Description détaillée du poste

DESCRIPTION DE FONCTION
La Fondation Olympique pour la Culture
et le Patrimoine
Fonction
:
Coordinateur/trice
administratif/ve de projets
Statut
:
Collaborateur
Taux
d’occupation
:
100%
Mission
► Assister les chefs de projets de l’unité dans
l’administration et la logistique des opérations culturelles internationales.
► Assister la PR Manager dans les différentes
actions menées au niveau local, national et
international auprès des médias, y-compris
via les médias sociaux.
Chaque employé est responsable du bon fonctionnement de
son département/unité/section et de la mise à jour de ses
compétences dans le cadre de la politique de formation du
CIO.
Par ailleurs, des responsabilités d’une autre nature que
celles requises par la fonction peuvent être imposées à
chacun en fonction de circonstances particulières.
Principales responsabilités
Assistance administrative :
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Assure le soutien administratif des projets de l’unité, sous la supervision des chefs de projets.
Remplacement en cas d’absence et support à l’assistante administrative de l’unité.
Assistance dans le domaine de la production des programmes et opérations :
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Assure la logistique nécessaire à la communication interne et internationale sur les programmes
culturels internationaux de l’unité : notamment production et diffusion des documents de référence,
organisation des réunions et contacts avec les fournisseurs ou les partenaires.
Apporte son soutien dans les plannings de production, la coordination et pour l’élaboration et la mise en
forme de présentations des différents projets et programmes.
Tient à jour les outils de suivi et assure leur mise à disposition. Ex : roadmap, tableau récapitulatif du
one-stop-shop, plannings, budgets, contrats.
Assistance média :
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Assistance dans les missions de la PR Manager au quotidien : assure le back-office RP (veille, relances,
classement, suivi administratif, mise à jour des contacts, etc.)
Coordonner la logistique des visites presse des journalistes in situ en liaison avec les partenaires
touristiques (contrats, classements, diffusion des informations et calage des reportages).
Mise en page des documents presse et gestion des traductions avec les services compétents,
transmission des documents et des visuels.
Aide dans la mise à jour des outils presse (templates, communiqués et dossiers de presse, albums
photos) et fichiers presse.
Soutien logistique dans l’organisation d’évènementiels presse (conférences de presse, visites, calages
d’interviews, vernissages presse et autres rendez-vous presse).
Participation à la veille sur les retombées presse du Département : classement et gestion des
documents.
Formation, compétences linguistiques et informatiques
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CFC de commerce et formation en gestion de projets, ou équivalent.
Etre au bénéfice d’au moins 5 ans d’expérience professionnelle dans une société internationale ou
multinationale à un poste similaire.
Expérience professionnelle préalable souhaitée dans le domaine de la communication et les relations
presse et médias sociaux.
Langue maternelle française ou anglaise avec d’excellentes connaissances orales et écrites dans l’autre
langue. Toute autre langue supplémentaire serait un atout.
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Maîtrise des logiciels de bureautique standards (Word, Excel, Outlook, PowerPoint) et idéalement In
Design et Photoshop.
Aisance dans la recherche sur Internet et dans les bases de données.
Compétences techniques, organisationnelles et personnelles
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Bon esprit critique, d'analyse et de synthèse.
Excellent rédactionnel en français comme en anglais exigé.
Faculté à rechercher, analyser et mettre en forme l'information.
Sens de l’organisation.
Excellentes capacités de communication ; facilité et clarté d’expression orale et écrite en français
comme en anglais.
Capacité à travailler dans un environnement multiculturel, avec des collègues et des prestataires de
services, des interlocuteurs d'horizons divers.
Esprit d'initiative et d'autonomie.
Aptitude à générer un climat de travail où l’esprit d’équipe contribue à améliorer les performances
Vif intérêt pour le sport, la culture et l’Olympisme.
Comportement et attitude
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Respect des valeurs olympiques et des règles internes de bonne conduite ainsi que de toutes les
directives et procédures en place (sécurité de l'information, Code d’éthique, etc.).
Collaboration et transfert des connaissances.
Discrétion et loyauté.
Attitude positive, ouverture d’esprit.
Diplomatie et flexibilité.
Résistance au stress.
Souci du travail bien fait et discrétion associés à une solide éthique professionnelle.
Enthousiasme, grande capacité d'adaptation, réactivité et efficacité.

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