Leitfaden für die Öffentlichkeitsarbeit - wir-schaffen-was

FREIWILLIGENTAG METROPOLREGION RHEIN-NECKAR
17. SEPTEMBER 2016
TIPPS FÜR DIE ÖFFENTLICHKEITSARBEIT
GUTES TUN UND DARÜBER REDEN
Beim Freiwilligentag wird in der ganzen Metropolregion Rhein-Neckar ehrenamtlich
angepackt. Die Aktion bietet viele gute Nachrichten und tolle Bilder – damit ist sie
auch ein interessantes Ereignis für Medien wie Tageszeitungen, Wochenblätter,
Radio und Fernsehen.
Eine gute Öffentlichkeitsarbeit im Vorfeld hilft dabei, das geplante Vorhaben bekannt
zu machen, die benötigten Helfer zu finden und die Presse für eine Berichterstattung
zu gewinnen. Dieser kurze Leitfaden soll Ihnen dabei helfen.
EIGENE MÖGLICHKEITEN NUTZEN
Am einfachsten und wirkungsvollsten ist es, die eigenen Kanäle und Kontakte zu
nutzen, um auf den Freiwilligentag aufmerksam zu machen. Das kostet in der Regel
nichts und lässt sich schnell umsetzen. Zudem werden die Menschen erreicht, die
bereits eine emotionale Bindung zu Ihrer Einrichtung haben (z.B. Eltern von
Kindergartenkindern oder Schülern, Vereinsmitglieder).
Folgende Maßnahmen haben sich bewährt:
 Hinweis auf der Internetseite (z.B. Projektseite, Werbe-Banner,)
 Hinweis im eigenen Mitteilungsblatt (z.B. Pfarrblatt, Vereinsbrief)
 Beitrag in den eigenen Sozialen Medien (z.B. Posts und Termin bei Facebook)
 Plakataushang am „Schwarzen Brett“
 Flyer-Auslage an stark frequentierten Stellen (z.B. Kaffee-Ecke, Bäcker,
Banken und Sparkassen)
 Hinweis bei Sitzungen (z.B. Mitgliederversammlung, Elternabend)
 Hinweis bei eigenen Aktionen (z.B. Tag der offenen Tür)
 Werben im persönlichen Umfeld (z.B. Freunde, Familie, Kollegen)
Das Organisations-Team der Metropolregion Rhein-Neckar unterstützt Sie gerne!
Kostenlose Marketing-Materialien und viele Tipps finden Sie unter www.wir-schaffenwas.de. Gerne helfen wir auch persönlich weiter:
Freiwilligentag-Team, Tel. 0621 12987-75, [email protected].
MULTIPLIKATOREN GEWINNEN
Gewinnen Sie Fürsprecher für Ihre Freiwilligentag-Aktion, die sich in ihrem jeweiligen
Umfeld stark für Ihr Projekt machen. So könnte zum Beispiel der Bürgermeister Ihrer
Gemeinde die Schirmherrschaft übernehmen. Oder Sie überzeugen ein
Unternehmen davon, Ihre Aktion zu unterstützen (z.B. Banken oder Sparkassen,
ortsansässige Handwerksbetriebe). In der Vergangenheit haben sich häufig auch
Rotary-Clubs oder politische Parteien beim Freiwilligentag engagiert – und dies im
Vorfeld entsprechend bekannt gemacht.
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17. SEPTEMBER 2016
PRESSEARBEIT – SO GEHT ES RICHTIG
Ein weiteres wichtiges Mittel, um auf den Freiwilligentag hinzuweisen, ist die
Pressearbeit. Die wichtigsten Instrumente in diesem Zusammenhang sind die
Pressemitteilung und der Pressetermin vor Ort.
Die Pressemittelung
Die Presseinformation ist ein kurzer Text, in dem Sie beschreiben, wann, wo und wie
Sie sich beim Freiwilligentag engagieren. Die Pressemitteilung wird an lokale und
regionale Medien wie Tageszeitungen, Wochenblätter, Radio- und Fernsehstationen
verschickt. Falls Sie Kontakte zu Medien in ihrer Gegend brauchen, hilft Ihnen das
Freiwilligentag-Team gerne weiter.
Da Journalisten sehr viel zu tun haben und mit Informationen überhäuft werden, ist
es wichtig, ihnen die Arbeit so einfach wie möglich zu machen. Konkret bedeutet das:
Für den Journalisten muss sofort ersichtlich sein, um was es geht und ob die
Information für den Leser, Zuhörer und Zuschauer relevant ist. Ein gut geschriebener
Text vermittelt diese Informationen kurz und prägnant und ist den Journalisten damit
eine wertvolle Unterstützung.
Eine Pressemitteilung ist aufgebaut wie ein Zeitungsartikel:
 W-Fragen beantworten (Was passiert wem, wann, wo, wie und warum?)
 Wichtigste Infos an den Anfang
 Leserfreundlich schreiben (z.B. Fachbegriffe erläutern)
 Verben statt Substantive („Garten anlegen“ statt „Errichtung eines Gartens“)
 Kurze Sätze statt lange Schachtelsätze
 Prägnante Überschrift
 Keine Marketing-Sprache (z.B. sparsamer Gebrauch von Adjektiven)
 Verwendung der dritten Person (z.B. Kita XY beteiligt sich am Freiwilligentag)
 Persönliche Meinungen/Aufrufe in Zitaten unterbringen
Es ist sinnvoll, den Versand einer Pressemitteilung an einen konkreten Anlass zu
knüpfen. In den kommenden Monaten gibt es gleich mehrere Gelegenheiten, die
Presse zum Thema Freiwilligentag zu informieren.
Einige Kommunikationsanlässe:
 Ankündigung: „Wir machen mit!“
 Aufruf: „Wir suchen Mitschaffer!“ (Freiwillige)
 Aufruf: „Wir brauchen Expertenhilfe!“ (z.B. Handwerksbetriebe)
 Ankündigung: „Wir haben alle Helfer“
 Ankündigung: „Partei o.Ä. unterstützt uns“
 Ankündigung: „Promi besucht unser Projekt“
 Ankündigung: „Bald ist Freiwilligentag“
 Nachbericht: „Das haben wir geschafft!“
Auf der Internetseite www.wir-schaffen-was.de werden in den kommenden Wochen
verschiedene Vorlagen bereitgestellt, die Sie für Ihre Pressearbeit nutzen können.
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17. SEPTEMBER 2016
Der Pressetermin
Manchmal ist es sinnvoll, Medienvertreter zu einem Pressetermin einzuladen. Zum
Beispiel, wenn das geplante Vorhaben sehr kompliziert ist, sich vor Ort besser
erklären lässt (z.B. bauliche Mängel, die beim Freiwilligentag behoben werden sollen)
oder ein gutes Fotomotiv zu erwarten ist (z.B. Bürgermeister hat sich angekündigt,
blauer „Wir-schaffen-was!“-Würfel macht Station).
Die Einladung zu einem Pressetermin sollte ca. 1 bis 2 Wochen im Voraus erfolgen.
Je nachdem, wie gut Ihr Kontakt zur Redaktion ist, kann die Einladung telefonisch
oder schriftlich erfolgen. Bei ausbleibender Rückmeldung können Sie wenige Tage
vor dem Termin noch einmal höflich nachfragen.
Machen Sie einen guten Eindruck auf den Journalisten, indem Sie den Pressetermin
gut vorbereiten. Stellen Sie ansprechende Materialien zusammen (z.B. Faktenblatt)
und liefern Sie interessante Hintergrundinfos. Als zeitlichen Rahmen sollten Sie eine
halbe Stunde einplanen, maximal eine Stunde.
Ein Bild sagt mehr als 1.000 Worte
Der Freiwilligentag lebt von den vielen Helfern, die ehrenamtlich mit anpacken. Die
ganz spezielle Freiwilligentag-Stimmung und das gute Gefühl, gemeinsam etwas
Gutes getan zu haben, lassen sich leider nur schwer in Worte fassen. Deshalb ist ein
aussagekräftiges Foto sehr hilfreich für die Pressearbeit. Es erregt Aufmerksamkeit
und motiviert die Journalisten und Leser, sich mit dem Thema auseinanderzusetzen.
Das wiederum hilft Ihnen, Freiwillige für Ihr Projekt zu gewinnen.
Wenn Sie zum ersten Mal beim Freiwilligentag dabei sind, können Sie natürlich nicht
auf vorhandenes Bildmaterial zurückgreifen. Überlegen Sie sich daher, wie Sie ihr
Vorhaben ansprechend und witzig in Szene setzen. Action-Bilder sind sehr viel
besser geeignet als Gruppenbilder, auf denen alle in „Reih und Glied“ stehen und
darauf warten, abgelichtet zu werden. Das Bild soll vermitteln, wofür die Aktion steht.
Wenn Sie bereits beim Freiwilligentag dabei waren, können Sie für die Pressearbeit
auf Fotos ihrer letzten Aktion zurückgreifen. Achten Sie darauf, dass das Bild scharf,
kontrastreich und gut belichtet ist. Interessant sind vor allem Menschen in Aktion,
bestenfalls in blauen „Wir schaffen was!“-T-Shirts. Vielleicht ist das Bild sogar so gut,
dass es eine Presseinformation ersetzen kann. Schreiben Sie dann einfach ein paar
erläuternde Zeilen und schicken Sie diese samt Bild an die Redaktion.
WIR HELFEN GERNE WEITER!
Sie haben Fragen zur Öffentlichkeitsarbeit oder brauchen Tipps und Anregungen?
Nehmen Sie Kontakt mit dem Freiwilligentag-Team auf:
Telefon: 0621 12987-75
[email protected]

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