附属機関等の会議の公開に関する要領 １ 公開・非公開の決定 公開・非公開の決定をする場合において、審議事項によっては、一回の会議で公開とす る部分と非公開とする部分が混在する場合も考えられるので、このような場合には、会議 の開催決定の段階で公開とする部分と非公開とする部分を明確に区別しておくこと。 ２ 会議開催の事前公表 ⑴ 附属機関等の庶務を所管する課等は、会議を公開する場合においては様式１により、 会議を非公開とする場合においては様式２により会議開催案内を作成し、市政情報課に 提出するとともに、インターネット上の市のホームページに掲載すること。 ⑵ ３ 市政情報課は、提出された会議開催案内を市政資料コーナーに掲示すること。 公開の方法 ⑴ 会議の公開は、附属機関等の会議の傍聴を希望する者からの申出に基づき、傍聴を認 めることにより行うこと。 ⑵ あらかじめ傍聴者の定員を定め、定員分の傍聴席及び報道機関用の席を設けること。 ⑶ 傍聴を希望する者に対して、会議の開催当日に受付で氏名及び住所を記載させた上、 傍聴を認めること。なお、定員を超えた場合の傍聴者の決定方法については、各附属機 関等において先着順又は抽選の方法のいずれかを選択すること。 ⑷ 会議に公開する部分と非公開とする部分が混在する場合は、時間区分をあらかじめ説 明した上で、公開する部分に限り傍聴者の傍聴及び報道機関の取材を認めること。 ⑸ 非公開の会議について報道機関の取材があった場合は、会議の冒頭までに限り取材を 認めること。 ⑹ 公開の会議の秩序を維持するため、様式３により傍聴に係る遵守事項を定め、会場内 の見やすいところへの掲示又は傍聴者への配布等の措置を講じることにより、円滑な議 事運営に努めること。 ⑺ 傍聴を認めた者に対して配布する会議資料は、附属機関等の委員に対して配布するも のと同様とすること。ただし、会議資料のうち、図面、写真、報告書等については、会 議が終了するまでの間、会議場に備え置き、傍聴を認めた者の閲覧に供することにより 行うことができること。 ⑻ 公開した会議の結果については、様式４により、附属機関等の庶務を所管する課等が、 原則として、会議終了後３０日以内に議事録（一部非公開の場合は非公開部分を削除し たもの）又は会議概要（委員の発言要旨、審議の経過及び結果等を要約、整理したもの） を作成し、会議資料と併せて市政情報課に提出すること。 ⑼ 市政情報課においては、提出された会議結果資料について閲覧用ファイルを作成し、 市民の閲覧に供すること。なお、閲覧に供する期間は、会議開催の翌年度末までとし、 閲覧期間を経過した資料の削除については、市政情報課が行うこと。 ⑽ 会議の結果については、前号の方法により公開するほか、インターネット上の市のホ ームページに掲載し、市民への積極的な情報提供を行うこと。 ４ その他 附属機関等の会議の公開の可否の決定及び非公開とする理由、傍聴の手続等に関し、市 民等から苦情、意見等の申し出があった場合は、附属機関等の庶務を所管する課等におい て適切に対応すること。
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