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Checkliste für die Einarbeitung neuer Mitarbeiter
Die richtige Einarbeitung am ersten Arbeitstag ist eine gute Grundlage für die zukünftige
Zusammenarbeit. Nur so ist auch gewährleistet, dass der neue Mitarbeiter schnell
selbstständig Aufgaben erledigen kann und nicht den Betrieb aufhält.
Wichtig: Bevor es überhaupt losgehen kann, müssen Sie Ihren neuen Mitarbeiter rechtzeitig
vor dem ersten Arbeitstag informieren, wann er wo zu erscheinen hat.
Auch sollten Sie vor der Personaleinführung Ihr Team über die Personalie und die
Qualifikation des neuen Kollegen informieren. Überlegen Sie mit Ihrem Team gemeinsam,
wer für Fragen und Probleme als Ansprechpartner geeignet ist (Stichwort: Mentor).
1. Führen Sie mit Ihrem neuen Mitarbeiter ein erstes Gespräch
- Für einen angenehmen Start sollten Sie Ihren neuen Mitarbeiter persönlich begrüßen und
ihn im Unternehmen willkommen heißen.
- Am ersten Tag prasseln viele neue Informationen auf Ihren neuen Mitarbeiter ein. Damit die
wichtigsten nicht verloren gehen, schlagen Sie ihm gleich bei der Begrüßung vor, sich
während der Einführungsrunde Notizen zu machen (und haben Sie auch einen Block parat).
Aus Angst, vergesslich wirken zu können, wird der neue Mitarbeiter diesen Vorschlag kaum
selbst machen.
- Informieren Sie ihn über den Ablauf seines ersten Arbeitstages. Erläutern Sie dabei auch,
was Sie von ihm in der ersten Arbeitswoche erwarten und wie danach die Anforderungen an
ihn steigen werden.
- Erklären Sie ihm die Firmenstruktur, die Organisationsform sowie die verschiedenen
Kommunikationswege, damit er sich notieren kann, wer für was zuständig ist.
- Bleiben Sie bei diesem Gespräch stets freundlich und schüchtern Sie den neuen Mitarbeiter
nicht ein. Signalisieren Sie ihm auch, dass Sie keine Bedenken haben. Ansonsten hätten Sie
ihn ja nicht eingestellt!
2. Rundgang durch das Unternehmen
- Stellen Sie Ihrem neuen Mitarbeiter beim Rundgang durch das Unternehmen die Kollegen
vor, mit denen er direkt zu tun haben wird. Und suchen Sie vor allem auch die Abteilungen
auf, die für ihn von Bedeutung sind.
- Jedes Unternehmen hat seine eigenen Regeln bezüglich Qualitätsstandards, Arbeitszeiten,
Urlaubsanträgen, Krankmeldungen, (Rauch-)Pausen usw. Informieren Sie ihn auch darüber,
damit er von Anfang an weiß, was bei Ihnen üblich ist. Falls vorhanden, händigen Sie ihm
auch seinen Dienstplan aus.
- Zeigen Sie dem neuen Mitarbeiter auch, wo er Arbeitsmittel, (interne) Informationen,
Formulare etc. finden kann.
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- Weisen Sie ihn in die verschiedenen Arbeitsgeräte wie Telefonanlage, Faxgerät,
Computersystem, Kopierer usw. ein. Die entsprechenden persönlichen Zugänge zum MailAccount und Firmennetzwerk sowie nötige Passwörter usw. sollten ebenso am ersten Tag
eingerichtet sein wie der Schreibtisch des neuen Mitarbeiters. Vergessen Sie dabei auf
keinen Fall die Sicherheitshinweise: Wo hängt der Verbandkasten? Wo befindet sich der
Feuerlöscher? Wie funktioniert die Alarmanlage?
- Selbstverständlich müssen am ersten Arbeitstag auch die erforderlichen Schlüssel bzw.
Zugangskarten bereitliegen.
- Viele Unternehmen stellen neuen Mitarbeitern in Leitungspositionen meistens einen Mentor
zur Seite (der in der Hierarchie über dem neuen Mitarbeiter steht). Wenn möglich, sollten Sie
Ihrem neuen Mitarbeiter ebenfalls in der Anfangszeit einen Mentor zur Verfügung stellen.
Dieser Kollege ist dann bei Fragen und Problemen die erste Anlaufstelle.
- Erst jetzt sollten Sie dem neuen Mitarbeiter erste Aufgaben zuteilen. Achten Sie jedoch
darauf, dass die leicht zu bewältigen sind.
- Und selbstverständlich sollten Sie oder die Kollegen seiner Abteilung den neuen Mitarbeiter
zur ersten Mittagspause mitnehmen. Zum einen weiß er dann für die Zukunft, wie und wo
alles ist. Zum anderen kann er erste Fragen stellen.
3. Führen Sie am Ende des ersten Tages erneut ein Gespräch
- Führen Sie am Ende des ersten Arbeitstages noch einmal ein Gespräch mit Ihrem neuen
Mitarbeiter. Fragen Sie nach seinen Eindrücken und ob er Schwierigkeiten hat. So sehen Sie
gleich, wo die Einarbeitung noch vertieft werden muss. Hat er einen Mentor, informieren Sie
diesen.
Fazit: Wenn Sie diese Ratschläge beachten, gelingt Ihnen die Personaleinführung
problemlos. Ihr neuer Mitarbeiter wird mit Begeisterung seine Arbeit beginnen und sich nicht
orientierungslos an den Schreibtisch zurückziehen.
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