Effektives Beteiligungs- management

AUSGABE 7-8|2016
organisation > finanz-software
Effektives Beteiligungsmanagement
Beteiligungen effizient zu verwalten und zu steuern, gehört zu den
beständigen Herausforderungen moderner Unternehmensführung – so auch
bei der Tüv Rheinland AG, die dafür eine spezielle Software nutzt.
> Beim Beteiligungsmanagement in Konzernen geht es
Mit einer entsprechenden Software-Lösung sollten
nicht selten um eine dreistellige Anzahl von Unterneh- vor allem folgende Ziele erreicht werden:
men. Die Komplexität wird dadurch erhöht, dass die – mehr Transparenz bei den BeteiligungsmanageTochterfirmen in unterschiedlichen Rechtssystemen
ment-Informationen,
angesiedelt, in den verschiedensten Gesellschaftsfor- – Verbesserung der Effizienz der Pflegeprozesse aller
men organisiert und diverse Beteiligungsquoten zu beDaten des Beteiligungsmanagements,
rücksichtigen sind. Nicht zuletzt sind die zeitnahe Er- – Unterstützung bei allen zentralen und lokalen komfassung und Freigabe von Informationen zu den einzelmunikativen, verwaltenden Aufgaben sowie bei der
nen Beteiligungsgesellschaften – in entsprechender
Aufgabenplanung des Beteiligungsmanagements,
Datenqualität – wesentlich. Das Beispiel des Tüv – Bereitstellung einer digitalen Dokumentenablage für
Rheinland zeigt, wie eine Software-Lösung das Beteilialle gesellschaftsrechtlichen Dokumente,
gungsmanagement unterstützen kann. Bis 2012 lagen – g rößerer Bedienungskomfort beim Umgang mit dem
Daten, Mandate und Dokumente meist nur dezentral
Beteiligungsmanagement-System.
bei den Gesellschaften der Unternehmensbereiche und
Jürgen Blumhofer, Leiter Zentrales BeteiligungsmaRegionen vor; beteiligungsrelevante Informationen nagement bei dem Anwenderunternehmen, nennt die
wurden aus diversen Datenquellen mit heterogener Da- Ziele: „Das zentrale Beteiligungsmanagement sollte
tenqualität bereitgestellt. Ad-hoc-Abfragen zu gesell- künftig der ‚Single Point of Truth‘ für alle rechtlich reschaftsrelevanten Informationen erfolgten kaskaden- levanten Gesellschaftsinformationen in der Tüv Rheinförmig per E-Mail. Zudem waren zwar gesellschafts- land Group sein.“ Um dies zu erreichen, wurden folrechtliche Strukturen abfragbar,
gende Anforderungen an die gemehr aber auch nicht. So war in eisuchte Software definiert: Abbilnem System die gesellschaftsrechtdung der Stammdaten pro Anteil,
liche Struktur verfügbar, in einem
Darstellung der gesellschaftsrechtanderen die Dokumente, in einem
lichen und der Managementstruk… ist ein internationaler unabhängiweiteren die Gesellschaftsinformatur, Einrichten von Workflows, Terger Prüfdienstleister mit mehr als
140 Jahren Tradition. Heute arbeiten
tionen; schließlich gab es noch Exminplanung, integriertes Dokuim Konzern rund 19.600 Menschen an
cel-Tabellen, in denen die Boards
mentenmanagement, Auslieferung
über 500 Standorten in 69 Ländern.
geführt wurden. Folgerichtig war
von Standardberichten, vordefiDas Unternehmen prüft als neutraler
das Vertrauen in die Zuverlässignierte rechtliche Einstellungen zur
und unabhängiger Dritter technische
Anlagen, Produkte und Dienstleistunkeit der Beteiligungsinformationen
Gesellschaftsart je nach Land, Zergen; zudem begleitet die Gruppe Progering. Geplant war daher eine detifizierung durch Wirtschaftsprüjekte und Prozesse für Unternehmen.
zentrale Ablage relevanter Daten,
fer, Revisionssicherheit und SAP2015 erzielte die Tüv Rheinland Group
einen Umsatz von 1,88 Mrd. Euro und
Mandate und Dokumente, damit
Basis. „Diese Anforderungen konnzählte
über
180
Beteiligungen
sowie
die Ansprechpartner in den Regiote allein Zetvisions mit dem Corporund 70 Mitgesellschafter.
nen und Unternehmensbereichen
rate Investment Manager (CIM)
Im Internet: www.tuv.com/de
die Informationen direkt selbst
abdecken“, so Blumhofer. 2013
pflegen können.
wurde dann erstmals operativ mit
Der Tüv Rheinland …
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it-director · Ausgabe 7–8/2016
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Der Hauptsitz des Tüv Rheinland
in Köln aus der Luft betrachtet
In Deutschland rollen
jedes Jahr rund
2,7 Millionen Kfz zur
Hauptuntersuchung
beim Tüv Rheinland.
Seit 2002 führt man
als unabhängiger
Prüfdienstleister in
verschiedenen Ländern die Überprüfung
von Sozialstandards
in der Produktion
und Industrie durch.
dem neuen Beteiligungsmanagement-System gearbeitet. Durchschnittlich werden pro Jahr 1.500 Dokumente zu Gesellschaften hochgeladen und über 5.700 Änderungsbelege zur Dokumentation der Veränderungen
maschinell erzeugt.
Berichte auf Knopfdruck
Nach drei Jahren kann festgehalten werden, dass die
Software für bessere Datenqualität und effizientere
Pflegeprozesse aller beteiligungsrelevanten Daten
durch eine zentrale, einheitliche und konsistente Datenbasis sorgt. Für die gesellschaftsrelevanten Dokumente wurden Dokumentenklassen definiert, die einheitlich aufgeführt sind. Zu bestimmten Stichtagen bekommen die Mitarbeiter in den Regionen/Unternehmensbereichen einen Hinweis, definierte Daten/
Dokumente im System zu hinterlegen. Die Nutzung
von Assistenten trägt dabei zur Steigerung der Datenqualität bei, da durch zuvor definierte Freigabeprozesse die entsprechenden Zuständigkeiten auch systemseitig hinterlegt sind. Die Folge: mehr Sicherheit und Beschleunigung der zuvor zeitintensiven Prozesse. Die
flexible Erstellung von Berichten und Ad-hoc-Abfragen
erleichtert zudem die Arbeit. „Was früher eine umständliche E-Mail-Abfrage erforderte, ist heute über
einen Ad-hoc-Bericht zugänglich, der auf Knopfdruck
zur Verfügung steht“, kommentiert Blumhofer. Filter
geben die Möglichkeit, Gesellschaften nach Regionen
oder nach Land zu selektieren und zu detaillieren. Allein der Überblick über 900 Mandate und deren Mandatsträger wird dadurch erheblich erleichtert.
Neben besserer Datenqualität, effizienteren Pflegeprozessen und der flexiblen Erstellung von Berichten
punktet die Software durch die benutzerfreundliche
Oberfläche und die digitale Dokumentenablage. Die
Aufgabenplanung und -koordination im Beteiligungsmanagement, wie Gründung/Liquidation von Gesellschaften und Standorten, Ernennung/Abberufung von
Vorständen/Geschäftsführern oder Koordinierung der
Aufsichtsratssitzungen, werden ebenfalls software-seitig unterstützt. Außerdem sorgten vordefinierte Einstellungen je nach Land oder Gesellschaftsart sowie
Wiedervorlagen, Workflows und integriertes Dokumentenmanagement für effektive Prozesse. Neben den
funktionalen Anforderungen bietet Zetvisions CIM
durch die SAP-Anknüpfung eine verbesserte Systemintegration und Wartung. Zusätzlich liefert die Software
eine von Wirtschaftsprüfern zertifizierte Qualität und
Revisionssicherheit. Das Resümee von Jürgen Blumhofer: „Wir haben eine klare aktuelle Konzern- und Managementstruktur und Übersicht über alle Mandate
sowie deren Laufzeit. Die Standorte können jederzeit
abgerufen werden. Und wir haben alle gesellschaftsrelevanten Dokumente im System.“ <
Monika Pürsing
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