Excel のVBAを用いた 管理システムの開発 －座席指定表・成績管理－ 教育支援センター技術支援課 大薮 孝治・荻原 崇朗 ２００８年度業務改善コンテスト Excel のVBAを用いた管理システムの開発 １ TOKAI University Technical Support Center 業務改善の概要 成績管理等は、表計算ソフトを利用していると思います。 Excelの表計算は、非常に便利ですが、マニュアル操作で 繰り返しの作業を行っている人も多くいると思います。 人数が少ない場合には気になりませんが、数百名と増 えていくと、繰り返しの作業に多くの時間を費やしてしまい ます。この繰り返し行う定型処理を自動化することで、作 業は一段と迅速かつ正確なものになります。 今回、Excelに標準装備されているVBAでバーコードを併 用するプログラムを開発したことにより、作業、集計処理 時間の短縮およびデータの信頼性の向上が改善されまし たので、ここに導入例をご報告いたします。 業務改善の概要 Excel のVBAを用いた管理システムの開発 ２ TOKAI University Technical Support Center 業務改善着眼点１ 座席指定表の 自動作成システム 業務改善着眼点１ Excel のVBAを用いた管理システムの開発 ３ TOKAI University Technical Support Center 改善前の座席指定表作成の流れ １）座席指定表の 手書き準備 ２）座席指定表に 履修者を手書き または、Excelファイ ルに一席ずつキー ボードより入力 ・作業時間が長い ・訂正があった場 合は書き直し 改善前の座席指定表作成の流れ Excel のVBAを用いた管理システムの開発 ４ TOKAI University Technical Support Center 改善後の座席指定表作成の流れ Excelを使用 教室とファイルの対応表 １）該当教室のファイルを選択 実行する ２）Ｗｅｂ登録の履修者名簿を 貼り付ける ３座席を指定する位置および 授業情報を入力する ４）座席指定表の完成 ５）教員手元用の座席指定表 ・作業時間の短縮 ・修正が安易 改善後の座席指定表作成の流れ Excel のVBAを用いた管理システムの開発 ５ TOKAI University Technical Support Center 業務改善着眼点２ バーコード等を併用した 成績管理システムの 導入例 業務改善着眼点２ Excel のVBAを用いた管理システムの開発 １０ TOKAI University Technical Support Center 使用機器とタックシール バーコードスキャナＵＳＢ対応 日榮インテック㈱ ２９,２９５円 磁気カードリーダーＵＳＢ対応 日本システム開発㈱ ２６,９８５円 Ａ４タックシール ４４面 ヒサゴ㈱ シールのサイズ 45.7×25.4mm ３,３０７円／１００シート ０.７５円／枚 使用機器とタックシール Excel のVBAを用いた管理システムの開発 １１ TOKAI University Technical Support Center 改善前の作業の流れ １）出席調査カードを 配布、回収 ２）調査カード・解答用 紙の並び替え ３）コンピュータへの 入力、集計 ・作業時間が長い ・入力ミスが発生 しやすい 改善前の作業の流れ Excel のVBAを用いた管理システムの開発 １２ TOKAI University Technical Support Center 本システムの構成 出席のみ メニュー キーボード入力 新規 入力 日付 選択 成績のみ 出欠 or 得点 シートに移動 出席&成績 出席のみ バーコード入力 継続 入力 成績のみ 日付 選択 出欠 or 得点 シートに移動 日付 選択 出欠 or 得点 シートに移動 出席&成績 出席のみ 成績のみ 修正 入力 出席&成績 時間修正 学生証入力(磁気ｶｰﾄﾞ) 新規入力 継続入力 学生証番号順・授業日順ソート 一部検索 任意行の削除 履修者クリア 全データクリア 日付 選択 学生証受付 シートに移動 履修登録確認・1/3以上欠席者確認 バーコードの作成および印刷 本システムの構成 Excel のVBAを用いた管理システムの開発 １３ TOKAI University Technical Support Center 改善後の出席および成績管理の流れ メインメニュー Excelを使用 １）バーコードの作成・印刷 ２）学生証による出席の受付 ３）解答用紙の受付および 評価点の入力 ４)履修登録不備者および 1/3以上欠席者の一覧表 ５）出欠席・成績の一覧表作成 ・処理時間が短縮 ・迅速な出欠状況の把握 ・誤入力の削減 改善後の出席および成績管理の流れ Excel のVBAを用いた管理システムの開発 １４ TOKAI University Technical Support Center ２００８年度秋学期の導入実績 科目名 履修者 回数 累計(名) 建築基礎構造 ９９ １３ １，２８７ 建築材料 １６３ ２６ ４，２３８ 合計 ５，５２５ 処理時間が約1/４となり 作業効率が飛躍的に向上 ２００８年度秋学期の導入実績 Excel のVBAを用いた管理システムの開発 ２０ TOKAI University Technical Support Center ま と め 本システムで、繰り返し行う定型処理を自動 化することによって以下の効果があります １．教員、学生からの信頼度が高まった ２．指導対象の学生の把握が早くなった ３．Web成績入力システムとの連携 ４．作業の簡素化 ５．作業時間の大幅な短縮 ６．転記ミスの軽減 まとめ Excel のVBAを用いた管理システムの開発 ２１ TOKAI University Technical Support Center
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