日韩语专业企业生产实际教学案例库 商务日语专业经贸方向商务秘书案例 アポイント 预 约 负责人：韩勇 成 员：于红 张颖 尚永丽 李雪 王新明 孙江腾 教育部行业指导职业院校专业改革和实践项目 事前预约案例说明 本案例是威海旭森进出口有限公司的实际案例。事前预约是商务秘书工作的基本职能 之一，无论是对待老客户还是初次见面的新客户，接待工作都显得十分重要，尤其是 在事前预约的时候更是马虎不得。客户对公司的第一印象如何很大程度上取决于商务 接待时工作人员的商务礼仪。 对日本客户来说，事前预约是非常重要的商务礼仪。突然造访会给对方带来麻烦，因 此，在拜访之前，要事先打电话或发邮件重复对方的同意。约定拜访时间时，也不能 只考虑自己的情况，而是要考虑到对方的时间及行程。另外，在拜访前几天，要再次 确认行程，如果发生什么变化，可以转告对方，以变更改预约时间。 本案例的学习着重培养学生掌握在跟客户预约时，所必备的相关语言知识以及商务礼 仪和技巧。通过使用日语、商务秘书的专业知识对待客户的预约问题，提升工作人员 的应变能力和接待能力。 本案例形象生动，有质感，同时配有实例演练和案例讲评，便于学习者自主学习。 アポイント 実例再現 実例の評価と説明 実例演習 相手側の会社を訪問する前に、アポイントを取ることが必 要です。 受付の応対によって、その企業のイメージが決まると言っ ても過言ではありません。スタッフの接客応対が優れていれ ば、その会社に親しみを感じてくれるでしょう。誠実に応対 するための心構えとはどのようなものなのでしょうか。ここ では応対の場面を設定をして、応対のマナーとその会話を学 びます。 ロールプレイ 実例再現 実例再現 実例の評価と説明 1.会社の紹介 会社名称：威海旭森進出口有限公司 ロールプレイ 実例演習 会社事業 10 布綿メンズ 成立時間：2010年に成立。 会社事業：主に布帛メンズ、布帛レディース 90 布綿レディース の生産及び貿易業務。 輸出先国：日本向け100％。 2.秘書の仕事 王さん：業務課のアシスタント 上司のスケジュール管理 •電話・接待の対応 •文書業務 •情報収集・管理 •出張業務 •会議に関する業務など 実例再現 実例の評価と説明 実例演習 ロールプレイ ３．実例 ハワード株式会社：威海旭森進出口有限公司の主な客先。 ハワードの福本部長は威海旭森進出口有限公司を訪問する予 定だ。王さんは、スケジュールによって福本部長を接待して、 面会の仕事を進める。 案例呈现 実例再現 実例の評価と説明 実例演習 ロールプレイ １．公司介绍 公司名称：威海旭森进出口有限公司 创立时间：2010年 公司业务：主要生产棉制男装、棉制女装 以及相关的贸易业务。 管理上司的时间 接打电话 出口对象国：商品100%出口日本。 文书业务 2. 秘书的工作 信息收集管理 小王：业务科的秘书 出差业务 会议相关业务 実例再現 実例の評価と説明 実例演習 3. 案例 ハワード股份公司：威海旭森进出口有限公司主要客户。 ハワード的福本部长打算来威海旭森进出口有限公司访问。 小王与福本部长商谈日程，推进其与公司相关领导的会面。 ロールプレイ 実例の評価と説明 実例再現 実例の評価と説明 実例演習 ロールプレイ 今回の事例ではスケジュールによって福本部長を接待して、電話でアポイントをとる。順調 に面会ができる鍵である。 1.業務知識と問題解決の テクニック 2.言語運用の注意事項 • ビジネスマナーを身につける。 • お客さんの出張日程、航空便などがよく分かる。 • 本社の部長のスケジュールに合わせて、電話で アポイントをとって、双方の面会を進める。 • 電話用語、アポイント用語を身につける。 • 日本語でアポイントをとられる。 案例讲评 実例再現 実例の評価と説明 実例演習 ロールプレイ 在本案例中，协调客户公司的福本部长与本公司领导的时间，提前确立见 面行程，是完成本次任务的关键所在。 • 熟悉基本的商务礼仪。 1.业务知识及能力方面 • 充分了解客户的出差日程、航班状况。 • 协调本公司领导的日程，能够熟练运用日语 与客户通过电话等方式进行协调与沟通。 2.在语言运用方面 • 掌握基本的电话用语、预约和确定行程用语。 • 能用日语与客户预约并确认见面的行程。 実例の評価と説明--アポイントを取る要領 実例再現 実例の評価と説明 実例演習 ロールプレイ ビジネスでのア 相手の都合を聞 アポイントを取 ただし、何度も ポイントの取り いたうえで、い り消したり変更 取り消しや変更 方としては、お つならいいと したりするとき、 をしていると信 客側に日時の決 はっきり自分の 丁寧にお詫びの 用を失ってしま 定を任せるのが 希望を伝えたほ 気持ちをこめて いますので、気 原則です。 うがよいでしょ 話すことが大切 をつけましょう。 う。 です。 実例の評価と説明--よく使う表現 実例再現 実例の評価と説明 実例演習 ロールプレイ そちらでご都合の良い日をご指定ください。 〇月〇日はいかがでしょうか。 〇月〇日でしたら、〇〇時以降なら貴社におりますが。 先日のお約束日時を変更していただけるとありがたいんですが。 勝手なことを言って、誠に申し訳ないのですが。 実例演習 実例再現 実例の評価と説明 実例演習 ロールプレイ 交渉したうえで、王さんはハワード株式会社の代表として 福本部長アポイントを取られる。 通过电话沟通之后， 小王与客户预约好了见面时间。 実例演習--会話例 実例再現 実例の評価と説明 実例演習 ロールプレイ 王さん：はい。こちらは威海旭森でございます。 福 本：私、ハワード会社の福本ですが、営業課の王さんをお願いしたいのですが。 王さん：はい。私です、福本様、出張の予定、いつにいたしましょうか。 福 本：9月１６日午後、煙台空港到着で出張に出ます。17、18日で貴社と打ち合わせの予 定です。貴社の都合とあわせて、調整しますので、2日間のどこがよろしいですか。 王さん：そちらでご都合の良い日をご指定ください。こちらは2日の間、いつでも構いませんので 福 本：それでは、９月１７日はいかがでしょうか。 王さん：大丈夫です。今のところ、その日は一日中、貴社にいる予定です。 福 本：では、９月１７日木曜日、午前10時におうかがいしたいと思いますが、よろしいでし ょうか。 王さん：はい、結構です。威海で待っております。 福 本：お願い致します。 ロールプレイ 実例再現 Ａ 実例の評価と説明 実例演習 ロールプレイ 受付の係です。ある一人の男性が来ました。挨拶をし、誰に会いたいのか、 用件は何か尋ねてください。 Ｂ ○○電気の山本。大川商事の鈴木部長に10時に会って、会議の準備の話し合 いがある。 Ａ 返事をし、鈴木部長を呼んできます。鈴木部長が来るまで待ってもらう間、 どうするか良く考えて応答してください。 頑張りましょう！
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