Az: ZVS-2015/12 - Anlage 1 - Leistungsbeschreibung 1. Vorbemerkung: Das Zentrum Bayern, Familie und Soziales ist eine Landesbehörde für soziale Leistungen in Bayern. Für den Regierungsbezirk Oberbayern ist die Regionalstelle Oberbayern in München zuständig. Die Aufgaben des ZBFS umfassen viele Leistungsbereiche, darunter fallen neben dem Elterngeld auch das Schwerbehindertenrecht und Leistungen aus dem sozialen Entschädigungsrecht für Kriegsopfer nach dem Bundesversorgungsgesetz. Im Eingangsbereich des Dienstgebäudes Bayerstr. 32 in 80335 München wurde für den Besucherverkehr ein Servicecenter eingerichtet. Für diesen Bereich soll nun ein Empfangs-, Schließ- und Sicherheitsdienst eingerichtet werden, der werktags von Montag bis Freitag das Dienstgebäude auf- und zuschließt, während der Öffnungszeiten die Infotheke im Eingangsbereich bedient und regelmäßig den angrenzenden Wartebereich des Servicecenters kontrolliert. Nähere Einzelheiten können der Tabelle unter Punkt 2 entnommen werden. 2. Mindest-/Ausschlusskriterien Die genannten Anforderungen sind Mindestkriterien, d. h. diese müssen mit „Ja“ beantwortet werden, sonst wird das Angebot ausgeschlossen. a) Anforderungen für den Empfangsdienst Position Beschreibung Vorgaben erfüllt? Besetzung der Infothek im Eingangsbereich des Gebäudes zu den vorgegebenen Zeiten 1 Mo. u. Do.: 7.45 – 15.30 Uhr ja Die., Mi., Fr.: 7.45 – 12.30 Uhr nein Am Montag und Donnerstag ist die Mittagspause zwischen 12.30 und 13.00 Uhr einzubringen 2 Entgegennahme von allgemeinen Poststücken und Antragsformularen ohne fachliche Prüfung, Aushändigung von Antragsvordrucken und Broschüren Seite 1 von 5 ja nein Position Beschreibung 3 b) Anmeldung und Weiterleitung von Besucherverkehr zu den Fachabteilungen 4 Nach 12.00 Uhr Entleeren des Briefeinwurfs am Haupteingang und Ablieferung der Post (auch an der Infothek abgegebene) im Posteinlauf 5 Entgegennahme von Warenlieferungen (Pakete, Palettenlieferungen, etc.) mit Information an das dafür zuständige Team (Haushalt, EDV, etc.) Vorgaben erfüllt? ja nein ja nein ja nein Anforderungen für den Schließ- und Sicherheitsdienst Position Beschreibung Vorgaben erfüllt? Auf- und Abschließen der Haupttüre (Automatiktür) zum Dienstgebäude zu den vorgegebenen Zeiten Aufschließen tägl. 8.00 Uhr Abschließen tägl. 12.00 Uhr Zusätzlich: 6 Aufschließen am Mo. und Do. 13.00 Uhr ja nein Abschließen am Mo. und Do. 15.00 Uhr (Schlüssel befindet sich im Pfortenraum) Am Montag und Donnerstag ist die Mittagspause zwischen 12.30 und 13.00 Uhr einzubringen 7 8 Regelmäßige Kontrolle des Wartebereichs des Servicecenters, Unterstützung des Personals bei Konfliktsituationen im Umgang mit Parteiverkehr (nähere Erläuterungen unter Pkt. 14) Zum Dienstende Kontrolle der Fenster im Warte- und Eingangsbereich auf geschlossenen Zustand und Kontrolle der Fluchttüre am hinteren Ende des Wartebereichs. Offene Fenster sind zu schließen. Büroräume sind nicht zu kontrollieren Seite 2 von 5 ja nein ja nein Position c) Beschreibung 9 Kontrolle der Tiefgaragenzufahrt über die Sprechanlage und Öffnung der Zufahrtsschranke (keine Kameraüberwachung) 10 Es ist sicherzustellen, dass vom Auftragnehmer nur geeignetes, autorisiertes und dem Auftraggeber namentlich bekanntes Personal Zutritt zur Liegenschaft hat. Darüber hinaus müssen die eingesetzten Sicherheitskräfte grundsätzlich in § 34a GewO unterrichtet und ihrer Zuverlässigkeit als Wachperson gemäß § 6 Bewachungsverordnung geprüft sein. Ein entsprechender Nachweis muss dem Auftraggeber vorgelegt werden. 11 Vertragsbeginn voraussichtlich 01.11.2016 Vorgaben erfüllt? ja nein ja nein ja nein Besondere Anforderungen Position Beschreibung 12 Die Vertretung im Urlaubs- oder Krankheitsfall ist von Seiten des Auftragnehmers sicher zu stellen. Im Vertretungsfall ist der Auftraggeber umgehend, noch vor den Öffnungszeiten, zu informieren. Das Personal darf nur einmal innerhalb eines Vertragsjahres wechseln. Seite 3 von 5 Vorgaben erfüllt? ja nein Position Beschreibung Vorgaben erfüllt? Anforderungen an das eingesetzte Personal: Gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift Einwandfreier Leumund (polizeiliches Führungszeugnis ohne Eintragung) 13 Gepflegtes Erscheinungsbild mit gewerbeüblicher Dienstkleidung ja nein Absolute Zuverlässigkeit Soziale Kompetenz, Erfahrung im Umgang mit schwierigen Situationen Freundliches, jedoch bestimmtes Auftreten Aufgaben des eingesetzten Personals ggü. dem Besucherverkehr: 14 15 16 17 Unterstützung des Personals bei Streitigkeiten mit Besucherverkehr Deeskalierendes Eingreifen bei Auseinandersetzungen mit aufgebrachten Personen. Schutz des Personals vor Übergriffen durch Besucher. Nach Zuschlagerteilung ist für die eingesetzten Mitarbeiter/innen eine Bescheinigung über entsprechende Schulungsprogramme innerhalb der letzten 3 Jahre beim Auftraggeber vorzulegen Nach Zuschlagserteilung wird der/die vom Auftragnehmer eingesetzte Mitarbeiter/in entsprechend den Datenschutzrichtlinien vom Auftraggeber belehrt. Die Belehrung wird mit einer vom Mitarbeiter unterschriebenen Datenschutzverpflichtungserklärung dokumentiert Aufrechterhaltung der Hausordnung des ZBFS Wegweisung und Orientierungshilfe für Besucher (Beantwortung von Fragen zur Orientierung, Taxiruf etc., keine fachlichen Auskünfte) Ein Ansprechpartner zur Objektbetreuung muss zur Verfügung stehen. Struktur, Organisation und Kenntnisse des Managementteams sind vorhanden Seite 4 von 5 ja nein ja nein ja nein ja nein 3. Wichtige Hinweise: a. Vertragsdauer Der Leistungszeitraum erstreckt sich auf 12 Monate, d. h. vom 01.11.2016 bis 31.10.2017. Zusätzlich ist eine Verlängerungsoption von 3 Jahren im Anschluss an den 31.10.2017 vorgesehen um jeweils ein Jahr, höchstens aber bis 31.10.2020. Die Verlängerungsoption ist automatisch ausgestaltet, d.h. der Vertrag verlängert sich automatisch um ein weiteres Jahr, wenn nicht spätestens drei Monate vor Vertragsende, d.h. bis spätestens 31.07.2017, 31.07.2018 bzw. 31.07.2019 eine schriftliche Kündigung (unterschriebenes Telefax reicht aus) des Auftraggebers erfolgt. b. Leistungsort ZBFS Region Oberbayern, Bayerstr. 32, 80335 München c. Zutritt zur Liegenschaft Generalschlüssel werden nicht benötigt. Die vom Auftragnehmer eingesetzten Mitarbeiter/innen erhalten eine Zutrittscodekarte, die den Zugang zum Gebäude ermöglicht. d. Datengeheimnis Die Tätigkeit unterliegt dem Datengeheimnis nach Art. 5 BayDSG. Es ist untersagt, personenbezogene Daten (Art. 4 Abs. 1 BayDSG) bzw. Sozialdaten (§ 67 Abs. 1 SGB X) unbefugt zu erheben, zu verarbeiten oder zu nutzen. Bitte beachten Sie die Verpflichtung auf das Datengeheimnis (siehe hierzu Position 15). 4. Allgemeiner Hinweis: An gesetzlichen Feiertagen sowie am 24.12. und 31.12. jeden Jahres ist die Liegenschaft geschlossen. ________________________ _________________________ Datum, ggf. Firmenstempel Unterschrift Seite 5 von 5
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