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Das Kommunikations- und Informationszentrum (kiz) der Universität Ulm sucht
zum 1. Januar 2017 eine/n
Verwaltungsfachangestellten (m/w)
in Vollzeit als Vertretung für eine beurlaubte Mitarbeiterin. Die Stelle ist befristet bis
31. Oktober 2019.
Das kiz ist mit etwa 150 Beschäftigten eine der größten zentralen Einrichtungen der Universität
Ulm und erbringt Dienstleistungen in den Bereichen Bibliothek, Informationstechnik und Medien.
Haben Sie Freude am täglichen Umgang mit unterschiedlichen Kunden, sind ein
Organisationstalent und können strukturiert in einem Team arbeiten? Dann bewerben Sie sich
bei uns und werden Sie Teil der Abteilung Servicemanagement & Organisation im Team
Geschäftsstelle.
Was Sie erwartet:
- Bearbeitung aller per E-Mail oder Telefon in der Geschäftsstelle eingehenden Anfragen
mithilfe des Ticketsystems OTRS
- Bearbeitung des Postverkehrs
- Vorbereitung von Schriftsätzen für die Leitung des kiz
- Terminkoordination (z.B. Bewerbungsgespräche, Meetings) und Verwaltung von
Belegungsplänen
- Sachbearbeitung Rechnungswesen: Vorbereitung von Beschaffungen, selbstständige
Anforderung von Angeboten sowie Durchführen von Bestellungen, Prüfen von
Kreditoren-Rechnungen, Erstellen von Debitoren-Rechnungen
- Administrative Aufgaben im Personalbereich (z.B. Urlaubskartei, Krankmeldungen,
Bewerbermanagement)
- Organisation und Abrechnung von Dienstreisen
- Elektronische Schriftgutablage nach Aktenplan des kiz
- Verwaltung und Ausgabe von Büromaterial
- Organisation von Veranstaltungen und Empfang von Besuchern
Was wir erwarten:
-
Abgeschlossene Ausbildung zum/zur Fachangestellten für Bürokommunikation,
Bürokauffrau/-kaufmann oder eine vergleichbare Qualifikation
Sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift (Niveau C1)
Gute Englischkenntnisse
Hohe Kommunikationsfähigkeit und Organisationsgeschick
Sicherer Umgang mit dem PC und gängigen Anwenderprogrammen (Office)
Die Vergütung erfolgt nach TV-L EG 6.
Bewerbungen richten Sie bitte bis zum 14. Dezember 2016 an:
Herrn Guido Hölting
Leiter der Abteilung Servicemanagement und Organisation
Bevorzugt via E-Mail an: [email protected] (1 PDF)
Bitte geben Sie im Betreff die Kennziffer 133 an.
Schwerbehinderte werden bei entsprechender Eignung vorrangig eingestellt. Vollzeitstellen sind
grundsätzlich teilbar. Die Einstellung erfolgt durch die Zentrale Universitätsverwaltung.

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