Aktueller Tipp: Paperlight Office

Aktueller Tipp:
Paperlight Office
Von einer Vision zur realistischen Umsetzung: Papierlose Büros sind möglich!
Wieso wird ein papierloses Büro immer noch als ein unerfüllter Traum betrachtet? Das „paperless
office“ war in den 1970er Jahren eine Zukunftsvision, wonach Organisationen der Zukunft
vollkommen ohne „hardcopies“ arbeiten würden. Die Realität sieht aber ganz anders aus. So
konnten sich Kopiererhersteller bis vor kurzem über steigende Umsätze erfreuen. Zwar verwendet
heute jeder PC’s, Tablets und Smartphones, jedoch können die Menschen das Papier nicht einfach
„weglegen“.
Dazu dienen folgende Facts:
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Der Papierverbrauch steigt immer noch bei einem Drittel der Organisationen (32 %).
Mehr als drei Viertel (77 %) der Rechnungen, die in PDF übermittelt werden, werden
mehrfach gedruckt (Medienbruch bzw. „Rechnungs-Origami“).
Nur knapp die Hälfte (45 %) der gescannten Papierdokumente wurden digital erstellt.
Es ist sehr schwer, wenn nicht gar unmöglich, die gesamte Übersicht zu allen Informationen zu
erlangen. Die Unterlagen liegen verstreut am Arbeitsplatz, sind in dunklen Kammern verstaut oder
in einem unscheinbaren Ordner abgelegt. Information ist inzwischen das wichtigste Kapital des 21.
Jahrhunderts. Mittlerweile ist bekannt, dass ein vollständig papierloses Büro eher eine Fiktion ist.
Mit der Notwendigkeit nach mehr Effizienz, Kosteneffektivität und Informationssicherheit sind
Organisationen gefordert, den Umgang mit „hard copies“ jedenfalls anzupassen und zu verbessern.
Papier bleibt weiter bestehen – nur der Umgang damit verändert sich
Wenn wir davon ausgehen, dass Informationen in Papierform in naher Zukunft nicht einfach
verschwinden werden, stellt sich die Frage, wie wir diese Informationen hilfreich und einfach
zugänglich machen können. Viele Organisationen haben einen hybriden Prozess entwickelt, in dem
Digital- und Papierdokumente co-existieren. Die „paperlight“ Zugangsweise steht unter anderem
für die Reduktion von Papierdokumenten anhand von Digitalisierung. Dadurch soll der Zugang
schneller und effektiver gestaltet werden und ist sogar von „extern“ möglich. Daraus resultieren Zeitund Platzeinsparungen. Diese Methode erlaubt es zudem auch Mitarbeitern effizienter und „klüger“
zu arbeiten. Auch den BürgerInnen wird so ein besserer und v.a. schnellerer Service angeboten.
Wichtig für die Umsetzung von „paperlight“ ist die Teilnahme der gesamten Organisation daran.
Besonders Führungskräfte neigen dazu, ihre persönlichen Abläufe der Gewohnheit nach
weiterlaufen zu lassen, wodurch beispielsweise ungeplante Medienbrüche im elektronischen
Workflow entstehen können. Das zeigt sich beispielhaft daran, dass immer noch PDF-Rechnungen
für die „zeitsparende“ Führungskraft ausgedruckt und anschließend durch die Assistenz elektronisch
freigegeben werden, anstatt die langfristig sinnvolle und vereinfachte Bedienung des betreffenden
IT-Systems zu verwenden.
Institut für Verwaltungsmanagement GmbH FN 180035 h
LG Innsbruck ATU46679802
Innsbruck – Wien – Lustenau
[email protected]
Bozner Platz 7, 6020 Innsbruck
Obere
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Floßgasse 2 / 1. Stock / 5 , A-1020 Wien
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T +43 664 352 61 44
Digitalisiertes Papier erzielt Einsparungen in vielen Bereichen
Die Einführung des „paperlight office“ fördert die Erreichung weiterer Ziele:
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Schnellere Aufarbeitung und Erreichbarkeit von Informationen
Kostenreduktion bzw. Schaffung von Freiraum im Büro
Risikoreduktion durch gutes Sicherheitsmanagement
Maximale Wertgewinnung der Informationen
Aufgrund der schnellen und einfachen Verfügbarkeit von Informationen können Kundenaufträge
effizienter bearbeitet werden, indem Kundeninformationen oder Verträge per Knopfdruck am
Arbeitsplatz zur Verfügung stehen, ohne dass danach gesucht werden muss. Auch die versteckten
Kosten für die Aufbewahrung und Suche von Informationen und Dokumenten können durchaus
enorm sein. Darunter befinden sich nicht nur die Raumkosten für die Aufbewahrung sondern vor
allem die Suchkosten. Laut einer Studie der International Data Corporation suchen Mitarbeiter in
einer Woche bis zu 4 Stunden nach Informationen, das Analysieren benötigt zusätzliche 8 Stunden
pro Woche. Allein die Berechnung der Suchkosten pro Mitarbeiter ergibt mit 5.000,- Euro pro
Mitarbeiter jährlich einen mehr als realistischen Wert. In der derzeitigen Wirtschaftssituation
versuchen Organisationen ihre Kosten zu senken und wirksamer zu arbeiten. Das richtig organisierte
„paperlight office“ leistet dazu einen enorm hohen Beitrag.
Natürlich sind bei der Umsetzung zum papierlosen Büro verschiedene Herausforderungen und
Hindernisse zu beachten. Diese können jedoch mit Hilfe eines professionellen Coaches überwunden
und gemeistert werden. Wir begleiten Sie gerne durch den Prozess zum „paperlight office“. Unsere
Coaches zeichnen sich durch langjährige Praxiserfahrung, zahlreiche erfolgreiche Projekte und
ständige wachendes Know-How aus. So erhalten Sie die bestmögliche Qualität und Sicherheit, dass
Ihr Projekt von Beginn bis zum Ende optimal begleitet durchgeführt wird und nach der Umsetzung
laufend extern auditiert und verbessert wird.
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