Gemeinsam erfolgreich: TA Triumph-Adler und das Amt Hüttener Berge Amt Hüttener Berge Mitarbeiter: 39 Lösung: MDS-Analyse, TA Cockpit Kunde seit: 2008 Das Amt Hüttener Berge umfasst 16 Gemeinden im Norden Schleswig-Holsteins. Seinen 14.239 Einwohnern gegenüber versteht sich das Amt Hüttener Berge als Dienstleister: 39 Mitarbeiter sind dafür da, dass die Verwaltung reibungslos läuft – von der Geburts- über die Ehe- bis zur Sterbeurkunde. „Vor eurer Flexibilität müssen sogar wir den Hut ziehen.“ Andreas Betz, Verwaltungsleiter Amt Hüttener Berge DIE AUSGANGSLAGE „Für Behörden wie unsere steigt der Druck seit einigen Jahren, so wie in den Unternehmen der freien W irtschaft auch. Unsere Devise lautet deshalb: Kosten senken, Effizienz steigern“, so Andreas Betz, Verwaltungsleiter im Amt Hüttener Berge. Im Zuge der im Jahr 2008 durchgeführten Verwaltungsfusion der Ämter Hütten und Wittensee hat er sich deshalb entschieden, TA Triumph-Adler mit der Neuausstattung des gesamten Gerätefuhrparks zu beauftragen und einen TOM-Vertrag a bzuschließen. Das Ziel: eine Reduzierung der Kosten bei gleichzeitiger Steigerung der Arbeitseffizienz und Druckqualität. DIE LÖSUNG TA Triumph-Adler tauschte im Rahmen einer MDS-Analyse die vorhandenen Geräte im Amt Hüttener Berge gegen neue Druck- und Multifunktionsgeräte aus und implementierte TA Cockpit, das web basierte Asset-Management-Programm, das den Fuhrpark überwacht und verschiedene Faktoren auswertet: „Ist da etwas kaputt? Wie viele Kopien wurden gemacht? Wer hat auf welcher Kostenstelle wie viel gedruckt? Und was hat das gekostet?“, fasst Betz zusammen. TA Cockpit zeigt auch an, wenn bei einem Gerät der Toner zur Neige geht und bestellt dann automatisch nach. Eine Tonerbevorratung ist nicht mehr notwendig. DAS ERGEBNIS Durch die Verbesserung der Arbeitsprozesse, des EDV-Einsatzes und des Dokumenten-Managements wurden 5,5 Stellen eingespart, die rund 220.000 bis 225.000 Euro jährlich kosten würden. Durch die Optimierung von Druck-, Kopier- und Telefonkosten werden zusätzlich jährlich 40.000 Euro eingespart. „Nicht alle Einsparungen gehen auf das Konto von TA TriumphAdler. Aber mit der Neuausstattung unseres gesamten Gerätefuhrparks konnten wir eine erhebliche Reduzierung der Kosten erreichen und die Gerätequalität steigern“, so Betz. „Wir haben mit TA Triumph-Adler den richtigen Partner für unseren Optimierungsprozess gefunden.“ 40.000 € 76 MDS Analyse Systeme + DIE LÖSUNG TA Triumph-Adler Accounting-Box + Einsparung durch die Optimierung der Druck-, Kopier- und Telefonkosten Eine nahezu papierlose Verwaltung € b + DAS ERGEBNIS Zeitersparnis und Effizienzsteigerung +
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