ASTRAS Factsheet e-Sourcing Der Kernprozess unserer Software ASTRAS ist der elektronische Anfrageprozess von der Bedarfserfassung, RFI, RFQ, Vergabedokumentation bis hin zur Bestellung. ASTRAS ermöglicht es Ihnen, Ihre Anfragen schnell, prozesssicher und nachhaltig zu steuern. Die Software passt sich hierbei - ausgehend von einem etablierten Standard - an Ihre Unternehmensabläufe an. ASTRAS e-Sourcing Der Kernprozess unserer Software ASTRAS ist die elektronische Ausschreibung (e-RFX). Das Ziel dieses Prozesses: Für den jeweiligen Bedarf auf effiziente Weise den besten Vertrag schließen. Das Zusammenwirken von Systemen, Bedarfsträgern und Entscheidern im Einkauf wird durch ASTRAS optimal unterstützt. notwendigen Informationen für fundierte Vergabeentscheidungen liegen in ASTRAS als Entscheidungsbasis vor. Im optimalen Fall verzahnt sich ASTRAS dabei mit Ihren ERP-Systemen, um einen durchgängigen Belegfluss vom Bedarf bis zur Bestellung zu ermöglichen. In einen Sourcing-Prozess kommen nur die Bedarfe, für die noch nicht bekannt ist, durch welchen Lieferanten und zu welchen Konditionen sie gedeckt werden. ASTRAS e-Sourcing gilt als die beste Lösung für elektronische Anfrageprozesse - jährliche Auszeichnungen bescheinigen uns dies. Mit ASTRAS sind Ihre Anfragen effizient, prozesssicher und Compliance-konform. Die Allocation Network GmbH Mit Hilfe von ASTRAS lassen sich Anfragen schnell und strukturiert anlegen. Sie hinterlegen Ihre relevanten Spezifikationen in Ihrem ASTRAS-Lieferantenportal. Der von Ihnen bestimmte Lieferantenkreis erhält Zugang zu dieser Anfrage und kann die Anfrage dort einsehen, kalkulieren und mit einem Angebot beantworten. Die Angebote aller Lieferanten werden in übersichtlichen Angebotsspiegeln dargestellt, durchgerechnet und verglichen. Die Verhandlung wird im System geführt und nachvollzogen, bis hin zur Protokollierung der Vergabe. Somit kontrollieren den gesamten Ausschreibungsprozess über alle Runden hinweg und können die Auswertungen Ihrer Anfragen sowie die Ergebnisse Ihrer Vergabe elektronisch in Bestellungen, Rahmenverträgen oder anderen Folgeprozessen weiterverarbeiten. ASTRAS Factsheet e-Sourcing 1/2 Die e-Sourcing Funktionalitäten im Überblick Die Funktionen im Angebotsspiegel Verwaltung von Bedarfspositionen RFI (Request for information) RFQ (Request for quotation) e-Auctions Vergabedokumentation Bestellungen Schnittstellen zu ERP/PDM-Systemen Bibliothek mit generischen Best-Practice Templates Templatemanagement und Templatebibliothek für kundenindividuelle Anfragevorlagen und Cost-BreakDowns Referenzprozesse werden durch die sogenannten Templates gesteuert. Vordefinierte sowie firmenindividuelle Ausschreibungsvorlagen können gespeichert und verwaltet werden. Diese ASTRAS Templatebibliothek ermöglicht eine 100%ige Abdeckung aller Anfragestandards Ihres Unternehmens. Die Spezifikationen Ihrer Anfragen können Sie online eingeben oder über xls-Format sowie Schnittstellen aus ERP-Systemen einlesen. Änderungen an Spezifikationen während der laufenden Anfragen werden von Ihnen online vorgenommen und Ihre Lieferanten werden automatisch informiert. Das Versionsmanagement protokolliert den gesamten Prozess bis hin zur revisionssicheren Ablage. ASTRAS e-Sourcing bietet Ihnen praxisrelevante und prozessunterstützende Funktionen. Angebotsspiegel stehen online und in xls zur Verfügung Angebotsspiegel werden aggregiert und konsolidiert dargestellt Im Angebotsspiegel sind Bewertungen der Angebote und die Erfassung interner Kosten abbildbar Hiermit wird die Vergabeentscheidung optimal vorbereitet und protokolliert ASTRAS begleitet Ihre Verhandlungen auch über mehrere Runden bis zur Endverhandlung. Auktionen ergänzen hierbei nahtlos Ihre traditionellen Verhandlungsmethoden. Alle Angebotsdetails und die verhandelten Konditionen stehen dann in der Vergabedokumentation für die Anlage von Bestellungen, Rahmenverträgen oder anderen Belegen in Folgesystemen bereit. Hiermit schließt sich der Kreis. Sie haben die bestmögliche Bezugsquelle und die optimalen Konditionen für Ihre Bedarfe ermittelt. ASTRAS sorgt für die lückenlose Begleitung des Prozesses. Ihr Nutzen Die allgemeinen Funktionen in Events Wizardgestützes Anlegen Rundenmanagement Versionsmanagement Multiwährung Bieterlisten Geheimhaltungsvereinbarungen Rollen und Berechtigungen Protokoll Nachrichtenverwaltung Anfragecheckliste Angebotskommentierung und -bewertung Exportfunktion Submissions-Funktion Fundierte Vergabeentscheidungen auf Basis aller Informationen in ASTRAS (z.B. Angebotsdetails, TCO, Ratings und aktueller Spend des Lieferanten, Materialgruppenstrategie, etc.) Durchgängiger Belegfluss einer Vergabe: von der Bedarfsmeldung bis zur Bestellung Compliance in der Vergabe: Vergabeprozess und Entscheidungsparameter sind dokumentiert Systematische Performancemessung im Einkauf Aktivitätslevel der Einkaufsorganisation, Verhandlungsvorbereitung (Design), Vergabeverhalten, Qualität der Anfrageunterlagen dokumentiert Wenn Sie ausführliche Informationen zu unserer Lösung wünschen, freuen wir uns über Ihre Kontaktaufnahme. Gerne beraten wir Sie persönlich: Die Auswertung erfolgt durch umfassende Angebotsspiegel. Diese stehen Ihnen zu jedem Zeitpunkt online oder zum Download in Office Programme zur Verfügung. Allocation Network GmbH ASTRAS Factsheet e-Sourcing Allocation Network GmbH Stahlgruberring 22 81829 München Tel. +49-89-278257-0 [email protected] www.allocation.net 2/2
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