Ausschreibung Bierstadtfest 2017 in Radeberg: Organisation und Durchführung Das Bierstadtfest ist die bedeutendste jährliche kulturelle Veranstaltung im etwa 18.500 Einwohner zählenden Mittelzentrum Radeberg. Das Bierstadtfest findet am ersten JuniWochenende an 3 Tagen, von Freitag bis Sonntag, statt. 2017 ist der Termin vom 2. bis 4. Juni. Veranstalter des Bierstadtfestes sind die Stadt Radeberg, die Radeberger Exportbierbrauerei GmbH und der Gewerbeverein Radeberg e.V. Die Organisation und Durchführung des Festes wurde in den vergangenen Jahren von einer Veranstaltungsagentur übernommen. Für 2017 wird diese Organisation und Durchführung neu ausgeschrieben. Mit dem zuschlagerhaltenden Unternehmen wird ein Einjahresvertrag für 2017 geschlossen, mit der Option auf Verlängerung um weitere 3 Jahre. 2019 wird in Radeberg das 800 jährige Stadtjubiläum mit einem entsprechend größer dimensioniertem Bierstadtfest gefeiert. In den vergangenen Jahren haben jeweils etwa 30.000 Besucher das Bierstadtfest besucht. Das Bierstadtfest ist ein eintrittsfreies Volksfest mit zahlreichen Fahr- und Spielgeschäften, vielen kulinarischen Angeboten, Händlermeile sowie einem abwechslungsreichen musikalischen und künstlerischem Programm auf der Hauptbühne auf dem Markt und auf der Bühne am Kaiserhof. Der Sonntag des Stadtfest-Wochenendes ist verkaufsoffen. Rahmenbedingungen - Das Bierstadtfest findet vom 02.-04.06.2017 statt. - Es gelten folgende Veranstaltungszeiten: Freitag, 02.06.2017: von 19:00 Uhr bis 01:00 Uhr Samstag, 03.06.2017: von 13:00 Uhr bis 01:00 Uhr Sonntag, 04.06.2017: von 11:00 Uhr bis 21:00 Uhr Große Kreisstadt Radeberg, Büro des Oberbürgermeisters, September 2016 - Feste und traditionelle Bestandteile des Bierstadtfestes sind: das Bierfassrollen, die Versteigerung der Fundsachen durch den Oberbürgermeister, die Vereinsstraße, die Kinderspielstraße, der Funkenflug und der Festumzug. - Das Stadtfest ist ein eintrittsfreies Volksfest mit Schaustellerangeboten, gastronomischen sowie Nonfood-Ständen und zwei Bühnen mit Liveprogramm. - Auf der Hauptbühne am Markt findet neben dem Rahmenprogramm tagsüber an jedem Veranstaltungsabend ein Konzert mit verschiedenen Künstlern statt. - Das Bierstadtfest ist eine Veranstaltung für alle Generationen und Zielgruppen. - Zur Finanzierung des Bierstadtfestes zahlen die drei Veranstalter anteilige Beträge in das Veranstaltungsbudget ein, darüber hinaus sind zur Finanzierung des Festes Standgebühren zu erheben und Sponsoren einzubinden. - Das Festgelände erstreckt sich auf folgendes Gebiet: Marktplatz, Oberstraße vom Markt bis Pulsnitzer Straße, Hauptstraße, Kirchstraße mit Kirchplatz und Röderstraße - Die zentrale Bühne ist auf dem Marktplatz lokalisiert. Hier findet das Hauptprogramm statt. Eine kleinere Bühne befindet sich auf der Hauptstraße vor dem Hotel Kaiserhof. Auf der Hauptstraße/Oberstraße/dem Marktplatz sind die Händlerstände, Schausteller etc. zu positionieren. - Es wird eine enge und kooperative Zusammenarbeit mit regelmäßigen Abstimmungsterminen durch den Bewerber mit den drei Veranstaltern vorausgesetzt. Leistungsbeschreibung Interessenten werden geben, eine entsprechende Bewerbung unter Berücksichtigung der Rahmenbedingungen und unter Vorlage eines detaillierten Veranstaltungskonzeptes mit: - Regie- bzw. Ablaufplan zur Vorbereitung, Durchführung und Nachbereitung - Einbringung neuer Ideen/Konzepte in das Bierstadtfest - Einbindung von Partnern, Vereinen und Unternehmen - Finanzierungskonzept mit Planung Standgebühren und Sponsoringkonzept - Marketingkonzept mit Weiterentwicklung des bisherigen Layouts Große Kreisstadt Radeberg, Büro des Oberbürgermeisters, September 2016 - Konzept Bühnen- und Rahmenprogramm - Konzept Händlermanagement - Sicherheitskonzept - Lageplan, einschließlich Platzkonzeption und Eintragung aller Aufbauten, Stände sowie Flucht- und Rettungswegen - Referenzliste bisheriger verantworteter Veranstaltungen - Versicherung, dass sich der Bewerber nicht in Liquidation befindet vorzulegen. Folgende Leistungen sollten gesondert ausgewiesen werden und könnten im Bedarfsfall von den Veranstaltern übernommen werden: - Betreuung der Website www.bierstadtfest.de und Nutzung sozialer Medien - Begleitende Öffentlichkeitsarbeit und Organisation von Pressekonferenzen Umzusetzende Sicherheitsmaßnahmen - Nachweis des Abschlusses und der Bezahlung einer Haftpflichtversicherung - Beachtung der allgemeinen Vorschriften, insbesondere die des Lebensmittel-, Eich-, Handelsklassen-, Hygiene-, Bau-, Gewerbe- und Preisrechts, des Bundesseuchengesetzes sowie der Unfallverhütung - Während der gesamten Veranstaltungsdauer ist ein entscheidungskompetenter Verantwortlicher des Bewerbers erreichbar und auf dem Gelände - Übersicht, die Ansprechpartner im Zusammenhang mit der Sicherheit und den Hauptauftragnehmern einschließlich Kontaktdaten enthält - Einholen der erforderlichen Genehmigungen sowie Koordination der Abnahme des Veranstaltungsgeländes - umgehende Anpassung des Sicherheitskonzeptes an gesamtgesellschaftliche Entwicklungen Große Kreisstadt Radeberg, Büro des Oberbürgermeisters, September 2016 tagesaktuelle Die Bewerbungen in Schriftform sind bis zum 14.10.2016 an die Stadtverwaltung Radeberg, Markt 17-19, 01454 Radeberg zu senden. Als Ansprechpartner stehen Ihnen Herr Wähnert und Herr Wagner von der Stadt Radeberg unter Tel.: 03528 450 240 bzw. 450 205 gern zur Verfügung. Bei mehreren Bewerbungen entscheidet das Angebot, welches die Kriterien der Ausschreibungsbedingungen am besten erfüllt. Der Rechtsweg ist ausgeschlossen. Die Vergaberegelungen nach VOL/VOB/VOF finden auf dieses Verfahren keine Anwendung. Nicht rechtzeitig eingereichte Unterlagen können nicht berücksichtigt werden. Große Kreisstadt Radeberg, Büro des Oberbürgermeisters, September 2016
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