9 Tipps für ein effizientes Teilnehmermanagement bei

9 Tipps für ein effizientes
Teilnehmermanagement
bei Ihrem Event
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9 Tipps für ein effizientes
Teilnehmermanagement
bei Ihrem Event
Potenzielle Teilnehmer für das Event gewinnen, Informationen über sie
sammeln und Kontakt zu ihnen halten: Es sind viele einzelne Prozesse nötig,
damit das Teilnehmermanagement von Anfang bis Ende funktioniert. Um sich
nicht in diesen Prozessen zu verlieren, ist für Veranstalter ein gut geplantes und
umgesetztes Teilnehmermanagement unumgänglich.
Wir haben deshalb 9 Tipps für Sie zusammengestellt, mit denen Sie Ihr
Teilnehmermanagement vor, während und nach der Veranstaltung optimieren
und effizienter gestalten können.
Wenn der Begriff „Effizienz“ fällt, kommt heutzutage schnell das Thema
Digitalisierung ins Spiel. Für ein effizientes Teilnehmermanagement ergeben sich
aus dem Einsatz digitaler Hilfsmittel attraktive Vorteile:
Einfacher Registrierungsprozess für Teilnehmer
Generierung wertvoller Teilnehmerdaten
Nachhaltiges Kundenbeziehungsmanagement
Einfachere Steuerung der Eventmanagement-Prozesse
Wie Sie diese Vorteile am besten erreichen, haben wir im Folgenden für Sie
zusammengestellt.
Was ist Teilnehmermanagement?
Alle teilnehmerbezogenen Maßnahmen vor, während
und nach der Veranstaltung.
Hierzu gehören die Registrierungsphase und die
Event-Kommunikation, die Veranstaltung selbst und
auch das Event-Controlling.
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Unsere 9 Tipps für ein effizientes
Teilnehmermanagement
1. Wählen Sie eine geeignete Eventmanagement-Software aus: Was passt zu
Ihrer Veranstaltungsgröße, der Teilnehmerzahl und der
Zielgruppe?
2. Setzen Sie Ihren Ticketshop professionell auf und erleichtern Sie Ihren
Teilnehmern dadurch den Ticketkauf.
3. Platzieren Sie Ihren Ticketshop in den richtigen Kanälen und maximieren Sie
die Sichtbarkeit Ihres Events.
4. Nutzen Sie die Teilnehmerdaten für Ihre Event-Kommunikation: Welche
Kanäle eignen sich und welche Inhalte bieten sich an?
5. Überführen Sie die Teilnehmerdaten in Ihr eigenes CRM-System und
ergänzen Sie hierdurch Ihre internen Arbeitsabläufe.
6. Erleichtern Sie den Einlass mit einer passenden Software.
7. Bieten Sie Ihren Teilnehmern Interaktionsmöglichkeiten während der
Veranstaltung: Welche Optionen haben Sie und wie animieren Sie Ihre
Gäste?
8. Halten Sie auch nach der Veranstaltung Kontakt zu Ihren Teilnehmern und
stärken Sie Ihre Kundenbindung.
9. Benutzen Sie Ihre gewonnenen Daten für die Organisation Ihrer nächsten
Veranstaltung: Wie erreichen Sie Ihre Zielgruppe und wann sollten Sie mit
der Event-Kommunikation starten?
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1. Wählen Sie eine geeignete
Eventmanagement-Software aus.
Neben der
Standardabfrage von
Name, Wohnort und
E-Mail-Adresse
sollten Sie direkt
Details abfragen:
Allergien,
Unverträglichkeiten
(falls Mahlzeiten Teil
des Events sind),
Teilnahmegründe oder
auch, wie sie auf das
Event aufmerksam
geworden sind.
Das Teilnehmermanagement lässt sich bequem über eine Software steuern. Der
Umfang solch einer Software hängt davon ab, wie viele Phasen des Teilnehmermanagements sie abdeckt. Mit den besten Lösungen können Sie sämtliche
Prozesse und Phasen über nur ein System steuern, da sich alle Daten gesammelt
an einem Ort befinden. Zusätzlich können Sie Ihr Teilnehmermanagement hier
sehr einfach mit anderen Eventmanagement-Maßnahmen, z. B. Event-Marketing,
verbinden. Um diese Vorteile nutzen zu können, müssen jedoch spezielle Funktionen und Tools in der Software integriert sein. Und so sehen diese im Einzelnen
aus:
Erhebung der Teilnehmerdaten durch Online-Registrierung: Um Ihre Teilnehmer verwalten zu können, müssen Sie im ersten Schritt Daten über sie sammeln.
Diese erhalten Sie über einen integrierten Ticketshop. Dieser ermöglicht Teilnehmern eine einfache Anmeldung und bietet Ihnen gleichzeitig die Möglichkeit, gezielt wertvolle Teilnehmerdaten abzufragen, die Sie direkt für die weitere
Organisation Ihres Events nutzen können.
Bei unseren offenen Facebook Intensiv Workshops haben sich
Abfragemöglichkeiten während des Buchungsprozesses und komfortable
Zahlungsmöglichkeiten für unsere Teilnehmer als sehr praktisch erwiesen. Wir
nutzen beides seitdem sehr erfolgreich.
Sascha Tebben, Tebben Consulting/CC Club
Nach dem Kauf ist vor dem Ticket-Versand: Die Online-Anmeldung vereinfacht
den Ticket-Kauf für Ihre Teilnehmer, und da sollte der Ticket-Versand um nichts
nachstehen. Wie? Durch die automatische Generierung von Rechnungen und
Tickets durch die Software. Ihre Teilnehmer bekommen dann alle formalen
Dokumente direkt nach dem Ticket-Kauf zugesandt, ohne dass Sie als Veranstalter dafür etwas tun müssen. Es entstehen also keine langen Wartezeiten. Sie
sparen sich zudem die Synchronisation zwischen Ihren Teilnehmerdaten und den
Zahlungsformalitäten.
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Das Gelingen eines Events hängt von einer Vielzahl an Details ab. Mit einer
Eventmanagement-Software ist es möglich, alle Aufgaben zu bündeln. Damit
behält ein Veranstalter die Übersicht und hat auch alle Details im Griff. Nur so ist
Professionalität wirklich möglich.
Dabei ist es unerheblich, ob es sich um ein kleines Networkingtreffen, einen
Vortrag oder einen Kongress handelt. Qualität hängt nicht von der Größe ab,
sondern vom eigenen Anspruch. Auch in der Außenwirkung hat ein
Eventteilnehmer eine Erwartungshaltung.
Ich bin der Überzeugung, dass eine Software neben Informationen und
Professionalität auch Sicherheit und Vertrauen beim Eventteilnehmer erzeugt. Es
ist außerdem bequem und heutzutage „state of the art“, sich beispielsweise seine
Tickets direkt ausdrucken oder einen Blick in die Gästeliste werfen zu können.
Praxistipp, Monika Zehmisch (XING Düsseldorf)
Der Datenschutz und
die Sicherheit bei der
Bezahlung der
Tickets sollte für Ihre
Teilnehmer immer
gewährleistet sein.
Überprüfen Sie
deshalb im Vorfeld,
ob die Software eine
HTTPS/SSLVerschlüsselung
enthält.
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Unterstützung der Event-Kommunikation: Gute Event-Software unterstützt
sowohl Marketing-Maßnahmen als auch die Kommunikation mit Ihren Besuchern.
Mithilfe einer eingebundenen Funktion zum Versenden von E-Mail-Kampagnen
können Sie die Kommunikation direkt über die Software abwickeln. Sie haben
hier alle Teilnehmerdaten gespeichert an einem Ort und können diese zum
Aufsetzen unterschiedlicher Kampagnen nutzen. Sie können die Adressaten einer
E-Mail z. B. nach Teilnehmerstatus filtern und so ganz gezielte Nachrichten an
unterschiedliche Teilnehmer- und Interessentengruppen senden.
Teilnehmermanagement beim Einlass: Niemand mag lange Warteschlangen. Um
Ihr Event mit einer positiven Note zu starten, sollte der Einlass reibungslos verlaufen. Mit einer Eventmanagement-Software haben Sie die Möglichkeit, ihn bereits im Vorfeld zu optimieren: Scannen Sie die Tickets Ihrer Teilnehmer bequem
per Smartphone am Empfang – oder alternativ mit einem Barcode-Scanner. Ihr
Einlass geht schneller, was wiederum Ihre Teilnehmerzufriedenheit steigert.
2. Setzen Sie Ihren Ticketshop
professionell auf.
Mit einem Online-Ticketshop erleichtern Sie den Anmeldungsprozess für Ihre
Teilnehmer und legen das Fundament für die Abfrage der Teilnehmerdaten. Mit
einer bequemen und unkomplizierten Anmeldung sorgen Sie für einen ersten
positiven Eindruck bei Ihren Teilnehmern – und erstellen mit deren Anmeldedaten gleichzeitig die Grundlage für Ihre weitere Event-Kommunikation. Entscheidend ist dabei eine übersichtliche und strukturierte Gestaltung des Ticket-Shops:
Orientieren Sie sich bei der Erstellung immer an der Zielgruppe. Sie stellt den
Leitfaden für die Tonalität und die Gestaltung des Ticketshops dar.
Geben Sie Ihren Teilnehmern die wichtigsten Informationen zum Ticket-Erwerb
und zur Bezahlung direkt am Anfang mit, um mehr Transparenz beim Bezahlprozess zu schaffen.
Mit Ticket-Kategorien können Sie Ihre Gäste zielgruppengenau ansprechen. Bei
einem Dinner können Sie beispielsweise eine eigene Ticketkategorie für
Vegetarier erstellen, so dass Sie diese Information in der Menüplanung
berücksichtigen können. Für VIP-Gäste können Sie ermäßigte oder kostenlose
Tickets mit Aktionscodes anlegen, die sogar personalisiert sein können. Eine
gute Eventmanagement-Software ermöglicht es, solche Aktionen zu „verstecken“,
damit dies für die anderen Gäste nicht sichtbar ist. Für die Planung eines Events
eignen sich auch Early-Bird-Kategorien, Tickets, die nur in der Anfangsphase im
Ticketshop angeboten werden, und eine Preisermäßigung oder ein Add-On
enthalten. So können Sie den Verkauf des Events ankurbeln.
Praxistipp, Monika Zehmisch (XING Düsseldorf)
Geben Sie den Käufern direkt beim Ticket-Kauf
spezifische Informationen mit, die sie auch nach dem
Erwerb einsehen können, z. B. das
WLAN-Passwort für den Veranstaltungsort.
Integrieren Sie bei der Online-Anmeldung auch ein
Kommentarfeld für Ihre Teilnehmer, sodass sie direkte
Anmerkungen oder Fragen mit Ihnen teilen können.
Tipp
Erstellen Sie mehrere Ticket-Kategorien, sodass Ihre Teilnehmer aus unterschiedlichen Angeboten wählen können.
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Geben Sie bei jeder Kategorie zusätzliche Informationen zu dem jeweiligen
Ticket an, z. B.:
Ab wann sind die Tickets für eine bestimmte Kategorie verfügbar?
Welche Käuferschaft kann die Tickets erwerben (Studenten, Senioren, eine
bestimmte Berufsgruppe)?
Welche Leistungen umfasst das Ticket (Verpflegung, Shuttle-Service, Feiern nach
der Veranstaltung)?
Wie viele Tickets der jeweiligen Kategorien sind noch verfügbar? Keine mehr?
Kennzeichnen Sie dies mit einem „Nicht mehr verfügbar“ für eine transparentere
Informationspolitik.
Tipp
Legen Sie ggf. einen mehrsprachigen Ticketshop an, um Ihre Zielgruppe auch auf
internationaler Ebene anzusprechen.
Nutzen Sie bereits den Ticketkauf für eine kurze Teilnehmer-Umfrage. Hier
können Sie wertvolle Informationen für Ihre weitere Event-Organisation abfragen,
wie z. B. Essensvorlieben für die Cateringplanung.
3. Platzieren Sie Ihren Ticketshop in
den richtigen Kanälen.
Damit Ihre Veranstaltung die richtige Zielgruppe erreicht, sollten Sie den
Ticketshop in unterschiedlichen Kanälen einsetzen. Dies gibt Ihren Teilnehmern
mehr Möglichkeiten, sich für das Event anzumelden.
Wenn Sie einen Ticketshop über einen externen Dienstleister beziehen, haben
Sie in der Regel auch die Möglichkeit, eine eigene Eventseite direkt im entsprechenden Eventmanagement-System zu erstellen. Hierdurch steht Ihnen eine zusätzliche Plattform zur Bewerbung Ihres Events zur Verfügung. Diese sollte ansprechend gestaltet sein und dem Design Ihres Events entsprechen.
Laden Sie Ihr offizielles Eventbanner hoch, um den Wiedererkennungswert Ihrer
Veranstaltung zu erhöhen. Es ist das erste Element, das Ihre potenziellen Teilnehmer auf der Eventseite sehen werden und gibt ihnen somit einen visuellen
Anhaltspunkt.
Fügen Sie eine prägnante Eventbeschreibung hinzu. Informieren Sie Ihre potenziellen Teilnehmer darüber, was sie auf dem Event erwartet und was die
Besonderheit Ihres Events ist – sowohl inhaltlich als auch von den Rahmenbedingungen her. Dazu können Sie auch beispielsweise Ihre Agenda hochladen.
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Stellen Sie, wenn möglich, auch eine Bildergalerie vergangener Veranstaltungen
derselben Art zur Verfügung. Dies gibt Ihren potenziellen Teilnehmern einen
guten Einblick in die Veranstaltung.
Neben der Eventseite Ihres externen Anbieters bietet die offizielle Event-Website
einen wichtigen Anlaufpunkt, um sich über das Event zu informieren. Der Ticketshop sollte deshalb auch hier integriert werden – entweder direkt auf der Homepage oder auf einer gesonderten Webseite. Welche der beiden Varianten sich
eher anbietet, hängt von Ihren Zielen ab: Der Ticketshop lässt sich auf der Homepage schnell wiederfinden und gibt den Interessierten direkt einen Blick auf alle
Ticket-Optionen. Bei einer gesonderten Ticket-Seite trennen Sie den Ticketverkauf von der Information zur Veranstaltung, wodurch Sie auf der Homepage
die Präsentation Ihrer Veranstaltung in den Vordergrund stellen können. Von hier
aus werden die Website-Besucher anschließend auf die Ticketshop-Webseite
verlinkt.
Ein weiterer Kanal für die Integration Ihres Ticketshops ist Social Media. Während
Sie hier Ihre Teilnehmer mit Beiträgen über aktuelle Event-Neuigkeiten informieren, können Sie durch die Einbettung Ihres Ticketshops direkt einen Anreiz
zum Kauf schaffen und sich die Weiterleitung auf Ihre Website, die immer die
Gefahr einer gewissen Abbruchrate birgt, sparen.
Nachdem Ihre Teilnehmer sich über einen dieser Kanäle angemeldet haben,
stehen Ihnen alle gewünschten Teilnehmerdaten zur Verfügung. Diese können Sie
im nächsten Schritt für Ihre Event-Kommunikation nutzen.
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4. Nutzen Sie die Teilnehmerdaten
für Ihre Event-Kommunikation.
Unsere Erfahrung als Social-Media-Unternehmensberatung bei der Bewerbung
von Veranstaltungen – sowohl für Community-Events als auch für
Social-Media-Workshops – hat gezeigt, dass nur ein guter Mix der Kanäle,
angepasst an die jeweilige Zielgruppe, zum Erfolg führt.
Sascha Tebben, Tebben Consulting/CC Club
Bei der Event-Kommunikation steht der direkte und personalisierte
Informationsaustausch mit Ihren Teilnehmern an erster Stelle, um die
Kundenbindung zu stärken. E-Mail-Marketing ist hierfür ein geeigneter Weg. Je
nach Versand-Zeitpunkt und Empfängerschaft können Sie über diesen Weg
unterschiedliche Informationen zu Ihrem Event vermitteln und visuell
aufbereiten. Mit einer fähigen Software können Sie mit wenigen Mausklicks
selektieren, an welche Personenauswahl eine E-Mail-Kampagne gesendet werden
soll. Somit können Sie die Inhalte der E-Mails an den jeweiligen
Teilnehmer-Gruppen ausrichten. Hierfür sollte die Eventmanagement-Software
Informationen über bestimmte Kriterien, wie z. B. den Teilnahmestatus, zur
Auswahl anbieten.
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Es ist besonders wichtig, mit Interessenten und Gästen von der Planung bis nach
dem Event in Kontakt zu sein. Ihre Eventmanagement-Software bietet Ihnen die
Möglichkeit, mit Ihren Gästen in Kontakt zu treten. Kurz vor dem Event erwarten
Ihre Gäste eine Information über Ablauf, Anreise und Parkmöglichkeiten.
Versetzen Sie sich in die Lage Ihrer Gäste: Während Sie wochenlang mit der
Organisation des Events beschäftigt sind, hat Ihr Gast nach der Registrierung/
dem Ticketkauf keinen Berührungspunkt mehr. Wenn Sie Ihre Teilnehmer kurz vor
dem Event mit einer E-Mail über den Ablauf informieren, dann empfindet Ihr Gast
dies als besonders serviceorientiert, höflich und hilfreich. Und es erhöht seine
Vorfreude auf das Event.
Nehmen Sie aber auch nach dem Event wieder den Kontakt zu Ihren Gästen auf:
Sich zu bedanken und eine Zusammenfassung zu bieten – möglicherweise
sogar mit Vortragsdaten als PDF – bindet die Teilnehmer für das nächste Event
und lässt Sie professionell erscheinen.
Zur Gewinnung von Teilnehmern eignen sich die sozialen Netzwerke. Content
Marketing ist das Zauberwort, mit dem Sie Menschen für Ihr Event begeistern
können. Geschichten rund um das Event, relevante inhaltliche Informationen
oder Hintergrundmaterial über Speaker oder Prominente liefern kontinuierlich
spannenden Content für die Social-Media-Kanäle. Um auf Ihr Event aufmerksam
zu machen, ist Online-PR ein geeignetes Mittel, um die Sichtbarkeit im Internet zu
erhöhen.
Praxistipp, Monika Zehmisch (XING Düsseldorf)
Wer Social-Media-Marketing nicht für seine Event-Kommunikation nutzt, erreicht
nur einen Bruchteil der potenziellen Teilnehmer. Um auf dem Markt konkurrenzfähig zu bleiben, ist ein Social-Media-Auftritt also unerlässlich. Mit Ihren Abonnenten steht Ihnen bereits eine Basis an potenziellen Teilnehmern zur Verfügung.
Es geht ab diesem Zeitpunkt nun darum, die Abonnenten zu Teilnehmern und die
bestehenden Teilnehmer zu interaktiven Teilnehmern zu machen.
Interaktivität hat immer auch einen viralen Charakter, der die Sichtbarkeit und
Reichweite Ihres Events erweitert.
Was ist virales Marketing?
Virales Marketing basiert auf Empfehlungen zwischen
Kunden zu einem Produkt oder einer Dienstleistung. Dies
kann sowohl online als auch offline über unterschiedliche
Kanäle passieren, z. B. Blogs, Social Media oder
persönliche Begegnungen. Ein elementarer Bestandteil
des viralen Marketings sind Inhalte, die als relevant
empfunden werden und dadurch Vertrauen schaffen.
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Empfehlungen von Kollegen, Freunden und Bekannten schenkt man Vertrauen.
Veranstalter sollten virales Marketing deshalb auch bei der Event-Kommunikation nicht unterschätzen. Über diesen Weg werben Ihre Teilnehmer weitere
Teilnehmer, während Sie als Veranstalter dies online über Statistiken nachverfolgen können.
Bieten Sie Teilnehmern, die aktiv neue Teilnehmer
werben, bei jeder erfolgreichen Weiterempfehlung einen
Bonus oder Rabatt an. Dadurch werden die
Teilnehmer motiviert, Ihr Event weiterzuempfehlen und
Sie als Veranstalter reduzieren Ihre Werbungskosten.
Tipp
Medienpartner und Sponsoren sind Begleiter Ihres Events und sollten ebenfalls
involviert werden: Stellen Sie sicher, dass Sie diese Teilnehmergruppe in Ihr
Management aufnehmen. Involvieren Sie sie direkt in Ihr Programm und
erleichtern Sie so die Kommunikation mit Ihren Affiliates. Über eine AffiliateMarketing-Funktion in Ihrer Eventmanagement-Software behalten Sie nicht nur
alle Partner und Sponsoren im Blick, sondern können auch Provisionen für sie
frei festlegen.
Was sind Affiliates?
Affiliates sind Partner, die über eine
Vermittlungsprovision Kunden werben. Dies können
Sponsoren, Medienpartner oder Markenbotschafter
sein.
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5. Überführen Sie die
Teilnehmerdaten in Ihr eigenes
CRM-System.
Ihre Event-Kommunikation muss nicht vollständig über ein Eventmanagement-System laufen. Warum? Viele Veranstalter haben bereits routinierte interne
Arbeitsabläufe und -prozesse für ihr Eventmanagement etabliert. Diese Prozesse
werden nur ungern durchbrochen und geändert, aus der Befürchtung, nach einer
Umstellung weniger effizient und effektiv zu arbeiten.
Glücklicherweise lassen sich gute Eventmanagement-Systeme auch an die eigene
CRM-Anwendung ankoppeln, sodass Veranstalter die Vorteile dieser Systeme für
sich nutzen können, ohne ihre bewährten Lösungen aufgeben zu müssen. Durch
die Integration einer passenden Eventmanagement-Software werden die eingespielten Abläufe also nicht gestört, sondern ergänzt.
Wie funktioniert eine solche Ankopplung jedoch? Alle Daten, die Sie während
der Registrierungsphase gesammelt haben, können Sie über „APIs“ („Application
Programming Interface“, also Programm-Schnittstellen) in Ihr eigenes CRM-System überführen. Hierdurch stehen Ihnen alle wichtigen Informationen über Ihre
Teilnehmer zur Weiterverarbeitung in Ihrem gewohnten System zur Verfügung.
Sie können also von der Datenerhebung über die Eventmanagement-Software
profitieren und dann diese Daten über Ihr CRM-System weiterverwalten, z. B. für
E-Mail-Kampagnen.
6. Erleichtern Sie den Einlass mit
einer passenden Software.
Ob ein effizientes Teilnehmermanagement im Einsatz ist, wird meist beim Einlass
eindeutig sichtbar: Wenn die Abwicklung schnell und unkompliziert ist, steckt ein
gutes System dahinter. Mit einer passenden Eventmanagement-Software legen
Sie also nicht nur einen Grundstein für ein effizientes Teilnehmermanagement,
sondern erleichtern Ihren Teilnehmern auch den Einlassprozess.
Wie spielen Teilnehmer- und Einlassmanagement zusammen?
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Ihre Teilnehmer bekommen nach dem Ticket-Erwerb automatisiert ein Ticket
zugeschickt – ob per E-Mail oder per Post. Der darauf enthaltene Barcode oder
QR-Code dient ihnen schließlich als Einlasskarte beim Empfang. Über Barcodebzw. QR-Scanner oder mit Smartphones werden die Tickets mit diesen Codes
beim Einlass gescannt, wodurch der Einlass schneller und einfacher
durchgeführt werden kann. Hierdurch startet Ihre Veranstaltung direkt mit einer
positiven Note.
Welche Vorteile haben Sie als Veranstalter?
Sie erhalten eine digitale Übersicht über die angemeldeten Teilnehmer und
deren hinterlegte Daten. Durch die Echtzeit-Statistiken haben Sie im Blick, wie
viele Teilnehmer bereits durch die Einlass-Kontrolle gegangen sind und wie viele
Teilnehmer noch erwartet werden. Somit sehen Sie, wann die Höchstphasen für
den Einlass waren und können hierauf basierend Ihre nächste Veranstaltung
planen. Auch interessant für Ihre Statistik: Wie viele Teilnehmer sind tatsächlich
erschienen und wie viele sind abgesprungen? Mit der Übersicht steht Ihnen ein
geeignetes Tool zur Verfügung, die nicht erschienen Gäste in der Follow-UpKommunikation anzuschreiben und nach Feedback zu fragen.
7. Bieten Sie Ihren Teilnehmern
Interaktionsmöglichkeiten während
der Veranstaltung.
Für zufriedene Teilnehmer bei Ihrer Veranstaltung sollte auch das Pausenprogramm stimmen. Während Sie Ihr Programm bereits Monate vor der Veranstaltung planen können, lässt sich die Besucherinteraktion während des Events nur
schwer steuern. Was die Besucher während eines Vortrags machen, sollte selbstverständlich sein: zuhören. Aber wie lassen sich die längeren Pausen zwischen
Vorträgen so gestalten, dass sich die Teilnehmer nicht langweilen, und was können Sie als Veranstalter dafür tun?
Natürlich muss an dieser Stelle das Schlagwort „Netzwerken“ seine Erwähnung
finden. Verlassen Sie sich allerdings nicht nur auf die Bereitschaft Ihrer Teilnehmer, mit anderen Kontakt aufzunehmen, sondern geben Sie auch eher schüchternen Teilnehmern die Möglichkeit, mit anderen Besuchern ins Gespräch zu
kommen. Hierzu können Sie in Ihren Wartehallen spezielle Stände zum Kennenlernen anbieten. So fällt es unbekannten Teilnehmern leichter, mit anderen ins
Gespräch zu kommen, da alle mit demselben Ziel zum Stand gehen. Geben Sie
Ihren Teilnehmern die Information über diese Stände direkt nach dem
Ticket-Kauf im Teilnehmerbereich Ihrer Eventmanagement-Software mit.
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Mit einer App, in der Teilnehmer andere Teilnehmer
sehen und diese kontaktieren können, geben Sie ihnen
die Möglichkeit, sich bereits vor der Veranstaltung
kennenzulernen und auf der Veranstaltung dann
wiederzufinden, um den Austausch dort fortzusetzen.
Das Vorab-Kennenlernen hilft zudem schüchternen
Teilnehmern während des Events auf andere Teilnehmer
zuzugehen.
Tipp
Da nicht jeder Teilnehmer ein Netzwerk-Typ ist, sollten Alternativen dazu gegeben
sein, um die Pausen zu füllen und sie unterhaltsam zu gestalten. Je nach Branche
und Zielgruppe variieren hier die Möglichkeiten. Bei einer eher jüngeren Zielgruppe z. B. in der Marketing- und Medienbranche, bieten sich Mini-Fotoshoots
zum Veranstaltungsthema an, sodass die Fotos auch in sozialen Medien geteilt
werden. Wenn Ihre Veranstaltung eher konservativer Natur ist, können Informationsstände ausgewählter Firmen hilfreich für Ihre Teilnehmer sein. Diese bekommen so die Chance, mehr Inhalte zu spezifischen Themen von den Rednern
zu erfahren oder persönlich mit ihnen ins Gespräch zu kommen.
8. Halten Sie auch nach der
Veranstaltung Kontakt zu Ihren
Teilnehmern.
Das Ende einer Veranstaltung ist nicht gleich das Ende des Teilnehmermanagements und der Veranstaltungskommunikation: Nachdem Ihre Teilnehmer die
Veranstaltungs-Location verlassen haben und die Aufräumarbeiten beginnen,
ist zwar die Veranstaltung zu Ende, aber sie sollte nicht aus dem Gedächtnis der
Teilnehmer verschwinden. Aus diesem Grund ist es wichtig, weiter Kontakt zu
ihnen zu halten. Über die anhaltende Event-Kommunikation bereiten Sie gleichzeitig das Marketing für Ihre nächste Veranstaltung vor.
Für die Follow-Up-Kommunikation Ihres Events bieten sich unterschiedliche
Wege an. Wenn Sie bereits vor dem Event eine Event-Gruppe in sozialen Medien
erstellt und aktiv genutzt haben, sollten Sie hier auch weiter Beiträge schreiben.
Der Inhalt der Beiträge variiert jedoch je nach Event-Phase.
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Durch die Bereitstellung dieser Informationen halten Sie die Beteiligung Ihrer
ehemaligen und potenziell zukünftigen Teilnehmer sowie Interessenten aufrecht.
Ihr Event behält auf diese Weise weiterhin einen Aktualitätscharakter. Durch
die Auseinandersetzung mit Ihren Beiträgen wird zudem der emotionale Bezug
zwischen Ihren Teilnehmern und Ihrem Event verstärkt, was sich positiv auf Ihre
Kundenbindung auswirkt.
Nicht nur die Zufriedenheit Ihrer Teilnehmer ist wichtig, sondern auch deren
Feedback. Integrieren Sie bei der nachbereitenden Kommunikation deswegen
auch Umfragen. Sie sammeln so wichtige Informationen, die Sie bei der Planung
des nächsten Events berücksichtigen können. Das Verschicken von Umfragen
zeigt Ihren Teilnehmern zudem, dass Sie Interesse an ihrer Meinung haben und
Ihre Veranstaltung stetig optimieren wollen. Auch hierdurch hinterlassen sie einen positiven Eindruck bei Ihren Teilnehmern.
Neben Umfragen eignen sich für E-Mails bei der Follow-Up-Kommunikation auch
Kampagnen inhaltlicher Natur. Ob Highlights der Veranstaltung oder Stimmen
der anderen Besucher und Redner – durch eine Rückblende der Veranstaltung
rufen Sie noch einmal die denkwürdigsten Momente des Events in Erinnerung,
sodass Ihre Teilnehmer sich weiterhin mit den Event-Inhalten beschäftigen.
Schicken Sie Ihren Teilnehmern aus der
vergangenen Veranstaltung direkt Material für
anstehende Events und laden Sie sie im gleichen
Atemzug zu einer erneuten Teilnahme ein.
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Tipp
9. Benutzen Sie Ihre gewonnenen
Daten für die Organisation Ihrer
nächsten Veranstaltung.
Nach dem Event ist vor dem Event – und dies schließt das Teilnehmermanagement mit ein. Die Planung geht wieder los und Sie stehen vor denselben Herausforderungen wie bei der letzten Veranstaltung:
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•
•
Wie erreiche ich meine Zielgruppe?
Wann ist der Ticket-Verkauf am stärksten und wann sollte ich mit der
Event-Kommunikation starten?
Wie kann ich meine Kundenbindung stärken und mein Image beim Teilnehmer optimieren?
Für viele dieser Fragen geben Ihnen die Statistiken und Daten Ihrer vergangenen Veranstaltungen bereits Antworten. Aus diesem Grund ist ein stimmiges
Event-Controlling ein Muss bei jedem Event. Um die nächste Veranstaltung
optimal steuern zu können, sollten Sie also bereits bei der aktuellen Veranstaltung unterschiedliche Werte messen.
Aus dem Event-Controlling lassen sich Handlungsempfehlungen und Optimierungsansätze für Ihre kommenden Veranstaltungen und Ihr zukünftiges Teilnehmermanagement ableiten. Eine Eventmanagement-Software reduziert Ihnen
hierbei den Aufwand bei der Datenerhebung, vor allem wenn es um das Teilnehmermanagement in seinen vielfältigen Ausprägungen geht. usprägungen geht.
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10.Fazit
Die Basis für ein effizientes und ressourcenschonendes Teilnehmermanagement
ist der Einsatz einer leistungsfähigen Eventmanagement-Software.
Idealerweise können Sie mit dieser Software alle Prozesse Ihres
Teilnehmermanagements steuern, wodurch Ihr Teilnehmermanagement einfacher und übersichtlicher wird.
Ihre Teilnehmer profitieren von einem einfachen und schnellem Anmelde- und
Einlassprozess, während Sie über einen Ticketshop wertvolle Teilnehmerdaten
für den weiteren Eventverlauf und Ihre Evaluation generieren können.
Zudem können Sie Ihre Event-Kommunikation gezielt an bestimmte
Teilnehmergruppen ausrichten. So gewinnen Sie mit nützlichen Inhalten das
Vertrauen der Teilnehmer und halten deren Interesse aufrecht. Für ein nachhaltiges Kundenbeziehungsmanagement sollten Sie diesen Kontakt auch nach
dem Event nicht abreißen lassen. Über Kanäle wie Social Media und E-Mail
können Sie sich mit Event-Interessierten und ehemaligen Teilnehmern austauschen und erhalten dadurch auch den Aktualitätscharakter des Events aufrecht.
Teilnehmermanagement ist also ein wichtiger Faktor für Ihren Event-Erfolg.
Nutzen Sie daher Ihre Chance, über eine Eventmanagement-Software eine
höhere Teilnehmerzufriedenheit zu generieren.
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Gemeinsam machen wir
Ihr Event erfolgreich.
Über XING Events
XING Events ist der einzige Anbieter, der Eventmanagement-Software und Business-Netzwerk vereint.
Mit Hilfe von XING Events haben Veranstalter weltweit bereits über 8 Millionen Tickets für mehr als 210.000
professionelle Veranstaltungen verkauft und abgerechnet.
Der Anspruch von XING Events ist es, Veranstalter bei jeder Phase eines Business-Events mit der richtigen
Lösung zu unterstützen. Vor dem Event erreichen Veranstalter ihre Zielgruppe auf XING und stellen ihren
gewonnenen Teilnehmern einen professionellen Ticketshop zur Verfügung. Während des Events werden
Veranstalter mit individuellen Lösungen für alle erdenklichen Einlassszenarien unterstützt. Nach dem Event
bieten die XING Gruppen exklusive Möglichkeiten zum Kundenbeziehungs- und Community-Management.
Als Teil der XING AG, dem sozialen Netzwerk für berufliche Kontakte, verbindet XING Events über 10 Millionen
Mitglieder im deutschsprachigen Raum mit den passenden Veranstaltungen. Der Experte für Veranstaltungen
mit professionellem Anspruch schafft damit eine Brücke zwischen der Online- und Offline-Welt und bringt
Menschen auf Events zusammen.
Autor: Marina Buller
Layout: Anna Edelburg
Nehmen Sie Kontakt zu uns auf, wir beraten Sie gern persönlich.
Telefon: +49 89 55 27 358 0
E-Mail: [email protected]
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