarten
Prioritäten ab.
• Sie verfügen über sehr gute Deutsch- und Rechtschreibkenntnisse. Englischkenntnisse
sind wünschenswert, aber keine Voraussetzung.
• Sie behalten auch in arbeitsintensiven Phasen den Überblick.
• Sie arbeiten gerne im Team und sind serviceorientiert.
Wir bieten Ihnen
ein spannendes Arbeitsumfeld in einem jungen und wachsenden Team mit
wechselnden Herausforderungen
• einen Arbeitsort in Berlin-Mitte
• eine offene, ehrliche und humorvolle Arbeitsatmosphäre
•
Bitte senden Sie uns Ihre vollständigen Bewerbungsunterlagen bis zum 25. November 2016
zu Händen von Diana Petleva unter Angabe Ihrer Gehaltsvorstellung und Ihres
frühestmöglichen Eintrittsdatums an: [email protected] (eine pdf-Datei, max. 2 MB).
Wir freuen uns auf Ihre aussagekräftige Bewerbung!
Rechtliche Hinweise:
Mit dem Absenden Ihrer Bewerbung erklären Sie sich einverstanden, dass Ihre
Bewerbungsdaten in unserem EDV-System gespeichert werden, um ausschließlich für
betriebsinterne Zwecke verwendet zu werden. Die Bewerbungsdaten werden entsprechend
den geltenden datenschutzrechtlichen Bestimmungen vertraulich behandelt.

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