Jahresabschluss 2016 - Abteilung III Finanzen

AKTUELLE
MITTEILUNG
Der Präsident
gültig bis 01/2017
 FAK  WE  ZUV
Bearbeiter/in:
Stellenzeichen/Tel.:
Kliem
III A 2 / App.: 79698
Datum
17. Oktober 2016
Abschluss der Buchführung zur Rechnungslegung für das Haushaltsjahr 2016
(Jahresabschluss 2016)
Sehr geehrte Damen und Herren,
in der Zeit vom 27.12. bis 30.12.2016, wird im Servicebereich Finanzen kein Regelbetrieb
aufrechterhalten.
Der Barzahlungsverkehr ist in dieser Zeit nicht möglich.
Buchungsschluss:
Gemäß Nr. 1.5 AV zu §76 LHO wird der 21. Dezember 2016 als Buchungsschluss festgesetzt.
Bis zu diesem Tag müssen grundsätzlich alle Zahlungen mit Auswirkung auf das „IST“ für das
Haushaltsjahr 2016 gebucht sein.
Zahlungsanordnungen und alle Buchungen mit Auswirkungen auf das „IST“, die nicht bis zu
diesem Termin in den Systemen von III B und UK verarbeitet wurden, werden zu Lasten der
Mittel des Haushaltsjahres 2017 gebucht.
Um mit dem Buchungsschluss das Haushaltsjahr 2016 vollständig abschließen zu können, sind
die nachfolgenden Termine zu beachten.
Annahmeschluss bei III B für alle Abrechnungsunterlagen aus dem Haushaltsjahr 2016 ist der
15. Dezember 2016, 14.00 Uhr.
Um die Rechnungslegung der TUB für das Haushaltsjahr 2016 rechtzeitig erstellen zu können,
müssen alle Rechnungen, Erstattungsanträge, Umbuchungen und sonstigen Abrechnungsunterlagen, die zu Lasten des Haushaltsjahres 2016 gebucht werden sollen, der Rechnungsstelle
- III B - bis spätestens zu diesem Termin vorliegen.
Annahmeschluss bei der UK für alle Zahlungsanordnungen zu Lasten und zu Gunsten des
Haushaltsjahres 2016 sowie für alle Buchungen mit Auswirkungen auf das „IST“ (sowohl bei
Einnahmen als auch bei Ausgaben), ist ebenfalls der 15. Dezember 2016, 14.00 Uhr.
Für die Verbuchung von Einnahmen und Belastungen aufgrund von Bankinformationen und
Kontoauszügen gilt als Buchungsschluss der 30. Dezember 2016.
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Es ist von den verantwortlichen Bereichen sicherzustellen, dass die notwendigen Zeitvorläufe
für alle erforderlichen Maßnahmen, z.B. die
• Rechtzeitige Erhebung der Einnahmen für das Haushaltsjahr 2016,
durch Zustellung von Schlussrechnungen an Leistungsempfänger für Lieferungen und Leistungen der TUB,
durch Fertigung aller erforderlichen Annahmeanordnungen, insbesondere auch
durch die rechtzeitige Mittelanforderung bei den Drittmittelgebern,
• Jährliche Abrechnung der Selbstbewirtschaftungsmittel,
• Abrechnung der Zahlstellen (z.B. UB, UdK) und die Bestätigung nach
Nr. 8.8 Anlage §79 LHO gegenüber der UK
beachtet werden, damit der Annahmeschlusstermin eingehalten werden kann; hierbei sind die
hausinternen Verwaltungs- und Hauspostwege (insbesondere die erforderliche Einbeziehung
der Fakultätsverwaltungen und des Servicebereichs Forschung) ebenfalls zu berücksichtigen.
Für von Bereichen der TU zu stellende Rechnungen, die nicht bis zum Annahmeschluss
beglichen sein werden, ist die Annahmeanordnung gleich auf das Haushaltsjahr 2017
auszustellen.
• Annahmeanordnungen für Geldeingänge in 2017 werden erst ab dem 1. Dezember
2016 angenommen und danach für das neue Haushaltsjahr (2017) erfasst.
• Annahmeanordnungen für noch in 2016 eingehende Geldeingänge, werden im aktuellen
Jahr (2016) erfasst.
Für den erforderlichen Nachweis der Inanspruchnahme von Festlegungen aus Verpflichtungsermächtigungen für das abgelaufene Haushaltjahr, ist vom Bereich IV H bis zum
20.01.2017 die notwendige Zusammenstellung zu liefern.
Ausgabereste
Bei den Ansätzen für Investitionsausgaben (Hauptgruppen 7 und 8) sowie bei Verwaltungsausgaben, die durch Vermerk im Haushaltsplan für übertragbar erklärt wurden, dürfen Reste
gebildet und auf das Haushaltsjahr 2017 zur weiteren Bewirtschaftung übertragen werden,
sofern der Zweck der Ausgaben fortdauert und ein sachliches Bedürfnis besteht (s. im übrigen AV zu § 45 LHO) und das Jahresergebnis eine Übertragung von Resten zulässt.
Alle aus Zuwendungs-(Spenden-)mitteln zu bildenden Reste (Titelgruppe 92 und 93), die
Ausgabemittel für die Durchführung von Aufträgen für Bundes- oder Landesbehörden und für
Dritte (Titelgruppe 97) sowie die Überhänge (Titelgruppe 94) sind übertragbar, sofern nicht
Regelungen der Mittelgeber dem entgegenstehen.
Bewilligungsmittel und Fördermittel des Präsidiums
Sofern im Laufe des Haushaltsjahres 2016 Zusagen aus den Bewilligungsmitteln und oder
den Fördermitteln des Präsidiums zur Bereitstellung zusätzlicher Mittel gemacht wurden,
diese Mittel aber im Laufes des Jahres nicht oder nicht vollständig in Anspruch genommen
wurden oder werden mussten, wird die Zusage über das abgelaufene Jahr hinaus, nicht aufrechterhalten. Zusagen des Präsidiums für das aktuelle Haushaltsjahr enden mit Abschluss
des Haushaltsjahres.
Bereits zugewiesene aber noch nicht verausgabte Bewilligungsmittel und oder Fördermittel des Präsidiums, die den jeweiligen Budgets zugewiesen wurden, sind aus
den Ansätzen der Folgejahre eigenständig zu finanzieren.
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Buchungen (Zahlungen) zu Lasten des Haushaltsjahres 2017
Für Zahlungen, die in den ersten Januartagen fällig werden, müssen ebenfalls die
oben angegebenen Termine beachtet werden. In diesen Fällen ist auf den Auszahlungsanordnungen unbedingt als Haushaltsjahr „2017“ anzugeben.
Mit freundlichen Grüßen
Kliem

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