Satzung für den Kundenbeirat der Deutschen Postbank AG

Satzung für den Kundenbeirat
der Deutschen Postbank AG
Fassung vom 01.10.2016
Postbank Kundenbeirat
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unser Ansporn
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Satzung Kundenbeirat
Inhaltsverzeichnis
Präambel
§ 1 Aufgaben und Kompetenzen
§ 2 Zusammensetzung und Auswahlverfahren
§ 3 Amtszeit
§ 4 Organisation
§ 5 Tagungen und Kostenerstattung
§ 6 Beschlussfassung
§ 7 Datenschutz, Verschwiegenheitspflicht, Exklusivität
§ 8 Rechtliche Stellung
§ 9 Auflösung
§ 10 Schlussbestimmungen
Präambel
Zur stärkeren Einbindung der Kunden* an der Gestaltung der wesentlichen kundenrelevanten Leistungen der Postbank richtet die
Postbank einen Kundenbeirat zur beratenden Mitwirkung ein. Die Mitglieder vertreten die Interessen der Kunden der Postbank
und sind Bindeglied zwischen Postbank und Kunden. Sie bringen Anregungen, Wünsche und Kritik in den Kundenbeirat ein und
informieren die Postbank über Kundenerfahrungen zu Image und Qualität der Produkte sowie Serviceleistungen des Unternehmens.
Die Arbeit und das Engagement des Kundenbeirats tragen wesentlich zur Steigerung der Kundenzufriedenheit und Kundenorientierung und somit zur positiven Außenwirkung der Postbank bei.
Der Kundenbeirat steht unter der Schirmherrschaft eines für das Kundengeschäft verantwortlichen Vorstandes.
Diese Satzung soll Grundlage einer fairen, kooperativen und vertrauensvollen Zusammenarbeit
zwischen allen Beteiligten sein.
* Aus Gründen der leichteren Lesbarkeit wird darauf verzichtet, die Formulierung jeweils geschlechtsspezifisch auszurichten. Die Gleichbehandlung ist jedoch gewährleistet.
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Satzung Kundenbeirat
§ 1 Aufgaben und Kompetenzen
(1) Der Kundenbeirat hat eine beratende Funktion gegenüber der Postbank.
(2) Der Kundenbeirat wird, soweit keine vertraulichen Informationen betroffen sind, über wesentliche, kundenrelevante Maßnahmen der Postbank informiert werden, insbesondere über neue Produkte, Dienstleistungen und Prozesse, die von allgemeinem Interesse sind. Schwerpunkt ist das Kundensegment Privatkunden.
(3) Der Kundenbeirat erarbeitet und bewertet Vorschläge, die der Verbesserung des allgemeinen, kundenrelevanten Angebots der
Postbank, der verbesserten Kundenwahrnehmung im Hinblick auf Serviceleistungen, Qualität und Image dienen und bringt diese
im Rahmen der Tagungen des Kundenbeirats, in Online- und Print-Befragungen oder sonstigen Präsenzveranstaltungen ein. Die
Vorschläge werden an die zuständigen Bereiche weitergeleitet, bewertet und ggf. umgesetzt.
(4) Vom Kundenbeirat erarbeitete Konzepte, die nicht von der Postbank beauftragt wurden, werden von der Postbank nach Möglichkeit geprüft und beantwortet.
(5) Eine Kostenerstattung für vom Kundenbeirat erarbeitete Konzepte, Vorschläge und sonstige Beiträge findet nicht statt.
(6) Die Aufgaben des Kundenbeirats beziehen sich nicht auf interne Angelegenheiten der Postbank und auch nicht auf individuelle Kundenanliegen.
§ 2 Zusammensetzung und Auswahlverfahren
(1) Der Kundenbeirat besteht aus höchstens 30 Vertretern der Postbank Kunden. Das Mindestalter beträgt 18 Jahre.
(2) Die Vertreter sind unabhängige ehrenamtliche Mitglieder. Auswahlkriterien sind u. a. die Bereitschaft zur engagierten Mitarbeit, soziodemografische Daten sowie eine aktive Geschäftsbeziehung zur Postbank.
Mitarbeiter von Banken, Sparkassen oder anderen Finanzinstituten sind von der Mitarbeit im Kundenbeirat und erweiterten Kundenbeirat ausgeschlossen.
(3) Jeder Kunde der Postbank kann sich im Rahmen der offiziellen Ausschreibung für die Mitgliedschaft im Kundenbeirat bewerben. Voraussetzungen und Bewerbungsfristen werden rechtzeitig von der Postbank veröffentlicht (z. B. im Internet)
(4) Die Auswahl der Mitglieder erfolgt über ein mehrstufiges Verfahren. Sie orientiert sich an den in Absatz 2 aufgeführten Auswahlkriterien unter Berücksichtigung der hierzu gemachten Angaben des Bewerbers.
(5) Bewerber, die nicht für den Kundenbeirat ausgewählt werden, gehören ohne Weiteres dem erweiterten Kundenbeirat an.
(6) Die an den Sitzungen teilnehmenden Vertreter der Postbank werden durch die Postbank benannt.
§ 3 Amtszeit
(1) Die Amtszeit des Kundenbeirats beträgt drei Jahre und beginnt jeweils mit der konstituierenden Tagung. Vor Ablauf der Amtszeit erfolgt die Ausschreibung und das Auswahlverfahren für den neuen Kundenbeirat. Eine Wiederberufung der Mitglieder ist
einmal möglich. Die maximale Amtszeit eines Mitglieds kann somit sechs Jahre betragen.
(2) Die Mitgliedschaft endet vorzeitig durch Verzicht oder Ausschluss. Sie endet außerdem, wenn die Kundenbeziehung zwischen
Mitglied und Postbank endet.
(3) Der Ausschluss eines Mitglieds kann erfolgen
• auf der Grundlage eines an die Postbank gerichteten Antrags von mindestens zwei Drittel der Mitglieder des Kundenbeirats
oder
• durch die Postbank ohne Angabe von Gründen
(4) Die Postbank teilt dem betroffenen Mitglied den Ausschluss aus dem Kundenbeirat mit. Der Ausschluss wird mit schriftlicher
Bekanntgabe gegenüber dem betroffenen Mitglied wirksam. Erfolgt der Ausschluss auf Veranlassung der Postbank, informiert
die Postbank den Sprecher des Kundenbeirats über den Ausschluss. Vor einem Ausschluss auf Antrag des Kundenbeirats ist dem
betroffenen Mitglied Gelegenheit zur Stellungnahme zu geben.
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Satzung Kundenbeirat
(5) Hat ein Mitglied an zwei aufeinander folgenden Tagungen nicht teilgenommen, wird es angeschrieben, ob weiterhin Interesse
an der Mitgliedschaft im Kundenbeirat besteht. Bei Verzicht oder Nichtmeldung innerhalb von 8 Wochen endet die Mitgliedschaft
ohne Weiteres.
(6) Ein frei gewordener Platz kann durch Bestellung eines neuen Mitglieds für die Restdauer der Amtszeit des ausgeschiedenen
Mitglieds aus dem erweiterten Kundenbeirat durch die Postbank nachbesetzt werden.
(7) Die Amtszeit des erweiterten Kundenbeirats beträgt ebenfalls drei Jahre. Die Mitgliedschaft endet vorzeitig durch Verzicht
oder Ausschluss, außerdem, wenn die Kundenbeziehung des Mitglieds zur Postbank endet. Ein Ausschluss ist seitens der Postbank
jederzeit ohne Angabe von Gründen möglich. § 3 (4) Sätze 1 bis 3 gelten entsprechend. Die Postbank behält sich unterjährige
Ausschreibungen des erweiterten Beirats vor.
§ 4 Organisation
(1) Der Kundenbeirat wählt während der konstituierenden Tagung aus seinen Mitgliedern einen Sprecher sowie einen stellvertretenden Sprecher mit einfacher Mehrheit der abgegebenen Stimmen.
(2) Scheidet der Sprecher oder sein Stellvertreter vor Ablauf der Amtsperiode aus dem Kundenbeirat aus, so wählt der Kundenbeirat für den Rest der Amtsperiode einen Nachfolger.
(3) Der Sprecher ist Ansprechpartner für die Postbank.
(4) Die Postbank ist berechtigt, im Rahmen ihrer Öffentlichkeitsarbeit gegenüber Dritten
• den Namen des Sprechers oder sonstiger Mitglieder bekannt zu machen und
• Äußerungen des Sprechers oder sonstiger Mitglieder des Kundenbeirats, die diese in ihrer Funktion als Mitglied des Kundenbeirats gegenüber der Postbank oder Dritten getätigt haben, unter namentlicher Benennung des Äußernden zu zitieren.
§ 5 Tagungen und Kostenerstattung
(1) Der Kundenbeirat tritt 2 x jährlich zu Tagungen in Bonn oder Köln zusammen. Die Tagungen finden in der Regel im Frühjahr
und (Spät-) Herbst statt. Der Kundenbeirat wird von der Postbank spätestens vier Wochen vor der geplanten Tagung eingeladen.
(2) Tagesordnungspunkte und Anfragen, die spätestens zwei Wochen vor einer Tagung von den Mitgliedern des Kundenbeirats
eingereicht werden, können nach freiem Ermessen der Postbank aufgenommen werden. Die Tagesordnung wird im Vorfeld mit
dem Sprecher des Kundenbeirats abgestimmt. Von Mitgliedern vorgeschlagene Tagesordnungspunkte und Anfragen können
schriftlich oder über die von der Postbank bekannt gegebenen Online-Medien der Postbank eingereicht werden.
(3) Die Postbank übernimmt die rechtzeitige Versendung von Einladung und Tagesordnung. Die Postbank ist berechtigt, die Tagesordnung sowie Inhalte und Fotos der Tagung öffentlich zugänglich zu machen (zum Beispiel auf der Postbank Homepage).
(4) Die Tagungen des Kundenbeirats sind nicht öffentlich. Über die Veröffentlichung von Arbeitsergebnissen entscheidet die
Postbank.
(5) Die Kosten für die An- und Abreise mit dem PKW (Kilometerpauschale für An- und Abreise von höchstens insgesamt 400 Kilometern von zzt. 0,30 EUR) werden erstattet. Die Nutzung anderer Verkehrsmittel für die An- und Abreise wird erstattet bzw.
übernommen, wenn die Buchung über die Postbank erfolgt oder durch diese freigegeben worden ist. Weiterhin übernimmt die
Postbank die Kosten für erforderliche Hotelübernachtungen. Die Reservierung der Hotelzimmer erfolgt über die Postbank. Kosten
für die Nutzung des öffentlichen Nahverkehrs und erforderliche Taxifahrten am Start- und Zielort werden ebenfalls erstattet. Die
Kostenerstattung erfolgt nach Vorlage der entsprechenden Belege durch Überweisung auf das Konto des Mitglieds.
(6) Die Postbank zahlt eine Pauschale in Höhe von 100 EUR pro Mitglied und Tagung. Gem. § 18 Abs. 1 Nr. 3 EStG handelt es
sich beim Tagungsgeld um Einkünfte aus selbstständiger Arbeit, die der individuellen Versteuerung unterliegen.
(7) § 5 Abs. 3 – 7 gelten analog für Mitglieder des erweiterten Kundenbeirats, die zu Tagungen eingeladen werden.
(8) Sonderthemen können außerhalb der Tagungen des Kundenbeirats auf Einladung der Postbank in separat einberufenen
Präsenzveranstaltungen, sowie per Online- oder Print-Befragungen behandelt werden. Hierzu können auch oder ausschließlich
Mitglieder des erweiterten Kundenbeirats eingeladen werden.
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Satzung Kundenbeirat
§ 6 Beschlussfassung
(1) Der Kundenbeirat ist beschlussfähig, wenn mindestens zwei Drittel der Mitglieder des Kundenbeirats, darunter der Sprecher
oder sein Stellvertreter, anwesend sind.
(2) Jedes Mitglied verfügt über je eine Stimme und gleiches Stimmrecht.
(3) Der Kundenbeirat kann Beschlüsse mit einfacher Mehrheit der anwesenden Mitglieder fassen. Die Beschlüsse haben einen
empfehlenden Charakter.
§ 7 Datenschutz, Verschwiegenheitspflicht, Exklusivität
(1) Die Mitglieder werden während der laufenden Mitgliedschaft keine weiteren Banken oder Sparkassen oder sonstige Finanzdienstleister beratend unterstützen.
(2) Die Mitglieder haben, auch über die Dauer des Amtes hinaus, alle aus dem Bereich der Postbank erlangten Informationen,
soweit sie nicht offenkundig sind, vertraulich zu behandeln und im Rahmen des Zumutbaren vor Missbrauch zu schützen.
Die Bestimmungen des Bundesdatenschutzgesetzes sind einzuhalten.
(3) Die den Mitgliedern im Rahmen der Tätigkeit im Kundenbeirat bekannt gewordenen Tatsachen dürfen nicht an Dritte weitergegeben oder ihnen zugänglich gemacht werden. Eine Weitergabe und Nutzung der Unterlagen und Ergebnisse durch Mitglieder
ist nicht gestattet.
(4) Alle Unterlagen/Ergebnisse bleiben Eigentum der Postbank.
§ 8 Rechtliche Stellung
(1) Der Kundenbeirat ist kein Organ der Postbank. Er hat eine beratende Funktion.
§ 9 Auflösung
(1) Der Kundenbeirat kann jederzeit durch Beschluss der Postbank aufgelöst werden. Die Auflösung wird wirksam mit an den
Sprecher des Kundenbeirats gerichteter schriftlicher Bekanntgabe des Auflösungsentscheids durch die Postbank. Die Postbank
wird die übrigen Mitglieder über die Auflösung in geeigneter Form informieren.
§ 10 Schlussbestimmungen
(1) Die Satzung tritt mit Bestätigung durch einen für das Kundengeschäft verantwortlichen Vorstandes in Kraft.
(2) Änderungen der Satzung erfolgen durch Beschluss der Postbank. Änderungen der Satzung gibt die Postbank den Mitgliedern
des Kundenbeirats bekannt.
(3) Die Mitglieder des Kundenbeirats erkennen die Satzung und etwaige Änderungen durch gesonderte Bestätigung an.
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Stand: Oktober 2016

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