平成27年度定期点検の集計について A 他の模範となるような取組（件数の推移） 分野 H23 H24 H25 H26 H27 B 改善すべき事例（件数の推移） 分野 H23 H24 H25 H26 H27 執行体制 29件 32件 34件 31件 27件 執行体制 26件 28件 26件 15件 15件 現金管理 28件 25件 26件 19件 20件 現金管理 8件 11件 11件 7件 2件 個人情報 27件 26件 23件 23件 24件 個人情報 14件 12件 13件 6件 4件 職員倫理 28件 27件 23件 18件 21件 職員倫理 8件 10件 5件 5件 2件 不祥事対策 31件 25件 28件 21件 19件 不祥事対策 12件 12件 8件 9件 8件 合計 68件 73件 63件 42件 31件 合計 143件 135件 134件 112件 111件 （Ａ 他の模範となるような取組事例） 分野 執行体制 点検結果の主な内容 朝礼時に当日の予定の確認等の情報を共有している。また、繁忙期にはお互い声を掛け合い、協力して業 務遂行に当たっている。 業務における想定を超えた対応に迫られたときに、積極的な情報共有と、担当以外の職員の協力体制づくり を心掛け、日々の課題に取り組むことができている。 窓口でのクレーマーに対しては、必ず複数職員で対応するよう徹底している。これにより、現状、クレーマー 対応もスムースであるとともに、クレーマーの件数も減少している。 昼休み時間帯の事務室管理、市民対応について、昼休み当番担当と事務室内で食事を摂る職員等との声 掛けを行い、職員が不在となる時間が生じないよう対応している。 係員の予定はグループウエアに入力し、お互い確認できるようにするとともに、朝礼時に予定の確認を行 い、情報を共有している。また、新たな課題や特殊な事案が発生した場合は、全員に周知し、事務の取扱い を統一している。 特殊な事案処理が発生した場合には、朝礼時及びメールで全員に周知し、取扱いを統一している。 現金管理 現金の確認や処理については、常に複数の職員で行うなど、細心の注意を払って取り扱っている。 また、来庁者用の駐車券等は、鍵のかかるところへ保管し、管理簿にてチェックを行い、決裁を受けている。 証明の手数料については、毎日レジ及び証明書の件数と突き合せを二度（業務終了時、翌日午前中）行い、 特に現金の取扱いは複数とし係長もチェックしている。 窓口で現金を還付する際、金額を誤る恐れがあるので、還付する際は、必ず複数による確認を行っている。 レジスターの記録と現金が一致していることを毎日複数人で確認するとともに、調定額の大小に関わらずそ の日のうちに銀行に入金し、つり銭準備金などの現金については、施錠して適切に保管している。 個人情報 通知等発送の際には、発送文と宛名に相違ないよう繰り返し確認をしている。 証明書や課税資料等個人情報の関係書類については、必ずロッカーで管理しており、開庁及び閉庁の祭に 開閉を実施している。また、管理すべき所定の位置を定めている。 庁内、他の行政機関等からの照会であっても、法的に認められたもの以外は回答していない。電話応対につ いても、本人確認を確実に行った上で回答している。 選挙人名簿等、多くの個人情報を扱っているため、二重の施錠を行うとともに、退庁時の施錠の確認を行っ ている。 職員倫理 窓口や電話での対応について、服装、言葉遣い、態度に気を付けるように指導している。 火災・救急だけではなく、苦情等も含めて、色々な119番通報者がいるため、相手に合わせた対応を相手の 立場になり、丁寧で親切に対応している。 飲酒の機会が多い時期や連休前には、課内打合せにおいて指導を行っている。 職場を離れた場所では、気が緩みがちである。特に職務上知り得た秘密を酒席で話題にしないよう守秘義 務について注意喚起している。 不祥事対策 ヒヤリハットは別紙に細かく記入し、打ち合わせ表の横に貼り、全職員が把握するようにしている。 風通しのよい職場環境をつくるため、職員相互のコミュニケーションを大切にし、許認可実務等について相談 できる雰囲気づくりに努めている。 定期点検により、職員倫理厳守の徹底を図り、朝礼等で不祥事防止に対しての注意を促している。 新聞記事等を回覧し、職員及び非常勤特別職にも不祥事防止に対する意識の啓発に努めている。また、事 故等が起きた時には、すべての職員が連絡できるようになっている。 （Ｂ 改善すべき事例とその対策事例） 点検結果の主な内容 分野 執行体制 係間で関係する事業について、職員同士のコ ミュニケーションの不足が見られた。 係内の打合せ等は適宜行われているものの、 まだまだ周囲に話せないことがあると感じてい る係員がいて、かつ業務の副担任としての チェックができていなケースがある。 点検結果に対する対応 事業に関係する係の職員同士が、必要に応じて会議を開 き、業務内容等の情報共有を図り、協力体制のもと適切に 業務執行していく。 日頃の業務を進めている中で、できる限り周囲の職員の状 況に目を配り、お互いに声をかけるような雰囲気を作るよう にして、かつチェック体制の確認も的確に行うよう、係内で 適宜報告する。 簡易な文書や通数の少ない文書の発送事務に 個人情報に関する事務取扱マニュアルを作成し、いかなる ついては、個人で対応していた。 場合も必ず、複数人でのチェック体制の徹底を図った。 業務量が増加し、副担当者として、主担当者の 係内の打合せが月1回定期的に行われているので、係の 仕事をチェックできていない。そのため、ケアレ 業務の進捗状況や問題点など共有し、副担当者による チェックについてもチェックができる体制をつくる。 スミスを見逃してしまう恐れがある。 業務を進める上で生じた不具合等（ミス、窓口ト ラブル等）について、上司への報告が遅れるこ とがあった。 金庫の開閉について、執務時間中は業務の都 現金管理 合上、特定の者しか行えないようになっていな い。 不具合等（ミス、窓口トラブル等）が発生した場合には、速 やかに上司に報告するよう周知徹底を図った。 金庫の中身について、定期的に確認し、報告することにし ている。なお、公金については、毎日当番が確認している。 大学等で受講料の徴収を伴う講座を実施する際、担当者 金額の確認や現金の運搬を、複数体制で行え が1人ということもあって複数体制で行えない場合がある ていないケースがある。 が、収納時には他の係員が金額を確認している。 会議資料など、個人情報や機密事項の管理に 定期的な事務室の整理と併せ、適切な廃棄処理（シュレッ 個人情報 関し、机上等に当該書類が露出している状況が ダー）を行うことを課員全員に意識付けした。 見られる。 通知等の発送処理件数が膨大であるため、二 重送付や誤送付の可能性がある。 個人情報に関する事務取扱マニュアルを作成し、いかなる 場合も必ず、複数人でのチェック体制の徹底を図り、通知 書等の打ち直しや再発行に当たっては、係長が確認するこ ととした。 業務上必要のないホームページの閲覧が一部 ホームページの閲覧については、業務との関連を特に意識 見受けられた。 し、むやみな閲覧をすることのないよう、再確認を行った。 職員倫理 接遇に対し、市民へのあいさつの励行が徹底さ 朝礼を通じて、再度認識するよう呼びかけを行った。 れていないところがあった。 「厚木市職員行動指針」が、すぐ確認できる状 況になっていない人がいる。 配布済みの携帯用指針の有無と随時内容把握ができるよ うになっているかの確認を行い、再度意識づけをした。すぐ 確認できるような保管の仕方について考えていく。 個人情報の漏えい、電話等での問い合わせに 職員全員がリスクに対して問題意識を再認識してもらうよう 対する回答へのリスクについて、職員共有のリ に、係打ち合わせを行い、係員へ周知を行った。 スクと認識している。 不祥事対策 課内全職員から、職員間のコミュニケーションがとれている 一部の職員から、職場内での職員間のコミュニ との回答があるよう、職場環境や職務体制の充実に努め ケーションが取れていないとの回答があった。 る。 仕事上、公用車を運転することが多く、運転上 用車を含め、自家用車運転時においても、細心の注意を のヒヤリハットを経験した職員が半数以上存在 払って運転するよう朝礼時に、全員に伝えた。 した。
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