ScanView Workflow

FACT SHEET
Integration von Metasonic in das ECM-System scanview®:
Dokumentenbasierte Geschäftsabläufe agil managen
Ein Großteil Ihrer wichtigen Geschäftsinformationen ist in Dokumenten, teilweise auf
lokalen Festplatten, und E-Mails zu finden. Da der Zugriff auf diese Daten umständlich
ist und in Ihren Geschäftsabläufen zeitliche Engpässe und womöglich Lücken entstehen, ist es entscheidend, dise Informationen mit den richtigen Tools zu verwalten.
Dokumentenabhängige Geschäftsabläufe gilt es zu automatisieren. Damit dies
jedoch nicht zu einem starren, unflexiblen Unterfangen wird, sollten Ihre Lösungen
einerseits agil und andererseits einfach zu bedienen sein. Das Enterprise Content
Management (ECM)-System scanview® mit der integrierten Metasonic® Suite Komponente erfüllt genau diese Aufgabe. Sie können geschäftliche Dokumente erfassen, verwalten, speichern und ausgeben, die darunterliegenden Systeme integrieren und die damit verbundenen Abläufe automatisieren und flexibilisieren.
Revisionssicheres Archivsystem
Das ECM-System scanview® ist modular aufgebaut, skalierbar und mit vielen Funktionen ausgestattet, die über ein Dokumenten Management System (DMS) hinausgehen. Sie können es als klassisches Archivsystem wie auch als modernes Dokumentenund Enterprise Content Management (ECM) einsetzen. Durch die Integration können
Sie Dokumente in scanview® verwalten und zugeordnete Workflows für diese Dokumente in der Metasonic® Suite starten. Die scanview®-Dokumentenklassen (Formulartypen) stehen dabei für die Modellierung der Geschäftsprozesse zur Verfügung.
Bei der Ausführung der Workflows werden die Dokumente bearbeitet, Änderungen
in scanview® aktualisiert und im scanview®-Client visualisiert.
DIE VORTEILE AUF
EINEN BLICK:
›› Automatisierung von Erfas-
sung, Verarbeitung, Verwaltung und Archivierung von
Dokumenten
›› Echtzeitüberwachung und
ständiges Anpassen Ihrer
täglichen Abläufe
›› Intelligente Integration von
Inhalten in geschäftliche
Abläufe
›› Sichere und rechtskonfor-
me Aufbewahrung
›› Unterstützt eine Vielzahl
von Geräten, einschließlich
mobiler
›› Intuitive Oberflächen
ermöglichen die nahtlose
Integration in vorhandene
und zukünftige Systemlandschaften
›› Steuerung weiterer Syste-
me (und deren Dokumente)
ohne direkte Integration in
scanview®
Metasonic GmbH · www.metasonic.de · [email protected]
FACT SHEET
IHR NUTZEN:
›› Sie erstellen, verwalten
und ändern sehr schnell
alle dokumentenbasierte
Geschäftsabläufe mithilfe
einer intuitiven Oberfläche.
›› Ihre Mitarbeiter können
jederzeit auf notwendige
Informationen zugreifen.
Copyright © 2015 Metasonic GmbH, Pfaffenhofen. Alle Rechte vorbehalten. Der Name Metasonic und alle genannten Produkte der Metasonic GmbH sind Marken der Metasonic GmbH.
›› Sie sparen Zeit und verein-
fachen sowie flexibilisieren
die Zusammenarbeit an
Dokumenten.
›› Sie können sich schnell und
jederzeit auf neue Vorschriften oder Kundenanforderungen einstellen.
›› Sie garantieren die Einhal-
tung gesetzlicher, betrieblicher und behördlicher
Vorschriften.
›› Sie gewährleisten eine revi-
sionssichere Aufbewahrung
von unternehmenswichtigen Inhalten.
Belegerfassung
• Leistungsfähige Texterkennung durch
integrierbare OCR, ECR-Lösung
• Automatische und manuelle Klassifizierung von Dokumenten
• Integrierte Volltextdatenbank
• Optionale Freiformerkennung
E-Mail-Archivierung
• Revisionssichere E-Mail-Archivierung
• Sicherheit durch Verschlüsselung
• Authentifizierung durch digitale Signatur
• Automatische Indexierung
Metasonic®
Docflow
• Intuitiv verständliche dokumentenbasierte Geschäftsabläufe (Workflows)
• Einfache Einbindung der Fachabteilungen auch ohne IT-Background
• Leicht anwendbarer, grafischer
Workflow-Designer
• Änderungen an Abläufen sind schnell
und einfach realisiert
• Webinterface zur schnellen Teilnahme am Workflow, z.B. aus dem
E-Mail-Client
• Kommunikation mit Fremdsystemen
• Reibungsloser Ausbau der End-to-EndProzesse mit agiler BPM-Suite
Office-Integration
• Recherche und Archivierung aus
Office heraus
• Zentrale und revisionssichere Archivierung aller Office-Dokumente
• Keine lokale Datenablage notwendig
• Schnelleres Auffinden von Dateien
durch Indexierung
ERP- / CRM-Integration
Langzeitarchivierung
CAD-/ CAB-/ PDM Integration
• Einsparungen von Lagerhaltungskosten
• Revisionssichere Langzeitarchivierung
• Keine Mehrfachablagen, Unterscheidung von Versionen
• Reduzierung von Fehlablagen
• Optimierung der Storage-Kapazität
• Integration zentraler DMS-Funktionen
in CAD-/CAM-Systeme
• Leistungsfähiger Viewer ermöglicht
Dokumentenansicht auch ohne entsprechende Softwareanwendung
• Zusammenführung von kaufmännischen und technischen Dokumenten in
einer Akte bzw. Mappe
• Integration der technischen Dokumente
in den Workflow
Dokumentenmanagement
• Verkürzte Suchzeiten dank Volltextund Indexsuche
• Strukturierte Ablage in einer Baumstruktur
• Regelung von gleichzeitigen
Dokumentenzugriffen
• Vermeidung von Wiederholungs- und
Mehrfacharbeiten
• Regulierung durch Zugriffsberechtigung
• Integration zentraler DMS-Funktionen
in ERP- und CRM-System
• Zertifizierte Schnittstellen (z. B. für
Microsoft, SAP)
• Unabhängiger Zugriff auf komplette Dokumentenbestände und Stammdaten
Mobiler Zugriff
• Weltweite Verfügbarkeit der Unternehmensdokumente
• Web-Erfassung und -Archivierung
• Definition von Zugriffsrechten
• Flexible Gestaltung der Benutzeroberfläche
• Check-In / Check-Out Mechanismen
Metasonic GmbH · www.metasonic.de · [email protected]

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