Erstgespräche mit Freiwilligen führen

Erstgespräche mit Freiwilligen führen
Eine Schule hat sich für die Zusammenarbeit mit Ehrenamtlichen entschieden. Sie hat
Engagementbereiche definiert, Aufgabenprofile erstellt und mit Hilfe von zielgruppenspezifischen
Engagementangeboten um Freiwillige geworben.
Die ersten Freiwilligen reagieren auf die Werbung – und wollen die Schule kennenlernen.
Nun ist es an der Zeit, sich Gedanken zu machen, wie ein erstes Kennenlernen gestaltet werden
könnte.
Gründe für ein Erstgespräch
Kennenlernen kann man sich am besten in einem persönlichen Gespräch unter vier Augen.
Deshalb ist das „Erstgespräch“, also das erste Kennlerngespräch mit Interessierten, entscheidend
für eine potenzielle Zusammenarbeit.
Das Ziel eines Erstgesprächs ist es, herauszufinden, ob die Einsatzbereiche an der Schule und die
potentiellen Freiwilligen zusammenpassen sowie gegenseitige Erwartungen auszutauschen und
anzugleichen.
Diesen Prozess nennt man „Matching“ (engl. „(to) match“: etwas anpassen, aufeinander
abstimmen).
Ein erfolgreiches Matching kann nur durch ein persönliches Gespräch bewerkstelligt werden. Es ist
daher wichtig, dass sich die Freiwilligenkoordinatorin bzw. der Freiwilligenkoordinator ausreichend
Zeit nimmt, um sich der oder dem potenziellen Freiwilligen aufmerksam zu widmen.
Ein gut geführtes Erstgespräch kann Missverständnisse aus dem Weg räumen und beide Seiten
vor Enttäuschungen schützen. Es kann auch potenzielle Konflikte verhindern, da es hilft
einzuschätzen, ob Schule und Freiwillige bzw. Freiwilliger zusammenpassen und wo
Herausforderungen in einer Zusammenarbeit liegen könnten, auf die man besonders Acht geben
sollte.
Das Erstgespräch ist dafür da, um offen miteinander die gegenseitigen Erwartungen zu
klären. Was erwartet die oder der potentielle Freiwillige von der ausgesuchten Tätigkeit und von
einer Begleitung durch die Freiwilligenkoordination? Die Schule bekommt so auch einen Einblick in
die Kompetenzen und Fähigkeiten der Ehrenamtlichen und weiß, worauf sie sich einstellen muss.
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Eine Trägerkooperation der Akademie für Ehrenamtlichkeit Deutschland im Förderverein für Jugend und Sozialarbeit (fjs) e.V., der GSJ –
Gesellschaft für Sport und Jugendsozialarbeit gGmbH und der tandem BQG gGmbH im Auftrag des Regierenden Bürgermeisters von Berlin –
Senatskanzlei – und der Senatsverwaltung für Bildung, Wissenschaft und Forschung. „Freiwillig macht Schule“ wird gefördert aus Mitteln
der Europäischen Union (Europäischer Sozialfonds) und des Landes Berlin.
Die Ehrenamtlichen wiederum werden sich bewusst, welche Anforderungen an sie gestellt werden
und können besser einschätzen, ob sie diesen gewachsen sind. Ebenso bietet ein Erstgespräch
für beide Seiten die Möglichkeit, eine Zusammenarbeit direkt auszuschließen, wenn die
Erwartungen zu weit auseinandergehen.
Vorbereitung des Erstgesprächs
Ein Gespräch mit einem (noch) unbekannten Gegenüber ist immer eine besondere, unterbewusst
auch stressige Situation. Es ist daher normal, dass man in einer solchen Situation wichtige
Informationen vergisst oder mal den roten Faden verliert. Gerade, wenn man nicht viel Zeit hat,
sollte man ein Gespräch gut vorbereiten, damit am Ende alles geklärt ist, ohne hektisch noch
etwas nachfragen zu müssen. Zudem gibt eine gute Vorbereitung Sicherheit und vermittelt
Souveränität. Je öfter man Erstgespräche führt, desto geringer wird auch der
Vorbereitungsaufwand für jedes einzelne Gespräch, da viele wichtige Aspekte zu
Selbstverständlichkeiten werden.
Das Erstgespräch muss inhaltlich und organisatorisch vorbereitet werden.
Inhaltliche Vorbereitung
Einige zentrale Fragen müssen geklärt sein, bevor ein Erstgespräch mit Freiwilligen stattfinden
kann. „Was erwarten wir grundsätzlich von Ehrenamtlichen?“ und „Was kann die Schule
den Ehrenamtlichen im Austausch bieten?“ sollten zwei Kernfragen sein. Ebenso wichtig ist,
dass die genauen Aufgaben der Ehrenamtlichen festgehalten wurden, dass die dazu benötigten
Fähigkeiten feststehen und auch Möglichkeiten, wie Ehrenamtliche diese Fähigkeiten erwerben
oder erweitern können (Schnupperphase, außerschulische Fortbildungen) aufgezeigt werden.
Wenn Sie die einzelnen Tätigkeiten an der Schule in Form von detaillierten Aufgabenprofilen
festgehalten haben, sollte die inhaltliche Vorbereitung keinen zusätzlichen Aufwand für sie
darstellen.
Schlussendlich sollten Sie sich auch darüber klar werden, was für Sie „No-Go‘s“ sind für
potentielle Ehrenamtliche. Mangelnde Körperhygiene oder eindeutige Hinweise auf ein
Alkoholproblem sind beispielsweise legitime Ausschlusskriterien für ein Engagement in Schulen.
Organisatorische Vorbereitung
Die wichtigste Vorbereitung ist wohl die Erstellung eines Gesprächsleitfadens. Dieser sollte alle
wichtigen Punkte, die Sie mit Ihrem Gegenüber besprechen möchten, in einer sinnvollen
Reihenfolge beinhalten. Der Gesprächsleitfaden ist hilfreich, um ein strukturiertes Gespräch zu
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führen und zu große Abschweifungen zu vermeiden. Er dient natürlich nur als Richtlinie und kann,
je nach Situation, flexibel angepasst werden.
Beispiele für Gesprächsleitfäden finden Sie in der Materialsammlung.
Neben dem Gesprächsleitfaden sollten Sie ebenso Informationsmaterial und Aufgabenprofile
bereitliegen haben sowie Unterlagen, die Ihr Gegenüber Ihnen gegebenenfalls zugesandt hat
(diese anzufordern ist für eine ehrenamtliche Tätigkeit zwar nicht empfehlenswert, aber
manchmal möchten die Freiwilligen selbst etwas einreichen). Auch Dokumente wie die
Schweigepflichterklärung oder auch eine Engagementvereinbarung (ggf. mit freien Felder,
um Zeiten und Aufgaben zu ergänzen) sollten vorbereitet werden.
Zuletzt ist auch die Vorbereitung des Raumes wichtig. Er sollte einladend wirken und
aufgeräumt sein. Personen, die normalerweise diesen Raum mitnutzen, sollten informiert werden,
damit das Erstgespräch möglichst ungestört verlaufen kann.
Durchführung des Gesprächs
Das Erstgespräch ist der erste Eindruck, den Interessierte von Ihnen und von Ihrer Schule
bekommen. Seien Sie sich dieser Wirkung bewusst und versuchen Sie, der oder dem
Ehrenamtlichen das Gefühl zu geben, willkommen zu sein und zeigen Sie, dass Sie sich über das
Interesse Ihres Gegenübers freuen.
Das Erstgespräch ist kein Bewerbungsgespräch im klassischen Sinne. Die Person möchte sich
vollkommen freiwillig und unentgeltlich engagieren. Diese Initiative sollte honoriert werden und
im Gespräch sollten nicht nur Qualifikationen abgefragt, sondern Interesse an der ganzen Person
gezeigt und auf einer persönlichen Ebene kommuniziert werden.
Daher benötigt ein gutes Erstgespräch auch Zeit – eine halbe Stunde sollte schon zur Verfügung
stehen.
Begrüßung und Einleitung
Um eine lockere und vertraute Atmosphäre herzustellen, ist die Begrüßung sehr wichtig. Bieten
Sie Ihrem Gegenüber ein Getränk an. Das ist eine Form der Wertschätzung und des
Willkommen-Heißens. Nach der gewünschten Teesorte zu fragen kann zudem ein guter
„Eisbrecher“ sein. Generell ist es für den Gast angenehm, wenn nicht sofort mit dem eigentlichen
Gespräch angefangen wird, sondern erst einmal ein bisschen „Small Talk“ geredet wird. Fragen
Sie die Ehrenamtliche, den Ehrenamtlichen, wie es ihr oder ihm geht, wie die Hinfahrt war, reden
Sie über das Wetter. Das lässt Ihrer Gesprächspartnerin bzw. Ihrem Gesprächspartner Zeit, um
anzukommen und sich auf die Situation einzulassen. Er oder sie wird sich so sicherer fühlen und
das Gespräch wird entspannter und ehrlicher verlaufen können.
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Inhalte des Erstgesprächs
Ihre Schule
Um das inhaltliche Gespräch einzuleiten, bietet es sich an, zunächst ein wenig über
Ihre Schule zu berichten. Erzählen Sie ein bisschen aus dem Nähkästchen: Was wird an Ihrer
Schule gemacht, wie gestaltet sich der Schulalltag, wie kam die Schule zu der Idee, mit
Ehrenamtlichen zusammenzuarbeiten? Was erhofft sich die Schule von den Ehrenamtlichen? Wie
sieht der Bereich aus, für den Sie nach Freiwilligen suchen? Erzählen Sie auch über sich
persönlich und über Ihre Aufgaben an der Schule. So geben Sie der oder dem Interessierten
Raum, sich auf dem „unbekannten Terrain“, das Ihre Schule ist, zurechtzufinden und eine erste
Orientierung zu bekommen.
Ihr Gegenüber
Wenn Sie selbst offen über die eigene Schule erzählen, wird es für Ihre Gesprächspartnerin bzw.
Ihren Gesprächspartner leichter, von sich selbst zu erzählen. Fragen Sie nach den Gründen,
warum sie oder er sich gerne an Ihrer Schule engagieren möchte. Kommt die oder der
Ehrenamtliche bereits aus dem Umfeld der Schule (z.B. Tante einer Schülerin) oder nicht?
Welchen beruflichen und sozialen Hintergrund hat sie oder er?
Im Idealfall müssen den Interessierten nicht allzu viele Fragen gestellt werden, sondern sie
erwähnen selbst die wichtigsten Aspekte aus Ihrem Leben im Zusammenhang mit dem
Engagement. Die Aufgabe der Freiwilligenkoordinatorin oder des Freiwilligenkoordinators ist es,
aufmerksam zuzuhören. Einige Menschen rücken nicht sofort damit heraus, was sie wirklich
antreibt. Das muss nicht daran liegen, dass ihre Beweggründe unlauter sind, sondern dass es
Ihnen unangenehm ist, sie einer fremden Person mitzuteilen. Menschen, die sozialen Kontakt
suchen, möchten vielleicht nach außen stark wirken und nicht zugeben, dass sie sich einsam
fühlen. Versuchen Sie zwischen den Zeilen zu lesen und herauszufinden, ob es vielleicht ein Motiv
hinter dem Motiv gibt.
Inhalt und Rahmenbedingungen des ehrenamtlichen Engagements
Nachdem beide Seiten Motivation, Erwartungen und Persönliches ausgetauscht haben, sollten Sie
zu konkreten Engagementangeboten kommen, für die die oder der Freiwillige in Frage kommen
würde. Erläutern Sie, welche Engagementbereiche an Ihrer Schule möglich sind. Welche
konkreten Aufgaben gibt es? Wie hoch ist der wöchentliche Zeitaufwand? Gibt es Alternativen,
falls Ihrem Gegenüber keine der beschriebenen Aufgaben zusagt?
Machen Sie auch deutlich, was die Rahmenbedingungen der freiwilligen Tätigkeit an Ihrer
Schule sind. Dazu gehören z.B. die Zeiten, in denen die oder der Ehrenamtliche kommt, die
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Räumlichkeiten, in denen die Tätigkeit stattfinden wird, etc. Weisen Sie darauf hin, dass Sie ein
erweitertes polizeiliches Führungszeugnis von der Ehrenamtlichen benötigen, wenn es zu einer
Zusammenarbeit kommt. Das hat nichts mit Misstrauen zu tun, sondern dient dazu, dass sich
sowohl Sie als auch die oder der Ehrenamtliche absichern können. Kommunizieren Sie, dass Sie
von allen Freiwilligen ein erweitertes polizeiliches Führungszeugnis benötigen und dass es sich
hier nicht um einen Einzelfall handelt. Auch über versicherungstechnische Fragen sollte Ihr
Gegenüber informiert werden (siehe hierzu das Dokument „Rechtliche Rahmenbedingungen im
schulischen Umfeld).
Herausforderungen
Im Erstgespräch können herausfordernde Situationen entstehen. Einige mögliche Fälle haben wir
hier für Sie zusammenstellt. Es gibt kein Patentrezept, wie mit heiklen Situationen umzugehen ist
– hierfür müssen Sie als Freiwilligenkoordinatorin bzw. als Freiwilligenkoordinator für sich eine
gute Art und Weise finden. Die Beispiele und vorgeschlagenen Strategien stellen also nur
Anregungen dar.

„Warum wollen Sie ein Führungszeugnis? Ich bin doch kein Verbrecher!“
Strategie:
• Kommunizieren Sie, dass alle Freiwilligen ein Führungszeugnis vorlegen müssen und
dass es sich nicht um einen Einzelfall handelt.
• Erklären Sie, warum das Führungszeugnis notwendig ist.
• Geben Sie Ihrer Gesprächspartnerin bzw. Ihrem Gesprächspartner Raum für Fragen.

„Ich wollte eigentlich nur einen Monat in meinen Semesterferien helfen.“
Strategie:
• Kommunizieren Sie, dass Schülerinnen und Schüler eine Konstante brauchen.
• Fragen Sie vorsichtig nach, ob es möglich wäre, auch nach den Semesterferien noch
etwas zu arrangieren
• Arbeiten Sie gegebenenfalls nicht zusammen.

„Und wie machen wir das mit der Aufwandsentschädigung?“
Strategie:
• Kommunizieren Sie ausreichend, welche Formen bei Ihnen möglich sind.
• Besprechen Sie mit der potentiellen Ehrenamtlichen bzw. dem potentiellen
Ehrenamtlichen, ob die Aufwandsentschädigung wichtig ist, und welches Motiv dahinter
steht.
• Kommunizieren Sie, dass das Ehrenamt grundsätzlich unentgeltlich ist.

„Ich habe mir aber etwas anderes darunter vorgestellt.“
Strategie:
• Ausreichende Kommunikation, um Missverständnissen vorzubeugen
• Gemeinsame Suche nach Alternativlösungen
• Möglicherweise Überlegung, ob eine Zusammenarbeit sinnvoll erscheint
• Hilfreich: Schnupperphasen!
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Abschluss
Wenn alle organisatorischen Dinge geklärt sind, und Zeit für Nachfragen eingeräumt wurde, sollte
das Gespräch mit einer Absprache zum weiteren Vorgehen beendet werden: Wie verbleiben
wir? Verständigen Sie sich, wann und in welcher Form Sie das nächste Mal in Kontakt treten
werden. Sie müssen sich nicht bereits am Ende des Erstgesprächs für oder gegen eine
Zusammenarbeit entscheiden. Geben Sie ein paar Tage Bedenkzeit für beide Seiten. Vielleicht
benötigen Sie eine Rücksprache mit Kolleginnen und Kollegen oder wollen einfach noch einmal in
Ruhe darüber nachdenken. Auch Ihr Gegenüber möchte vielleicht lieber noch eine Nacht darüber
schlafen und dann eine Entscheidung treffen.
Wenn beide Seiten sich ganz sicher sind, dass es „passt“ und einem Engagement nichts im Wege
steht, können Sie beide dies natürlich auch schon am Ende des Erstgesprächs äußern. Dann ist es
sinnvoll, bereits einen Termin für einen ersten Schnuppertag zu vereinbaren und gegebenenfalls
auch schon die Engagementvereinbarung zu unterzeichnen.
Nachbereitung des Erstgesprächs
Nach erfolgreicher Beendigung des Gesprächs ist es an der Zeit, eine Entscheidung zu treffen.
Dafür kann es hilfreich sein, wenn Sie sich direkt im Anschluss an das Gespräch die wichtigsten
Informationen und Ihre eigenen Gedanken zu dem Gesprächsverlauf notieren. Entscheide Sie sich
auf dieser Basis für oder gegen eine Zusammenarbeit. Fühlen Sie in sich hinein, was Sie für einen
Eindruck von Ihrer Gesprächspartnerin bzw. Ihrem Gesprächspartner haben. Können Sie sich ihn
oder sie gut als Ehrenamtliche an Ihrer Schule vorstellen? Haben Sie evtl. an einer Stelle
bedenken? Seien Sie ehrlich mit sich selbst und nehmen Sie Ihr Bauchgefühl ernst. Ein Austausch
mit Kolleginnen und Kollegen oder Bekannten kann helfen, sich klar darüber zu werden, ob Sie
die Person an Ihrer Schule haben möchten.
Vertrauen ist die Basis für eine erfüllte Zusammenarbeit. Haben Sie den Eindruck, dass Sie der
Person die Kinder und Jugendlichen anvertrauen können, dass sie sich an Vereinbarungen hält
und zuverlässig ist?
Es ist vollkommen gerechtfertigt, sich gegen eine Zusammenarbeit zu entscheiden. Es kann dafür
viele Gründe geben, z.B. kann es sein, dass der betreffenden Person notwendige Fachkenntnisse
fehlen oder dass ihr gemessen an dem Umfang der Aufgabe zu wenig Zeit zur Verfügung steht.
Ein schlechtes Bauchgefühl kann ebenfalls ein Grund sein, dieses sollte aber auf konkrete Gründe
zurückzuführen sein. Auch ein erster Eindruck kann täuschen und vielleicht verlieren sie eine
engagierte Hilfskraft, wenn sie zu vorschnell urteilen. Es sollte also einen richtigen Grund geben,
um sich gegen ein Engagement zu entscheiden und dieser sollte auch kommuniziert werden.
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der Europäischen Union (Europäischer Sozialfonds) und des Landes Berlin.
Wenn Sie sich für eine Zusammenarbeit entscheiden, ist es nun an der Zeit die Einarbeitung der
bzw. des neuen Freiwilligen vorzubereiten. Melden Sie sich zur vereinbarten Frist bei der bzw.
dem potentiellen Ehrenamtlichen und teilen Sie ihr oder ihm mit, dass Sie sich über eine
Zusammenarbeit freuen würden. Fragen Sie die ehrenamtliche Hilfskraft nach ihrer oder seiner
Entscheidung. Daraufhin sollte ein erster Schnuppertermin vereinbart werden.
Planen Sie nun den ersten Tag der bzw. des Ehrenamtlichen: Wie wird sie oder er willkommen
geheißen? Wem muss sie bzw. er vorgestellt werden? Wer ist für die Einarbeitung zuständig?
Welche Dokumente müssen noch unterschrieben werden?
Sorgen Sie dafür, dass alle Voraussetzungen geschaffen sind, damit sich die bzw. der
Freiwillige von dem ersten Tag an wohl fühlen und sich erfolgreich in das
Schulgeschehen integrieren kann.
Erstellt durch Freiwillig macht Schule (2012) - Alexa Brand, Jasper Grimbo, Henriette von Wulffen (AfED)
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