Begleitschreiben

Juli 2016
Zwischenauswertung 2016 – Schwangerenberatung
Sehr geehrte Damen und Herren, liebe Kolleginnen und Kollegen,
im Folgenden wird die Installation und Durchführung der Standardzwischenauswertung 2016 beschrieben.
Das Installationsprogramm enthält sowohl das Programm für die Durchführung der Standardauswertung als
auch ein EXCEL-Programm, mit dem es möglich ist, unter Verwendung von EXCEL 2007 (oder höher)
gleich nach der Aggregierung die Ergebnisdateien selbst auszudrucken und weiterzubearbeiten.
1.
Voraussetzungen (bitte Reihenfolge beachten):
1. Die EBIS-Version 9.29.00 wurde installiert.
2. Alle bisher angefallenen Daten für das Jahr 2016 wurden eingegeben und der Einrichtungsbogen
(bei mehreren Teilstellen nur in einer Teilstelle) wurde komplett ausgefüllt.
3. Sofern nicht vernetzte PCs vorhanden sind, wurden die Datensicherungen der externen Teilstellen
an dem Rechner eingelesen, an dem die Standardauswertung durchgeführt wird.
4. Im Menüpunkt „Extras/Datenbankinformationen“ wurde geprüft, ob in der Zeile „Aktuelle
Gesamtstellendefinition“ alle für die Auswertung gewünschten Teilstellen eingetragen sind. Falls
das nicht der Fall ist müssen sie sich als Supervisor an der Gesamtstelle anmelden und im
Menüpunkt „System“ die Funktion „Definition Gesamtstelle“ aufrufen und dort von links nach rechts
alle Teilstellen, die in der Auswertung berücksichtigt werden sollen, eintragen. Auch wenn nur eine
Teilstelle verwendet wird muss diese Teilstelle dort eingetragen sein. Danach melden sie sich
wieder mit ihrem Namen in ihrer Teilstelle an.
5. Mit einem Klick auf das Formular „Kontakte“ wurde geprüft, dass in der Überschrift des ersten
Registerblattes das Erhebungsjahr 2016 eingestellt ist. Falls älter, müssen sie (als Supervisor)
unter „System/„Jahreskontakte zurücksetzen“ auf das Erhebungsjahr 2016 umstellen (bei mehreren
nicht vernetzten Rechnern auf jedem Rechner zu prüfen).
6. Mit der Funktion „Aktuelle Beratungen ohne Kontakte“ im Menüpunkt „Statistik/Übersichten“ wurde
(ggf. in jeder Teilstelle) geprüft, ob es noch aktuelle Klienten gibt, die in 2016 noch keinen Kontakt
hatten. Ist dies der Fall, sollten sie prüfen, ob es entweder noch Kontakte in 2016 nachzutragen gibt
oder die Beratungsepisoden bereits mit dem letzten wahrgenommenen Termin in 2015 beendet
werden können.
7. Prüfung der Missingwerte: Mit der Funktion „Missingwertprüfung“ sollten sie vor der Auswertung
den Anteil der fehlenden Angaben im Einrichtungsdatensatz und bei den Variablen des
Kerndatensatzes überprüfen. Während der Einrichtungsdatensatz komplett ausgefüllt werden muss
handelt es sich bei der Überprüfung der Qualität der Kerndaten lediglich um eine Information.
Fehlende Angaben sind kein Ausschlusskriterium für die Durchführung der Auswertung. Für die
Zusammenfassung auf Bundes- und Diözesanebene bei der Jahresauswertung werden aber alle
Tabellen ausgeschlossen, in denen die Missingquote mehr als 33 % beträgt. Bitte beachten sie,
dass die Prüfung immer die jeweils definierte Gesamtstelle (also ggf. auch mehrere Teilstellen)
umfasst. Alternativ können sie jedoch auch nur die aktuelle Teilstelle prüfen, wenn sie im Verlauf
der Prüfung die Nachfrage, ob die Kerndaten nur für die aktuelle Teilstelle werden sollen, mit
Drücken der Taste „J“ bestätigen. Am Ende der Missingwertprüfung erhalten sie einen Bericht über
alle Klienten mit allen fehlenden Angaben. Diese Liste wird automatisch auch im EBIS-Verzeichnis
in eine EXCEL-Datei (misswert.xls) gespeichert und kann dort auch nach dem verantwortlichen
Mitarbeiter gefiltert werden und als Korrekturvorlage für eventuelle Nachbesserungen verwendet
werden. Mit der Funktion Statistik/Auswahl/Klienten und Aktivierung der Checkbox „Nur Klienten mit
fehlenden Angaben anzeigen“ können sie sich darüber hinaus für jede Frage eines jeden
Fragebogens eine entsprechende Klientenlisten ausgeben/ausdrucken lassen, bei denen zu dieser
Frage keine gültigen Werte existieren.
1
2.
Installation des Aggregierungsprogramms auf die Festplatte:
Das Installationsprogramm für die Standardaggregierung hat den Namen agg2016_sb_zw.exe. Beim Start
des Installationsprogramms erscheint eine Maske mit dem voreingestellten Installationspfad Aktuelles
Verzeichnis\SB2016_ZW.

Wenn sie die Aggregierung auf diesem Laufwerk durchführen wollen, können Sie nun zur Installation
gleich auf den Button „Extract“ klicken

Wenn sie die Aggregierung auf einem anderen Laufwerk durchführen wollen, müssen Sie zuvor noch
Installationspfad durch einen anderen ersetzen und dann erst auf den Button „Extract“ klicken

Bitte ändern Sie keinesfalls den Verzeichnisnamen. Dieser muss in jedem Fall „SB2016_ZW“
lauten. Sie dürfen lediglich den Laufwerksbuchstaben ändern (z.B. auf „H:\SB2016_ZW“).
3.
Durchführung der Datenaggregierung:
Der Start des Aggregierungsprogramms erfolgt aus dem EBIS-Programm heraus unter dem Menüpunkt
Statistik. Bitte führen Sie dort zuerst den Menüpunkt „Standardauswertung vorbereiten“ aus. Im Fenster
„Ordner suchen“ markieren Sie das Verzeichnis ‚‘SB2016_ZW und bestätigen mit „OK“. Hier erfolgt
zunächst eine Vollständigkeitsprüfung der Einrichtungsdaten. Alle fehlenden Angaben werden angezeigt
und müssen im Einrichtungsbogen nachgetragen werden. Sind alle Einrichtungsdaten komplett, werden sie
danach gefragt, ob sie nun eine Qualitätsprüfung der wichtigsten Kerndaten durchführen wollen.
Wenn sie die Missingwertprüfung zuvor schon ausgeführt haben, können sie die Frage mit „nein“
beantworten, andernfalls empfehlen wir ihnen, die Prüfung spätestens jetzt durchzuführen. Diese Prüfung
informiert Sie über die derzeitige Höhe der fehlenden Angaben (Missing Values). Im Verlauf der
Vorbereitung besteht die Möglichkeit, zum Nachtragen fehlender Daten diesen Vorgang abzubrechen und
die Vorbereitung später erneut aufzurufen. Wenn Sie bei oben gezeigtem Dialog mit „Nein“ bestätigen,
erfolgt sofort ohne Missingwertprüfung die Berechnung der Beratungszeiten und der Export („Übertragung
Kerndaten“) Ihrer Daten ins Verzeichnis SB2016_ZW. Möchten Sie vorab Ihre Datenqualität prüfen, so
verwenden Sie die Funktion Missingwertprüfung unter dem Menüpunkt Statistik. Dabei erfolgt noch kein
Datenexport.
Wenn diese Routine erfolgreich durchlaufen wurde und die Meldung „Vorbereitung für Aggregierung /
Jahresauswertung abgeschlossen – Weiter mit Mausklick“ angezeigt wird, können Sie mit der Funktion
„Standardauswertung durchführen“ die Standardauswertung starten. Im Fenster „Ordner suchen“
markieren Sie erneut das Verzeichnis SB2016_ZW und bestätigen mit „OK“. Diese Funktion kann alternativ
auch außerhalb von EBIS im Windows-Explorer im Verzeichnis SB2016_ZW durch den Start des
Programms AGG2016.EXE erfolgen. Die Auswertung der Gesamtstelle ist bereits voreingestellt. Wenn ihre
Gesamtstelle aus mehreren Teilstellen besteht und sie diese zusätzlich separat auswerten wollen,
müssen Sie diese jetzt noch zusätzlich auswählen. Das Datum ist zunächst auf das Erhebungsjahr 2016
voreingestellt, kann jedoch auf einen beliebien Zeitraum geändert werden. Als Standardpfad für das
Abspeichern der Ergebnisse ist das Laufwerk eingestellt, in das die Installation vorgenommen wurde.
Die Aggregierung selbst findet in 13, 15 (Hessen) bzw. 17 (Baden-Württemberg) Durchgängen statt, der
aktuelle Stand wird permanent in einem Fenster in der rechten oberen Ecke angezeigt. Zum Abschluss
erscheint die Meldung „Aggregierung korrekt beendet“.
4.
Umwandlung und Drucken der Ergebnisse:
Unmittelbar nach dem Ende der Aggregierung können sie - wenn sie über eine EXCEL Version 2007 oder
höher verfügen - die Ergebnisse der Aggregierung für ihre eigenen Zwecke in layoutete EXCEL-Tabellen
umwandeln und dort ausdrucken bzw. für die Erstellung von Diagrammen nutzen.
Dazu starten Sie im Explorer im Verzeichnis SB2016_ZW per Doppelklick die Datei auswert16.xls. Eine
Sicherheitswarnung weist sie nun darauf hin, dass die Datei Makros enthält.
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Anwender von Office/Excel 2007 erhalten die „Sicherheitswarnung Makros Aktiveren/Deaktivieren“
nicht und gelangen direkt auf die Seite „Auswertung auswählen“. Sollte hier keine Aktion mehr möglich
sein, sind folgende Schritte zu tun: Klicken Sie links oben auf das „Windows Symbol“. Im nun angezeigten
kleineren Fenster unten rechts dann auf „Excel-Optionen“. Im wiederum neuen Dialogfenster betätigen
Sie bitte links die Option „Vertrauensstellungscenter“ und drücken dann auf der rechten Seite auf
„Einstellungen im „Vertrauensstellungscenter“ und unmittelbar danach auf der linke Seite auf
„Einstellungen für Makros“. Hier muss dann auf die 4. Option „Alle Makros Aktiveren“ umgestellt
werden. Speichern Sie nun die Datei ab und starten jene erneut. Nun sollte die Funktionalität gewährleistet
sein. Bitte beachten Sie auch, dass nach der Auswertungserstellung die Makroeinstellung wieder auf den
ursprünglichen Status zurückgestellt werden sollte!
Unter Office/Excel 2010/2013 klicken sie bitte direkt hinter der Sicherheitswarnung auf den Button „Inhalte
aktivieren“. Gibt es diesen Button nicht, aktivieren sie bitte im Menüpunkt „Datei“ den Untermenüpunkt
„Optionen“ und dann den Button „Sicherheitscenter“. Im neuen Dialogfenster rechts klicken sie bitte auf
„Einstellungen für das Sicherheitscenter“ und dort auf „Einstellungen für Makros“. Hier wählen sie dann bitte
die Option „Alle Makros mit Benachrichtigung deaktivieren“. Speichern sie nun die Datei ab und starten die
Datei anschließend erneut. Es müsste nun der Button „Inhalte aktivieren“ hinter der Sicherheitswarnung zu
betätigen sein.
Auf der nachfolgenden Maske gibt es einen Button „Auswertung auswählen“. Damit gelangen sie in
einem neuen Fenster zur Auswahl der Bezugsgruppen für die Datenumwandlung in die Layouttabellen. Dort
können sie mit einem Klick auf den Funktionsbutton „Alles Auswerten“ eine Komplettauswertung aller
Aggregierungsläufe starten die mit der Meldung „Auswertung beendet“ abgeschlossen wird. Klicken sie
dagegen auf den Button „Einzel Auswerten“ so wird nur die von ihnen ausgewählte Auswertung
durchgeführt. Die Ergebnisse ihrer Auswertung(en) stehen - sofern es sich um die Auswertung der
Gesamtstelle handelt - jeweils im Ordner SB2016_ZW/Ergebnisse_Gesamtstelle), bei einer Auswertung
der Teilstelle im Ordner SB2016_ZW/Ergebnisse_Teilstelle_[Nr. der gewählten Teilstelle],
Nun wünschen wir ihnen viel Erfolg bei der Durchführung der Auswertung. Sollten sie technische Probleme
bei der Durchführung der Standardauswertung haben, steht ihnen dafür unsere Hotline zur Verfügung:
Telefon: 089 / 3090 489-01/02
Montag bis Donnerstag:
Freitag:
Telefax: 089 / 3090 489-09
09.30 Uhr - 12.30 Uhr
09:30 Uhr - 13.00 Uhr
und
E-mail: [email protected]
13:30 Uhr - 16:00 Uhr
Mit freundlichen Grüßen
Ihr EBIS-Team
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