メールワイズ説明資料 サイボウズ株式会社 1 一般的なメール対応の体制と問題点 一般のメーラーを使った場合の体制と、問 題点についてご案内いたします。 2 メール対応の現状：一般メーラーの場合 従来のメール対応方式では、担当者一人ひとりが自分のメーラーで、会社 の代表アドレス宛のメールを受けていた。このため、他の担当者の対応状 況が分からない、過去の対応履歴が分からないなどの問題が発生。 さらに、対応現場の管理者は、全体の問合せ傾向が分からない、データの 紛失の恐れなど、不安が続いている。 MailTo:[email protected] 3 メール対応の現状：立場別の問題点 現場担当者 ・問合せメールが多すぎて、一人じゃと ても捌ききれないよ。他の担当者の状 況も分からないし →大量メールに追いつかない！ ・メーリングリストに顧客からの問合せ が来てたけど、誰か対応してるだろうか ら放っておこう →対応漏れ発生！ ・このお客様「以前、電話対応しても らった」って言ってるけど、内容が分か らないよ！ →対応履歴が不明！ 現場管理者 ・ベテランと新人の担当者で、メールの 返信内容にばらつきがあるな →対応レベルが不統一！ ・大事な顧客データが担当者のパソコ ンに入っているから、情報漏れ・ウイル スが心配だな →対応履歴が不明！ ・担当者の対応状況をまとめないとい けないけど、いちいち表計算でまとめる のは、大変だからやめておくか →集計できない・集計は面倒！ 4 問題点 ● 互いの対応状況が不明。 対応漏れ・二重対応などの問題が発生している。 大量のメールに追いついていない。 ● 対応履歴がバラバラ。過去の履歴を探すのに時間がかか る。 ● 問い合わせ傾向や対応傾向などの把握が大変である。 ●個人情報など大切な情報が含まれるメールデータが分散。 一元管理できず、セキュリティ面での不安もある。 5 グループメールシステムでの体制 グループメールシステム「メールワイズ」 を使った場合の体制についてご案内いた します。 6 グループメールシステムの場合 MailTo:[email protected] メールサーバー から Webサーバーへ 代表アドレス宛のメールは、メール サーバーから Webサーバー上の「メー ルワイズ」へ送られる。 担当者は、ブラウザで「メールワイズ」 へアクセスし、対応。同じ画面でメール 共有できるのでさまざまなメリットがあ る。 7 メリット① 大量メールは一網打尽。 トラブルとは さよなら！ • メールを共有するから、互いの対応状況が一目で分かる。 • コミュニケーション機能で、別途、確認や申送りは不要。 • 多い問い合わせを予め、テンプレートとして登録、対応 のスピードアップと品質を均一化。 あれ？このメールまだ 誰も対応してないぞ。 急いで返信しなきゃ このメールはAさんが処 理中だから、次のメー ルに対応しよう。 スピードUP！ 8 機能１：メール共有 メール一覧画面 処理状況が ひと目で分か る メール一覧画面では、担当 者・処理状況が一覧できま す。 フォルダで分類したり、絞 込みを活用できるので、 メールが大量にあっても大 丈夫。 さらに、画面上にコミュニ ケーションスペースを搭載。 コミュニケーション 伝達漏れもありません。 スペースを搭載 フォルダで分類分け して、目的のメール に素早くアプローチ できる 9 機能２：テンプレート カテゴライズして、用途に あったテンプレートを素早 く選択 予約語を使えば、 自動的に対応メー ルに担当者名や日 時を挿入できる。 あらかじめ登録しておいた テンプレートを使えば、対 応のばらつきがなくなりま す。そればかりか、一通の メールにかかる時間が大幅 に短縮され、対応時間のス ピードアップにもつながり ます。 テンプレートには、担当者 の名前、現在の日時など、 予約語を利用でき、いちい ち変更する必要がありませ ん。 テンプレート詳細画面 10 メリット② 履歴が確認できる！ 顧客が見える！ • 履歴は誰が対応していても、一覧で確認できる。 • 電話や訪問など、あらゆるチャネルの履歴も一元管理。 • 顧客データとも連動。 このメールは、先週往訪した A社のお客様からだな。 業種を顧客情報に 追加しておこう。 11 機能３：顧客管理 顧客情報詳細画面 メール対応画面や電話履歴 画面から顧客情報画面は１ クリックで移動。この画面 では、基本データの他に、 項目をカスタマイズして追 加することができます。ま た、個人だけでなく、所属 する会社の情報も同時に確 認。メールや電話の対応を 行う際に、すばやく顧客の 情報をつかむことができま す。 顧客情報画面からは１ク リックで、顧客ごと・会社 ごとの履歴へリンク。（詳 しくは次ページへ） 顧客画面から履歴 を見られる 同じ会社に所属する 個人を、一覧で確認 会社情報も同時に確認。 個人だけでなく、会社履 歴も確認できる。 項目は自由に追加でき る 12 機能４：履歴一覧 顧客ごとの履歴一覧画面 履歴の種類を問わ ず、コメントも一覧で 確認 時系列で、顧客に対し ・どのような対応があったのか ・担当者は誰なのか ・現在の状況 がひと目で分かる メール・電話・訪問 履歴が一画面で 確認できる 顧客ごとの履歴一覧は、 メール・電話・訪問のすべ ての履歴を見ることができ ます。それぞれの対応状 況・担当者・コメントなど、 時系列を追って確認できる ので、混乱することがあり ません。 13 メリット③ 簡単に状況分析！一斉配信！ • １クリックでリアルタイムに集計レポートを表 示。 対応状況や問い合わせ内容の傾向が素早く分か る。 • 簡単3ステップの一斉配信が可能。 条件での宛先絞込みやテンプレートが使えるか ら、手を煩わせない。！ 14 機能５：集計機能 集計レポート画面 担当者ごとの処理件数から 項目別、さらには顧客項目 まで、広い範囲にわたって 集計できます。 担当者の効率や問合せの傾 向、さらには顧客の傾向を つかむのにぴったりな機能 です。 棒グラフを表示することも でき、ビジュアル化も簡単。 独自に項目を設定 して、集計すること が可能 棒グラフで分 かりやすく分 析 担当者別の処理件数 や期間別を集計でき る 15 機能６：簡単一斉配信 配信先設定画面 かんたん３ステップ 条件を設定して、宛先 を絞り込める。また CSVファイルから宛先 を読み込むことも可能 一斉配信はわずか３ステップ。 １）配信内容の設定 ２）配信先の設定 ３）確認 で終わります。配信内容には テンプレートを使えるので、 悩む必要はなし。また配信先 には既に「メールワイズ」に 登録されている顧客はもちろ ん、外部からCSVファイルを 用いてその場で読み込むこと が可能です。 ※一回の配信件数は 1,000件までです。 16 メリット④ メールデータは一元管理で安 心！ • Web サーバー上にメール を蓄積。大事なメール データが分散しない。 • 操作ごとのアクセス権や、 アクセスログ機能がある から、セキュリティも安 心。管理者に負担がかか らない。 サーバー側でバックアッ プだからラクラク。 17 機能７：安全管理 アクセス権設定画面 メールアプリケーションご との利用アクセス権から、 メールの編集・送信アクセ ス権といった細かな設定が 可能です。 アクセスログ設定画面 アクセスログは「メールワ イズ」をインストールした Webサーバー上に作成され ます。ログイン時、メール 送信時など、ログを記録す るタイミングは設定できま す。 18 機能８：一元管理 １メールアプリケーションに10アカウントまで設定 可能 [email protected] [email protected] [email protected] … など １システムに、５メールアプリケーションまで設定 可能 つまり… 標準で、50アカウント まで対応可能！ ・・・さらに、システムごと追加することも可能（有 19 償オプション） 機能８：一元管理（詳細） メールアプリケーション サポート部用 システム追加 （有償） 営業部用 [email protected] [email protected] [email protected] 購買部用 人事部用 システム部用 [email protected] [email protected] [email protected] 標準のシステム サポート部で利用するアドレス、システム部で利用するアドレスなど、使 用用途に分けて、メールアプリケーションを追加できます。それぞれの メールアプリケーションには、10個までメールアドレスを設定できます。 システムの追加は有償（１システムあたり \100,000）です。 20 機能９：サイボウズ製品間連携 ユーザー情報連携 サイボウズ共通認証 サイボウズ Office6 のトッ プページに、メールワイズ からのお知らせが出る メールワイズを見 ていなくても、お知 らせが出るから OK！ 「メールワイズ」と同じ サーバーに、「サイボウズ Office」や「サイボウズ ガ ルーン」がインストールさ れていると、ユーザー情報 が連携され、シングルサイ ンオンが可能となります。 またメールワイズからの通 知を「Office」や「ガルー ン」のトップページで確認 できます。 21 導入企業一例 • 株式会社星野リゾート（顧客とのやり取り） • ソフトバンクBB株式会社（コールセンター 構築） • モンテール株式会社（顧客とのやり取り） • 株式会社オールアバウト（ライターとのやり 取り） • 株式会社ホンコンマダム（ネットショップの 運営） • 弘前大学 就職支援課 （学生とのやり取り） など 22 価格・ライセンス体系 「メールワイズ」の基本ライセンスについ てご案内いたします。 23 ライセンス体系 製品名 価格 (税別) 3ユーザー版 98,000円 5ユーザー版 148,000円 10ユーザー版 248,000円 15ユーザー版 348,000円 30ユーザー版 498,000円 50ユーザー版 698,000円 無制限版 980,000円 ※システム追加: 1システムあたり100,000円(税別) ※現行製品を利用のお客様は無償でバージョンアップが可能。 ※サービスライセンスは、1年目は無償。2年目から任意。 24 メールワイズは 最長 60 日間 無償でお試しいただけます お手軽 Web グループメールシステム「メールワイズ」は、 顧客と企業を結び、トータルなCRMソリューションを提供いたし ます。 ぜひご検討ください。 25 問い合わせ先 • 本資料について、ご不明な点がありまし たら下記までお問い合わせください。 サイボウズ株式会社 インフォメーションセンター E-mail ： [email protected] 26
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