compliance-richtlinie

COMPLIANCE-RICHTLINIE
KTM AG
1. VORBEMERKUNGEN
1.1. Die Anleihen der KTM AG (die „KTM AG“) sind zum Handel an der Wiener Börse, sohin zum Handel an einem geregelten Markt im Sinne
des § 1 Abs 2 Börsegesetz (BörseG) im Inland zugelassen.
1.2. Die KTM AG ist das konsolidierungspflichtige Mutterunternehmen der KTM-Gruppe. Der Vertrieb und das Marketing von Sportmotorrädern
sowie der Vertrieb und das Marketing von sogenannten Sportcars werden von der KTM Sportmotorcycle GmbH (die „KTM SMC“), der KTM Sportcar GmbH (die „KTM SC“) sowie der Husqvarna Motorcycles GmbH (die „HQV MC“) wahrgenommen. Die KTM SMC, die KTM SC sowie die HQV
MC gelten daher als Personen aus Vertraulichkeitsbereichen im Sinne des § 48d BörseG.
2. ADRESSATEN
2.1. Diese Richtlinie gilt für alle Personen aus Vertraulichkeitsbereichen im Sinne des § 48d BörseG.
2.2. Diese Richtlinie gilt ferner als Dienstanweisung der KTM SMC, der KTM SC sowie der HQV MC für alle Arbeitnehmer, sowie für alle Prokuristen und Bereichsleiter. Die vorbeschriebenen Personen haben jeweils die Verbindlichkeit dieser Richtlinie als Dienstanweisung schriftlich
anzuerkennen und schriftlich zu erklären, sich der Sanktionen bewusst zu sein, die bei einer missbräuchlichen Verwendung oder einer nicht
ordnungsgemäßen Verbreitung von Insider-Informationen verhängt werden.
2.3. Die Mitglieder des Vorstandes und des Aufsichtsrates der KTM AG und die Mitglieder des auf der Ebene der KTM AG bestehenden Betriebsrates unterwerfen sich jeweils schriftlich dieser Richtlinie.
2.4. Personen aus Vertraulichkeitsbereichen haben - sofern sie nicht ohnehin aufgrund von Gesetzen oder Standesregeln zur Verschwiegenheit
verpflichtet sind - sich jeweils schriftlich der Richtlinie zu unterwerfen.
3. 3. VERTRAULICHKEITSBEREICHE
3.1. Die KTM AG ist organisatorisch in zahlreiche Fachbereiche untergliedert (siehe Organigramm der KTM AG), von denen jeder einen eigenen
Vertraulichkeitsbereich bildet. Zu diesen gehören insbesondere auch der Vorstand und der Aufsichtsrat der KTM AG.
3.2. Erforderlichenfalls sind vom Compliance-Verantwortlichen in Abstimmung mit dem Vorstand der KTM AG weitere projektbezogene Vertraulichkeitsbereiche in der KTM AG einzurichten. Beginn, Ende und die Bezeichnung des Vertraulichkeitsbereiches und die darin ausgeübte
Tätigkeit ist schriftlich festzuhalten und dem Compliance-Verantwortlichen zur Kenntnis zu bringen.
KTM AG
Stallhofnerstraße 3
5230 Mattighofen, Austria
T: +43 (0)7742 60 00-0
F: +43 (0)7742 60 00-303
W: www.ktmgroup.com
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4. UMGANG MIT INSIDER-INFORMATIONEN
4.1. Innerhalb eines Vertraulichkeitsbereiches dürfen Insider-Informationen nur jenen Personen zur Kenntnis gelangen, die mit der Bearbeitung dieser Informationen aufgrund ihrer Tätigkeit befasst sind. Die Anzahl der mit Insider-Informationen befassten Personen ist möglichst
gering zu halten.
4.2. Alle in der KTM AG oder in der KTM SMC, der KTM SC oder der HQV MC erstmals bekannt gewordenen und als solche erkannten Insider-Informationen sind unverzüglich dem Vorstand der KTM AG und dem Compliance-Verantwortlichen zu melden.
4.3. Schriftstücke und externe Datenträger, insbesondere CD-Rom und USB-Sticks, die Insider-Informationen beinhalten, sind derart aufzubewahren, dass sie jenen Personen nicht zugänglich sind, die mit der Bearbeitung dieser Insider-Informationen, der Schriftstücke oder der
externen Datenträger nicht aufgrund ihrer Tätigkeit befasst sind.
4.4. Elektronisch gespeicherte Daten einschließlich elektronischer Post, die Insider-Informationen beinhalten, sind derart zu sichern, dass sie
jenen Personen nicht zugänglich sind, die mit der Bearbeitung dieser Insider-Informationen oder Daten nicht aufgrund ihrer Tätigkeit befasst
sind.
5. WEITERGABE VON INSIDER INFORMATIONEN
5.1. Insider-Informationen sind auch im internen Geschäftsverkehr gegenüber anderen Unternehmensbereichen streng vertraulich zu behandeln.
5.2. Insider-Informationen dürfen aus einem Vertraulichkeitsbereich in einen anderen Unternehmensbereich nur dann weitergegeben werden,
wenn dies zu Unternehmenszwecken erforderlich ist. Eine solche Informationsweitergabe hat sich auf den unbedingt erforderlichen Umfang
zu beschränken.
5.3. Sobald eine Insider-Information aus einem Vertraulichkeitsbereich weitergegeben wurde, ist der Compliance-Verantwortliche unverzüglich zu informieren. Dieser hat den Informationsinhalt, den Namen der meldenden Person, den Zeitpunkt des Erhalts der Meldung und der
Weitergabe der Information sowie die Namen jener Personen aufzuzeichnen, die bereits Kenntnis von der Insider-Information besitzen oder
Kenntnis erlangen sollen. Diese Verpflichtung gilt nicht, sofern die Weitergabe einer Insider-Information im Rahmen der bestehenden institutionalisierten und vordefinierten Informationsabläufe erfolgt. Die institutionalisierten und vordefinierten Informationsabläufe sind schriftlich zu
dokumentieren und dem Compliance-Verantwortlichen zur Kenntnis zu bringen.
5.4. Insider-Informationen unterliegen bis zu ihrer Veröffentlichung gemäß § 48 d Abs 1 und 3 BörseG auch nach dem Verlassen eines
Vertraulichkeitsbereiches einer weiteren Geheimhaltung. Beim Verlassen eines Vertraulichkeitsbereiches sind daher die Adressaten der
Insider-Information darauf hinzuweisen, dass es sich um eine Insiderinformation handelt, die keiner missbräuchlichen Verwendung im Sinne
des § 48 b BörseG zugeführt werden darf.
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5.5. Die Weitergabe von Insider-Informationen an unternehmensfremde Personen ist nur zulässig, wenn dies zu Unternehmenszwecken notwendig ist, wenn sich die Weitergabe auf den unbedingt erforderlichen Umfang beschränkt und wenn sich die unternehmensfremde Person
– sofern sie nicht ohnehin aufgrund von Gesetzen oder Standesregeln zur Verschwiegenheit verpflichtet ist – im Rahmen einer Vereinbarung verpflichtet, Insider-Information geheim zu halten und keiner missbräuchlichen Verwendung im Sinne des § 48 b BörseG zuzuführen
(„Non-Disclosure Agreement“). Hinsichtlich der Weitergabe ist jedenfalls § 48 b BörseG zu beachten.
5.6. Vertraulichkeitsbereiche sind von anderen Unternehmensbereichen durch geeignete organisatorische Maßnahmen zur Verhinderung
einer missbräuchlichen Verwendung oder Weitergabe von Insider-Information abzugrenzen. Dazu dienen insbesondere folgende technische
Maßnahmen:
AUFBEWAHREN VON SCHRIFTSTÜCKEN UND EXTERNEN DATENTRÄGERN IN VERSPERRTEN AKTENSCHRÄNKEN
(AUTOMATISCHE) SICHERUNG DER RECHNER DURCH KENNWORTE
SICHERUNG VON DATEIEN MIT INSIDER-INFORMATION DURCH PASSWORTE
ÄNDERUNG DES PASSWORTES ZUMINDEST ALLE 6 MONATE
VERSEHEN DER SPEICHERMEDIEN MIT EINEM KOPIERSCHUTZ
AKTIVIERUNG DER SPERRFUNKTION BEI EDV-ANLAGEN, DIE PROGRAMME UND DATEN MIT INSIDER-INFORMATION ENTHALTEN, BEI VERLASSEN DES ARBEITSPLATZES, SODASS EIN ZUGRIFF AUF DAS PROGRAMM UND DIE DATEN NICHT MEHR MÖGLICH IST
UNTERLASSUNG VON GESPRÄCHEN ÜBER INSIDER-INFORMATION
VERWENDUNG VON CODENAMEN FÜR VERTRAULICHE PROJEKTE
KENNZEICHNUNG DER SCHRIFTSTÜCKE, DIE INSIDER-INFORMATION ENTHALTEN MIT EINEM NICHT ENTFERNBAREN VERMERK „VERTRAULICH / INSIDER“ BZW „CONFIDENTIAL / INSIDER“
VERSCHLÜSSELUNGSPROGRAMME FÜR E-MAILS
UNTERLASSEN DES ENTFERNENS VON UNTERLAGEN, DIE INSIDER-INFORMATION ENTHALTEN, AUS DEN
BÜRORÄUMLICHKEITEN DER KTM AG, DER KTM SC, DER HQV MC UND DER KTM SMC
5.7. Sollten Zweifel über den Umgang mit Insider-Information oder die Einstufung einer Information als solche auftreten, so ist vor Verwertung, die Weitergabe sowie überhaupt jedweder Benützung der Information der Compliance-Verantwortliche zu informieren und dessen
Entscheidung abzuwarten.
6. INSIDERVERZEICHNIS
6.1. Der Compliance-Verantwortliche hat ein Verzeichnis mit dem § 48d Abs 3 BörseG entsprechenden Inhalt zu führen, regelmäßig zu aktualisieren und auf Anfrage der FMA an diese unverzüglich zu übermitteln. In dieses Insider-Verzeichnis sind auch jene Personen aufzunehmen,
die einem Vertraulichkeitsbereich gemäß 3.2. organisatorisch oder funktionell zuzuordnen sind.
6.2. Das Insider-Verzeichnis ist nach seiner Erstellung oder gegebenenfalls nach seiner letzten Aktualisierung mindestens 5 Jahre lang
aufzubewahren.
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7. COMPLIANCE-VERANTWORTLICHER
Der Vorstand der KTM AG hat einen Compliance-Verantwortlichen bestellt. Der Compliance-Verantwortliche untersteht in seiner Funktion
direkt und ausschließlich dem Vorstand der KTM AG und unterliegt in dieser Funktion keinerlei Anweisungen anderer für die KTM AG tätiger
Personen. Hinsichtlich seiner Funktion als Compliance-Verantwortlicher ist er auch weisungsfrei im Rahmen seines zur KTM AG bestehenden
Dienstverhältnisses.
8. SANCTIONS
8.1. Verstöße gegen diese Richtlinie können zu zivilrechtlichen oder dienstrechtlichen Konsequenzen führen. Dienstrechtliche Konsequenzen
können von einer bloßen Weisung oder Ermahnung bis hin zur Entlassung im Falle von wiederholten oder besonders schwerwiegenden Verstößen reichen.
8.2. Verstöße gegen diese Richtlinie können zu zivilrechtlichen oder dienstrechtlichen Konsequenzen führen. Dienstrechtliche Konsequenzen
können von einer bloßen Weisung oder Ermahnung bis hin zur Entlassung im Falle von wiederholten oder besonders schwerwiegenden Verstößen reichen.
9. VERPFLICHTUNGSERKLÄRUNG
9.1. Sämtliche Personen aus Vertraulichkeitsbereichen bestätigen die Kenntnisnahme und verpflichten sich zur Einhaltung dieser Richtlinie
durch Übermittlung einer unterfertigten Erklärung (Anlage ./1) an den gemäß dieser Richtlinie bestellten Compliance-Verantwortlichen.
Attachment:
./1 Declaration to Commit
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