Rahmenbedingungen GTM – Kooperation 2018

Rahmenbedingungen
GTM – Kooperation 2018 - 2020
1.
Informationen zur DZT
Die Deutsche Zentrale für Tourismus e.V. (DZT), das nationale „Tourist
Board“ Deutschlands mit Sitz in Frankfurt am Main, vermarktet im Auftrag des
Bundesministeriums für Wirtschaft und Energie das Reiseland Deutschland im
Ausland mit über 30 Vertretungen weltweit. Die Marketingarbeit der DZT hat es sich
zur Aufgabe gemacht, das positive Image für das Reiseland Deutschland im In- und
Ausland aufrecht zu erhalten und zu steigern sowie das Übernachtungsaufkommen
in und nach Deutschland zu fördern. Weitere Informationen finden Sie unter
www.germany.travel.
Auf dem Weg von der ersten Produktgestaltung bis zur erfolgreichen
Endverbraucheransprache nutzt die DZT vielfältige Vertriebswege. Neben der
Präsentation des Reiselandes Deutschland auf den international bedeutenden
touristischen Leitmessen und der Akquisition der internationalen Reiseindustrie auf
Workshops/Roadshows ist die jährliche Organisation des GTM Germany Travel
Mart™ (GTM), des bedeutendsten Fach-Workshops für das Deutschland-Incoming,
ein wichtiger Pfeiler der Vertriebsaktivitäten.
2.
Hintergrund des Auftrages
s. Anschreiben
3.
Gegenstand des Auftrages
Gegenstand ist die Durchführung des GTM als Gastgeber gemeinsam mit der DZT
als Veranstalter. Dem Gastgeber obliegt die Erbringung / Bereitstellung der
folgenden Leistungen bei den GTM - Kernelementen:
GTM Workshop
- Teilnehmer: 300-350 Pax Trade, 130-150 Pax Journalisten, 300-330
deutsche Aussteller (Firmen, mit 1-2 Pax),
- barrierefrei zugängliche Halle mit mindestens 6.000 m2
Ausstellungsfläche auf einer Ebene inkl. Abstimmung der
behördlichen Genehmigungen
- Catering-Kapazitäten für ca. 1.000 Pax in bzw. in der unmittelbaren
Nähe der Halle
- versch. Büro-, Infrastruktur- und Tagungsräumlichkeiten inkl. Technik
in bzw. in der unmittelbaren Nähe der Halle
Rahmenveranstaltungen (Abendveranstaltungen, Presseveranstaltungen,
Produktseminare)
- Ausrichtung von zwei Abendveranstaltungen
(Eröffnungsveranstaltung am Sonntag, Gastgeberabend am Montag)
in bzw. in der unmittelbaren Nähe des Austragungsortes für jeweils
ca. 1.000 Personen
- Bereitstellung repräsentativer (Tagungs-) Räumlichkeiten für die
Veranstaltung einer Pressekonferenz (Kapazität ca. 200 Personen)
- Bereitstellung repräsentativer (Tagungs-) Räumlichkeiten für die
Veranstaltung versch. Produktseminare (Kapazität ca. 200
Personen)
- Durchführung von zielgruppenorientierten halb- bzw. ganztägigen
Presse-Programmen (Sonntag, Dienstag)
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Rahmenbedingungen
GTM – Kooperation 2018 - 2020
Transfers
- Transfers bei An- und Abreise der internationalen GTM-Teilnehmer
von den nächstgelegenen internationalen Flughäfen und Bahnhöfen
sowie anteilige Beteiligung (1/3) an den Anreisekosten der int. GTM
Teilnehmer.
- Transfers für internationale Teilnehmer zwischen GTM-Hotels und
Workshop
- Transfers für internationale Teilnehmer und deutsche Anbieter zu den
Abendveranstaltungen und zurück (maximale Transferdauer 40 Min.
einfache Strecke)
- Insgesamt ist für die Transfers die Integration in den ÖPNV der
Destination wünschenswert
Hotels
-
Hotelkapazitäten für ca. 1.000 Personen, davon ca. 600 Zimmer im 45-Sterne-Bereich, verteilt auf maximal 5-8 Hotels für die
internationalen Teilnehmer und ca. 400 Zimmer für die Aussteller.
Personal
- ca. 80 Hostessen
- Sicherheitspersonal
- Erste Hilfe / Feuerwehr
Weitere Einzelheiten zur Veranstaltung können der Website
www.germany.travel/gtm entnommen werden.
Bitte erstellen Sie eine Kurzpräsentation (Power Point) aller relevanten Punkte
zur Sichtung der Leistungsfähigkeit Ihrer Bewerbung.
4.
Leistungsort
Deutschland
5.
Ausführungsfrist/Leistungszeitraum
Ein GTM in den Jahren 2018 – 2020 im Zeitraum Mitte April / Mitte Mai unter
Berücksichtigung und Ausschluss der gesetzlichen Feiertage, Ferientermine &
Termine wichtiger touristischer Fachveranstaltungen.
Die Veranstaltung beginnt am Samstag mit der Anreise der internationalen
Teilnehmer und endet am Dienstagabend bzw. Mittwochmorgen mit der Abreise der
Teilnehmer. Die Pre-Convention-Touren starten am Mittwoch / Donnerstag vor dem
GTM. Der Workshop findet Montag und Dienstag statt. Vorlauf- und Nachgangzeiten
für Auf- und Abbau des Workshops sind zu berücksichtigen.
Ein exemplarisches Programm sowie weitere Informationen zum GTM Germany
Travel MartTM können der Website www.germany.travel/gtm entnommen werden
6.
Sichtung und Prüfung der Eignung der Bewerber
Die Prüfung der Eignung der Bewerber erfolgt unter den Gesichtspunkten der
wirtschaftlichen sowie fachlichen und technischen Leistungsfähigkeit.
Falls sich mehr als ein Partner für die Ausrichtung des GTM Germany Travel MartTM
für dasselbe Jahr bewerben sollte, wird die DZT unter Berücksichtigung von
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GTM – Kooperation 2018 - 2020
regionalen, thematischen und nutzwertigen Kriterien (Workshopgelände, Kreativität,
Infrastruktur etc.) auswählen und entscheiden.
7.
Abgabe der Teilnahmeanträge
Teilnahmebewerbung und Präsentation müssen bis zum 30.09.2016 bei der folgenden
Stelle abgegeben werden:
Deutsche Zentrale für Tourismus e.V.
Olaf Grabau
Beethovenstraße 69
60325 Frankfurt am Main
Ansprechpartner bei Rückfragen:
Olaf Grabau, Tel.: 069-9 74 64-119, E-Mail: [email protected]
8.
Weitere Schritte / Termine:
Für den GTM 2018:
20 Monate vor der Veranstaltung:
- Aufforderung zur formalen Bewerbung des / der potenziellen GTM Gastgeber
durch die DZT mit Übermittlung der Details bzgl. des zu erbringenden
Leistungskataloges
- Übermittlung des Grobkonzepts der GTM – Veranstaltung durch den / die
potenziellen GTM – Gastgeber an DZT
- Abstimmung des Grobkonzeptes zwischen potenziellem GTM-Gastgeber und
DZT
18 Monate vor der jeweiligen Veranstaltung:
- Unterzeichnung Letter of Intent / Absichtserklärung zwischen dem jeweiligen
GTM – Gastgeber und DZT
12 Monate vor der jeweiligen Veranstaltung:
- Abschluss des Gastgeber- und Kooperationsrahmenvertrags zwischen dem
GTM Gastgeber und der DZT
Für die GTM 2019 und 2020:
36 Monate vor der jeweiligen Veranstaltung:
- Aufforderung zur formalen Bewerbung des / der potenziellen GTM Gastgeber
durch die DZT mit Übermittlung der Details bzgl. des zu erbringenden
Leistungskataloges
- Übermittlung des Grobkonzepts der GTM – Veranstaltung durch den / die
potenziellen GTM – Gastgeber an DZT
- Abstimmung des Grobkonzeptes zwischen potenziellem GTM-Gastgeber und
DZT
30 Monate vor der jeweiligen Veranstaltung:
- Unterzeichnung Letter of Intent / Absichtserklärung zwischen dem jeweiligen
GTM – Gastgeber und DZT
24 Monate vor der jeweiligen Veranstaltung:
- Abschluss des Gastgeber- und Kooperationsrahmenvertrags zwischen dem
GTM Gastgeber und der DZT
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