Mit täglicher Souveränität die Komplexität besiegen

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Bobkas Business
Mit täglicher Souveränität die Komplexität besiegen
I
mmanent zugegen, in Bezug auf die Themen
Strategie und Veränderung, ist auch im Mittelstand die Frage, wie man mit den derzeit
massiven Veränderungen so umgehen kann,
dass das eigene Unternehmen sicher in die Zukunft geführt wird. Die eigenen Vorstellungen
dazu gleichen nicht selten der Quadratur des
Kreises. Man will einerseits die Chancen mutig
ergreifen, sich dabei aber nicht im Dickicht der
vielen Chancen verlieren. Andererseits dürfen
neue Wege und neue Geschäftsmodelle nicht
morgen schon wieder überholt sein, sollen
in jedem Fall eine verlässliche Beständigkeit
aufweisen und Sicherheit für den eigenen
Unternehmensbestand in der Zukunft geben.
Es gibt viele Treiber der Veränderung heute,
wie etwa die Überalterung der Gesellschaft,
die Flüchtlingsintegration, Konsumverhaltensänderung, Industrie 4.0, die Russland- oder
Südamerikakrise, die Niedrigzinsphase oder
Chinas entschleunigtes Wirtschaftswachstum.
Die Halbwertzeit von Geschäftsmodellen wird
immer geringer. Es verschwinden alte Modelle, die niemand zuvor in Frage gestellt hätte –
Neue entstehen und das in immer schnellerer
Geschwindigkeit. Nehmen Sie das Beispiel der
Glühbirne – deren Leuchtmittelhersteller transformierten rapide zu Technologiekonzernen.
Denken Sie an das autonome Fahren der Zukunft und die möglicherweise bevorstehende,
eruptionsartige Veränderung der Kfz-Versicherungsbranche. Aufgrund dieser Geschwindigkeit ist auch im Mittelstand inzwischen das
permanente Auflegen von Veränderungspro-
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jekten angekommen. Schnell gleichen diese
Projekte aus Mitarbeitersicht aber eher einem
Hexenkessel und erzeugen mit ihrer Komplexität Angst. Der einzige Weg, dieser extern induzierten Komplexität wirklich zu begegnen, ist,
sie nicht noch permanent unnötig zu steigern.
Doch das genau passiert im Alltag durch das
eigene Handeln, ohne, dass es die eigene Absicht ist. Ohnehin Anspruchsvolles wird unnötig erschwert, unnötige Komplexität generiert.
Und genau diese hindert uns dann daran, mit
der Umsetzung Fahrt aufzunehmen und allein
auf das Ziel gerichtet zu agieren. Was dahinter
steckt ist simpel erklärt – die schlichte, evolutionsbedingte Angst vor Veränderungen. Um ein
Bild des Dschungels aufzugreifen – bei all den
Risiken und Chancen, wie wir mit Mut, Fehlertoleranz, Geschwindigkeit und Vertrauen meistern wollen, vermuten wir hinter jedem Busch
einen Tiger und flüchten lieber sofort auf den
Baum. Zu selten beschäftigen wir uns mit der
eigenen Angst. Wir sehnen uns nach Sicherheit,
Klarheit und Transparenz. Diese verschaffen wir
uns, indem wir alles hinterfragen, Thesen überprüfen und permanent kontrollieren, ob alles
nach dem Plan verläuft, der nur zu oft sowieso
nicht aufgeht. Wir erzeugen genau mit diesen
Planungs- und Kontrollmechanismen eine Vielzahl an Strukturen, die in der Folge befriedigt
werden müssen: Projektpläne, Budgetpläne, Risikochecklisten, usw. All das hat mit der eigentlichen Wertschöpfung aber rein gar nichts zu
tun, betäubt nur unsere Unsicherheit. Zwei Dinge bewirken wir hingegen wirklich: Wir erzeu-
netzwerk südbaden
gen zum einen immer mehr unnötige Komplexität und zum anderen ersticken wir fahrlässig
das im Keim, was wir gerne in der Umsetzung
hätten – nämlich Mut, Vertrauen und Geschwindigkeit. Letzteres braucht unabdingbar eine
hohe Fehlertoleranz. Zum Zweiten ersticken
wir, was wir benötigen: Mut, Offenheit und Vertrauen. Doch wo mit Hauptfokus geplant und
kontrolliert wird, fühlen sich Menschen früher
oder später schuldig, schämen sich oder sind
verzweifelt. Alles Emotionen, die genau das Gegenteil des an sich gewünschten konstruktiven
Miteinanders sind. Achten wir dabei zuallererst
einmal auf uns und die eigene Angst – sie ist
der wahre Komplexitätstreiber! Beginnen wir
bei uns darauf zu achten, dass der Fokus nicht
auf Pläne und deren Kontrolle gerichtet ist,
sondern einzig und alleine auf das angestrebte
Ergebnis. Es gilt also zu lernen, wirklich ergebnisorientiert zu arbeiten. Es gilt mit Unsicherheit und Unschärfe selbst anders umzugehen,
um Mut und Vertrauen aufzubauen. Fragen
Sie sich doch bei jeder Kontrollschleife, die Sie
einziehen wollen, bei jedem Reporting, welches
sie einfordern, und bei jeder Statuskontrolle, ob
dies wirklich sein muss, oder nur der eigenen
Beruhigung dient? Gutes Gelingen bei Ihren
Themen!
Tobias Bobka
Unternehmer, Berater und
Sparringspartner
im Mittelstand
Freiburg im Breisgau
Bobkas Buch
Tobias Bobka „Was
Unternehmer und
Unternehmen erfolgreich macht –
die Kolumnen“.
Kostenlos für
netzwerk südbaden-Leser unter
0761-4500-2018
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Tobias Bobka
Meeting Codex – 7 Regeln für maximale Effizienz
Bis zu 21 von 40 Wochenstunden verbringen Führungskräfte im deutschen Mittelstand
durchschnittlich in Meetings, mindestens acht Stunden davon sind nachweislich unnötig.
Diese Erkenntnis schockiert hinsichtlich Lean Management- und Profitabilitätsgesichtspunkten. Zur Effizienzsteigerung empfiehlt sich ein pragmatischer Meeting Codex in der
Praxis. Grundsätzlich gilt: Meetings dienen der Entscheidungsfindung. Sie müssen daher
gut vorbereitet werden sowie effizient und effektiv ablaufen. Als Meeting-Owner machen
Sie klar, welche Ziele Sie mit dem Treffen verfolgen und welche Vorbereitungen Sie von
den Teilnehmern erwarten. Planen Sie für jedes Thema einen eigenen Tagesordnungspunkt
mit Zielbeschreibung und Zeitdauer ein und benennen Sie Verantwortliche zur Vorbereitung
der jeweiligen Tagesordnungspunkte. Die Teilnehmerzahl sollte so bemessen sein, dass nur
für die Entscheidungen notwendige Personen eingeplant werden. Diese Personen sollten
zum Erfolg des Meetings beitragen, selbst vom Meeting profitieren, die Ziele, die Themen
und die an sie gestellten Erwartungen kennen. Termine bitte stets über dasselbe Medium, z.B. Outlook, organisieren, Besprechungszimmer rechtzeitig vorab reservieren und für
den Meeting-Anlass vorbereiten. Die Teilnehmer erhalten mit der Einladung alle relevanten
Unterlagen und Informationen, um genügend Zeit zur Informationsverarbeitung und Vorbereitung zu gewinnen. Als Besprechungsleiter steuern Sie das Meeting, achten auf die
Einhaltung der Spielregeln und eine wertschätzende, aber zielorientierte Kommunikation. Zu
den wichtigsten Erfolgs-Determinanten zählen: (1) Alle Teilnehmer kennen die Zielsetzung
des Meetings, sind vorbereitet und erscheinen pünktlich. Unpünktlichkeit ist respektlos und
ineffektiv. (2) Sollten sich nicht alle Teilnehmer kennen, erfolgt zu Beginn des Meetings eine
Vorstellungsrunde. (3) Bestimmen Sie zu Beginn einen Time-Keeper, der über die Einhaltung
der geplanten Zeitrahmen wacht. Ebenso essenziell ist der Protokollführer, der neben den
Entscheidungen, die für deren Umsetzung Verantwortlichen und die vereinbarten Zeiträume
festhält. Es reicht ein Ergebnisprotokoll, das bereits während des Meetings geschrieben
werden kann. Hilfreich ist zudem eine digitale Software-Unterstützung wie z.B. Evernote
im Team, um neben dem Protokoll auch Fotos und Notizen sowie individuelle To-Do’s zur
Verfügung stellen zu können. (4) Mobiltelefone liegen nicht auf dem Tisch, sondern bleiben
ausgeschaltet in der Tasche – das gebieten der gegenseitige Respekt und die gemeinsame
Zielorientierung. (5) Keine Überraschungsangriffe zulassen: Unterlagen, die den Beteiligten
vorher nicht bekannt waren, sollten vom Meeting ausgeschlossen werden. (6) Halten Sie
genannte Lösungen als Zwischenergebnisse fest. (7) Beenden Sie jedes Meeting mit der
konkreten Umsetzungsplanung. Fassen Sie kurz und prägnant Aufgaben, den jeweils Verantwortlichen, den vereinbarten Zeitraum zusammen und vereinbaren Sie, falls notwendig,
den Folgetermin. Meetings enden stets pünktlich,
edition denn in der Regel bringen Verlängerungen
nur Terminkonflikte mit sich und führen nur äußerst selten zu brauchbaren Ergebnissen. Viel
Erfolg nun bei Ihrem nächstennet
Meeting!
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