Gut organisiert - Darum WinWorker

Betrieb & Markt
Gut organisiert
Fotos: Winworker
Marcus Villani sorgt mit seinem Team in Wuppertal für frische Farbe.
Gute Beratung seiner Auftraggeber ist ihm wichtig. In der Organisation
seines Betriebes lässt er sich unterstützen von seiner Software in
Kombination mit mobilen Apps. Seine Kunden wissen das zu schätzen.
Aufwendig gearbeitete Stuckfassaden gibt es viele in Wuppertal.
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Malerblatt 06/2016
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assaden aller Art, auch die von Ge- Über die jahrelange Zusammenarbeit ist
werbeimmobilien, gehören zum ein partnerschaftliches Verhältnis entPortfolio von Marcus Villani – standen, das viele Vorteile bringt.
nicht nur im Raum Wuppertal, auch im
Die Betriebe tauschen sich auch über
Bergischen Land und den angrenzenden spezielle Vorgehensweisen aus. So fragGroßstädten Essen und Düsseldorf. Das ten einige Handwerkskollegen, warum
Team des Malerbetriebs Villani be- Villanis Mitarbeiter so häufig ihre Hanherrscht überdies das gesamte Spek- dys auf der Baustelle nutzen. Die Anttrum der Innenraumgestaltung – vom wort fiel nicht schwer: Sie erfassen ihre
Verputzen, Tapezieren und Streichen Arbeitszeiten mit ihren Smartphones,
über das Lackieren, Lasieren, verschiede- und zwar in der Regel nach den Positione Spachtel- und Lasurtechniken bis hin nen im Blankett. Diese werden vor Bezu Verlegung von Teppichböden, PVC, ginn der Arbeiten aus der Software im
Laminat und vielem mehr.
Büro auf die Handys übertragen, sodass
stets zum passenden Projekt mitgeVerlässliche Partner
schrieben werden kann. Die Gesellen suchen das Projekt in der Liste, wählen die
Im vergangenen Jahr hatte der Malerbe- Position und starten die Zeiterfassung
trieb einen großen Wasserschaden zu mit einem Fingertipp auf das Startsymverzeichnen. Nach dem ersten Schreck bol – eine einfache Sache.
Marcus Villani (Mitte) mit seinen beiden Mitarbeitern.
haben sie die Schadensbeseitigung auch
zur Sanierung genutzt. Sämtliche Malerarbeiten hat der Betrieb selbst erledigt,
Elektrik, Wasserinstallationen und
Estrich wurden von Fachbetrieben ausgeführt – dorthin hat Marcus Villani
durch ein enges Netz von Partnerbetrieben ohnehin einen guten Draht.
„Bei Projekten, bei denen unterschiedliche Gewerke zusammenarbeiten
müssen, kommt es oft zu Fehlplanungen
und unnötigen Verzögerungen“, erläutert der Malermeister. „Damit unseren
Kunden dies erspart bleibt, übernehmen
wir auf Wunsch die gesamte Terminplanung und Koordination der verschiedenen Gewerke. So haben sie nur einen
Ansprechpartner und brauchen sich
nicht selbst um alles kümmern.“
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Drucker und wurde der Kundin mitgeliefert. Rückfragen bezüglich der aufgewendeten Stunden kamen erst gar nicht
auf.
Immer in Begleitung
Bereits mit dem Angebot hatte der Malermeister in einen Begleitbrief darüber
informiert, dass seine Angestellten ihre
Arbeitszeit mit den Handys buchen.
Ohnehin gehen kein Angebot, Auftragsbestätigung oder Rechnung ohne
Begleitschreiben raus. Villani führt darin
zum Beispiel die Vor- und Nachteile von
alternativen Anstrichsystemen und individuellen Empfehlungen auf.
Er hat eigene, für den Kunden leicht
verständliche Texte vorgefertigt und in
der Software hinterlegt. Trotzdem bleibt
Marcus Villani (l.) erläutert seinen Mitarbeitern die Funktionen der mobilen Zeiterfassung.
Buchen statt zocken
„Im Rahmen des Mindestlohnthemas
sind wir im Baugewerbe ja vom Gesetzgeber verpflichtet, Zeiten detailliert zu
dokumentieren, das scheint aber kaum
jemand zu wissen. Wir erfüllen jedenfalls diese Vorgaben ohne großen Aufwand“, stellt Villani zufrieden fest.
Darüber hinaus hat die mobile Variante viele Vorteile. Neulich hatte der Malerbetrieb den Auftrag, an der Fassade einer Villa die detaillierten Stuckarbeiten
instand zu setzen. Die umfangreichen
Arbeiten sollten nach Stunden abgerechnet werden. Marcus Villani: „Auch hier
war die digitale Zeiterfassung unentbehrlich.“ Die detaillierte Auswertung
dazu kam mit wenigen Klicks aus dem
durch die namentliche Ansprache und
die eigenen Empfehlungen der Charakter eines persönlichen Anschreibens
erhalten. Das automatisch von der
Malersoftware integrierte Firmenlogo
sorgt zudem für einen professionellen
Auftritt im Corporate Design.
Zeiterfassung: kein Hexenwerk
Zu der Zeit, in der Marcus Villani die Geschäftsführung vom Vater übernommen
hatte, wurden die Arbeitszeiten noch via
Stundenzettel erfasst. Nach einem langen Arbeitstag auf der Baustelle musste
Villani die Daten abends mühsam abtippen. Ein Fortschritt war da die erste Lösung seiner Branchensoftware WinWorker, in der er die Mitarbeiter kolonnen55
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Projekts. Sie wird in der Software oder
auch mobil via Smartphone erstellt und
an alle beteiligten Personen geschickt.
Die Mitarbeiter müssen mit einem Fingertipp bestätigen, dass sie die Aufgabe
erledigt haben, sodass der Chef Bescheid
weiß. Auf den Handys und Tablets der
Mitarbeiter ist zu der Aufgabe zudem
ein passendes mobiles Formular hinterlegt. Anhand dessen werden vor dem
Ende der Baustelle die Stellen inspiziert,
die früher oft vergessen wurden. Sind alle Ecken kontrolliert? Die Baustellenwege sauber und der Gesamteindruck
okay? Die Mitarbeiter müssen die einzelnen Fragen nur Punkt für Punkt anklicken, das ist schnell erledigt. „Und man
muss nicht immer selbst vor Ort an alle
Einzelheiten denken“, fügt Villani hinzu.
Mobiles Aufmaß
Der Malermeister nutzt das mobile Raumaufmaß in Kombination mit einem Lasermessgerät.
weise per Tastenhandys erfassen konnte
und die Daten an das Programm im Büro übertragen wurden.
Seit dem vergangenen Jahr wird im
Malerbetrieb die Smartphone-Variante
genutzt.
Villani selbst hat sein Team nach einer
kurzen Einweisung durch den Kundenbetreuer der WinWorker-Software geschult. „Das ist ja kein Hexenwerk, man
wird immer von der App geleitet, muss
nur mit dem Finger tippen. Beide Gesellen hatten anfangs Bedenken, die sich
bereits nach zwei, drei Tagen gelegt hatten.
Nun empfinden sie die individuelle mobile Zeiterfassung als deutlich praktischer.“
Immer aktuell
Der Chef schaut einmal in der Woche,
meist freitags, die Aktivitätsübersicht
durch. So hat er eine Übersicht über die
Arbeitszeiten und kann zum Beispiel
sehen, wann die Mitarbeiter angefangen
haben und ob die Pausen eingehalten
wurden. Eventuelle Fehlbuchungen
kann er noch korrigieren, sie sind so zeitnah einfacher nachzuvollziehen, als
wenn er nach Wochen die Zeiten aus der
Erinnerung rekonstruieren muss. Anhand der mobil erfassten Daten lässt
sich genau sehen, wie lange die jeweili56
gen Mitarbeiter für die einzelne Position
gebraucht haben. Alle drei bis sechs
Monate pickt er sich Arbeiten heraus,
die häufig ausgeführt werden, und kalkuliert sie in der WinWorker-Software
mit den aktuellen Zeitwerten neu durch
– so ist stets alles auf dem neuesten
Stand.
Digitale Verknüpfung
Die digitalen Daten sind alle miteinander verknüpft und vielfältig auszuwerten. Dieses Prinzip zieht sich durch die
neue Baustellendokumentation, die Marcus Villani seit einigen Wochen nutzt: Er
macht vor Ort mit seinem iPad Fotos
von der Baustelle, vor allem von Details
wie zum Beispiel einem Spalt an der
Gardinenleiste. Dazu schreibt er einen
kurzen Hinweis, sodass er selbst sich
nicht erinnern muss. Er leitet die Baustellendokumentation an die mobilen
Geräte des Teams weiter, und die Mitarbeiter haben auf einen Schlag sämtliche
Informationen zum Raum.
Aufgaben und Formulare
Seit Kurzem wird im Betrieb auch die
WinWorker-Aufgaben-Funktion genutzt.
„Denkt an den Kontrollgang“, heißt zum
Beispiel eine Aufgabe gegen Ende des
Die ausgefüllten Formulare werden
automatisch in der Projektsammelmappe
der Malersoftware abgelegt. Villani bekommt sofort eine Meldung, wenn ein
neues Formular eingegangen ist und
kann es gleich aufrufen. Ist alles in Ordnung, kann er schnell die Rechnung
schreiben.
Auch beim Aufmaß überlässt Marcus Villani nichts dem Zufall. Hier nutzt
er ebenfalls mobile Apps. Mit dem mobilen Fotoaufmaß hat er schon diverse
Fassaden komfortabel nur anhand eines
Fotos und zwei Referenzmaßen aufgemessen. In Innenräumen kommt das
iPad mit der Raumaufmaß-App zum
Einsatz. „Wir messen mit dem Laser. Die
Daten laufen via Bluetooth direkt in die
App. Wir können den Kunden die aufgemessenen Räume beim Termin in der
3D-Ansicht zeigen und anhand der
Bilder anschaulich erklären, dass nur das
berechnet wird, was gestrichen ist– also
z. B. mit allen üblichen Abzügen bei großen Bauteilen. Das gibt einen Pluspunkt
gegenüber den Betrieben, die häufig einfach nur Länge, Breite und Höhe des
Raumes messen.“
Seit über 30 Jahren ist der Betrieb
organisatorisch immer auf Zack – von
den Kunden wird das bei Qualitätsbefragungen regelmäßig mit der Note „sehr
gut“ honoriert.
Nicole Sillekens
www.malerblatt.de
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