Gemeinde Bonstetten

Gemeinde Bonstetten
Bonstetten druckt auswärts
Die Gemeinde Bonstetten reduziert Kosten und Aufwand beim Dokumentenoutput und verarbeitet Massenläufe für das Drucken, Verpacken und Frankieren über einen externen Dienstleister.
Printcom GmbH
Konrad-Adenauer-Straße 15
D-79540 Lörrach
Telefon: 07621/940 83-0
[email protected]
www.printcom-gmbh.de
Printcom (Schweiz) AG
Bordeaux-Strasse 5
CH-4053 Basel
Telefon: 061/763 10 11
[email protected]
www.printcom.ch
Ausgangssituation
Bonstetten, eine von 14 Gemeinden im Knonaueramt ist eine
lebendige, moderne Gemeinde mit knapp 5.400 Einwohnern.
Eingebettet in eine herrliche Landschaft bietet sie eine hohe
Lebensqualität.
OBT AG erhielt 2014 im Rahmen einer umfangreichen Submission des Kantons Zürich den Zuschlag der Gemeinde Bonstetten als Generalunternehmer für die neue Gemeindesoftware
mit der Kernanwendung NEST inklusive Steuern / IS-E und
ABACUS. Im Projektumfang sind auch die Lieferung und der
Betrieb der IT- und Kommunikationsinfrastruktur inklusive
Multifunktionsgeräte und Drucker enthalten. Seit 2 Jahren nun
wird der applikationsübergreifende RZ-Betrieb in der georedundanten OBT Swiss Cloud mit hoher Zuverlässigkeit und
Verfügbarkeit gewährleistet. Als OBT Partner zeigt sich Printcom für die Lieferung der Output-Hardware und den Betrieb
verantwortlich. Mit der Printcom Softwarelösung documento
werden die Massenläufe der Druckoutputs sowie der Archivierung aufbereitet und über den Dienstleister Baumer AG, Islikon verarbeitet.
Herausforderung
Ein wesentlicher Teil des Outsourcings galt den DokumentenProzessen. Der grösste Dokumenten-Output in einer Gemeinde erzeugt die Steuerabteilung. So hatte man in der Vergangenheit, Rechnungen etc. auf eigenen Druckern gedruckt,
händisch verpackt, frankiert und zur Post gebracht. Dies auch,
um den Umgang mit sensiblen Daten im Haus zu haben und
die Reprints selbst zu steuern.
Anfang Jahr erhalten die natürlichen und juristischen Personen die Steuerunterlagen. Die personelle und logistische Herausforderung war bei der Jahresproduktionen immens.
Lösung
Der RZ-Betreiber OBT AG hostet die Kernanwendung NEST
inkl. Steuern / IS-E und ABACUS sowie die Output-Lösung
printcom documento inkl. printcom PostModul. Die in NEST
erstellten Dokumente werden von documento übernommen,
in PDF-Dateien umgewandelt und mittels definierten Workflows für internen (Arbeitsplatzdrucker) und externen Druck
(Druckcenter), elektronische Frankierung, Archivierung und
lokales Speichern zur Verfügung gestellt. Im externen Druckcenter bei der Baumer AG wird nun die datenschutzgerechte
Verarbeitung sowie ein 100%iger Output mittels Closed Loop
gewährleistet. Ebenso steht der Gemeinde auf Wunsch eine
webbasierte Überwachung der Verarbeitung zur Verfügung,
über die sich jederzeit der aktuelle Verarbeitungsstand abrufen lässt. Derzeit werden für die Gemeinde folgende Dokumente gedruckt.
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Stimmrechtsausweise
Steuerrechnungen
Wasser- und Abwasserrechnungen
Kehricht- und Kabelnetzgebühren
Schlussrechnungen für Kapitalabrechnung mit/ohne ESR
Provisorische Rechnung Staats- und Gemeindesteuer
Benefits der modernen Output-Lösung
■ Die Bereitstellung interner Ressourcen für Druck und Verpackung von Massensendungen entfällt
■ Reduktion der Drucker-Infrastrukturkosten durch Outsourcing
■ Planbarer, professioneller Versand des Massenoutputs durch Outsourcing
■ Optimale Frankierung (B, A, Einschreiben etc.) dank Outsourcing - Entfall
der eigenen Frankiermaschine
Die Partner der Gemeinde Bonstetten

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