Integriertes Haushalts- und Kassenverfahren IHV – Mittelplanung/-bewirtschaftung Versionsinformationen Das Bild k ann zurzeit nicht angezeigt werden. Das Update Versions-Nummer 5.7.0 wurde am 20.10.2016 effektiv eingespielt. 1 Allgemein ■ Darstellung der IHV-Verfahrenskomponenten nach der Anmeldung Die Verfahrenskomponenten können jetzt anstelle eines Kreises auch als „Kacheln“ angezeigt werden. Dazu ist in der Maske mit den Verfahrenskomponenten die Schaltfläche „Optionen“ zu öffnen und bei der Checkbox „Verfahrenskomponentenkreis anzeigen“ das Häkchen zu entfernen. Die Änderung wird erst bei der nächsten Anmeldung wirksam. Durch die Darstellung als Kacheln sind die Verfahrenskomponenten auch bei vergrößerter Bilddarstellung für stark sehbehinderte IHV-Benutzer auswählbar. Bei dieser Anzeige (Kacheln) ist es zudem möglich, sich nur die gemäß der Benutzerberechtigung aktiven Verfahrenskomponenten anzeigen zu lassen. Die grau hinterlegten Verfahrenskomponenten werden nicht angezeigt. Hierzu ist bei der Option „nicht aktive Verfahrenskomponenten anzeigen“ das Häkchen ebenfalls zu entfernen. Diese Option gilt nicht bei der Darstellung als Kreis. Hier werden die nicht aktiven Verfahrenskomponenten immer grau hinterlegt dargestellt. 2 Verfahrensadministration ■ Bei den Dienststellendaten können nun zur Plausibilisierung der E-Mail-Adressen in den Stammdaten der IHV-Benutzer einer Dienststelle mehrere E-Mail-Domänen eingetragen werden. Die Eintragung kann nur vom zentralen IHV-Administrator beim Landesamt für Finanzen durchgeführt werden. Im Bedarfsfall ist durch den zuständigen IHV-Dienststellenadministrator die Ergänzung einer E-Mail-Domäne beim Servicedesk zu beantragen, [email protected]. Der Dienststellenadministrator selbst kann die E-Mail-Domäne nicht mehr ändern. 3 IHV-Mittelbewirtschaftung ■ Bearbeiten von Anordnungen In der Ergebnisliste zur Suche von Anordnungen wird jetzt zusätzlich zum Nachnamen auch der Vorname mit angezeigt. IBAN Only bei SEPA-Zahlungen Bei SEPA-Zahlungen ist nun grundsätzlich die Angabe des BIC nicht mehr erforderlich. Die IBAN ist hier ausreichend, sog. IBAN Only Zahlungen. Das gilt auch für die Anordnung von Auszahlungen aus vorgeschalteten Fachverfahren. Diese Regelung gilt aber nicht für alle SEPA-Länder. Die Schweiz, San Marino und Monaco sind davon ausgenommen. ■ Leitstelle Finanzwesen/Leitstelle Haushalt Stand: 10/2016 Seite 1 von 22 ■ ■ Ausdruck der Liste im Anordnungsverfahren Die Benutzerkennung des Bearbeiters (unter bearbeitet von) wird nun durch Übertrag in die zweite Zeile der Liste vollständig angezeigt. Der Fehler beim Ausdruck der Kontostruktur als Baumansicht wurde behoben. 4 IHV-Mittelplanung ■ Das Problem bei der Anzeige der Sperreberechnung bei nachgeordneten Dienststellen wurde behoben. 5 IHV-Haushaltsvollzug ■ ■ Weitere Hilfetexte wurden ergänzt. Die Fehler beim Export der Summarischen Funktionenübersicht, der Aufgliederung zur Funktionenübersicht, der Summarischen Gruppierungsübersicht, der Aufgliederung zur Gruppierungsübersicht, der Titelauskunft, der Istbeträge nach Anordnungsstellen und des Gesamtplans wurden behoben. Bei den Titelübersichten ist die Ausgabe des Kapitelabschlusses jetzt durchgehend möglich. Die Auswahl bei den Titelübersichten wurde bei der Möglichkeit „ohne“ gestrafft. Für die Auswertungen -Basistabelle TG 61 - 65 und OGr. 43 -Übersicht über Beihilfe- und Pflegeausgaben -Gesamtplan wurden Export-Funktionen ergänzt. Das Bearbeiten der Basisdaten Personalausgabenübersicht wurde ermöglicht. Die Schnittstelle Hochbau wurde aktualisiert. ■ ■ ■ ■ ■ Leitstelle Finanzwesen/Leitstelle Haushalt Stand: 10/2016 Seite 2 von 22 Das Update Versions-Nummer 5.6.0 wurde am 25.08.2016 effektiv eingespielt. 6 IHV-Mittelbewirtschaftung ■ Geschäftsprozess „Anordnung Bearbeiten“ Suchfunktion: Mit dem Feld Sachbearbeiterkennung können Sie nach Datensätzen suchen, die ein bestimmter Sachbearbeiter erfasst hat und die sich im Status „erfasst“ befinden. Wurde ein Datensatz im Anordnungsverfahren zurückgegeben und nicht vom ursprünglich erfassenden Sachbearbeiter geändert, befindet sich der Datensatz im Status „bearbeitet“. Für eine erfolgreiche Suche muss mit der Kennung des ursprünglichen Sachbearbeiters gesucht werden. Für die Anordnungen für einmalige Einnahmen, sowie für wiederkehrende Einnahmen und Ausgaben gilt zusätzlich folgendes: Bei der Suche nach einmaligen Einnahmen und wiederkehrenden Einnahmen und Ausgaben kann sich der Datensatz, der als Referenzsatz für eine weitere Änderung herangezogen wird, auch im Status gebucht befinden. Hier kann mit der Sachbearbeiterkennung gesucht werden, die im zuletzt von der Kasse gebuchten Datensatz als erfassender Sachbearbeiter hinterlegt ist. Erweiterung der Ergebnislisten um die Spalte „Vorname“: In der Ergebnisliste zur Suche wurde zusätzlich die Spalte „Vorname“ aufgenommen. Rechnungserstellung Im Entwurf der Rechnung wird nun oberhalb des Begriffs „Entwurf“ zur Information das Titelkonto der Buchung eingetragen. Bewirtschaftung VE-Mittel – Überziehungserlaubnis Die beim Benutzer hinterlegte Kennung für Überziehungserlaubnis gilt nun auch für die Bewirtschaftung von Verpflichtungsermächtigungen. Rückstellung der persönlichen Spaltenreihenfolge in den Ergebnislisten Das Verschieben der Spalten in den Ergebnislisten kann nun wieder auf die systemseitige Grundeinstellung zurückgestellt werden. Dazu wurde im Menüpunkt „Extras“ die Funktion „Spaltenreihenfolge zurücksetzen“ aufgenommen. Anschließend ist eine Neuanmeldung erforderlich. ■ ■ ■ Leitstelle Finanzwesen/Leitstelle Haushalt Stand: 10/2016 Seite 3 von 22 7 IHV-Haushaltsvollzug ■ ■ Hilfetexte wurden erstellt. Für die Staatshauptkasse wurden die Geschäftsprozesse □ □ Auskunft Basisdaten bearbeiten Umschichtungen Titelgruppentexte Titelgruppen Basistabelle Festtiteltexte freigeschaltet. ■ Die Schnittstelle zu VIVA wurde aktiviert. Leitstelle Finanzwesen/Leitstelle Haushalt Stand: 10/2016 Seite 4 von 22 Das Update Versions-Nummer 5.5.0 wurde am 07.07.2016 effektiv eingespielt. 1 Allgemein ■ Übernahme der Favoriten im Vertretungsfall: Wurde für einen Benutzer in IHV eine Vertretung eingerichtet und aktiviert, erhält er bei der Auswahlmaske der Verfahrenskomponenten den Hinweis: „Sie sind als Vertreter aktiviert. Wählen Sie aus, in welcher Funktion Sie arbeiten wollen.“ Hier werden die eigene Kennung und die Kennungen der zu Vertretenden angezeigt. Wird die Kennung eines zu Vertretenden ausgewählt, werden auch die Maskenfavoriten und Geschäftsprozessfavoriten des zu Vertretenden verwendet. 2 IHV-Benutzerverwaltung ■ Die Favoriten eines Benutzers können vom zuständigen Benutzerverwalter auf einen anderen oder mehrere Benutzer übertragen werden. Die zu übertragenen Favoriten werden hinzugefügt. Favoriten mit gleichem Favoriten-Namen werden nicht überschrieben und somit nicht auf den Benutzer übertragen. Vorgehensweise: „Geschäftsprozess „Benutzer-/Dst.-Verwaltung – mehrere Benutzer anzeigen/bearbeiten“ – Suche – Ergebnisse - Benutzerkennung auswählen (Kennung, auf die übertragen werden soll) – Masken-/Geschäftsprozessfavoriten anklicken – Vorlage auswählen (Kennung, von der übertragen werden soll) – bei zu übertragenden Favoriten je ein Häkchen setzen – Speichern. 3 IHV-Mittelbewirtschaftung ■ QR-Code auf Rechnungen: Auf den Rechnungen für einmalige Einnahmen wird rechts oben der Girocode (QR-Code) abgedruckt, welcher alle relevanten Zahlungsdaten wie Empfänger (Staatsoberkasse oder Landesjustizkasse), IBAN und BIC der Kasse sowie den Verwendungszweck = Buchungskennzeichen enthält. Der Zahlungspflichtige kann per Smartphone oder Tablet mit einer vom Kreditinstitut bereit gestellten App oder mit einem beim Kreditinstitut aufgestellten Lesegerät (soweit bereits vorhanden) die zahlungsrelevanten Daten des QR-Code auslesen und die Zahlung leisten. Neuanlage wiederkehrende Einnahme ohne Betragsvorgabe: Bei der Neuanlage einer wiederkehrenden Einnahme ohne Betragsvorgabe –weder beim lfd. Betrag noch beim Einmalbetrag- und ohne Eintrag im Auswahlfeld „PK-Art.“ erscheint nun die Sicherheitsabfrage „Wollen Sie den PK-Art-Schlüssel 003 für Soll = Ist-Einnahme eingeben?“. Zuweisung auf Ebenenkonten, Anzeige der einzelnen Zuweisungen: Bei der Kontostandsauskunft auf Ausgabemittel wird bei der Abfrage auf Ebene 1, Ebene 2 und Ebene 3 in der Detailauskunft hinter dem Betragsfeld „Ansatz“ mit einem Pfeil-Symbol die Möglichkeit der Anzeige der Einzelzuweisungen auf die abgefragte Ebene angeboten. Als Einzelzuweisung wird jeweils der Differenzbetrag des zum Zeitpunkt der Einbuchung gültigen Gesamtansatzes zum neu geltenden Gesamtansatz angezeigt. Bei Betätigung des Pfeils erscheint eine Tabelle mit dem Datum der Einbuchung der Zuweisung und dem Betrag. ■ ■ Leitstelle Finanzwesen/Leitstelle Haushalt Stand: 10/2016 Seite 5 von 22 Im Ausdruck des Detailsatzes erscheint die neue Tabelle mit Datum und Betrag der Zuweisungen ebenfalls. Hinweis: In der Maske „Zuweisung auf Ebenen“ ändert sich nichts. Es ist weiterhin bei Änderungen der jeweils neu geltende Gesamtansatz einzutragen und kein Differenzbetrag. 4 IHV-Haushaltsvollzug ■ ■ Für die Staatshauptkasse wurden weitere fünf Geschäftsprozesse freigeschaltet. Es wurde weitere zwei Schnittstellen aktiviert. Das Update Versions-Nummer 5.4.1 wurde am 21.06.2016 effektiv eingespielt. Es handelt sich hier um eine rein technische Version. Fachliche Änderungen liegen nicht vor. Leitstelle Finanzwesen/Leitstelle Haushalt Stand: 10/2016 Seite 6 von 22 Leitstelle Finanzwesen/Leitstelle Haushalt Stand: 10/2016 Seite 7 von 22 Das Update Versions-Nummer 5.4.0 wurde am 19.05.2016 effektiv eingespielt. 1 IHV-Restebearbeitung ■ ■ Ein Export für die Auswertung "Nicht-Restetitel mit negativem verbliebenem Rest" ist jetzt möglich. Der sporadisch aufgetretene Timeout-Fehler bei Aufruf der „Berechnungsmaske“ wurde bereinigt. 2 IHV-Mittelplanung ■ ■ ■ ■ Bei der Auswahl nach Buchungsdatum werden wieder alle Zuweisungen angezeigt. Die Reihenfolge der Auswahl von Jahr und Monat wurde im Grobfilter geändert. Der Fehler bei der Eingabe einer neuen Fußnote wurde bereinigt. Ein Java-Fehler beim Aufruf der Zuweisungsmaske wurde bereinigt. 3 IHV-Mittelbewirtschaftung ■ Bei wiederkehrenden Auszahlungen – Neu und Bearbeiten - kann ein abweichender Kontoinhaber vorgegeben werden. Unter Bankdaten ist beim Feld abweichender Kontoinhaber ein Häkchen zu setzen. Die Felder abweichender Name und abweichender Vorname sind nunmehr beschreibbar. Diese Daten werden im Sollstellungsdatensatz an die Kasse übermittelt. Ein Export von Zahlungspartnerdaten ohne Mengenbegrenzung ist möglich. Der Aufruf erfolgt über die Maske "Mittelbewirtschaftung --> Basisdaten --> Zahlungspartner --> Bearbeiten --> Suche. Der Export erfolgt als Job. Bei den Importprotokollen wurde die Überschriftzeile um den Dateinamen ergänzt. Die Bezeichnung der Combobox „Favoriten“ in der Menüzeile wurde in „Maskenfavoriten“ umbenannt. ■ ■ ■ 4 IHV-Haushaltsvollzug ■ ■ ■ ■ ■ ■ ■ ■ Der Aufruf auch der Schnellübersichten März ist jetzt möglich Das Bearbeiten der Basisdaten der Schnellübersicht ist jetzt möglich. Die Auswertung „Istbeträge nach Anordnungsstellen“ wurde freigeschaltet Die Auswertung „Aufgliederung zur Funktionenübersicht“ wurde freigeschaltet Die Auswertung „Summarische Funktionenübersicht“ wurde freigeschaltet. Die Auswertung „Aufgliederung zur Gruppierungsübersicht“ wurde freigeschaltet. Die Auswertung „Summarische Gruppierungsübersicht“ wurde freigeschaltet. Die Auswertung „Anhang zur Zentralrechnung wurde freigeschaltet. Leitstelle Finanzwesen/Leitstelle Haushalt Stand: 10/2016 Seite 8 von 22 ■ Die Auswertung „Personalausgabenübersicht wurde freigeschaltet. Leitstelle Finanzwesen/Leitstelle Haushalt Stand: 10/2016 Seite 9 von 22 Das Update Versions-Nummer 5.3.0 wurde am 17.03.2016 effektiv eingespielt. 1 Allgemein ■ Die Funktionen „Vertretung aktivieren“ (soweit in IHV eine Vertretung eingerichtet ist) und „Kennwort ändern“ sind jetzt bereits in der IHV-Einstiegsmaske unten über eine Schaltfläche aufrufbar. 2 IHV-Restebearbeitung ■ Bei der Prüfung, ob eine Haushaltsstelle im folgenden Jahr zulässig ist, wurde eine überflüssige Fehlermeldung entfernt. Bei der Datenübernahme der Reste ins neuen Haushaltsjahr wurde auch eine Umschichtung nach Art 80 BayHO (analog Art 7 I HG) berücksichtigt. ■ 3 IHV-Mittelplanung ■ In den Masken „Zuweisung“ und „Zuweisung buchen“ ist nun das Löschen mehrerer nicht gebuchter Zuweisungen in einem Arbeitsschritt möglich. In der Auswahl wurde die Auswahl „von … bis… “ bei Titeln, die keiner Titelgruppe angehören, berichtigt. Bei der Budgetabrechnung und der Budgetabrechnung Restevariante erfolgt die Sortierung nun nach der Haushaltssystematik. ■ ■ 4 IHV-Mittelbewirtschaftung ■ IHV prüft künftig beim Speichern einer erfassten Auszahlung, ob jeweils in den letzten 7 Tagen bereits eine Auszahlung mit identischen Daten gespeichert worden ist. Wenn IHV eine identische Auszahlung feststellt, wird das Speichern mit der Hinweismeldung „Speichern nicht möglich, da bereits eine identische Anordnung erfasst worden ist“ abgewiesen. Folgende Daten dürfen in der Auszahlungsanordnung insgesamt nicht identisch mit einer anderen Auszahlung sein: Das Bewirtschaftungskonto, der Zahlungspartner-Name, der Zahlungspartner-Vorname, die IBAN des Zahlungspartners, der Betrag, das Fälligkeitsdatum und der Verwendungszweck. 5 IHV-Benutzerverwaltung ■ Im Geschäftsprozess „Eigene Benutzerdaten anzeigen/verwalten“ war bisher die Funktion „Alten Berechtigungsbaum anzeigen“ vorhanden. Diese Auskunft auf die „alten“ Berechtigungen vor der Neuentwicklung der IHV-Benutzerverwaltung im September 2013 wird nunmehr nicht mehr benötigt und wurde deshalb entfernt. Leitstelle Finanzwesen/Leitstelle Haushalt Stand: 10/2016 Seite 10 von 22 Das Update Versions-Nummer 5.2.0 wurde am 28.01.2016 effektiv eingespielt. 1 IHV-Restebearbeitung ■ Die Aufnahme von nicht übertragbaren Haushaltsstellen nach Art 45 in die Restebearbeitung ist wieder möglich. Das Bedienungsproblem auf der Maske „Wechsel der Haushaltsstelle“ wurde bereinigt. Die Anzeige von Umschichtungen (Art. 50 BayHO) und ihre Berücksichtigung auf verschiedenen Masken und Auswertungen wurde ermöglicht. ■ ■ 2 IHV-Mittelplanung ■ Im Report Planungsübersicht werden Anordnungsstellennummer und -bezeichnung in der Fußzeile angedruckt. Verpflichtungsermächtigungen werden nun auch angezeigt, wenn nur ein Übertrag aus dem Vorjahr vorhanden ist. ■ 3 IHV-Mittelbewirtschaftung ■ „IBAN only“ Bei Auszahlungen innerhalb Deutschlands ist ab 01.02.2016 die Angabe der IBAN als Bankverbindung ausreichend. Die Erfassung des BIC ist weiterhin möglich, aber nicht mehr zwingend erforderlich. Das gilt auch für die Anordnung aus vorgeschalteten Verfahren und für das Einrichten und die Pflege von Zahlungspartnern. Bei grenzüberschreitenden Auszahlungen im SEPA-Raum ist die Angabe des BIC jedoch bis auf weiteres erforderlich. Quality Feedback an die Hotline Bei der Weiterleitung einer sog. Quality Feedback-Meldung in IHV (wird maschinell immer an die Hotline versandt) erhalten Sie künftig eine „Cc-E-Mail“ der Original-E-Mail an die Hotline. Der Betreff der E-Mail lautet: Quality Feedback. In der E-Mail stehen der Text „Anbei ein Feedback“ und zusätzlich noch allgemeine Informationen zum Absender. Bisher hatten Sie keine Information über die weitergeleite Quality Feedback-Meldung. Jetzt können Sie über die Anlage der Cc-E-Mail nachlesen, welches Problem bzw. welche Änderungsanforderung Sie weitergeleitet haben. Die Anlage lautet „Bericht.zip“. Wenn Sie die Anlage öffnen, wird das Textdokument „Bericht.txt“ angezeigt. Wenn Sie wiederum dieses Dokument öffnen, wird über einen editor eine Textinformation angezeigt. In der ersten Zeile dieser Information steht nach dem Begriff „Beschreibung:“ der von Ihnen im Quality Feedback eingetragene Text oder -bei einer maschinellen Fehlermeldungder vom System eingetragene Text. Massenanordnung Jobs zur Massenanordnung, die frühmorgens bis ca. 07:30 Uhr erzeugt, aber nicht sofort maschinell abgearbeitet worden sind, werden künftig um 07:30 Uhr maschinell angestoßen. ■ ■ Leitstelle Finanzwesen/Leitstelle Haushalt Stand: 10/2016 Seite 11 von 22 Die rechtzeitige Verarbeitung vor Abholung der Anordnungen durch die Kasse soll damit gewährleistet werden. 4 IHV-Haushaltsvollzug ■ Der Zugriff auf die Schnellübersichten (mit Offensive Zukunft) ist möglich. 5 IHV-Benutzerverwaltung ■ ■ Die Änderung der Bezeichnung von Berechtigungsvorlagen ist jetzt wieder möglich. Im Geschäftsprozess-Schritt "Änderung der Benutzerdaten anzeigen" wird in der Ergebnisliste in der Spalte "Details" nicht mehr die vom System vergebene Bezeichnung einer Vorlage angegeben, sondern der vom Benutzerverwalter vergebene Name der Berechtigungsvorlage. Leitstelle Finanzwesen/Leitstelle Haushalt Stand: 10/2016 Seite 12 von 22 Das Update Versions-Nummer 5.1.1 wurde am 14.12.2015 effektiv eingespielt. 1 IHV-Restebearbeitung ■ In der Restebearbeitung können ab dem Bearbeitungsjahr 2015 auch Fälle der Umschichtung nach Art. 50 BayHO in der Maske „Wechsel der Haushaltsstelle“ bearbeitet werden. 2 IHV-Haushaltsvollzug ■ Für den Haushaltsvollzug und die Bearbeitung durch die Staatshauptkasse wurden weitere Geschäftsprozesse freigegeben. Es wird nochmals darauf hingewiesen, dass bis zum endgültigen Umstieg, für den eine gesonderte Mitteilung erfolgt, weiterhin das bisherige Teilverfahren HHV die belastbaren Daten zur Verfügung stellt. ■ Leitstelle Finanzwesen/Leitstelle Haushalt Stand: 10/2016 Seite 13 von 22 Das Update Versions-Nummer 5.1.0 wurde am 27.11.2015 effektiv eingespielt. 1 IHV-Mittelplanung ■ Bei Haushaltsstellen in einem Budget ist eine Deckung auch wieder auf der empfangenden Haushaltsstelle sichtbar. 2 IHV-Mittelbewirtschaftung ■ Einmalige Auszahlung SEPA und einmalige Auszahlung Ausland in Euro: Die Auszahlungsmasken wurden um ein neues Betragsfeld = Betrag 2 erweitert. Das Betragsfeld 2 kann über eine Combobox ausgewählt werden. Das neue Betragsfeld 2 ist ausschließlich für diejenigen Behörden gedacht, die selbst Steuern an das Finanzamt abführen und nur in den besonderen Fällen, die durch eine interne Mitteilung der Dienststelle festgelegt werden. Ansonsten ist auch von diesen Behörden das Betragsfeld 1 zu verwenden. Bei dem Betragsfeld 2 ist es möglich, einen oder mehrere Steuersätze für die interne Steuerauswertung zu erfassen. Das Betragsfeld 2 ist nicht zu verwenden für den sog. innergemeinschaftlichen Erwerb. Für alle anderen Behörden ist wie bisher das Betragsfeld 1 zu verwenden. Deshalb ist das Betragsfeld 1 auch standardmäßig vorbelegt und muss nicht über die Combobox ausgewählt werden. Einmalige und wiederkehrende Einnahmen: Das Feld „Postleitzahl“ ist bei ausländischen Zahlungspflichtigen (Ländercode Zahlungspartner nicht DE) jetzt kein Pflichtfeld mehr. Ausländische Postleitzahlen, die größer als 5 Stellen sind, sollen gemäß Nr. 7.9.1 der Bestimmungen für die Erteilung von Kassenanordnungen im automatisierten Buchführungsverfahren der Staatskassen (EDVBK) im Feld „Ort“ der Ortsangabe vorangestellt werden. HÜL-Auskunft Verpflichtungsermächtigungen: Die Sortierung im Ausdruck der HÜL-VE wurde geändert. Die Sortierung erfolgt jetzt innerhalb des Bewirtschaftungskontos nach dem „HHJ der Einbuchung der Festlegung auf VE“ in Verbindung mit dem „HHJ fällig in“. Für diese Sortierung erfolgt jeweils auch eine Summenbildung. Kontostrukturliste: Die Anzeige in der Bildschirmliste wurde ergänzt um die Attribute „Deaktiviert, Steuerpflichtig, Klr-relevant, Kto.beweg.abgl-Ist, Kasse, Sollkontrolle AM und Sollkontrolle VE“. Der Ausdruck der Liste bleibt unverändert. Funktion „Mittelbewirtschaftung Basisdaten Titelkonto bearbeiten“: Die Suchmaske wurde um das Suchfeld „Kasse“ erweitert. ■ ■ ■ ■ 3 IHV-Haushaltsvollzug ■ ■ Der Geschäftsprozess „Zugelassene Haushaltsstellen“ wurde eröffnet. Für die Staatshauptkasse wurden drei Geschäftsprozesse eröffnet. 4 IHV-Benutzerverwaltung Leitstelle Finanzwesen/Leitstelle Haushalt Stand: 10/2016 Seite 14 von 22 ■ Die Formulare zur Mitteilung der Berechtigung oder des Entziehens einer Anordnungsbefugnis an die Staatsoberkasse Bayern in Landshut und die Landesjustizkasse Bamberg wurden ergänzt um den Hinweis zur Angabe des zuständigen Ansprechpartners der Dienststelle und um den Hinweis, dass bei Fax-Mitteilung unbedingt das Original nachzusenden ist. Leitstelle Finanzwesen/Leitstelle Haushalt Stand: 10/2016 Seite 15 von 22 Das Update Versions-Nummer 5.0.0 wurde am 22.10.2015 effektiv eingespielt. 1 IHV-Haushaltvollzug In dieser Version werden Ihnen erstmals Teile der Neuprogrammierung des Haushaltsvollzugs zur Verfügung gestellt. Diese Teile erreichen Sie in der Maske zur Auswahl der Teilverfahren unter „Haushaltsvollzug (NEU)“. Es sind zunächst die Geschäftsprozesse - Suche nach zugelassenen Haushaltsstellen und - Zugelassene apl. Haushaltsstellen und apl. AR mit Textbearbeitung aktiv Weitere Teile werden in den folgenden Versionen nach Fertigstellung ergänzt. Über neu hinzugekommene Teile werden wir Sie in der jeweiligen Anwenderbenachrichtigung der neuen Version gesondert informieren. Wichtiger Hinweis: In der Phase des Umstiegs bleibt für das gesamte Haushaltsjahr 2015 einschließlich der Rechnungslegung das bisherige Verfahren und der Datenbestand des bisherigen Verfahrens maßgeblich. Es wird gebeten zur Sicherstellung eines schlüssigen Datenbestandes eventuelle Vorgaben (Texte zu apl. Titel und apl. AR) noch bis zum Ende des Haushaltsjahres 2015 im bisherigen Verfahren vorzunehmen. Diese Vorgaben werden in den Datenbestand des neuen Verfahrens transferiert. Leitstelle Finanzwesen/Leitstelle Haushalt Stand: 10/2016 Seite 16 von 22 Das Update Versions-Nummer 4.8.0 wurde am 13.10.2015 effektiv eingespielt. 5 IHV-Mittelplanung ■ Zuweisung Die Zusatzinfo bleibt bei jeder Art der Bedienung erhalten. 6 IHV-Mittelbewirtschaftung ■ Anordnungsverfahren: Der Status einer Anordnung „erfasst, reserviert, freigegeben etc.“ kann jetzt auch in der Detailmaske der einzelnen Anordnung geändert werden. Diese Änderung wird allerdings erst durch Speichern in der Listenübersicht der Anordnungen wirksam. In der Listenübersicht und im Ausdruck der Liste wurde die zusätzliche Spalte „freigegeben durch“ aufgenommen. Detailmasken zu Anordnungen im Auskunftsmenü und im Anordnungsverfahren: Die Maske wurde um die Felder „zuletzt bearbeitet von“ und „freigegeben von“ erweitert. Steuerlisten: In den Steuerlisten werden jetzt die Summenbeträge der einzelnen Steuersätze innerhalb eines Titelkontos zusätzlich in einer Gesamtsumme dargestellt. ■ ■ erfassen/buchen: 7 IHV-Benutzerverwaltung ■ Änderungen der Benutzerdaten anzeigen: Für den Prüfer Rechtevergabe wird für den Geschäftsprozess die Selektions- und Ergebnismaske um die Spalten „Prüfer“ und „Freigabedatum“ erweitert. Dadurch können auf weitere Suchkriterien eingeschränkt und in der Ergebnisliste weitere wichtigen Informationen angezeigt werden. Deaktivieren von Benutzerkennungen: Das Deaktivieren einer Benutzerkennung ist nicht mehr prüfpflichtig. Dienststellen/Anordnungsstellen: Die Maske „Dienststellen bearbeiten“ wurde um das Feld “Domäne“ erweitert. Dieses Feld wird beim Update auf die Version 4.8.0 maschinell befüllt. Bearbeiten von Benutzerkennungen: Bei einer E-Mail-Adressen Änderung in den Stammdaten einer Benutzerkennung wird auf die bei der Dienststelle hinterlegten E-Mail-Domäne überprüft. ■ ■ ■ Leitstelle Finanzwesen/Leitstelle Haushalt Stand: 10/2016 Seite 17 von 22 Das Update Versions-Nummer 4.7.0 wurde am 13.08.2015 effektiv eingespielt. 1 IHV-Mittelplanung ■ Ungebuchte Zuweisungen, deren Ziel ein Budget ist, können wieder gelöscht werden. 2 IHV-Benutzerverwaltung ■ Mit Auslieferung der Version werden alle bestehenden Benutzerkennungen mit ausführbaren sicherheitsrelevanten Rollen, welche im Rahmen einer Erstüberprüfung noch nicht freigegeben worden sind, gesperrt. Die Benutzer bekommen bei der Anmeldung den Hinweis: „Eine Anmeldung ist wegen fehlender Freigabe der Benutzerkennung durch einen Prüfer Rechtevergabe nicht möglich“. ■ Im Ausdruck des Berechtigungsbaums wird die Titelgruppe wieder mit angegeben. Leitstelle Finanzwesen/Leitstelle Haushalt Stand: 10/2016 Seite 18 von 22 Versions-Nummer 4.6.0 wurde am 19.05.2015 effektiv eingespielt. 1 IHV-Mittelbewirtschaftung ■ Rückmeldung der HÜL-Nr. bei „Kontobewegung abgleichen“ Wird bei der Funktion „Kontobewegungen abgleichen“ ein Datensatz aus der Detailmaske in die HÜL übernommen, dann wird in der Detailmaske nun die HÜL-Nr. der Einbuchung angezeigt. Bei der gleichzeitigen Übernahme von Datensätzen aus der Ergebnisliste ist die Anzeige der HÜL-Nr. dagegen nicht möglich. Anordnungsverfahren Bei der Rückgabe eines Datensatzes an den Sachbearbeiter (Änderung des Status auf „zurückgegeben“) kann ein Rückgabegrund eingetragen werden. Dadurch wird von IHV eine System-EMail mit dem Rückgabegrund an den Sachbearbeiter versandt, der den Datensatz zuletzt bearbeitet hat. Bei Sammelanordnungen z. B. Umbuchungen wird dabei pro Datensatz eine eigene E-Mail versandt. Anzeige der Bezeichnung des Bewirtschaftungskontos in den Anordnungsmasken In den Anordnungsmasken wird bei der Übernahme des Bewirtschaftungskontos über die Feldauskunft (Doppelklick im Bewirtschaftungskonto und Übernahme in die Anordnungsmaske) auch die Bezeichnung des Bewirtschaftungskontos = Bezeichnung des Titels oder Bezeichnung der Ebene 1 bis 3 in die Anordnungsmaske übernommen. Auskunft Kontostand Verpflichtungsermächtigungen In der Maske „Suche Kontostand VE“ wurde das neue Auswahlfeld "Anzeige nur Titel mit Werten größer 0,00" aufgenommen. Durch die programmseitige Vorbelegung werden in der Ergebnisliste nur Titel angezeigt, bei denen in mindestens einem Betragsfeld (verfügbare VE, Ansatz VE oder Festl.VE ) ein Betrag ungleich 0,00 vorhanden ist. Wird die programmseitige Belegung entfernt, werden auch Titel mit „0,00 Werten“ auf allen o.g. Betragsfeldern angezeigt. KLR Wird über den Geschäftsprozess „Bearbeiten“ in der Mittelbewirtschaftung ein Anordnungsdatensatz geändert bzw. storniert und es gibt zu diesem Anordnungsdatensatz eine KLR-Vorschlagsbuchung, so wird diese mit Speichern der Änderung/Löschung vom System automatisch gelöscht. Über die Schaltfläche „weiter (Einzelvorschlagsbuchung) “ kann eine neue Vorschlagsbuchung zum geänderten Anordnungsdatensatz erfasst werden. ■ ■ ■ ■ 2 IHV-Benutzerverwaltung ■ Neue Funktion „Benutzerrechte prüfen und freigeben“ Bestimmte prüfrelevante Rechtezuweisungen durch den IHV-Benutzerverwalter müssen künftig von einem Prüfer = Rolle „Prüfer Rechtevergabe“ geprüft und freigeben werden, ansonsten kann sich der Benutzer nicht in IHV anmelden. Zu diesem Thema werden die Benutzerverwalter und Dienststellenadministratoren noch gesondert informiert. Funktion „Benutzer Anzeigen/bearbeiten“ und „Mehrere Benutzer anzeigen/bearbeiten“ „Suche“ In der Ergebnisliste zur Suche wird jetzt zusätzlich die E-Mail-Adresse des Benutzers angezeigt. ■ Leitstelle Finanzwesen/Leitstelle Haushalt Stand: 10/2016 Seite 19 von 22 Das Update Versions-Nummer 4.5.0 wurde am 05.03.2015 effektiv eingespielt. 1 IHV-Mittelbewirtschaftung ■ Abgleich der Anordnungsbefugten in IHV mit dem Kassenbestand Ab Version 4.5.0 ist ein maschineller Abgleich der Anordnungsbefugten in IHV mit den Anordnungsbefugten des Kassenbestands möglich. Der Abgleich wird künftig 1 x monatlich am zweiten Samstag des Monats gestartet. Der erste Abgleich erfolgt demnach am 14.03.2015. Rechtzeitig vorher werden nochmals alle IHV-Benutzerverwalter über den Ablauf informiert, denn im Falle von Differenzen erhalten die zuständigen IHV-Benutzerverwalter eine E-Mail mit dem Fehlertext zur weiteren Veranlassung. HÜL-Recherche Sollstellungen In der Mittelbewirtschaftung gibt es unter „Auskunft“ eine neue HÜL-Recherche speziell für Sollstellungen. Hier werden die Sollstellungen für einmalige Einnahmen oder wiederkehrende Einnahmen und Ausgaben mit dem Sollbetrag, dem Istbetrag und dem insgesamt noch offenen Betrag angezeigt (=Beträge des Gesamtsatzes je Sollstellung), wobei auch eine Sortierung nach dem offenen Betrag möglich ist. Es können nur die Sollstellungen abgefragt werden, die im aktuellen Haushaltsjahr vorhanden sind. Deshalb ist eine Abfrage HHJ von … bis … nicht möglich und die HHJFelder in der Maske sind ausgegraut. E-Mail-Benachrichtigung bei systemseitiger Neuanlage eines Titelkontos Sobald ein Titelkonto durch Mittelzuweisung maschinell angelegt wird, erhält jeder MBSSachbearbeiter mit der Option „Titelkonten pflegen“ und der datenbezogenen Berechtigung für das Titelkonto eine System-E-Mail mit dem Hinweis, die maschinell zugeordneten Titelkontomerkmale (Attribute) zu prüfen und ggf. zu ändern. Kontobewegungen abgleichen Ist-Buchungen und Sollstellungen Das Layout der Bearbeiten-Maske wurde geändert und die Rückmeldedaten der Kasse in bestimmte Bereiche gegliedert. Insbesondere wird auf folgende Änderungen hingewiesen: - Die Felder für Betrag und interne Notiz sowie die Checkbox „Übernehmen“ befinden sich nicht mehr rechts unten in der Maske, sondern im linken oberen Teil. - Die Ebenenkonten werden in der Maske nicht mehr wie bisher zweimal angezeigt (einmal ohne beschreibbare Felder und einmal mit beschreibbaren Feldern), sondern nur noch mit den beschreibbaren Feldern. Interne Notiz bei Ist-Buchungen zu Sollstellungen In bestimmten Fällen wurde die interne Notiz, die bei einer Sollstellung erfasst worden ist, nicht in die zugehörigen Ist-Buchungen übernommen, so dass die Ist-Buchungen bei speziellen Auswertungen (HÜL-Recherche) auf die interne Notiz nicht gelistet worden sind. Diese Ist-Buchungen wurden jetzt nachträglich durch einen Programmlauf mit der internen Notiz der Sollstellung versehen. ■ ■ ■ ■ 2 IHV-Mittelplanung ■ Bei den Verpflichtungsermächtigungen werden die Deckungen u.a. älterer Jahre nicht mehr in der Summe der Zuweisungen angezeigt. Leitstelle Finanzwesen/Leitstelle Haushalt Stand: 10/2016 Seite 20 von 22 ■ ■ Die Geschäftsprozesse Mehr/Minder und Budgetabrechnung zeigen auch im Januar (Monat ohne Vormonat im lfd. Jahr) ein Ergebnis an. Im Geschäftsprozess Budgetabrechnung ist jetzt auch der Aufruf des tagesaktuellen Standes möglich. Im Geschäftsprozess „Zuweisung erhalten“ steht nun eine Exportfunktion zur Verfügung. 3 IHV-Restebearbeitung ■ Der Fehler (unterschiedliche Summen) in den reports Einzelplansummen und Hauptgruppensummen wurde bereinigt. In der Maske „Resteübersicht“ werden die Informationen über „budgetiert“ und „übertragbar“ wieder angezeigt. ■ ■ 4 IHV-Benutzerverwaltung ■ Mails über Nachberechtigungen werden nur noch an aktive Benutzerkennungen versandt. Leitstelle Finanzwesen/Leitstelle Haushalt Stand: 10/2016 Seite 21 von 22 Das Update Versions-Nummer 4.4.2 wurde am 03.02.2015 effektiv eingespielt. 1 IHV-Mittelbewirtschaftung ■ Die Stornierung von erfassten Datensätzen des abgelaufenen Haushaltsjahres 2014, die bisher mit dem Hinweis „Fälligkeit liegt nicht im aktuellen Haushaltsjahr“ abgewiesen wurde, ist wieder möglich. 2 IHV-Mittelplanung ■ Bei den Verpflichtungsermächtigungen werden die Zuweisungen älterer Jahre nicht mehr in der Summe der Zuweisungen angezeigt. 3 IHV-Restebearbeitung ■ Die bei der Übernahme eines markierten Datensatzes aus der MPL ins Resteverfahren fälschlich auftretende Fehlermeldung, es müsse ein Datensatz markiert werden, wird nicht mehr angezeigt. Leitstelle Finanzwesen/Leitstelle Haushalt Stand: 10/2016 Seite 22 von 22
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