Anleitung - Infrastruktur

Bedarfsmanagement Infrastruktur
Universität Zürich
Infrastruktur
Bedarfsmanagement Infrastruktur
Stampfenbachstrasse 73
8006 Zürich
www.infra.uzh.ch
Anleitung zur Budget-Eingabe für den Investitionskredit (IK) 2017
Definition:
Mobile Investitionen sind Einzelbeschaffungen (oder funktionelle Einheiten) von Anlagen aus den Bereichen Laborapparate, Wissenschaftliche Geräte, Audiovisuelle Geräte,
Hard- und Software und Diverses, deren Beschaffungspreis über CHF 10'000 (inklusive
Mehrwertsteuer) liegt.
Mobile Investitionen für Lehre, Forschung, Dienstleistungen (für Organisationseinheiten
an universitären Spitälern: ohne Klinikbereich!) oder Infrastrukturprojekte der Zentralen
Dienste werden zentral budgetiert und über den Investitionskredit der UZH finanziert. Die
Bewirtschaftung des Investitionskredits liegt ausserhalb der Kompetenz der einzelnen
Organisationseinheiten und wird durch die Direktion Finanzen, Personal und Infrastruktur
(delegiert an Bedarfsmanagement Infrastruktur) vorgenommen.
Elektronische
Eingabe:
Pro Organisationseinheit muss eine Liste aller Anträge online in eine Datenbank
(http://www.infra.uzh.ch/bedarfsmanagement-infrastruktur/mobilien/ikbudget.html) eingegeben werden. Die Eingabe der Anträge erfolgt mit Hilfe eines Passwortes, das Sie sich bei der Registrierung selber geben. Nach erfolgter Eingabe aller Daten muss unter „Druckansicht“ die Zusammenfassungstabelle aller Anträge ausgedruckt und von der Direktion der Organisationseinheit unterschrieben werden. Eine Mustereingabe finden Sie auf der letzten Seite dieser
Anleitung.
Pro Antrag muss ein Begründungsblatt ausgefüllt werden. Die entsprechenden Formulare können im Ordner „Formulare_2017“ oder auf der oben genannten Internetseite aufgerufen, elektronisch ausgefüllt und anschliessend ausgedruckt werden (siehe auch folgenden Punkt).
Einsenden:
Die auf gelbem Papier ausgedruckte und von der Direktion Ihrer Organisationseinheit unterschriebene Liste der Anträge mit einem Begründungsblatt pro Antrag muss in
einfacher Ausführung an Bedarfsmanagement Infrastruktur geschickt werden. Falls Sie
eine Richtofferte für eine beantragte Beschaffung eingeholt haben, bitten wir Sie uns eine
Kopie dieser Offerte zukommen zu lassen. Es besteht allerdings kein Zwang zum Einholen einer Richtofferte.
Termin:
15. September 2016 (Keine Fristerstreckung möglich!)
Adressat:
Bedarfsmanagement Infrastruktur, Stampfenbachstrasse 73, 8006 Zürich
Rückfragen:
Andrea Hussong; Tel. 044 635 41 05; E-Mail [email protected]
Johanna Vogt; Tel. 044 635 41 69; E-Mail [email protected]
Eine Bitte:
Halten Sie sich an diese Anleitung!
Denn nur so können wir die Budgetierung reibungslos und effizient durchführen. Bei uns
gehen in den nächsten Wochen Anträge von rund 150 Organisationseinheiten ein!
1. Grundlagen
Was soll bean- Bitte beantragen Sie nur Beschaffungen, welche auf einer definitiven Planung für das
tragt werden? Jahr 2017 beruhen. Selbstverständlich werden wir auch im Jahr 2017 versuchen, unvorhergesehene und damit nicht budgetierbare Begehren zu erfüllen, falls die entspre-
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Budget-Eingabe Investitionskredit (IK) 2016
Bedarfsmanagement Infrastruktur
chenden finanziellen Mittel zur Verfügung stehen. Darunter fallen insbesondere Geräte,
die für den universitären Betrieb notwendig, aber wegen eines unvorhersehbaren Defektes ausgefallen sind und sofort ersetzt werden müssen (Priorität „XX“). Eine Gewähr
für eine Zusage besteht allerdings nicht. Bitte budgetieren Sie Anlagen, die mit hoher
Wahrscheinlichkeit 2017 ausfallen, mit einer hohen Priorität im regulären Budgetantrag
und nicht mit Priorität „XX“!
Professuren, die über einen Einrichtungskredit verfügen, werden bei der Vergabe des
Investitionskredits nur in zweiter Priorität berücksichtigt! Falls der Beschaffungspreis
einer Investition den Restbetrag des noch zur Verfügung stehenden Einrichtungskredits
übersteigt, wird eine angemessene Teilfinanzierung aus dem Einrichtungskredit erwartet.
Bitte beantragen Sie teure Forschungsgeräte (ab CHF 100'000) gleichzeitig mit diesem
Antrag auch beim Programm R’Equip (Research Equipment) des SNF, falls die Anforderungen erfüllt sind (http://www.snf.ch/de/foerderung/infrastrukturen/Seiten/default.aspx).
Bei einer Beteiligung des SNF an den Gerätekosten unterstützt die UZH im Normalfall
auch Ihr Gesuch um die Restfinanzierung.
Zeitlicher Ablauf:
•
Die Budget-Eingabe erfolgt nur für das Jahr 2017. Die Angaben von geplanten
Beschaffungen über CHF 100'000 ab dem Jahr 2018 dienen nur der Planung.
•
15. September 2016: Spätester Einreichungstermin der Anträge.
•
Oktober/November 2016: Sichten der Anträge durch Bedarfsmanagement Infrastruktur, Rückfragen zur Begründung und möglicher gemeinsamer Gerätenutzung an die
von Ihnen angegebenen Kontaktpersonen, Absprachen mit verschiedenen UZHFachabteilungen und dem USZ, Beschluss der Universitätsleitung über das Gesamtbudget sowie über die Verteilung des Budgets auf die verschiedenen Fakultäten, Vorbereitung der Sitzungen für die definitive Budget-Zuteilung.
•
Dezember 2016: Definitive Zuteilung des Investitionskredits auf die einzelnen Organisationseinheiten durch Ihren Dekan, weitere Dekanatsmitglieder sowie Bedarfsmanagement Infrastruktur.
•
Januar 2017: Mitteilung über den zugeteilten Budgetbetrag an die Direktionen der
Organisationseinheiten.
Die Mitteilung über den zugeteilten Budgetbetrag entspricht noch nicht der Erlaubnis die
Bestellungen auszulösen! Vor der Bestellung muss in jedem Falle eine Bewilligung (Verfügung) vom Bedarfsmanagement Infrastruktur eingeholt werden!
Von unserer Website (http://www.infra.uzh.ch/bedarfsmanagement-infrastruktur/mobilien.html) können Sie
das zur Bewilligung notwendige Antragsformular für Beschaffungen über CHF 10'000 „SK
02/05“ herunterladen.
2. Ausfüllen der Formulare zur Budgetierung des Investitionskredits
Erfolgreiche
Anträge:
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Beschränken Sie sich auf gut begründete Anträge. Der Investitionskredit ist eine kompetitive Budgetquelle. Entscheidend für die Bewilligung ist vor allem der Nachweis der Notwendigkeit einer Beschaffung für Ihre Forschung, Lehre sowie Ihre Dienstleistungen. Fassen Sie Beschaffungen, die eine funktionelle Einheit bilden, in einem Antrag zusammen.
Budget-Eingabe Investitionskredit (IK) 2017
Bedarfsmanagement Infrastruktur
Bei einer unzureichenden Begründung des Antrages werden wir keine weiteren Rückfragen stellen, sondern die Anträge ablehnen!
Auf Grund von Gerätebeschaffungen können keine Betriebskredit-Erhöhungen geltend
gemacht werden. Wartungs- und andere Folgekosten müssen über Ihren Betriebskredit oder über Drittmittel finanziert werden. Sollte dies nicht möglich sein, besprechen Sie den Antrag bitte vor der Eingabe mit den Ressourcenverantwortlichen Ihrer
Fakultät und fassen Sie Ihr Vorgehen im Antrag zusammen.
3. Eingabetabelle im Internet
Muster:
Die Aufstellung entspricht der Eingabemaske im Internet:
(http://www.infra.uzh.ch/bedarfsmanagement-infrastruktur/mobilien/ikbudget.html)
Bitte keine Umlaute (ä, ö, ü) verwenden!
Beispiel: Profit Center 12300, Institut fuer naturwissenschaftliche Forschung
FELDNAME
IHRE EINGABE
ERKLÄRUNGEN
Bezeichnung:
CO2-Inkubator
Allgemeine Gerätebezeichnung, unter der Sie das Gerät bei
einer anderen Organisationseinheit suchen würden. Fassen Sie
mehrere Beschaffungen, die eine funktionelle Einheit bilden,
zusammen. Beispiel: Video-Ausrüstung bestehend aus Kamera,
Recorder, Monitor, PC und Software.
Benützer/Zielgruppe:
Gruppe Prof. Muster
z.B. Prof. XY, Gruppe Z, Bibliothek
Einsatzbereich:
F, L
F = Forschung, L = Lehre, D = Dienstleistung, Z = ZDU-
Beschaffungsart:
N
Betrag:
16000
Infrastruktur; Mehrfachnennungen sind möglich
N = Neubeschaffung, E = Ersatzbeschaffung,
U = Upgrade, A = Ausbau einer bestehenden Anlage
Geschätzter Preis in CHF inkl. MWST (auf Tausend aufrunden, bitte keine 1000er-Trennzeichen!!!)
Priorität:
1
1...n: Anträge gemäss Ihrer Priorität fortlaufend nummerieren
XX: Bezeichnet Geräte, bei denen bereits erste funktionelle
Probleme aufgetreten oder in Kürze zu erwarten sind und die
bei einem Totalausfall sofort ersetzt werden müssen. Eine Gewähr dafür besteht allerdings nicht. Priorität „XX“ kann mehrfach vergeben werden!
Folgekosten/Jahr:
1000
Geschätzter Betrag in CHF inkl. MWST (bitte keine 1000erTrennzeichen!!!); z.B. für Wartung, Software-Updates, Verbrauchsmaterial, ev. zusätzliche Personalkosten
Finanzierung der Folgekosten:
Betriebskredit
Aufgrund von Gerätebeschaffungen können keine Betriebskredit-Erhöhungen geltend gemacht werden! Sollte eine Finanzierung der Folgekosten über den Betriebskredit oder über Drittmittel nicht möglich sein, besprechen Sie den Antrag bitte vor
der Eingabe mit dem Ressourcenverantwortlichen der Fakultät.
Für zusätzliche Angaben verwenden Sie bitte pro Antrag ein Begründungsblatt.
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Budget-Eingabe Investitionskredit (IK) 2017

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