Auftrag Stilllegen Benutzer

Auftrag
Stilllegen eines ASP-Benutzers
Hinweise zur Stilllegung eines Benutzers
Benutzer können stillgelegt werden, um längere Abwesenheiten von Mitarbeitern effizient
und kostengünstig zu überbrücken. Die Stilllegung bietet sich vor allem für Elternzeit,
Sabbaticals oder längerfristige Genesung nach einer Krankheit an.
Merkmale eines stillgelegten Benutzers:
 Der stillgelegte Benutzer kann nicht zur Anmeldung im cbASP verwendet werden.
 Vorhandene Daten sowie individuelle Einstellungen und Rechte (z.B. Zugehörigkeit von
Mailverteilern, Signatur, NuKo-Berechtigungen, Zugriffsrechte auf bestimmte Ordner
etc.) bleiben erhalten, so dass der Mitarbeiter nach Rückkehr sofort und ohne
Nacharbeiten wieder produktiv beginnen kann.
 Das E-Mail-Postfach des stillgelegten Benutzers bleibt erhalten und kann für eine von
der Kanzlei benannten Vertretung zur Nutzung bereitgestellt werden.
Auf folgende Punkte möchte Sie computerbauer bezüglich eines stillgelegten Benutzers
hinweisen:
 Es entstehen monatliche Kosten laut aktueller Preisliste.
 Zusätzliche Services, die für den Benutzer vor dem Stilllegen gebucht waren, bleiben
bestehen und werden weiterhin monatlich abgerechnet (z.B. E-Mailarchivierung oder
E-Mail-Verschlüsselung).
 Alle offenen Cases bei computerbauer, die den stillzulegenden Benutzer betreffen,
werden geschlossen.
 Sämtliche Supportanfragen, die den stillgelegten Benutzer betreffen und während der
Zeit der Stilllegung bei cb eingehen, werden nach Aufwand abgerechnet.
 Supportanfragen, welche die Rechte des stillgelegten Benutzers betreffen (z.B.
nachträgliches Einbinden des Postfachs oder des Laufwerks U:\), müssen aus
Datenschutzgründen vom Kanzleichef oder einer bevollmächtigten Person schriftlich
(E-Mail) bei computerbauer eingehen.
 Computerbauer übernimmt keine Verantwortung über den Stand der persönlichen
Daten oder des E-Mail-Postfachs, wenn Laufwerk U:\ oder das Postfach bei einem
stellvertretenden Mitarbeiter eingebunden sind.
 Über das Datum der Reaktivierung des Benutzers muss die Kanzlei computerbauer
rechtzeitig (3 Werktage im Voraus) schriftlich (per Mail) informieren. Die Reaktivierung
kann nur durch die Kanzleileitung oder eine von ihr dazu bevollmächtigte Person in
Auftrag gegeben werden.
IT-technische Themen, auf die Sie bzw. der festgelegte Stellvertreter vor der Stilllegung des
Benutzers Rücksicht nehmen sollten:
 Daten:
o Persönliche Daten liegen im cbASP immer auf Laufwerk U:\. Sie können
darüber entscheiden, ob ein stellvertretender Kanzleimitarbeiter Zugriff auf
diese Daten haben soll
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Falls der stillzulegende Benutzer Zugriff auf bestimmte Ordner auf dem
Laufwerk K:\ hat, müssen Sie entscheiden, ob der Stellvertreter diese
Berechtigung ebenfalls bekommen soll.
Sollte der stillzulegende Benutzer einen cbDATENRAUM zur sicheren
Übertragung von Daten zwischen Kanzlei und Mandant nutzen, müssen dem
Stellvertreter womöglich entsprechende Zugriffe eingerichtet werden.
E-Mail:
o Der Empfang von E-Mails an den stillgelegten Benutzer ist für den Stellvertreter
auf zwei Arten möglich:
 E-Mailweiterleitung: die Mails landen im Posteingang des Stellvertreters. Eine Sortierung nach Empfängeradresse ist nicht möglich.
 Postfach einbinden: die Mails landen weiterhin im Postfach des
stillgelegten Benutzers. Der Stellvertreter hat Zugriff auf das Postfach.
Er muss den Posteingang des eingebundenen Postfachs aber manuell
auf neu eingegangene Mails überprüfen.
o Die „Senden als“-Funktion ist nicht möglich.
o Ein Empfang von Mails des stillgelegten Benutzers auf dem Smartphone ist
weder für den stillgelegten Benutzer selbst noch für den Stellvertreter möglich.
o Sollte eine Abwesenheitsnotiz erwünscht sein, muss diese vor der Stilllegung
des Benutzers in dessen Outlook eingestellt werden. Eine Anleitung hierfür
finden Sie im Downloadbereich der computerbauer-Homepage.
o Möglicherweise hat der stillzulegende Benutzer Zugriff und bestimmte Rechte
auf weitere Postfächer oder Kalender anderer Kanzleimitarbeiter. Wenn ja,
muss entschieden werden, ob der Stellvertreter dieselben Zugriffe und Rechte
benötigt. Eine Anleitung für die wichtigsten Berechtigungseinstellungen in
Outlook 2013 finden Sie im Downloadbereich der computerbauer-Homepage.
DATEV:
o Wenn der stillzulegende Benutzer exklusiven Zugriff auf Mandantennummern
oder DATEV-Programme hat, müssen für den Stellvertreter die Rechte in der
Nutzungskontrolle entsprechend angepasst werden.
Drittanbietersoftware:
o Wenn der stillzulegende Benutzer exklusiv Drittanbietersoftware nutzt (z.B.
Diktatsoftware), muss diese für den Stellvertreter entsprechend eingerichtet
werden. Dafür müssen korrekte Lizenzen vorliegen.
Anmerkung:
Um das vorliegenden Formular nicht zu überladen, wird standardmäßig nur der Umgang mit
den persönlichen Daten und den E-Mails des stillzulegenden Benutzers abgefragt. Dies reicht
in den meisten Fällen für eine Stilllegung vollkommen aus. Werden zusätzlich Anpassungen
bei o.g. Punkten benötigt, nutzen Sie bitte das Anmerkungsfeld und setzen sich zur
detaillierten Absprache mit computerbauer in Verbindung.
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fax: 089.991497-10
[email protected]
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Stilllegen eines ASP-Benutzers
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Name des stillzulegenden Benutzers *
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Firmen-/Kanzleiname *
Benutzer wird genutzt bis einschließlich:
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Datum *
Umgang mit den E-Mails des stillgelegten Benutzers *:
 E-Mail-Weiterleitung an:
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 Postfach einbinden bei:
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Umgang mit den persönlichen Daten des stillgelegten Benutzers (Laufwerk U:\):
 Zugriff freigeben für:
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Umgang mit den Rechten des stillgelegten Benutzers in der DATEV-Nutzungskontrolle:
 Rechte übertragen auf:
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Anmerkungen/Besonderheiten:
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Das Hinweisblatt habe ich gelesen und beauftrage hiermit die Stilllegung des angegebenen Benutzers. Über das
Datum der Reaktivierung des Benutzers muss die Kanzlei computerbauer rechtzeitig (3 Werktage im Voraus)
schriftlich (per Mail) informieren.
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Datum *
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Nachname, Vorname *
(Druckbuchstaben)
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Unterschrift *
* Pflichtfelder müssen ausgefüllt/angekreuzt werden
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