西宮公共職業安定所における文書の紛失について

平成２８年１１月１５日
兵
庫
労
働
局
西宮公共職業安定所における文書の紛失について
兵庫労働局（局長小林健）は、西宮公共職業安定所における個人情報を含む文書の
紛失について、下記のとおり当該事案を確認の上、必要な措置を講じましたので、概要
をお知らせします。
記
１
概要
西宮公共職業安定所（以下「西宮所」という。）において、Ａ社会保険労務士事務
所（以下「Ａ事務所」という。）から提出されたＢ社のキャリアアップ助成金計画書
及び履歴事項全部証明書（以下「計画書等」という。）を紛失するという事案が発生
した。
計画書等には、Ｂ社の事業所名、事業所の所在地・電話番号、代表取締役の氏名・
住所、役員の氏名、労働者代表者の氏名、事務代理者の氏名等が記載されていた。
２事実経過
(１) 平成 28 年 10 月 25 日、兵庫労働局職業安定部職業対策課ハローワーク助成金デ
スク（以下「デスク」という。）にＡ事務所のＣ氏が来所し、キャリアアップ助成
金計画書（以下「計画書」という。）の写しの再交付を希望する旨の申出があった。
デスク担当者Ｄが関係書類等を確認したところ、Ｂ社が計画書を提出した記録が
なかった。Ｃ氏に対して、西宮所に提出した時の状況を確認したところ、平成 26
年５月 15 日に西宮所へ提出した旨の説明があり、併せて、西宮所の受付印が押印
された計画書の写しの提示があった。このため、計画書の受理及び認定状況を改
めて確認するため、Ｃ氏に即日の交付ができないことを説明し了承を得た。
(２) 同日、デスク担当者Ｄを中心に、デスク内を捜索するとともに、西宮所に電話連
絡を行い、計画書等の受理からデスクへの送付までの状況を確認するよう指示した。
※計画書の受理後の処理は、① 受理した公共職業安定所からデスクに郵送し、デ
スクにおいて審査を行い、② デスクにおける計画書の認定後は、確認印を押印し、
その写しを提出事業所及び受理安定所へ返送することとなっている。
(３) 翌日以降、同年 11 月１日までデスク内及び西宮所内をくまなく捜索したがＢ社
の計画書等を発見できなかったため、紛失したと判断した。
(４) 同年 11 月１日、西宮所次長と雇用指導官がＡ事務所の代表者を訪問し、これま
での経過を説明し、謝罪した上で了承を得た。また、Ｂ社については事業主が不在
のため後日の訪問とした。
(５) 同月２日、西宮所次長と雇用指導官がＢ社を訪問し、これまでの経過を説明し、
謝罪した上で了承を得た。
(６) 現在においても、
計画書等は発見には至っていないが、デスクで受理した記録及び西宮所からデス
クに郵送した記録がないことから、西宮所内で紛失した可能性が高い。また、計画
書等は外部に持ち出す性質の書類ではないため、他の不要な書類に紛れて、誤って
シュレッダー等に廃棄したと思われることから、外部に漏えいしたとは考えにくい。
３
発生原因
西宮所では、各種助成金の取次ぎ時に受理した内容等を記録する受理簿を作成して
おらず、事務処理過程において受理した計画書等が所在不明になった場合の確認方法
がなかった。
また、シュレッダー処理を行う際に廃棄書類を１枚ずつ確認する作業の徹底や、ゴ
ミ箱も机上の書類が誤って入らないような配置にするなどの紛失防止の措置をとっ
ていなかった。
４再発防止策
(１）西宮所においては、11 月２日、緊急幹部会議を開催し、所長から事実経過の説
明及び文書管理、個人情報管理の徹底を指示し、幹部職員から職員・非常勤職員
全員に対して文書管理、個人情報管理を徹底することを指示した。
西宮所の助成金コーナーにおいては、各種助成金の受理簿を作成し、進捗管理
を徹底するよう指示するとともに、シュレッダー処理の作業手順やゴミ箱の配置
についても点検を行い、不適切な場合は改善するよう指示した。また、受付書類
の保管方法や保管場所についても見直しを行った。
（２）兵庫労働局職業安定部職業対策課は、県下全ての公共職業安定所長（以下「安
定所長」という。）に対して助成金コーナーにおける受理簿の整備状況を確認し、
作成していない場合は改めて作成するよう指示した。
（３）兵庫労働局総務部総務課は、総務部長名により、管下の労働基準監督署長、安
定所長に対して個人情報の適正な管理及び漏えい防止についての文書を発出する
予定であるとともに、１１月下旬には臨時労働基準監督署長・職業安定所長会議
を開催して、今回の事案に係る経過を説明の上、個人情報漏えいは基本業務の不
適切な結果の一つであることをしっかりと認識して、事務処理のあり方、基本業
務の見直しを徹底するよう指示する。
【担当】
兵庫労働局職業安定部
職業対策課長桂
昌宏
課長補佐藤永勇人
電話 078-367-0810（職業対策課）
078-221-5440（デスク）

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