FACT SHEET Integration von Metasonic in das ECM-System scanview®: Dokumentenbasierte Geschäftsabläufe agil managen Ein Großteil Ihrer wichtigen Geschäftsinformationen ist in Dokumenten, teilweise auf lokalen Festplatten, und E-Mails zu finden. Da der Zugriff auf diese Daten umständlich ist und in Ihren Geschäftsabläufen zeitliche Engpässe und womöglich Lücken entstehen, ist es entscheidend, dise Informationen mit den richtigen Tools zu verwalten. Dokumentenabhängige Geschäftsabläufe gilt es zu automatisieren. Damit dies jedoch nicht zu einem starren, unflexiblen Unterfangen wird, sollten Ihre Lösungen einerseits agil und andererseits einfach zu bedienen sein. Das Enterprise Content Management (ECM)-System scanview® mit der integrierten Metasonic® Suite Komponente erfüllt genau diese Aufgabe. Sie können geschäftliche Dokumente erfassen, verwalten, speichern und ausgeben, die darunterliegenden Systeme integrieren und die damit verbundenen Abläufe automatisieren und flexibilisieren. Revisionssicheres Archivsystem Das ECM-System scanview® ist modular aufgebaut, skalierbar und mit vielen Funktionen ausgestattet, die über ein Dokumenten Management System (DMS) hinausgehen. Sie können es als klassisches Archivsystem wie auch als modernes Dokumentenund Enterprise Content Management (ECM) einsetzen. Durch die Integration können Sie Dokumente in scanview® verwalten und zugeordnete Workflows für diese Dokumente in der Metasonic® Suite starten. Die scanview®-Dokumentenklassen (Formulartypen) stehen dabei für die Modellierung der Geschäftsprozesse zur Verfügung. Bei der Ausführung der Workflows werden die Dokumente bearbeitet, Änderungen in scanview® aktualisiert und im scanview®-Client visualisiert. DIE VORTEILE AUF EINEN BLICK: ›› Automatisierung von Erfas- sung, Verarbeitung, Verwaltung und Archivierung von Dokumenten ›› Echtzeitüberwachung und ständiges Anpassen Ihrer täglichen Abläufe ›› Intelligente Integration von Inhalten in geschäftliche Abläufe ›› Sichere und rechtskonfor- me Aufbewahrung ›› Unterstützt eine Vielzahl von Geräten, einschließlich mobiler ›› Intuitive Oberflächen ermöglichen die nahtlose Integration in vorhandene und zukünftige Systemlandschaften ›› Steuerung weiterer Syste- me (und deren Dokumente) ohne direkte Integration in scanview® Metasonic GmbH · www.metasonic.de · [email protected] FACT SHEET IHR NUTZEN: ›› Sie erstellen, verwalten und ändern sehr schnell alle dokumentenbasierte Geschäftsabläufe mithilfe einer intuitiven Oberfläche. ›› Ihre Mitarbeiter können jederzeit auf notwendige Informationen zugreifen. Copyright © 2015 Metasonic GmbH, Pfaffenhofen. Alle Rechte vorbehalten. Der Name Metasonic und alle genannten Produkte der Metasonic GmbH sind Marken der Metasonic GmbH. ›› Sie sparen Zeit und verein- fachen sowie flexibilisieren die Zusammenarbeit an Dokumenten. ›› Sie können sich schnell und jederzeit auf neue Vorschriften oder Kundenanforderungen einstellen. ›› Sie garantieren die Einhal- tung gesetzlicher, betrieblicher und behördlicher Vorschriften. ›› Sie gewährleisten eine revi- sionssichere Aufbewahrung von unternehmenswichtigen Inhalten. Belegerfassung • Leistungsfähige Texterkennung durch integrierbare OCR, ECR-Lösung • Automatische und manuelle Klassifizierung von Dokumenten • Integrierte Volltextdatenbank • Optionale Freiformerkennung E-Mail-Archivierung • Revisionssichere E-Mail-Archivierung • Sicherheit durch Verschlüsselung • Authentifizierung durch digitale Signatur • Automatische Indexierung Metasonic® Docflow • Intuitiv verständliche dokumentenbasierte Geschäftsabläufe (Workflows) • Einfache Einbindung der Fachabteilungen auch ohne IT-Background • Leicht anwendbarer, grafischer Workflow-Designer • Änderungen an Abläufen sind schnell und einfach realisiert • Webinterface zur schnellen Teilnahme am Workflow, z.B. aus dem E-Mail-Client • Kommunikation mit Fremdsystemen • Reibungsloser Ausbau der End-to-EndProzesse mit agiler BPM-Suite Office-Integration • Recherche und Archivierung aus Office heraus • Zentrale und revisionssichere Archivierung aller Office-Dokumente • Keine lokale Datenablage notwendig • Schnelleres Auffinden von Dateien durch Indexierung ERP- / CRM-Integration Langzeitarchivierung CAD-/ CAB-/ PDM Integration • Einsparungen von Lagerhaltungskosten • Revisionssichere Langzeitarchivierung • Keine Mehrfachablagen, Unterscheidung von Versionen • Reduzierung von Fehlablagen • Optimierung der Storage-Kapazität • Integration zentraler DMS-Funktionen in CAD-/CAM-Systeme • Leistungsfähiger Viewer ermöglicht Dokumentenansicht auch ohne entsprechende Softwareanwendung • Zusammenführung von kaufmännischen und technischen Dokumenten in einer Akte bzw. Mappe • Integration der technischen Dokumente in den Workflow Dokumentenmanagement • Verkürzte Suchzeiten dank Volltextund Indexsuche • Strukturierte Ablage in einer Baumstruktur • Regelung von gleichzeitigen Dokumentenzugriffen • Vermeidung von Wiederholungs- und Mehrfacharbeiten • Regulierung durch Zugriffsberechtigung • Integration zentraler DMS-Funktionen in ERP- und CRM-System • Zertifizierte Schnittstellen (z. B. für Microsoft, SAP) • Unabhängiger Zugriff auf komplette Dokumentenbestände und Stammdaten Mobiler Zugriff • Weltweite Verfügbarkeit der Unternehmensdokumente • Web-Erfassung und -Archivierung • Definition von Zugriffsrechten • Flexible Gestaltung der Benutzeroberfläche • Check-In / Check-Out Mechanismen Metasonic GmbH · www.metasonic.de · [email protected]
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