Kommunaler Versorgungsverband Baden

Kommunaler Versorgungsverband Baden-Württemberg
Offenes Verfahren gemäß §14 VgV
3771/16/KA – Postdienstleistungen
- Beantwortung von Bieterfragen -
In diesem Dokument werden die im Ausschreibungsverfahren gestellten Bieterfragen transparent veröffentlicht, die für die teilnehmenden Bieter von allgemeiner Relevanz sind.
Bieterfrage 1:
Gemäß dem Anschreiben sollen auch "Zusätzliche Vertragsbedingungen"
und "Bewerbungsbedingungen" Bestandteil der Ausschreibung sein.
Da diese Unterlagen derzeit nicht zum Download zur Verfügung stehen, möchten wir Sie
bitten diese noch nachträglich bereitzustellen.
Antwort KVBW:
Die genannten Unterlagen sind für dieses Verfahren nicht erforderlich.
Bieterfrage 2:
Gemäß Ziffer 3.1 der AVP soll die Vergütung des AN über die gesamte Vertragslaufzeit Gültigkeit haben.
Gegenstand der Ausschreibung ist die bundesweite Postbeförderung. Ein bundesweit flächendeckendes Zustellnetz unterhält nur die Deutsche Post AG (DP), sodass Wettbewerber,
die ebenfalls eine bundesweite Postbeförderung anbieten wollen, sich der Leistungen der
Deutsche Post AG bedienen müssen.
Als marktbeherrschendes Unternehmen unterliegt die Deutsche Post AG der regulierenden
Aufsicht der Bundesnetzagentur. Für Wettbewerber der Deutschen Post AG besteht hinsichtlich der Portowerte und Teilleistungsentgelte der DP kein Verhandlungsspielraum. Sollten
aufgrund einer Erhöhung/Änderung des Portos oder der Teilleistungsentgelte die Kosten des
Auftragnehmers steigen, kann die Leistung für diesen defizitär werden.
Um eine dem Wettbewerbsgrundsatz gerecht werdende Vergabe sicherzustellen, dürfen
Wettbewerber der Deutschen Post AG nicht mit einer Erhöhung der Entgelte der DP als
Nachunternehmer belastet werden.
Gleichermaßen haben die Bieter/Auftragnehmer keinen Einfluss auf eine Änderung des gesetzlichen Mindestlohnes.
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Bieterfragen
3771/16/KA
Wir ersuchen Sie daher ein Preisanpassungs- (oder ggf.
Sonderkündigungs-) recht für den Fall aufzunehmen, dass
- aufgrund einer Erhöhung der Entgelte der DP (Porto/Teilleistungsentgelte), die Wettbewerber der DP für die von dieser (als Nachunternehmer) erbrachte Leistungen zu zahlen haben
und die aufgrund einer gesetzlich oder regulierungsbehördlich oder regulierungsbehördlich
nicht beanstandeten Entscheidung erhöht werden, oder
- der gesetzliche Mindestlohn erhöht wird.
Antwort KVBW:
Eine Änderung der AVP wurde unter Ziffer 3.3 und 4.5 vorgenommen. Die geänderte Version
wird auf der Homepage des KVBW unter der Vergabenummer bereitgestellt.
Bieterfrage 3:
Gemäß Ziffer 7.6 der AVP muss eine verantwortliche und weisungsbefugte Person innerhalb
von 2 Stunden nach Anforderung durch den AG in der jeweiligen Dienststelle (Karlsruhe oder
Stuttgart) sowie beim Druckdienstleister eintreffen können.
Bitte teilen Sie uns hierzu mit, in welchen Fällen es zu solchen Anforderungen kommen
kann.
Antwort KVBW:
Gemeint ist der Fall massiver Schlechtleistung, die eine sofortige Klärung mit den jeweils
zuständigen Personen beim Auftragnehmer erfordern. Die Anforderungen sind überzogen
dargestellt. Eine dauerhafte Präsenz ist nicht erforderlich.
Bieterfrage 4:
Mit dem Angebot sollen ein Umweltkonzept und ein Datenschutzkonzept eingereicht werden.
Da es sich hierbei um Nachweise zur Eignung handelt, bitten wir um Mitteilung welchen inhaltlichen Anforderungen an Umwelt und Datenschutz bzw. die Konzepte gestellt werden.
Antwort KVBW:
Es müssen schlüssige Konzepte vorgelegt werden, die einen sorgfältigen Umgang mit den
jeweiligen Themen erwarten lassen. Die Vorlage dieser Konzepte genügt.
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Bieterfrage 5:
Gemäß der Leistungsbeschreibung zu Los 1 ist auch die Zulieferung (Anlieferung von Sendungen der Absender, welche den zukünftigen Auftragnehmer nutzen, beim Auftraggeber)
Bestandteil der ausgeschriebenen Leistung.
Als Konsolidierer übergeben wir alle Sendungen (auch die unserer bestehenden Kunden) zur
Zustellung an die Deutsche Post AG. Es findet insoweit keine Analyse der Empfängeradressen unserer Kunden bei uns statt; dies erfolgt erst bei der Deutschen Post AG.
Können wir davon ausgehen, dass in diesem Fall die Zulieferung entfallen kann?
Antwort KVBW:
Wir suchen einen Dienstleister der die Post im klassischen Sinn befördert. Deshalb wird davon ausgegangen, dass er auch an uns gerichtete Post zu befördern hat (von anderen Kunden). Dieser Sachverhalt wird hiermit geregelt.
Bieterfrage 6:
Verstehen wir es richtig, dass die täglichen Nachweislisten mit der monatlichen Abrechnung
vorzulegen sind?
Antwort KVBW:
Reicht auch aus. Günstiger ist eine Bereitstellung nach Verarbeitung beim AN. Darüber hinaus im Einzelfall auf Anfrage.
Bieterfrage 7:
Bitte teilen Sie uns zu Ziffer 1.6 der Leistungbeschreibung mit, ob ein Klischee des Auftraggebers auf die Sendungen aufzudrucken ist.
Wenn ja, werden die Kosten für die Klischeeerstellung separat erstattet oder sind diese in die
Einzelpreise einzukalkulieren?
Antwort KVBW:
Derzeit wird ein Klischee mit Darstellung des KVBW verwendet um die Zustellqualität zu verbessern. Bei vertragsgemäßer Zustellung kann darauf verzichtet werden. Falls ein Klischee
vom AG gewünscht wird, tragen wir die Kosten für die Herstellung. Soll durch die Verwendung eines Klischee, mit Darstellung des KVBW, die Zustellqualität verbessert werden, hat
die Kosten der AN zutragen.
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Bieterfrage 8:
Bitte teilen Sie uns mit, ob
- die Sendungen nach Formaten getrennt (kleine und große Umschläge in jeweils separate
Behälter) und
- Einschreiben versandfertig (inkl. ausgefüllter Rückscheine und
Einlieferungslisten)
übergeben werden.
Antwort KVBW:
Die Trennung erfolgt nur nach allg. Postsendungen und Einschreiben geordnet.
Bieterfrage 9:
Verstehen wir es richtig, dass die Sendungen an allen Standorten unfrankiert übergeben
werden?
Antwort KVBW:
Ja.
Bieterfrage 10:
Bitte teilen Sie uns mit, ob und ggf. wieviele Kostenstellen bei der Verarbeitung der Sendungen und Abrechnung der Leistung zu berücksichtigen sind.
Antwort KVBW:
Es genügt je eine Kostenstelle nach Einlieferungsort und eine weitere für Sonderaktionen
(zusammen 4 Stück).
Bieterfrage 11:
Bitte teilen Sie uns mit, ob an den einzelnen Standorten jeden Tag etwa gleich viele Sendungen verschickt werden oder ob es - z.B. beim externen Druckdienstleister - eher einzelne
Versandaktionen mit sehr hohem Sendungsaufkommen gibt.
Antwort KVBW:
Sendungsmengen können nicht garantiert werden. Es gibt ein normales Tagespostaufkommen sowie Sonderaktionen mit höherem Sendungsvolumen.
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Bieterfrage1 2:
Bitte teilen Sie uns mit, ob die Sendungen beim Druckdienstleister
15:30 Uhr fertig zur Abholung bereitstehen.
Antwort KVBW:
Ja.
Bieterfrage 13:
Bitte teilen Sie uns mit, mit wievielen Nachkommastellen die Preis angegeben werden dürfen.
Antwort KVBW:
Mit zwei.
Bieterfrage 14:
In Ziffer 2 Punkt 3 der Leistungsbeschreibung heißt es, dass bei Übergabe von Sendungen
an einen Nachunternehmer dessen Nachforschungssystem genutzt wird. Es sei jedohc nicht
zulässig, dass der Auftragnehmer gar keinen eigenen Nachforschungsdienst anbietet.
Als Konsolidierer übergeben wir alle Sendungen zur Zustellung an die Deutsche Post AG
und führen selbst keine Zustellungen durch.
Wir bitten daher um Bestätigung, dass in in diesem Fall kein eigenes Nachforschungssystem
eingerichtet werden muss.
Antwort KVBW:
Ein eigenes Nachforschungssystem des AN wird gefordert. Wir benötigen einen Zugang zu
einem zentralen Nachforschungssystem. Die Nutzung mehrerer Subunternehmer darf sich
bei Nachforschungen nicht nachteilig für den AG auswirken indem man z.B. zuerst die beteiligten Unternehmen ausfindig machen muss um sich dann mehrfach an Systemen freischalten und anmelden zu müssen. Diese Auskunft hat der AN zu leisten.
Bieterfrage 15:
In Ziffer 10.1 der AVP heißt es, dass mittels Haftpflichtversicherung Personen, Sach- und
Vermögensschäden sowie Bearbeitungsschäden abgedeckt werden müssen.
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Auf Seite 6 der Vorbemerkungen sind dagegen nur die Abdeckung von Personen-, Sachund Vermögensschäden zu bestätigen.
Bitte teilen Sie uns mit was gilt und was die Erklärung des Versicherers ausweisen muss.
Antwort KVBW:
Es gelten die AVP.
Bieterfrage 16:
Bitte teilen Sie uns zu Seite 8 der Vorbemerkungen mit, ob die anzugebenden Referenzen
tatsächlich alle aus Bayern/Baden-Württemberg stammen müssen oder ob die Abholstellen
auch in anderen Bundesländern liegen dürfen.
Antwort KVBW:
Die Referenzen sollten aus Baden-Württemberg / Bayern sein. Liegen diese nicht vor, so
werden auch weitere Bundesländer akzeptiert (siehe Angabe "oder vergleichbar").
Bieterfrage 17:
Verstehen wir Ziffer 14 der Vorbemerkungen (Öffnungsklausel) insoweit richtig, dass die
Einbindung der Partnerkassen eine positive wirtschaftliche und logistische Prüfung des Auftragnehmers voraussetzt und demnach nicht einseitig von den Partnerkassen erklärt werden
kann?
Antwort KVBW:
Die Beauftragung erfolgt eigenverantwortlich durch die Partnerkassen, nicht durch den
KVBW.
Bieterfrage 18:
Verstehen wir es richtig, dass die Frankierung tatsächlich als Jahrespauschale anzubieten ist
und nicht pro Brief abgerechnet wird?
Antwort KVBW:
Ja.
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