助成金・補助金事務基礎講座 ～助成金・補助金事務のポイント～ 佐賀県男女参画・県民協働課 1 助成金・補助金事務のポイント １．基礎編 （１） ルールを作りましょう、確認しましょう！ （２） 収支管理 （３） お金の取扱い 2 ２．助成金、補助金等事務 （１） 要綱、要領等の確認 （２） 申請 （３） 事業の実施 （４） 支払い （５） 実績報告 （６） その他 3 １．基礎編 （１）会計のルールを作りましょう、確認しましょう！ ・支出の基準となる単価（例：人件費、旅費）や 支払方法、時期、承認手続き等の会計の基本 ルールを決めましょう。 ここがポイント ・ルールはいつどのように決めたかわかるように 書類で整理しておきましよう。 ・ルールを決めたら、処理に誤りがないよう随時 確認しましょう。 決めていた基準とは違うように支払っていたことに 気づかず、補助金を返還することになった事例もあります。 4 （２）収支管理 ①団体専用の現金出納帳を準備しましょう。 ここがポイント ・個人のお金と団体のお金は必ず分けて管理 しましょう。 （同じ財布に入れません。） ・収入、支出はその日のうちに記録しましょう。 まとめて処理していたため、領収書などを紛失していた ものがあります 5 ②団体専用の預金口座を開設しましょう。 ここがポイント ・口座の名義は団体名にしましょう。 ※口座開設に必要な書類を事前に金融機関へ確認しましょう。 ・口座を開設したら、一旦、手元にあるお金を全て 預金し、その後、必要な金額を引き出しましょう。 ・収入、支出はその日のうちに記録しましょう。 6 ③通帳と印鑑は別の人が管理しましょう。 ここがポイント ・一人で通帳と印鑑の両方を管理することは好まし くありません。 みんなで負担を分散させるようにしましょう。 全国では１人に任せていたことで、使い込みが長年気づか ず、運営が厳しくなってしまった例も報告されています 7 （２）お金の取扱い ①収入 ・会費や寄附金などを預かったらその場で領収書を 発行しましょう。 ・その日のうちに記録（日付、金額、内容、氏名等） しましょう。 ・できるだけ当日中に口座へ入れましょう。 ここがポイント ・領収書は通し番号を付け、出納簿 にも番号を記録しましょう。 8 ②支出 ・支出決定に際しては、会計だけで決めずに、 他の方の承認をもらうようにしましょう。 ここがポイント ・金額により支出の承認を受ける人を決めましょう。 （例）１万円未満の場合・・役員１名 １～１０万円未満の場合・・役員３名 １０万円以上の場合・・役員会や総会 ・支出を決めるときは、本当に必要か、妥当な 価格となっているかを検討します。 9 ・必ずお金と引き換えに領収書を受け取りましょう。 ・どうしても領収書が受取れない場合は、メモに 日付、金額、支出目的、支払者氏名（押印）を 記録し、保管しましょう。 ここがポイント ○領収書を受け取ったらその場で確認！！ ・宛名は助成金等受領団体の正式名称が省略 されずに記載されているか。 ・日付、金額に誤りがないか。 ・但し書きが間違いなく記載されているか。 10 ２ 助成金・補助金事務について （１）要綱・要領をよく確認しましょう ・補助金の交付条件（事業内容）を確認。 ・対象となる経費を確認。 ここがポイント ・事業の目的を把握！ ・補助の交付条件もチェック。 ・事業ごとに対象となる経費が異なります。 補助事業のための支出したものでも、対象経費以外は 補助金として認められません ※ 疑問に思うことは、遠慮せずにその都度、担当者に相談しましよう。 11 （２）申請するにあたって ・申請書類の洩れがないよう、要綱、要領で確認。 ・現状の認識、実施する事業内容、目標とする成果、 助成金等終了後の展開について整理して記載。 ・経費の積算はひとつずつ積み上げる。 ここがポイント 申請書は、「第３者が見ても何をしたいのかが分かるように」 を意識して作成しましょう！！ ・要綱等で事業の目的を把握！ ・事業のスケジュール感を整理。 ・曖昧な表現を避け、具体的に記入する。 12 （３）事業の実施にあたって ・申請書に沿った事業を実施しましょう。 内容や時期を変える必要がある場合は、事前に担当者に 相談しましょう。 ・実施した事業の状況を記録しましょう。 ここがポイント ○事業概要、参加者名簿、当日の様子が分かる 写真、配布した資料、アンケート結果（実施する 場合）等を保管しましょう。 ※ 実績報告の準備として必ず記録、保管して おいてください。 13 【注意１：適正な金額での執行】 ・入札や見積合わせ等により、経費の適正化に努めま しょう。 【注意２：ローカル発注等】 ・補助金交付要綱等に、ローカル発注（県内業者への 発注）等について規定している場合がありますので、 物品の購入、契約等の際はご注意ください。 【注意３：工事等を実施する場合の注意】 ・入札参加業者への工事内容の説明、見積もりの ために必要な設計書を確実に作成しましょう。 ・入札参加業者の資格について確認しましょう。 14 （４）支払いにあたって ・契約に沿って、適正な時期に支払ってください。 ・人件費や旅費等、団体の規定に沿って支払う際は 必ず単価を確認しましょう。 単価の誤りに気付かずに、補助金を返還する事例も 発生しています。 ・年度末や事業終了後にまとめて精算することが ないよう、計画的な支払を行ってください。 ここがポイント ・団体が定めた単価で支払う際は、計算書と 共にその根拠となる規定部分の写しを一緒 に保管するようにしましょう。 15 （５）実績報告にあたって ○実績報告書 事業の実施における背景、目的、事業内容、成果、 今後の取組み等について具体的に記載しましょう。 ○確認資料 事業実施時の様子が分かる写真、収支が確認できる 書類（領収書発行の控え、契約書、見積書、請求書、 領収書、振込用紙等）、帳簿、通帳、出張の記録、 業務日報 等 ここがポイント 実績報告書には、事業を行った事実だけはなく、 事業の必要性、今後目指すもの及び展開につい て、具体的に記載することが大切です。 16 （６）その他 【プレスリリース】 イベント等の開催について県政記者室へ情報提供 を行うことで、新聞やテレビ等でお知らせしてもらえ ることがあります。 情報提供の方法や時期については、早めに関係課 にご相談ください。 【補助金の返還】 補助金を返還することになると・・ ・団体の社会的な信用が失墜。 →他のCSOにも悪影響が！！ ・返還額に加えて、高額な加算金が発生。 17 【備品購入】 ・パソコンや机など高額で耐用年数が長い物品を 購入した場合は、備品リストを作成しましょう。 ・要綱・要領等で備品の購入を認めない場合や、 備品とする基準が定められている場合があります。 ・購入を検討するにあたっては、まず要綱・要領で 確認するほか、担当者にも相談しましょう。 補助事業が終わってもの、一定の期間は勝手に処分する ことは認められていません 18 ちょっとだけ宣伝 ～ぜひご登録ください～ 19
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