DIGITALE BEHÖRDEN-PLATTFORM eRECHNUNG Lösungsarchitektur für die öffentliche Verwaltung Die EU-Richtlinie 2014/55/EU verpflichtet die öffentliche Verwaltung zukünftig Rechnungen elektronisch zu empfangen und rechtssicher zu verarbeiten. Im nächsten Schritt ist die EU-Richtlinie in nationales Recht umzusetzen. Die Verwaltung benötigt jetzt ein Konzept für die organisatorische und technische Implementierung der neuen Regelungen. Integrierter Prozess eRechnung Die elektronische Verarbeitung von Rechnungen ist nicht nur eine Vorgabe von EU und nationaler Gesetzgebung. Bei rund acht Millionen Rechnungen pro Jahr alleine in der Bundesverwaltung bietet die Investition in die eRechnung eine hohe Wirtschaftlichkeit. Eine umfassende Lösungsarchitektur für die eRechnung muss sowohl die rechnungsstellende Organisation als auch den Empfänger integrieren. Dabei müssen die internen Prozesse ebenso berücksichtigt werden wie die ERP-Systeme, SAP ®Systeme, Host usw. Neben dem rechtssicheren Transport von Dokumenten und Rechnungen ist auch die Langzeitarchivierung ein wichtiger Bestandteil einer Lösungsarchitektur. Die Integration der ein- und ausgehenden Rechnungen in bestehende Prozesse und Systeme wird mit der Digitalen Behörden-Plattform der Software AG realisiert. 2 Datenstandards 1 SENDER Prozesse vor Versand Transportstandards Prozesse nach Versand EMPFÄNGER Prozesse beim Empfang 3 Prozesse nach Empfang Prozessstandards Standardisierungsebenenen bei der eRechnung Quelle: Leitfaden Elektronische Rechnung in der öffentlichen Verwaltung – Grundlagen, Umsetzungsempfehlungen, Best Practices, hrsg. von C. Rogall-Grothe, Seite 91 FACTSHEET Digitale Behörden-Plattform eRechnung Lösungsansatz eRechnung-Sender Bei der Rechnungserstellung ist die automatisierte Übernahme der Rechnungsdaten aus den jeweiligen Haushaltssystemen, z. B. aus SAP-Systemen, Host-Systemen oder Adabas & Natural zu implementieren. Bei der Implementierung sind auch alle internen Prozesse zur Rechnungsstellung nach den Regeln und Rollen der jeweiligen Verwaltung umzusetzen. Vor dem Versand ist das vom Kunden gewünschte Versandformat, z. B. PDF oder EDI, festzulegen und über den jeweiligen Transportstandard wie Mail, De-Mail, Portale zu versenden. Zudem wird die ausgehende Rechnung in einem Langzeitarchiv, z. B. gemäß TR-ESOR archiviert. Lösungsansatz eRechnung-Sender Lösungsansatz eRechnung-Empfänger Zentrale eRechnungsPlattform Beim Rechnungsempfänger gliedern sich die Prozesse in die Schritte für Eingang, Qualitätssicherung, Verteilung und Bearbeitung. Für die Implementierung des Gesamtprozesses eRechnung bietet sich eine zentrale ressortübergreifende eRechnungsPlattform an. Diese Plattform lässt sich sowohl von Behörden mit einer kleinen IT-Infrastruktur als auch von größeren Organisationen mit Individualsoftware oder Standard-ERP-Systemen integrieren. Für eine rechtssichere Zustellung und die Langzeitarchivierung bieten sich Werkzeuge und Lösungen von Partnern an. Die Integration in bestehende Prozesse und Systeme wird – ganz ohne Medienbruch – mit der Digitalen Behörden-Plattform der Software AG realisiert. Ein zentrales Rechnungseingangsportal stellt sicher, dass alle eingehenden Rechnungen unabhängig vom verwendeten Transportstandard verarbeitet und in ein einheitliches Datenformat überführt werden. Nach Speicherung der Rohdaten und einem Datenkonsistenzcheck werden Die Integration lässt sich prozessgesteuert die Rechnungen nach automatisierten und regelbasiert durchführen – für beliebi- Regeln an den zuständigen Empfänger ge Verfahren und Bestandsanwendungen, weitergeleitet und archiviert. Der Empfänger kann die Rechnungen dann in seinen sowohl in der öffentlichen Verwaltung als auch in der Wirtschaft. So können adminis- Haushaltssystemen verarbeiten und in seine DMS-Systeme integrieren. trative Prozesse rund um die eRechnung digitalisiert und beschleunigt werden. Die Digitale Behörden-Plattform der Software AG ermöglicht eine effiziente Implementierung einer eRechnungsPlattform und erlaubt nicht nur die Integration mit internen Prozessen, sondern in Zusammenarbeit mit Partnern auch den rechtssicheren behördenübergreifenden Transport der Daten sowie die Langzeitarchivierung der Rechnungen Lösungsansatz eRechnung-Empfänger ÜBER DIE SOFTWARE AG Die digitale Transformation verändert IT-Landschaften von Unternehmen: sie entwickeln sich von unflexiblen Applikationssilos hin zu modernen softwarebasierten IT-Plattformen. Nur diese schaffen die Offenheit, Schnelligkeit und Agilität, die für das digitale Echtzeit-Unternehmen unabdingbar sind.Die Software AG bietet die erste Digital Business Platform für durchgängige Prozesse auf Basis offener Standards mit den Kernkomponenten Integration, Prozessmanagement, In-Memory-Datentechnologie, flexible Anwendungsentwicklung, Echtzeit-Analyse und IT-Architektur-Management. Dank dieser modularen Plattform können Anwender ihre Applikationssysteme von morgen entwickeln, um heute ihre digitale Zukunft zu gestalten. Seit über 45 Jahren steht die Software AG für Innovationen, die sich an den Bedürfnissen ihrer Kunden ausrichten. Weitere Informationen erhalten Sie unter www.SoftwareAG.com. © 2016 Software AG. Alle Rechte vorbehalten. Software AG und alle Produkte von Software AG sind Marken oder eingetragene Marken von Software AG. Andere Produkt- und Unternehmensnamen können Marken der jeweiligen Markeninhaber sein.. SAG_DBP_eRechnung_FS_G_Jul16
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