メール、OneDrive、Skypeの使い方等

甲南大学
Office365 の使い方
2016/6/10 情報システム室
(Version 1.3)
・甲南大学のパソコンには、環境復元機能が入っています。パソコン教室などで行っ
た設定は、一度ログオフすると元に戻ります。ご注意ください。
・このマニュアルは、Windows 7/Internet Explorer の環境を基に作成しています。
OS やブラウザが異なる場合は、環境にあわせて操作してください。
・Office365 のソフトウェア要件は、以下の URL を参照してください。
⇒ http://office.microsoft.com/ja-jp/help/HA102817357.aspx
目
次
I. Office365 にサインインする ・・・
II. 電子メールを使う
・・・・・・
III. OneDrive を使う
・・・・・・
IV. Skype を使う ・・・・・・・・・・
V. Office ソフトのインストール ・・・
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Office365 の使い方
I. Office365 にサインインする
Office365 は、基本的に Web ブラウザから利用します。ホームページを見ることができ
る端末ならば、パソコンや、スマートフォン、タブレットなどで利用できます。Office365
を利用するためのアカウント・パスワードは、甲南大学情報教育システムを利用するとき
のユーザーID・パスワードと同じものです。
1.初回サインイン
① InternetExplorer や Safari などの Web ブラ
ウザを起動し、Office365 のポータルである
https://portal.office.com/ を開きます。
【参考】
※情報システム室ホームページ
http://www.konan-u.ac.jp/system/
からも、サインインできます。
※MyKonan の画面左下にある「お気に入りタ
イトル」から、
「メールを読む」リンクをクリ
ックしてもサインインできます。
② メールアドレス(ユーザー[email protected])と、パスワード(MyKonan など
にログインするときのパスワード)を入力し、「サインイン」をクリックします。
※ユーザーID・初期パスワードは、入学時のガイダンス等で案内があります。
間 違 っ た メ ー ル ア ド レ ス ( ユ ー ザ
[email protected] 以外のメールアドレスなど)を入
力して、右画面が表示された場合は、次ページの回復
手順で再度サインイン操作をしてください。
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Office365 の使い方
【回復手順】
(a) Office365 の ポ ー タ ル で あ る https://portal.office.com/ を 開 き ま す 。「 Microsoft
account からサインアウトし、職場または学
校から割り当てられた Office365 ユーザーID
でサインインしてください。」の表示をクリ
ックします。
(b) 「アカウントからサインアウトしました」と
表示され、そのまま Office365 のサインイン
画面が表示されます。
しばらく待っても Office365 のサインイン画
面が表示されない場合は、手動で
https://portal.office.com/を開いてください。
(c) 間違ったアカウント情報が表示されている
場合は、アカウント表示の右上にある「・・・」
をクリックし、プルダウンメニューから「破
棄」をクリックします。
「+別のアカウントを使用する」をクリック
すると、Office365 にサインインするときの
アカウントを新しく設定できます。
(d) Office365 のサインイン画面が表示されるの
で、甲南大学から付与された正しいメールア
ドレス(ユーザ [email protected])とパス
ワードを入力し、「サインイン」をクリック
します。
2.パスワードを変更する
情報教育システムのパスワード変更システム利用することで、
Office365 を含む情報教育システム全体のパスワードを一括変更で
きます。パソコン教室などの自由利用パソコンにログインし、デス
クトップ上の「パスワード変更画面」アイコンをダブルクリックし
て、パスワードを変更します。
※Office365 の画面からは、パスワード変更はできません。
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II. 電子メールを使う
Office365 のメールは Web メールですので、パソコンやスマートフォンなどのホームペ
ージを見ることができる端末であれば、どこからでも利用できます。
1.Outlook 画面を開く
① Office365 にサインインすると Outlook 画面
が表示されます。表示されない場合は画面左
上の
マーク(ナビゲーション)をクリ
ックするとメニューが表示されますので「メ
ール」を選択して下さい。
2.メールを受信する
① 左側の画面の「フォルダー」→「受信トレイ」
をクリックすると、中央の画面に受信メール
の一覧が表示されますので、見たいメールを
クリックして下さい。
※「フォルダー」をクリックし、
「その他
>」
をクリックすると、受信トレイや送信済みアイテムなどのメニューが展開されます。
3.メールを送信する
① 画面左上の「新規作成」をクリックします。
② 「宛先」にメールアドレスや名前を入力しま
す。
「宛先」や右側に表示される「+」をクリ
ックして、アドレス帳からメールアドレスを
探すこともできます。「CC」も同様に入力し
ます。
③ メール本文と件名を入力した後、
「送信」をク
リックすると、メールが送信されます。
※ファイルを添付する時の操作は次ページ4
を参照。
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Office365 の使い方
4.送信するメールにファイルを添付する
① メールの入力画面の上に表示されている「添
付」をクリックします。
② 自分のパソコンに保存されているファイルを
添付する場合は左側のメニューの「コンピュ
ーター」をクリックしてください。
③ エクスプローラが開きますので、添付するフ
ァイルを選択し、開くをクリックしてくださ
い。
④ 次に、「添付ファイルとして送信」を選択して
ください。
⑤ ファイルが添付されましたので、「送信」をク
リックしてメールを送信して下さい。
⑥ 上記①~⑤の操作方法以外に、エクスプローラ
から添付したいファイルをメールの本文の部
分に直接ドラッグ&ドロップする方法もあり
ます。
5.メールに返信する
① 返信するメールを2の操作で右側の画面に表
示し、画面上の「<-返信」「≪-全員に返信」
のいずれかをクリックします。
② 本文にメッセージを書いて、
「送信」をクリッ
クします。
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6.仕分けルールを設定する
① メールの表示画面の右上の「・・・」の部分をク
リックするとメニューが表示されますので、
「ルールの作成」を選択して下さい。
② 「新しい受信トレイルール」の設定画面が表
示されますので、仕分けルールを入力して画
面上の「OK」をクリックして下さい。
7.メールを携帯に転送する
① メールの画面右上の設定ボタン(歯車マーク)
をクリックし、表示されるメニュー下の方に
ある「個人用アプリの設定」→「メール」を
選択します。
② 画面左側に表示されるオプションメニューの
「アカウント」→「転送」を選択します。
③ 右側の転送設定画面で「転送を開始する」を
選択し、転送先のメールアドレスを入力し、
「転送されたメッセージのコピーを保持する」
にチェックを入れたうえで、画面上の「保存」
をクリックします。
④ 携帯で迷惑メールフィルターの設定をしてい
る場合は、転送されたメールが受信できるよ
うに設定してください。
8.パソコンやスマートフォンなどからの利用
パソコンやスマートフォン(iPhone/Android など)のメールソフトからも Office365
に届いたメールを転送設定なしで直接見ることができます。スマートフォンのメール
ソフトの設定方法については情報システム室のホームページをご参照下さい。
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III.
Office365 の使い方
OneDrive を使う
OneDrive は、Microsoft 社が提供しているオンライン・ストレージ・サービスです。イ
ンターネット上にファイルを保存することで、インターネットにつながっていれば、どこ
からでもファイルの保存や編集などができます。パソコン教室から OneDrive にデータをア
ップロードし、自宅に帰ってダウンロードする、などの使い方ができます。
Office365 の SharePoint Online と連携することで、他のユーザーとファイルを共同編集
することもできます。保存できる容量は1TB です。在学中は、自由に利用することができ
ます。
1.OneDrive 画面を開く
① Office365 にサインインした後、画面上部のナ
ビゲーションから「OneDrive」をクリックし
ます。
※初めてアクセスした時には、サービス開始
のメッセージが表示されることがあります。
2.フォルダーを新規作成する
① 「新規作成」をクリックして、
「新しいフォル
ダー」をクリックします。
② フォルダーの名前を入力して、「作成」をクリ
ックします。
③ フォルダーが作成されます。
④ 作成したフォルダーをダブルクリックすると、
フォルダー内に移動します。画面上部に、現
在のフォルダー階層が表示されます。上位フ
ォルダーに移動したい時には、移動したいフ
ォルダー名をクリックします。
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Office365 の使い方
3.ファイルをアップロード・ダウンロードする
① OneDrive にファイルをアップロード(保存)
するときには、「アップロード」をクリックし
ます。
② エクスプローラが開きますので、アップロード
したいファイルを選択し、
「開く」をクリック
します。
③ OneDrive からファイルをダウンロードすると
きには、ファイル名の横の「・・・」を右クリ
ックします。
④ 表示されたメニューの一番上の「ダウンロード」
をクリックすれば、ファイルがダウンロードさ
れます。
※ご自分のパソコンの場合は、ファイルは「ダ
ンロード」フォルダにダウンロードされます。
4.OneDrive のファイルを閲覧・編集・削除する
① ファイルを閲覧するには、ファイル名をクリッ
クします。
② Word・Excel・PowerPoint のデータであれば、
閲覧した後に編集ができます。Word 文書の場
合は、
「文書の編集」から「Word Online で編
集」を選択すると、ブラウザ画面上で編集でき
ます。
※Online 編集したデータは、Office365 で自動
的に保存されます。データの「保存」ボタンは
ありません。
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甲南大学
Office365 の使い方
③ 元のファイル一覧画面に戻るには、画面左上のナビゲーションの下に表示されてい
る自分の名前をクリックします。
④ ファイルを OneDrive から削除するには、削除
したいファイル名の横の「・・・」を右クリッ
クし、表示されたメニューの「削除」をクリッ
クします。
⑤ 「削除」をクリックすると、ファイルがごみ箱
に移動します。
⑥ ファイルを完全に削除するには、左側のメニュ
ーの「ごみ箱」をクリックし、右上の「ごみ箱
を空にする」をクリックします。
5.ほかのユーザーとファイルを共有する
① OneDrive のファイル一覧画面を表示し、「共
有」欄のアイコンをクリックします。
※誰とも共有されていないファイルは「自分
のみ」と表示されています。
② 左側のメニューの「ユーザーの招待」をクリ
ックします。
③ 共有したいユーザーのメールアドレスを入力
します。招待メールを送信しない場合は、下
の「オプションの表示」から「電子メール招
待状を送信する」のチェックを外します。
④ アクセス許可レベルを、
「編集可能」「表示可
能」から選択します。
「表示可能」にした場合
は、共有相手はファイルを開くことができま
すが、編集や保存はできません。
⑤ 右下の「共有」ボタンをクリックします。
⑥ 共有相手は左側のメニューの「自分と共有」
をクリックすると、共有されたファイルにア
クセスできます。
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Office365 の使い方
6.Office ファイルを共同編集する
① OneDrive の「自分と共有」をクリックすると、
共有されたファイルの一覧が表示されます。編
集するファイル名をクリックします。
※自分が共有元の場合は、
「ドキュメント」か
ら編集するファイルを開きます。
② Word 文書の場合は、
「文書の編集」から「Word
Online で編集」をクリックします。
③ 他のユーザーが編集している場合は、画面右上
に表示されます。
※それぞれのユーザーが編集した内容が、他の
ユーザーに反映されるタイミングは、アプリケ
ーションによって異なります。保存は、
Office365 によって自動的に行われます。
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IV. Skype を使う
Skype は、在席情報(プレゼンス)、インスタントメッセージ(IM)
、オンライン会議の
スケジュールと実施、参加などのサービスを提供しています。パソコンに、Skype のソフ
トウェアをインストールすれば様々な機能を利用できます(ソフトウェアのインストール
は、Ⅴ.Office ソフトのインストールを参照してください)。ブラウザ上では、Office365
の Outlook 上でのみ、インスタントメッセージなどの機能を利用できます。
なお、甲南大学のパソコンには、Skype のソフトウェアはインストールされていません。
必要に応じて、各自のパソコンにインストールして利用してください。以下の手順は、ブ
ラウザ上で利用するときの手順です。
1.在席情報(プレゼンス)
① Office365 にサインインした後、画面上部のナ
ビゲーションから「メール」をクリックしま
す。
② 画面右上の人の形のアイコンをクリックして、「IM に
サインイン」をクリックします。
③ IM にサインインしたあと、画面右上のアイコンをクリ
ックして在席情報(プレゼンス)を変更できます。
④ プレゼンスを表示させない場合は、
「IM からサインア
ウト」をクリックします。
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2.インスタントメッセージ(IM)
① IM を送りたいユーザーのプレゼンス情報を
クリックして、連絡先カードを表示します。
例えば、受信メールの表示画面で送信者の
名前をクリックすると送信者のプレゼンス
情報が表示されます。
② 「インスタントメッセージを送信します」
のアイコン
をクリックします。
③ 右のウィンドウが開くので、下の入力欄に送信したいメ
ッセージを入力し、
「Enter」キーを押します。
④ 相手にメッセージが送信され、画面上部のメッセージ表
示欄に履歴が表示されます。同様に、相手からのメッセ
ージも、メッセージ表示欄に表示されます。
メッセージのやり取りを終えるときには、ウィンドウの
閉じるボタンをクリックします。
※ほかのユーザーからメッセージが届くと、画面右上
に通知ウィンドウが表示されます。通知ウィンドウをク
リックすると、メッセージ画面が表示されます。
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3.オンライン会議を利用する
ブラウザの Outlook 画面で、オンライン会議を利用することができます。オンライ
ン会議を利用するには、ヘッドセットや Web カメラなどが必要です。甲南大学のパソ
コンには、基本的にヘッドセットなどは備え付けられていないので、各自で必要に応
じて用意してください。
① Office365 にサインインした後、画面上部の
ナビゲーションから「予定表」をクリックし
ます。
② 「新規作成」をクリックします。
③ イベント、出席者、開始日時などの必要事項
を入力し、
「オンライン会議の設定」をクリッ
クします。
④ 右のウィンドウが開いたら、「閉じる」をクリックします。
元の画面に戻るので、
「送信」をクリックします。
⑤ 予定表に、オンライン会議の予定が登録されま
す。
ほかの出席者には、オンライン会議の案内メー
ルが送信され、予定表にも同じオンライン会議
の予定が表示されます。
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4.会議に参加する
①
画面上部のナビゲーションから「予定表」を
クリックします。
②
参加するオンライン会議をクリックします。
③
開いたメニュー画面から、「参加」をクリッ
クします。
④
「Office365 ユーザーである場合はサインイ
ンしてください」ボタンをクリックします。
⑤
オンライン会議画面が表示されます。
オンライン会議画面が表示されない場合は、
画 面 の 指示 に従 っ て操作 し てく だ さい 。
Skype を利用するには、Microsoft が提供す
るプラグインのインストールが必要です。
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Office365 の使い方
V. Office ソフトのインストール
Office365 では、オンラインでの利用のほか、利用者用のオプションとして、無償で自分
のパソコンに最新版の Office(Office365 ProPlus)をインストールできます。1ユーザー
あたり、5台のパソコン(Windows または Mac)までインストール可能です。
※Office365 ProPlus は、現行の最新製品版 Office と機能は同等ですが、今後 Office の最新
バージョンがリリースされると、インストールできる製品もその最新版が提供されます。
(過去のバージョンの Office は使用できません)
※インストール完了後、1か月に1度、インターネット経由で自動的に Microsoft へのライ
センス認証が行われます。そのため、1か月に1度はインターネットに接続して Office を
利用するようにしてください。認証が行われなかった場合は、一定期間後に機能制限モー
ドになり、新規作成・編集はできなくなります。
※Office365 ProPlus でインストールした Office は、在学中のみ利用可能です。
1.Office ソフトのインストール
① Office365 にサインインした後、画面右上の歯
車アイコンをクリックし、表示されるメニュ
ー下の方にある「個人用アプリの設定」→「メ
ール」を選択します。
※メールや OneDrive の画面からの場合でも
同様に右上の歯車アイコンをクリックして下
さい。
② 画面下の方に青文字で表示されている「ソフ
トウェア」をクリックします。
③ 「インストール」ボタンをクリックします。
④ 後はインストーラーの指示に従って、インス
トールしてください。
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