pomodoX – INTELLIGENTE DOKUMENTATION FÜR

FRAUNHOFER-INSTITUT FÜR SOFTWARE- UND SYSTEMTECHNIK ISST
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pomodoX – INTELLIGENTE DOKUMENTATION
FÜR UNTERNEHMEN
Fraunhofer-Institut für
DOKUMENTATION GEZIELT MANAGEN
Software- und Systemtechnik ISST
einzelner Dokumente für Niederlassungen,
Abteilungen, spezielle Produkte etc. in einer
Das Erfassen und Teilen von strukturierten
zu verwaltenden Form zu speichern. Bisher
Emil-Figge-Straße 91
Handbüchern, Dokumentationen und
in den Unternehmen eingesetzte Software
44227 Dortmund
Organisationsanweisungen stellt eine
stößt hierbei an ihre Grenzen: So ist die
wachsende Herausforderung für Unter-
bisher gängige Praxis der Informations-
Sie haben Fragen?
nehmen jeder Größe dar, die durch den
verbreitung zentral erstellter Dokumente
Sprechen Sie uns an!
steigenden Bedarf an Zertifizierungen und
und der Verteilung von Kopien dieser
[email protected]
deren Überprüfung weiter an Bedeutung
Einzeldokumente, die Dokumentation in
Telefon 0231 97677 – 0
gewinnt.
Wikis, Weblogs oder anderen Tools nicht
Fax Getrieben von kurzen Produkt- und
mehr tragfähig, da »One Size Fits All« nicht
��
Prozesslebenszyklen, flexiblen Organisa-
mehr zu den flexiblen Anforderungen der
www.isst.fraunhofer.de
tionsformen in den Unternehmen, sowie
Unternehmen passt.
www.pomodox.de��
weitreichenden, meist ortsunabhängigen
0231 97677 – 198
Arbeitsteilungen über Standorte hinweg,
DEZENTRALE INDIVIDUALISIERUNG
gilt es für Unternehmen, neue Ansätze für
ZENTRALER VORGABEN
eine zielgerichtete Dokumentation und
Kommunikation gegenüber Mitarbeitern
Da durch die erforderlichen Individualisie-
und Kunden bereitzustellen.
rungen einzelner Dokumente eine Vielzahl
Hierbei stehen Unternehmen vor allem vor
von angepassten Varianten entsteht,
dem Problem, einmal erstellte Handbücher
werden nachträgliche Änderungen in dem
und Dokumentationen auf einem aktuellen
ursprünglichen Dokument nicht mehr in
Stand zu halten und Individualisierungen
alle diese Versionen propagiert.
Individuelle Anzeige relevanter
Dokumentation für einzelne
Mitarbeiter und Positionen
Übersichtliche Darstellung von
Dokumentationen und intuitive
Bearbeitung der Inhalte
Benachrichtigung über Änderungen zentraler Vorgaben und einfache Einarbeitung
in angepasste Dokumentationsversionen
Aus der falschen oder unzureichenden Do-
Mitarbeiter nur für ihn relevante Informati-
• rollen-, prozess- und situations-
kumentation folgen dann organisatorische
onen anzuzeigen.
und ökonomische Probleme.
Wird im späteren Verlauf das Musterdoku-
Um die Unternehmen bei dieser
ment verändert, werden die Veränderungen
Herausforderung zu unterstützen, hat das
an alle individualisierten Dokumente
Fraunhofer-Institut für Software- und Sys-
propagiert und die verantwortliche Stelle
temtechnik ISST einen innovativen Ansatz
darüber informiert. Die Änderungen kön-
• Online-Verteilung
technologischer Unterstützung entwickelt,
nen dann entsprechend dem Stufensystem
• Customizing und Apassung an
der eine dezentrale Individualisierung von
übernommen oder erneut individuell
Dokumentationen jeder Art ermöglicht.
angepasst werden.
• Einbettung in bestehende Portale
IN DER PRAXIS ERPROBT
pomodoX ist dabei auf alle Formen von
spezifische Ansichten
• transparente Definition in zentralem
Pool
• Nachverfolgung von Änderungen und
lokalen Anpassungen
Corperate Design
Dabei werden trotzdem die Vorteile einer
zentralen Bereitstellung (z.B. von Rahmen-
Dokumenten übertragbar, bei denen
vorgaben oder Mindestanforderungen)
und somit die zentrale Koordination und
Wir entwickeln pomodoX stets weiter
zentrale Vorgaben aktuell gehalten werden
Steuerung mit der notwendigen Flexibilität
und passen sie immer wieder auf die
müssen, sich im Detail jedoch unterschei-
in Unternehmen vereint: pomodoX.
spezifischen Rahmenbedingungen
den können. Dies können z.B. Handbücher,
unserer Kunden an oder integrieren sie in
Produktbeschreibungen, Handlungsan-
pomodoX -
bestehende Portale. Die Anwendbarkeit
weisungen oder Projekt-, Service- und
Polymorphe Dokumentation
reicht vom kleinen Betrieb der regulierten
Prozessdokumentationen sein.
Industrie bis zum Großunternehmen mit
Unsere Software pomodoX realisiert ein
über 20.000 Mitarbeitern an über 80
Stufensystem. Eine zentrale Verwaltung
Standorten, für die jeweils unterschiedliche
erstellt Musterhandbücher, Musteranwei-
Vorgaben gelten. So wird podomoX
Die Abteilung »Data Engineering« des
sungen sowie Handlungsempfehlungen
innerhalb der Fraunhofer-Gesellschaft z.B.
Fraunhofer ISST erforscht das softwaretech-
und stellt nach der Fertigstellung eine
für die Individualisierung und Verteilung
nische Fundament für datenintensive
veröffentlichte Ausgabe des Musters
von Informationssicherheitsvorgaben
Wertschöpfungsketten. Im Mittelpunkt
online bereit. Aus diesen Mustern können
eingesetzt. Hierbei werden die Mindestvo-
ihrer Entwicklungen stehen Prozesse
nun durch berechtigte Stellen, z.B. lokale
raussetzungen für eine Zertifizierung nach
und Technologien zur Bewirtschaftung
Verwaltungen von Außenstellen, eigene
ISO 27001 zentral vorgegeben, konkrete
von Datengütern. Weiterhin realisiert die
Bücher abgeleitet und individuell durch
Vorgehensweisen und Maßnahmen jedoch
Abteilung die notwendigen Infrastrukturen
das Hinzufügen, Ändern oder Ausblenden
in den einzelnen Instituten individualisiert
für unternehmensübergreifende Daten-
von Informationen angepasst werden.
und detailliert.
Supply-Chains.
IHRE VORTEILE AUF EINEN BLICK
Der Ansatz »One Size Fits All« kommt
UNSER ANGEBOT
Diese individualisierten Bücher werden
dann für eine nächste Stufe veröffentlicht.
auch bei Ihren Dokumentationen an seine
Alle Mitarbeiter sehen abschließend ein
veröffentlichtes Dokument, das genau
auf die individuellen Anforderungen
zugeschnitten ist und eine effektive Arbeit
ermöglicht. Neben der Individualisierung
hilft ein Zielgruppensystem, dem einzelnen
• individuelle Anweisungen statt
Grenzen und der eigentliche Ursprung
angepasster Dokumentationen lässt sich
»One Size Fits All«
• zugeschnitten auf einzelne Organisationseinheiten, Standorte, Kontexte
nicht mehr nachvollziehen?
Wir freuen uns über Ihre Kontaktaufnahme
und beraten Sie gerne!
06/16 (Titelbild: ©3ddock - Fotolia.com / Screens: Fraunhofer ISST)

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