Projektassistenz in der Zentralen Vergabestelle

Projektassistenz in der Zentralen
Vergabestelle (m/w)
Der Landesbetrieb (§ 106-LHO-Betrieb) ist mit rd. 600 Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern als Dienstleister der Behörden und Ämter
verantwortlich für die Realisierung und bedarfsgerechte Erhaltung baulicher Anlagen der technischen Infrastruktur. Zu unseren
Aufgaben gehören insbesondere die Planung und Durchführung von Neu-, Um- und Erweiterungsbauten sowie die Unterhaltung
der Straßen, Brücken- Tunnelbauwerke, Lärmschutzeinrichtungen, Hochwasserschutzanlagen und Gewässer, der Betrieb entsprechender Einrichtungen sowie der Betrieb der Lichtsignalanlagen und der öffentlichen Beleuchtung in der Freien und Hansestadt Hamburg.
Wir bieten:
Zum nächstmöglichen Termin zwei unbefristete Vollzeitstellen (auch teilzeitgeeignet) Entgeltgruppe 6 TV-L.
Sie erwartet eine vielfältige und verantwortungsvolle Tätigkeit als Assistenzkraft in der Zentralen Vergabestelle zur Unterstützung der administrativen Abläufe bei der Ausschreibung und Vergabe an.
In dieser Funktion sind Sie überwiegend in einem von drei Arbeitsschwerpunkten tätig:
a) Im Arbeitsschwerpunkt „Klassischer Vergabebereich VOB/VOL/VOF“
 bereiten Sie die Vergabeakten vor,
 vervielfältigen, sortieren und versenden Sie die Vergabeunterlagen,
 erledigen Sie den Schriftverkehr nach Zuschlagserteilung,
 pflegen Sie die Vergabedatenbank, führen die Vergabestatistiken, werten Daten aus und bereiten diese auf,
 erstellen Sie IT-gestützt Auftragsleistungsverzeichnisse,
 führen Sie Firmenlisten,
 verfolgen Sie Terminpläne und bereiten Sitzungen vor,
 holen Auskünfte aus dem Gewerbezentralregister ein,
 erstellen Sie Sitzungsberichte,
 bearbeiten Sie Rechnungen,
 wirken Sie mit bei der Erstellung von Präsentationen und Präsentationsmaterialien und
 bedienen Sie die Software im Arbeitsprozess „Hamburger Transparenzgesetz“;
b) Im Arbeitsschwerpunkt „VOL/Web-Shop“ rufen Sie Leistungen aus Rahmenverträgen ab und führen die Direktkäufe im
VOL-Bereich mit Hilfe des Web-Shops durch;
c) Im Arbeitsschwerpunkt „Submission“ führen Sie die Submissionen durch. Dazu gehören die sichere Aufbewahrung vertraulicher Angebotsunterlagen, die Organisation von Submissionsterminen, die Eröffnung der Angebote und die IT-gestützte Archivierung der Angebote.
Die Assistenzkräfte aller drei Arbeitsschwerpunkte unterstützen und vertreten sich flexibel je nach Bedarf gegenseitig. Es können
noch organisatorische Anpassungen bei der Aufgabenwahrnehmung erforderlich werden.
Wir suchen:
Sie verfügen über eine abgeschlossene Ausbildung in einem kaufmännischen Beruf bzw. als Verwaltungsfachangestellte bzw.
Verwaltungsfachangestellter oder mit gleichwertigen Fähigkeiten und Erfahrungen in diesen Berufsfeldern. Sie besitzen einschlägige praktische Berufserfahrung (mindestens 2 Jahre).
Kenntnisse des Ausschreibungs- und Vergabewesens und der einschlägigen Vorschriften (VOB; VOL; HOAI ; Beschaffungsordnung), des Hamburger Transparenzgesetzes sowie in der Bedienung des Web-Shops im VOL-Bereich sind wünschenswert bzw.
die Bereitschaft zur zeitnahen fachlichen Fortbildung. Gute Kenntnisse in der Anwendung der gängigen Office-Programme sind
notwendig. iTWO-Kenntnisse sind wünschenswert bzw. die Bereitschaft, sie zeitnah zu erwerben.
Der Aufgabenbereich einer Assistenzkraft ist geprägt von eigenständigem Handeln in einem technisch geprägtem Team sowie
der Zusammenarbeit mit Ingenieuren und Verwaltungskräften. Wichtig ist die dienstleistungsorientierte, zeitnahe und zuverlässige
Erledigung der anfallenden Bürotätigkeiten. Damit verbunden ist die rasche Einarbeitung und Beherrschung der für die Aufgabenwahrnehmung notwendigen Software. Weiterhin wird die Bereitschaft vorausgesetzt, sich dort als Anwenderexpertin bzw.
Anwenderexperte weiterzuentwickeln und hilfsbereit dem eingesetzten Team mit Rat und Tat zur Seite zu stehen. Sie sind einerseits für K 5, andererseits aber auch für den gesamten LSBG tätig; zudem sind Sie bereit, in Zeiten hohen Arbeitsanfalls Überstunden zu leisten. Mit Zeit- und Termindruck können Sie gut umgehen.
Bei Fragen zu dem Arbeitsplatz wenden Sie sich bitte an: Frau von der Lippe, Tel.: 428 26-2490
Bitte senden Sie Ihre aussagekräftige schriftliche Bewerbung mit den üblichen Unterlagen an den
Landesbetrieb Straßen, Brücken und Gewässer
Fachbereich Personal und Organisation - A 31 Kennziffer A 810
Sachsenfeld 3-5
20097 Hamburg
oder an:
[email protected]
Betreff: A 810
Bewerbungsschluss ist der 24. August 2016.
Stellenausschreibungen der Freien und Hansestadt Hamburg

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