（モデル課）支援業務プロポーザル実施要領

土岐市ファイリングシステム導入（モデル課）支援業務委託プロポーザル実施要領
１
趣旨
現在、当市では、主にチューブファイル、フラットファイル等を用いた簿冊方式によ
り文書を管理しているが、「文書の検索に時間を要する」、「適切な廃棄がされにくい」、
「退庁時に文書が施錠できない場所に置かれている」、
「保管場所及び保存場所が不足し
ている」等の問題を抱えている。
本業務では、公文書の文書量の削減を図り、かつ、文書の検索性、共有化に優れ、よ
り効率的で適正な文書管理が可能とされるファイリングシステム（文書を簿冊ではなく
個別フォルダーに挟んで管理する方式）を導入することとしたものであり、本業務の実
施に当たっては、限られた期間内に確実にファイリングシステムを導入し、将来にわた
る定着を図る必要があるため、専門的な知識と導入経験を有する業者への支援業務委託
により実施するものである。
２
業務の概要
（１）業務名
土岐市ファイリングシステム導入（モデル課）支援業務委託
（２）発注者
土岐市
（３）委託内容
別紙「土岐市ファイリングシステム導入（モデル課）支援業務委
託仕様書」のとおり
(４) 履行期間
契約締結日から平成２９年３月３１日まで
（５）履行場所
当市が指定する場所
（６）予算限度額
履行期間内における本業務に係る費用総額（コンサルティング業
務に係る費用とし、ファイリング用品の購入等に係る費用は含まな
い。）は、８，５００，０００円（消費税及び地方消費税の額を含む。）
以内とする。
（７）募集方法
３
公募型プロポーザル方式
参加資格
本業務のプロポーザルに参加できる者は、参加申込書提出から受託候補者選定までの
間に次の要件を全て満たす者とする。
（１）プロポーザルの参加希望者は、土岐市指名競争入札名簿（物品購入・役務提供
等）に登録のある法人であること。（プロポーザル参加申込受付期間の期限までに
登録した法人も認める。）
（２）
地方自治法施行令（昭和 22 年政令 16 号）第 167 条の 4 の規定に該当しない
者であること。
（３）
プロポーザルの参加申込時点で、国税及び地方税の滞納がないこと。
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（４）客観的に明らかに経営不振に陥ったと認められる次のアからオまでの要件に該
当する者でないこと。
ア．会社更生法（平成 14 年法律第 154 号）に基づく更生手続開始の申立てがな
されている者
イ．民事再生法（平成 11 年法律第 225 号）に基づく再生手続開始の申立てがな
されている者
ウ．破産法（平成 16 年法律第 75 号）に基づく破産手続開始の申立てがなされ
ている者。
エ．会社法（平成 17 年法律第 86 号）に基づく特別清算開始の申立てがなされ
ている者
オ．銀行取引停止処分がなされている者
（５）ファイリングシステムの導入支援業務に行う体制を有し、地方公共団体への導
入及び維持管理コンサルティング実績を、平成２３年度以降に５例以上有すること。
なお、導入実績のある地方公共団体には、当市において品質及び指導方法等につい
ての確認を行う場合がある。
（６）コンサルティングの指導経験を５年以上有する専任の指導者が３名以上所属し
ていること。また、そのうち本業務に係る担当指導者を２人以上継続して配置する
ことが可能であること。
（７）提案しようとするファイリングシステムを、参加者の事務所内において全組織
的に導入して維持管理を継続しており、その品質を十分に検証していること。
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スケジュール
予定
実施要領等の公表・配布
質問書受付期間
日程・締め切り
提出書類
平成２８年７月２２日（金）から
平成２８年７月２２日（金）から
様式５
平成２８年７月２９日（金）午後５時まで
質問書回答掲載予定日
平成２８年８月５日（金）
参加申込書提出期限
平成２８年８月１２日（金）午後５時まで
様式１～３及び必要書類
参加資格確認結果通知書
送付予定日
平成２８年８月１７日（水）
平成２８年８月１８日（木）から
提案書提出期間
平成２８年８月２９日（月）午後５時まで
プレゼンテーション実施
予定
平成２８年９月上旬
結果通知及び公表
平成２８年９月上旬
契約締結
平成２８年９月上旬～中旬
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様式４及び必要書類
５
資料の交付
本プロポーザルに係る資料は、下記のとおり交付する。
（１）
交付資料
ア．実施要領
イ．仕様書
ウ．様式集
（２）
交付方法
土岐市ホームページからダウンロードすること。
（http://www.city.toki.lg.jp/）
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参加申込
（１）
提出書類
ア．参加表明書（様式１）
イ．事業者概要（様式２）
ウ．業務実績書（様式３）
※ 委託契約書又は仕様書等の写しを添付すること
エ．専任指導者実績書（任意様式）※
配置予定者分を作成し、本件業務の責任者
を明示すること
（２）
提出方法
担当課へ持参又は郵送（受付期間及び時間内に必着とし、配達完了を確認できる書留
郵便とする。）により提出すること。なお、提出期限までに送付物の到着確認を電話に
より行うこと。
（３）
受付期間
平成２８年７月２２日（金）から平成２８年８月１２日（金）までの土日祝日を除く
８時３０分から午後５時まで。
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参加資格確認結果の通知
参加申込書の内容について、参加資格を満たしているかを確認し、その結果を電話連
絡及び参加資格確認結果通知書により通知する。また、参加が認められなかったものに
対しては、参加を認めない理由を記載して通知する。なお、参加申込者が６者以上とな
った場合には、業務実績などによる客観評価よりプレゼンテーション審査に進む５者を
選定する。
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質問及び回答
業務及びプロポーザルについて質問がある場合には、平成２８年７月２２日（金）か
ら平成２８年７月２９日（金）午後５時までに質問書（様式５）をメール又は FAX に
て担当課に提出し、電話により担当課へ提出したことを連絡すること。
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質問についての回答は、平成２８年８月５日（金）に市のホームページに質問に対す
る回答を掲載する。質問者の事業所名や氏名等は公表しない。なお、回答に対する問い
合わせ及び異議申立ては、一切受け付けない。
９
評価方法及び提出書類
参加資格が認められた参加者を対象に、企画提案書等の提出及びプレゼンテーション
を実施する。プレゼンテーションの会場・日時については、対象者に別途通知する。
（１）
プレゼンテーション
ア．選定員は５名（非公開とする。）
イ．参加者の持ち時間は、説明（２０分間）質疑応答（１０分間）とする。
ウ．説明者は、当市を実地指導する担当者とし、補助員２人を含め、出席者は１参
加者につき合計３人以内とすること。
エ．プロジェクター、スクリーン及びホワイトボードは当市が用意するが、その他
の機器（パソコン等）が必要な場合は、参加者が準備すること。
（２）
提出書類
ア．企画提案書（様式４）及び添付書類
別紙「評価基準」及び「土岐市ファイリングシステム導入支援業務委託仕様書」に
基づき作成すること。なお、様式は自由とする。ただし A４縦型又は横型（一部 A
３判資料折込使用可）とする。
イ．導入工程表
様式自由とする。ただし、A４判縦型又は横型とする。
ウ．参考見積書及び内訳書
様式自由とする。ただし、A４判縦型又は横型とする。
（３）
提出部数８部（正本１部、副本７部）
（４）
受付期間平成２８年８月１８日（木）から平成２８年８月２９日午後５時まで
（土日祝日を除く）
（５）
提出方法
担当課へ持参又は郵送（受付期間及び時間内に必着とし、配達完了を確認できる書留
郵便とする。）により提出すること。なお、提出期限までに送付物の到着確認を電話に
より行うこと。
（６）
注意事項
ア．審査の公平性を期すため、企画提案書等提出届以外の提出書類には、法人名及
び法人名を推測できる表現を入れないこと。
イ．審査の公平性を期すため、プレゼンテーションにおいて法人名及び法人名を推
測できる表現を使わないこと。
ウ．企画提案書等については、プレゼンテーションにおける資料とする。（プレゼ
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ンテーション当日、提出済みの企画提案書以外の資料等の配布は認めない。）
エ．企画提案書等にない提案を新たに盛り込み、説明することは認めない。
オ．後述の評価項目を踏まえた企画提案書の構成に努めること。
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評価基準
別表「評価基準」のとおり。
１１
プロポーザル参加に際しての注意事項
（１）
失格又は無効
以下のいずれかの事項に該当する場合は失格又は無効となることがあります。
ア．本業務の関係者に対して、直接、間接を問わず故意に接触を求めること。
イ．他の提案者と企画提案の内容又はその意思について相談、開示を行うこと。
ウ．企画提案書類に虚偽の記載を行うこと。
エ．プロポーザルの評価終了後に参加資格を満たしていない事実が発覚した場合。
オ．その他選定結果に影響を及ぼすおそれのある不正行為を行うこと。
（２）
著作権
提出書類の著作権は参加者に帰属するが、当市がプロポーザルに関する報告又は公
表等のために必要な場合は、参加者の承諾を得ずに提出書類を無償で利用・複製する
ことができるものとする。
（３）
複数提案の禁止
プロポーザルに係る企画提案は、１参加者につき１提案とする。
（４）
その他
ア．提出書類は、一切返却しない。
イ．提出期限後の提出書類の変更、差し替え又は再提出は認めない。
ウ．企画提案書の提出後に辞退する際には、辞退届（様式は任意）を提出するもの
とする。
エ．プロポーザルへの参加に要する費用は、全て参加者の負担とする。
オ．提出された企画提案書等は、土岐市情報公開条例（平成１１年条例第２６号）
に基づく情報公開請求の対象となり、非公開とすべき部分を除き公開されるこ
とがある。
カ．本要領に規定されていない事項が発生したときは、公平性を考慮の上、適宜市
が判断するものとする。
１２
選定結果の通知及び公表
選定結果は、選定後、プロポーザル参加者に最高得点者及び次点候補者の名称及び採
点結果を文書で通知するとともに、土岐市ホームページ上で公表する。なお、選定結果
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に対する問い合わせ及び異議申立ては一切受け付けない。
最高得点を得た者が２者以上となった場合は、参考見積金額の低い提案者と交渉をす
る。
１３
契約の締結
選定した最高得点者と市とが協議し、委託業務に係る仕様を確定させたうえで、契約
を締結します。仕様書の内容は、提案された内容が基本となりますが、最高得点者と市
との協議により必要に応じて内容を変更したうえで契約を締結するため、提案された内
容及び見積額が変わる場合があります。また、委託契約額は市の予算の範囲内において、
確定した仕様書の内容に基づく最高得点者の見積額とします。
なお、選定した最高得点者と市との間で行う仕様の詳細事項について協議が整わなか
った場合には、選定結果において評価の合計点が次に高い提案者と協議を行うこととし
ます。
１４
提出及び問い合わせ先（担当部署：総務課行政係）
〒５０９－５１９２
岐阜県土岐市土岐津町土岐口２１０１番地
土岐市役所総務課行政係担当
古田、鈴木
電話
０５７２－５４－１１１１（内線２２５）
FAX
０５７２－５３－００２０
E-mail [email protected]
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