Ausschreibung Agentur Sponsoring 2017 Entwurf 19

Ausschreibung
des Auftrags zur
Sponsoreneinwerbung
für Veranstaltungen der
Medienboard Berlin-Brandenburg GmbH
für die Geschäftsjahre 2017-2019
Potsdam-Babelsberg, 1. Juni 2016
Medienboard Berlin-Brandenburg GmbH, August-Bebel-Straße 26-53,
14482 Potsdam, Tel: 0331 743 87-0, Fax 0331 743 87-99
www.medienboard.de, [email protected]
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Leistungsbeschreibung
Sponsoreneinwerbung für Veranstaltungen des Medienboard BerlinBrandenburg für die Geschäftsjahre 2017-2019
1. Auftraggeber:
Medienboard Berlin-Brandenburg GmbH
(im Folgenden: Medienboard oder Auftraggeber)
August-Bebel-Str. 26-53
D-14482Potsdam
Tel.: +49 (0)331 743 87-0
Fax: +49 (0)331 743 87-99
Ansprechpartner:
Abteilung Events: Jessica Zimmermann
Tel.: +49 (0)331 743 87-61
Fax: +49 (0)331 743 87-99
E-Mail: [email protected]
2. Ausführungsorte: Berlin und Brandenburg
3. Veranstalter, Aufgabe, Projektablauf
Veranstalter
Veranstalter der zu vermarktenden Veranstaltungen ist das Medienboard sowie je
nach Veranstaltungsformat Förderer und/oder Kooperationspartner aus Berlin und
Brandenburg.
Das Medienboard ist federführend in der inhaltlichen und organisatorischen Konzeption und Durchführung aller Veranstaltungen, in der Umsetzung der Inhalte sowie in
der Akquisition der Kooperationspartner.
Es wird eine Vermarktungs-Lead-Agentur für Sponsoreneinwerbungen für Veranstaltungen des Medienboard in den Geschäftsjahren 2017-2019 gesucht.
Die Vermarktungs-Lead-Agentur, die den Zuschlag erhält, wird für die ausgeschriebene Aufgabe exklusiv vom Medienboard beauftragt. Das Medienboard
erwartet eine nachvollziehbare Beschreibung des geplanten Vorgehens und eine
Schätzung, wie hoch ein realistischer Wert einer ganzjährigen Sponsoreneinwerbung sein kann.
Vorgaben/ Zeitplanung:
Aufforderung zur Angebotsabgabe 1. Juni 2016
Ablauf Einsendefrist für die Bieter 30. Juni 2016
Zuschlags-/Bindefrist 31. Juli 2016
Leistungszeitraum 1. März 2017 – 29. Februar 2020
Vorlage einer ersten Aufstellung/Übersicht von Reaktionen angefragter Sponsoren
bis 31. März 2017
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Die detaillierte Information zur Einsendefrist entnehmen Sie bitte Punkt 8.
Die Umsetzung aller Aktivitäten erfordert regelmäßige Abstimmungen zwischen dem
Auftraggeber und dem Bieter.
Der über den Leistungszeitraum abzuschließende Vertrag steht für den Zeitraum ab
dem 01.01.2019 unter der auflösenden Bedingung der Finanzierbarkeit der unter Ziffer 5 aufgeführten Veranstaltungen. Sobald dem Medienboard bekannt wird, dass die
budgetierten Mittel für die Veranstaltungen nicht in kalkuliertem Umfang zur Verfügung stehen und die Veranstaltung nicht oder nicht im vorgesehenen Rahmen
durchgeführt werden kann, teilt das Medienboard diesen Sachverhalt dem Bieter, mit
dem der Dienstleistungsvertrag abgeschlossen worden ist, unverzüglich schriftlich
mit (nachfolgend „Mitteilung“ genannt). Dieser Vertrag gilt mit dem Zugang der Mitteilung beim Sponsor als aufgelöst.
4. Ziel, Art und Umfang der Leistung/ formelle und inhaltliche Anforderungen
Das maßgebliche Ziel für die Arbeit des auszuwählenden Bieters ist die selbständige
Akquisition von Sponsoren für die regelmäßigen Eigenveranstaltungen des Medienboards sowie für Kooperationsveranstaltungen. Darunter fällt insbesondere die Gewinnung von Hauptsponsoren, die quer durch alle Veranstaltungsformate präsent
sein wollen. Dazu gehören eine aktive Rolle in der Durchführung der Events des Medienboard Berlin-Brandenburg sowie die Erarbeitung einer angemessenen Präsentation der akquirierten Unternehmen als Co-Veranstalter, Kooperations-, Sponsor- oder
Ausstellungspartner.
Die Akquisition von Kooperations- und Sponsoringpartnern umfasst die folgenden
konzeptionell-organisatorischen und technisch-logistischen Leistungen:
4.1 Zeit- und Rahmenplanung
Abstimmung eines Zeitplanes für die Realisation von Kooperationen und Sponsoring der Medienboard-Veranstaltungen in Abstimmung und nach Vorgabe des
Auftraggebers.
4.2 Kostenplanung und -abwicklung
Erstellung einer voraussichtlichen Einnahmeerwartung pro Veranstaltungsmodul;
die Projektkalkulation erfolgt auf dieser Grundlage durch den Auftraggeber.
Die rein buchhalterische Abwicklung erfolgt über den Auftraggeber.
4.3 Kooperationen und Sponsoren
Der Bieter übernimmt die Sponsoren-Akquisitionsaktivitäten für den Bereich der
Sach- und Finanzleistungen in Absprache mit dem Auftraggeber. Unter Beachtung einer etwaigen Exklusivität von Dienstleistern am Veranstaltungsort und in
Absprache mit dem Auftraggeber sowie unter Berücksichtigung der Festlegungen
des internen Leistungskatalogs unterbreitet der Bieter Vorschläge, wirbt Leistungen ein, und sorgt für die beiderseitige Erfüllung der Sponsoringvereinbarungen,
die der Auftraggeber mit den Sponsoren abschließt.
Medienboard Berlin-Brandenburg GmbH, August-Bebel-Straße 26-53,
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In enger Zusammenarbeit mit dem Auftraggeber werden bestmögliche Voraussetzungen für Sponsoren-affine Veranstaltungen getroffen – Unterstützung von
Maßnahmen, die auf angemessenem Niveau Sponsoren an die Projekte binden
und eine Zusammenarbeit für die Zukunft in Aussicht stellen.
Die Verantwortung für die Programminhalte, die Redaktion und die Erstellung
der Print-Materialien zu den Veranstaltungen inkl. der Pflege der Inhalte auf der
Website www.medienboard.de bzw. den Veranstaltungswebsites trägt der Veranstalter. Der Auftraggeber ist offen für die Unterbreitung von Ideen bzgl. weiterer auf den Veranstaltungsort und die Veranstaltung zugeschnittener Werbetools
in Abstimmung mit dem Auftraggeber und unter Berücksichtigung der Wahrung
der Rechte der Grafikagentur, welche sich für die Printerzeugnisse und das Design verantwortlich zeigt. Der Auftraggeber stellt dem Bieter Informationen zu
Maßnahmen aus den Vorjahren zusammen.
5. Über das Medienboard
Das Medienboard Berlin-Brandenburg ist die erste Anlaufstelle für alle Kreativen der
Film- und Medienwirtschaft in Berlin-Brandenburg. Seit dem 1. Januar 2004 kümmert
sich das Unternehmen neben der Filmförderung auch um das Standortmarketing in
der Hauptstadtregion.
Standortfentwicklung und -förderung
Der Geschäftsbereich Standortentwicklung und -förderung sorgt für die nationale und
internationale Präsentation und Profilierung, für aktuelle Standortinformationen, die
länder- und branchenübergreifende Vernetzung der Film- und Medienwirtschaft und
unterstützt die Wirtschaftsförderungsgesellschaften bei der Ansiedlung von Medienunternehmen. Darüber hinaus fördert er medienbezogene Projekte am Standort und
die Entwicklung digitaler Inhalte in den Bereichen Games, Web 2.0 und Mobile.
Filmförderung
Der Geschäftsbereich Filmförderung fördert Filme und filmbezogene Projekte in den
Kategorien Stoff und Projektentwicklung, Produktion, Verleih und Vertrieb sowie
Sonstige Vorhaben. Er berät Filmschaffende in Finanzierungsfragen und sorgt für die
inhaltliche und unternehmerische Weiterbildung der Filmwirtschaft.
Events
Das Mediengeschäft braucht Networking und Kontakte, gerade an einem großen
Standort wie Berlin-Brandenburg mit seiner internationalen Einbindung. Das Medienboard bietet mit zahlreichen eigenen und in Kooperation durchgeführten Veranstaltungen über das Jahr Gelegenheit zur Vernetzung: So ist die jährliche MEDIA CONVENTION Berlin, die während der re:publica stattfindet, die zentrale Kommunikationsplattform für die gesamte Medienbranche. Der Medienboard-Empfang anlässlich
der Berlinale versammelt einmal im Jahr die gesamte Filmbranche in glamourösem
Rahmen.
Regelmäßig lädt das Medienboard zu Empfängen in Cannes ein - bei den Internationalen Filmfestspielen und der MIPTV im Frühjahr sowie bei der internationalen TVMesse MIPCOM im Herbst. Darüber hinaus sorgen die Medienboard-Branchentreffs
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und die Mediendialoge für wiederkehrende crossmediale Zusammenkünfte der Medienbranche in der Hauptstadtregion.
Die wesentlichen Events im chronologischen Überblick:
Monat
Event
Februar
April
Mai
Mai
Juni/ Juli
Juni/ Juli
Oktober
Medienboard Empfang anlässlich der Berlinale
Medienboard Empfang anlässlich der MIPTV
MEDIA Convention Berlin
Medienboard Empfang anlässlich des Cannes Film Festivals
1. Medien Dialog Berlin
Kinoprogrammpreis
Medienboard Empfang anlässlich der MIPCOM
2. Medien Dialog Berlin
Medienboard Weihnachtsbranchentreff
Oktober/November
Dezember
6. Erläuterungen zu den einzelnen regelmäßigen Veranstaltungen
6.1
Medienboard Empfang anlässlich der Berlinale
Als eines der bedeutendsten Filmfestivals der Welt ist die Berlinale auch einer der
wichtigsten Branchentreffs der internationalen Film- und Medienbranche mit mehr
als 20.000 Akkreditierten aus aller Welt. Das Medienboard nutzt diesen Treffpunkt
auch jenseits der Leinwand: zur Vernetzung nationaler und internationaler Branchenvertreter und Gäste. So findet am ersten Samstag der Berlinale der traditionelle Medienboard-Empfang im The Ritz-Carlton, Berlin, statt, bei dem jedes Jahr mehr als 1.200
Gäste aus Politik, Film und Medien zusammentreffen. (Nur auf Einladung.)
Termin
Ort
Gäste
Gästeanzahl
6.2
Februar
The Ritz-Carlton Berlin
Vertreter aus der nationalen und internationalen Film- und Medienbranche, Produzenten, Schauspieler, Vertreter aus Wirtschaft
und Politik
ca. 1500 PAX
MIP in Cannes
MIPTV
MIPTV (April) und MIPCOM (Oktober) in Cannes gehören zu den wichtigsten internationalen Messen für Content Creation, Co-Produktion, Einkauf, Verkauf, Finanzierung
und Vertrieb von Unterhaltungsinhalten. Das Medienboard präsentiert den Medienstandort vor Ort mit einem legendären Empfang und lädt zwei Mal im Jahr Fernsehmacher, Produzenten und Distributeure zu Austausch und Networking.
Medienboard@MIPTV
Im April trifft sich die deutsche und internationale Medienbranche beim traditionellen Medienboard-Empfang zur MIPTV in Cannes.
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Termin
Ort
Gäste
Gästeanzahl
6.3
April und Oktober
wechselnde Location
Fernsehmacher, Produzenten und Distributeure treffen sich zu
Austausch und Networking
ca. 350 PAX
MEDIA CONVENTION Berlin
Die Mediendebatten der Stunde, die medienübergreifende, internationale Perspektive, der interdisziplinäre Austausch, neue Geräte und Technologien, innovative Inhalte
und Geschäftsmodelle - die MEDIA CONVENTION Berlin ist das Veranstaltungsformat
für die konvergente Medienwelt. Mit über 8.000 Fach- und Kongressbesuchern, 770
Speakern aus über 60 Ländern ist die MEDIA CONVENTION gemeinsam mit der zeitgleich stattfindenden re:publica eines der größten Branchentreffen Europas und die
wichtigste Kommunikationsplattform der deutschen und internationalen Medienbranche in der Hauptstadt.
Termin
Ort
Referenten
Teilnehmer
Anfang Mai
Station Berlin
nationale und internationale Referenten
Branchenvertreter aus Film, TV, Verlag, Games, Web&Social Media, Produktions- und Kreativwirtschaft, Geräteindustrie, Forschung & Entwicklung, Politik
Teilnehmerzahl über 8000 PAX
6.4
Medienboard Empfang anlässlich des Filmfestivals in Cannes
Die internationalen Filmfestspiele von Cannes sind weltweit eines der wichtigsten
Filmfestivals und Branchentreffs. 2009 initiierte das Medienboard einen bis heute bestehenden Empfang für deutsche und internationale Medienschaffende, um neue
Kontakte zu schaffen und Medienboard-geförderte Filme im offiziellen Programm des
Festivals zu feiern.
Termin
Ort
Gäste
Gästeanzahl
6.5
Mai
Grand Hotel, Cannes
Vertreter aus der nationalen und internationalen Film- und Medienbranche, Produzenten, insbesondere Produzenten, Regisseure, Schauspieler der MBB geförderten Filme in Cannes
ca. 200 PAX
Medien Dialog Berlin
Neue Player, neuer kreativer Content, innovative Geschäftsmodelle, aktuelle Branchentrends, Entwicklungen am Medienstandort Berlin-Brandenburg - um diese Themen geht es beim Medien Dialog Berlin. Drei Mal im Jahr trifft sich die Medien- und
Medienboard Berlin-Brandenburg GmbH, August-Bebel-Straße 26-53,
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IT-Branche der Hauptstadtregion zum entspanntinformativen “After-work"-Event am
Potsdamer Platz im Herzen der Hauptstadt.
Manager und Praktiker, Wissenschaftler und Politiker, etablierte Unternehmer und
Nachwuchs: Der Medien Dialog präsentiert jeweils eine Unternehmerpersönlichkeit
aus den Bereichen Film und Fernsehen, Verlag und Journalismus, Digitalwirtschaft,
Games, Mobile, Web und Social Media, die über ihre Unternehmensentwicklungen,
Ideen und Visionen referiert. Im Anschluss an den Vortrag stehen Dialog und Austausch im Vordergrund des Abends: Beim direkten Gespräch mit dem Referenten
ebenso wie beim anschließenden Get-together.
Termin
Ort
Gäste
Gästeanzahl
6.6
Juni/Juli und Oktober/November
wechselnde Location
Die Zielgruppe trifft sich zu Austausch und Networking
ca. 200 PAX
Kinoprogrammpreis
Mit dem Kinoprogrammpreis werden Engagement und Programmgestaltung der Kinomacher der Hauptstadtregion prämiert: um einerseits die einzigartige und lebendige Kinovielfalt in Berlin zu erhalten und andererseits die Filmtheater in Brandenburg bei ihrer engagierten Arbeit zu unterstützen.
Seit 2010 vergibt das Medienboard Berlin-Brandenburg die Preise selbst, da die Kinoförderung Bestandteil der neuen Förderrichtlinien ist.
Bei der Verleihung des 17. Kinoprogrammpreises am 24. Juni 2015 in der Passage
Neukölln konnten insgesamt 46 Filmtheater vor rund 200 Gästen die Auszeichnung in
einem Gesamtwert von 433.000 Euro entgegen nehmen.
Termin
Ort
Gäste
Gästeanzahl
6.7
zwischen Juni und August
wechselnde Locations
Kinomacher der Hauptstadtregion, Vertreter aus der nationalen
und Film und Medienbranche
ca. 200 PAX
Medienboard Weihnachtsbranchentreff
Alljährlich lässt sich die Berlin-Brandenburger Film- und Medienbranche bei dem Medienboard- Weihnachtsbranchentreff ein erfolgreiches Jahr feierlich ausklingen. (Nur
auf Einladung.)
Termin
Ort
Gäste
Gästeanzahl
Dezember
wechselnde Locations
Vertreter aus der Film- und Medienbranche, Produzenten, Schauspieler, sowie Vertreter aus Wirtschaft und Politik
ca. 350 PAX
Medienboard Berlin-Brandenburg GmbH, August-Bebel-Straße 26-53,
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7. Ausführungszeitraum:
Die Dienstleistung ist nach Zuschlag innerhalb der Projektdauer zu erbringen. Die
Ausführungsschritte im Einzelnen stehen in Zusammenhang mit der Bereitstellung der
Inhalte, so dass eine genaue Abstimmung während des Fortganges des Projektes erfolgt.
Nach Zuschlag ist unverzüglich zunächst die Zeitplanung mit dem Auftraggeber abzustimmen. Vorschläge zu dieser Terminierung sollen bereits im Angebot enthalten
sein.
Nach erfolgreicher Umsetzung der Veranstaltungen 2017 ist dem Auftraggeber bis
spätestens zum 20. Dezember 2017 ein Abschlussbericht über die während des Ausführungszeitraums erbrachten Dienstleistungen vorzulegen. Für die Folgejahre des
Projektzeitraums wird ein entsprechender Zeitplan abgestimmt.
8. Einsendefrist für Angebote:
Die Aufforderung zur Angebotsabgabe wurde am 01. Juni 2016 unter
http://www.medienboard.de bekannt gemacht. Angebote müssen postalisch bis zum
Ablauf des 30. Juni 2016 mit der Aufschrift
"Angebotsabgabe Sponsoreneinwerbung aller Veranstaltungen 2017-2019“
bei dem oben genannten Auftraggeber eingegangen sein.
Die Angebote sind in deutscher Sprache abzugeben.
Im Angebot sollte der Ansprechpartner ebenso genannt sein wie etwaige weitere zuständige Projektmitarbeiter.
Die Angebote müssen in fest verschlossenen Umschlägen abgegeben werden.
Angebote in elektronischer Form sind im PDF-Format einzureichen.
Eine Aufwandserstattung für die Angebotserstellung ist ausgeschlossen.
Mit dem Angebot sind folgende Unterlagen einzusenden:
-
aktueller Auszug aus dem Handelsregister und Gewerbeanmeldung (soweit
vorhanden)
Die Bieter werden zudem gebeten, in ihrem Angebot ihre Zuverlässigkeit und ihre finanzielle, wirtschaftliche und fachliche Leistungsfähigkeit darzulegen. Durch aussagekräftige Unterlagen und Informationen ist die Eignung zur Übernahme des Auftrags nachzuweisen. Dazu zählen Unterlagen über vergleichbare vom Bieter realisierte Projekte oder Projektvorhaben sowie Veröffentlichungen, Fach- oder Presseartikel
über diese.
Es ist sicherzustellen, dass alle Angaben durch entsprechende Referenzen nachprüfbar sind.
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Die Zuschlags-/Bindefrist endet am 31. Juli 2016.
Erfolgt bis dahin kein Zuschlag, gilt das Angebot als abgelehnt.
Potsdam, 1. Juni 2016
Medienboard Berlin-Brandenburg GmbH
Medienboard Berlin-Brandenburg GmbH, August-Bebel-Straße 26-53,
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