面 倒 な 経 費 精算にかかる時 間を 1/10 に 導入事例集 導入事 例 業種： コンサルティング 企業規模： スタートアップ・中小企業（ 50 名未満） .'سؙؐٓ穗顤ך㼪Ⰵד ⡲噟儗ָ 幾׃תֹד 従業員がクライアント先に常駐することが多い中、 経費の申請・承認作業に制限がある状況で、 MF クラウド経費の導入によって 全社で経費精算業務の作業時間を大きく削減した事例。 Ascent Business Consulting 株式会社 代表取締役社長 北村 貴明 様 エクセルの経費精算はとにかく大変でした また、これまでは手間の煩雑さから事前承認しか認めていな 当社は事業計画の策定から戦略立案、プロジェクトマネジメ とで、 場所を選ばずタイムリーに確認・承認できるようになった ント等を手掛けるコンサルティング事業やコワーキングスペース の運営、コンサルタントへの質問サイトの運営を行っています。 バックオフィス業務は 2 名で対応していますが、経理、総務、人 かったような経費がありました。MF クラウド経費を導入したこ ので、経費を使うべきところで使えるような運用ができるよう になりました。 事の他にコンサルティング業務の契約管理が比較的大きなウェ イトを占めているのが特徴です。 MF クラウド経費を導入する前はエクセルで経費精算をしてい ました。エクセルでの管理の場合、すべての作業プロセスにお エクセルでの管理の場合、すべての作業プロセスにお いて間違いが発生するリスクがありました。経費申請する従業 員も計算を間違えることがありますし、経理が経費申請データ を取りまとめる際にもファイルが複数にわたるため作業漏れが 発生したりしていたのですが、これまではそういった作業上の間 違いをチェックする仕組みがありませんでした。 加えて、エクセルに入力をする手間がありました。当社の従 業員は外出が多いため、クライアント先で作業しているメンバー は、家に帰ってから PC を開いて経費の入力をしなければなりま せんでした。これが非常に手間のかかる作業で、経費申請は煩 わしいものという認識がありました。 MF クラウド経費の導入で 80% 作業時間が削減できました MF クラウド経費はβ版から導入したのですが、導入当初 FAQ やマニュアル整備が十分でなかったので操作しながら使い方を理 解しました。直観的に使える画面構成なので経費申請する従業 員も含めて、すぐに操作に慣れることができると思います。 経 費精算に関する作業時間は、従業員と管理部門合わせて 80% は削減できたように感じます。ほとんどの従業員はスマー トフォンで経費申請をしています。主に領収書の OCR 読み取 りを使うケースが多く、これまでエクセルで 1 件ずつ入力して 管理していた頃と比較して大幅に便利になったので従業員も感 管理していた頃と比較して大幅に便利に 動していました。 クラウドでワークフローが使えるので、 従業員の外出が多い会社でも運用が回ります MF クラウド経費を導入して、一番大きく効率化を感じたのは ワークフロー機能です。圧倒的に承認作業が楽になりました。 これまでは本来承認者となるべき従業員も含め、多くの従業員 が社外で働いていることを考慮し、簡略化のため全員の承認フ ローを従業員 経理担当 社長としていました。MF クラウド経 費導入後は、部門毎にワークフローを設定し、承認することが できるようになりました。申請者が意識しなくても適切な承認 フローに乗るようになったので、承認作業を分担することができ て、社長である私の負担も減りました（笑） 当社は 2012 年の創業以 来、コンサルティング 事業を主事業とて成長し、 現在ではコンサルティングに加え ITエンジニア、コワーキングスペース (シェ アオフィス ) 運営、メディアの事業を展開しています。 導入事 例 業種： コンサルティング 企業規模： スタートアップ・中小企業（ 50 名未満） وؗأ儗ד 穗顤礵皾ָזחֲ״ֹד ָأٖزأ鯪幾ׁ׃ת 独自開発のシステムでの経費精算では、 PC での作業だったため手間と時間がかかっていたが、 MF クラウド経費の導入によってスマホ入力により 経費精算業務の作業時間を大きく削減した事例。 株式会社ワーク・ライフバランス 大西 友美子 様 堀江 咲智子 様 本業とは関係ない経費精算業務に、 時間を取られたくないと思っていました 経費を承認する立場としても、アプリでいつでも上がってきた 働き方のコンサルティングを事業の柱として、働き方を意識改革 うになりました。スマホでスキマ時間で処理できるようになった する公演や講座の開催、働き方を変革するツールの開発を行って います。課題だったのは経費の件数が多いことです。外出がとに かく多く、交通費はもちろん、打ち合わせの合間にカフェに入って作 業をする事もよくあります。国内出張も多く、オフィスに出社できる 申請の内容をチェックできます。通勤時間や打ち合わせが早く 終わった時のような、ちょっとしたスキマ時間を有効に使えるよ ことで、まとめて時間を取る必要がなくなったので精算業務で のストレスが減りましたね。実働時間としても大きく削減されて いるので、非常に助かっています。 のは月に 5 日程度ということもざらにあり、月の経費精算の数は非 常に多くなっています。 使った分だけ支払う従量課金が便利でした 外出が多いため、会社に戻った際に経費精算の処理をする事に 当社は会計事務所に経理を委託していますが、毎月月末にな なります。せっかく会社に集まるのですから、本来その時間は打ち 合わせなどに充てるべきだと思っているのですが、やむなく経費を 処理する時間に充てることになります。そういった現状ですので、 経理側でも期日までに社員の申請が集まらないという問題があり ました。 これまでは経費精算に独自開発のシステムを利用していました。 このシステムは PC を立ち上げる必要があり、各個人のレシート枚 数が 50 枚ほどありましたので、月に 2 時間以上は精算処理に時 間がかかっていました。働き方を変革していくという事がコアの事 業なので、当然自分たち自身の働き方も変革していかなければなり ません。経費精算にかける時間は本業ではないので、なるべくシ ステムで解決したいと考え、この 1 ∼ 2 年は経費精算システムの移 ステムで解決したい 行を検討していました。 ると大量の申請が上がってきて会計事務所への負担が高い状態 でした。MF クラウド経費の導入を機に、締め日を月 2 回に増や したことにより負荷が分散されました。また、会計士の方がログ インしていつでも確認作業が行えるのもクラウド型サービスのメ リットだと思います。 利用料金が従量課金なのもメリットです。最初は月額固定の 料金ではない事に少し戸惑いもありました。しかし、当社は社 員数が増えている現状があります。社員数が増加する度、わざ わざ追加で申込みをする必要がなく、使った分だけ支払うとい うのが非常に便利です。また、産休などの休職が発生した時に うのが非常に便利 も、その人のアカウントを停止したり削除する必要がないので、 運用上もとてもラクになりました。 スマホアプリでスキマ時間に 経費を処理できるようになりました 社員にはスマートフォンを支給しており、アプリから経費を入 力できるので、わざわざ PC を立ち上げる必要がなくなりました。 株式会社ワーク・ライフバランスは個人の多様性を活かした日本社会を実 現すべく、ワークライフバランスコンサルティング 事業等を展開。900 社 また交通費は、経路検索や、ICカードの乗車履歴を ICカードリー 以上にコンサルティングを提 供し、残業を削減して業績は向上させるとい 出張時には飛行機代など個人のクレジットカードでの立替も多 見える化し、生産性向上に貢献する業績分析ツール「朝メール .com 」など ダーで読み取ることができ、手入力の工数が格段に減りました。 いため、明細の自動取得も使います。タクシーなどの現金で支 払ったレシートの内容を、自動で読み取ってくれるのも便利です。 （毎日新聞出 う成果を出している。3 月 23 日には最新刊「労働時間革命」 （日経 BP 社 ）など著書多数。 時間を 版 ）が発売。 「女性活躍 最強の戦略」 Webアプリケーションも展開している。 導入事 例 業種： IT サービス 企業規模： 中堅企業（従業員数 50-200 名未満） ⼱剢ְַַג 穗顤礵皾ך⡲噟ָ 鹈玎䏝׃תזח 社員数が増加し経費精算の作業量が増加する中で、 スプレッドシートでの運用から MF クラウド経費に切り替え、 経費精算にかかっていた日数を半分以下に削減した事例。 ChatWork 株式会社 CLO (Chief Learning Officer) 田口 光 様 スプレッドシートでの管理が 限界になっていました 当社はビジネスに特化したチャット「 ChatWork 」の開発・運営 を行っています。 現在従業員は約 75 名おり、 全員が経費精算を行っ ています。 すいです。あとはメモ欄がよく使われています。事前の承認は当 社のチャットワークを使って行っていて、そのやり取りの URL をメモ欄に記入して申請することにしています。このようにして おくと承認時のやり取りを簡単に振り返ることができるので、何 のための経費かがすぐに把握できます。 以前はスプレッドシートで管理を行っていました。スプレッドシー トに記入されている内容と、提出された領収証を突き合わせて チェックをしていました。その経費が承認されたものなのかという 経費の申請が初日で揃うようになりました り誰でも記入ができるので、意図せず他の人の経費を上書きしてし が 1 週間程度になりました。特に経費の申請、承認、経理作業 確認が難しくなっていました。また、スプレッドシートは共有してお まうなどのミスも発生し、その都度本人に内容確認するという手間 が発生していました。 会社が成長するに伴い、人数が増えてきたことでやはりスプレッ ドシートでの管理が限界になっていました。実際のところ、経費の 申請から承認までの一連の作業で述べ半月程度の日数がかかって おり、月次の締め作業を行うのが難しい状況でした。 MF クラウド経費を導入後、半月かかっていた経費精算の作業 の各段階での歩留まりが大きく減りましたね。一連の作業がす べて早く進むようになりました。また、かつてのスプレッドシー トでの運用だと締め切りの感覚が社員に浸透していなかったの ですが、MF クラウド経費の導入後、 社員の意識が変わって初日 に申請がほとんど揃うようになりました。 に申請がほとんど揃うように 会社が成長していくと人が増え、お金を使う量・件数も増え ます。その結果バックオフィスの作業も比例して増えるのが一 般的です。しかし、クラウドサービスを有効活用することで、社 PC の前にいたとしても アプリを使って経費処理しています 員数に比例しがちなバックオフィス業務の作業量を減らせると 思っています。今後もクラウドサービスの活用で、効率的な業務 プロセスを構築していきたいと思います。 導入の際は、バックオフィスチームでまずテストを行いました。 その後、社内向けのマニュアルを作成し全社員向けの会議で説 明して実際の運用に入りました。特に移行期間は設けず、すぐ に全面切り替えを行いました。移行時にはチャットで問い合わ チャットで問い合わ やはりレスポンスよく返してもらえるので、非 せをしましたが、やはりレスポンスよく返してもらえる 常に助かりましたね。社員からの問い合わせは多少ありました が、スムーズに移行できたと思います。移行してみて社員からは 特にレシート読み取り（ OCR ）が便利だと反響がありましたね。 現在は経費の登録だけでなく申請と承認もアプリから行って います。外出先から承認できるのがやはり便利ですし、操作が シンプルなので PC の前にいたとしてもアプリを使いますね。写 真をパシャッと撮影してそのまま申請、というのがやはり使いや ChatWork 株式会社ではビジネスコミュニケーションツール「チャットワー ク」を主力事業として展開しています。民間企業、教育機関、官公庁など約 104 , 000 社以上、世界 205 の国と地域に導入され（ 2016 年 6 月末時点）、 各組織の生産性向上やコミュニケーション活性化に貢献しています。 導入事 例 業種： 製造業 企業規模： スタートアップ・中小企業（ 50 名未満） .'سؙؐٓ穗顤ד 剢ך頾䬐겘ָ ⼱ⴓ⟃♴׃תזח すでに経費精算システムを導入済みの企業が、 MF クラウド経費に切り替えたことにより コスト削減を実現した事例。 株式会社フォトシンス 経理 遠山 孝司 様 もっとも大きな課題はコストでした 当社は世界初の後付け型電子錠の開発・販売を行っています。 これを使うとスマートフォンで開錠ができたり、ワンタイムの鍵 を発行する、ある時間帯だけで使える鍵を発行するなどが可能 になります。 現在は社 員が 20 名程 度おり、15 名ほどが 毎月経 費精算を 行っています。 これまで経費精算は他社のシステムを導入していましたが、2 つ課題を感じていました。１つはコストでした。それまで利用し ていたシステムでは毎月数 万円の利用料金が発生しており、負 担に感じていました。もう１つはそれまで利用していたシステム の管理者機能が煩雑で使いにくかったことです。使用頻度の低 い機能が多く表示され、インターフェースもわかり辛いと感じて いました。 領収証の画像で、 申請内容をチェックできる点が便利です 申請された経費のチェックは、これまでのシステムでは領収証 の原本と印刷した申請書を突き合わせて確認する必要がありま した。そのため、あまり細かい確認はせず、ざっくりと全体の金 額があっているかを見ていました。 現在は、社員に領収証の画像をアップロードしてもらっていま す。今後の電子保存を見据えてそういった運用にしているので すが、経理としては経費の内容が、領収証画像とセットで上がっ てくるので非常に便利ですし、細かなチェックの精度が上がっ たと思います。 申請する側は領収 証の画 像をアップする作 業 が増えてます が、アプリで簡単に操作できるので、それほど手間にはなってい ないと思います。 特に、個人のクレジットカードを連携して明細 取得している社員もいて、その場合は明細は自動で取り込まれ ます。あとは写真を撮ってアップするだけなのでとても手軽です ね。今後もコストの削減と利便性のバランスを見ながらクラウ 月の負担額が半分以下になりました ドサービスを活用し業務効率を上げていきたいと思っています。 MF クラウド経費を導入することに決めた一番の理由はやはり コストでした。それまで利用していたシステムと遜色のない機能 を持っていながら、当社の利用状況ですと月額費用が 1 万円を 下回ってきたためです。毎月の負担額が半分以下になりました。 導入を決めてから切り替えの期間は 1 か月程度でした。それ までも他社の経費精算システムを使っていたので、特に難しさは 感じませんでした。むしろ画面がシンプルで項目数が絞られて 画面がシンプルで項目数が絞られて いて、設定がしやすいと感じました。社員向けにも特に説明会 等は開いておらず、自分の定期区間の設定を依頼した程度です。 自然と使い始めることができ、移行は非常にスムーズでしたね。 また、 わからないところがあった場合はチャットでサポートし てもらえるのが大変ありがたいですね。回答がその場で得られ るので、待たされることがなく、効率的に設定を進めることがで きます。 2014 年初頭より創業メンバーが週末事業として世界初の後付け式スマート ロック「 Akerun 」の開発に着手。メディア掲載を機に注目を受け、2014 年 9 月に創業。2015 年 3 月に製品を発表して以来、新製品、新機能や関連製 品を続々と発表し、スマートロックの普及を目指して開発を続けている。 導入事 例 業種： コンサルティング 企業規模： スタートアップ・中小企業（ 50 名未満） 秵ְג׃ⵗ⽩ח穗顤ך䪫钠 ⻉يذأءծ㢩⳿⯓ַד 䪫钠ׅדⵃ⤑ָךֹד 紙ベースで明確なチェック機能が働いていなかった 承認プロセスと、会計ソフトへの手入力の手間という ２つの課題を MF クラウド経費の導入で解決した事例。 株式会社アジケ CEO 梅本 周作 様 紙を印刷して回す承認プロセスに 課題がありました 弊 社の事 業は UX デ ザインを行っています。お客 様 が WEB 本業に集中するために、今後もバックオフィ ス業務を効率化していきます よく使っているのは経路検索やレシートの OCR ですね。特に での新規サービスや事業をやりたいとなった時に、ワークショッ スキャナで取り込んで一括でアップロードして OCR 処理をか ています。現在社員数は 15 名で全員が経費精算をしています。 リを使っている社員が多いです。やはり場所を選ばずに経費の プやユーザー調査などの手法を通じてサービスデザインを行っ 経費精算の課題は２つありました。１つは精算したデータを 会計ソフトにて入力する手間が発生していたことです。それまで はインストール型の会計ソフトを利用し、Googleスプレッドシー トで社員が入力したデータを転記していました。 けられるのが便利だと感じています。また、経費の登録はアプ 登録、申請を行えるのが便利なポイントですね。 料金については特に高いと感じていません。便利になるので 納得のいく金額だと思いますし、業務の効率化のために投資す べきだと考えています。 もう１つは承認のプロセスができていなかったことです。スプ レッドシートに入力した後、紙に印刷をしてどういった経費が上 がってきていたかを確認していました。ただ、マネージャーは細 細 かい内容まではあまり見ておらず、全体を簡単に確認して、総 額が許容の範囲内であれば OK とする、程度のチェックでした。 そのあたりの承認の信頼度の低さが問題だと感じていました。 外出先からでも 経費の承認ができる点が便利です お知らせメールで MF クラウド経費のベータ版リリースを知っ たのですが、とりあえず使ってみることにして、すぐに全社で導入 しました。特に混乱もなく、スムーズに利用開始ができたと思い ます。 使い始めて、特に承認の部分が良くなったと感じています。曖 昧だった経費の承認が一般社員からマネージャーを経て私のと ころまで、承認プロセスが自動で回るようになっているのが便利 です。特に私自身は外出が多いため、外出先からでも承認がで きる点が非常に便利ですね。 私たちは、サービスの UX 向上を支援するクリエティブパートナーです。UX デザイン・UIデザインのプロとしてクライアントのビジネス課題を解決します。 サービス・アプリを「つくる」ことはもちろん、事業課題を「聞き、考え、仮説 を出し、 検証する」ことを得意としています。クライアントのパートナーとして、 UX 向上につながるサービスやサイトを実現する、それが私たちアジケのスタ イルです。 導入事 例 業種： IT サービス 企業規模： スタートアップ・中小企業（ 50 名未満） 䒀 ץ傈玎䏝 ַַؙحؑثְג⡲噟ָծ 儗׃תזח 紙ベースの申請書がバラバラのタイミングで 上がってくる状況から、MF クラウド経費の導入で アプリを利用した経費申請に切り替え、 締め日を決めることで経費精算業務を大きく効率化した事例。 株式会社エアークローゼット 取締役 COO/Founder 前川 祐介 様 社員に経費精算手続きの必要性が 浸透していませんでした 当社はファッションレンタルサービス「エアークローゼット」の運 営を行っています。お客様の好みを伺い、100 名以上のスタイリス トがお客様にあった服を選び、着こなしのアドバイスを添えてレンタ ル、気に入れば購入することもできるサービスです。 当社の社員は現在 30 名ほどで、これまで経費精算は紙で処理 していました。エクセルで申請書を印刷して、原本を別途提出して 認しチェックできるのが便利です。これまでは、紙でバラバラ と上がってきたため、その都度確認作業が発生しておりました。 MF クラウド経費を導入後は、締め日を設定できるようになった ため、 一定の期間に集中して確認作業を行うことができるよう になりました。これまでは延べ 10 日間程度かかっていた作業 が、ある 1 日のうち 1 時間程度で終わるようになりました。 経 理の作業では精算用の書 類を簡単に出せるようになった 点、仕訳で未払金が自動で立つ点がとても便利です。 もらっていました。創業して日が浅いベンチャーですので仕事に追 われていることも多く、社員に経費清算の必要性がなかなか浸透 していませんでした。申請書が上がってきても、タイミングがバラ バラで月次の締めを行うことが難しい状況で、管理側としても集め た紙を処理するのは手間がかかっていました。 今後上場も見据えた体制を構築するために、会計・経理の内製 化を進めてきましたが、経理で最も手間のかかっていた経費精算 の解決のために、MF クラウド経費を利用することにしました。やは り顧問の会計事務所とシステムを共有して利用できるのがクラウ 顧問の会計事務所とシステムを共有して利用できるのがクラウ ドサービスのメリットだと感じています。 組織としてのプロセス、手続きに 慣れていくための良いツールだと思います 小さなチームとして始めた会社が上場を目指した組織になっ ていく中で、会社として必要な手続きが増えてきます。その中で 効率的なプロセスを構築していく必要があります。 また、同時にプロセスへの社員の理解も高めていかなければ いけません。現在のメンバーは中途が多く、経費精算の経験が あるメンバーが多いですが、かつてのそれを思い出してもらう必 要がありました。また、経験がないメンバーは新たに知ってもら 10 日のチェック作業が、1 時間になりました 導入のプロセスは、まず管理チームで使い方を覚えて、最初の 1 か月は社員向けに勉強会を実施するなどして試験的に導入し ました。2 か月目以降は運用への理解が進み、締め日をきっちり わなければいけません。 MF クラウド経費は単に経費精算の効率化だけでなく、社員 が会社と繋がっている実感を持ちながら利用し、手続きに慣れ ていくという面でも良いツールだと思っています。 と守れるようになって定着していきました。 うまく使っているメンバーは、経費が発生するとすぐに処理し ているので、処理時間は大幅に短縮されています。写真を撮っ てアップロードするだけなので、紙に記入していた 20 分程度 の作業時間がほとんどなくなっていると思います。ほぼ全員が アプリを使って申請をしており、特にレシートの OCR 読み取り が非常に便利です。作業が簡単になったのでメンバーが積極的 に申請を上げてくれるようになった、という側面もあります。 承認をする側でも、申請者ごとにまとめて画面上で証憑を確 日本初、女性向けの月額制ファッションレンタルサービス「 airCloset 」の運 営会社です。 「期限なし」で「何度も」新しい洋服との出会いをお楽しみいた だけて、プロのスタイリストによるコーディネートを送料・クリーニング費 込みでご提供。働く女性を中心に、現在８万人を超える女性のライフスタイ ルに寄り添うサービスを作っております。 չ.' ٔ ء س ؐ ٓ ؙ٦ ؤպ ָ 湡 䭷 ⚅ ׅ歲 ⚥ 㼭 ⟰ 噟 ✲ ך噟 麊 ㌀ ח䗳 銲 ײ֮ז أ؍ؿؙؔحغ噟 آٗظؙذ٦ ⸬״ח⸂ך桦 ⻉ ׃ծ 欰 欵 䚍 ךぢ ♳ ח顀 柃ׅת׃կ ▼メールでのお問い合わせ スマホでできる経費精算システム [email protected] 株式会社マネーフォワード 〒 108-0014 東京都港区芝 5-33-1 森永プラザビル本館 17F （ 2016 年 8 月時点情報 ）
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