veröffentlichung einer bekanntmachung

VERÖFFENTLICHUNG EINER BEKANNTMACHUNG
Leistungsgegenstand:
Eventmanagementleistungen für den Botanischen Garten &
Botanisches Museum Berlin (Dienstleistungskonzession)
Vergabenummer:
1.
2016-33-IIC1
Auftraggeber:
Freie Universität Berlin
Zentrale Universitätsverwaltung
Referat II C – Zentraler Einkauf
Thielallee 38
14195 Berlin
2.
Art der Vergabe:
Freihändige Vergabe mit vorherigem Teilnahmewettbewerb
Die Vergabeunterlagen erhalten ausschließlich die nach Durchführung dieses
Teilnahmewettbewerbs ausgewählten Bewerber.
3.
Form, in der der Teilnahmeantrag einzureichen ist:
elektronisch per Mail im PDF-Format
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4.
Stelle, an der
der Teilnahmeantrag
eingereicht werden muss:
Freie Universität Berlin
Zentrale Universitätsverwaltung
Abt. II, Referat C – Zentraler Einkauf
E-Mail: [email protected]
5.
Beschränkung der Zahl der Wirtschaftsteilnehmer, die zur Angebotsabgabe bzw.
Teilnahme aufgefordert werden:
Geplante Mindestzahl: 3 Höchstzahl: 5
6.
Objektive Kriterien für die Auswahl der begrenzten Zahl von Bewerbern:
Siehe hierzu Punkt Siehe Punkt 16
7.
Art der Leistung (kurze Leistungsbeschreibung):
Der Botanische Garten ist eine Einrichtung der Freien Universität Berlin, mit mehr als 20.000
Pflanzenarten ist er der größte Botanische Garten in Deutschland und der zweitgrößte der
Welt. Im Botanischen Garten werden regelmäßig Veranstaltungen durchgeführt, die gezielt die
Aufmerksamkeit der Öffentlichkeit auf den Botanischen Garten und das Botanische Museum
lenken und neue Besucherkreise erschließen. Es wird eine Eventagentur gesucht, die
ausgewählte Veranstaltungen (ca. 30-40 Termine/Jahr) im Botanischen Garten Berlin als
Veranstalter, auf Grundlage einer Dienstleistungskonzession, durchführt:
•
Tropische Nächte von Ende Januar bis Anfang/Mitte Februar
o
Informationen: http://www.bgbm.org/de/tropische-naechte-2016
o
Erwartetes Besucheraufkommen pro Abend: 800-1000
o
8 Termine *
o
Zielgruppe: Breite Öffentlichkeit
o
Zeit: 18-24 Uhr*
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•
•
Palmensinfonie von Mitte / Ende Januar bis Anfang/Mitte Februar
o
Informationen: http://www.bgbm.org/de/palmensinfonie-2016
o
Erwartetes Besucheraufkommen pro Abend: 600-800
o
4 Termine*
o
Zielgruppe: Breite Öffentlichkeit
o
Zeit: 18-20 Uhr*
Sommerkonzerte von Juni-August
o
Informationen: http://www.bgbm.org/de/event/die-sommerkonzerte-musik-imgruenen
•
o
Erwartetes Besucheraufkommen pro Abend: 400-650
o
12 Termine*
o
Zielgruppe: Breite Öffentlichkeit
o
Zeit: 18-20 Uhr*
Halloween – am letzten Oktoberwochenende
o
Informationen: http://www.bgbm.org/de/event/halloween-das-schaurigschoene-fest-fuer-jung-und-alt-1
•
o
Erwartetes Besucheraufkommen: 5.000-7.000
o
1 Termin
o
Zielgruppe: Familien & Kinder
o
Zeit: 11-18 Uhr*
Weitere Veranstaltungen Frühjahr und Sommer
o
Neu zu entwickeln
*Die Anzahl der Termine, die jeweiligen Öffnungszeiten sowie die bisherigen Ticketpreise
können im Rahmen der Weiterentwicklung der Veranstaltungen in Absprache mit dem BGBM
angepasst werden.
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8.
Aufgabenbeschreibung
Die Eventagentur soll – in enger Abstimmung mit der Leitung Marketing & Events BGBM – bei
der Umsetzung der Veranstaltungsreihen die folgenden Aufgaben übernehmen:
a. Konzeption
Weiterentwicklung der bestehenden Veranstaltungskonzepte / -programme sowie Konzeption
von neuen Veranstaltungsangeboten für den BGBM. Abstimmung und Freigabe durch den
BGBM.
z.B.:
•
Zielgruppen- und Marktanalyse
•
Titel & Inszenierung
•
Programm & Künstler
•
Partner & Kooperationen
•
Gastronomie
•
etc.
Hinweis: Die Konzepte sollen auf Basis von Briefings durch den BGBM in gemeinsamer
Abstimmung und speziell für die Durchführung im Botanischen Garten Berlin entwickelt
werden. Das Ideenrecht der so konzipierten Veranstaltungen verbleibt beim BGBM.
b. Marketing-Planung / Basis-Texte
Konzeption und Planung der Vermarktung sowie Redaktion von Basis-Texten für die jeweilige
Veranstaltung (z.T. Textadaption bestehender Basistexte). Abstimmung und Freigabe durch
den BGBM.
Pro Veranstaltung:
•
Mediaplanung & Planung Webemittel/-formate
•
Festlegung Medienpartner & -kooperationen
•
Erstellung von drei Basistexten: werblicher Kurztext (ca. 1 Seite DIN A 4),
Kurzinfo für Ticketpartner (ca. 1/2 Seite DIN A 4) & Pressemitteilung (ca.
2 Seiten DIN A 4)
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c. Kreation / Grafik
Adaption (z.B. jährliche Farbanpassung), Weiter- oder Neuentwicklung des Designs für
Veranstaltungsmaterialien und Onlineanwendungen auf Basis eines vorliegenden Corporate
Designs (BGBM, Veranstaltung). Abstimmung und Freigabe durch den BGBM:
z.B.:
•
Designentwicklung/-anpassung für Banner, Plakate, Flyer, Web o.ä.
Hinweis: Die Rechte an den Veranstaltungsdesigns liegen beim BGBM bzw. werden bei
Neuentwicklung an den BGBM übertragen.
d. Jour Fixe
Zur kontinuierlichen Abstimmung mit dem Botanischen Garten soll ein regelmäßiger Jour Fixe
(monatlich) mit der Leitung Marketing & Veranstaltungen (sowie ggf. Presse und
Betriebsleitung Technik & Infrastruktur) stattfinden. Die Agentur übernimmt die Vor- und
Nachbereitung der Jour Fixes.
z.B.:
•
Agenden & Protokolle für die Termine
e. Organisation und Umsetzung
Nach Abstimmung von Konzept, Marketing-Planung, Basistexten und Veranstaltungsdesign
(Leistungen a-c) und Freigabe durch den BGBM übernimmt die Eventagentur die Organisation
und Durchführung der oben genannten Veranstaltungen als Veranstalter im eigenen Namen
und auf eigene Rechnung inkl. Abführung etwaiger Steuern und sonstiger Abgaben sowie
Wahrnehmung aller Genehmigungs- und Versicherungspflichten, z.B.:
•
Recherche,
Anfrage
und
Beauftragung
aller
Dienstleister
(z.B.
Veranstaltungstechnik, Bühne, Künstler, Gastronomie etc.)
•
Gewinnung und Koordination von Partnern, Sponsoren oder Standbetreibern
•
Vertragshandling und Koordination von Ticketpartnern für den Vertrieb der
Eintrittskarten und Absprachen mit den Kassen des BGBM
•
Erstellung der Budgetplanung für die Veranstaltungen & Controlling
•
Programmierung und Einrichtung Veranstaltungswebsite, Facebook-Portal o.ä.
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•
Umsetzung der Werbemaßnahmen & Pressearbeit zur Veranstaltung
•
Erstellung und Aktualisierung aller benötigen Kontaktlisten, Pläne und
Dispositionen
•
Erstellung von printfähigen Foto- und sendefähigen Videoaufnahmen der
Veranstaltungen.
Hinweis: Übertragung der Rechte am Film-/Fotomaterial an den BGBM zum Einsatz in der
Pressearbeit, bei Marketingaktivitäten oder zur Selbstdarstellung des Botanischen Gartens.
Detaillierte Informationen zum Auftrag erhalten die besten 3-5 Bewerber nach Prüfung der
Teilnahmeanträge im persönlichen Gespräch. Die Informationen hier dienen ausschließlich
der Orientierung für die Bewerber.
9.
Gesamtmenge bzw. –umfang
Der Agentur werden für die Umsetzung der Veranstaltungsreihen von der ZE BGBM Flächen
im Botanischen Garten zur Verfügung gestellt, die im eigenen Namen und auf eigene
Rechnung im Rahmen der Veranstaltungen zu bespielen sind. Hierzu gehört auch die
Vermietung an Aussteller bzw. Händler oder die Einbringung von Sponsoren. Die Vermietung
der Standflächen sowie das Engagement von Sponsoren bedürfen der vorherigen
Zustimmung der ZE BGBM.
Die Einnahmen aus dem Ticketverkauf der Veranstaltungen, aus dem jeweiligen Vermietungsund Sponsorengeschäft verbleiben bei der Agentur. Für den BGBM wird jeweils eine finanzielle
Beteiligung (zum Beispiel in Form einer Miete und/oder Umsatzbeteiligung) vereinbart.
Die Bedingungen zu der finanziellen Beteiligung des BGBM werden gemeinsam verhandelt
und festgelegt. Dafür werden die 3-5 Agenturen, die für die zu vergebende Leistung nach
Prüfung der Teilnahmeanträge mit am besten geeignet sind, zu persönlichen Gesprächen und
einem Besichtigungstermin eingeladen (Dialogverfahren).
10. Ort der Leistungserbringung:
Berlin
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11. Zulassung von Nebenangeboten:
ja
nein
12. Losvergabe:
nein
13. Ausführungszeit:
Veranstaltungstermine der einzelnen Events: siehe Abschnitt 7.
Der Auftrag der Eventagentur startet voraussichtlich mit der Planung & Vorbereitung der
Sommerkonzerte 2017 (die Tropischen Nächte entfallen in 2017, die Palmensinfonie wird
letztmalig in Eigenregie vom BGBM durchgeführt).
14. Laufzeit
Die Laufzeit der Dienstleistungskonzession beträgt 2 Jahre, mit einer zweimaligen
Verlängerungsoption um jeweils ein Jahr.
Beginn der Dienstleistungskonzession voraussichtlich 01.03.2017.
15. Fristen:
Veröffentlichungstermin am
04.11.2016
Abgabe des Teilnahmeantrags
17.11.2016, 11.00 Uhr
Einladung zu den
Bietergesprächen i.d.Z.
Aufforderung z. Konzepterstellung
Präsentation der Konzepte
Bindefrist
21.11. – 09.12.2016
16.12.2016
23.01. – 03.02.2017
10.03.2017
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16. Die folgenden Erklärungen und Nachweise sind mit dem Teilnahmeantrag
einzureichen.
Die nicht vollständige Einreichung der Punkte 16 a) bis c) führt zum Ausschluss von
dem Verfahren.
Mindestbedingungen zum Teilnahmewettbewerb (Unterlagen zur Beurteilung der
Eignung der Bewerber)
a)
FU Formulare:
•
Eigenerklärung zur Zuverlässigkeit gem. § 6 Abs. 3 VOL/A (FUB 01)
•
Eigenerklärung
zu
Tariftreue,
Mindestentlohnung
und
Sozialversicherungsbeiträgen (FUB 02)
•
Eigenerklärung Korruptionsregister- und Gewerbezentralregister (FUB 03)
•
Eigenerklärung Frauenförderverordnung (FVV) (FUB 04)
•
Ggf. Eigenerklärung Bietergemeinschaft (FUB 05)
•
Ggf. Eigenerklärung Nachunternehmen (FUB 06)
•
Eigenerklärung Ausführliche Referenzdarstellung (FUB 08).
b) Bewerber Formulare (vom Bieter beizulegen):
•
Eigenerklärung
bzgl.
flexibler
Auftragsabwicklung
/
-betreuung
ohne
Zeitbegrenzung (auch an Sonn- und Feiertagen, Nachtstunden, Einhaltung
vereinbarter Zeitvorgaben)
•
Eigenerklärung hinsichtlich des zu erbringenden Auftrages über das Bestehen
einer gültigen Betriebshaftpflichtversicherung oder einer Absichtserklärung über
den Abschluss einer gültigen Betriebshaftpflichtversicherung im Falle der
Auftragserteilung. Als Mindestdeckungssummen (2-fach pro Jahr maximiert)
gelten für: Personenschäden 2.000.000 €, Sachschäden 1.000.000 €,
Vermögensschäden 100.000 €.
•
Eigenerklärung über fundierte Kenntnis aller relevanten Rechtsvorschriften,
Erlasse und Regelwerke sowie die Kenntnis über das Zusammenwirken aller zur
Durchführung einer sicheren Veranstaltung notwendigen Institutionen bekannt
sind (die einzelnen Regelwerke müssen aus der Eigenerklärung hervorgehen).
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•
Nachweis gemäß Versammlungsstättenverordnung zur Veranstaltungsplanung
und -betreuung durch eigene Mitarbeiter bzw. beauftragte Dritte als „Fachkraft/
Beauftragte für Veranstaltungstechnik z.B. als Bühnen- oder Studiomeister“.
•
Eigenerklärung, dass im Auftragsfalle der Auftrag fachgerecht ausgeführt wird und
ausschließlich entsprechend der Aufgaben qualifiziertes Fachpersonal mit
Berufserfahrung zum Einsatz kommt
c) Weitere Bewerber Nachweise:
•
Unternehmensdarstellung:
o
Organisationsstruktur
o
Anzahl der Mitarbeiter
o
Umsatz (bezogen auf die ausgeschriebene Leistung, in den letzten 3
Geschäftsjahren)
gesellschaftsrechtliche Verhältnisse des Unternehmens und der
o
verbundenen Gesellschaften (max. 1 Seite DIN A 4)
•
Nachweise von Referenzprojekten zur Referenzdarstellung:
o
Angabe
von
mindestens
10
vergleichbaren,
verantwortlich
umgesetzten Events innerhalb der letzten 5 Jahre jeweils mit Titel der
Veranstaltung / Jahr / Veranstaltungsgröße (mindestens zwei
Großprojekte >10.000 Teilnehmer) / Zielgruppe / Inhalt / Ort in
Stichpunkten (max. 2 Seiten DIN A4)
o
Sowie ausführliche Darstellung von mindestens zwei verschiedenen,
verantwortlich umgesetzten Projekten für vergleichbare Kunden u.
Darstellung der Leistung mit Bildern (max. 10 Seiten DIN A 4 inkl.
Bildern).
•
Team:
o
Kurzvorstellung des vorgesehenen Agentur-Teams (max. 4 Seiten
DIN A4) inkl. Darstellung der eventspezifischen Erfahrungen und der
Aufgabenbereiche der Teammitglieder – z.B. Konzeption/Strategie,
Projekt-/Eventmanagement, Kreation/Grafik, Online/Social Media,
Presse/Redaktion, Mediaplanung/Marketing etc.
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o
Für die Umsetzung ist ein/e Projektverantwortliche/r zu benennen,
der über mindestens 5 Jahre Berufserfahrung im Eventmanagement
verfügt und als Ansprechpartner für alle Bereiche fungiert.
17. Auskunft über den Teilnahmeantrag:
Rückfragen zu dem Teilnahmeantrag sind ausschließlich per Mail bis zum
11.11.2016.zu richten an:
[email protected]
18. Prüfung des Teilnahmeantrages:
Enthält der Teilnahmeantrag nach Auffassung des Bewerbers Unklarheiten, wird der
Bewerber gebeten sich umgehend mit der ausschreibenden Stelle in Verbindung zu
setzen.
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