気仙沼市文書管理システムに関する 情報提供依頼書（ＲＦＩ） 平成２８年７月８日 気仙沼市 総務部総務課 １． 概要 (１) 件名 気仙沼市 文書管理システムに関する情報提供依頼書 (２) 背景 本市では，現在運用している内部情報システム及び住民情報システムが，平成 ２８年度から順次リース期間の満了を迎えることから，各業務システム，及びその 稼働環境となる機器等の更新を順次実施している。 本市においては，今回の更改を機に情報システムのあり方，システム構成や実 装方式，保守・運用業務に至るまで抜本的な見直しを図ることを目指している。ま た，今後の情報システムに係る調達に関しては，適正な分離調達を進めることで競 争の活性化によるコスト削減，技術水準の向上，システムの透明性の向上を促進し ていく。 次期業務システムに関しては今年度の調達を予定しており本市では，これを契 機ととらえ文書管理業務のみならずその関連業務も含め最適化を目指している。 (３) 目的 文書管理業務とその関連業務の更なる効率化を実現するための業務システムを 調達し，安全かつ確実に稼働させることを目的に，受注を希望する事業者より情報 を収集する。 ２． 情報提供依頼の要件 情報提供依頼の要件は下記のとおりである。 なお，別紙に関しては本市の情報セキュリティ保護の観点から，本ＲＦＩへの参加 を表明した事業者へのみ個別に配布を行う。 (１) 情報提供範囲 情報提供依頼の対象とする業務は，次のとおりとする。 ア． 文書管理 イ． 情報公開請求 ※ 電子決裁に関する業務システム導入（機能利用）は、現時点では想定して いない。 2 (２) 現状の業務と課題 情報提供依頼の対象となる業務の現状とその課題・要求については別紙１．現 業務と課題 の通りである。 なお，現在の気仙沼市 公文書管理規程は下記のURLにて公開している。 気仙沼市 公文書管理規程 https://www3.e-reikinet.jp/kesennuma/d1w_reiki/418902200022000000MH/4189 02200022000000MH/418902200022000000MH.html (３) 現行の業務システム 情報提供依頼の対象となる業務にて現在利用している業務システムの製品（提 供業者，製品名称，バージョン，カスタマイズ状況），使用状況（年間の取り扱い 文書件数等），システム構成については別紙２．現業務システムの概要 の通りで ある。 (４) 次期業務システムの要件 情報提供依頼の対象となる次期業務システムの要件は，別紙３．次期業務システ ムに関する要件 の通りである。 (５) 稼働・利用環境に関する要件 次期業務システムの稼働環境，及び利用環境には，現在構築を進めている情報シ ステム統合基盤を用いる。情報システム統合基盤に関する仕様や制約などについて は，別紙４．情報システム統合基盤の概要 を参照すること。 (６) 移行に関する要件 移行に関しては，現行の文書管理システムが管理している組織情報、文書分類情 報、文書宛名情報、平成２８年度の発番情報を対象とする。運用開始が平成２９年 度４月になるが、念のため過年度の発番を可能とすること。 なお、現行の文書管理システムには電子ファイル自体の登録は行っていない。よ って、上記以外のデータ移行作業は考慮しなくてよい。 ３． 情報提供依頼事項 (１) 情報提供依頼事項 3 次の各項に記載する事項について情報提供を依頼する。 ア． 現業務の業務改善提案 本市における業務運用の現状，及び課題に対し，業務改善の提案があれば 行うこと。提案については，業務システムが提供する機能のみならず運用方 法の改善に言及するものでも構わない。 イ． 次期業務システムの稼働・利用環境 提案事業者の導入実績を踏まえ提案する業務システムの稼働環境構成，必 要なサーバリソースを示すこと。提案に際しては，サーバの役割や関係性を 明記したサーバ構成図， 各サーバの必要リソース表（ＣＰＵコア数，メモリ， ＨＤＤ）を含めること。また，サーバ以外にストレージの利用を希望する場 合は，必要とする容量を示すこと。 また，業務システムの利用環境（クライアント端末）に対し，ソフトウェ アやプラグインなどの導入が必要となる場合，周辺機器の導入を提案する場 合は，詳細な仕様を示すこと。 ウ． 業務システムの移行方式 移行の時期と実施方式について提案すること。 また，使用期間の満了後に本市が他社の新システムに更改する場合を想定 し， 業務情報の抽出に係る作業について中間標準レイアウト仕様を用いた方 法や，同レイアウトに含まれない項目についても，具体的な対応を提案する こと。 エ． 次期業務システム導入に係る WBS とスケジュール 次期業務システムの導入に係る作業を現段階で可能な限り階層化したWBS （Work Breakdown Structure）を示すこと。なお，このWBSには，本市の職 員が行う作業， 職員研修や移行など本稼働までに必要となる工程を含めるこ と。また，このWBSと整合のとれたスケジュールを示すこと。 オ． 地域情報プラットフォーム標準仕様への準拠状況 本市では，将来的な自治体クラウドの導入を見据え今後調達する業務シス テムについては，APPLIC(一般財団法人 全国地域情報化推進協会)が作成し た地域情報プラットフォーム標準仕様への準拠を要件とすることを検討し 4 ている。 提案する文書管理システムについて地域情報プラットフォーム標準仕様 への対応状況（今後の予定）に関して下記の項目に対する回答を求める。 1. 準拠状況（準拠登録を行う予定がある場合はその時期を記載） 2. 登録番号（準拠登録済みの場合のみ記載） 3. 対応する仕様版数 4. 調達の必須条件とすることに関する意見（任意） カ． 新制度・組織改編等への対応 運用開始後の大規模な法改正や，本市の条例改正，組織改編や運用変更（マ スタ情報の変更）等に対する業務システムのバージョンアップ，設定変更作業 についての考え方を示すこと。 キ． 使用期間満了後の継続利用 次期文書管理システムの使用期間は，導入から５年を予定している。その 後は，稼働環境（サーバ機器）やOS・ミドルウェアのサポート状況に問題が なければ，１年単位の延長利用を検討する。 提案する文書管理システムの６年以上の運用について，提供元のサポート 終了期限や現時点で明らかになっている延長利用時の条件・制約などがある 場合はその内容を具体的に示すこと。 ク． 追加提案 本書に記載の依頼内容に含まれない文書管理業務，及びその関連業務に関 する追加提案は，受け入れるが提案書，及び各見積書の記載は明示的に分離 すること。 (２) 製品のデモンストレーション依頼 提案するパッケージシステムについて、本市職員が視認性や操作性を確認する ことを目的に実際に操作が可能な環境を用いたデモンストレーションを依頼する。 ここでは、各業務にて主に使用する機能について提案事業者が説明し、本市職員に よる操作体験と質疑の実施を想定している。 なお、開催については、8月中旬から下旬での実施を想定しているが詳細な日程 5 については各事業者と個別に協議の上で決定する。 ４． 情報提供方法等 (１) 提出資料とその形式 本提案依頼に対する提案に際し，以下の資料を提出すること。 ア． 会社概要 会社概要を（様式３）を用いて作成すること。 イ． 提案書 提案書は，下記の目次構成とすること。 1. 提案事業者の基本情報 1.1. 提案製品の動向 1.2. 導入実績 2. 業務システムの構築・導入 2.1. 提案に関する基本方針 2.2. 現業務の業務改善提案 2.3. 次期業務システムの稼働・利用環境 2.4. 業務システムへの移行方式 2.5. 次期業務システム導入に係るWBSとスケジュール 2.6. 地域情報プラットフォーム標準仕様への準拠状況 3. 運用保守 3.1. 運用保守の方針 3.2. 新制度・組織改編等への対応 3.3. 使用期間満了後の継続利用 4. 追加提案（その他の提案事項） また，提案書は，原則Ａ４サイズ(縦横自由。必要に応じてＡ３判折り込 み可)とし， 紙媒体で２部，電子媒体(ＣＤ－ＲＯＭ等)で１部提供すること。 なお，電子媒体に格納するデータについては，オフィスドキュメント形式も しくはＰＤＦ形式とする。 イ． 要件の対応可否 別紙３．にて示した本市の要件について、対応可否を示すこと。 6 ウ． 体制図 構築・導入，及び運用保守に係る体制図を示すこと。 エ． 提案製品のカタログ等 提案製品の特色や提供機能を把握できるカタログを提供すること。 オ． 業務フロー図 提案する業務システムを導入した際の業務運用の流れを示した資料があ れば示すこと。なお，提供される機能と職員による業務運用の関係性を明確 に把握するためにも業務全般を網羅したものが望ましい。 カ． 概算見積書 概算見積書は（様式４）を用いて作成すること。なお，概算見積書には提 案内容を実現するための全ての費用を含むこと。 キ． 概算見積明細書 概算見積明細書の書式は任意とするが，概算見積書に記載の内訳と整合の とれた内容とすること。 (２) 提出期限 平成２８年８月１７日（水）１７時までとする。 (３) 提出先 担当者宛てに郵送または持参すること。なお，郵送の場合は，上記（３）提出 期限までに，１０．連絡先の担当者宛て必着とする。 7 ５． 参加表明 本提案依頼への参加は，以下の方法で受け付ける。 （１）参加資格 文書管理システムの調達は，平成２８年度に実施する予定であるため，平成２ ８年度の競争入札参加資格を有する事業者のみが，本提案依頼に参加できるもの とする。 （２）参加表明方法 参加表明は，９．連絡先 に記載のメールアドレス宛のメール送付でのみ受け付 ける。件名を「気仙沼市 文書管理システム提案依頼 参加表明」とし，参加表明書 （様式１）を添付して送付すること。 なお，参加表明書の添付は，社印または代表社印等を押印のうえ，その写しの ＰＤＦデータをメール添付するものとし，原本は本項（４）の説明会時に持参する ものとする。 （３）参加表明受付期間 平成２８年７月１４日（木）１７時までとする。 （４）情報提供依頼説明会 参加表明者は，平成２８年７月１５日（金）に実施する説明会へ参加頂くもの とする。開始時間，及び場所などの詳細については，参加表明者に対し別途連絡を 行う。なお，本提案依頼に関する別紙資料は，参加表明をした事業者に対し説明会 にて配布を行う。 ６． 質問受付 本提案依頼に関する質問は，以下の方法で受け付ける。 (１) 質問方法 質問は，９．連絡先 に記載のメールアドレスでのみ受け付ける。質問事項を質 問表（様式２） に記載し送付すること。なお，送付の際の件名は「気仙沼市 文書 管理システム提案依頼 質問」とする。 また，郵送や直接来訪しての質問は不可とする。 8 (２) 質問受付期間 平成２８年７月２９日（金）１７時までとする。 (３) 質問回答 質問に対する回答は，本提案依頼への参加を表明したすべての者へ平成２８年 ８月５日(金)までに行う。 ７． 今後の調達予定 本提案依頼の次段階となる調達は，下記の内容で実施を予定している。 (１) 調達方式 文書管理システムは，指名競争入札による調達を予定している。 (２) スケジュール 本情報提供依頼の対象となる業務システムの調達スケジュールは，以下を想定 している。 No 予定期間 実施内容 1. 平成２８年９月中旬 調達に係る公告 2. 平成２８年１０月上旬 調達に係る発注事業者決定 3. 平成２８年１０月～平成２９年３月 システム構築作業（仮稼働含む） 4. 平成２９年４月 システム稼働開始 ※本情報提供依頼の結果によっては，このスケジュールを変更する場合がある。 ８． 注意事項 (１) 本情報提供依頼は，情報システムに関する技術や価格等の各種情報を得るた めの手段としており，今後の調達における契約に対する意図や意味を持つもの ではない。 (２) 本情報提供依頼に対して，どのような提案を受けても，それをもって将来の 調達を約束するものではない。 (３) 情報の提供を受けた事業者等に対し，後日，情報化推進室から提出された資 料等の内容等について照会又は追加の資料提供を依頼する場合がある。 (４) 本情報提供依頼の実施に要する費用は，すべて事業者等の負担とする。 (５) 本情報提供依頼において提供を受けた提案，資料等は返却しない。 (６) 提供を受けた提案，資料等については，提供者に断りなく他者に提供しない。 9 (７) 提供を受けた提案，資料等については，今後実施を予定する調達の際の調達 仕様書に反映する場合がある。 (８) 本情報提供依頼において知り得た内部情報（別紙にて提供した内容）は秘密 とし，本情報提供依頼における秘密保持誓約に従い直接関係のない部署，及び 第三者へ漏洩してはならない。 (９) 本情報提供依頼において，本市より受領した各種資料は情報提供依頼の辞退， 終了後に返却，または安全かつ確実な方法で処分すること。 ９． 連絡先 気仙沼市 震災復興・企画部 震災復興・企画課 情報化推進室 担当 佐野，大森 〒９８８－００８５ 気仙沼市三日町一丁目１－１１ 直通電話：０２２６－２３－３９８０ 以上 10
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