別紙 仙台市災害援護資金 債権管理業務委託仕様書 平成２８年９月 仙台市 健康福祉局 健康福祉部 社会課 目次 1 業務の名称 .............................................................................................................. 1 2 業務の目的 .............................................................................................................. 1 3 委託債権 ................................................................................................................. 1 4 委託業務の内容....................................................................................................... 1 5 履行期間 ................................................................................................................. 4 6 履行場所 ................................................................................................................. 4 7 委託債権等の想定件数 ............................................................................................ 5 8 委託料 ..................................................................................................................... 5 9 関係法令等の順守 ................................................................................................... 6 10 委託債権に係る情報の授受 ................................................................................... 6 11 収納金の収受及び領収調書 ................................................................................... 7 12 報告義務 ............................................................................................................... 7 13 本市の委託債権に係る催告の制限 ........................................................................ 7 14 入金口座及び保管口座 .......................................................................................... 7 15 委託債権の追加、修正、中止 ............................................................................... 8 16 収納事務に要する費用の徴収の禁止..................................................................... 8 17 契約終了後の措置 ................................................................................................. 8 18 その他留意事項..................................................................................................... 8 ⅰ 1 業務の名称 仙台市災害援護資金債権管理業務委託 2 業務の目的 仙台市災害援護資金の貸付を受けた者のうち、約定の支払時期に返済ができず、仙台市（以 下、 「本市」という）からの督促状・催告書の送付後も返済に応じられなかった者、あるいは応 じなかった者（以下、 「延滞債務者」という）からの貸付金の回収、及び延滞債務者からの返済 方法の相談（以下、 「納付相談」という）等を、専門性・ノウハウを有する専門業者に委託する ことにより債権回収率の向上を図る。 3 委託債権 災害弔慰金の支給等に関する法律第 10 条に基づき、自然災害により住居や家財に被害を受け た場合並びに世帯主が負傷した場合に、その世帯の立て直しを目的として世帯主に対して本市 が貸し付けた災害援護資金貸付金（以下、「災害援護資金」という） 。 災害援護資金貸付状況（平成 28 年 4 月時点） 貸付済 4 未償還 貸付人数 15,137 人 14,650 人 貸付金額 23,357,710 千円 22,128,972 千円 委託業務の内容 委託業務は「延滞金回収業務」、「付随業務」そしていずれの業務にも共通する「共通業務」 から成るものとする。 「延滞金回収業務」は納期限経過後も納付されない債権について、延滞 債務者の状況を十分に踏まえながら管理・回収を行う業務であり、 「付随業務」は、文書未達・ 債務者死亡・不当利得判明時に随時発生する業務とする。委託業務関連図は以下の通り。 受託者は、以下の要件をすべて満たすものとする。但し、 「～が望ましい」と記載している要 件については推奨要件とし、対応可否あるいは代替案を提案すること。 1 (1) 共通 ① 報告 受託者は以下の内容についてとりまとめ、本市に定期的（毎月及び毎年度）に報告 を行うこと。報告内容の詳細は本市と協議の上決定する。 ア 回収状況 ・委託債権の回収件数、回収金額 イ 催告状況 ・各方法による催告件数、交渉記録 ウ 延滞債務者情報 ・住所、電話番号等の属性変更の情報 エ その他 ・付随業務対応状況 ・クレーム対応状況等 ・準備進捗状況（準備期間） ② 定例会議 業務の報告及び情報共有のため定例の打ち合わせを実施すること。準備期間中は週 １回、回収業務期間中は月１回程度の開催を基本とし、詳細は本市と協議の上決定 する。 (2) 延滞金回収業務 ① 催告業務 本市から依頼された延滞債務者の情報をもとに、回収率向上が見込めるよう延滞債 務者の状況や段階等に応じ、以下から適切な催告方法を選択して、延滞債務者（借 受人・保証人・相続人）に支払いを促すこと。以下のすべての催告方法をとること が可能であること。 ア 文書催告 ・受託後は延滞債務者に対して、速やかに本業務の受託通知書を送付し、受託債 権の回収について、その権限があることを示すこと。 ・定期的に実施することが望ましい。 （例：半年に一回以上） イ 電話催告 ・延滞債務者不在時は、日時を変えるなど工夫して複数回架電すること。 ・電話催告時に返済等に関する相談を受けた際は、それに適切に対応すること。 ・定期的に実施することが望ましい。 （例：月に一回以上） ウ 訪問催告 ・訪問し延滞債務者の居住実態・生活状況・資産状況の確認を行うこと。 ・訪問催告時に返済等に関する相談を受けた際は、それに適切に対応すること。 ・不在の場合は、原則として文書の差し置きを行うこと。 ・定期的に実施することが望ましい。（例：半年に一回以上） ② 納付相談 受託者の拠点を利用して、窓口及び電話により、延滞債務者からの相談や各種手続 きの受付を行うこと。主な相談内容は以下の通り。 2 項目 返済方法 詳細 延滞債務者の状況を踏まえた返済の相談（分納等）を受け、本市の 認めた範囲において審査・決定すること。また、延滞債務者の求め に応じて納付書を発行し納付を促すこと。 各種手続き 延滞債務者の円滑な償還を目的とした各種制度(*1)の案内及び申 請書の受付を行うこと。 (*1)月割償還、繰上償還、少額償還 その他 等 相続に係る相談、住所等登録情報の変更手続き、延滞債務者からの 苦情対応等 ア 窓口業務 ・利便性を考慮して仙台市内に会場を用意し、対面方式による対応を行うこと。 ・相談日は、仙台市の休日を定める条例（仙台市条例第 61 号）第１条第１項各号 に規定する休日（以下、「休日」という）を除く毎日（以下、「平日」という） とする。 ・相談時間は平日 9:00～17:00 は可能とすること。また、延滞債務者の利便性を 考慮し、曜日を指定するなどして夜間（17:00 以降）も対応が取れることが望 ましい。 ・相談日は休日にも設けること。（月に一回以上が望ましい。 ） イ 電話応対 ・受電用（携帯電話からの受電含む）に市外局番「022」又はフリーダイヤルの回 線を用意すること。 ・電話受付は平日 9:00～17:00 は可能とすること。また、延滞債務者の利便性を 考慮し、曜日を指定するなどして夜間（17:00 以降）も対応が取れることが望 ましい。 ・受付は平日だけでなく、月に一回以上は休日も可能とすること。 ③ 回収業務 延滞債務者から委託債権を回収する。回収にあたっては、原則として、現金による 授受は行わず、金融機関への払込み等、安全・確実な方法により対応すること。ま た、回収率の向上につながるよう延滞債務者の利便性を考慮し、納付書やその他払 込方法を複数用意すること。 ア 払込回収 ・延滞債務者が払込む際の納付書は、受託者が自らの名において発行し、郵送・ 手渡し・その他の方法で延滞債務者に迅速に届けることが望ましい。但し、受 託者からの求めに応じて、翌日以降に本市から該当する延滞債務者に係る本市 様式の納付書（納入手数料不要）をデータで受託者に提供し、受託者が本市様 式の納付書を印刷して延滞債務者に届けることも払込方法の一つとすることが できる。 ・延滞債務者が払込む際に発生する納入手数料は受託者が負担するものとする。 但し、延滞債務者に対し、納入手数料が不要となる方法について十分な説明を 尽くした上でもなお、延滞債務者が納入手数料を自ら負担する方法を希望する 3 場合は、それを妨げない。 ・口座振替の場合は当該債務者に振替結果がわかるよう何らかの方法で示すこと。 イ 法的手続き ・償還のための十分な資力を有するにも関わらず、支払いが得られない場合、本 市と協議の上、必要な調査及び書類作成を行い、法的手段（支払督促・訴訟・ 強制執行）を用いて回収に努めること。 ・弁護士の追行を必要とする業務については、本市承認のうえで弁護士への再委 託を認めるものとする。 ④ 入金業務 延滞債務者から回収した償還金を、本市が提示する本市様式の納付書及び払込済通 知書とともに本市指定金融機関へ受託者が納付する。なお、この際、受託者には納 入手数料の負担は発生しない。 (3) 付随業務 以下の業務を対象とする。但し、③については対応できることが望ましい。 ① 居所不明者調査 本市が提供する居所・住民票所在地のいずれにも債務者が存在しなかった場合、居 所の調査を行い本市に報告すること。なお、調査にあたっては、必要に応じて受託 者からの照会に基づき、本市から過去の書類送付履歴・市外在住債務者の住民票を 提供する。 居所が判明せず、郵送による請求ができない場合は、適宜とりまとめ、本市と協議 のうえ、公示送達手続を行うこと。 ② 相続関連調査 債務者又は保証人の死亡が判明した場合、相続人の確認を行い本市に報告すること。 なお、調査にあたっては、必要に応じて受託者からの照会に基づき、本市から戸籍 等の情報を提供する。 ③ 不当利得対応 災害援護資金を不正に受給した者について、法的手続き等により回収を行う。 (4) (1)～(3)に定めのない事務又は事務の内容等に疑義のある場合は、本市と受託者で協議 して決定する。 5 履行期間 業務 6 履行期間 契約準備期間 契約締結日の翌日から平成 29 年 7 月 31 日まで 貸付金回収業務 平成 29 年 8 月 1 日から平成 32 年 3 月 31 日まで 履行場所 原則として受託者の本支店内とする。また、本市との打ち合わせ等は仙台市役所庁舎内とす る。 4 7 委託債権等の想定件数 平成 29 年度 上期 平成 30 年度 下期 上期 下期 上期 下期 償還件数 550 11,447 27,844 35,275 37,117 38,977 延滞債権数 330 6,868 16,706 21,165 22,270 23,386 6,479 164,320 525,732 767,610 794,060 868,016 延滞債権額(千円) 居所不明 相続関連調査 70 70 70 100 100 100 不当利得対応 8 平成 31 年度 5 委託料 委託料については以下の通りとする。 (1) 本市は、以下の額に消費税及び地方消費税相当額を加えた金額を委託料として受託者に支 払う。なお、受託通知書の送付費用、戸籍及び住民票の取得費用等の諸経費並びに本業務 の実施に要する費用の一切は、すべて受託者の負担とする。但し、延滞債務者の納入手数 料について、前記４(2)③及び④において受託者が負担しない場合はこの限りではない。 (2) 委託料の支払いについては、協議の上で月払い・隔月払い・半年払い・年払いとすること ができる。各請求月末に、対応件数及び収納した額に基づいて委託料を算出し、請求書、 請求内訳書、委託料算出の根拠となった各種資料及び業務完了届（一部又は全部）をもっ て本市に請求する。本市は完了報告を受けて検査を実施し、請求書受理日から３０日以内 に委託料を支払うものとする。 (3) 貸付金回収業務期間中の委託料算定方法については案を提示すること。但し、東日本大震 災被災者の生活立て直しのために自治体から貸し付けた資金という性格上、効率だけでな く延滞債務者一人ひとりの状況に応じた丁寧な対応が必要となることから、成功報酬、各 種対応の件数による委託料、その他固定費（データ授受に係る回線使用料等）との併用と することが望ましい。なお、委託料の計算においては、受託者の裁量で金額が増加（例え ば、不在が判明している延滞債務者の自宅等に何度も連続で訪れることが委託料増加の要 因となるなど）することがないよう、業務計画に基づいた委託料の案を提示すること。 ① 成功報酬については、回収金額の 10%以下とする。 ② 架電対応については、1 回の架電（複数の延滞債権に関する催告含む）を 1 件とする。 ③ 問い合わせ対応については、延滞債務者の窓口への 1 回の来訪あるいは 1 回の受電を 1 件とする。 ④ 各種書類の郵送については、1 回の発送（複数文書まとめての送付含む）を 1 件とす る。 ⑤ 上記以外の内容で委託料を提案する場合は、上記を参考に受託者で判断すること。 (4) 契約準備期間中の業務機材準備、業務体制構築、マニュアル・手順作成等の費用について は、(3)とは別に算定すること。 (5) 本委託費用総額は、契約準備期間中 1 千万円、貸付金回収期間は 3 年間で 1 億円以下（税 込）とすること。 (6) 履行期間中に予算額を超過する見込みとなった場合の取扱いは、双方協議の上決定する。 5 9 関係法令等の順守 (1) 受託者の社員及び従業員（以下「社員等」という。 ）は、関係条例、関係法令等を順守する とともに、この仕様書又は本市の指示するところに従い、信義を守り誠実に受託した事務 を履行するものとする。 (2) 受託者の社員等は、債務者に架電、若しくは文書発送する場合又は債務者と面談をする場 合は、債務者に対し本市から委託を受けて行うものであることを告げなければならない。 (3) 受託者は、業務を履行するうえで知り得た一切の情報を第三者に開示又は漏えいしてはな らない。 (4) 受託者は、個人情報の取扱い及び暴力団等の排除について、最新の注意を払うこと。 10 委託債権に係る情報の授受 (1) 本市は、受託者が委託事務を行うために必要な情報を提供する。具体的には、債務者の住 所（現住所及び転出先が判明している場合は転出先の住所）、氏名、生年月日、性別及び貸 付金額及び償還計画・実績等の必要な事項とする。 (2) 受託者は本市側の債権管理業務に必要となる情報（催告、相談、その他必要な情報）は、 ４(1)①とは別に提供すること。内容、様式及び頻度は協議の上で定めるものとする。 (3) セキュリティの観点から個人情報を含むデータのインターネット経由での授受及びインタ ーネットとつながっている環境への保存はしないこと。情報の授受は以下の方法により行 うこと。その際に必要となる機器及び物品等は受託者側の負担において調達すること。 ：調達範囲 仙台市役所（本庁舎） 受託者 本市受託業務実施場所 社会課 データ授受専用端末 専用線(IP-VPN) データ授受専用端末 債権管理システム等 災害援護資金貸付システム 項目 仕様等 受託者・本市間 専用線（IP-VPN を含む。但し、インターネット VPN は不可。） とし、回線速度はデータ量を勘案して受託者にて決定するこ と。 回線 各作業場所内 データ授受専用端末は他のネットワークへは接続せず、スタン ドアロン環境とすること。 OS Microsoft Windows ※委託期間中メーカーサポートが受けられるバージョンであ 専用端末 ること。 外部記録媒体 暗号化機能を備えた USB メモリを準備し、それにより授受した データを同一作業場所内に設置している双方の債権管理のシ ステムと連携すること。 6 ウイルス対策 ２台ともインストールすること。 ソフトウェア ウイルス定義ファイルは週１回以上更新すること。 （本市設置の専用端末へは、受託者が用意したマニュアル及び ウイルス定義ファイルで本市が適用する。） 11 収納金の収受 (1)受託者は、延滞債務者から委託債権を収納した時は、出納簿により整理すること。 (2) 受託者は、収納日ごとに日計表を作成すること。 (3) 受託者は、収納した委託債権を、本市が提示する納入通知書により即日又はやむを得ない 場合は翌日（その日が仙台市の今日を定める条例第 1 条第 1 項に規定する休日に当たると きは、その日後においてその日に最も近い休日でない日。第 54 条第 3 項において同じ。 ） 中に指定金融機関等に払い込まなければならない。なお、15 日以内の払込みを可能とする よう現在検討中。 (4) 受託者は、(3)の規定による納付の後、速やかに次に掲げる書類（電子データを可とする。 ） を本市に提出すること。 ① 日計表 ② 出納簿の写し (5) 本市は、必要があると認めたときは、受託者に対し関係帳簿及び書類等の提出を求め、管 理状況等について調査することができるものとする。 (6) 受託者は本市ホームページで公開する「仙台市会計規則」を順守すること。 12 報告義務 (1)前記４．による業務を実施しても、回収不能であることが判明した債権については、催告を 中止し、回収不能報告書を作成し、戸籍及び住民票等の証拠資料並びに調査記録を添付の うえ、本市に提出すること。 (2) 受託者は、年間の回収実績が提案時に示した年間回収目標に満たなかった場合、その原因 と改善策を本市に報告すること。 (3) 債務者等とのトラブル、苦情等については随時報告すること。 13 本市の委託債権に係る催告の制限 (1) 本市は、委託債権について、延滞債務者に対し、受託者に無断で催告を行わない。 (2) 本市は、本市の催告によらずに延滞債務者から委託債権の支払を受けた場合は、受託者に 対し、その内容を連絡するものとする。 14 入金口座及び保管口座 (1) 受託者は、納付書又は口座振替により延滞債務者から委託債権の支払いを受ける時は、本 業務専用の決済用預金の口座で受けなければならない。 (2) 受託者は、収納金を本市に納付するまでの間、(1)の口座において、確実かつ安全に保管し なければならない。 (3) (1)に規定する当該事務専用の決済用預金の口座とは、受託者が金融機関において「仙台市 災害援護資金貸付金収納金預かり口座 ○○○○」 （○○○○は受託者名）の口座名で開設 した口座とする。 7 (4) 受託者は、(1)に規定する口座を委託事務以外の用途に用いてはならない。 (5) 受託者は、(1)に規定する口座を開設した場合は、書面でその旨を本市に届けなければなら ない。 15 委託債権の追加、修正、中止 (1) 本市は、事前に取り決めのない債権について、委託の追加を行う際は、受託者の了承を得 た後、受託者に委託するものとする。 (2) 本市は、受託者へ委託債権の情報提供後、提供した情報と異なる事実が発覚した場合は、 速やかに受託者に報告するものとする。 (3) 受託者は、委託債権のうち、特定の債権について、本市から委託の中止の申し出があった 場合、これに応じるものとする。 (4) 受託者は特定の債権について前記１２(1)に規定する回収不能であること、又は反社会的勢 力に該当するものであることが判明した際は、速やかに本市に報告すること。 (5) 本市及び受託者は、(1)～(4)までの事実が発生した場合には、債権数及び債権金額を相互 に確認するものとする。 16 収納事務に要する費用の徴収の禁止 受託者は、理由の如何を問わず、委託事務を遂行するに際し必要な費用を延滞債務者から徴 収してはならない。但し、前記４(2)③アのうち、延滞債務者が納入手数料を負担する場合はこ の限りではない。 17 契約終了後の措置 (1) 受託者は、契約が終了した時は、直ちに前記１４に規定する決済用預金の口座を閉鎖する とともに、保管している金額を本市に報告し、本市の提示する納入通知書により、当該金 額を本市に納めなければならない。 (2) 履行期間終了日をもって、分納履行中の債権を含めた全債権を本市に返還すること。 (3) 本業務における債務者との交渉等経過記録及び債務者等から知り得た情報は、次期受託者 の業務に活用するため、すべて本市に無償で提供するとともに、経過記録及び情報に関す る問い合わせに対し、契約期間終了後においても誠実に対応すること。 (4) 本市が提供した資料は、履行期間終了日まで適切に保管し、履行期間終了後は速やかに本 市に返却すること。電子データは復元できないよう消去し、廃棄報告書を提出すること。 18 その他留意事項 (1) 行政情報及び個人情報の取扱い ① 受託者は、本業務の履行に関する行政情報及び個人情報の取り扱いについて、「別紙 行政情報の取扱いに関する特記仕様書」、「別紙 個人情報の取扱いに関する特記仕様 書」を順守すること。 ② 受託者は、本市ホームページで公開する「仙台市行政情報セキュリティポリシー」、 「情 報システム処理に伴う個人情報に係る外部委託に関するガイドライン」を遵守するこ と。 ※「仙台市行政情報セキュリティポリシー」 http://www.city.sendai.jp/kikaku/jyo-seisaku/policy/index.html 8 ※「情報システム処理に伴う個人情報に係る外部委託に関するガイドライン」 http://www.city.sendai.jp/kikaku/jyo-seisaku/joho-sekyu/guide_top.html なお、契約締結前に開催される外部委託審査会の審議にあたり以下の対応が必要とな ることに留意すること。 作業場所の状況及び管理に関する現場調査への協力 本委託業務における個人情報保護責任者の仙台市個人情報セキュリティ研修受講 (2) 障害を理由とする差別の解消 ① 受託者は「障害を理由とする差別の解消推進に関する仙台市職員対応要領」 に準じて、 合理的配慮の 提供を行うものとする。 (3) この仕様書に定めがない事項については、関係法令によるほか、プロポーザルにおける企 画提案書の内容を踏まえ、双方協議のうえ、定めるものとする。 9
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