Original Einschränkungsfrei - Lösungshilfe, Lösungsvorschläge

Zeitmanagement und Selbstorganisation
lE tins St
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ku G
ng eh
sfr
e
ei im
Einsendeaufgaben zu GMA14
Bitte reichen Sie mit Ihren Lösungen die Aufgabenstellungen ein!
Name: Brückner
Vorname: Andreas
Postleitzahl und Ort: 03238 Finsterwalde
Straße: Heimstättensiedlung 3b
Studien-Nr.: 641560
Lehrgangs-Nr.: 772
3
GMA14XX
Druck-Nr.:
0609Kll
l. Führen Sie eine persönliche Zeitinventur durch. Diese muss mindestens eine Zeitnutzungsanalyse, eine
Zeitverlustanalyse, eine Zeitfresseranalyse sowie Maßnahmen und Lösungen für mindestens 3 Zeitfresser enthalten.
Meinen Tagesablauf dient mir zur Zeitnutzungsanalyse, den ich ausgearbeitet habe, um die Zeit zu Hause effektiv zu nutzen. Dabei gehe ich von
meinem Ziel aus, das Fernstudium innerhalb von 50 Wochen zu schaffen. Weiterhin achte ich auf eine gewisse Regelmäßigkeit der Pausen und
Lernzeiten sowie auf Abwechslung von Konzentration und Entspannung.
Tätigkeits- und Zeitanalyse
Nr.
Tätigkeit
Beschäftigung
Montag
Von - bis
1
Frühsport
2
- bis
5:30
5:50
Dauer
(in
Min.)
30
A
B
C
D
J
J
N
J
Hygiene
5:50
6:00
10
J
J
N
J
3
Frühstück
6:00
6:30
30
J
J
J
J
4
Fernstudium
6:30
9:00
150
J
N
J
J
5
Brunch
9:00
9:30
30
N
N
J
N
6
Fernstudium ESA
9:30
11:30
120
J
J
J
J
7
Essen zubereiten
11:30
12:00
30
J
J
J
J
8
Mittagspause
12:00
12:30
30
J
J
J
J
9
Post / Email
12:30
12:40
10
J
N
N
J
10
Fernstudium
13:00
15:00
120
J
J
J
J
11
Teatime
15:00
15:30
30
J
J
J
J
Telefon
15:30
16:00
30
J
N
J
J
Fernstudium
12
16:00
17:30
90
J
J
J
J
Tagesrückschau
17:30
17:45
15
J
J
J
J
Planung nächster Tag
17:45
18:00
15
J
J
J
J
Ausgleichssport
18:00
18:50
50
J
J
J
J
Hygiene
18:50
19:00
10
J
J
J
J
Abendessen
19:00
19:30
30
J
J
J
J
Freizeit
19:30
21:00
90
J
J
J
J
cre
13
14
15
16
17
18
Se
19
Lesen im Bett
21:00
22:00
60
N
N
J
J
21
Nachtruhe
22:00
5:30
450
J
J
J
J
na
20
Legende: A = War die Tätigkeit notwendig? (ja /nein)
B = War der Zeitaufwand gerechtfertigt? (ja/nein)
C = War die Ausführung zweckmäßig? (ja/nein)
D = War der Zeitpunkt der Ausführung sinnvoll? (ja/nein)
Nr.
Störung
Von - bis
Dauer
(in
Min.)
igi
To
p
Tages-Störblatt (Unterbrechungen)
Telefonat
oder Besuch
Wer?
Bemerkungen, z. B.
Gründe für Störungen
12:40
13:00
20
Internet
Emaillink
surfen
2
14:10
14:15
5
Telefon
Marktforschung
Werbeanruf
3
14:40
14:45
5
Telefon
Auftraggeber
Aushilfejob
Or
1
Tätigkeits- und Zeitanalyse
Tätigkeit
Beschäftigung
lE tins St
ch re
rän ng
ku G
ng eh
sfr
e
ei im
Nr.
Dienstag
Von - bis
1
Frühsport
2
- bis
5:30
5:50
Dauer
(in
Min.)
20
A
B
C
D
J
J
J
J
Hygiene
5:50
6:00
10
J
J
J
J
Frühstück
6:00
6:30
30
J
J
J
J
4
Arbeitsmittel ordnen
6:30
6:45
15
J
J
J
J
5
Fahrt zum Auftragsort
6:45
6:55
10
J
J
J
J
6
Montagehilfe
7:00
9:00
120
J
J
J
J
3
7
2.Frühstück
9:00
09:15
15
J
J
J
J
8
Montagehilfe
09:15
12:00
165
J
J
J
J
9
Mittagspause
12:00
12:30
30
J
J
J
J
12
Montagehilfe
12:30
15:00
150
J
J
J
J
13
Fahrt nach Hause
15:00
15:10
10
J
J
J
J
14
Teatime
15:15
15:45
30
N
J
J
J
15
Fernstudium
15:45
17:30
105
J
J
J
J
16
Tagesrückschau
17:30
17:45
15
J
J
J
J
17
Planung für Morgen
17:45
18:00
15
J
J
J
J
18
Ausgleichssport
18:00
18:50
50
J
J
J
J
19
Hygiene
18:50
19:00
10
J
J
J
J
20
Abendessen
19:00
19:30
30
J
J
J
J
21
Freizeit
19:30
21:00
90
J
J
J
J
Lesen
21:00
22:00
60
N
J
J
J
Nachtruhe
22:00
5:30
450
J
J
J
J
22
23
Legende: A = War die Tätigkeit notwendig? (ja /nein)
B = War der Zeitaufwand gerechtfertigt? (ja/nein)
C = War die Ausführung zweckmäßig? (ja/nein)
D = War der Zeitpunkt der Ausführung sinnvoll? (ja/nein)
Tages-Störblatt (Unterbrechungen)
Nr.
1
Dauer
(in
Min.)
Störung
Von - bis
16:05
16:30
Telefonat
oder Besuch
25
Wer?
Internet
Bemerkungen, z. B.
Gründe für Störungen
Ich
surfen
na
Or
igi
To
p
Se
cre
Zeitverlustanalyse:
Zeitverluste entstehen bei mir durch falsche Reihenfolge der Tätigkeiten auf der To do Liste,
bei der Planung kann ich die Dauer manche Arbeiten schlecht schätzen,
eine fehlende Rangordnung nach Wichtigkeit und Dringlichkeit,
sowie zu langes arbeiten an einem Problem.
beschäftige mich öfters mit persönlichen Sachen,
schiebe Dinge oft auf.
Ja
Nein
Zeitverluste bei der Zielsetzung
2. Habe ich genügend Einblick in die Zusammenhänge zwischen
meiner Arbeit und dem gesamten Betriebsgeschehen?
3.
X
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ch re
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ku G
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ei im
1.
Habe ich einen systematischen Überblick über alle Aufgaben, die in meinen Arbeitsbereich fallen, z. B. mittels
einer „Aktivitäten - Checkliste/Aufgaben-Kontrolle"?
Habe ich zu viele verschiedene Aufgaben zu erfüllen?
4.
Beschäftige ich mich mit zu vielen verschiedenen Problemen
und Arbeiten?
5.
Führe ich meine Mitarbeiter durch konkrete Zielvorgaben
(Management by Objectives)?
x
x
x
x
6.
Arbeite ich regelmäßig daran, neue Ideen zu entwickeln,
mein Wissen und Können zu erweitern?
Zeitverluste bei der Planung
7.
Kenne ich die ungefähre prozentuale Verteilung von
voraussehbaren Arbeiten?
x
8.
Bin ich auf mögliche Schwierigkeiten (Krisen) bei der
Aufgabenerledigung vorbereitet?
x
9.
Berücksichtige ich eine Reservezeit für unvorhergesehene
Fälle, Krisen und Störungen?
x
10. Treffe ich Vorkehrungen gegen Störungen, um mich meiner
Arbeit ununterbrochen widmen zu können?
x
11. Unternehme ich zu viele Dienstgänge oder Geschäftsreisen?
x
x
12. Notiere ich Termine, Aufgaben und Aktivitäten in einem
Zeitplanbuch?
Zeitverluste bei der Entscheidung
cre
13. Beurteile ich eine Arbeit, bevor ich mit ihr beginne (lohnt
sich der Aufwand)?
14. Lege ich eine Rangordnung der Arbeiten nach ihrer
Wichtigkeit (z. B. A, B, C) fest?
X
x
x
na
Or
igi
To
p
Se
15. Teile ich den einzelnen Arbeiten das richtige Maß an Zeit
zu, das ihrer Bedeutung (Wichtigkeit und Dringlichkeit)
entspricht?
Ja
Nein
x
O
17. Versuche ich, kleine Arbeiten, unwichtige Dinge und
Nebensächlichkeiten allzu perfekt zu erledigen?
x
O
18. Messe ich reinen Routineaufgaben zu viel Zeit zu?
x
O
19. Befasse ich mich bei der Erledigung einer Aufgabe zu
sehr mit Einzelfakten, obwohl ich die für mich wichtigsten
Dinge bereits kenne?
x
O
20. Führe ich zwischen den einzelnen Tätigkeiten zu lange
Privatgespräche?
O
x
x
O
x
O
O
x
x
O
25. Benutze ich moderne Hilfsmittel, die mir die Arbeit erleichtem (Diktiergerät, Wählautomat, Formulare, Check
listen etc.)?
x
O
26. Stelle ich Überlegungen zur systematischen Vereinfachung der
Arbeit in meinem Tätigkeitsbereich an?
x
O
27. Treten in bestimmten Arbeitssituationen immer wieder
die gleichen Schwierigkeiten auf?
O
x
28. Plane ich schon am Vorabend den nächsten Tag?
x
O
29. Plaudere ich mit Kollegen oder der Sekretärin, ehe ich
mit der Arbeit beginne?
x
O
30. Beschäftige ich mich erst mal mit persönlichen Dingen?
x
O
31. Lese ich zunächst Zeitungen und/oder die Eingangspost?
x
O
32. Benötige ich für jeden Anfang eine längere Zeitspanne,
um wieder in die Arbeit hineinzukommen?
O
x
33. Fange ich spontan mit einer Aufgabe an, ohne sie durchdacht zu haben?
x
O
34. Sorge ich für eine ausreichende Arbeitsvorbereitung meiner
Aktivitäten?
O
x
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ku G
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ei im
16. Verbringe ich zu viel Zeit mit Telefonaten, Besuchern
oder Besprechungen, die für mich keine oder nur geringe
Bedeutung haben?
Zeitverluste bei der Organisation der Arbeit
21. Arbeite ich zu lange an einem Problem, sodass der Ertrag
meiner Leistung immer mehr abnimmt?
22. Neige ich dazu, alles selbst machen zu wollen?
23. Verfüge ich über Mitarbeiter oder Helfer, denen ich geeignete
Aufgaben übertragen kann?
24. Ist mein Schreibtisch ständig überhäuft?
na
igi
To
p
Se
cre
Zeitverluste zu Beginn der Arbeit
Or
35. Schiebe ich Dinge oft auf?
Ja
x
Nein
O
O
x
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ku G
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36. Beginne ich bei schwierigen Problemen oder Aufgaben in
der Mitte oder am Schluss?
37. Fange ich bestimmte Arbeiten an und lasse sie liegen,
ohne sie zu Ende gebracht zu haben?
O
x
x
O
x
O
x
O
x
x
O
x
O
Zeitverluste bei der Tagesgestaltung
38. Kenne ich meinen persönlichen Arbeits- und Leistungsrhythmus?
39. Weiß ich, ob ich am Morgen oder Abend mehr leiste?
40. Entspricht mein Arbeitstag meinem Leistungsrhythmus?
41. Plane ich die günstigste Tageszeit für die wichtigsten
Aufgaben ein, um meine Leistungsfähigkeit voll auszunutzen?
42. Beschäftige ich mich in den Stunden meiner höchsten
Leistungsfähigkeit mit Routinearbeiten, Nebensächlichkeiten
und unwichtigen Problemen?
Zeitverluste bei der Information und Kommunikation
43.
Wähle ich meinen Lesestoff (z. B. Zeitschriftenartikel,
Fachliteratur) im Hinblick auf Wichtigkeit, Nutzen und
Verwertbarkeit aus?
44. Überfliege ich meinen Lesestoff, um die Hauptgedanken
zu erfassen und dann auf wichtige Stellen näher einzugehen?
45. Beende ich ein Telefonat, eine Unterredung oder eine Besprechung, wenn jedes weitere Wort nutzlos erscheint?
46. Bereite ich mich auf Besprechungen ausreichend vor?
47. Prüfe ich die Gesprächsziele des Anderen und meine eigenen, um Energie- und Zeitverschwendung auszuschließen?
48. Bereite ich meine Korrespondenz mit einfachen oder detaillierten Entwürfen vor?
cre
49. Vermeide ich Aufzeichnungen, die nur bei Eintritt von
höchst unwahrscheinlichen Ereignissen von Nutzen wären?
Se
50. Benutze ich Formulare für Routinearbeiten?
na
igi
To
p
Zeitfresseranalyse:
Fehlende Prioritäten
Fehlende Übersicht über anstehende Aufgaben und Aktivitäten
Schlechte Tagesplanung
Persönliche Desorganisation/überhäufter Schreibtisch
Fehlende Selbstdisziplin
Ablenkung/Lärm
„Aufschieberitis"
Wartezeiten (z. B. bei Verabredungen, Terminen)
Or
Maßnahmen und Lösungen:
Prioritäten setzen, was ist mir wichtig und was bringt mich weiter
Tagesplanung verbessern durch schriftliche Fixierung aller Termine und einer sinnvollen Reihenfolge
Selbstdisziplin verbessern, dadurch mehr Konzentration und Effektivität
x
O
O
x
x
O
x
O
O
x
O
x
O
x
2.
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25 Punkte von 25 Punkten
Führen Sie eine persönliche und berufliche Situationsanalyse durch. Diese muss mindestens die Bearbeitung der
Leitfäden zur Situationsanalyse, die persönliche Erfolgs- bzw. Misserfolgsbilanz, das Fähigkeitsprofil sowie eine
Ziel-/Mittelanalyse für mindestens zwei mittelfristige Wunschziele (Reichweite 3-5 Jahre), die Sie sich vornehmen
wollen enthalten.
(Falls Ihnen die Daten zu diesen Analysen zu persönlich sind, senden Sie bitte nur die Ziel-/Mittelanalyse für Ihre
zwei mittelfristigen Wunschziele ein.)
Ziel-Mittel-Analyse
Wunschziele
Notwendige Mittel
Was ist erforderlich?
Situationsanalyse
Handlungsziele
Maßnahmen
nicht
vorhanden
vorhanden
(Fähigkeiten usw.)
1. Jahresgehalt von 30.000€ netto in einem
Medienbetrieb
Fachabschluss
Selbststudium im Bereich
Online, Audio, Video
Fachabschluss in der
Branche
Fernstudium als Medienbetriebswirt
2. Geschäftsführer im eigenen
Werbeunternehmen
Investitionskapital
Ideen
Professionelle
Videoausrüstung
Kapital ansparen

25 Punkte von 25 Punkten
Montag
Tätigkeit
Aufgabe
Studium
Auftraggeber
Post/Email
Post/Email
igi
To
p
Dienstag
Tätigkeit Aufgabe
Studium
Post/Email
Post/Email
Or
L
L
S
Priorität Dauer
A
A
B
B
Bemerkung
4,0
0,25
0,5
0,5
5,25
na
Se
L
T
L
S
cre
3. Planen Sie Ihre Tage eine Woche lang nach der ALPEN-Methode. Dokumentieren Sie dies. Beschreiben Sie die drei
für Sie wichtigsten Erkenntnisse daraus.
Priorität Dauer Bemerkung
A
B
B
5,0
0,5
0,5
Mittwoch
Tätigkeit Aufgabe
M
L
S
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ku G
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sfr
e
ei im
6,0
Priorität Dauer Bemerkung
Hülsen setzen
Post/Email
Post/Email
A
B
B
6,0
0,5
0,5
7,0
Donnerstag
Tätigkeit Aufgabe
L
L
S
B
S
Priorität Dauer Bemerkung
Studium
Post/Email
Post/Email
Edelmetall schätzen lassen
Rechnung
A
B
B
B
A
3,0
0,5
0,5
1,0
0,5
5,5
Freitag
Tätigkeit Aufgabe
L
L
S
B
Priorität Dauer Bemerkung
Studium
Post/Email
Post/Email
Rechnung abgeben
A
B
B
A
4,0
0,5
0,5
0,5
cre
5,5
Erkenntnisse: Durch eine systematische Tagesplanung gehe ich sinnvoll mit meiner Zeit um, habe einen Überblick über die zu verteilenden
Aufgaben und ordne diese nach Prioritäten. Dadurch erreiche ich meine Ziele ob beruflich oder privat schneller.
durch das zusammenstellen der Aufgaben, einteilen nach Wichtigkeit und Dringlichkeit, ist der Arbeitsablauf flüssiger und dadurch
steigt die Konzentration auf das wesentliche, welches auch die Motivation für die nächste Aufgebe hebt, delegieren kann ich leider
nicht, da ich selbst studieren muß
Se


zur Tagesrückschau ist mehr Erfolg zu verzeichnen

der Zeitbedarf lässt sich nach und nach immer besser einschätzen

Unerledigtes wird bei der Nachkontrolle übertragen
in meinem Fall: je weniger Aufgaben umso mehr Pufferzeit ist noch für das Studium nutzbar
igi

na
durch die 60:40 Regel, ist Pufferzeit für unerwartete Störungen und spontane Aufgaben
To
p

Or
4. Wählen Sie aus der Liste der Organisationsprinzipien zur Tagesgestaltung drei für Sie wichtige Organisationsprinzipien
aus. Wenden Sie diese Prinzipien in Ihrem Tagesablauf eine Woche lang konsequent an. Beschreiben Sie die gemachten Erfahrungen und bewerten Sie sie im Hinblick auf Ihre Effizienz (Zeitgewinn?) und die Konsequenzen für
Ihre zukünftige Tagesplanung.
25 Punkte von 25 Punkten
Mit positiver Einstimmung in den Tag
Komplizierte und wichtige Dinge am Morgen erledigen
Jedem Tag seinen Höhepunkt geben
lE tins St
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ng eh
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e
ei im



Erfahrungen:
Wer den Tag mit einer positiven Lebenseinstellung beginnt, erfährt Zufriedenheit, Lebensfreude, Optimismus und hat Vertrauen in die Zukunft.
Das motiviert, mehr zu erreichen, mit dem Motto „Ich bestimme über die Arbeit und nicht die Arbeit bestimmt über mich“ Durch diese
Einstellung geht man ruhiger an die zu bewältigenden Aufgaben und die Fehlerquote sinkt fast gegen Null.
Arbeitsintensivere Aufgaben gehören in den Bereich des Höhepunktes der Leistungskurve, welche bei den meisten auf den Vormittag fällt.
Bewusst werden über den Lebenssinn! „Der Weg ist das Ziel“ Dadurch eine bessere Ausnutzung der eigenen Lebenszeit. Wer die Arbeit mit
einer positiven Einstellung verlässt, beginnt sie am nächsten Tag mit derselben. 
25 Punkte von 25 Punkten
Gesamtpunktzahl: 100 von 100
Note: 1
na
Or
igi
To
p
Se
cre
Sehr schön!

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